33
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang PT Welldone Communications 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Welldone Communications adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang promosi pemasaran dengan fokus pada aktivitas brand activations dan event management walaupun tidak tertutup juga untuk kegiatan promosi pemasaran lainnya seperti komunikasi bidang periklanan, social media, dan yang lainnya. Perusahaan didirikan pada tahun 2004 yang sengaja memfokuskan bisnis pada berbagai macam aktivitas promosi pemasaran. PT Welldone Communications mendapatkan Klien dengan melalui penunjukan langsung oleh Klien yang memang sudah biasa dengan cara kerja perusahaan. Kantor PT Welldone Communications terletak di Jl RS Fatmawati 15 Ruko Golden Plaza BI I/25 Gandaria Selatan, Cilandak.
Event yang sudah ditangani oleh PT Welldone Communications antara lain Product Launching, Loyalty Program, Sales Promotions, CSR, Sampling and Selling, Incentive Program (outing, tour), dan Mainstream Advertising.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan :
Brand Activations company menjadi mitra bagi semua klien dalam membangun brand melalui brand experience dan brand engagement dengan konsep, strategi, dan implementasi yang kreatif dan unik.
Misi Perusahaan :
Mengembangkan konsep dan strategi brand activations dengan kreatifitas yang tertinggi dan implementasi paling mudah bagi klien dan konsumennya terutama dalam menciptakan pengalaman
konsumen terhadap brand di dalam membangun loyalitas konsumen terhadap brand tersebut.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut adalah struktur organisasi perusahaan.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Welldone Communications Event Manager
Project Officer
Senior Account Executive
Account Executive Chief Executive
Officer
Chief Operating Officer
Chief Finance Officer
Project Director
Project Manager
Account Director
Account Manager
3.2.1 Pembagian Tugas dan Wewenang 1. Chief Executive Officer (CEO)
− Bertugas memberikan arahan dan persetujuan terhadap semua kegiatan yang akan dilakukan berdasarkan AD- ART perusahaan.
− Membuat kebijakan jangka pendek/taktis untuk kasus- kasus yang bersifat irregular.
− Membuat perencanaan usaha untuk jangka waktu panjang dan pendek, pelaksanaan harian selama setahun.
− Bertanggung-jawab atas pencapaian rencana kerja dan usaha/bisnis.
2. Chief Operating Officer (COO)
− Bertanggung-jawab untuk semua kegiatan operasional
mulai dari perencanaan kerja,
pelaksanaan/implementasi, pelaporan dan pencapian target usaha.
− Membuat keputusan dan kebijakan saat pelaksanaan pekerjaan/project.
3. Chief Finance Officer (CFO)
Bertanggung-jawab atas seluruh kegiatan finansial dan administrasi umum lainnya termasuk manajemen sumber daya manusia.
4. Project Director
− Bertugas memberikan arahan dan supervisi dalam pelaksanaan proyek-proyek yang sudah disetujui oleh Klien.
− Bekerja sama dengan team Account dan team Creative/Design, merancang bagaimana implementasi konsep dan ide dari setiap proyek.
− Membagi tugas Project Manager dan Project Officer agar setiap proyek yang berjalan dapat dilaksanakan dengan rapih dan sesuai rencana.
− Bertanggung-jawab atas semua pekerjaan/proyek yang berjalan.
5. Account Director
− Memberikan arahan dan supervisi dan strategi untuk seluruh team member yang menangani proyek-proyek dari Klien tertentu.
− Membuat perencanaan kerja, pengembangan strategi, konsep dan ide komunikasi/proyek-proyek.
− Membuat semua kegiatan akuntansi dan keuangan dan implementasi berjalan sesuai rencana.
6. Project Manager
− Bertanggung-jawab atas pelaksanaan setiap project yang berada di dalam team.
− Menangani beberapa proyek dalam satu grup 7. Account Manager
Bertanggung-jawab atas hubungan kerja sama dengan Klien, kelancaran seluruh pekerjaan di dalam team dan komunikasi serta akuntansi dan keuangan yang dibutuhkan.
8. Senior Account Executive
− Mengelola dan melaksanakan seluruh pekerjaan dari satu atau beberapa klien.
− Meyakinkan Klien dan team internal bahwa semua informasi dan kebutuhan untuk mempersiapkan sebuah pekerjaan sudah lengkap.
− Mengelola administrasi agar semua sesuai kebutuhan dan rencana.
− Membantu persiapan anggaran, produksi dan pelaksanaan proyek.
− Membantu supervisi kendali mutu.
− Membantu proses finance dan accounting (mendapatkan approval PE, mendapatkan PO, membuat Berita Acara Serah Terima Pekerjaan).
9. Event Manager
Bertanggung-jawab atas pelaksanaan event yang ada di dalam team.
10. Project Officer
− Project Officer bertugas membantu Project Manager dalam menjalankan tugasnya.
− Menangani pelaksanaan lapangan dari satu atau beberapa pekerjaan/proyek yang berjalan.
11. Account Executive
Secara umum tugasnya sama seperti Senior Account Executive tetapi tingkat kerumitannya berbeda karena perbedaan pengalaman.
Dokumen-dokumen yang terkait :
1. Alokasi Nilai Proyek
Alokasi Nilai Proyek merupakan dokumen yang diterima oleh CFO dari Klien yang berisikan jumlah anggaran yang dapat digunakan untuk project yang akan berjalan.
2. Production Estimate
Production Estimate merupakan dokumen yang disusun oleh Project Manager yang berisikan pengeluaran-pengeluaran yang perlu dilakukan dalam project.
3. Cost Log
Cost Log adalah dokumen production estimate yang telah diarsipkan yang dapat digunakan sebagai acuan untuk merancang production estimate pada proyek-proyek selanjutnya.
4. Draft Anggaran Pendapatan
Draft Anggaran Pendapatan merupakan dokumen yang disusun oleh CFO yang disusun berdasarkan kesejahteraan karyawan, kebutuhan fasilitas kerja, dan target keuntungan perusahaan.
5. Anggaran Pendapatan Final
Anggaran Pendapatan Final adalah Draft Anggaran Pendapatan yang telah disetujui oleh CEO.
6. Purchase Order
Purchase Order adalah form permintaan/pembelian dari Klien dengan nilai tertentu yang sudah disetujui.
7. Invoice
Invoice merupakan dokumen pernyataan tagihan yang berisi jumlah tagihan yang harus dibayar oleh Klien.
8. Laporan Pertanggungjawaban
Laporan Pertanggungjawaban adalah laporan yang berisikan pengeluaran-pengeluaran aktual selama project berlangsung yang dapat digunakan untuk menilai laba atau rugi yang didapat berdasarkan anggaran yang telah dibuat.
3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan
3.3.1 Prosedur Penyusunan Anggaran Pengeluaran
Penyusunan anggaran pengeluaran dimulai dari Klien memberikan Alokasi Anggaran untuk proyek yang akan dijalankan ke CFO. Selanjutnya CFO akan melakukan briefing terhadap Project Manager untuk menentukan biaya-biaya yang diperlukan pada proyek tersebut. Setelah itu Project Manager akan menyusun Production Estimate untuk dipresentasikan kepada Klien dan agar bisa mendapatkan persetujuan dari Klien agar proyek dapat dijalankan. Sebelum Production Estimate dipresentasikan kepada Klien, Production Estimate harus sudah mendapatkan persetujuan dari COO dan CFO dengan Project Manager melampirkan Cost Log ke COO dan CFO. Jika Production Estimate belum mendapatkan persetujuan dari COO dan CFO maka Production Estimate belum dapat dipresentasikan kepada Klien.
act Prosedur Penyusunan Anggaran Pengeluaran
Project Manager CFO
Klien
Memberikan Alokasi Nilai Proyek
Menerima Alokasi Nilai Proyek
Menentukan Biaya-Biaya yang
Diperlukan
Menyusun Production Estimate
Meminta Persetuj uan Dari CFO dan COO
Disetujui?
Mengarsipkan PE Sebagai Cost Log
Mempresentasikan PE Kepada Klien Tidak
Ya
Gambar 3.2 Activity Diagram Prosedur Penyusunan Anggaran Pengeluaran
3.3.2 Prosedur Penyusunan Anggaran Pendapatan
Penyusunan anggaran pendapatan dimulai dengan CFO membuat Draft Anggaran Pendapatan dengan berdasarkan masukan dari CEO dan COO dengan mempertimbangkan Marketing Plan Klien dan Rencana Pengembangan Usaha. CFO harus menghitung kebutuhan kesejahteraan dari karyawan, kebutuhan peningkatan fasilitas kerja dan target keuntungan perusahaan. Setelah CFO selesai menyusun Draft Anggaran Pendapatan, CFO akan mendiskusikan Anggaran Pendapatan yang telah disusun dengan CEO dan COO untuk mendapatkan persetujuan.
act Prosedur Penyusunan Anggaran Pendapatan
CFO CEO
Menghitung Kebutuhan Fasilitas Kerj a Menghitung Kesej ahteraan
Karyaw an Menghitung Target
Keuntungan Perusahaan
Menyusun Draft Anggaran Pendapatan
Mendiskusikan Draft Anggaran Pendapatan
Setuju?
Menyusun Anggaran Pendapatan Final
T idak
Ya
Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Penyusunan Anggaran Pendapatan
3.3.3 Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran
Penagihan dan penerimaan anggaran dilakukan setelah Klien menyepakati anggaran yang diajukan oleh Project Manager.
Anggaran yang diajukan berupa Production Estimate dimana di dalamnya terdapat laporan dan invoice yang harus dibayarkan oleh Klien. Ketika Klien sudah menyepakati anggaran yang diajukan, Account Manager menerima Purchase Order dari Klien.
act Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran
Account Manager Klien
Project Manager
Mempresentasikan Production Estimate
Menyepakati Production Estimate
Membuat Purchase Order
Menerima Purchase Order Menerima Anggaran Sesuai Dengan Kesepakatan Dengan
Klien
Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran
3.3.4 Prosedur Realisasi Anggaran Pengeluaran
Project Manager menyiapkan Anggaran Pengeluaran dengan melalui persetujuan COO atau CEO dalam bentuk Production Estimate dan Cost Log. Setelah mendapatkan persetujuan, Project Manager harus memenuhi seluruh proses administrasi agar Anggaran Pengeluaran dapat direalisasikan. Proses tersebut yaitu Klien harus sudah menyetujui Production Estimate dan Project Manager sudah menyiapkan Cost Log yang telah disetujui. Jika seluruh proses administrasi sudah dipenuhi maka CFO dan CEO dapat merealisasikan Anggaran Pengeluaran yang telah disusun oleh Project Manager.
act Prosedur Realisasi Anggaran Pengeluaran
CEO Project Manager
Menyiapkan Anggaran Pengeluaran
Meminta Persetuj uan Dari CEO
Menyetuj ui Anggaran Pengeluaran
Merealisasikan Anggaran Pengeluaran
Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Realisasi Anggaran Pengeluaran
3.3.5 Prosedur Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban
Laporan Pertanggungjawaban Anggaran disiapkan oleh Project Manager dengan mencatat seluruh pengeluaran yang terjadi pada saat proyek berlangsung beserta dengan bukti – bukti pengeluarannya (kwitansi, bon, dan lain-lain). Seluruh pengeluaran harus sesuai dan tidak boleh melebihi anggaran pada Cost Log.
Setelah itu Laporan Pertanggungjawaban Anggaran diberikan kepada CFO untuk diberikan persetujuan.
act Prosedur Laporan Pertanggungj aw aban
CFO Project Manager
Mencatat Pengeluaran Pada Saat Proyek Berlangsung
Mengumpulkan Bukti-Bukti Pengeluaran
Membandingkan Pengeluaran Dengan Cost Log
Menyusun Laporan Pertanggungj aw aban
Meminta Persetuj uan CFO
Menyetuj ui Laporan Pertanggungj aw aban
Gambar 3.6 Activity Diagram Prosedur Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban
3.4 Analisis Permasalahan dan Solusi
Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan kepada PT Welldone Communications, ditemukan beberapa permasalahan pada sistem yang berjalan, antara lain sebagai berikut :
No. Permasalahan Penyebab Akibat Rekomendasi
1. Sistem yang berjalan belum dapat
memonitor tugas setiap bagian pada saat penerimaan proyek
Project
Manager tidak membuat Surat Pembagian Kerja
Proyek tidak berjalan dengan lancar dan hasil kinerja
karyawan tidak maksimal
Membuat Surat Perintah Kerja dan Surat Pembagian Kerja
2. Perusahaan sulit untuk
menentukan piutang yang dimiliki
perusahaan terhadap klien.
Belum ada perhitungan pendapatan serta pengakuan piutang.
CFO kesulitan menghitung piutang yang sudah dimiliki.
Membuat Laporan
Penerimaan Kas dan Laporan Saldo Piutang.
3. Perusahaan sulit menentukan saldo hutang terhadap
Supplier per proyek.
Belum ada pencatatan dokumentasi atas tagihan dari Supplier serta
dokumentasi bukti
pelunasan pembayaran kepada Supplier.
Supplier dapat melakukan tagihan yang sama beberapa kali yang dapat menyebabkan kerugian pada perusahaan.
Membuat dokumentasi atas tagihan yang masuk dari Supplier
berserta bukti pelunasan biaya untuk Supplier tersebut.
4. Data-data yang dicatat pada saat proyek berlangsung tidak akurat
Data proyek dicatat secara manual pada Mircosoft Excel.
CFO mengalami kesulitan dalam menghitung dan menyusun laporan keuangan.
Merancang sistem yang dapat
menghitung dan menampilkan laporan yang dibutuhkan untuk
pengambilan keputusan.
5. Kehilangan data penting
Data proyek tidak tersimpan secara
sistematis.
CFO mengalami kesulitan menganalisis hasil kinerja untuk
mengambil keputusan.
Merancang sistem yang dapat
menyimpan data secara sistematis
dan aman
(terhindar dari kehilangan data).
