PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG DAGANG MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL STUDIO

(1)

JURSIMA https://ejournal.stmikgici.ac.id/

Jurnal Sistem Informasi dan Manajemen STMIK GICI 200

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG DAGANG MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL STUDIO

Putri Balqis Sulaeman¹⁾, Falaah Abdussalaam²⁾, Euis Hernawati³⁾

1)Prodi Komputerisasi Akuntansi, Politeknik Piksi Ganesha, Bandung

2)Prodi Manajemen Informatika, Politeknik Piksi Ganesha, Bandung

3)ProdiAdministrasi Keuangan, Politeknik Piksi Ganesha, Bandung email: pbsulaeman@piksi.ac.id¹⁾, falaah_abdussalaam@yahoo.co.id²⁾,

Euishernawti68@gmail.com³⁾

Abstrak

Perusahaan dagang tidak lepas dari istilah persediaan barang dagang. Semakin meningkatnya permintaan akan suatu barang membuat perusahaan akan semakin memperbanyak persediaan barang tersebut, kebutuhan informasi pencatatan persediaan pun semakin diperlukan juga. Toko Kabita merupakan salah satu perusahaan dagang yang bergerak pada bidang pengecer barang jadi berupa makanan ringan. Toko Kabita masih menggunakan cara manual untuk mencatat persediaan barang dagangnya, sehingga kesalahan-kesalahan pencatatan persediaan sering kali timbul dalam pengelolaan data persediaan secara manual. Tujuan penelitan ini adalah membuat sistem informasi untuk mengatasi permasalahan tersebut. Penelitian ini dimulai dengan menganalisis data secara kualitatif mengenai sistem yang berjalan saat ini pada toko Kabita, penulis menggunakan teknik observasi dan wawancara terhadap karyawan dan pemilik toko Kabita, serta menambahkan teori- teori pendukung penelitian dengan melakukan studi pustaka dari berbagai sumber. Untuk membuat sistem informasi persediaan, penulis menggunakan metode waterfall, serta menggunakan program Microsoft Visual Studio 2010 sebagai software nya dan Microsoft Access untuk mengolah data nya.

Metode penilaian persediaan yang digunakan adalah metode FIFO (Fisrt In First Out) dengan mencatat persediaan secara rutin setiap terjadi transaksi (perpetual).

Kata Kunci : Sistem Informasi, Persediaan, Metode Waterfall, FIFO, Toko.

Abstract

Trading companies can not be separated from the term of merchandise inventory. The increasing of a product demand makes the company will increase the amount of that product stock, the need for inventory recording information is also increasingly needed. Kabita store is one of the trading companies that operates as the retailer of finished goods in the form of snack foods. Kabita store still uses manual method to record the merchandise inventory, so that inventory recording errors often arise in managing inventory data manually. The aims of this reseacrh are to create an information system to solve that problems. This research is began by analyzing qualitative data about the current system in Kabita store, author uses observation and interview methods with Kabita’s employees and shop owner, and adding some supporting theories to the research by conducting literature studies from various sources. To create the information system, author uses waterfall method, and using microsoft Visual Studio 2010 program as software and Microsoft Access for processing the data. The inventory valuation method is used FIFO (First In First Out) method by recording inventory regularly everytime a transaction occurs (perpetual).

Keywords: Information System, Inventory, Waterfall Method, FIFO, Shop.

(2)

PENDAHULUAN

Persediaan adalah sejumlah barang jadi, bahan baku, bahan dalam proses yang dimiliki perusahaan dagang dengan tujuan untuk dijual atau diproses lebih lanjut.

(Rudianto, 2008:236). Menurut Keown (2010:312) persediaan berdasarkan proses produksinya terdiri dari, persediaan bahan mentah (Raw Materials), persediaan barang setengah jadi (Work-In-Process) dan persediaan barang jadi (Finished Food).

Untuk metode pencatatan persediaan dapat dilakukan dengan metode perpetual (terus- menerus) dan metode pencatatan secara periodik. Sedangkan untuk menilai persediaan yang tersedia di gudang dapat digunakan metode FIFO, LIFO atau Average. Toko Kabita merupakan retailer barang jadi (Finished Goods) berupa makanan ringan oleh-oleh Bandung, menjual berbagai jenis makanan khas Bandung produksi sendiri, membeli dari toko grosir hingga menjual secara konsinyasi. Toko Kabita menilai persediaannya menggunakan metode FIFO.

Metode Masuk Pertama Keluar Pertama (FIFO / First In First Out), metode ini berasumsi bahwa barang yang pertama kali dibeli merupakan barang yang pertama kali dijual, dan barang yang terakhir kali dibeli merupakan barang yang tersisa sebagai persediaan. Pada saat ini toko Kabita masih menggunakan cara manual untuk mencatat persediaan barang dagangnya secara terus menerus (metode perpetual) pada buku catatan persediaan, sehingga harus menghadapi masalah-masalah akibat kesalahan mencatat persediaan, baik ketika mencatat barang masuk (pembelian) maupun barang keluar (penjualan dan retur barang konsinyasi), serta laporan stok barang yang dihasilkan pun belum terstruktur dengan baik. Maka, diperlukan

perancangan sebuah sistem informasi persediaan berbasis komputer untuk mengatasi permasalahan tersebut.

Menurut Tata Sutabri (2012), Rancangan sistem merupakan prosedur untuk mengkonversi spesifikasi logis ke dalam sebuah desain yang dapat di implementasikan pada sistem komputer organisasi. Sedangkan sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan yaitu kumpulan dari sistem- sistem yang saling berkaitan untuk memecahkan masalah yang ada dan untuk mencapai tujuan bagi pihak-pihak yang

berkepentingan dengan

mengimplementasikan kebutuhan- kebutuhan suatu organisasi pada suatu sistem berbasis komputer adalah pengertian dari perancangan sistem informasi. Mengetahui sistem pencatatan persediaan yang telah berjalan di toko Kabita beserta kelemahan-kelemahan pada sistem tersebut merupakan tujuan dari penelitian ini, sehingga penulis dapat menganalisis, merancang serta membuat sistem informasi persediaan berbasis komputer pada toko Kabita dengan menggunakan perangkat aplikasi Microsoft Visual Studio 2010 dan Microsoft Access sebagai database nya.

METODE PENELITIAN A. Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif di mana analisis

(3)

datanya dilakukan secara deskriptif yaitu untuk mengetahui dan menganalisis sistem pencatatan persediaan yang telah berjalan pada toko Kabita untuk kemudian mengusulkan rancangan pembuatan sistem informasi persediaan berbasis komputer. Pada penelitian ini, penulis menggunakan teknik observasi terhadap toko Kabita Bandung dan wawancara terhadap karyawan dan pemilik toko untuk mengetahui sistem berjalan, serta mencari teori-teori pendukung penelitian dengan melakukan studi pustaka dari berbagai sumber.

B. Metode Pengembangan Sistem Informasi

Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan adalah waterfall, agar dapat menghasilkan sistem informasi persediaan dengan tahapan-tahapan pada gambar dibawah ini :

Gambar 1. Metode Waterfall

1. Definisi kebutuhan (Requirement Definition). Pada tahapan ini dilakukan dengan observasi terhadap toko Kabita untuk mendeskripsikan kebutuhan- kebutuhan yang dibutuhkan untuk membuat program persediaan ini.

2. Desain sistem dan perangkat lunak (Software Design and System).

Tahapan ini adalah mewawancarai

karyawan dan pemilik toko untuk mengalisis sistem yang akan dimasukkan ke dalam program untuk selanjutnya dibuat desain tampilan pada Microsoft Visual Studio 2010 dan database nya menggunakan Microsoft Access.

3. Implementasi dan Testing Unit (Implementation and Unit Testing). Tahapan ini adalah dimana kebutuhan-kebutuhan database dan desain tampilan telah dicatat ke dalam sebuah kode- kode untuk program.

4. Integrasi dan Testing Sistem (Integrationand and System Testing). Selanjutnya kode-kode untuk program diubah ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin.

5. Uji coba (Testing). Tahapan ini dilakukan dengan mencoba menjalankan program setelah coding di input ke dalam program.

6. Pemeliharaan (Maintenance).

Dapat dilakukan ketika program sudah digunakan pemilik toko dengan memasang ulang program pada perangkat yang ada di Kabita.

C. Alat-Alat Yang Digunakan 1. Flowchart

Indrajani (2011) mengatakan bahwa flowchart merupakan gambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur suatu program.

2. Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Pahlevi (2010) DFD merupakan suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk

(4)

memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas.

3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Sutanta (2011) ERD merupakan suatu model data yang dikembangkan berdasarkan objek.

4. Microsoft Visual Studio 2010 Microsoft Visual Studio merupakan sebuah perangkat lunak lengkap (suite) yang dapat digunakan untuk melakukan pengembangan aplikasi, baik itu aplikasi bisnis, aplikasi personal, ataupun komponen aplikasinya, dalam bentuk console, aplikasi Windows, ataupun aplikasi Web.

5. Microsoft Office Access

Microsoft Office Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah.

6. Konektor Database (ODBC) Konektivitas Database Terbuka (ODBC) adalah protokol yang dapat digunakan untuk menyambungkan database Microsoft Access ke sumber eksternal, dalam hal ini Microsoft Visual Studio.

HASIL DAN PEMBAHASAN A. Analisa Sistem

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, analisis dari sistem yang berjalan pada toko Kabita adalah sebagai berikut :

1. Timbulnya kerugian akibat retur barang konsinyasi yang tidak tercatat retur.

2. Kekeliruan dalam melakukan restock barang, misalnya melakukan restock untuk barang yang masih banyak, atau sebaliknya menyebabkan barang dagang menumpuk atau kosong sama sekali.

Berdasarkan hasil analisis yang penulis lakukan, maka dapat diketahui beberapa proses yang dibutuhkan untuk pembangunan sistem informasi persediaan, diantaranya sebagai berikut :

a. Proses login yaitu langkah awal ketika akan memasuki sistem informasi persediaan, data login diambil dari data user yang telah di entri sebelumnya, jika nama dan id user tidak ada dalam data user maka login pun tidak dapat dilakukan.

b. Proses pengelolaan data user dimulai dengan entri id user, Nama serta Level pengguna yang terdiri dari admin, user (karyawan toko), dan operator.

Berdasarkan pada level pengguna tersebut hak akses untuk setiap level pun berbeda-beda, admin memiliki akses ke semua user interface sedangkan user dan operator hanya dapat mengakses beberapa menu saja seperti daftar data barang untuk user agar dapat melihat stok yang tersedia saat ini.

c. Proses pengelolaan data barang melalui proses entri kode barang, nama barang, satuan (dalam hal ini kilogram, botol, bungkus), lokasi (rak 1, rak 2 dst.) serta keterangan (reguler atau konsinyasi).

d. Proses pengelolaan persediaan masuk yaitu dengan mengentri total persediaan yang masuk serta harga masuk (harga beli) berdasarkan tanggal transaksi dan supplier yang mengirimkan barang tersebut.

(5)

e. Proses pengelolaan persediaan keluar yaitu dengan entri total barang keluar hampir sama dengan proses kelola barang masuk, namun untuk proses ini harga keluar ditentukan berdasarkan metode FIFO, sehingga harga keluar akan muncul secara otomatis dari harga masuk ditambah 10% harga masuk.

f. Hasil laporan, terdiri dari laporan persediaan barang, laporan persediaan masuk dan laporan persediaan keluar berdasarkan tanggal transaksinya.

B. Rancangan Proses

Perancangan proses untuk sistem informasi persediaan pada toko Kabita sebagai berikut :

1. Flowchart

Flowchart di bawah ini menjelaskan bagaimana rancangan proses bisnis yang diusulkan

MUL AI

SE LESAI MENGAMBIL

DATA BARANG

MENGOLAH DATA BARANG

MENGOLAH PE RSEDIAAN MASUK

MENGOLAH PE RSEDIAAN KELUAR

DATA BARANG

DATABASE

LAPORAN DATA BARANG

LAPORAN PE RSEDIAAN

MASUK

LAPORAN PE RSEDIAAN

KELUAR LAP. DATA

BARANG

LAP.

PE RSEDIAAN MASUK

LAP.

PE RSEDIAAN KELUAR

ADMIN PEMILIK

Gambar 2. Flowchart

2. Data Flow Diagram (DFD) Level Nol

Admin SI Persediaan Toko

Kabita Pemilik

Input Data User Input Data Barang Input Data Supplier

Laporan Data Barang Laporan Barang Masuk Laporan Barang Keluar Laporan Data Barang

Laporan Barang Masuk Laporan Barang Keluar

Gambar 3. Diagram Konteks SI Persediaan

3. Data Flow Diagram (DFD) Level Nol

Admin

1.0 Proses Login

2.0 Kelola

User

tbluser

3.0 Kelola Barang

6.0 Kelola Laporan 5.0 Kelola Transaksi

Keluar 4.0 Kelola Transaksi

Masuk

tblbarang

tblkeluar tblmasuk

Pemilik

Data Login Username dan Password

Data User Data User

Data Barang Data Barang

Data BarangData Barang MasukData Barang Keluar

Data Barang Data Barang Masuk Data Barang Keluar Data Transaksi

Masuk

Data Transaksi Masuk

Data Transaksi Keluar

Laporan Data BarangLaporan Barang MasukLaporan Barang Keluar

Laporan Data Barang Laporan Barang Masuk Laporan Barang Keluar Info Data Login Info Login tidak valid

Gambar 4. Data Flow Diagram (DFD) Level Nol

4. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Login

Selanjutnya, diagram proses 2.0 untuk menggambarkan proses login ke sistem informasi persediaan toko Kabita.

1.2 INPUT PASSWORD

ADMIN tbluser

1.1 INPUT USERNAME Username

Username

Data User

Password

Data User Data User

Gambar 5. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Login 5. Data Flow Diagram (DFD) Level 1

Kelola User

Gambar 6 mendeskripsikan proses pengelolaan data user yaitu proses CRUD (Create, Read, Update Delete) serta cari data berdasarkan kode dan nama user.

(6)

ADMIN tbluser

2.1 TAMBAH DATA

USER

2.2 EDIT DATA

USER

2.3 HAPUS DATA

USER

2.4 CARI DATA

USER

DATA USER EDIT DATA USER

CARI DATA USER TAMBAH DATA USER DATA USER

HAPUS DATA USER DATA USER

DATA USER INFO USER

INFO USER INFO USER

INFO USER

INFO USER INFO USER

Gambar 6. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Kelola User

6. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Kelola Barang

Diagram pada gambar 7 memperlihatkan proses selanjutnya dari proses 3.0 berupa proses CRUD, cari data (berdasarkan kode dan nama barang) serta cetak data sebagai laporan persediaan barang.

ADMIN tblbarang

3.1 TAMBAH

DATA BARANG

3.2 EDIT DATA BARANG

3.3 HAPUS DATA USER

4.4 CARI DATA

USER

DATA BARANG EDIT DATA BARANG

CARI DATA BARANG TAMBAH DATA BARANG DATA BARANG

HAPUS DATA BARANG DATA BARANG

DATA BARANG INFO BARANG

INFO BARANG INFO BARANG

INFO BARANG

INFO BARANG INFO BARANG

4.5 CETAK DATA

BARANG

DATA BARANG CETAK DATA BARANG

LAPORAN DATA BARANG LAPORAN DATA BARANG

Gambar 7. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Kelola Baran 7. Data Flow Diagram (DFD) Level 1

Kelola Persediaan Masuk

Gambar 8 menggambarkan proses pada pengelolaan transaksi persediaan masuk.

ADMIN tblmasuk

4.1 TAMBAH TRANSAKSI MASUK

4.2 CETAK TRANSAKSI

MASUK DATA BARANG MASUK

TAMBAH DATA BARANG MASUK

TRANSAKSI MASUK

DATA TRANSAKSI MASUK

CETAK DATA TRANSAKSI MASUK

LAPORAN TRANSAKSI BARANG MASUK LAPORAN TRANSAKSI BARANG MASUK

Gambar 8. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Kelola Persediaan

Masuk

8. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Kelola Persediaan Keluar

Gambar 9 menggambarkan proses pada pengelolaan transaksi persediaan keluar.

ADMIN tblkeluar

5.1 TAMBAH TRANSAKSI

KELUAR

5.2 CETAK TRANSAKSI

KELUAR DATA BARANG KELUAR

TAMBAH DATA BARANG KELUAR

TRANSAKSI KELUAR

DATA TRANSAKSI KELUAR

CETAK DATA TRANSAKSI KELUAR

LAPORAN TRANSAKSI BARANG KELUAR LAPORAN TRANSAKSI BARANG KELUAR

Gambar 9. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Kelola Persediaan

Keluar

9. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Kelola Laporan

Gambar 10 menggambarkan proses pada pengelolaan laporan persediaan barang, laporan persediaan masuk dan laporan persediaan keluar.

ADMIN tblstock1

6.1 CETAK DATA

BARANG

6.2 CETAK TRANSAKSI

BARANG MASUK

6.3 CETAK TRANSAKSI

BARANG KELUAR

DATA BARANG CETAK DATA BARANG

LAPORAN DATA BARANG LAPORAN DATA BARANG

TRANSAKSI BARANG MASUK CETAK TRANSAKSI BARANG MASUK

LAPORAN TRANSAKSI BARANG MASUK LAPORAN TRANSAKSI BARANG MASUK

TRANSAKSI BARANG KELUAR CETAK TRANSAKSI BARANG

KELUAR

LAPORAN TRANSAKSI BARANG KELUAR LAPORAN TRANSAKSI BARANG KELUAR

Gambar 10. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Kelola Laporan

C. Rancangan Basis Data

Pembuatan rancangan basis data dibuat menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD), gambar 11 memperlihatkan hubungan antar entitas atau tabel pada basis data sistem informasi persediaan.

(7)

USER (tbluser) BARANG KELUAR

(tblkeluar)

BARANG (tblbarang) DETAIL BARANG

(tblstock1)

SUPPLIER

(tblsupplier) BARANG MASUK

(tblmasuk) MENDATA STOK

BARANG

INPUT TRANSAKSI BARANG KELUAR

MENDATA BARANG

MENDATA SUPPLIER

INPUT TRANSAKSI BARANG MASUK

PEMBELIAN BARANG

INPUT DATA PENERIMAAN BARANG INPUT DATA

PENGELUARAN BARANG

ID_Barang Stok_Awal Masuk Harga_Masuk Harga_Keluar Stok_Akhir Keterangan ID_User

Tanggal ID_Transaksi

ID_User Username Password Level

ID_Transaksi Tanggal_Keluar Total_Barang_Keluar Total_Harga_Keluar Kasir Keterangan

ID_Supplier Nama_Supplier

Alamat Telepon PIC Status

ID_Barang Nama_Barang Satuan Lokasi Stok Keterangan

ID_Transaksi Tanggal_Masuk ID_Supplier Total_Barang_Masuk Total_Barang_Keluar Penerima Keterangan

1 1 1 1

1

M

M M

M M 1

1 1

1

Gambar 11. Entity Relationship Diagram

D. Rancangan Sistem

Pada bagian ini, penulis hanya menyajikan gambar screenshoot dari beberapa tampilan pada sistem informasi persediaan toko Kabita sebagai implementasi dari rancangan proses yang telah diuraikan pada bagian sebelumnya.

Diantaranya sebagai berikut :

Gambar 12. Tampilan Menu Utama

Gambar 13. Tampilan Login

Gambar 14. Proses Master Data Barang

Gambar 15. Persediaan Masuk

Gambar 16. Persediaan Keluar

Gambar 17. Laporan Persediaan Barang

(8)

Gambar 18. Laporan Persediaan Masuk

Gambar 19. Laporan Persediaan Keluar Menggunakan Metode FIFO

SIMPULAN

Pencatatan persediaan barang dagang pada toko Kabita masih dilakukan secara manual, sehingga seringkali terjadi kesalahan pencatatan dan menimbulkan kerugian bagi pemilik toko. Untuk menyelesaikan masalah tersebut dibuatlah sistem informasi persediaan dengan dihubungkan ke database sehingga dapat memudahkan toko Kabita untuk mengolah data persediaan barang dagangnya.

DAFTAR PUSTAKA

[1] A. Haryanta, A. Rochman, and A.

Setyaningsih, “Perancangan Sistem Informasi Perencanaan Dan Pengendalian Bahan Baku Pada Home Industri,” vol. 7, no. 1, 2017.

[2] N. E. Putri and S. Azpar, “Jurnal Edik Informatika Sistem Informasi Pengolahan Data Pendidikan Anak Usia Dini ( PAUD ) Terpadu Amalia Syukra Padang Jurnal Edik Informatika,” Sist. Inf. Pengolah.

Data Pendidik. Anak Usia Dini Terpadu Amalia Syukra Padang, pp. 203–212, 2016.

[3] K. R. Karongkong, V. Ilat, and V.

Z. Tirayoh, “Penerapan Akuntansi Persediaan Barang Dagang Pada Ud. Muda-Mudi Tolitoli,” Going Concern J. Ris. Akunt., vol. 13, no.

02, pp. 46–56, 2018, doi:

10.32400/gc.13.02.19082.2018.

[4] W. Tamodia, “Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Untuk Persediaan Barang Dagangan Pada Pt. Laris Manis Utama Cabang Manado,” J. Ris. Ekon. Manajemen, Bisnis dan Akunt., vol. 1, no. 3, pp.

20–29, 2013, [Online]. Available:

https://ejournal.unsrat.ac.id/index.p hp/emba/article/view/1366.

[5] H. Karamoy and N. F. Anwar,

“Analisis Penerapan Metode Pencatatan Dan Penilaian Terhadap Persediaan Barang Menurut Psak No.14 Pada Pt. Tirta Investama Dc Manado,” J. Ris. Ekon. Manajemen, Bisnis dan Akunt., vol. 2, no. 2, pp.

1296–1305, 2014, doi:

10.35794/emba.v2i2.4715.

[6] R. Anly, M. Lingkanwene, H.

Karamoy, W. Pontoh, F. Ekonomi, and J. Akuntansi, “Analisis Penerapan Akuntansi Persediaan Berdasarkan PSAK No.14 Pada PT.

GATRACO INDAH MANADO,”

no. 14, pp. 1–9, 2015.

[7] M. Fadly, D. Suhendro, and A.

Syahputra, “Perancangan Aplikasi Persediaan Barang dan Bahan Makanan Menggunakan Metode FIFO pada KFC Pematangsiantar,”

J. Ilm. Media Sisfo, vol. 13, no. 1, p.

48, 2019, doi:

10.33998/mediasisfo.2019.13.1.527.

(9)

[8] Sutabri, Tata, 2012. Buku Analisis Sistem Informasi, Yogyakarta.:

Andi Ofset.

[9] Sutanta, Edhy. 2011. Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual.

Yogyakarta: Andi Ofset.