BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Institusi perguruan tinggi, baik dengan inisiatif sendiri maupun karena petunjuk dari pusat mulai memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) secara intensif. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government [1]
menjadi salah satu momentum peningkatan pemanfaatan TIK. Hal ini bisa dilihat dari semakin banyaknya layanan berbasis TIK seperti website resmi institusi perguruan tinggi, website resmi pemerintah baik pusat maupun daerah, Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), e-library, e-learning, Sistem Informasi Akademik (SIA), maupun sistem lainnya yang telah dijalankan maupun yang akan dijalankan dalam waktu dekat.
Bagi institusi perguruan tinggi, kadang anggaran menjadi kendala penerapan TIK, terutama bagi perguruan tinggi negeri. Hal ini disebabkan Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP) [2] terbatas. Ketika total dana dalam Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) yang dibuat jauh di atas dana yang tersedia, kadang menyebabkan terjadinya pemotongan maupun tidak disetujuinya anggaran untuk infrastruktur dan operasional TIK. Sistem anggaran yang bersifat anual juga menyebabkan pengadaan peralatan infrastruktur TIK memerlukan waktu lama dan proses yang panjang. Harga peralatan dan infrastruktur TIK yang relatif lebih mahal juga menjadi salah satu kendala.
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2008 Tentang Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi Di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional menjelaskan tata kelola TIK pada dunia pendidikan. Disebutkan pada Pasal 13 ayat 1: Aplikasi, konten administrasi (e-administrasi), konten pembelajaran (e-pembelajaran) serta konten informasi dan kebijakan pendidikan berbasis elektronik yang dihasilkan, dikumpulkan dan dikembangkan oleh masing-masing satuan kerja menjadi milik Departemen [3].
Tidak semua institusi perguruan tinggi mampu dalam pengadaan dan pengelolaan perangkat infrastruktur TIK, terlebih bagi perguruan tinggi yang latar belakang keilmuannya tidak spesifik pada Teknologi Informasi (TI). Oleh karena itu penggabungan beberapa sistem maupun aplikasi di dalam satu server menjadi salah satu alternatif. Namun hal ini menimbulkan permasalahan tersendiri baik dari sisi keamanan, pengelolaan dan keterkaitan antar aplikasi. Hal tersebut dikarenakan aplikasi dibuat oleh lebih dari satu pengembang sehingga tiap aplikasi memiliki kebutuhan dan syarat yang berbeda. Layanan ini dimaksudkan untuk mendukung tercapainya tata kelola perguruan tinggi yang berkeadilan, transparan, partisipatif, akuntabel, dan terintegrasi antar bidang guna menunjang efektivitas dan efisiensi pemanfaatan sumber daya [4].
Perkembangan teknologi di abad 21 ini berjalan sangat cepat, termasuk penggunaan dan pengembangan teknologi komunikasi. TIK merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sebuah kekuatan suatu negara. Pembangunan infrastruktur di beberapa instansi pemerintah dan perguruan tinggi berjalan cepat seiring perkembangan teknologi dan kebutuhan. Dengan perkembangan teknologi ini, ada usaha untuk memanfaatkan infrastruktur TIK secara maksimal. Salah satu teknologi yang digunakan dalam pemanfaatan sumber daya komputasi adalah cloud computing.
Undang-Undang (UU) Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional [5] menyebutkan bahwa sistem pendidikan nasional harus mampu menjamin pemerataan kesempatan pendidikan, peningkatan mutu serta relevansi dan efisiensi manajemen pendidikan. Amanah Undang-Undang ini harus diwujudkan dalam bentuk nyata layanan kampus kepada civitas akademika dengan baik dan tetap mengedepankan efisiensi dan efektivitas, baik bisnis proses maupun pembiayaan.
Kompleksitas sebuah sistem informasi yang mampu mengakomodasi kebutuhan kampus yang selalu berkembang menjadi hal yang perlu diperhatikan.
Cakupan sistem informasi manajemen untuk perguruan tinggi meliputi beberapa proses bisnis di kampus yang harus dikelola yaitu proses akademik, sumber daya,
komunitas, aset pengetahuan dan pelaporan yang terintegrasi. Ada tiga hal yang biasanya menjadi tantangan bagi kampus untuk mengimplementasikan sistem informasi manajemen perguruan tinggi, yaitu keterbatasan waktu, biaya dan Sumber Daya Manusia (SDM). Penggunaan sistem informasi manajemen berbasis cloud dapat menjadi solusi terbaik untuk mengatasi keterbatasan tersebut [6].
Cloud computing platform adalah satu set data server yang berskala besar, menyediakan komputasi dan layanan penyimpanan. Penyimpanan cloud adalah suatu layanan yang relatif dasar dan dapat diterapkan secara luas kepada pengguna, dengan menyediakan ruang penyimpanan data yang besar. Penelitian yang dilakukan oleh Xu et al. [7], menunjukkan bahwa salah satu arsitektur sistem cloud computing saat ini adalah model terstruktur pusat. Semua node data, oleh server master harus diindeks menjadi suatu rangkaian dari sistem terdistribusi.
Cloud computing adalah sebuah tren signifikan dengan potensi untuk meningkatkan model pergerakan kecepatan dan mengurangi biaya operasional.
Proses yang perlu dilalui untuk menerapkan suatu layanan cloud dengan utuh dan baik yaitu dengan selektif melakukan migrasi layanan menuju external clouds.
Hal ini dilakukan sembari memantau kesiapan supplier, menunggu penyelesaian kendala untuk adopsi enterprise, dan peluang lain untuk mendapatkan fleksibilitas, agilitas, serta biaya yang semakin murah. Sudah menjadi faktor utama yang perlu diperhatikan jika berkaitan dengan masalah keuangan, karena ini merupakan prinsip ekonomi dan penghematan operasional [7].
Beberapa atribut kunci yang membedakan antara cloud computing dengan conventional computing yaitu [7]:
1. Abstracted (terpisah/berada di luar) dan ditawarkan sebagai sebuah layanan kepada pelanggan.
2. Berada pada infrastruktur masif yang scalable (dapat ditingkatkan).
3. Shared dan multi-tenant (digunakan bersama) Resources (sumber daya) yang bisa dikonfigurasi dengan fleksibel dan dinamis.
4. Dapat diakses melalui internet dengan berbagai jenis perangkat.
Artikel yang ditulis oleh Ostrovsky [8], membahas arsitektur dari infrastruktur sebuah cloud computing terutama untuk ketahanan kemanan. Control Operations Plane (COP) mampu membangun kepercayaan yang layak dan tangguh, kemampuan infrastruktur cloud computing yang dikelola dari adanya kerusakan. COP memanfaatkan protokol kriptografi provably yang aman, efisien dan kuat untuk menghadapi permasalahan pengguna yang banyak, seperti cloud secara teratur dan diam-diam memperbaharui sendiri dengan mengembalikan COP node dari keadaan murni secara berkala.
Idealnya, manfaat penggunaan aplikasi dan layanan cloud computing lebih besar dari pada resiko yang harus ditanggung. Pembahasan mengenai resiko dan manfaat dapat dijelaskan melalui analisis yang lebih rinci. Secara umum, dapat dinyatakan bahwa teknologi cloud computing pada institusi perguruan tinggi sangat bermanfaat. Manfaat yang diperoleh terutama dalam proses belajar mengajar, transaksi proses administrasi, keuangan, maupun penelitian yang terdapat pada institusi perguruan tinggi dengan sistem yang terintegrasi.
Kesiapan sistem sebuah organisasi/institusi maupun perusahaan merupakan kunci dari pengembangan teknologi cloud. Sistem yang dibangun hendaknya berskala enterprise, sehingga koneksi data antar bagian dan divisi sudah terkelola dengan baik. Konsep inilah dalam dunia jaringan komputer dikenal dengan nama intranet. Intranet merupakan sebuah jaringan yang dibangun berdasarkan teknologi internet yang di dalamnya terdapat basis arsitektur berupa aplikasi web dan teknologi komunikasi data. Jadi bisa dikatakan bahwa intranet adalah sebuah jaringan komputer berbasis TCP/IP seperti internet, hanya saja digunakan dalam internal perusahaan/kantor [9].
Konsep arsitektur cerdas untuk pembuatan sistem pendidikan di perguruan tinggi menggunakan cloud computing telah diuji coba pada Department of Computer Science and Engineering di University of Kalyani [10]. Kategori yang diterapkan merupakan dasar dari komponen cloud computing. Tiga komponen utama ini seiring bertambahnya waktu akan terus berkembang. Penelitian tersebut membahas tiga kategori utama layanan eksternal cloud computing, yaitu:
1. Software As A Service (SAAS), merupakan model layanan dimana pelanggan menggunakan aplikasi yang sudah disediakan dalam cloud.
SAAS adalah bentuk cloud yang paling umum digunakan saat ini.
2. Platform As A Service (PAAS), merupakan media yang digunakan untuk membangun dan mengembangkan aplikasi yang akan digunakan.
3. Infrastructure As A Service (IAAS), merupakan infrastruktur komputasi, seperti server, storage, dan network, yang menjadi sebuah layanan cloud pada umumnya digunakan melalui virtualisasi.
Penerapan teknologi cloud computing pada institusi perguruan tinggi, merupakan suatu bentuk implementasi teknologi terbaru. Bisa dijadikan gambaran bahwa perguruan tinggi tersebut mampu bersaing secara global dikarenakan sudah mengenal dan menggunakan TI. Memang, tidak semua perguruan tinggi baik negeri maupun swasta membutuhkan layanan tersebut secara detail. Oleh karena itu, sebelum implementasi perlu dilakukan analisis terlebih dahulu supaya sistem yang dibangun tidak sia-sia. Penyedia jasa cloud juga semakin mudah ditemukan, seperti Microsoft Cloud, Google, Sales Force atau di Indonesia seperti Telkom Cloud, BizNet, Metrodata, dan lain-lain [11].
Mengacu pada Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) maka institusi perguruan tinggi harus mampu memberikan sarana dan prasarana untuk menunjang pembelajaran. Target yang diharapkan seperti yang tertuang pada Pasal 1 poin 2; Capaian pembelajaran adalah kemampuan yang diperoleh melalui internalisasi pengetahuan, sikap, ketrampilan, kompetensi, dan akumulasi pengalaman kerja [12]. Adanya perguruan tinggi yang belum memiliki sistem informasi manajemen dan pengelolaan TI mandiri dengan sistem terintegrasi inilah salah satu yang melatarbelakangi penelitian ini.
Universitas Gadjah Mada (UGM) resmi didirikan pada tanggal 19 Desember 1949 dan merupakan perguruan tinggi yang menyelenggarakan berbagai disiplin ilmu. Selain itu UGM juga berperan sebagai pengemban
pancasila dan universitas pembina di Indonesia. Pada saat didirikan, UGM hanya memiliki enam fakultas, sekarang memiliki 18 fakultas, satu sekolah pascasarjana (S-2 dan S-3), dan satu sekolah vokasi. UGM termasuk universitas yang tertua di Indonesia, berlokasi di kampus bulaksumur Yogyakarta. Sebagian besar fakultas dalam lingkungan UGM terdiri atas beberapa jurusan/bagian dan atau program studi. Kegiatan UGM dituangkan dalam bentuk Tri Dharma Perguruan Tinggi yang terdiri atas Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian serta Pengabdian kepada Masyarakat [13].
Berdiri dengan nama Pusat Komputer (PUSKOM) UGM pada tanggal 18 Februari 1978. Pusat komputer ini menjadi bagian pelaksana Tri Dharma Perguruan Tinggi. Perkembangan teknologi komputer dan komunikasi mendorong PUSKOM menjadi Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang menyelenggarakan tugas sebagai pusat pelayanan teknologi informasi UGM. Sehingga pada 19 Juni 2004 UPT Komputer berubah menjadi Unit Penunjang Universitas (UPU) dengan nama Pusat Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi UGM (PPTIK UGM) yang merupakan lembaga pelayanan berfokus dalam penyediakan fasilitas dan layanan di bidang teknologi informasi dan komunikasi bagi mahasiswa, dosen, karyawan dan seluruh unit kerja di lingkungan UGM.
Proses dan bertambahnya waktu, menjadikan bagian komputer yang dahulu sebatas penunjang sekarang menjadi bagian utama yang perlu pengelolaan lebih baik. Terutama untuk layanan koneksi internet, menjalankan sistem universitas, dan memberikan data serta informasi secara cepat, tepat dan akurat.
Peningkatan peran dan tanggung jawab PPTIK yang semakin besar serta kebutuhan akan sumber daya TI dan proses bisnis universitas, maka pada akhir tahun 2012 PPTIK berubah menjadi Pusat Sistem dan Sumber Daya Informasi (PSDI) berdasarkan SK rektor no 911/P/SK/HT/2012, dengan 3 bidang kerja (layanan) yaitu Bidang Infrastruktur dan Keamanan Teknologi Informasi, Bidang Integrasi Sistem Informasi dan Bidang Aplikasi dan Layanan Teknologi Informasi, Komunikasi [14]. Posisi penting dan strategis inilah yang menjadikan PSDI UGM dipilih sebagai objek penelitian.
Salah satu sistem yang memiliki peran penting dalam operasional perguruan tinggi yaitu mengenai pengelolaan mahasiswa dan dosen, Student Relationship Management (SRM) [15]. Berbagai parameter keberhasilan dan kebermanfaatan teknologi cloud dan sistem informasi pada instansi perguruan tinggi hendaknya dievaluasi secara berkala. Evaluasi secara berkala dimaksudkan agar diperoleh kondisi ideal untuk meningkatkan kapasitas bersaing dan kenyamanan semua pihak yang terlibat di dalamnya.
Layanan Online seperti: Simpan UGM, Media UGM, Blog UGM, Registrasi Email, Repo Linux UGM, Jurnal Online UGM, Repository Karya Ilmiah UGM, Survey Online UGM, Direct Access Jurnal Online, Perangkat Lunak Legal, Website, dan lain sebagainya merupakan sistem yang saling terhubung. Untuk perangkat lunak legal di lingkungan UGM [16] misalnya, ini bisa dioptimalisasi dengan cloud computing kategori SAAS terutama lisensi.
Penelitian dan pengelolaan organisasi akan lebih baik jika layanan software ini dapat difasilitasi oleh kampus, sehingga masyarakat kampus dapat terpenuhi kebutuhannya dan keamanannya.
Cloud computing memiliki karakteristik andalan yaitu [17]:
1. On-demand self-service, yaitu konsumen dan penyedia layanan dapat mengelola dan penyediaan layanan melalui sistem yang otomatisasi.
2. Broad network access, yaitu kemampuan yang tersedia melalui jaringan atau internet dan dapat diakses melalui berbagai perangkat.
3. Resource pooling, yaitu sumber daya untuk menjalankan program/
menyimpan data disatukan sehingga dapat melayani pelanggan dalam jumlah besar dengan menggunakan penyedia yang besar.
4. Rapid elasticity, yaitu melalui otomatisasi, kapasitas sumber daya dapat diubah-ubah secara cepat untuk memenuhi jumlah permintaan.
5. Measured Service, yaitu sistem cloud secara otomatis mengoptimalkan sumber daya dengan memanfaatkan kemampuan pengukuran. Penggunaan sumber daya dapat dipantau, dikendalikan dan dihitung.
Melihat karakteristik cloud computing tersebut, maka penelitian ini diharapkan dapat mengatasi beberapa masalah untuk layanan SAAS yaitu:
1. Lisensi perangkat lunak.
2. Mengelola dan menyediakan sistem layanan secara otomatis.
3. Dapat diakses melalui berbagai perangkat.
4. Integrasi data.
5. Berbagi berkas dan sumber daya.
Penelitian ini penting dilakukan untuk memberikan gambaran Kerangka Kerja Pemanfaatan Cloud Computing Kategori Software As A Service (SAAS) Pada Institusi Perguruan Tinggi. Dengan tahapan-tahapan adopsi yang dilakukan pada Pusat Sistem dan Sumber Daya Informasi, Universitas Gadjah Mada Yogyakarta (PSDI UGM). Dilatarbelakangi hal tersebut, menuju pengelolaan TIK yang baik terutama layanan barbasis cloud guna mendukung cita-cita UGM untuk mencapai good governance dalam sistem manajemen [18].
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang sudah dijelaskan sebelumnya, maka perumusan masalah pada penelitian ini adalah:
1. Belum adanya kerangka kerja pemanfaatan cloud computing kategori SAAS pada PSDI UGM menyebabkan layanan akademik dan administrasi belum terintegrasi secara penuh, serta terkait pengelolaan lisensi software yang terencana.
2. Struktur organisasi PSDI UGM yang ada sekarang belum mendukung pemanfaatan cloud computing kategori SAAS.
1.3 Batasan Masalah
Pembatasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Penelitian ini dilakukan di PSDI UGM, dengan aplikasi layanan yang diteliti lebih diutamakan untuk mahasiswa dan dosen.
2. Penelitian yang dilakukan ini mengacu pada model kerangka kerja Roadmap for Cloud Computing Adoption (ROCCA) dan Decision Framework for Cloud Migration.
3. Tidak termasuk pembahasan detail dari segi keamanan dan keuangan, karena hal tersebut memerlukan pembahasan secara khusus.
1.4 Keaslian Penelitian dan Kontribusi
Beberapa penelitian di dunia dan di Indonesia yang membahas penerapan cloud computing sudah pernah dilakukan. Namun kerangka kerja pemanfaatan cloud computing baru diteliti pada sektor pemerintahan dan perusahaan. Tesis ini akan meneliti pada institusi perguruan tinggi dengan spesifikasi cloud computing kategori SAAS, dilakukan studi kasus pada PSDI UGM.
Tabel 1.1. Perbandingan Penelitian Sebelumnya
No Peneliti Kasus Metode
1. Li et al. [10] Intel pada tahun 2009 sudah memiliki rencana pengembangan teknologi cloud. Proses yang mereka rencanakan yaitu memperkuat sistem internal secara komputerisasi terlebih dahulu dalam jaringan intranet, kemudian mulai migrasi menjadi eksternal cloud, dan pada
akhirnya bersiap untuk melepas sistem pada eksternal cloud, inilah yang disebut cloud computing sebenarnya.
Perbedaan dengan penelitian yang dilakukan adalah bahwa Intel merupakan perusahaan, sedangkan peneliti merencanakan kerangka kerja
pemanfaatan teknologi cloud layanan SAAS pada institusi perguruan tinggi. Konsep yang digunakan yaitu
percobaan dengan bukti penelitian.
No Peneliti Kasus Metode
2. Artha [19] Cloud computing menawarkan kemudahan akses data informasi dan pemanfaatan teknologi komputer dengan hemat. Oleh karena itu penelitian beliau adalah cloud computing sebagai daya saing bagi Usaha Kecil dan Menengah (UKM). Penelitian Artha ini spesifik untuk UKM, sedangkan peneliti spesifik pada institusi perguruan tinggi.
Menggunakan cloud computing berbasis SOHO (Small Office Home Office)
3. Suprayogi [20]
Penelitian Suprayogi ini meneliti model adopsi Roadmap for Cloud Computing Adoption (ROCCA) yang digunakan untuk implementasi cloud computing di Universitas Semarang (USM).
Model adopsi ini dirasa perlu untuk diteliti karena sebelumnya ROCCA baru diteliti pada sektor industri dan pemerintahan, sedangkan institusi pendidikan memiliki karakteristik yang berbeda dengan kedua sektor tersebut. Sedangkan peneliti berfokus pada pembentukan kerangka pemanfaatan SAAS pada institusi perguruan tinggi.
Penelitian ini melakukan analisis cloud computing terhadap setiap fase pada ROCCA dan dibandingkan dengan kondisi pada institusi pendidikan. Hasil penelitian Suprayogi berupa modifikasi model adopsi ROCCA, yang terdiri dari 5 (lima) tahapan, yaitu tahap Analisis, Perancangan, Adopsi, Migrasi, dan
Pengelolaan.
Penelitian yang telah ada belum secara spesifik mentarget institusi perguruan tinggi terlebih dalam pemanfaatan cloud computing kategori SAAS pada institusi perguruan tinggi, perbandingannya ada pada Tabel 1.1. Terdapat kondisi yang khas dan perbedaan peraturan perundang-undangan membuat panduan yang ada tidak dapat langsung dimanfaatkan. Selain itu panduan yang ada bersifat strategi makro dan hanya membahas garis besarnya saja.
Penelitian ini akan mengkaji layanan cloud computing kategori SAAS apa saja untuk institusi perguruan tinggi, dimana posisi ideal struktur organisasi TI berada, serta merancang kerangka kerja pemanfaatan cloud computing kategori SAAS pada institusi perguruan tinggi.
Pemanfaatan cloud computing kategori SAAS berbeda dengan cloud computing secara utuh, karena SAAS tidak perlu memiliki infrastruktur fisik.
Pemenuhan kebutuhan infrastruktur fisik bisa disediakan oleh pihak ke tiga.
Dipilih kategori SAAS karena layanan aplikasi maupun software terutama sistem informasi pada lingkup perguruan tinggi sangat diperlukan. Bukan hanya layanan terkomputerisasi, namun koneksi terintegrasi yang menjadikan perguruan tinggi mampu bersaing dalam pelayanan kepada masyarakat.
1.5 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Mengelompokkan daftar layanan yang dapat diterapkan di institusi PSDI UGM dengan cloud computing kategori SAAS.
2. Merumuskan tahapan langkah strategis yang perlu dilakukan untuk pemanfaatan teknologi cloud computing kategori SAAS pada institusi perguruan tinggi.
1.6 Manfaat Penelitian
Bagi institusi perguruan tinggi, penelitian ini dapat dimanfaatkan untuk mengkaji kemungkinan pemanfaatan cloud computing kategori SAAS di kampus
dalam rangka pemenuhan kebutuhan layanan TIK, penghematan anggaran, pemenuhan kebutuhan infrastruktur TIK secara mudah dan cepat maupun memaksimalkan infrastruktur yang sudah ada. Optimalisasi layanan dari masing- masing unit internal dalam institusi perguruan tinggi serta layanan kepada mahasiswa dan dosen.
Bagi sisi akademis, penelitian ini dapat digunakan sebagai titik awal penyusunan framework pemanfaatan cloud computing kategori SAAS di institusi perguruan tinggi secara lebih komprehensif dan spesifik.
