BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

(1)

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan

Bengkel singkawang motor adalah perusahaan yang bergerak dalam jasa perbaikan mobil/kendaraan bermotor, selama ini bengkel singkawang mendapatkan bisnis dari pelanggan Individu, perusahaan – perusahaan dan para pelanggan yang memiliki polis Asuransi kendaraan bermotor.

Sebuah bengkel yang bermula dirintis oleh anggota keluarga dengan pendapatan yang belum begitu besar namun saat ini dengan seiring berjalannya waktu serta menjaga kepercayaan dan kepuasan pelanggan bengkel tersebut tumbuh menjadi besar dan dapat memperkerjakan beberapa karyawan serta tenaga ahli.

Visi dari Bengkel Singkawang Motor ingin agar produksi pelayanannya menjadi pilihan pertama bagi para pelanggan (customer).

3.1.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan sesuatu garis susunan yang menjelaskan bagian - bagian susunan perusahaan dimana tiap perorangan / individu yang pada lingkup perusahaan tersebut memiliki jadwal kerja serta tanggung jawabnya masing – masing.

Dengan adanya struktur organisasi,maka dapat dengan jelas wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian, sehingga menimbulkan kesimpang siuran data pembagian tugas dan pemberian perintah.

(2)

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

 Direktur : Orang yang dipercaya oleh pemilik bengkel untuk mengelola semua kegiatan operasional

 HRD Manager : Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.

 Manager Accounting : Membawahi staff accounting dalam mengelola setiap transaksi pembayaran yang ada pada bengkel singkawang motor  Manager Mekanik : Orang yang memiliki tanggung jawab atas kinerja

staff mekanik dalam melakukan tugas – tugasnya dalam melakukan perbaikan kendaraan

 Receptionis : Staff yang memiliki tanggung jawab melayani nasabah disaat melakukan pengajuan klaim / servis lainnya

 Kurir : Memiliki tanggung jawab untuk mengantar baik itu dokumen ataupun melakukan tagihan kepada pelanggan

(3)

3.2 Analisa Sistem Berjalan

Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah yang ada, untuk merancang suatu aplikasi yang baik dibutuhkan beberapa persiapan seperti menetukan kebutuhan dari aplikasi yang kita buat agar sistem dapat berjalan sesuia dengan kriteria yang diinginkan. Salah satu dengan merancang aplikasi penjadwalan klaim Asuransi.

Pada Bengkel Singkawang Motor, ketika pelanggan ingin melakukan klaim Asuransi, terlebih dahulu harus mengambil nomor antrian, setelah itu pelanggan menunggu panggilan untuk dicatat pada logbook data kendaraan beserta klaim yang di ajukan, pada tahapan selanjutnya team mekanik akan melakukan pengecekan pisik atas kendaraan tersebut dan dilakukan penghitungan estimasi perbaikan beserta list spare part yang harus diganti apabila kerusakan tersebut parah.

Team mekanik akan memberikan berkas kepada resepsionis untuk dikirimkan kepada perusahaan Asuransi untuk diperiksa pengajuan klaim tersebut apakah klaimnya di setujui atau di tolak, apabila di setujui pihak Asuransi akan mengirimkan dokumen SPK kepada bengkel untuk proses perbaikan lebih lanjut. Pihak reseptionis akan memberikan surat spk kepada team makanik untuk proses pengerjaan klaimnya.

Setelah proses pengerjaan selesai pihak mekanik akan menginformasikan kepada kasir untuk dibuatkan surat tagihan / Invoice kepada tertanggung berupa OR / deductible, dan Invoice kepada perusahaan Asuransi sebagai tagihan atas jasa perbaikan kendaraan tersebut.

(4)

3.2.1 Use Case Diagram Berjalan

Admin Bengkel

Catat Logbook

Kirim Berkas asuransi

Asuransi Cek Fisik Kendaraan

Hitung Estimasi

Kirim Berkas Admin Mekanik

Verivikasi

Pelanggan Ambil Antrian

Kirim SPK

(5)

3.2.2 Activity Diagram Berjalan

Asuransi

Customer Admin Mekanik

Antrian Catat Logbook

Terima SPK konfirmasi Proses Klaim Menerima Klaim Catat tagihan Ya Bayar OR Klaim Batal Verifikasi Tidak Cek Fisik

Kirim Data Cek Fisik

SPK

Proses Service

Invoice

Gambar 3.3 Activity Diagram Sistem Berjalan

3.3 Analisa Sistem Usulan

Perancangan sistem perangkat lunak dideskripsikan dengan model analisis menggunakan diagram use case, diagram activity,diagram sequence, dan class

diagram, serta dilanjutkan dengan model desain.

(6)

3.3.1 Use Case Diagram

Admin Bengkel

Input Data Klaim

Verifikasi Klaim

Lihat SPK

Close Service

Mekanik

Input data service Input SPK

Input Tagihan Input Cek Fisik

Kelola Pelangan

Gambar 3.4 Use Case Sistem Usulan Tabel 3.1 Skenario Use Case Diagram Kelola Pelanggan

Nama Use Case Kelola Pelanggan

Aktor Admin

Deskripsi Admin Input data pelanggan, edit data pelanggan, hapus data pelanggan.

Tabel 3.2 Skenario Use Case Diagram Input Data Klaim

Nama Use Case Input Data Klaim

Aktor Admin

(7)

Tabel 3.3 Skenario Use Case Diagram Input Cek Fisik

Nama Use Case Input Cek Fisik

Aktor Mekanik

Deskripsi Mekanik melakukan survey kendaraan dan membuat rincian kerusakan – kurasakan beserta detail sparepart yang harus diganti

Tabel 3.4 Skenario Use Case Diagram Verifikasi Estimasi

Nama Use Case Verifikasi Klaim

Aktor Admin

Deskripsi Admin melakukan verifikasi data beserta rincian estimasi perbaikan untuk dikirimkan kepada perusahaan Asuransi

Tabel 3.5 Skenario Use Case Input SPK

Nama Use Case Input SPK

Aktor Admin

Deskripsi Admin menginput data SPK yang telah disetujui oleh perusahaan Asuransi

Tabel 3.6 Skenario Use Case Lihat Data SPK

Nama Use Case Lihat SPK

Aktor Mekanik

Deskripsi Mekanik melihat data SPK yang telah di input admin sebagai panduan dalam melakukan perbaikan

Tabel 3.7 Skenario Use Case Input Data Service

Nama Use Case Input Data Service

(8)

Deskripsi Mekanik menginput data perbaikan beserta progres – progres yang telah dikerjakan

Tabel 3.8 Skenario Use Case Input Tagihan

Nama Use Case Input Tagihan

Aktor Admin

Deskripsi Admin menginput tagihan kepada customer & perusahaan Asuransi

3.3.2 Activity Diagram Login Sistem

Menu Login Input Username Password Menu Utama Tidak Ya Pilih Akses Login

Gambar 3.5 Activity Diagram Login Tabel 3.9 Keterangan Activity Diagram Login

Nama Activity Diagram Login

Aktor Admin / Staff Mekanik

(9)

pilih role akses sesuai level, input user name password. jika login gagal akan kembali ke halaman login, jika berhasil akan masuk menu utama

3.3.3 Activity Diagram Kelola Pelanggan

Login

Menu Utama

Data Pelanggan Tambah

Edit Hapus

Simpan

Gambar 3.6 Activity Diagram Kelola Pelanggan Tabel 3.10 Keterangan Activity Diagram Input Data Pelanggan

Nama Activity Diagram Input Data Pelanggan

Aktor Admin

(10)

Untuk pelanggan yang sudah ada cukup dengan mengupdate pengajuan klaim yang diajukan Menu Hapus digunakan untuk menghapus data pelanggan yang sudah tidak digunakan / terdapat kesalahan dalam penginputan.

3.3.4 Activity Diagram Menu Admin

Login

Menu Utama

Data Klaim Data Verifikasi SpK

Cetak Bukti Pembatalan Klaim YA Input SPK TIDAK Simpan Input Data Klaim

Simpan

Tagihan

Gambar 3.7 Activity Diagram Transaksi Admin Tabel 3.11 Keterangan Activity Diagram Input Transaksi

Nama Activity Diagram Input Transaksi

Aktor Admin

(11)

Data Verifikasi dilakukan disaat menginput data pengajuan klaim, apabila dokumen pendukung memenuhi syarat proses klaim akan lanjut pada proses selanjutnya. Dan apabila berkas klaim belum memenuhi syarat proses klaim tidak bisa dilanjutkan.

Penginputan SPK dilakukan pada saat pihak Asuransi telah setuju dengan pengajuan klaim yang diajukan. Data klaim di input pada saat pengajuan klaim sampai dengan proses klaim selesai disertai dengan pembuatan tagihan kepada tertanggung dan perusahaan Asuransi.

3.3.5 Activity Diagram Menu Mekanik

Login

Menu Utama

Data SPK Input Data Estimasi

Simpan Closed SPK

Input Data

Kerusakan Input Sperpart

Pilih Spk

Input Data Service

Simpan

(12)

Tabel 3.12 Keterangan Activity Diagram Transaksi Mekanik

Nama Activity Diagram Input Transaksi Mekanik

Aktor Mekanik

Deskripsi Pada Input Transaksi Mekanik memiliki dua menu proses yaitu ;

Input data estimasi, dilakukan pada saat setelah proses survey kendaraan dengan menginput rincian kerusakan serta spare part yang harus diganti.

Data SPK, diakses disaat setelah menerima persetujuan dari perusahaan Asuransi sebagai acuan dalam proses perbaikan dan hasil dari proses perbaikan dari pengerjaan akan di update dalam spk.

3.3.6 Sequens Diagram Login

User Halaman

Login

Buka

Validasi username & password

Input Username Password Validasi Menu Utama

(13)

Tabel 3.13 Keterangan Sequens Diagram Login User

Nama Sequens Diagram Input Login User

Aktor Admin dan Mekanik

Deskripsi User mengakses sistem dengan memasukan user name beserta password, sistem memvalidasi user name dan password tersebut kemudian setelah password di validasi akan menampilkan menu utama.

3.3.7 Sequens Diagram Input Pelanggan

Admin _UtamaMenu

Masuk

Master Pelanggan

Pilih Menu Input Data Pelanggan

Form Data Pelanggan add_data_pelangggan () Add_pelanggan, alamat, telp Data Pelanggan Save()

Edit data Pelanggan ()

Save() Update_pelanggan,

alamat, telp Hapus()

Keluar

Gambar 3.10 Sequens Diagram Input Pelanggan Tabel 3.14 Keterangan Sequens Diagram Input Pelanggan

Nama Sequens Diagram Input Pelanggan

Aktor Admin

(14)

akan di simpan pada database system.

Menu Edit dalam pelanggan, digunakan untuk update klaim / pengajuan klaim baru dengan data pelanggan yang telah terdaftar sebelumnya.

3.3.8 Sequens Diagram Input Klaim

Admin Menu Klaim Masuk Form Klaim Add_new_data_ klaim Klaim Save() Display Klaim Hapus() Edit() Menu Utama Pilih Menu Keluar

Gambar 3.11 Sequens Diagram Input Klaim Tabel 3.15 Keterangan Sequens Diagram Input Klaim

Nama Sequens Diagram Input Klaim

Aktor Admin

(15)

3.3.9 Sequens Diagram Input SPK

Admin Data Klaim Verifikasi

Pilih Menu

SPK Form

Get data Klaim

SPK Add_data_SPK Save SPK() Display Keluar Menu Utama Masuk

Gambar 3.12 Sequens Diagram Verifikasi Data Klaim

Tabel 3.16 Keterangan Sequens Diagram Verifikasi

Nama Sequens Diagram Verifikasi

Aktor Admin

(16)

3.3.10 Sequens Diagram Batal Klaim Admin Data Verifikasi masuk Form Batal Klaim Get data verifikasi Batal Klaim Dispaly() Cetak Keluar Input Form Batal

Gambar 3.13 Sequens Diagram Batal Klaim Tabel 3.17 Keterangan Sequens Diagram Batal Klaim

Nama Sequens Diagram Batal Klaim

Aktor Admin

Deskripsi Admin masuk menu data klaim, kemudian memverifikasi data SPK dari asuransi dan membuat surat pembatalan klaim kepada pelanggan.

3.3.11 Sequens Diagram Input Tagihan

Admin _TagihanMenu

(17)

Tabel 3.18 Keterangan Sequens Diagram Input Tagihan

Nama Sequens Diagram Input Tagihan

Aktor Admin

Deskripsi Admin menginput data tagihan untuk nasabah dan perusahaan Asuransi, setelah proses input selesai kemudian disimpan ke database

3.4 Class Diagram Pelanggan Kendaraan User Polis Klaim SPK Tagihan Detail_Spk Estimasi -Id_Pelanggan -Nama_pelanggan -alamat -tlp PK +Create_id_pelanggan +add_id_polis -id_kendaraan -Jenis_kendaraan -No_Plat -Spesifikasi PK +add_id_kendaraan attribute name -User_name -Password -nama PK +create_user_name +Update_id_login -id_polis -id_pelanggan -id_kendaraan -masa_berlaku -Status PK +add_id_polis +get_id_pelanggan +add_id_kendaraan -id_klaim -id_pelanggan -id_kendaraan -id_polis -tanggal_klaim PK -create_id_klaim -get_id_pelanggan -get_id_kendaraan -get_id_polis -id_SPK -id_pelanggan -id_kendaraan -id_klaim -tanggal_SPK PK +add_id_spk +get_id_pelanggan +add_id_kendaraan +get_id_klaim -id_tagihan -id_polis -Id_pelanggan -tanggal_tagihan -Total_pembayaran PK +add_id_tagihan +get_id_polis +get_id_pelanggan -id_detail_spk -suku_cadang -Body -Chasis -Mesin -Keterangan_Kerusakan PK +Create_id_service +get_id_spk +get_id_kendaraan +add() +Update() +delete() -id_estimasi -id_kendaraan -id_service -tgl_estimasi PK +add_id_estimasi +get_id_kendaraan +get_id_service 1..* 1..* 1..1 1 1..1 1..* 1..* 1..1 1 1 1 1 1 1..* 1 1 1..* 1 1..* 1 1 1

(18)

3.5 Spesifikasi Struktur Basis Data Tabel 3.19 Struktur Tabel User

No Nama Field Type Size Keterangan

1 User_name Varchar 15 Primary Key Tabel

Admin 2 Password Varchar 12 Password login

3 Nama Varchar 15 Keterangan user

Tabel 3.20 Struktur Tabel Pelanggan

1 Id_Pelanggan Integer 5 Primary Key Tabel

Pelanggan 2 Nama_Pelanggan Varchar 30 Nama pelanggan

3 Alamat Text Alamat lengkap

pelanggan

4 Telp Integer 15 Nomor telepon

pelanggan

Tabel 3.21 Struktur Tabel Polis

1 Id_Polis Integer 15 Primary Key Tabel Polis

2 Id_kendaraan Interger 10 Id Tabel Kendaraan

3 Id_pelanggan Integer 5 Id Tabel pelanggan

4 No_Polis Integer 10 No Polis Asuransi

5 Masa Berlaku Date 8 Tanggal Masa Berlaku

6 Status Varchar 10 Status Masa Berlaku

Tabel 3.22 Struktur Tabel Klaim

1 Id_Klaim Integer 15 Primary Key Tabel

Klaim

2 Id_Pelanggan Integer 5 Id Tabel Pelanggan

3 Id_Kendaraan Integer 10 Id Tabel Kendaraan

4 Id_Polis Integer 10 Id Tabel Polis

(19)

Tabel 3.23 Struktur Tabel Kendaraan

1 Id_Kendaraan Integer 10 Primary Key Tabel

Kendaraan 2 Tipe_Pelanggan Varchar 15 Tipe Merk Kendaraan

3 Id_Plat Varchar 10 No Plat Kendaraan

4 Spesifikasi Text Deskripsi Spesifikasi

Tabel 3.24 Struktur Tabel Estimasi

1 Id_Estimasi Integer 10 Primary Key Tabel

Estimasi 2 Id_Kendaraan Integer 10 Id Tabel Kendaraan

3 Id_Spk Integer 10 Id Tabel SPK

4 Tanggal_Estimasi Date 8 Tanggal Estimasi

Tabel 3.25 Struktur Tabel SPK

1 Id_Spk Integer 10 Primary Key Tabel SPK

2 Id_pelanggan Integer 5 Id Pelanggan

3 Id_Kendaraan Integer 10 Id Tabel Kendaraan

4 Id_Klaim Integer 15 Id Tabel Klaim

5 Tanggal_SPK Date 8 Tanggal SPK Dibuat

Tabel 3.26 Struktur Tabel Detail SPK

1 Id_detail_Spk Integer 10 Primary Key Detail Spk

2 Id_Spk Integer 10 Id Tabel SPK

3 Suku_cadang Varchar 30 Suku Cadang

4 Body Varchar 30 Body

5 Chasis Varchar 30 Chasis

6 Mesin Varchar 30 Mesin

(20)

Tabel 3.27 Struktur Tabel Tagihan

1 Id_Tagihan Integer 10 Primary Key Tabel SPK

2 Id_Polis Integer 10 Id Tabel Polis

3 Id_Pelanggan Integer 5 Id Pelanggan

4 Id_Spk Integer 10 Id Tabel SPK

5 Total Tagihan Integer 10 Total Harga Tagihan

5 Tanggal_Tagihan Date 8 Tanggal SPK Dibuat

3.6 Struktur Menu

SISTEM SINGKAWANG

MOTOR

Menu Admin Menu Teknisi

SPK Data Estimasi

DATA Klaim Data Verifikasi Proses AHP

Data Kerusakan

Closed SPK Input Klaim

Tagihan

Lihat Data Verifikasi SPK

Login

Cetak DATA Klaim

Input Klaim

Tagihan

Gambar 3.16 Struktur Rancangan Program

3.7 Analisa AHP Sistem

Dalam suatu waktu, Bengkel singkawang motor melakukan perbandingan antara beberapa jenis kendaraan yang selama ini ditanganinya yaitu, city Car, SUV & MPV dari ketiga tipe kendaraan tersebut ingin diketahui jenis kendaraan mana yang selama ini, sering melakukan klaim, pengerjaan yang relative cepat serta nilai klaim yang tidak terlalu besar.

Penyelesaian

(21)

Pengajuan Klaim lebih penting 2 kali dari pada Kecepatan pengurusan klaim Pengajuan klaim lebih penting 3 kali dari nilai klaim yang diajukan

Nilai klaim lebih penting 1/5 kali dari pengajuan klaim

Tabel 3.28 Pair Comparation Matrix

Kriteria Pengajuan Klaim Waktu Perbaikan Total Klaim Priority Vector Pengajuan Klaim 1 2 3 0,5455 Waktu Perbaikan 0,5 1 1,5 0,2727 Total Klaim 0,333 0,667 1 0,1818 Jumlah 1,833 3,667 5,5 1,0000 3,00

Consistency Index (CI) 0

Consistency Ratio (CR) 0.0%

1. Dari gambar diatas, Prioity Vector (kolom paling kanan) menunjukan bobot dari masing-masing kriteria, jadi dalam hal ini Pengajuan klaim merupakan bobot tertinggi/terpenting menurut Bengkel Singkawang, disusul waktu perbaikan dan yang terakhir adalah Total Klaim.

Cara membuat table seperti di atas

1. Untuk perbandingan antara masing – masing kriteria berasal dari bobot yang telah di berikan Bengkel Singkawang pertama kali.

2. Sedangkan untuk Baris jumlah, merupakan hasil penjumalahan vertikal dari masing – masing kriteria.

(22)

4. Untuk mencari Principal Eigen Value (max)

Rumusnya adalah menjumlahkan hasil perkalian antara sel pada baris

jumlah dan sel pada kolom Priority Vector

5. Menghitung Consistency Index (CI) dengan rumus CI = (max-n)/(n-1)

6. Sedangkan untuk menghitung nilai CR

7. Menggunakan rumuas CR = CI/RI , nilai RI didapat dari

Jadi untuk n=3, RI=0.58.

Jika hasil perhitungan CR lebih kecil atau sama dengan 10% , ketidak