commit to user BAB IV
DESKRIPSI LOKASI, HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. DESKRIPSI LOKASI 1. Visi, Misi dan Tupoksi
Visi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil:
“Terwujudnya tertib administrasi Kependudukan dengan Pelayanan Prima menuju Penduduk berkualitas”.
Misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil:
a. Mengembangkan kebijakan dan sistem serta menyelenggarakan pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil serta keTransmigrasian untuk menghimpun data kependudukan serta menerbitkan identitas dan dokumen penduduk serta pelayanan Transmigrasi dalam rangka mewujudkan tertib administrasi kependudukan.
b. Mengembangkan dan memadukan kebijaksanaan dan sistem informasi serta menjalankan, sehingga mampu menyediakan data dan informasi kependudukan secara lengkap, akurat dan memenuhi kepentingan publik dan pembangunan.
c. Menyusun perencanaan Kependudukan sebagai dasar perencanaan dan
perumusan pembangunan Nasional dan Daerah yang berorientasi pada
peningkatan kesejahteraan penduduk.
d. Merumuskan arah kebijakan dinamika kependudukan yang serasi, selaras dan seimbang antara kuantitas / pertumbuhan, kualitas serta persebaran dengan daya dukung alam dan daya tampung lingkungan.
e. Mengembangkan pranata hukum, kelembagaan serta peran serta masyarakat untuk pelaksanaan dan pendayagunaan manfaat administrasi kependudukan guna perlindungan sosial dan penegakan hak-hak penduduk.
Berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 15 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipilmempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil. Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud di atas, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai fungsi:
a. Penyelenggaraan kesekretariatan dinas;
b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan;
c. Pengelolaan data dan statistik;
d. Pengelolaan administrasi kependudukan;
e. Pencatatan dan penerbitan akta-akta kependudukan dan pencatatan sipil;
f. Pengelolaan dan pelayanan dokumen;
g. Penyelenggaraan sosialisasi;
h. Pembinaan jabatan fungsional.
commit to user 2. Strategi Pencapaian Tujuan dan Sasaran
Guna tercapainya visi dan misi yang telah ditetapkan tersebut, maka Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil menetapkan strategi- strategi sebagai berikut:
a. Memaksimalkan sosialisasi dalam rangka tertib administrasi kependudukan.
b. Penambahan sumber daya manusia melalui usulan ke Badan Kepegawaian Daerah Kota Surakarta dan mengikutsertakan pegawai untuk mengikuti berbagai pelatihan teknis.
c. Mengusulkan pengadaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor.
d. Meningkatkan kegiatan sosialisasi kesadaran tertib administrasi kependudukan bagi masyarakat.
e. Memanfaatkan dokumentasi dan informasi yang dapat diakses masyarakat (penyediaan leaflet pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil).
Sasaran yang ingin dicapai atau dihasilkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dalam kurun waktu 5 (lima) tahun (2010-2015) adalah sebagai berikut:
a. Terwujudnya pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang profesional melalui berbagai pelatihan-pelatihan teknis.
b. Terwujudnya laporan data kependudukan dan akta catatan sipil yang
akurat dan tepat waktu.
c. Terwujudnya pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil yang cepat, tepat, mudah dan murah.
d. Terwujudnya jaringan online pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil secara berjenjang dari tingkat Kecamatan, Kota, Provinsi sampai ke tingkat Pusat.
e. Terwujudnya data statistik vital dan pembangunan database kependudukan yang benar dan akurat.
f. Terselenggaranya jalinan kerjasama yang baik antara Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dengan stakeholder dan unit kerja terkait.
g. Tercapainya sosialisasi kepada masyarakat Kota Surakarta mengenai dokumen kependudukan dan akta catatan sipil.
h. Terwujudnya pengelolaan dan penataan dokumen kependudukan dan akta pencatatan sipil.
i. Tersedianya data yang lengkap dan akurat sebagai bahan pengambilan keputusan Pemerintah.
j. Terealisasinya kontribusi dana yang diberikan ke kas daerah.
k. Meningkatnya pengelolaan dan keamanan dokumen.
l. Meningkatnya penyebarluasan informasi kepada masyarakat dengan buku panduan, spanduk-spanduk.
Adapun program dan kegiatan yang dilaksanakan untuk mencapai sasaran yang diinginkan tersebut meliputi:
a. Implementasi sistem administrasi kependudukan.
commit to user
b. Koordinasi pelaksanaan kebijakan kependudukan.
c. Penyediaan informasi yang dapat diakses masyarakat.
d. Peningkatan pelayanan publik dalam bidang kependudukan.
e. Pengembangan database kependudukan.
f. Sosialisasi kebijakan kependudukan.
g. Monitoring, evaluasi dan pelaporan.
h. Intensifikasi dan ekstensifikasi sumber-sumber pendapatan daerah.
3. Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang pedoman uraian tugas jabatan struktural pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, dijelaskan bahwa struktur organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terdiri dari:
a. Kepala
b. Sekretariat, membawahkan:
1) Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan;
2) Subbagian Keuangan;
3) Subbagian Umum dan Kepegawaian.
c. Bidang Data dan Statistik, membawahkan:
1) Seksi Pengolahan Data dan Statistik;
2) Seksi Sistem Teknologi Informasi.
d. Bidang Pendaftaran Penduduk, membawahkan:
1) Seksi Identitas Penduduk;
2) Seksi Perpindahan dan Pendataan Penduduk.
e. Bidang Pencatatan Sipil, membawahkan:
1) Seksi Perkawinan dan Perceraian;
2) Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan dan Pengesahan Anak.
f. Bidang Dokumentasi dan Informasi, membawahkan:
1) Seksi Pengelolaan Dokumentasi;
2) Seksi Penyuluhan dan Pelayanan.
g. Kelompok Jabatan Fungsional
Lebih jelasnya mengenai susunan organisasi Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta berikut ini akan disajikan dalam
bentuk bagan struktur organisasi:
commit to user Gambar IV. 1
Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta (Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012)
Sumber: Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Keseluruhan bidang yang ada dalam struktur organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta yang telah
KEPALA
SEKRETARIAT KELOMPOK
JABATAN FUNGSIONAL
BIDANG DATA DAN STATISTIK
BIDANG PENDAFTARAN
PENDUDUK
BIDANG PENCATATAN
SIPIL
BIDANG DOKUMENTASI
DAN INFORMASI Seksi
Pengolahan Data dan
Statistik
Seksi Sistem Teknologi
Informasi
Seksi Identitas Penduduk
Seksi Perpindahan
dan Pendataan Penduduk
Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan dan
Pengesahan Anak Seksi Perkawinan dan Perceraian
Seksi Penyuluhan dan Pelayanan
Seksi Pengelolaan Dokumentasi Sub Bag
Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
Sub Bag Keuangan
Sub Bag Umum dan Kepegawaian
digambarkan di atas, yang berhubungan langsung dengan pelaksanaan bintek operator e-KTP adalah Bidang Pendaftaran Penduduk.Sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil,dijelaskan bahwa tugas Bidang Pendaftaran Penduduk yaitu melaksanakan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang identitas penduduk, perpindahan dan pendataan penduduk rentan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dijelaskan di atas, Bidang Pendaftaran Penduduk mempunyai fungsi:
a. melaksanakan rencana kerja Bidang Pendaftaran Penduduk berdasarkan rencana strategis dan rencana kerja Dinas;
b. memberi petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan;
c. mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Dinas sesuai dengan bidang tugas;
d. melaksanakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku;
e. menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas;
f. merumuskan kebijakan teknis di bidang identitas penduduk;
g. merumuskan kebijakan teknis di bidang perpindahan dan pendataan
penduduk;
commit to user
h. melaksanakan pelayanan administrasi kependudukan;
i. melaksanakan pengelolaan data pendaftaran penduduk dan penduduk rentan;
j. melaksanakan pemantauan administrasi pendaftaran penduduk dan penduduk rentan;
k. melaksanakan pendataan administrasi penduduk dan penduduk rentan;
l. melaksanakan penyiapan bahan koordinasi pelaksanaan pelayanan pendaftaran penduduk;
m. melaksanakan validasi dokumen pendaftaran penduduk meliputi:
Biodata Penduduk, Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Keterangan Tinggal Sementara (SKTS), Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT) dan Surat Keterangan Kependudukan;
n. melaksanakan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja di bidang pendaftaran penduduk;
o. melaksanakan penyiapan bahan sosialisasi di bidang pendaftaran penduduk;
p. memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik;
q. memberikan usul dan saran kepada atasan;
r. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; dan
s. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Bidang Pendaftaran Penduduk, membawahkan:
a. Seksi Identitas Penduduk;
Seksi Identitas Penduduk mempunyai tugas melakukan penyiapanbahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang identitas penduduk, meliputi: pendaftaran penduduk dan penerbitan identitas penduduk; dengan uraian tugas sebagai berikut:
1) melakukan penyusunan rencana kerja Seksi Identitas Penduduk berdasarkan rencana kerja BidangPendaftaran Penduduk;
2) memberi petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan;
3) mempelajari, menelaah peraturan perundangundangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Dinas sesuai dengan bidang tugas;
4) melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang identitas penduduk;
5) melakukan pelayanan pendaftaran penduduk;
6) melakukan pengelolaan data pendaftaran penduduk;
7) melakukan penyiapan bahan dan perlengkapanpendaftaran identitas penduduk;
8) melakukan verifikasi data administrasi kependudukan;
9) memproses Nomor Induk Kependudukan (NIK);
commit to user
10) memproses permohonan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT), Surat Keterangan Tinggal Sementar (SKTS dan Surat Keterangan Kependudukan;
11) melakukan penyiapan bahan sosialisasi penerbitan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT), Surat Keterangan Tinggal Sementara (SKTS) dan Surat Keterangan Kependudukan;
12) melakukan pelayanan perubahan data identitas penduduk;
13) melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja bidang identitas penduduk;
14) memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik;
15) memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;
16) melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; dan
17) melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
b. Seksi Perpindahan dan Pendataan Penduduk
Seksi Perpindahan dan Pendataan Pendudukmempunyai tugas
melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan
dan pelaksanaan di bidang perpindahan dan pendataan penduduk,
meliputi:pengelolaan data perpindahan penduduk dan penduduk rentan
serta pelayanan perpindahan dan pendataan penduduk dan penduduk rentan; dengan uraian tugas sebagai berikut:
1) melakukan rencana kerja Seksi Perpindahan dan Pendataan Penduduk berdasarkan rencana kerja Bidang Pendaftaran Penduduk;
2) memberi petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan;
3) mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Dinas sesuai dengan bidang tugas;
4) melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang perpindahan dan pendataan penduduk;
5) melakukan pelayanan perpindahan penduduk dan penduduk rentan;
6) melakukan pendataan perpindahan penduduk dan penduduk rentan;
7) melakukan pengelolaan data perpindahan penduduk dan penduduk rentan;
8) melakukan penyiapan bahan dan perlengkapan perpindahan penduduk dan penduduk rentan;
9) melakukan verifikasidata administrasi perpindahan penduduk dan penduduk rentan;
10) melakukan pengawasan dan pengendalian perpindahan penduduk
dan penduduk rentan;
commit to user
11) melakukan tertib administrasi perpindahan penduduk dan penduduk rentan;
12) melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja bidang perpindahan dan pendataan penduduk rentan;
13) memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik;
14) memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;
15) melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; dan
16) melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
B. HASIL PENELITIAN
1. Standar Pelayanan Minimal KTP Elektronik
Pengumpulan data mengenai Standar Pelayanan Minimal (SPM) KTP elektronik di lapangan menunjukkan adanya perbedaan keterangan dari masing-masing narasumber. Namun demikian, masing-masing narasumber tidak dapat menunjukkan data penunjang atas keterangannya.
Kemudian pada saat penulis mencoba mencari fakta di lapangan, tidak
terpasang atau tidak ada media yang tersedia memasang keterangan
mengenai SPM.
2. Pengembangan Sumber Daya Manusia dalam Pelayanan KTP Elektronik
Penerapan KTP Elektronik dilatarbelakangi oleh sistem pembuatan KTP konvensional di Indonesia yang memungkinkan seseorang dapat memiliki lebih dari 1 (satu) KTP. Hal ini disebabkan belum adanya basis sistem pelayanan terpadu yang menghimpun data penduduk dari seluruh Indonesia. Untuk mengatasi duplikasi tersebut, sekaligus menciptakan kartu identitas tunggal, maka diterapkanlah KTP Elektronik berbasis NIK.
Nomor Induk Kependudukan (NIK) dijadikan dasar penerbitan paspor, NPWP, polis asuransi, sertifikat hak atas tanah dan penerbitan dokumen identitas lainnya. Selanjutnya, setiap penduduk Indonesia Wajib KTP, harus memiliki KTP yang mempunyai spesifikasi dan format KTP Nasional dengan sistem pengamanan khusus, sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun 2009 tentang Penerapan KTP Berbasis NIK Secara Nasional.
Sebagai tindak lanjut Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun 2009
tersebut, maka Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kementerian Dalam Negeri memprogram kegiatan Bimbingan teknis dan
PendampinganTeknis agar program penerapan KTP Elektronik dapat
berjalan dengan baik. Bimbingan teknis dimaksudkan untuk memberikan
pengetahuan dan keterampilan kepada petugas pendampingan teknis dan
operator pada tempat-tempat pelayanan KTP Elektronik di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan di Kecamatan.
commit to user 3. Tujuan dan sasaran Bimbingan Teknis
Tujuan dilaksanakannya bimbingan teknis ini adalah:
a. Meningkatkan kemampuan tenaga operator untuk mengoperasikan perangkat penerbitan KTP Elektronik pada tempat-tempat pelayanan KTP Elektronik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan di Kecamatan;
b. Memberikan pendampingan teknis kepada petugas operator pada tempat-tempat pelayanan KTP Elektronik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan di Kecamatan
Sasaran pelaksanaan bimbingan teknis ini adalah:
a. Proses verifikasi, validasi dan update data penduduk, perekaman pasphoto, tanda tangan dan perekaman sidik jari penduduk serta pengirimannya ke Data Center Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri dengan menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi.
b. Proses verifikasi melalui pemadanan sidik jari penduduk 1 : 1
c. Pemberian KTP Elektronik kepada penduduk pada tempat-tempat pelayanan KTP Elektronik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota dan di Kecamatan.
4. Mekanisme Penunjukan Operator e-KTP (Peserta Bimbingan Teknis)
Salah satu langkah persiapan penerapan KTP Elektronik yang
tertuang dalam Prosedur Standar Operasi (SOP) ialah menyiapkan tenaga
teknis pelayanan. Tenaga teknis yang nantinya ditempatkan di tiap tempat
pelayanan e-KTP ini yaitu operator, petugas pendukung dan supervisor teknis yang ditetapkan dengan keputusan Bupati/Walikota. Operator memiliki tugas melakukan proses pelayanan perekaman data penduduk wajib KTP (WK) hingga proses pelayanan pengambilan KTP Elektronik.
Selain itu operator juga bertanggungjawab terhadap beroperasinya perangkat KTP Elektronik dan perangkat jaringan komunikasi data di tempat pelayanan KTP Elektronik, serta terhadap back up data dan pengamanan database kependudukan. Sementara petugas pendukung berfungsi untuk membantu proses pelayanan yang dilakukan operator, seperti mengurusi surat panggilan WK, menertibkan antrean WK dan memberi tahu WK apa yang harus disiapkan sebelum masuk ruang perekaman KTP Elektronik, serta membantu proses distribusi KTP Elektronik yang sudah diverifikasi kepada WK.
Menurut SOP jumlah operator yang ditugaskan di setiap tempat pelayanan KTP Elektronik minimal 4 orang untuk mengoperasikan 2 set perangkat KTP Elektronik. Bila di tempat pelayanan akan ditambah perangkat KTP Elektronik, baik yang statis atau bergerak (mobile enrollment), maka setiap 1 set perangkat diperlukan 2 orang
operator.Sedangkan jumlah petugas pendukung disesuaikan dengan
volume pekerjaan dan jumlah penduduk WK yang akan dilayani.Terkait
kualifikasi operator diutamakan Pegawai Negeri Sipil, yang bisa
mengoperasikan komputer dan telah mengikuti bimbingan teknis operator
penerapan KTP Elektronik.
commit to user
5. Manajemen Pelaksanaan Bimbingan Teknis menurut SOP
Salah satu materi yang terdapat dalam SOP pelaksanaan e-KTP adalah manajemen pelaksanaan bintek mulai dari persiapan hingga pelaporan yang digambarkan dalam sebuah bagan alir seperti berikut.
Gambar IV. 2
Bagan alir manajemen bimbingan teknis
Sumber: Modul Prosedur Standar Operasi
Tahap persiapan bintek terdiri dari beberapa kegiatan; yakni:
mempersiapkan kebutuhan yang terkait dengan bimbingan teknis,
melakukan konfirmasi jadwal bimbingan teknis, mempersiapkan absensi
bimbingan teknis, mempersiapkan spanduk/banner pelaksanaan bimbingan
teknis. Kemudian tahapan kedua adalah konfirmasi kesiapan pengiriman
perangkat penerbitan KTP elektronik melalui koordinasi progress
distribusi peralatan dengan bagian logistik, konfirmasi untuk memastikan
pengiriman peralatan dan menyiapkan formulir lembar pemeriksaan
jumlah peralatan (DT-LP-001) dan lembar pemeriksaan fungsi peralatan (DT-LP-002).
Selanjutnya adalah tahap mobilisasi instruktur, yaitu mempersiapkan kebutuhan teknis dan administratif bimbingan teknis, berupa: surat undangan peserta, surat pengantar kemendagri, surat pengantar konsorsium, surat tugas instruktur, dan daftar hadir peserta.
Setelah semua kebutuhan teknis dan administratif di atas dipenuhi, pelaksana bintek segera melakukan koordinasi dengan pihak kabupaten/kota perihal teknis pelaksanaan bintek.Hal ini untuk mengkonfirmasi kesiapan jadwal serta sarana dan prasarana untuk pelaksanaan bintek. Tahapan selanjutnya adalah konfirmasi untuk memastikan jumlah peserta yang akan mengikuti bintek, untuk kemudian pelaksana mempersiapkan layout ruangan agar sesuai dengan jumlah peserta yang akan hadir.
Berikutnya melakukan pengecekan perangkat dengan memeriksa
keberadaan, kelengkapan dan kondisi peralatan penerbitan KTP
elektronik.Jika ada ketidaktersediaan ataupun masalah pada perangkat
tersebut, maka dilakukan pengisian Lembar Pemeriksaan Jumlah Peralatan
(DT-LP-001) dan Lembar Pemeriksaan Fungsi Peralatan (DT-LP-002) dan
diserahkan kepada Pendamping Kabupaten/Kota. Selanjutnya mengatur
layout ruangan yang akan digunakan, merakit peralatan yang akan
digunakan untuk bintek penerapan penerbitan KTP elektronik, dan
commit to user
menyusun peralatan serta fasilitas lain berdasarkan layout yang sudah dibuat.
Setelah setting ruangan dan peralatan selesai, pelaksana bintek mulai mempersiapkan dokumen-dokumen yang digunakan untuk mendukung materi yang diberikan; seperti: Standardisasi Dokumentasi Foto Pelaksanaan Bimbingan Teknis, Standard Dokumen Pelaporan Pelaksanaan Bimbingan Teknis Operator, Kuesioner Evaluasi Pelaksanaan Bimbingan Teknis, Formulir Pernyataan Telah Mengikuti Bimbingan Teknis, Berita Acara Pelaksanaan Bimbingan Teknis.Akhirnya setelah semua persiapan teknis dan administratif siap, pelaksanaan bimbingan teknis pun dapat dimulai. Adapun materi-materi yang diberikan dalam bintek, meliputi:
a. Mekanisme Pelaksanaan Penerbitan KTP Elektronik
b. Pemanfaatan dan Akses Biodata Penduduk dari Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
c. Tata Cara Merakit dan Memelihara Perangkat KTP Elektronik dan Jaringan Komunikasi Data
d. Tata Cara Verifikasi, Validasi, dan Update Data Penduduk
e. Tata Cara Perekaman Pas photo, Tanda Tangank, Sidik Jari dan Iris Penduduk serta Menyimpan ke dalam Database
f. Tata Cara Back Up Database
g. Tata Cara Koneksitas dan Pengiriman Data Melalui Jaringan
Komunikasi Data dari Tempat – tempat Pelayanan KTP Elektronik ke
Pusat Data Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri
h. Tata Cara Pelayanan Pengambilan KTP Elektronik.
i. Tata Cara Distribusi & Pengambilan KTP Elektronik.
j. AFIS System (Khusus operator Kabupaten).
k. Pengenalan Prosedur Keamanan Data Kependudukan
Terakhir adalah pelaporan melalui nota dinas dan surat pertanggungjawaban kepada Walikota Surakarta.
C. PEMBAHASAN
1. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengembangan Sumber Daya Manusia
Sesuai dengan teorinya pelaksanaan pengembangan sumber daya manusia perlu mempertimbangkan faktor-faktor, baik yang berasal dari dalam diri organisasi itu sendirimaupun dari luar organisasi yang bersangkutan.Faktor yang berasal dari dalam organisasi (faktor internal) antara lain:
a. Misi dan Tujuan Organisasi
Setiap organisasi mempunyai misi dan tujan yang ingin dicapainya. Untuk mencapai tujuan ini diperlukan perencanaan yang baik, serta implementasi perencanaan tersebut secara tepat.
Pelaksanaan kegiatan atau program organisasi dalam rangka mencapai
tujuan ini diperlukan kemampuan tenaga (sumber daya manusia), dan
commit to user
ini hanya dapat dicapai dengan pengembangan sumber daya manusia dalam organisasi tersebut.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta memiliki visi yang jelas yakni mewujudkan tertib administrasi kependudukan dengan pelayanan prima.Salah satu bentuk pelayanan prima yang ingin diberikan institusi kepada masyarakat adalah pelayanan e-KTP.Oleh karena itu, program pengembangan sumber daya manusia dirasa perlu dilakukan bagi operator e-KTP.Apalagi secara konkret Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri telah memprogram kegiatan Bimbingan teknis dan Pendampingan Teknis agar program penerapan KTP elektronik dapat berjalan dengan baik.
b. Strategi Pencapaian Tujuan
Misi dan tujuan suatu organisasi mungkin mempunyai persamaan dengan organisasi lain, tetapi strategi untuk mencapai misi dan tujuan tersebut berbeda. Untuk itu maka diperlukan kemampuan karyawannya dalam memperkirakan dan mengantisipasi keadaan di luar yang dapat mempunyai dampak terhadap organisasinya. Sehingga strategi yang disusunnya sudah memperhitungkan dampak yang akan terjadi dalam organisasinya. Hal ini semua akan mempengaruhi pengembangan sumber daya dalam organisasi itu.
Menyadari pentingnya program pengembangan sumber daya
manusia dalam suatu organisasi, Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil memiliki strategi pencapaian tujuan salah satunya adalah penambahan sumber daya manusia melalui usulan ke Badan Kepegawaian Daerah Kota Surakarta dan mengikutsertakan pegawai untuk mengikuti berbagai pelatihan teknis. Terbatasnya jumlah personil operator e-KTP yang diusulkan oleh Kemendagri yakni 2 orang dari setiap kecamatan dan 2 orang dari Dinas, maka Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil harus menyesuaikan sendiri jumlah personil sesuai kebutuhan masing-masing tempat pelayanan e- KTP. Sebagai solusinya, Dinas kemudian mengusulkan penambahan tenaga honorer kepada Badan Kepegawaian Daerah Kota Surakarta.
c. Sifat dan Jenis Kegiatan
Sifat dan jenis kegiatan organisasi sangat penting pengaruhnya terhadap pengembangan sumber daya manusia dalam organisasi yang bersangkutan. Suatu organisasi yang sebagian besar melaksanakan kegiatan teknis, maka pola pengembangan sumber daya manusianya akan berbeda dengan organisasi yang bersifat ilmiah misalnya.
Demikian pula strategi dan program pengembangan sumber daya manusia akan berbeda antara organisasi yang kegiatannya rutin dengan organisasi yang kegiatannya memerlukan inovasi dan kreatif.
Seperti yang kita ketahui melalui tupoksi, hampir semua jenis
kegiatan yang diselenggarakan oleh Dispendukcapil adalah bersifat
pelayanan administratif pada masyarakat.Pelayanannya berkaitan
dengan penerbitan identitas dan dokumen kependudukan, dimana salah
commit to user
satunya adalah penerbitan KTP elektronik.Dikarenakan pelayanan ini tergolong baru, para operator e-KTP yang telah ditunjukperlu mempelajari mekanisme penerbitan e-KTP dan peralatan yang digunakan.Sehingga program PSDM yang diperlukan oleh operator e- KTP pastinya juga dalam bentuk teknis.Maka dari itu, Dispendukcapil menyambut baik program Bimbingan teknis yang telah diprogramkan oleh Kemendagri tersebut.
d. Jenis Teknologi yang Digunakan
Sudah tidak asing lagi bahwa setiap organisasi dewasa ini telah menggunakan teknologi yang bermacam-macam, dari yang paling sederhana sampai dengan yang paling canggih. Hal ini perlu diperhitungkan dalam program pengembangan sumber daya manusia dalam organisasi tersebut. Pengembangan sumber daya manusia di sini diperlukan, baik untuk mempersiapkan tenaga guna menangani pengoperasian teknologi itu, atau mungkin untuk menangani terjadinya otomatisasi kegiatan-kegiatan yang semula dilakukan manusia.
Jelas bahwa dalam pelayanan penerbitan KTP Elektronik menggunakan perangkat-perangkat elektronik yang lebih modern, dibandingkan dengan peralatan penerbitan KTP konvensional.
Perangkat-perangkat tersebut antara lain signature pad, fingerprint scanner, iris scanner, smartcard reader/writer, dan lain sebagainya.
Maka pelaksanaan Bimbingan teknis ini bertujuan meningkatkan
kemampuan tenaga operator untuk mengoperasikan perangkat penerbitan KTP Elektronik.
Organisasi itu berada di dalam lingkungan dan tidak terlepas dari pengaruh lingkungan di mana organisasi itu berada. Agar organisasi itu dapat melaksanakan misi dan tujuannya, maka ia harus memperhitungkan faktor-faktor eksternal organisasi itu. Faktor-faktor eksternal tersebut antara lain:
a. Kebijaksanaan pemerintah
Kebijaksanaan-kebijaksanaan pemerintah, baik yang dikeluarkan melalui perundang-undangan, peraturan-peraturan pemerintah, surat-surat keputusan menteri dan pejabat pemerintah, dan sebagainyamerupakan arahan yang harus diperhitungkan oleh organisasi. Kebijaksanaan-kebijaksanaan tersebut sudah barang tentu akan mempengaruhi program-program pengembangan sumber daya manusia dalam organisasi yang bersangkutan.
Berawal dari amanat Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006
tentang Administrasi Kependudukan bahwa, Pemerintah wajib
memberikan Nomor Induk Kependudukan (NIK) kepada setiap
penduduk Indonesia serta mencantumkannya dalam setiap dokumen
kependudukan. Selanjutnya dikeluarkan Peraturan Presiden Nomor 26
Tahun 2009 tentang Penerapan KTP Berbasis NIK Secara Nasional,
dimana setiap penduduk Indonesia Wajib KTP, harus memiliki KTP
yang mempunyai spesifikasi dan format KTP Nasional dengan sistem
commit to user
pengamanan khusus. Maka sebagai tindak lanjut Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun 2009 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 35 Tahun 2010, Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri melakukan kontrak dengan konsorsium. Dimana salah satu isi kontrak tersebut, selain untuk penerbitan e-KTP, juga memprogram kegiatan Bimbingan teknis bagi operator e-KTP. Seperti yang disampaikan oleh Subandi, SH.,MH. selaku Ketua Tim Penyelenggara Bintek berikut ini:
“sejarah bintek tu kan, Kemendagri kontrak dengan konsorsium PNRI. Nah, isi dari kontrak itu salah satunya selain untuk pencetakan e-KTP, adalah melakukan bintek ke operator seluruh Indonesia.” (wawancara dengan Subandi, SH.,MH.
tanggal 17 September 2013)
Sehingga sebagai penyelenggara pelayanan e-KTP di Surakarta, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil wajib melaksanakannya.
b. Sosio-Budaya Masyarakat
Faktor sosio-budaya masyarakat tidak dapat diabaikan oleh suatu organisasi. Hal ini dapat dipahami karena suatu organisasi apapun didirikan untuk kepentingan masyarakat yang mempunyai latar belakang sosio-budaya yang berbeda-beda. Oleh sebab itu dalam mengembangkan sumber daya dalam suatu organisasi faktor ini perlu dikembangkan.
Meskipun program Bimbingan teknis ini merupakan amanat
dari Kemendagri, dimana manajemen pelaksanaannya berikut materi-
materi yang diberikan telah diatur pula dalam SOP, namun
pelaksanaannya tetap harus disesuaikan dengan kondisi sosio-budaya masyarakat setempat. Begitu puladi Dispendukcapil Surakarta, terutama mengenai pelayanan yang bersifat non-teknis. Budaya masyarakat Surakarta yang dikenal selalu berbudi bahasa halus, harus diterapkan pula oleh para petugas pelayanan yang berhadapan langsung dengan masyarakat. Sehingga masyarakat merasa dihargai dan menciptakan suasana kekeluargaan antara petugas pelayanan e- KTP dengan masyarakat sebagai pemohon e-KTP.
c. Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di luar organisasi dewasa ini telah sedemikian pesatnya. Sudah barang tentu suatu organisasi yang baik harus mengikuti arus tersebut. Untuk itu maka organisasi harus mampu untuk memilih teknologi yang tepat untuk organisasinya, serta kemampuan karyawan organisasi pun harus diadaptasikan dengan kondisi tersebut.
Penerapan e-KTP baik secara langsung atau tidak memang
mengadopsi kebijakan yang sudah dilakukan di beberapa negara maju
seperti Austria, Belgia, Italia, Spanyol, Uni Emirat Arab, Mesir dan
China. Kebijakan tersebut adalah e-ID, dimana setiap penduduk
memiliki satu e-ID yang berfungsi tidak hanya sebagai kartu identitas
tetapi juga dapat digunakan di berbagai aktivitas pemerintahan yang
lain. Untuk menerbitkan e-KTP yang memiliki konsep sama dengan e-
ID di atas perlu melalui beberapa tahapan, seperti proses verifikasi,
commit to user
validasi dan update data penduduk, perekaman pasphoto, tanda tangan dan perekaman sidik jari penduduk serta pengirimannya ke Data Center Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri dengan menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi.
Tahapan proses di atas tentunya menggunakan perangkat- perangkat elektronik yang tidak sama dengan penerbitan KTP konvensional. Pelayanan penerbitan KTP Elektronik menggunakan perangkat-perangkat elektronik yang lebih modern dan canggih, antara lain signature pad, fingerprint scanner, iris scanner, smartcard reader/writer, dan lain sebagainya. Adanya program Bintek ini
bertujuan meningkatkan kemampuan tenaga operator untuk mengoperasikan perangkat penerbitan KTP Elektronik pada tempat- tempat pelayanan KTP Elektronik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan di Kecamatan.
2. Metode Pengembangan Sumber Daya Manusia
Menurut yang dikemukakan oleh Subandi, SH.,MH. selaku Ketua
Tim Penyelenggara Bintek, materi yang diberikan dalam bintek ini
sebagian besar berupa praktek. Pemberian teori hanyalah sebagai bentuk
pengetahuan saja. Hal ini disesuaikan dengan tujuan dan sasaran program
Bintek yang hampir seluruhnya juga bersifat pelayanan teknis sehingga
pelatihan ini dinamakan Bimbingan Teknis. Di samping itu tugas operator
e-KTP utamanya adalah sebagai yang menjalankan fungsi tiap-tiap perangkat dalam proses penerbitan e-KTP,
“kita langsung praktek mbak, lebih banyak ke praktek. Jadi teori itu muatannya hanya sekitar 25%. Karena nantinya kan mereka di lapangan akan berhadapan langsung dengan pemohon, jadi mereka langsung uji coba dihadapkan dengan alat supaya mereka benar- benar menguasai peralatan yang dipakai.” (wawancara dengan Subandi, SH.,MH. tanggal 17 September 2013)
Berdasarkan hasil wawancara di atas yang kemudian Penulis juga bandingkan dengan rincian materi yang tertulis dalam setiap nota dinas yang dibuat setelah pelaksanaan bintek. Dalam beberapa kali pelaksanaan bintek, rata-rata memiliki rincian materi yang sama yakni: materi SOP Pelayanan e-KTP; materi umum TI e-KTP; praktek rekam sidik jari, foto e-KTP, dan iris mata; serta simulasi pelayanan e-KTP.
No Materi Nara Sumber
1 Materi I:
SOP Pelayanan e-KTP
Kepala Dispenduk Capil, Drs. MAMIEK M. HADI, M.Si 2 Materi II:
Materi Umum TI e-KTP
Kasi Identitas Penduduk SUBANDI, SH. MH 3 Materi III:
Praktek Rekam Sidik Jari, Foto e-KTP dan Iris Mata
Staf Seksi Identitas Penduduk
AGUS MARTOPO, SE;
4 Materi IV;
Simulasi Pelayanan e-KTP
Kabid Pendaftaran Penduduk
Drs. A. SRI WAHYONO, M.Si
