Dokumen Tata Kelola

(1)

1

Dokumen Tata Kelola

Manage Service Agreement Layanan Pengadaaan Perangkat Keras Jurusan Sistem Informasi ITS

Anggota Kelompok:

1. Shania Olivia Zayyin 5213100050 2. Fajar Ratna Handayani 5213100052 3. Daniel Anjas Marbun 5213100058 4. Lutfi Nur Fadzilah 5213100059

Kelompok 5 TKTI - D

(2)

2

DAFTAR ISI

BAB 1. PENDAHULUAN ... 3

BAB 2. PEDOMAN, PANDUAN, KEBIJAKAN ... 5

PEDOMAN ... 6

Dasar dan Acuan ... 6

Tujuan ... 6

Istilah dan Definisi ... 7

Penanggung Jawab ... 7

PANDUAN ... 8

Ruang Lingkup ... 8

Tujuan dan Indikator Kerja ... 9

KEBIJAKAN ... 10

BAB 3. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN KONTROL ... 19

Hierarchy Document ... 20

BAB 4. PROSEDUR ... 21

BAB 5. FORMULIR ... 80

LAMPIRAN ... 91

(3)

3

BAB 1. PENDAHULUAN

Tata kelola TI memiliki peran yang penting dalam memberikan keunggulan dalam persaingan di dunia usaha. IT Governance mengintegrasikan dan menginstitusikan praktek yang baik untuk memastikan bahwa TI mendukung tujuan usaha. IT Governance memungkinkan organisasi untuk mengambil keuntungan penuh dari informasinya, sehingga memaksimalkan keuntungan, memanfaatkan peluang dan mendapatkan keuntungan kompetitif. Dengan adanya tata kelola yang baik, diharapkan TI yang ada mampu memenuhi tujuan organisasi. TI dikelola dengan mengikuti good and best practice standar tata kelola akan memastikan bahwa informasi dan teknologi yang ada mendukung proses bisnis, sumber daya yang ada digunakan dengan tanggung jawab dan risiko yang telah dikendalikan dengan tepat. Hal tersebut akan mendukung tujuan dari tatakelola TI yaitu memastikan bahwa perfomance TI telah sesuai dengan keinginan.

Manage Service Level Agreement merupaan salah satu bentuk tata kelola yang bertujuan untuk menyelaraskan aktivasi layanan teknologi informasi dan tingkat layanan dengan kebutuhan perusahaan dan harapan, termasuk identifikasi, spesifikasi, desain, penerbitan, perjanjian, dan pemantauan layanan TI, tingkat layanan dan indikator kinerja. Jurusan Sistem Informasi (JSI) ITS sebagai organisasi menempatkan pentingnya dukungan teknologi informasi dalam menunjang keberhasilan pencapaian tujuan organisasi.

Layanan TI yang dimiliki oleh JSI ITS sudah baik dalam infrastruktur, namun terdapat beberapa hal yang masih kurang jelas dalam penerapan alur pengajuan layanan pengadaan perangkat kerasnya.

Berikut ini beberapa jawaban hasil wawancara yang kami dapatkan dari narasumber terkait alur pengajuan layanan pengadaan perangkat keras beserta dengan agreement terkait layanan tersebut.

Layanan pengadaan perangkat keras yang ada di JSI tergantung dengan kebutuhan yang diajukan ke jurusan. Dari masing-masing pihak yang membutuhkan membuat daftar kebutuhannya sendiri-sendiri, misalkan Lab MSI membutuhkan PC, AC dan printer. Kemudian Lab tersebut membuat daftar kebutuhan yang selanjutnya diberikan kepada jurusan untuk diacc dan diproses lebih lanjut. Nantinya jurusan akan menentukan seberapa besar pentingnya pengadaan permintaan hardware tersebut tergantung dengan kebutuhan dari Lab itu sendiri dan besar dana yang akan dikeluarkan untuk pengadaan tersebut.

Di Indonesia sendiri telah terdapat regulasi yang mengatur bagaimana pelaksanaan pengadaan barang/jasa pada institusi pemerintah. Regulasi tersebut telah diatur dan ditetapkan pada Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 tentang perubahan keempat atas peraturan presiden nomor 54 tahun 2010 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah. Untuk pengadaan hardware di JSI, pihak terkait diantaranya kajur selaku penanggung jawab dari setiap dokumen yang diajukan oleh JSI, ITS dan Pak Jarwo. ITS memiliki tanggung jawab dalam melakukan pengadaan hardware dalam jumlah nominal pengeluaran diatas Rp 50 juta. Sedangkan Pak Jarwo merupakan penanggung jawab pengadaan hardware dalam jumlah kecil dibawah Rp 50 juta.

Untuk masalah garansi tentunya sudah diatur dalam keppres, segala bentuk pengadaan barang/jasa harus mengacu pada keppres karena apabila terdapat sesuatu yang tidak sesuai dengan keppres maka dapat menjadi masalah apabila KPK melakukan audit. Tentunya terdapat garansi pada hardware, garansi tersebut dibagi menjadi garandi pabrik dan garansi perusahaan. Garansi pabrik merupakan tenggang waktu yang diperbolehkan dan merupakan tanggungjawab pabrik apabila terdapat kerusakan pada tenggang waktu tertentu. Pada kondisi ini, jurusan dapat langsung menghubungi pabrik untuk meminta penggantian kerusakan hardware. Sedangkan garansi perusahaan merupakan tenggang waktu yang diberikan oleh perusahaan untuk menangani kerusakan sesuai dengan waktu yang telah disepakati kedua belah pihak yaitu perusahaan dan ITS. Biasanya garansi perusahaan ini lebih lama dibandingkan dengan garansi yang diberikan oleh pabrik.

(4)

4 Namun disini masih terdapat beberapa kekurangan yang dimiliki oleh JSI sebagai organisasi yang menggunakan TI sebagai salah satu pendukung utama proses binisnya, yaitu tidak terdapat catalog IT sebagai dokumentasi yang menjelaskan mengenai layanan apa saja yang dimiliki. Selain itu tidak terdapat default form/template untuk mengajukan permintaan kebutuhan hardware. Sejauh ini setiap pihak yang membutuhkan hardware di JSI, membuat dokumen pengajuan permintaan hardware sesuai dengan format yang dibuat oleh masing-masing lab sehingga format lab satu berbeda dengan yang lainnya.

Saat ini JSI ITS membutuhkan perancangan dokumen tata kelola proses manage service agreement untuk memastikan apakah layanan pengadaan perangkat keras yang ada dapat tersampaika dengan baik kepada pengguna dan memastikan sejauh mana tingkat layanan TI yang ada di JSI ITS, dalam hal ini akan menggunakan COBIT 5 –APO09 sebagai acuan utama. Management Practice yang digunakan diantaranya APO09.01 – Identify IT services, APO09.02 – Catalogue IT-enabled services, APO09.03 Define and prepare service agreement, APO09.04 Monitor and report service levels, dan APO09.05 – Review service agreements and contracts.

APO09.01 digunakan sebagai Management Practice karena merupakan pedoman dalam menganalisa kebutuhan untuk menyelaraskan layanan pengadaan perangkat keras dan tingkat pelayanan dengan kebutuhan dan harapan perusahaan dengan tujuan untuk mengidentifikasi layanan pengadaan perangkat keras yang lebih spesifik untuk menganalisis apa saja yang harus dilakukan dalam menyediakan layanan pengadaan perangkat keras yang mendukung proses bisnis Jurusan Sistem Informasi (JSI). APO09.02 digunakan dalam dokumen tata kelola karena JSI yang belum memiliki katalog TI sehingga perlu dibuatkan dokumen tata kelola yang mena=gatur tentang katalog TI tersebut, APO09.03 digunakan karena digunakan untuk memberikan petunjuk dalam menentukan dan mempersiapkan persetujuan layanan pengadaan perangkat keras. Sedangkan APO09.04 ditujukan untuk memberikan petunjuk kepada pihak terkait dalam memantau bagaimana level layanan pengadaan perangkat kerasdiberikan yang nantinya akan dilaporkan capaian, ketersediaan, dan trends level layanan yang ada pada Jurusan Sistem Informasi (JSI), dan yang terakhir adalah APO09.05 yang digunakan untuk memberikan aturan dalam meninjau dan merevisi persetujuan layanan pengadaan perangkat keras secara periodik untuk menghasilkan Service Level Agreement dan memastikan layanan pengadaan perangkat keras yang disetujui telah efektif dan sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada pada organisasi sehingga kontrol yang telah disepakati bersama mencapai tujuan yang diinginkan.

(5)

5

BAB 2. PEDOMAN, PANDUAN, KEBIJAKAN

LEMBAR PENGESAHAN Pemilik Dokumen :

Nomor Dokumen :

VERSI

Versi Tanggal Deskripsi Penanggung Jawab

Pengesahan

(By signing below, all Approvers agree to all terms and conditions outlined in this Agreement.)

Disahkan Oleh Jabatan Tanda Tangan Tanggal Pengesahan

(6)

6

Jurusan Sistem Informasi

PD – APO09 – 01 No. Rilis : No. Revisi :

PENDAHULUAN

Tgl Terbit : Halaman :

PEDOMAN

Dasar dan Acuan

Dasar dalam pembuatan dokumen tata kelola proses Manage Service Agreements, yaitu:

• Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2012 Mengenai penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik

• Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Acuan dalam pembuatan dokumen tata kelola proses Manage Service Agreements, yaitu:

• ITIL V3 2011

o Demand Management

o Service Portfolio Management o Service Catalogue Management o Service Level Management o Service Reporting

• ISO/IEC 20000

o Planning and implementing new or changed services o Service level management

Tujuan

Tujuan pembuatan tata kelola TI pada proses Manage Service Agreement yaitu:

1. Mencapai layanan TI yang sesuai dengan kebutuhan bisnis

2. Memastikan layanan TI dan tingkat pelayanan memenuhi kebutuhan perusahaan saat ini dan masa depan.

3. Perusahaan dapat secara efektif memanfaatkan layanan TI seperti yang didefinisikan dalam sebuah katalog.

4. Persetujuan layanan mencerminkan kebutuhan perusahaan dan kemampuan layanan TI.

5. Kinerja layanan TI sebagaimana diatur dalam persetujuan layanan

(7)

7

Istilah dan Definisi

Berikut merupakan daftar definisi dan istilah yang digunakan dalam template dokumen tata kelola ini:

APO : Align, Plan, Organise PD : Pedoman

PN : Panduan KE : Kebijakan PR : Prosedur FM : Formulir

Kajur : Ketua Jurusan SI ITS Sekjur : Sekertaris Jurusan SI ITS Kalab : Kepala Lab

KP : Kepala Sub Bagian (Kasubbag) Pengadaan KU: Kepala Sub Bagian (Kasubbag) Keuangan

Penanggung Jawab

JABATAN PENANGGUNG JAWAB PADA PERUSAHAAN

Kajur Mengambil Keputusan dan Memberikan Persetujuan atas segala proses Manage Service Agreements.

Sekjur Melakukan peninjauan, pemantauan, dan pengarahan terhadap pengajuan pengadaan perangkat keras dan segala bentuk

persetujuan (agreement).

Kalab Bertanggung jawab atas pengajuan pengadaan perangkat keras untuk laboratorium

KP Melakukan pengadaan perangkat keras sesuai persetujuan Kepala jurusan

KU Mengetahui segala bentuk persetujuan layanan pengadaan perangkat keras.

(8)

8

Jurusan Sistem Informasi

PN – APO09 – 01 No. Rilis : No. Revisi : Mengelola Perjanjian Layanan

Pengadaan Perangkat Keras

PANDUAN

Ruang Lingkup

Ruang lingkup/scope proses Manage Service Agreement berisi aktivitas-aktivitas dari proses Manage Service Agreement:

- APO09.01 Identify IT services

Berikut adalah beberapa ruang lingkup dari control APO09.01 dengan studi kasus layanan pengadaan perangkat keras Jurusan Sistem Informasi

1. Menganalisa, kegiatan proses bisnis untuk mengidentifikasi kebutuhan layanan pengadaan perangkat keras

2. Menganalisa, mempelajari, dan memperkirakan kebutuhan kapasitas pengadaan perangkat keras

3. Membandingkan kebutuhan yang diidentifikasi untuk komponen layanan yang sudah ada. Jika memungkinkan, paket yang ada pada komponen ke dalam paket layanan baru untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berhasil diidentifikasi. Bila memungkinkan, mencocokan permintaan untuk paket layanan pengadaan perangkat keras dan menciptakan layanan standar untuk memperoleh efisiensi secara keseluruhan.

- APO09.02 Catalogue IT-enabled services

1. Membuat dan mempublikasikan katalog layanan pengadaan perangkat keras.

2. Menginformasikan setiap pembaruan atau perubahan katalog layanan 3. Mendiskusikan masalah layanan pengadaan perangkat keras.

- APO09.03 Define and prepare service agreements

1. Menganalisis kebutuhan (requirement analysis) untuk perjanjian layanan pengadaan perangkat lunak. Mempertimbangkan aspek-aspek manajemen kualitas seperti frekuensi layanan, ketersediaan, kinerja/performa, kapasitas, kemananan, kepatuhan dan masalah regulasi, kegunaan, dan kendala.

2. Draft perjanjian layanan pengadaan perangkat keras, paket layanan, dan pilihan level layanan di katalog layanan.

(9)

9 3. Menentukan, menyetujui, dan mendokumentasikan perjanjian operasional internal

untuk mendukung perjanjian layanan pengadaan perangkat keras.

4. Berhubungan dengan manajemen pemasok (supplier) untuk memastikan bahwa bahwa kontrak komersialyang sesuaidengan penyedia layanan eksternal yang mendukung layanan pengadaan perangkat keras.

5. Finalisasi perjanjian layanan pengadaan perangkat keras.

- APO09.04 Monitor and report service levels

1. Membangun dan memelihara langkah-langkah untuk memantau dan mengumpulkan data level layanan.

2. Evaluasi kinerja dan memberikan laporan rutin dan formal kinerja perjanjian layanan, termasuk penyimpangan dari nilai-nilai yang disepakati. Mendistribusikan laporan ini kepada manajemen hubungan bisnis.

3. Memberikan ulasan rutin untuk meramalkan dan mengidentifikasi tren kinerja tingkat pelayanan.

4. Memberikan informasi manajemen yang tepat untuk membantu manajemen kinerja.

5. Menyetujui rencana aksi dan remediations untuk setiap masalah kinerja atau kecenderungan negatif.

- APO09.05 Review service agreements and contracts

1. Secara teratur meninjau perjanjian layanan pengadaan perangkat keras sesuai dengan requirement yang disepakati untuk memastikan bahwa mereka efektif dan up to date.

2. Memberikan kepastian terhadap layanan yang disetujui.

Tujuan dan Indikator Kerja

Tujuan Indikator Kinerja

Jurusan Sistem Informasi dapat secara efektif memanfaatkan layanan pengadaan perangkat keras.

Jumlah proses bisnis dengan perjanjian layanan pengadaan perangkat keras yang tidak diterangkan.

Perjanjian layanan pengadaan perangkat keras mencerminkan kebutuhan Jurusan Sistem Informasi.

Persen layanan pengadaan perangkat keras yang hidup yang tercantum pada perjanjian layanan pengadaan perangkat keras

Persen kepuasan pelanggan bahwa layanan pengadaan perangkat keras memenuhi kebutuhan yang sesuai dengan perjanjian.

Layanan pengadaan perangkat keras dilaksanakan sebagaimana diatur dalam perjanjian layanan pengadaan perangkat keras.

Jumlah dan tingkat keparahan dari pelanggaran layanan pengadaan perangkat keras.

Persen layanan yang dipantau untuk tingkat pelayanan pengadaan perangkat keras.

Persen target layanan pengadaan perangkat keras yang terpenuhi.

(10)

10

Jurusan Sistem Informasi

KE – APO09 – 01 No. Rilis : No. Revisi : Mengidentifikasi Layanan

TI

KEBIJAKAN

1. TUJUAN

Kebijakan ini bertujuan untuk memberikan aturan terhadap pihak yang terkait mengenai bagaimana mengidentifikasi layanan pengadaan perangkat keras yang telah diterapkan di Jurusan Sistem Informasi. Dengan harapan, layanan tersebut dapat di perbaiki atau lebih ditingkatkan performanya sehingga tujuan utama untuk mendukung proses bisnis di oragnisasi bisa tercapai.

2. RUANG LINGKUP

Kebijakan ini mengatur service agreement yang mencakup identifikasi layanan pengadaan perangkat keras, langkah-langkah yang dilakukan dalam menyediakan layanan, menyetujui layanan yang potensial, dan membandingkan service portfolio yang sudah ada dengan yang akan digunakan sehingga dari perbandingan tersebut didapatkan keputusan apakah sebaiknya layanan tetap digunakan, diubah, di perbaiki atau di tingkatkan performa layanan atau tidak digunakan sama sekali.

3. PENGERTIAN ISTILAH

1. Manage Service Agreement adalah pengelolaan layanan yang sudah disepakati untuk digunakan untuk mendukung proses bisnis.

2. Service Portfolio adalah tinjauan tentang layanan dan rincian lebih spesifik mengenai setiap aplikasi atau layanan dapat ditemukan dalam dokumentasi kebutuhan fungsional.

4. KEBIJAKAN

Dalam melakukan beberapa sub aktivitas di dalam sebuah aktivitas Identifikasi Layanan pengadaan perangkat keras, terdapat beberapa kebijakan diantaranya yaitu:

a. Pengidentifikasian layanan pengadaan perangkat keras harus dilakukan oleh pihak yang bertanggungjawab pada layanan pengadaan perangkat keras dan dikontrol oleh pihak yang berwenang pada level strategis.

b. Langkah-langkah dalam menyediakan layanan pengadaan perangkat keras dibuat pihak tactical dan disetujui oleh pihak strategis.

c. Pengidentifikasian layanan pengadaan perangkat keras harus didokumentasikan dan disampaikan di awal sehingga layanan sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

d. Pengidentifikasian layanan pengadaan perangkat keras harus mempertimbangkan layanan yang sudah ada atau yang sudah diterapkan pada Jurusan Sistem Informasi.

e. Melakukan peninjauan dan evaluasi terhadap layanan yang sudah di terapkan.

(11)

11

Jurusan Sistem Informasi

KE – APO09 – 01 No. Rilis : No. Revisi : Kebijakan Kebutuhan

Penyediaan Layanan

KEBIJAKAN

1. TUJUAN

Kebijakan ini bertujuan untuk mengidentifikasi layanan pengadaan perangkat keras yang lebih spesifik untuk menganalisis apa saja yang harus dilakukan dalam menyediakan layanan yang mendukung proses bisnis di Jurusan Sistem Informasi. Penyediaan layanan akan disesuaikan dengan komponen-komponen yang dibutuhkan untuk merilis sebuah layanan baru atau meningkatkan layanan tersebut. Selanjutnya dapat memberikan peninjauan terhadap layanan portofolio yang telah disediakan atau layanan portfolio yang akan dibuat.

Kebijakan ini mengatur service agreement yang mencakup identifikasi layanan pengadaan perangkat keras, langkah-langkah yang dilakukan dalam menyediakan layanan, menyetujui layanan yang potensial, dan membandingkan service portfolio yang sudah ada dengan yang akan digunakan sehingga dari perbandingan tersebut didapatkan keputusan apakah sebaiknya layanan tetap digunakan, diubah, di perbaiki atau di tingkatkan performa layanan atau tidak digunakan sama sekali.

1. Manage Service Agreement adalah pengelolaan layanan yang sudah disepakati untuk digunakan untuk mendukung proses bisnis.

2. Service Portfolio adalah tinjauan tentang layanan dan rincian lebih spesifik mengenai setiap aplikasi atau layanan dapat ditemukan dalam dokumentasi kebutuhan fungsional.

4. KEBIJAKAN

Dalam melakukan beberapa sub aktivitas di dalam sebuah aktivitas Kebutuhan Penyediaan Layanan pengadaan perangkat keras, terdapat beberapa kebijakan yaitu:

a. Langkah-langkah penyediaan layanan pengadaan perangkat keras harus mengacu pada standar COBIT 5.

b. Pihak-pihak yang bertanggung jawab menyediakan kebutuhan layanan pengadaan perangkat keras sesuai dengan aktivitas proses bisnis

c. Kebutuhan layanan didokumentasikan dalam bentuk SLR (Service Level Requirements) d. Kebutuhan layanan yang teridentifikasi dibandingkan dengan komponen yang sudah ada

dalam bentuk Service Specification Sheet.

e. Hasil kesepakatan perbandingan service portfolio harus dengan persetujuan

(12)

12

Jurusan Sistem Informasi

KE – APO09 – 02 No. Rilis : No. Revisi :

Layanan Katalog TI

KEBIJAKAN

1. TUJUAN

Kebijakan ini bertujuan untuk memberikan aturan terhadap pihak yang terkait mengenai langkah untuk menentukan dan memperbaiki katalog layanan pengadaan perangkat keras untuk menyesuaikan target yang sudah dibuat. Layanan Katalog pengadaan perangkat keras yang telah dibuat akan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis di Jurusan Sistem Informasi.

Kebijakan ini mengatur service agreement yang mencakup proses perbaikan katalog layanan pengadaan perangkat keras dan langkah perbaikan layanan di Jurusan Sistem Informasi secara langsung dalam katalog layanan.

1. Manage Service Agreement adalah pengelolaan layanan yang sudah disepakati untuk digunakan untuk mendukung proses bisnis.

2. Katalog layanan adalah katalog yang berisi informasi akurat terkait semua operasional layanan TI seperti rincian dan dokumentasi kebutuhan fungsional.

4. KEBIJAKAN

Beberapa kebijakan mengenai aktivitas perbaikan katalog layanan pengadaan perangkat keras di yaitu sebagai berikut ini:

a. Mendokumentasikan informasi layanan pengadaan perangkat keras dalam Service Catalogue secara mendetail

b. Mereview katalog layanan pengadaan perangkat keras dilakukan secara berkala.

c. Mengevaluasi katalog layanan pengadaan perangkat keras yang disesuaikan dengan layanan yang sedang dibutuhkan Jurusan Sistem Informasi

d. Perbaikan katalog layanan pengadaan perangkat keras dilakukan jika dibutuhkan dan disesuaikan dengan hasil review.

e. Persetujuan perbaikan layanan katalog harus melibatkan stakeholder.

(13)

13

Jurusan Sistem Informasi

KE – APO09 – 03 No. Rilis : No. Revisi : Menentukan dan

Mempersiapkan Persetujuan Layanan

KEBIJAKAN

1. TUJUAN

Kebijakan ini bertujuan untuk memberikan petunjuk dalam menentukan dan mempersiapkan persetujuan layanan yang baik yang mana kebijakan ini juga berlandaskan pada pemilihan layanan yang ada di dalam katalog layanan.

Kebijakan ini mengatur service agreement yang mencakup bagaimana analisis kebutuhan persetujuan layanan, langkah-langkah dalam menyepakati dokumen operasional internal untuk mendukung persetujuan layanan yang akan diberikan pada Jurusan Sistem Informasi, memastikan kontrak komersial terhadap supplier mendukung persetujuan layanan, serta langkah dalam menyelesaikan persetujuan layanan di Jurusan Sistem Informasi dengan business continuity management.

1. Manage Service Agreement adalah pengelolaan layanan yang sudah disepakati untuk digunakan untuk mendukung proses bisnis.

2. Dokumen operasional adalah dokumen berisi rincian dan standar operasional layanan yang mendasari seluruh aktivitas yang terkait.

3. Kontrak komersial adalah sebuah kontrak secara komersil antara customer dengan supplier.

4. Business continuity management adalah suatu sistem manajemen yang mampu mengelola keseluruhan kemampuan organisasi dalam menghadapi insiden yang tidak diinginkan. Konsultan akan membantu dalam persiapan, memahami standard, menmbangun sistem, mengimplementasi sistem, mengaudit penerapan sistem, sampai kepada pendampingan sertifikasinya

4. KEBIJAKAN

Beberapa kebijakan mengenai dokumen kesepakatan operasional internal pengadaan perangkat keras di Jurusan Sistem Informasi yaitu sebagai berikut:

a. Dokumen kesepakatan operasional internal pengadaan perangkat keras meliputi:

1. Daftar layanan pengadaan perangkat keras

2. Penanggungjawab layanan pengadaan perangkat keras 3. Perubahan layanan pengadaan perangkat keras

4. Lembar persetujuan pihak level tactical 5. Lembar persetujuan pihak level strategis

b. Dokumen kesepakatan operasional internal harus diketahui oleh pihak tactical dan strategis c. Dokumen kesepakatan operasional internal disusun oleh bagian operasional.

(14)

14 Beberapa kebijakan untuk memastikan kontrak komersial terhadap supplier mendukung persetujuan layanan pengadaan perangkat keras:

a. Adanya komunikasi dan koordinasi yang terarah

b. Adanya penanggungjawab dokumen kontrak yang jelas, yaitu bagian administrasi.

c. Penentuan kontrak supplier dengan persetujuan pihak tactical maupun strategis.

d. Memiliki solusi penanganan ketika layanan tidak sesuai SLA yaitu eskalasi.

e. Penentuan ukuran waktu penanganan layanan dalam SLR/SLA

(15)

15

Jurusan Sistem Informasi

KE – APO09 – 04 No. Rilis : No. Revisi : Pemantauan dan Pelaporan

Level Layanan

KEBIJAKAN

1. TUJUAN

Tujuan diadakannya kebijakan Pemantauan dan Pelaporan Level Layanan ini adalah untuk memberikan petunjuk kepada pihak terkait dalam memantau bagaimana level layanan diberikan yang nantinya akan dilaporkan capaian, ketersediaan, dan trends level layanan yang ada pada Jurusan Sistem Informasi. Harapannya adalah untuk melihat feedback dari level layanan yang telah disediakan sehingga dapat mengetahui langkah selanjutnya dalam meberikan level layanan yang sesuai.

Kebijakan ini mencakup aturan dalam mengumpulkan data mengenai service level, mengevaluasi performa dan menyediakan laporan performa persetujuan layanan, meramalkan dan mengidentifikasi trends, mendukung manajemen performa, dan menyetujui perencanaan dan pencegahan untuk berbagai masalah negatif terkait performa dan trends.

1. Level layanan (Service level) merupakan parameter atau ukuran kinerja pada suatu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggannya.

2. Service Level Performance Report adalah laporan hasil kinerja dalam pemenuhan kebutuhan pelanggan

3. Trends adalah kecenderungan terhadap sesuatu atau pola perubahan bertahap yang terjadi dari waktu-ke waktu.

4. KEBIJAKAN

Beberapa kebijakan mengenai Pemantauan dan Pelaporan Level Layanan pengadaan perangkat keras yaitu sebagai berikut:

1. Setiap langkah pada aktivitas dilakukan secara runut untuk mendapatkan tindakan pencegahan terhadap performa atau trend yang mengarah pada hal negatif.

2. Pemantauan level layanan ditinjau dan dipertimbangkan berdasarkan trend yang ada.

3. Perbaikan perencanaan tindakan dibuat bila diperlukan untuk menentukan deviasi manajemen resource.

4. Pemantauan dan pelaporan level layanan dilakukan secara berkala dan didokumentasikan dengan jelas aktivitas dan pihak yang bertanggung jawab

(16)

16

Jurusan Sistem Informasi

KE – APO09 – 05 No. Rilis : No. Revisi : Peninjauan Persetujuan

Layanan dan Kontrak

KEBIJAKAN

1. TUJUAN

Kebijakan ini bertujuan untuk memberikan aturan dalam meninjau dan merevisi persetujuan layanan secara periodik untuk menghasilkan Service Level Agreement dan memastikan layanan yang disetujui telah efektif dan sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada pada Jurusan Sistem Informasi sehingga kontrak yang telah disepakati bersama dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

Kebijakan ini mengatur langkah-langkah dalam melakukan peninjauan, bagaimana pengaruh feedback pelanggan mengenai keefektifan dan kemampuan resource terhadap evaluasi SLA, serta memastikan keefektifan dan keadaptifan layanan terhadap situasi dan kondisi pada Jurusan Sistem Informasi.

1. Level layanan (Service level) merupakan parameter atau ukuran kinerja pada suatu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggannya.

2. Service Level Agreement adalah bagian dari perjanjian layanan secara keseluruhan antara dua pihak untuk peningkatan kinerja selama masa kontrak.

3. Feedback dalam dokumen ini bermakna sebagai tanggapan dari pengguna atas pelayanan yang diberikan oleh organisasi.

4. KEBIJAKAN

Beberapa kebijakan yang mengatur Peninjauan Persetujuan Layanan dan Kontrak pengadaan perangkat keras di Jurusan Sistem Informasi yaitu sebagai berikut:

a. Peninjauan persetujuan layanan dilakukan secara berkala sesuai syarat yang disepakati b. Pembaharuan SLA diperuntukkan bagi pihak internal dilakukan oleh stakeholder terkait

dan disetujui oleh pihak pada level strategis.

c. Evaluasi untuk pembaruan SLA dibuat dengan pertimbangan hasil kualitas layanan dari feedback.

d. Layanan pengadaan perangkat keras harus disetujui dan didokumentasikan target tingkat layanan dan tanggung jawab dalam SLA

e. Target layanan dari SLA harus sesuai dan merepresentasikan kebutuhan bisnis dan memenuhi harapan kedua belah pihak

f. Proses peninjauan persetujuan layanan dilakukan oleh pihak yang berada pada level strategis dan tactical.

g. Ketua Jurusan harus mengetahui dan memahami layanan yang di sediakan agar menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis atau kondisi yang ada di Jurusan Sistem Informasi.

(17)

17

Jurusan Sistem Informasi

KE – APO09 – 06 No. Rilis : No. Revisi : Peninjauan Performa

Service Level

KEBIJAKAN

1. TUJUAN

Kebijakan ini bertujuan untuk memberikan aturan mengenai peningkatan kualitas atau performa layanan (service level) berdasarkan hasil pemantauan service level. Peninjauan performa tingkat layanan akan disesuaikan dengan Service Level Agreement.

Kebijakan ini mengatur langkah-langkah dalam melakukan peninjauan terhadap performa service level agar performa layanan saat ini dapat dievaluasi sehingga tingkat layanan dapat di perbaiki, dirubah maupun ditingkatkan. Kebijakan ini juga mengatur mengenai apakah service level sudah sesuai dengan yang diharapkan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Jurusan Sistem Informasi.

1. Level layanan (Service level) merupakan parameter atau ukuran kinerja pada suatu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggannya.

2. Service Level Agreement adalah bagian dari perjanjian layanan secara keseluruhan antara dua pihak untuk peningkatan kinerja selama masa kontrak.

4. KEBIJAKAN

Beberapa kebijakan yang mengatur mengenai aktivitas Peninjauan Performa Service Level adalah sebagai berikut:

a. Melakukan kaji ulang secara berkala terhadap kinerja peforma layanan

b. Melakukan perbaikan berkelanjutan pada pengelolaan layanan sesuai kaidah yang berlaku c. Peningkatan kualitas harus mempertimbangkan target layanan yang sudah disepakati

bersama

d. Peningkatan kualitas layanan pengadaan perangkat keras harus di rencanakan dan ada evaluasi pengukuran performa service level

e. Penyedia layanan pengadaan perangkat keras harus bertanggung jawab dalam memastikan kualitas layanan yang diberikan

f. Langkah-langkah dalam peninjauan performa layanan mengacu pada standard ITIL

(18)

18

Jurusan Sistem Informasi

KE – APO09 – 07 No. Rilis : No. Revisi : Pemenuhan Kriteria

Layanan

KEBIJAKAN

1. TUJUAN

Tujuan dari kebijakan ini adalah untuk memberikan aturan dalam pemeriksaan kriteria layanan telah terpenuhi dan sesuai dengan perjanjian atau Service Level Agreement yang telah disepakati bersama. Pemenuhan kriteria layanan harus didokumentasikan dengan jelas sehingga dapat diketahui apa yang menjadi kekurangan dari layanan yang disediakan.

Kebijakan ini mengatur langkah-langkah dalam pemenuhan kriteria layanan yang sesuai dengan SLA dan membutuhkan feedback dari pengguna mengenai kriteria layanan tersebut apakah sudah terpenuhi atau belum. Memastikan bahawa semua layanan harus terpenuhi kriterianya sehingga layanan selalu tersedia dan dapat diakses dengan baik.

1. Service Level Agreement adalah bagian dari perjanjian layanan secara keseluruhan antara dua pihak untuk peningkatan kinerja selama masa kontrak.

2. Feedback dalam dokumen ini bermakna sebagai tanggapan dari pengguna atas pelayanan yang diberikan.

4. KEBIJAKAN

Beberapa kebijakan yang mengatur mengenai aktivitas Pemenuhan Kriteria Layanan adalah sebagai berikut:

a. Mengutamakan pemenuhan mutu layanan dan kepuasan pelanggan sesuai Standar Prosedur Layanan

b. Mengkomunikasikan komitmen kepada seluruh pengguna layanan untuk memberikan pelayanan terbaik

c. Pemeriksaan kriteria layanan didokumentasikan dalam perjanjian atau dokumen tertulis.

d. Pemenuhan kriteria layanan di buat oleh pihak level tactical dan disetujui oleh pihak strategis

e. Pemenuhan kriteria layanan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Jurusan Sistem Informasi dan disesuaikan dengan kondisi yang dibutuhkan

f. Kriteria layanan disesuaikan dengan standard ITIL

(19)

19

BAB 3. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN KONTROL

Berikut adalah prosedur dan formulir yang akan dibuat

Kontrol Prosedur Formulir

APO09 - 01

Prosedur analisis kebutuhan layanan pengadaan perangkat

keras

Formulir Daftar Kebutuhan Pengadaan Perangkat Keras Prosedur analisis dan estimasi

kapasitas layanan Prosedur penyesuaian permintaan dengan paket layanan pengadaan perangkat

keras APO09 - 02

Prosedur pembuatan katalog layanan pengadaan perangkat

keras

Formulir Pembuatan Katalog Layanan

Formulir Pertanggungjawaban Pembuatan Katalog Layanan

Prosedur publikasi katalog layanan

Formulir Persiapan Publikasi Katalog Layanan Pengadaan

Perangkat Keras

Formulir Pertanggungjawaban Publikasi Katalog Layanan Pengadaan Perangkat Keras Prosedur pemberian informasi

terhadap perubahan layanan katalog

Prosedur pendiskusian masalah layanan pengadaan perangkat

keras

APO09 - 03 Prosedur penentuan dan persiapan persetujuan layanan

Formulir Daftar Layanan TI untuk Manajemen Kualitas Prosedur persetujuan layanan

pelanggan

Prosedur persetujuan dokumen operasional internal

Prosedur supplier management Formulir Perjanjian Kontrak Supplier

APO09 - 04 Prosedur perbaikan pengukuran service level

Prosedur evaluasi performa service level

Prosedur peninjauan identifikasi trend dalam performa service

level

Prosedur penyediaan manajemen informasi

(20)

20 Prosedur persetujuan

pencegahan masalah pada performa service level APO09 – 05 Prosedur peninjauan persetujuan

layanan

Prosedur pemberian kepastian terhadap layanan yang sudah

disetujui

Hierarchy Document

Berikut merupakan mapping document yang digunakan untuk memetakan dokumen yang dibutuhkan yang akan dibuat sebagai dokumen tata kelola layanan pengadaan perangkat keras dalam studi kasus di Jurusan Sistem Informasi (JSI) ITS. Pemetaan kebutuhan dokumen mencakup dokumen kebutuhan kontrol, prosedur serta formulir. Berikut merupakan gambaran pemetaan dokumen yang dibutuhkan dalam melakukan pengelolaan anggaran:

(21)

21

BAB 4. PROSEDUR

LEMBAR PENGESAHAN Pemilik Dokumen :

Nomor Dokumen :

VERSI

Versi Tanggal Deskripsi Penanggung Jawab

Pengesahan

(By signing below, all Approvers agree to all terms and conditions outlined in this Agreement.)

Disahkan Oleh Jabatan Tanda Tangan Tanggal Pengesahan

(22)

22

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PR – APO09 – 01 No. Rilis : No. Revisi : Mengidentifikasi Layanan

PROSEDUR ANALISIS KEBUTUHAN LAYANAN PENGADAAN PERANGKAT KERAS

1. DESKRIPSI PROSES

Di dalam prosedur analisis kebutuhan layanan pengadaan perangkat keras dan service level pada APO09 - 01 yaitu Mengidentifikasi Layanan Pengadaan Perangkat Keras, deskripsi proses yang akan dilakukan yaitu sebagai berikut:

•

Melakukan analisa terhadap kebutuhan bisnis beserta langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyediakan layanan pengadaan perangkat keras dan menetukan tingkatan layanan pengadaan perangkat keras yang harus diberikan untuk mendukung proses bisnis.

•

Mendiskusikan dan menyetujui layanan pengadaan perangkat keras yang potensial beserta service level nya yang terkait dengan bisnis, dan membandingkannya dengan layanan pengadaan perangkat keras yang sudah ada untuk menetukan apakah sebaiknya layanan pengadaan perangkat keras yang sudah ada membutuhkan perubahan atau mengganti layanan pengadaan perangkat keras tersebut dengan yang baru.

2. STANDAR YANG BERLAKU

Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan service level yaitu sebagai berikut:

ITIL V3 2011

• Demand Management

• Service Level Management

• Service Reporting ISO/IEC 20000

• Planning and implementing new or changed services

• Service level management

3. INDIKATOR

Indikator yang digunakan dalam proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan service level beserta tujuan TI yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :

Indikator Referensisi

Prosentase proses bisnis yang termasuk dalam service continuity targets

ISO/IEC 20000: Planning and implementing new or changed services

(23)

23 Durasi implementasi

4. INPUT

Input yang akan digunakan dalam menjalankan proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan service level adalah sebagai berikut:

• Input yang termasuk dalam proses identifikasi layanan pengadaan perangkat keras adalah proses bisnis Jurusan Sistem Informasi (JSI).

5. OUTPUT

Berikut ini merupakan hasil luaran yang dihasilkan dari proses akses layanan pengadaan perangkat keras adalah sebagai berikut:

• Menentukan gap dari layanan pengadaan perangkat keras yang diberikan.

• Menentukan standar layanan pengadaan perangkat keras yang akan digunakan.

6. AKTIVITAS

Berikut ini merupakan aktifitas-aktifitas beserta peran yang dilakukan dalam proses akses layanan pengadaan perangkat keras yaitu:

1. Kalab membuat daftar kebutuhan perangkat keras pada Lab yang kemudian diajukan kepada KP.

2. KP menerima daftar kebutuhan perangkat keras yang diberikan oleh Pihak Lab.

3. Kajur SI memberikan persetujuan terhadap pengajuan pengadaan perangkat keras yang dibutuhkan oleh Lab dan memberikan daftar kebutuhan pengadaan perangkat keras tersebut ke PITS.

4. PITS menerima daftar kebutuhan perangkat keras dari Kajur SI dan selanjutnya memproses pengadaan perangkat keras.

7. ALAT KELENGKAPAN

Kebutuhan akan peralatan-peralatan yang diperlukan selama proses ini berlangsung yaitu sebagai berikut:

• Personal Computer.

• Laptop.

• Mesin pencetak (Printer).

• Access point.

8. PELAKU

Pelaku yang terlibat dalam jalannya proses layanan pengadaan perangkat keras beserta perannya yang ada dalam diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted dan Informed) yaitu sebagai berikut:

Jabatan Peran

Pihak ITS

Kepala Jurusan SI ITS

Kepala Sub Bagian (Kasubbag) Pengadaan Kepala Lab

(24)

24

9. FLOW DIAGRAM PROCEDURE

Aktivitas Sub Aktivitas Pelaksana

Kalab KP Kajur PITS

Melakukan akses layanan

pengadaan perangkat

keras

Kalab membuat daftar kebutuhan perangkat keras pada Lab yang kemudian diajukan kepada KP KP menerima daftar kebutuhan perangkat keras yang

diberikan oleh Pihak Lab

Kajur SI memberikan persetujuan terhadap pengajuan pengadaan perangkat keras yang dibutuhkan oleh Lab dan memberikan daftar kebutuhan pengadaan perangkat

keras tersebut ke PITS

PITS menerima daftar kebutuhan perangkat keras dari Kajur SI dan selanjutnya memproses pengadaan

perangkat keras

(25)

25

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PROSEDUR ANALISIS DAN ESTIMASI KAPASITAS LAYANAN

1. DESKRIPSI PROSES

Di dalam prosedur akses layanan pengadaan perangkat keras dan service level pada APO09 - 01 yaitu Mengidentifikasi Layanan Pengadaan Perangkat Keras, deskripsi proses yang akan dilakukan yaitu menganalisa, mempelajari, dan memperkirakan permintaan masa depan dan mengkonfirmasi kapasitas layanan pengadaan perangkat keras yang sudah ada.

ITIL V3 2011

3. INDIKATOR

Indikator yang digunakan dalam proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan service level beserta tujuan pengadaan perangkat keras yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :

Indikator Referensisi

ISO/IEC 20000: Planning and implementing new or changed services Durasi implementasi

4. INPUT

Input yang akan digunakan dalam menjalankan proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan service level adalah proses bisnis Jurusan Sistem Informasi (JSI).

(26)

26

5. OUTPUT

Berikut ini merupakan hasil luaran yang dihasilkan dari proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan service level adalah menentukan standar layanan yang akan digunakan.

6. AKTIVITAS

Berikut ini merupakan aktifitas-aktifitas beserta peran yang dilakukan dalam proses analisis dan estimasi kapasitas layanan pengadaan perangkat keras yaitu:

1. Kalab membuat daftar kebutuhan layanan perangkat keras pada Lab yang kemudian diajukan kepada KP.

2. KP menerima daftar kebutuhan layanan perangkat keras yang diberikan oleh Pihak Lab.

3. Kajur dan Sekjur SI menganalisa, mempelajari, dan memperkirakan permintaan masa depan dan mengkonfirmasi kapasitas layanan pengadaan perangkat keras yang diajukan oleh Kalab.

7. ALAT KELENGKAPAN

• Laptop.

• Access point.

8. PELAKU

Jabatan Peran

Kepala Jurusan SI ITS Sekretaris Jurusan SI ITS

Aktivitas Sub Aktivitas

Pelaksana

Kalab KP Kajur,

Sekjur Melakukan

analisa, mempelajari, dan

memperkirakan permintaan masa

depan dan mengkonfirmasi kapasitas layanan

pengadaan perangkat keras

Kalab membuat daftar kebutuhan layanan perangkat keras pada Lab yang kemudian diajukan kepada KP KP menerima daftar kebutuhan perangkat keras

yang diberikan oleh Pihak Lab

Kajur dan Sekjur SI menganalisa, mempelajari, dan memperkirakan permintaan masa depan dan mengkonfirmasi kapasitas layanan pengadaan

perangkat keras yang diajukan oleh Kalab

(27)

27

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PROSEDUR PENYESUAIAN PERMINTAAN DENGAN PAKET LAYANAN PENGADAAN PERANGKAT KERAS

1. DESKRIPSI PROSES

Di dalam prosedur akses layanan pengadaan perangkat keras dan service level pada APO09 - 01 yaitu Mengidentifikasi Layanan Pengadaan Perangkat Keras, deskripsi proses yang akan dilakukan yaitu menganalisa, mempelajari, dan memperkirakan permintaan masa depan dan mengkonfirmasi layanan pengadaan perangkat keras dengan menyesuaikan kapasitas layanan pengadaan perangkat keras yang sudah ada.

Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan service level yaitu sebagai berikut:

ITIL V3 2011

3. INDIKATOR

Indikator yang digunakan dalam proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan service level beserta tujuan pengadaan perangkat keras yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :

Indikator Referensisi

ISO/IEC 20000: Planning and implementing new or changed services Jumlah gap yang teridentifikasi dalam

penanganan suatu kejadian Durasi implementasi

(28)

28

4. INPUT

Input yang akan digunakan dalam menjalankan proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan service level adalah proses bisnis Jurusan Sistem Informasi (JSI).

5. OUTPUT

Berikut ini merupakan hasil luaran yang dihasilkan dari proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan service level adalah sebagai berikut:

• Menentukan gap dari permintaan layanan pengadaan perangkat keras yang diajukan dengan layanan pengadaan perangkat keras yang sudah ada.

• Menentukan standar layanan yang akan digunakan.

6. AKTIVITAS

Berikut ini merupakan aktifitas-aktifitas beserta peran yang dilakukan dalam proses penyesuaian permintaan dengan paket layanan pengadaan perangkat keras yaitu:

1. Kalab membuat daftar kebutuhan layanan perangkat keras baru pada Lab yang kemudian diajukan kepada KP.

2. KP menerima daftar kebutuhan layanan perangkat keras baru yang diberikan oleh Pihak Lab.

3. Kajur dan Sekjur SI menganalisa, mempelajari, dan memperkirakan permintaan masa depan dan mengkonfirmasi layanan pengadaan perangkat keras dengan menyesuaikan kapasitas layanan pengadaan perangkat keras yang sudah ada yang telah diajukan oleh Kalab.

7. ALAT KELENGKAPAN

• Laptop.

• Access point.

8. PELAKU

Jabatan Peran

(29)

29

Aktivitas Sub Aktivitas

Pelaksana

Kalab KP Kajur,

Sekjur Melakukan analisa,

mempelajari, dan memperkirakan permintaan masa depan

dan mengkonfirmasi layanan pengadaan perangkat keras dengan menyesuaikan kapasitas

layanan pengadaan perangkat keras yang

sudah ada

Kalab membuat daftar kebutuhan layanan perangkat keras baru pada Lab yang kemudian diajukan kepada

KP

KP menerima daftar kebutuhan layanan perangkat keras baru yang diberikan oleh Pihak Lab Kajur dan Sekjur SI menganalisa, mempelajari, dan

memperkirakan permintaan masa depan dan mengkonfirmasi layanan pengadaan perangkat keras

dengan menyesuaikan kapasitas layanan pengadaan perangkat keras yang sudah ada yang telah diajukan

oleh Kalab

(30)

30

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PR – APO09 – 02 No. Rilis : No. Revisi :

Layanan Katalog IT

PROSEDUR PEMBUATAN KATALOG LAYANAN PENGADAAN PERANGKAT KERAS

1. DESKRIPSI PROSES

Di dalam prosedur pembuatan catalog layanan pengadaan perangkat keras pada APO09 - 02 yaitu Layanan Katalog IT, deskripsi proses yang akan dilakukan yaitu mencatat setiap layanan pengadaan perangkat keras yang berlaku di Jurusan Sistem Informasi ke dalam katalog layanan.

ITIL V3 2011

3. INDIKATOR

Indikator yang digunakan dalam proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan service level beserta tujuan pengadaan perangkat keras yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :

Indikator Referensisi

Jumlah layanan yang ada di JSI ITS ITIL V3 2011: Strategi ITIL KPIs Strategy Management for IT Services and Service

Portfolio Management Jumlah strategi yang diinisiasi

Jumlah pelanggan

4. INPUT

Input yang akan digunakan dalam menjalankan proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan katalog layanan adalah proses bisnis perusahaan non-IT.

5. OUTPUT

Luaran yang dihasilkan dari proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan katalog layanan adalah standar layanan yang akan digunakan.

(31)

31

6. AKTIVITAS

Berikut ini merupakan aktifitas-aktifitas beserta peran yang dilakukan dalam proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan katalog layanan yaitu:

1. Kajur menginstruksikan kepada Sekjur untuk memastikn komponen layanan pengadaan perangkat keras dan katalog layanan agar dibuat.

2. Sekjur memberikan arahan kepada KP dalam melakukan pengecekan terhadap status layanan pengadaan perangkat keras dan katalog.

3. KP melakukan pengecekan terhadap status layanan pengadaan perangkat keras dan katalog, kemudian melaporkan hasil pengecekan tersebut kepada Kajur.

4. Kajur menyetujui hasil pengeceka terhadap status layanan pengadaan perangkat keras dan katalog.

5. Kalab mendapatkan informasi mengenai hasil pengecekan status layanan pengadaan perangkat keras dan katalog.

7. ALAT KELENGKAPAN

• Personal computer

• Laptop

• Mesin pencetak (printer)

• Access point

8. PELAKU

Jabatan Peran

Aktivitas Sub Aktivitas Pelaksana

Kajur Sekjur KP Kalab

Melakukan pembuatan

proses akses layanan pengadaan perangkat keras dan katalog layanan

Kajur menginstruksikan kepada Sekjur untuk memastikn komponen layanan pengadaan perangkat

keras dan katalog layanan agar dibuat Sekjur memberikan arahan kepada KP dalam melakukan pengecekan terhadap status layanan

pengadaan perangkat keras dan katalog KP melakukan pengecekan terhadap status layanan

pengadaan perangkat keras dan katalog, kemudian melaporkan hasil pengecekan tersebut kepada Kajur

Kajur menyetujui hasil pengeceka terhadap status layanan pengadaan perangkat keras dan katalog

Kalab mendapatkan informasi mengenai hasil pengecekan status layanan pengadaan perangkat keras

dan katalog

(32)

32

JURUSAN SISTEM INFORMASI

PR – APO09 – 02 No. Rilis : No. Revisi :

Layanan Katalog IT

PROSEDUR PUBLIKASI KATALOG LAYANAN PENGADAAN PERANGKAT KERAS

1. DESKRIPSI PROSES

Di dalam Prosedur publikasi katalog layanan TI pada APO09 - 02 yaitu Layanan katalog TI, deskripsi proses yang akan dilakukan yaitu sebagai berikut:

• Mempublikasikan secara langsung dalam katalog mengenai layanan TI terkait pengadaan perangkat keras, paket layanan, beserta pemilihan tingkatan layanan.

Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses publikasi katalog layanan pengadaan perangkat keras yaitu sebagai berikut:

ITIL V3 2011

• Service Portfolio Management

• Service Catalogue Management

3. INDIKATOR

Indikator yang digunakan dalam proses publikasi katalog layanan pengadaan perangkat keras beserta tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :

Indikator Referensisi

Jumlah layanan pengadaan perangkat keras baru yang telah direncanakan

ITIL V3 2011: Strategi ITIL KPIs Strategy Management for IT Services and Service

Portfolio Management Jumlah layanan pengadaan perangkat keras

yang belum direncanakan Jumlah strategi yang diinisiasi

4. INPUT

Input yang akan digunakan dalam menjalankan proses publikasi katalog layanan pengadaan perangkat keras adalah sebagai berikut:

(33)

33

• Input yang termasuk dalam proses publikasi katalog layanan pengadaan perangkat keras adalah proses bisnis Jurusan Sistem Informasi (JSI)

5. OUTPUT

Berikut ini merupakan hasil luaran yang dihasilkan dari proses publikasi katalog layanan pengadaan perangkat keras adalah sebagai berikut:

• Menentukan gap dari layanan pengadaan perangkat keras yang diberikan.

• Menentukan daftar layanan pengadaan perangkat keras yang dicatat atau dimasukkan dalam catalog.

• Menentukan standar layanan yang akan digunakan.

6. AKTIFITAS

Berikut ini merupakan aktifitas-aktifitas beserta peran yang dilakukan dalam proses publikasi katalog layanan pengadaan perangkat keras yaitu:

1. Ketua Jurusan memberikan instruksi kepada bagian pengadaan untuk mempublikasikan layanan pengadaan perangkat keras ke dalam katalog

2. Bagian pengadaan (Kasubbag) mempublikasikan layanan perangkat keras ke dalam katalog dengan memperhatikan arahan dari Sekjur untuk berkonsultasi.

3. Bagian pengadaan (Kasubbag) melaporkan hasil publikasi katalog layanan pengadaan perangkat keras

4. Ketua Jurusan menyetujui hasil publikasi katalog pengadaan perangkat keras 5. Seluruh bagian JSI termasuk kalab, kepala sub bagian keuangan mendapatkan

informasi mengenai hasil publikasi katalog layanan pengadaan perangkat keras.

7. ALAT KELENGKAPAN

• Personal Computer

• Laptop

• Smartphone

• Alat Tulis + Kertas

• Mesin pencetak (Printer)

• Access point

8. PELAKU

Pelaku yang terlibat dalam jalannya proses penentuan dan persiapan persetujuan layanan beserta perannya yang ada dalam diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted dan Informed) yaitu sebagai berikut:

Jabatan Peran

Ketua Jurusan Accountable

Kepala bagian pengadaan Responsible

Sekretaris Jurusan Consulted

Kalab Informed

Kasubbag keuangan Informed

(34)

34

Aktivitas Sub Aktivitas Pelaksana

Ketua Jurusan

Kepala Bagian Pengadaan

Sekretaris Jurusan

Kalab, Kasubbag Keuangan

Publikasi katalog layanan pengadaan

perangkat keras

Ketua Jurusan memberikan instruksi kepada bagian

pengadaan untuk

mempublikasikan layanan pengadaan perangkat keras ke dalam katalog

Bagian pengadaan

(Kasubbag)

mempublikasikan layanan perangkat keras ke dalam

katalog dengan

memperhatikan arahan dari Sekjur untuk berkonsultasi.

Bagian pengadaan

(Kasubbag) melaporkan hasil publikasi katalog layanan pengadaan perangkat keras

Ketua Jurusan menyetujui hasil publikasi katalog pengadaan perangkat keras Seluruh bagian JSI termasuk kalab, kepala sub bagian keuangan mendapatkan informasi mengenai hasil publikasi katalog layanan pengadaan perangkat keras.