LAPORAN PROYEK PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN SUBBAG SDM DALAM MEMENUHI KEBUTUHAN DIKLAT PEGAWAI DI LINGKUNGAN BPK PERWAKILAN PROVINSI PAPUA BARAT

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

PENINGKATAN PELAYANAN SUBBAG SDM

DALAM MEMENUHI KEBUTUHAN DIKLAT PEGAWAI

DI LINGKUNGAN BPK PERWAKILAN

PROVINSI PAPUA BARAT

DISUSUN OLEH:

Eko Maulana

KEPALA SUB BAGIAN SDM

BPK RI PERWAKILAN PROVINSI PAPUA BARAT

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

PUSDIKLAT BPK RI

i KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kami panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat limpahan Rahmat dan Karunia-nya sehingga kami dapat menyusun laporan proyek perubahan ini dengan baik dan tepat waktu. Laporan ini kami beri judul :

"Peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat".

Laporan ini dibuat dalam rangka melengkapi persyaratan Diklatpim Tingkat IV Angkatan I Tahun 2014, yang disusun dengan observasi dan beberapa bantuan dari berbagai pihak untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan yang dihadapi. Oleh karena itu, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Bapak Mochammad Rudi Wahyudi, SE,M.Ak,Ak. sebagai coach, Bapak Andi Sonny, S.H., M.M. sebagai mentor dan semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini.

Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada laporan ini. Oleh karena itu kami mengundang pembaca untuk memberikan saran serta kritik atas laporan proyek perubahan ini. Kritik konstruktif dari pembaca sangat kami harapkan untuk penyempurnaan laporan selanjutnya.

Akhir kata semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi kita.

Manokwari, Oktober 2014

ii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ... i DAFTAR ISI ... ii DAFTAR LAMPIRAN ... iv DAFTAR PENGERTIAN ... v BAB I PENDAHULUAN ... 1 A. Latar Belakang ... 1

B. Tujuan Proyek Perubahan ... 2

C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan... 3

D. Standar/Kriteria Keberhasilan ... 4

BAB II DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK ... 5

A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek ... 5

1. Kondisi Umum ... 5

2. Tim Proyek Perubahan ... 5

B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan ... 6

C. Analisis Stakeholder Internal dan Eksternal ... 7

1. Stakeholder Internal ... 7

2. Stakeholder Eksternal ... 8

3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder... 8

4. Kendala Internal dan Eksternal ... 11

5. Strategi Mengatasi Kendala ... 12

6. Capaian ... 13

iii

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN ... 15

A. Kesimpulan ... 15

B. Saran ... 15

iv DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Nota Dinas perihal Pengusulan Pembuatan Keputusan Kepala Perwakilan tentang Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat

Lampiran 2 Surat Edaran Kepala Perwakilan tentang Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat Lampiran 3 Milis "Grup BPK RI Pwkl Provinsi Papua Barat

Lampiran 4 Monitoring Diklat Pegawai

Lampiran 5 Rencana Diklat Pegawai Oktober s.d Desember 2014 Lampiran 6 Bukti Koordinasi dengan Pusdiklat

Lampiran 7 Pemaparan hasil diklat pegawai

Lampiran 8 Pelaksanaan Knowledge Transfer Forum (KTF)

Lampiran 9 Kebutuhan Diklat Pegawai BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat Tahun 2015 Lampiran 10 Laporan Hasil Survei Peningkatan Pelayanan Subbag SDM Dalam Memenuhi

Kebutuhan Diklat Para Pegawai di Lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat

v DAFTAR SINGKATAN

Diklat : Pendidikan dan Pelatihan PNS : Pegawai Negeri Sipil SDM : Sumber Daya Manusia LO : Liaison Officer

IKU : Indikator Kinerja Utama SKP : Sasaran Kinerja Pegawai

vi DAFTAR PENGERTIAN

Beberapa pengertian yang digunakan dalam laporan ini sebagai berikut :

 Pelayanan adalah serangkaian kegiatan atau proses pemenuhan kebutuhan orang lain secara lebih memuaskan dan berupa produk jasa serta mempunyai ciri seperti tidak berwujud, cepat hilang, lebih dapat dirasakan daripada dimiliki dan pelanggan lebih dapat berpartisipasi aktif dalam mengkonsumsi jasa tersebut.

 Pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional).

 Pelatihan adalah suatu proses dimana orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu mencapai tujuan organisasi (Menurut Mathis (2002); Pelatihan berorientasi ke masa sekarang dan membantu pegawai untuk menguasai keterampilan dan kemampuan (kompetensi) yang spesifik untuk berhasil dalam pekerjaannya.

 Pendidikan dan pelatihan adalah upaya untuk mengembangkan dan meningkatkan keterampilan pegawai baik secara teknis maupun manajerial termasuk pengembangan kepribadian pegawai.

 Pegawai adalah Pegawai Negeri Sipil pada Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) yang telah diangkat dan ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal Badan Pemeriksa Keuangan.

 Jabatan Struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak seorang PNS dalam rangka memimpin suatu satuan organisasi negara.  Atasan Langsung adalah seorang Pejabat Struktural yang mempunyai kewenangan langsung

terhadap pegawai tersebut.

 Subbag SDM adalah unit kerja yang melaksanakan tugas pengurusan SDM di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat, termasuk tugas pengelolaan diklat pegawai.

 Liaison Officer Diklat adalah pegawai pada Subbag SDM yang bertugas melakukan pengelolaan kediklatan pegawai.

 Indikator Kinerja Utama merupakan tolak ukur keberhasilan yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu tujuan, sasaran, atau kegiatan yang telah dilaksanakan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

vii  Sasaran Kinerja Pegawai merupakan rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh seorang pegawai, yang mengacu pada tugas jabatan pada pelaksana BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat;

 Kompetensi meliputi kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh pegawai berupa pengetahuan, keterampilan, dan sikap perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya.  Instrumen merupakan alat ukur yang digunakan untuk mendapatkan informasi kuantitatif

1 I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Laporan proyek perubahan ini merupakan kelengkapan atas keikutsertaan penulis pada pelaksanaan Diklat Pimpinan Tingkat IV Angkatan I Tahun 2014 dengan Pola Baru yang menuntut setiap peserta untuk membuat suatu proyek perubahan dan mengimplementasikan di lapangan (pada pekerjaan sesuai kewenangannya).

Dalam hal ini penulis sebagai kasubbag SDM mempunyai tugas pengelolaan SDM sesuai dengan Keputusan BPK Nomor 3/K/I-XIII.2/7/2014 tanggal 10 Juli 2014tetang Organisasi dan Tata Kerja Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan. Pada pasal 759 dari keputusan tersebut "Sub Bagian Sumber Daya Manusia mempunyai tugas melaksanakan pengurusan SDM di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat". Disamping itu subbag SDM juga mempunyai kewajiban untuk melaporkan kegiatannya secara berkala kepada Kepala Sekretariat Perwakilan.

SOTK tersebut di atas kemudian ditindaklanjuti dengan Nota Dinas Nomor 726/ND/X/08/2014 tanggal 29 Agustus 2014 perihal Implementasi SOTK Tahun 2014 Bidang Sumber Daya Manusia. Pada lampiran I.1 dari Nota Dinas tersebut berisi uraian jabatan setiap unit kerja termasuk subbag SDM BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat yang antara lain:

1. Pada huruf q : Mengoordinasikan kegiatan penyusunan konsep proposal dan usulan daftar pegawai yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat) baik di Pusdiklat maupun di Balai Diklat guna mendukung pengembangan kompetensi pegawai.

2. huruf t : Menjalin dan membina hubungan kerja yang baik dan kondusif dengan pihak internal (seluruh satuan kerja) maupun eksternal (seperti pemilik kepentingan, lembaga negara/instansi pemerintah lainnya, dan sebagainya), guna mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan di Subbagian Sumber Daya Manusia.

Sebagai salah satu tugas dari Subbag SDM, pengelolaan diklat juga menjadi bagian dari Indikator Kinerja Utama (IKU) pada BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat. Kegiatan tersebut telah dilaksanakan dengan baik dan secara terus menerus. Namun demikian untuk mencapai target yang telah ditetapkan dalam IKU tersebut dibutuhkan pengelolaan diklat yang lebih baik lagi. Dalam hal ini penulis masih menemukan beberapa hal yang harus diperbaiki, antara lain :

2 1. Belum adanya mekanisme pengusulan peserta diklat yang ditetapkan dengan suatu

peraturan.

2. Belum ada koordinasi di setiap unit kerja dalam pengusulan peserta diklat. 3. Minimnya informasi yang diperoleh pegawai terkait pelaksanaan diklat. 4. Masih kurangnya sarana untuk berbagi informasi terkait pengelolaan SDM.

5. Belum adanya monitoring yang dapat dijadikan acuan oleh pejabat struktural untuk mendorong stafnya mengikuti diklat.

6. Belum tersedianya rencana diklat setiap pegawai yang dapat dijadikan panduan menyusun kegiatan lainnya.

7. Masih kurangnya kesempatan melaksanakan pemaparan hasil diklat.

Berdasarkan kondisi tersebut di atas maka penulis berusaha melakukan perbaikan pada pengelolaan diklat pegawai dan menjadikannya sebagai proyek perubahan dalam Diklatpim Tingkat IV dengan judul "Peningkatan Pelayanan Subbag SDM Dalam Memenuhi Kebutuhan Diklat Para Pegawai Di Lingkungan Pelaksana BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat".

B. Tujuan Proyek Perubahan

Peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai mempunyai tujuan :

1. Pegawai memahami mekanisme pengusulan peserta diklat;

2. Memberikan kesempatan yang sama kepada setiap pegawai untuk mengikuti diklat; 3. Diklat yang diikuti sesuai dengan kebutuhan pegawai dan organisasi;

4. Pelaksanaan diklat lebih terencana;

5. Kesempatan memaparkan hasil diklat lebih terbuka.

Dengan peningkatan pelayanan tersebut maka akan terdapat beberapa manfaat yang dapat dirasakan oleh para stakeholder, antara lain :

1. Memberikan kemudahan mendapatkan informasi dan mendaftarkan diklat; 2. Para pejabat struktural dapat memantau kegiatan diklat stafnya;

3. Target diklat setiap pegawai dapat tercapai;

4. Perencanaan diklat dapat membantu dalam menyusun perencanaan pemeriksaan maupun jadwal kegiatan lainnya;

5. Mendapatkan kesempatan menambah angka kredit pengembangan profesi melalui pemaparan hasil diklat.

3 C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan

Dalam rangka meningkatkan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat, penulis merencanakan beberapa kegiatan yang harus dilaksanakan :

1. Menyusun Konsep Mekanisme pengusulan peserta diklat :

a. Mamahami alur pengusulan diklat pegawai (mulai dari minat diklat pegawai, jadwal diklat dari pusdiklat, pelaksanaan diklat sampai pemaparan hasil diklat);

b. Menuangkan huruf a ke dalam bagan alur;

c. Membuat konsep Surat Edaran Kepala Perwakilan;

d. Menyampaikan konsep tersebut kepada Subbag Hukum untuk mendapatkan pengesahan;

2. Pengesahan Mekanisme Pengusulan peserta diklat : a. Legislasi konsep SE Kepala Perwakilan;

b. Penandatanganan oleh Kepala Perwakilan; c. Pemaparan kepada pegawai.

3. Membuat milis SDM BPK Papua Barat a. Mendata email pegawai;

b. Membuat group email (milis) di yahoogroups; c. Mendaftarkan email tersebut ke dalam milis.

4. Membuat dan menyampaikan monitoring diklat pegawai kepada satker : a. Mengumpulkan data dan informasi pegawai yang telah mengikuti diklat; b. Membuat daftar monitoring diklat pegawai;

c. Menyampaikan kepada para pejabat struktural. 5. Menyusun rencana diklat Agustus s.d Desember 2014 :

a. Mengumpulkan informasi terkait minat diklat pegawai;

b. Membandingkan minat diklat pegawai dengan Jadwal Diklat dari Pusdiklat; c. Menyusun rencana diklat pegawai s.d Desember 2014.

6. Melakukan koordinasi dengan pusdiklat terkait usulan peserta dan pengajuan diklat di perwakilan :

a. Membuat ND usulan peserta diklat;

b. Membuat ND usulan penyelenggaraan diklat; c. Membuat proposal diklat;

d. Melaksanakan diklat;

4 7. Membuat rencana pemaparan hasil diklat :

a. Koordinasi dengan pegawai terkait rencana pemaparan diklat; b. Menyiapkan dan menyelenggarakan pemaparan hasil diklat; c. Membuat laporan hasil pemaparan diklat pegawai.

8. Pembuatan rencana diklat pegawai tahun 2015 :

a. Mengumpulkan informasi terkait minat diklat pegawai Tahun 2015; b. Mengumpulkan data dan informasi rencana pemeriksaan Tahun 2015; c. Menyusun rencana diklat pegawai Tahun 2015.

D. Standar/Kriteria Keberhasilan

Penulis sangat memahami bahwa suatu perencanaan tidak akan dapat tercapai apabila tidak ada kerjasama yang baik atas pihak-pihak terkait dan usaha yang kuat untuk mencapainya, begitu pula dengan rencana proyek perubahan ini. Oleh karena itu penulis menetapkan kriteria keberhasilan dari proyek perubahan sebagai berikut :

1. Adanya Surat Edaran Kepala Perwakilan Provinsi Papua Barat tentang Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat;

2. Pengusulan peserta diklat sudah sesuai mekanisme yang ada;

3. Para pejabat struktural dapat melakukan monitoring diklat stafnya dengan berdasarkan hasil monitoring diklat yang disampaikan oleh subbag SDM;

4. Tersedianya sarana berbagi informasi terkait diklat; 5. Minat pegawai untuk mengikuti diklat meningkat; 6. Tersedianya Rencana Diklat Tahun 2015;

5 II. DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK

A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek

1. Kondisi Umum

Pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat selama tahun 2013 telah berjalan dengan baik. Namun demikian masih terdapat beberapa hal yang harus diperbaiki terutama dari sistem pengusulan peserta diklat, antara lain :

a. Belum ada mekanisme yang jelas atas pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

b. Masih kurangnya koordinasi baik internal unit kerja maupun antar unit kerja di dalam pengusulan peserta diklat.

c. Pejabat struktural sebagai atasan langsung tidak mengetahui siapa saja pegawai di lingkungan unit kerjanya yang telah mengikuti diklat dan yang belum.

Berdasarkan kondisi tersebut di atas maka penulis membuat kesimpulan bahwa dibutuhkan suatu mekanisme yang mengatur pengusulan diklat pegawai sehingga pegawai dapat memahami alur dan tata cara usulan peserta diklat. Dengan adanya mekanisme yang baru ini diharapkan terjalin koordinasi yang baik antar pegawai dalam satu unit kerja maupun antar unit kerja, antara staf dengan atasannya maupun antar pejabat struktural sehingga dapat mendukung kelancaran pelaksanaan pekerjaan secara keseluruhan. Disamping itu para pejabat struktural juga dapat berperan aktif di dalam pengembangan kompetensi pegawai dengan melalui memonitor diklat pegawai yang telah disampaikan subbag SDM secara berkala (triwulan).

2. Tim Proyek Perubahan

Dalam rangka melaksanakan proyek perubahan dibutuhkan suatu tim yang solid. Oleh karena itu penulis menyusun tim Peningkatan Pelayanan Subbag SDM Dalam Memenuhi Kebutuhan Diklat Para Pegawai Di Lingkungan Pelaksana BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat sebagai berikut :

Jabatan Nama Tugas

Coach : Mochammad Rudi

Wahyudi, SE,M.Ak,Ak.

memberikan arahan atau masukan kepada Ketua terkait kegiatan yang dilaksanakannya.

Sponsor : Andi Sonny, S.H., M.M.

memberikan masukan/arahan kepada Ketua yang terkait kondisi di Perwakilan.

6

kegiatan peningkatan pelayanan subag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai sehingga dapat tercapai.

Anggota : Henik Rahmawati Theones Ronald Dian Tri Wahyu L Setyawan Rio

Retno Wulandari

bertugas melaksanakan kegiatan yang didistribusikan oleh Proyek Leader untuk mendukung tercapainya tujuan dari kegiatan tersebut.

B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan

Tahapan-tahapan di dalam Peningkatan Pelayanan Subbag SDM dalam Memenuhi Kebutuhan Diklat para Pegawai di Lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat telah semua dilaksanakan, namun demikian terdapat beberapa kegiatan yang mengalami pengembangan dan membutuhkan waktu penyelesaian yang lebih lama.

1. Menyusun Konsep Mekanisme pengusulan peserta diklat

Penyusunan Konsep Mekanisme pengusulan peserta diklat dimulai dengan pemahaman atas alur pengusulan diklat, menuangkan ke dalam bagan alur sampai pembuatan konsep Surat Edaran Kepala Perwakilan. Kegiatan tersebut dilaksanakan pada minggu pertama sampai dengan minggu ke-4 dan telah diserahkan ke Subbagian Hukum untuk dilegislasi dan mendapatkan pengesahan Kepala Perwakilan pada akhir bulan Agustus 2014.

2. Pengesahan Mekanisme Pengusulan peserta diklat

Proses legislasi Surat Edaran Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat dilaksanakan oleh Subbag Hukum dengan mengacu ketentuan yang berlaku dan disahkan oleh Kepala Perwakilan pada akhir bulan September 2014 (minggu ke-8).

3. Membuat milis SDM BPK Papua Barat

Kegiatan ini didahului dengan mendata email para pegawai yang kemudian dilanjutkan dengan pembuatan milis SDM BPK Papua Barat dan telah dilaksanakan di yahoogroups dengan nama Grup BPK RI Pwkl Provinsi Papua Barat pada bulan Agustus 2014 (minggu ke-3). Milis ini bertujuan untuk berbagi informasi terkait kepegawaian tertuama diklat dan informasi pengelolaan kepegawaian yang lainnya.

4. Membuat dan menyampaikan monitoring diklat pegawai kepada satker

Kegiatan ini meliputi kegiatan pengumpulan data dan informasi pegawai yang telah mengikuti diklat, membuat daftar dan menyampaikannya kepada Para pejabat struktural. Kegiatan tersebut dilaksanakan secara terus menerus dan disampaikan secara berkala per tiga bulan kepada stakeholders.

7 Kegiatan ini dilakukan dengan cara mendata diklat yang ingin diikuti oleh pegawai selama bulan September s.d Desember 2014 dan membandingkan dengan Jadwal diklat yang telah disusun oleh Pusdiklat. Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Agustus (minggu ke-4). 6. Melakukan koordinasi dengan pusdiklat terkait usulan peserta dan pengajuan diklat di

perwakilan

Koordinasi dengan pusdiklat meliputi kegiatan membuat nota dinas konfirmasi peserta diklat peran, nota dinas usulan peserta diklat, dan menyampaikannya ke Pusdiklat dan Balai Diklat BPK. Kegiatan ini telah berlangsung secara terus menerus, terutama kegiatan pengusulan peserta diklat.

7. Membuat rencana dan menyelenggarakan pemaparan hasil diklat

Pemaparan hasil diklat telah dilaksanakan beberapa kali di antarannya pada bulan Agustus 2014. Kegiatan ini dapat dilaksanakan karena adanya koordinasi dengan pegawai yang bersedia untuk membagi ilmu dan pengalaman yang dimiliki. Disamping itu juga dilaksanakan Knowledge Transfer Forum (KTF) pada tanggal 16 Oktober 2014 (minggu ke 11) yang merupakan bagian dari peningkatan kompetensi pegawai.

8. Pembuatan rencana diklat pegawai tahun 2015

Kegiatan ini merupakan penyusunan rencana kegiatan untuk tahun 2015 dan sangat tergantung dari pihak penyelenggara diklat. Sampai dengan saat ini, kegiatan yang telah dilaksanakan adalah mengumpulkan rencana diklat/minat diklat yang akan diikuti pegawai.

C. Analisis Stakeholder Internal dan Eksternal

1. Stakeholder Internal

Stakeholder internal di dalam proyek perubahan ini meliputi : a. Para pejabat struktural BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat :

o Kepala Perwakilan

o Kepala Sub Auditorat Papua Barat I o Kepala Sub Auditorat Papua Barat II o Kepala Sekretariat Perwakilan o Kepala Sub Bagian Sekretariat Kalan o Kepala Sub Bagian Keuangan

o Kepala Sub Bagian Hukum dan Humas o Kepala Sub Bagian Umum

8 c. Seluruh staf pada pelaksana BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat.

2. Stakeholder Eksternal

Stakeholder eksternal pada proyek perubahan ini adalah Pusdiklat BPK dan Biro SDM.

3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder

Stakeholder mempunyai peranan dan pengaruh yang sangat penting terhadap terlaksananya proyek perubahan ini.

Untuk itu kami membagi Stakeholder menjadi 4 jenis: a. High Influence Actors

1) High Influence and High Importance : a) Kepala Perwakilan

BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat mempunyai pegawai sebanyak 67 orang, yang terdiri dari 9 Pejabat Struktural, 38 Pemeriksa dan 20 staff penunjang dan pendukung.

Kepala perwakilan merupakan pimpinan tertinggi pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat yang mempunyai tugas dan tanggungjawab atas terlaksananya seluruh kegiatan pada Kantor Perwakilan BPK. Kegiatan tersebut antara lain kegiatan pemeriksaan yang merupakan kegiatan utama BPK dan kegiatan kesekretariatan yang merupakan kegiatan penunjang dan pendukung dari kegiatan utama tersebut. Kegiatan kediklatan merupakan bagian dari kegiatan kesekretariatan dalam rangka meningkatkan kompetensi pemeriksa untuk melaksanakan tugas-tugas pemeriksaan serta pencapaian diklat merupakan bagian dari Indikator Kinerja Perwakilan.

b) Kepala Pusdiklat

Salah satu misi pusdiklat adalah "Mengembangkan kompetensi SDM BPK, pemeriksa dan pengawas keuangan negara serta pemangku kepentingan lainnya melalui pendidikan dan pelatihan pemeriksaan, pengelolaan, dan tanggung jawab keuangan negara". Untuk mewujudkaan misi tersebut Pusdiklat harus melakukan peningkatan diklat berbasis kompetensi, kurikulum, metodologi, fasilitas maupun efektifitas hubungan kerjasama di bidang kediklatan. Kepala Pusdiklat merupakan pejabat yang paling berwenang dan bertanggungjawab atas tercapainya misi pusdiklat tersebut. Proyek ini merupakan pendukung di dalam peningkatan diklat berbasis kompetensi dan penyusunan kurikulum diklat.

9 c) Kepala Sekretariat Perwakilan

Kepala Sekretariat Perwakilan secara struktur organisasi merupakan atasan langsung dari Kasubbag SDM yang merupakan penulis laporan proyek perubahan ini. Sebagai seorang atasan tentunya mengharapkan seluruh kegiatan yang berada dilingkup dan tanggunjawabnya dapat berjalan lancar dan berhasil. Disamping itu sebagai atasan langsung maka yang bersangkutan juga ditunjuk sebagai coach dari penulis yang mempunyai tugas untuk mengarahkan penulis dan mengharapkan agar seluruh peserta didiknya dapat berhasil dan lulus Diklatpim Tingkat IV ini.

2) High Influence and Low Importance : a) Kasubaud Papua Barat I

Kepala Subauditorat Papua Barat I mengelola 19 pegawai pemeriksa (30% dari total pegawai BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat) yang berarti pula mempunyai kewenangan untuk memberikan persetujuan atas usulan peserta diklat pegawai tersebut. Disamping itu yang bersangkutan juga mempunyai tanggungjawab atas terlaksananya seluruh kegiatan pemeriksaan yang berada dilingkup Subauditorat Papua Barat I. Sering terjadi kegiatan pemeriksaan bersamaan waktunya dengan kegiatan diklat yang akan diikuti oleh pegawai. b) Kasubaud Papua Barat II,

Kepala Subauditorat Papua Barat II mempunyai peran seperti Kepala Subauditorat Papua Barat I, pegawai pada Subauditorat Papua Barat II sebanyak 19 pemeriksa (30% dari total pegawai BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat). Kepala Subauditorat Papua Barat II juga mempunyai tanggungjawab atas terlaksananya seluruh kegiatan pemeriksaan yang berada dilingkup unit kerjanya.

b. Medium Influence Actors

1) Kasubbag Humas dan TU Kalan

Kepala Subbagian Hubungan Masyarakat dan Tata Usaha Kepala Perwakilan bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan di bidang kehumasan yang terkait dengan tugas dan fungsi BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat, mengelola perpustakaan, kesekretariatan, keprotokolan, dan menyiapkan informasi yang dibutuhkan oleh Kepala Perwakilan, serta pemutakhiran data pada aplikasi SIMAK dalam rangka pengukuran IKU unit kerja dan penyimpanan DEP pada lingkup tugas

10 BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat. Staf pada unit kerja tersebut sebanyak 3 orang dan menjadi tanggungjawab Kasubbag Humas dan TU Kalan untuk mendorong peningkatan kompetensinya.

2) Kasubbag Keuangan

Kepala Subbagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan kebijakan anggaran, perbendaharaan, penatausahaan, dan pertanggungjawaban keuangan, serta menyiapkan bahan pendukung dalam rangka penyusunan Laporan Keuangan BPK di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

Untuk dapat melaksanakan kegiatan tersebut dengan baik maka dibutuhkan pegawai yang berkompeten di bidangnya dan saat ini pada jumlah staf pada unit kerja tersebut sebanyak 6 orang.

3) Kasubbag Hukum

Kepala Subbagian Subbagian Hukum mempunyai tugas dan tanggungjawab melaksanakan pemberian layanan di bidang hukum yang meliputi legislasi, konsultasi, bantuan dan informasi hukum yang terkait dengan tugas dan fungsi BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat. Unit kerja ini merupakan unit kerja baru yang dibentuk karena pemecahan subbagian sebelumnya yaitu Subbagian Hukum dan Humas. Pegawai pada unit kerja ini sebanyak 2 orang staf dan membutuhkan peningkatan kemampuannya di bidang hukum dan pemeriksaan.

4) Kasubbag Umum dan TI

Subbagian Umum dan Teknologi Informasi mempunyai tugas melaksanakan pemberian layanan administrasi umum, pengelolaan arsip dan teknologi informasi, serta melaksanakan pengurusan prasarana dan sarana di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat. Kepala Subbagian Umum dan TI saat ini membawahi 5 orang staf dan setiap staf mempunyai kompetensi masing-masing yang harus selalu ditingkatkan.

5) Staf SDM

Staf SDM mempunyai tugas untuk melaksanakan pekerjaan yang diberikan oleh Kepala Sub Bagian SDM sehingga pengelolaan SDM dapat berjalan dengan baik dan kinerja unit kerja tercapai. Staf SDM mempunyai peran yang cukup besar di dalam pengelolaan diklat karena sebagai pelaksana kegiatan tersebut secara langsung.

3) Low Influence Actors

Pegawai secara keseluruhan mempunyai pengaruh yang sangat besar tetapi secara perorangan pengaruhnya tidak terlalu besar dan hanya berpengaruh terhadap dirinya

11 sendiri. Disamping itu pegawai juga sangat membutuhkan diklat dalam rangka meningkatkan kompetensinya dan memenuhi target mengikuti diklat. Bagi Pemeriksa, kediklatan merupakan salah satu unsur penilaian dalam penghitungan angka kredit.

4. Kendala Internal dan Eksternal

Kediklatan merupakan kegiatan yang dikelola oleh Subbag SDM dan telah berjalan lama, namum demikian permasalahan terkait masih sering terjadi dan selalu mucul yang akhirnya menjadi kendala. Kendala tersebut ada yang berasal dari internal maupun eksternal BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat. Dengan adanya proyek perubahan yang dibangun oleh penulis, diharapkan dapat mengurangi dan mengatasi kendala yang ada. Penulis membagi kendala yang dihadapi di dalam 2 kelompok berdasarkan sumber kendala, yaitu :

a. Kendala Internal

Yang dimaksud kendala internal disini adalah kendala-kendala yang dihadapi di dalam pengelolaan kediklatan dan berasal dari internal BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat baik berupa kebijakan, prosedur maupun sikap dari para pegawai, antara lain :

1) Masih kurangnya koordinasi baik internal unit kerja maupun antar unit kerja di dalam pengusulan peserta diklat.

2) Belum ada mekanisme yang jelas atas pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

3) Informasi terkait rencana dan pelaksanaan diklat yang diterima pegawai masih sangat terbatas.

4) Belum adanya monitoring diklat sehingga pejabat struktural sebagai atasan langsung tidak mengetahui siapa saja stafnya yang telah mengikuti diklat dan yang belum.

5) Usulan peserta diklat yang selama ini berjalan berdasarkan keinginan setiap pegawai secara langsung, belum terencana dan Sub Bagian SDM hanya melakukan kompilasi serta menyampaikan ke Pusdiklat.

6) Jadwal pelaksanaan diklat tidak sesuai dengan jadwal berakhirnya penugasan pemeriksaan.

7) Perencanaan kegiatan pemeriksaan yang belum terencana dengan baik, salah satu penyebabnya adalah ketepatan waktu penyampaian LKPD oleh entitas tidak sesuai ketentuan. Batas akhir penyerahan laporan keuangan pemerintah pusat/pemerintah daerah seharusnya 31 Maret sesuai UU No.1 Th 2004 tentang Perbendaharaan Negara, tetapi pada kenyataannya mundur sampai bulan Juni.

12 8) Masih kurangnya pemaparan hasil diklat yang telah diikuti oleh pegawai.

b. Kendala Eksternal

Kendala Eksternal dari proyek perubahan ini berupa kendala-kendala yang dihadapi dan berasal dari eksternal BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat :

1) Dibutuhkan kebijakan dari Biro Sumber Daya Manusia dalam pemenuhan dan penempatan pegawai sesuai dengan kebutuhan pegawai pada setiap unit kerja terutama pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

2) Koordinasi Pusdiklat dengan Balai Diklat masih kurang, sehingga sering terjadi miskomunikasi. Sebagai Contoh Nota Dinas yang sudah disampaikan ke Pusdiklat tidak diteruskan kepada Balai Diklat sehingga perserta diklat yang diusulkan tersebut tidak sampai ke Balai Diklat dan tidak dipanggil untuk mengikuti diklat. 3) Masih kurangnya penyelenggaraan diklat oleh pusdiklat BPK.

5. Strategi Mengatasi Kendala

Dalam rangka mengatasi kendala seperti yang telah disebutkan di atas (angka 4) maka dibutuhkan tahapan-tahapan/strategi, yaitu

a. Melakukan pendekatan kepada Kepala Perwakilan dan para pejabat struktural untuk menjelaskan pentingnya pengelolaan diklat pegawai.

b. Membuat Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat pada Subbag SDM BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat yang ditetapkan dengan Surat Edaran Kepala Perwakilan.

c. Membuat mailling list (milis) SDM BPK Papua Barat sebagai sarana memperlancar komunikasi dengan seluruh pegawai.

d. Membuat dan menyampaikan monitoring diklat pegawai kepada para pejabat struktural untuk digunakan sebagai alat pemantauan diklat pegawai.

e. Mendata kebutuhan diklat Oktober s.d Desember 2014 sebagai dasar perencanaan diklat periode tersebut.

f. Melakukan koordinasi dengan pusdiklat terkait pelaksanaan diklat.

g. Mendata kebutuhan diklat Tahun 2015 sebagai dasar penyusunan rencana diklat pegawai tahun 2015.

h. Melakukan koordinasi dan memfasilitasi pegawai terkait pemaparan hasil diklat. i. Menyampaikan kebutuhan dan komposisi pegawai BPK Perwakilan Provinsi Papua

Barat kepada Pembina Kepegawaian.

j. Mengkonfirmasi kepada Pusdiklat dan Balai Diklat atas usulan peserta diklat dai BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

13 6. Capaian

Kegiatan yang telah dilaksanakan oleh penulis dalam rangka Peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat, antara lain :

a. Penulis telah melakukan koordinasi dengan para stakeholder untuk memberikan pemahaman dan dukungan atas proyek perubahan ini. Bentuk koordinasi tersebut dapat dilihat salah satunya dengan penyampaian Nota Dinas permohonan penerbitan keputusan Kepala Perwakilan dari subbag SDM kepada subbag Hukum (Lampiran 1). b. Telah diterbitkannya Surat Edaran Kepala Perwakilan tentang Mekanisme Pengusulan

Peserta Pendidikan dan Pelatihan pada Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Papua Barat, hasil dari kegiatan ini dapat dilihat pada Lampiran 2. c. Telah dibentuknya milis BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat dengan nama

"Manokwarior" atau "Grup BPK RI Pwkl Provinsi Papua Barat" di yahoogroups dan telah digunakan sebagai sarana berbagi informasi terkait kepegawaian pada umumnya dan informasi diklat pada khususnya (lampiran 3)

d. Monitoring diklat telah dilaksanakan dan telah disampaikan ke masing2 satker. Nota Dinas penyampaian monitoring diklat tersebut dapat dilihat pada lampiran 4.

e. Kebutuhan diklat pegawai telah dinventarisir dengan menggunakan Daftar Kebutuhan Diklat Pegawai dan telah disampaikan ke Pusdiklat melalui Nota Dinas Penyampaian Usulan Peserta diklat bulan Oktober s.d Desember Tahun 2014 (Lampiran 5)

f. Koordinasi dengan Pusdiklat telah dilakukan secara terus menerus, terutama dalam hal pengusulan peserta diklat dan pengajuan diklat yang diselenggarakan di perwakilan BPK baik untuk PNS maupun untuk tenaga tidak tetap. Kegiatan tersebut dapat dilihat pada Lampiran 6.

g. Pemaparan hasil diklat telah dilaksanakan beberapa kali di antarannya pada bulan Agustus 2014. Kegiatan ini dapat dilaksanakan karena adanya koordinasi dengan pegawai yang bersedia untuk membagi ilmu dan pengalaman yang dimiliki, hal ini dapat dilihat pada lampiran 7. Disamping itu juga dilaksanakan Knowledge Transfer Forum (KTF) pada tanggal 16 Oktober 2014 (minggu ke 11) yang merupakan bagian dari peningkatan kompetensi pegawai (lampiran 8).

h. Penyusunan rencana diklat untuk tahun 2015 sangat tergantung dari pihak penyelenggara diklat yaitu pusdiklat BPK RI. Sampai dengan saat ini telah dilakukan inventarisasi kebutuhan diklat pegawai tahun 2015 dan telah disampaikan kepada Pusdiklat. Hal tersebut dapat dilihat pada lampiran 9.

14 7. Instrumen Monitoring yang Digunakan

Instrumen penelitian merupakan alat bantu yang digunakan oleh penulis untuk mengumpulkan informasi kuantitatif tentang variabel terkait proyek perubahan.

Instrumen yang digunakan oleh penulis dalam proyek perubahan ini adalah a. Observasi

Penulis melakukan pengamatan sistem, minat pegawai dan kendala atas pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat. Dari hasil observasi diketahui bahwa mekanisme pengusulan diklat belum jelas dan belum terkoordinir, setiap pegawai menyampaikan formulir permohonan diklat atau secara lisan kepada LO Diklat, belum menggunakan Nota Dinas dari atasan langsung.

b. Wawancara

Penulis juga melakukan wawancara dengan pegawai untuk menggali jenis diklat dan sistem pengelolaan yang diinginkan pegawai. Dari hasil wawancara ini diketahui bahwa informasi terkait diklat masih terbatas sehingga tidak setiap pegawai dapat mengetahui jadwal diklat sehingga hanya orang-orang tertentu saja yang sering mengikuti diklat, disamping itu juga tidak ada monitoring yang dapat dijadikan acuan oleh atasan untuk mendorong stafnya untuk segera mengikuti diklat atau membatasinya karena terlalu sering mengikuti diklat.

c. Kuesioner

Kuesioner yang dibagikan kepada seluruh stakeholder dan berisi informasi terkait pengelolaan diklat pada saat sebelum dan setelah proyek perubahan. Penulis menggunakan 5 skala dalam kuesioner ini, yaitu : 1 = sangat tidak setuju; 2 = tidak setuju; 3 = cukup setuju; 4 = setuju; 5 = sangat setuju dan 8 pertanyaan terkait pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat. Dari hasil kuesioner tersebut dapat disimpulkan telah terjadi peningkatan dalam pengelolaan diklat, sebelum proyek perubahan rata-rata per pegawai menyatakan 2,84 yang artinya tidak setuju atas pengelolaan diklat yang ada sedangkan setelah proyek perubahan rata-rata per pegawai menyatakan 3,81 yang artinya para pegawai cukup setuju dengan pengelolaan diklat yang ada. Tentunya hasil ini masih terus berubah seiring dengan proyek perubahan yang kami laksanakan. Laporan dari hasil survei tersebut dapat dilihat pada Lampiran 10.

15 III. KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil pelaksanaan proyek perubahan pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Kekurangan pegawai yang cukup signifikan dibandingkan dengan beban kerja sangat berpengaruh pada padatnya pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh setiap pegawai (terutama pada bidang pemeriksaan). Hal tersebut mengakibatnya kurangnya kesempatan yang dimiliki setiap pegawai mengikuti kegiatan diklat.

2. Informasi terkait diklat (antara lain : jadwal, persyaratan dan monitoring diklat) sangat diperlukan oleh setiap pegawai sebagai bahan pertimbangan untuk perencanaan mengikuti diklat, perencanaan kegiatan dan peningkatan kompetensi.

3. Perencanaan kegiatan (terutama kegiatan pemeriksaan) harus disusun dengan baik pada akhir tahun sebagai acuan pelaksanaan kegiatan tahun berikutnya. Perencanaan pemeriksaan pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat sangat terpengaruh oleh pihak Entitas dalam menyampaikan LKPD yang masih belum sesuai jadwal. Hal ini juga mengakibatkan kendala bagi perencanaan dan pelaksanaan kegiatan setiap pegawai. Namun demikian perencanaan sangat diperlukan sebagai panduan pelaksanaan kegiatan, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.

Menurut George R. Terry: Perencanaan adalah pemulihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk menghendaki hasil yang dikehendaki.

B. Saran

Saran penulis dalam rangka peningkatan pelayanan diklat para pegawai di lingkungan pelaksana BPK RI terutama BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat :

1. Suatu kegiatan dapat terlaksana dengan baik apabila terjalin kerjasama yang baik antar pihak terkait, termasuk pihak internal maupun pihak eksternal.

2. Perlunya koordinasi yang lebih baik antara Pusdiklat dan Balai Diklat, mengingat masih terjadi beberapa informasi usulan peserta diklat dari satker yang telah disampaikan ke pusdiklat tidak sampai ke balai diklat.

16 3. Perlunya menggali informasi minat diklat pegawai, sebagai masukan di dalam

perencanaan pelaksanaan diklat.

4. Penambahan jenis diklat agar kesempatan mengikuti diklat menjadi lebih terbuka (termasuk di setiap jenjang peran pemeriksa).

5. Perlunya komitmet pimpinan satker untuk memberikan kesempatan yang lebih luas bagi pegawai untuk mengikuti diklat.

6. Perencanaan kegiatan harus disusun dengan baik sebelum tahun anggaran berjalan, sehingga dapat dijadikan panduan pelaksanaan kegiatan.

17 DAFTAR PUSTAKA

 AnneAhira.com. [2014]. Pengertian Pelayanan [Online]. Tersedia : http://www.anneahira.com/pengertian-pelayanan.htm

 Universitas Sumatera Utara [2014]. Pengertian Pelayanan [Online]. Tersedia : http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/27963/3/Chapter%20II.pdf

 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional [Online] Tersedia : http://www.unpad.ac.id/wp-content/uploads/2012/10/UU20-2003-Sisdiknas.pdf

 Slideshare. (2013). Perencanaan dalam Fungsi Manajemen [Online]. Tersedia: http://www.slideshare.net/AppleYuu1/perencanaan-27157580

 Setiawan Dimas. [2014]. Definisi Pelatihan [Online]. Tersedia : http://definisimu.blogspot.com/2012/08/definisi-pelatihan.html

 Ridwan Iskandar Sudayat, SE. [2014]. Pendidikan dan Pelatihan [Online]. Tersedia : http://ridwaniskandar.files.wordpress.com/2009/05/9-pendidikan-dan-pelatihan.pdf

 Suharsimi Arikunto. 2000. Manajemen Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta [Online]. Tersedia : https://hartanto104.files.wordpress.com/2013/11/instrumen-penelitian.pdf

 Dedet Zelthauzallam. [2014]. Pengertian, Tujuan Dan Fungsi Perencanaan [Online]. Tersedia : http://dedetzelth.blogspot.com/2013/02/pengertian-tujuan-dan-fungsi-perencanaan.html

Pemaparan Mekanisme Pengelolaan Diklat Pegawai pada BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat

MEKANISME PENGELOLAAN DIKLAT

PADA BPK PERWAKILAN

PROVINSI PAPUA BARAT

MEKANISME PENGELOLAAN DIKLAT

PADA BPK PERWAKILAN

PROVINSI PAPUA BARAT

PROVINSI PAPUA BARAT

PROVINSI PAPUA BARAT

Mekanisme pengusulan peserta diklat

Output

Pegawai

Atasan

Langsung

LO Diklat

Pusdiklat

Kegiatan

Mulai Buat & Distribusi FKDP Mengkoordinir pengisian FKDP Mengisi FKDP Melakukan pengecekan FKDP Melakukan rekapitulasi & menyampaikan ke Pusdiklat Berkoordinir dengan Pusdiklat Menyusun RDT & RDB Mendistribusi-kan RKT & RKD 1 LO Diklat membuat dan

mendistribusikan FKDP ke setiap satker. (Setiap bulan Agustus)

FKDP yang terdistribusi ke setiap satker

Atasan Langsung menkoordinir pengisian FKDP

Pegawai mengisi FKDP sesuai dengan kebutuhan diklatnya

Atasan Langsung mengecek FKDP yang telah diisi pegawai dan menyerahkan kepada LO Diklat

LO Diklat merekap dan membuat Kebutuhan Diklat Pegawai (KDP) serta menyampaikannya ke Pusdiklat.

LO Diklat berkoordinir dengan pusdiklat terkait pelaksanaan diklat yang diselenggarakan di Kantor Perwakilan.

Pusdiklat menyusun RDT dan RDB serta menyampaikannya ke seluruh satker ( RDT setiap akhir November dan RDB sertiap minggu ke-3 bulan sebelumnya)

LO Diklat menyampaikan RDT & RDB ke masing 2 satker beserta RKDP FKDP yang terdistribusi ke setiap pegawai FKDP yang telah terisi FKDP yang lengkap dan telah di cek atasan langsung ND beserta KDP Hasil koordinasi dengan pusdiklat RDT & RDB RDT & RDB terdistribusi ke masing2 satker Mendistribusi-kan RDT, RDB, & KDP ke masing2 pegawai RDT & RDB terdistribusi ke masing2 pegawai Atasan Langsung menyampaikan

RDT & RDB ke masing 2 pegawai beserta RKDP

Pegawai membuat perencanaan pelaksanaan pekerjaan dan diklat serta mengusulkan untuk mengikuti diklat sesuai jadwal yang tertera di RDB.

Membuat perencanaan &

usulan mengikuti diklat

Rencana Kerja & Diklat; dan Usulan mengikuti diklat. 1 2 4 3 9 8 7 6 5 10

Mekanisme pengusulan peserta diklat

Output

Pegawai

Atasan

Langsung

LO Diklat

Pusdiklat

Kegiatan

1

Pegawai membuat rencana kegiatan dan membuat usulan mengikuti diklat sesuai jadwal yang tertera di RDB.

Membuat Rencana kegiatan & ND Usulan Mengikuti Diklat Rencana Kegiatan Tahun depan dan ND Usulan Mengikuti Diklat

Atasan harus mempertimbangkan tugas lain yang harus diselesaikan terlebih dahulu.

Menyetujui ND Usulan Mengikuti

Diklat Setuju?

Atasan Langsung memberikan persetujuan atas ND Usulan Mengikuti Diklat dan

menyampaikannya kepada LO Diklat.

Ya Tidak ND Usulan Mengikuti Diklat. Verifikasi Usulan & Buat ND Usulan Peserta Diklat dr Pwk LO Diklat melakukan verifikasi atas

ND Usulan Mengikuti Diklat dari masing2 satker, mengkompilasi dan membuat ND Usulan Peserta Diklat Perwakilan serta menyampaikan ke Pusdiklat (Setiap awal minggu ke-4 bulan sebelumnya)

ND Usulan Peserta Diklat dr

Perwakilan.

Seleksi peserta & Buat ND Pemanggilan Peserta Diklat Pusdiklat melakukan seleksi peserta

dan melakukan pemanggilan peserta diklat. Distribusi informasi ke pegawai Pegawai mengetahui pemanggilan diklat ND Pemanggilan Peserta Diklat Persiapan mengikuti diklat Pelaksanaan Diklat Kembali ke satker & serahkan Copy Sertifikat Pegawai siap mengikuti diklat Kegiatan diklat terlaksana Sertifikat hasil diklat LO Diklat menyampaikan

pemanggilan kepada para pegawai/ peserta diklat

Pegawai melakukan persiapan untuk mengikuti diklat.

Pusdiklat menyelenggarakan dan mengembalikan peserta diklat setelah selesai pelaksanaan.

Pegawai kembali ke satker dan menyampaikan copy sertikat kepada LO Diklat 2 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Mekanisme pengusulan peserta diklat

Output

Pegawai

Atasan

Langsung

LO Diklat

Pusdiklat

Kegiatan

2 Update monitoring diklat LO Diklat mengupdate monitoring

diklat berdasarkan sertifikat yang diterima dari peserta diklat dan menyampaikan Monitoring diklat ke masing2 satker per 3 bulan.

Monitoring Diklat yang terupdate Memantau hasil diklat dan mendorong pemaparan Atasan Langsung melakukan

peman-tauan diklat pegawai dan mendorong untuk mengikuti diklat agar targetnya dapat tercapai serta mendorong pegawai untuk memaparkan hasil diklat.

Atasan Langsung mengetahui diklat yang telah diikuti pegawai. Berkoordinasi dan menyiapkan pemaparan Persiapan pemaparan Pegawai melakukan koordinasi dan

melakukan persiapan pemaparan hasil diklat.

Mendukung

penyelenggara-an pemaparpenyelenggara-an hasil diklat LO Diklat memberikan dukungan

untuk pelaksanaan pemaparan hasil diklat Pelaksanaan pemaparan hasil diklat Selesai 20 21 22 23

Pinguin pakai sepatu

Saya ingin dibantu

N O T A – D I N A S

No.28/ND/XIX.MAN.1.1/08/2014

Kepada : Kasubag Hukum dan Humas

Dari : Kepala Sub Bagian SDM

Perihal : Permohonan penerbitan Keputusan Kepala Perwakilan tentang Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat pada BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat

Lampiran : satu berkas

Tempat/Tanggal : Manokwari / 27 Agustus 2014

Dalam rangka meningkatkan pengelolaan diklat pegawai pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat maka perlu di tetapkan suatu mekanisme pengusulan peserta diklat yang ditetapkan dengan keputusan Kepala Perwakilan. Untuk maksud tersebut, berikut kami lampirkan draf Keputusan Kepala Perwakilannya.

Kami mengharapkan Keputusan tersebut dapat diselesaikan dalam waktu yang tidak terlalu lama.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Kasubag SDM

BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat

Eko Maulana

NIP. 197603022000031001

Tembusan :

1. Kepala Perwakilan

KEPUTUSAN KEPALA PERWAKILAN BADAN PEMERIKSA KEUANGAN

PROVINSI PAPUA BARAT

NOMOR : /K/X-X.3/09/2014

TENTANG

MEKANISME PENGUSULAN PESERTA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PADA BADAN PEMERIKSA KEUANGAN PERWAKILAN

PROVINSI PAPUA BARAT

KEPALA PERWAKILAN BADAN PEMERIKSA KEUANGAN PROVINSI PAPUA BARAT

Menimbang : a. bahwa diperlukan manajemen pembinaan pegawai untuk membentuk pegawai negeri sipil yang mampu melaksanakan tugas secara profesional dan bertanggungjawab;

b. bahwa salah satu pembinaan pegawai adalah dengan cara melakukan pendidikan dan pelatihan;

c. bahwa dalam rangka pengelolaan pendidikan dan pelatihan bagi pegawai pada BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat perlu ditetapkan Mekanisme Pengusulan Peserta Pendidikan dan Pelatihan;

d. bahwa sehubungan dengan huruf a, b, dan c di atas, perlu menetapkan Keputusan Kepala Perwakilan Badan Pemeriksa Keuangan Provinsi Papua Barat tentang Mekanisme Pengusulan Peserta Pendidikan dan Pelatihan pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890);

2. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2006 tentang Badan Pemeriksa Keuangan (Lembar Negara Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4654);

3. Keputusan Ketua BPK RI Nomor 3/K/I-XIII.2/7/2014 tanggal 10 Juli 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan;

4. Keputusan Sekretaris Jenderal Badan Pemeriksa Keuangan Nomor 31/SK/I-VIII.3/08/2006 tanggal 31 Agustus 2006 tentang Tata Cara

Halaman 2 dari 6 Pembentukan Peraturan, Keputusan, dan Naskah Dinas Pada Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia;

5. Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 380/K/X-XIII.2/10/2009 tanggal 21 Oktober 2009 tentang Standar Kompetensi Perilaku Pegawai Badan Pemeriksa Keuangan;

6. Surat Keputusan Sekretaris Jenderal BPK RI Nomor 62/K/X-X.3/01/2008 tentang Pelimpahan Wewenang Sekretaris Jenderal Badan Pemeriksa Keuangan dalam Bidang Kepegawaian kepada Para Pejabat Struktural (Unsur Pelaksana) di Lingkungan Badan Pemeriksa Keuangan;

M E M U T U S K A N :

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PERWAKILAN BADAN PEMERIKSA KEUANGAN

PROVINSI PAPUA BARAT TENTANG MEKANISME PENGUSULAN PESERTA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PADA BADAN PEMERIKSA KEUANGAN PERWAKILAN PROVINSI PAPUA BARAT

BAB I KETENTUAN UMUM

Bagian Pertama Pengertian

Pasal 1

Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan :

(1) Pendidikan dan pelatihan yang selanjutnya disebut diklat adalah upaya untuk mengembangkan dan meningkatkan keterampilan pegawai baik secara teknis maupun manajerial termasuk pengembangan kepribadian pegawai.

(2) Pegawai adalah Pegawai Negeri Sipil yang disingkat PNS pada Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) yang telah diangkat dan ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal Badan Pemeriksa Keuangan.

(3) Jabatan Struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak seorang PNS dalam rangka memimpin suatu satuan organisasi negara.

(4) Atasan Langsung adalah seorang Pejabat Struktural yang mempunyai kewenangan langsung terhadap pegawai tersebut.

(5) Subbag SDM adalah unit kerja yang melaksanakan tugas pengurusan SDM di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat, termasuk tugas pengelolaan diklat pegawai. (6) Liaison Officer Diklat yang selanjunya disebut LO Diklat adalah pegawai pada Subbag

SDM yang bertugas melakukan pengelolaan kediklatan pegawai.

(7) Indikator Kinerja Utama yang selanjutnya disebut IKU merupakan tolak ukur keberhasilan yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu tujuan, sasaran, atau kegiatan yang telah dilaksanakan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

(8) Sasaran Kinerja Pegawai yang selanjutnya disebut SKP merupakan rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh seorang pegawai, yang mengacu pada tugas jabatan pada pelaksana BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat;

Halaman 3 dari 6 (9) Kompetensi meliputi kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh pegawai berupa pengetahuan, keterampilan, dan sikap perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya.

Bagian Kedua Maksud dan Tujuan

Pasal 2

(1) Maksud penetapan Keputusan ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan pengelolaan diklat pegawai pada BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat.

(2) Tujuan penetapan Keputusan ini adalah:

a. Menjamin objektivitas dan transparansi dalam pengusulan peserta diklat;

b. Memberikan gambaran yang jelas kepada pegawai terkait alur pengusulan peserta diklat;

c. Memberikan kesempatan yang sama kepada setiap pegawai untuk mengikuti diklat; d. Memberikan kemudahan kepada pegawai dalam merencakan dan mengikuti diklat; e. Target pengembangan kompetensi sebagaimana tercantum dalam SKP dan IKU

Perwakilan dapat tercapai.

f. Pendidikan dan pelatihan merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.

BAB II

HAK DAN KEWAJIBAN Bagian Pertama

Pegawai Pasal 3 Hak Pegawai

(1) Mendapat informasi terkait jadwal, persyaratan dan pelaksanaan diklat; (2) Mengusulkan diklat sesuai dengan kebutuhan;

(3) Mendapatkan kesempatan mengikuti diklat dalam rangka meningkatkan kompetensi; (4) Mencapai target diklat sesuai dengan Sasaran Kinerja Pegawai dan Indikator Kinerja

Utama Perwakilan;

(5) Memaparkan hasil diklat yang telah diikuti;

Pasal 4

Kewajiban Pegawai

(1) Mengikuti diklat dengan sebaik-baiknya dan bertanggungjawab;

(2) Mengimplementasikan ilmu dan pengalaman yang di dapat ke dalam pekerjaan/tugas yang diberikan atasan;

(3) Membagi ilmu dan pengalaman yang telah diperoleh kepada rekan kerja; (4) Melaporkan hasil diklat kepada LO Diklat;

Halaman 4 dari 6

Bagian Kedua Atasan Langsung

Pasal 5

Hak Atasan Langsung (Pejabat Struktural)

(1) Mendapatkan informasi diklat yang akan dan telah diikuti oleh pegawai;

(2) Memberikan persetujuan atau penolakan atas usulan diklat yang disampaikan pegawai dengan mempertimbangkan kelancaran pelaksanaan tugas yang bersangkutan;

Pasal 6

Kewajiban Atasan Langsung (Pejabat Struktural)

(1) Mengingatkan pegawai untuk mencapai target diklat yang telah ditetapkan di dalam SKP dan IKU Perwakilan;

(2) Memberikan penugasan kepada pegawai sesuai dengan kompetensi yang telah dimiliki;

Bagian Ketiga LO Diklat

Pasal 7 Hak LO Diklat

(1) Menerima usulan peserta diklat pegawai; (2) Mengusulkan peserta diklat kepada Pusdiklat; (3) Menerima laporan hasil diklat;

(4) Memberikan dukungan pemaparan hasil diklat.

Pasal 8 Kewajiban LO Diklat

(1) Melakukan pendataan kebutuhan diklat pegawai;

(2) Menyampaikan informasi terkait kediklatan kepada pegawai;

(3) Melakukan seleksi peserta diklat sesuai kriteria yang telah ditetapkan; (4) Mengusulkan peserta diklat yg lolos seleksi kepada penyelenggara diklat; (5) Melakukan koordinasi dengan penyelenggara diklat;

(6) Menyelenggarakan diklat sesuai dengan kebutuhan pegawai (jika dimungkinkan); (7) Melakukan monitoring diklat pegawai.

BAB III

MEKANISME PENGUSULAN PESERTA DIKLAT Pasal 9

Mekanisme Pengusulan peserta diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat sebagai berikut :

Halaman 5 dari 6 (1) LO Diklat melakukan pendataan kebutuhan diklat pegawai (tahun berikutnya) dengan membuat dan menyampaikan Formulir Kebutuhan Diklat Pegawai (FKDP) kepada setiap satuan kerja. Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Agustus;

(2) Atasan langsung mengkoordinir pengisian FKDP; (3) Pegawai mengisi FKDP sesuai dengan kebutuhan;

(4) Atasan langsung melakukan pengecekan FKDP yang telah terisi dan menyampaikan kepada LO Diklat;

(5) LO Diklat melakukan rekapitulasi dan menyusun Kebutuhan Diklat Pegawai (KDP) serta menyampaikan usulan tersebut kepada Pusdiklat;

(6) LO Diklat dapat berkoordinasi dengan Pusdiklat terkait usulan pelaksanaan diklat yang akan diselenggarakan di Kantor Perwakilan;

(7) Berdasarkan usulan diklat dari masing-masing satker, Pusdiklat menyusun Rencana Diklat Tahunan dan Bulanan. Rencana Diklat Tahunan (RDT) disampaikan kepada setiap satker pada bulan Desember tahun sebelumnya sedangkan Rencana Diklat Bulanan (RDB) disampaikan pada pertengahan bulan sebelumnya;

(8) Rencana diklat tersebut disampaikan kembali kepada masing-masing satker sebagai panduan pelaksanaan diklat;

(9) LO Diklat menyampaikan Rencana Diklat tersebut kepada seluruh pegawai dengan disertai KDP, sekaligus mengkonfirmasi kesiapan pegawai untuk mengikuti diklat; (10) Berdasarkan RDT pegawai dapat membuat rencana kerja dan diklat yang akan

dilakukan, sedangkan berdasarkan RDB, pegawai menyampaikan usulan dan kesiapan mengikuti diklat sesuai dengan kreteria yang telah ditetapkan serta meminta persetujuan atasan langsung;

(11) Atasan Langsung memberikan persetujuan atas usulan tersebut dan menyampaikannya kepada LO Diklat dengan melalui ND Usulan Peserta Diklat (per satker). Sebelum memberikan persetujuan, atasan langsung harus mempertimbangkan pekerjaan pegawai yang bersangkutan;

(12) LO Diklat melakukan verifikasi usulan peserta diklat dan menyampaikannya kepada Pusdiklat dengan melalui ND Kepala Perwakilan;

(13) Pusdiklat melakukan seleksi dan melakukan pemanggilan peserta diklat; (14) LO Diklat menyampaikan pemanggilan diklat kepada pegawai/peserta diklat; (15) Pegawai wajib mengikuti dan mentaati ketentuan diklat;

(16) Setelah pelaksanaan diklat selesai, pusdiklat mengembalikan peserta diklat ke satker masing-masing dengan disertai sertifikat keikutsertaan dan kelulusan mengikuti diklat; (17) Pegawai menyampaikan foto kopi sertifikat diklat kepada LO Diklat untuk disimpan ke

dalam arsip pegawai dan di catat dalam Monitoring Diklat Pegawai;

(18) Monitoring Diklat disampaikan secara berkala kepada masing-masing satker;

(19) Pegawai berkoordinasi dengan LO Diklat terkait pemaparan hasil diklat dan melakukan persiapan pemaparan hasil diklat;

(20) LO Diklat memberikan dukungan atas pelaksanaan pemaparan tersebut.

BAB IV

BAGAN ALUR PENGUSULAN PESERTA DIKLAT Pasal 10

Bagan Alur Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat dapat dilihat pada Lampiran Keputusan yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Keputusan ini.

Halaman 6 dari 6

BAB IV KETENTUAN PENUTUP

Pasal 10

(1) Dengan berlakunya Keputusan ini, maka pihak terkait wajib mematuhi ketentuan yang telah ditetapkan.

(2) Hal-hal yang belum diatur dalam Keputusan ini akan diatur lebih lanjut dengan Surat Edaran Kepala Perwakilan BPK.

Pasal 11

Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di : Jakarta

Pada tanggal : September 2014 BADAN PEMERIKSA KEUANGAN PERWAKILAN PROVINSI PAPUA BARAT

KEPALA PERWAKILAN

Dali Mulkana NIP. 19681010 198903 1 003

Tembusan Keputusan ini disampaikan kepada:

• Seluruh Pegawai pada pelaksana BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

Mekanisme pengusulan peserta diklat

Output

Pegawai

Atasan

Langsung

LO Diklat

Pusdiklat

Kegiatan

Mulai Buat & Distribusi FKDP Mengkoordinir pengisian FKDP Mengisi FKDP Melakukan pengecekan FKDP Melakukan rekapitulasi & menyampaikan ke Pusdiklat Berkoordinir dengan Pusdiklat Menyusun RDT & RDB Mendistribusi-kan RKT & RKD 1 LO Diklat membuat dan

mendistribusikan FKDP ke setiap satker. (Setiap bulan Agustus)

FKDP yang terdistribusi ke setiap satker

Atasan Langsung menkoordinir pengisian FKDP

Pegawai mengisi FKDP sesuai dengan kebutuhan diklatnya

Atasan Langsung mengecek FKDP yang telah diisi pegawai dan menyerahkan kepada LO Diklat

LO Diklat merekap dan membuat Kebutuhan Diklat Pegawai (KDP) serta menyampaikannya ke Pusdiklat.

LO Diklat berkoordinir dengan pusdiklat terkait pelaksanaan diklat yang diselenggarakan di Kantor Perwakilan.

Pusdiklat menyusun RDT dan RDB serta menyampaikannya ke seluruh satker ( RDT setiap akhir November dan RDB sertiap minggu ke-3 bulan sebelumnya)

LO Diklat menyampaikan RDT & RDB ke masing 2 satker beserta RKDP FKDP yang terdistribusi ke setiap pegawai FKDP yang telah terisi FKDP yang lengkap dan telah di cek atasan langsung ND beserta KDP Hasil koordinasi dengan pusdiklat RDT & RDB RDT & RDB terdistribusi ke masing2 satker Mendistribusi-kan RDT, RDB, & KDP ke masing2 pegawai RDT & RDB terdistribusi ke masing2 pegawai Atasan Langsung menyampaikan

RDT & RDB ke masing 2 pegawai beserta RKDP

Pegawai membuat perencanaan pelaksanaan pekerjaan dan diklat serta mengusulkan untuk mengikuti diklat sesuai jadwal yang tertera di RDB.

Membuat perencanaan &

usulan mengikuti diklat

Rencana Kerja & Diklat; dan Usulan mengikuti diklat. 1 2 4 3 9 8 7 6 5 10

Mekanisme pengusulan peserta diklat

Output

Pegawai

Atasan

Langsung

LO Diklat

Pusdiklat

Kegiatan

1

Pegawai membuat rencana kegiatan dan membuat usulan mengikuti diklat sesuai jadwal yang tertera di RDB.

Membuat Rencana kegiatan & ND Usulan Mengikuti Diklat Rencana Kegiatan Tahun depan dan ND Usulan Mengikuti Diklat

Atasan harus mempertimbangkan tugas lain yang harus diselesaikan terlebih dahulu.

Menyetujui ND Usulan Mengikuti

Diklat Setuju?

Atasan Langsung memberikan persetujuan atas ND Usulan Mengikuti Diklat dan

menyampaikannya kepada LO Diklat.

Ya Tidak ND Usulan Mengikuti Diklat. Verifikasi Usulan & Buat ND Usulan Peserta Diklat dr Pwk LO Diklat melakukan verifikasi atas

ND Usulan Mengikuti Diklat dari masing2 satker, mengkompilasi dan membuat ND Usulan Peserta Diklat Perwakilan serta menyampaikan ke Pusdiklat (Setiap awal minggu ke-4 bulan sebelumnya)

ND Usulan Peserta Diklat dr

Perwakilan.

Seleksi peserta & Buat ND Pemanggilan Peserta Diklat Pusdiklat melakukan seleksi peserta

dan melakukan pemanggilan peserta diklat. Distribusi informasi ke pegawai Pegawai mengetahui pemanggilan diklat ND Pemanggilan Peserta Diklat Persiapan mengikuti diklat Pelaksanaan Diklat Kembali ke satker & serahkan Copy Sertifikat Pegawai siap mengikuti diklat Kegiatan diklat terlaksana Sertifikat hasil diklat LO Diklat menyampaikan

pemanggilan kepada para pegawai/ peserta diklat

Pegawai melakukan persiapan untuk mengikuti diklat.

Pusdiklat menyelenggarakan dan mengembalikan peserta diklat setelah selesai pelaksanaan.

Pegawai kembali ke satker dan menyampaikan copy sertikat kepada LO Diklat 2 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Mekanisme pengusulan peserta diklat

Output

Pegawai

Atasan

Langsung

LO Diklat

Pusdiklat

Kegiatan

2 Update monitoring diklat LO Diklat mengupdate monitoring

diklat berdasarkan sertifikat yang diterima dari peserta diklat dan menyampaikan Monitoring diklat ke masing2 satker per 3 bulan.

Monitoring Diklat yang terupdate Memantau hasil diklat dan mendorong pemaparan Atasan Langsung melakukan

peman-tauan diklat pegawai dan mendorong untuk mengikuti diklat agar targetnya dapat tercapai serta mendorong pegawai untuk memaparkan hasil diklat.

Atasan Langsung mengetahui diklat yang telah diikuti pegawai. Berkoordinasi dan menyiapkan pemaparan Persiapan pemaparan Pegawai melakukan koordinasi dan

melakukan persiapan pemaparan hasil diklat.

Mendukung

penyelenggara-an pemaparpenyelenggara-an hasil diklat LO Diklat memberikan dukungan

untuk pelaksanaan pemaparan hasil diklat Pelaksanaan pemaparan hasil diklat Selesai 20 21 22 23