PROPINSI SUMATERA BARAT
(Studi Deskriptif-Analitik Bidang Garapan Kesiswaan)
TESIS
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Dari Syarat Memperoleh Gelar Magister Pendidikan
Bidang Studi Administrasi Pendidikan
O l e h
WISMA ENDRIMON
NRP, 9232009
PROGRAM PASCA SARJANA
INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
f f ar, M. Ed.
KOORDINATOR BIDANG STUDI ADMINISTRASI PENDIDIKAN PROGRAM PASCA SARJANA IKIP BANDUNG,
'Berhasil atau tidaknya suatu perjuangan sangat ditentukan
oieh kemauan, ketabahan, dan keuletan serta kebulatan tekad yang dimiliki" (Arnold Glasow)
"Kunci bagi semua hal adaiah kesabaran, anda seperti mem-peroleh anak ayam dengan dierami terlebih dahulu, bukan dengan memecahkan telurnya"
(Arnold Glasow)
'Membiarkan diri berada dafam sistem yang tidak benar adaiah suatu kebodohan" (Prof. Dr. Achmad Sanusi, SH, MPA)
'Mengertilah tentang orang lain terlebih dahulu, bila kamu berharap ia mengerti tentang kamu"
"Menyerah pada keadaan adaiah kematian
secara perlahan"
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KANWIL DEPDIKBUD
PROPINSI SUMATERA BARAT
(Studi Deskriptif-Analitik Bidang Garapan Kesiswaan)
Oleh
Wisna Endrinon
Penelitian
ini
bertolak dari arti penting
data
dan
informasi
pendidikan bagi pengambilan keputusan,
perumusan
kebijakan,
dan
penyusunan rencana pendidikan
serta
untuk
kepentingan pelaksanaan tugas sehari-hari setiap unit/bagian
dalam
suatu
organisasi,
dimana
dalam
lingkungan
Kanwil
Depdikbud propinsi Sumatera Barat penyediaan data dan infor
masi tersebut merupakan tugas dari sistem informasi
manaje
men Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat.
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan
terhadap
sistem
informasi
manajemen
Kanwil
Depdikbud
propinsi
Sumatera
Barat
ditemukan indikasi bahwa
sistem
informasi
manajemen
Kanwil
Depdikbud propinsi Sumatera
Barat
belum
berfungsi
secara
baik.
Memahami
arti
penting
data
dan
informasi serta ditemukan indikasi belum berfungsinya sistem
informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat
secara baik, maka dilakukan penelitian ini.
Penelitian
ini
difokuskan
pada
bidang
garapan
kesiswaan dengan membatasi pada beberapa aspek pokok,
yaitu
(1) bentuk dan struktur organisasi, (2) deskripsi tugas, (3)
efi-peran personil dan koordinasi kerja.
Penelitian
ini
bersifat
deskriptif-analitik
dengan
menggunakan
pendekatan
kualitatif.
Pengumpulan
data
dan
informasi dilakukan sendiri oleh peneliti dengan menggunakan
teknik
wawancara,
observasi,
dan
analisis
dokumentasi.
Wawancara
dilakukan
dalam
bentuk
tak-terstruktur
dengan
berpedoman
pada panduan pengumpulan data. Untuk
memudahkan
proses
pengumpulan data peneliti melakukan kegiatan
magang
(observasi
peran
serta).
Pengolahan
dan
analisis
data
dilakukan selama dan setelah proses pengumpulan data. Secara
keseluruhan pengolahan dan analisis data mengikuti
prosedur
(1) reduksi data, (2) "display" data, serta (3)
pengambilan
kesimpulan dan verifikasi.
Berdasarkan analisis dapat dikemukakan beberapa temuan
penelitian sebagai berikut; (1) berkaitan dengan bentuk
dan
struktur
organisasi; (a) sistem informasi
manajemen
(SIM)
Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat merupakan organisa
si
formal dan melekat pada struktur organisasi Kanwil
Dep
dikbud
propinsi
Sumatera
Barat, (b)
data
dan
informasi
kesiswaan
merupakan salah satu bidang garapan dalam
sistem
informasi
manajemen
Kanwil
Depdikbud
propinsi
Sumatera
Barat,
(c)
di samping sistem
informasi
manajemen
Kanwil
Depdikbud
propinsi
Sumatera
Barat
dalam
jajaran
Kanwil
Depdikbud propinsi Sumatera Barat terdapat dua pusat
penge
lolaan data yang lain yaitu proyek IDIS (Bidang Dikmenum),
proyek IDIS dan proyek SIM belum berjalan dengan baik dan
hanya
bersifat
informal (antar personil), di
samping
itu
sistem informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumate
ra Barat juga melakukan koordinasi dengan Dinas P dan K Tk.
I (mengelola data sekolah dasar) dan Kanwil Departemen Agama
(mengelola sekolah di bawah Departemen Agama); (2) berkaitan
dengan
deskripsi
tugas; (a) tugas pokok
sistem
informasi
manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat khususnya
bidang
garapan kesiswaan adaiah menyediakan semua data
dan
informasi
kesiswaan yang dibutuhkan semua unit kerja
dalam
lingkungan
Kanwil
Depdikbud propinsi Sumatera
Barat,
dan
melakukan
pelayanan
data dan
informasi
kesiswaan
kepada
instansi
terkait
dan organisasi kemasyarakatan
lain
yang
membutuhkan,
(b) peran personil dalam merealisasikan
tugas
belum
berjalan secara baik. Hal ini disebabkan oleh
adanya
tugas lain yang bersifat proyek dan belum adanya
kewenangan
penuh
yang diberikan atasan; (3) berkaitan dengan
prosedur
kerja;
Prosedur pengelolaan data terdiri dari tiga
langkah
pokok, yaitu (a) pengumpulan data, (b) pengolahan data,
(c)
penyimpanan, pemanfaatan, dan penyebaran data dan informasi,
(a.l)
alat pengumpul data yang digunakan
adaiah
kuesioner
per
31
Agustus serta laporan bulanan dan
triwulan,
(a.2)
prosedur
pengumpulan data belum diatur secara ketat,
(a.3)
pengumpulan data ditangani oleh personil khusus bagian
per-suratan,
(b.l)
pengolahan data
dilakukan
secara
manual,
(b.2) sistem komputer belum dapat dikembangkan karena
hasil
olahan
data sangat terbatas, (b.4)
jumlah
personil
belum
memadai bila dibandingkan dengan beban
tugas,
(b.5)
koordinasi
kerja
sudah
berjalan cukup
baik,
(c.l)
data
disimpan secara manual dalam format laporan tahunan, sehing
ga
menimbulkan hambatan dalam penelusuran
dan
pengambilan
kembali, (c.2) data belum dimanfaatkan secara maksimal
oleh
semua
Bagian dan Bidang, (c.3) koordinasi
sudah
dilakukan
cukup baik, (c.4) data dan informasi kesiswaan juga dimanfa
atkan
oleh instansi terkait dan
organisasi
kemasyarakatan
lainnya; (4) berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi; (a)
penyediaan
data dan informasi kesiswaan belum efektif,
(b)
pelayanan data dan informasi kesiswaan belum cukup efisien.
Berdasarkan
temuan-temuan tersebut dikemukakan
saran
sebagai berikut; (1) mengingat keterbatasan pengelolaan data
dengan
sistem manual, perlu difikirkan pengembangan
sistem
komputer
dengan mempertimbangkan disain
sistem,
perangkat
keras
dan
perangkat
lunak,
personil
(jumlah
dan
kualifikasi),
prosedur
kerja, dan dana,
baik
yang
sudah
tersedia
maupun
yang dibutuhkan,
(2)
perlunya
dilakukan
koordinasi
di
tingkat pusat
khususnya
antara
Balitbang,
Dirjen Dikmenum dan Dirjen Dikmenjur berkaitan dengan
penga-daan
"satu"
pusat
pengelolaan data
di
Kanwil
Depdikbud
propinsi Sumatera Barat, (3) mengingat penelitian ini
masih
memiliki keterbatasan dan kelemahan dalam beberapa hal, maka
untuk merancang program penataan diperlukan penelitian
lan-jutan pada lembaga yang sama atau sejenis.
halaman
KATA PENGANTAR i
PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH iv
ABSTRAK x
DAFTAR ISI xiv
BAB I PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang Masalah 1
B. Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen
Kanwil Depdikbud Propinsi Sumatera Barat- 2
C. Permasalahan 9
D. Pentingnya Penelitian 15
E. Rumusan Masalah dan Pertanyaan Penelitian 15
F. Paradigma Penelitian 21
G. Tujuan dan Kegunaan Hasil Penelitian 23 H. Sistem Informasi Manajemen sebagai Bagian
Integral dalam Bidang Kajian Administrasi
Pendidikan 25
I. Penjelasan Istilah 28
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 32
A. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen - 32 1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen 32 2. Komponen Sistem Informasi Manajemen - 34 3. Fungsi Sistem Informasi Manajemen 36
B. Lingkup dan Arti Penting Data dan Infor
masi Kesiswaan 38
C. Langkah-langkah Analisis Sistem Informasi
Manajemen 41
D. Temuan Empirik yang Terkait dengan Pene
litian ini 53
E. Kesimpulan Kajian Pustaka dan
Implikasi-nya terhadap Penelitian 55
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 59
A. Sifat dan Pendekatan Penelitian 59
B. Populasi dan Sampel 60
BAB IV HASIL PENELITIAN 77
A. Temuan Penelitian * 77
1. Bentuk dan Struktur Organisasi Sistem Informasi Manajemen Kanwil Depdikbud
Propinsi Sumatera Barat 77
2. Deskripsi Tugas dalam Sistem Informasi Manajemen Kanwil Depdikbud Propinsi
Sumatera Barat 85
3. Prosedur Kerja Pengelolaan Data Kesis
waan dalam Sistem Informasi Manajemen
Kanwil Depdikbud Propinsi Sumatera Ba
rat go
4. Efektivitas dan Efisiensi Sistem In
formasi Manajemen Kanwil Depdikbud Propinsi Sumatera Barat dalam
Pcnye-diaan Data dan Informasi Kesiswaan 119
B. Pembahasan 123
BAB V KESIMPULAN, IMPLIKASI DAN REKOMENDASI 154
A. Kesimpulan 154
B. Implikasi 157
C. Rekomendasi 174
DAFTAR PUSTAKA 18g
LAMPIRAN - LAMPIRAN ig4
halaman
Bagan 1. Paradigma Penelitian 22
Bagan 2. Struktur Organisasi Sistem Informasi Mana
jemen Kanwil Depdikbud Propinsi Sumatera
Barat go
Bagan 3. Mekanisme Penyebaran dan Pengembalian
Kue-sioner Per 31 Agustus 96
Bagan 4. Prosedur Pelayanan Data dan Informasi Ke
siswaan terhadap Institusi yang lebih
Tinggi 10g
Bagan 5. Prosedur Pelayanan Data dan Informasi Ke siswaan kepada Bagian dan Bidang dalam
Ja-jaran Kanwil Depdikbud Propinsi Sumatera
Barat in
Bagan 6. Prosedur Pelayanan Data dan Informasi Ke
siswaan kepada Instansi Terkait 115
Bagan 6. Prosedur Pelayanan Data dan Informasi Ke
siswaan kepada Organisasi Kemasyarakatan
dan Perorangan Hg
Bagan 7. Sistem Informasi Manajemen Kanwil Depdik
bud Propinsi Sumatera Barat dalam Struktur
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Fungsi perencanaan pendidikan sebagai 'guide line
for actions' (M. Fakry Gaffar, 1987) berkenbang sejalan
dengan berkembangnya arti dan fungsi pendidikan. Pendi
dikan sebagai alat pengembangan segenap potensi yang ada
pada diri manusia (M. Fakry Gaffar, 1987), pengembangan
sumber daya manusia (A. Sanusi), menciptakan manusia
Indonesia yang berkualitas (GBHN, 1993), sarana
pemba-ngunan dalam rangka menyiapkan sumber daya manusia
nasio-nal (Abin Syamsuddin, 1994) hanya dapat diperoleh melalui
sistem pendidikan yang direncanakan dengan baik.
Peran perencanaan pendidikan dalam menentukan ke
berhasilan pendidikan sangatlah vital. M. Fakry Gaffar
(1987 : 34) mengemukakan perencanaan sebagai suatu
lang-kah yang strategik dalam mengoptimalkan pendidikan. Stra
tegik yang lebih menekankan pada ketepatan dan
keteran-dalan proses untuk mencapai keberhasilan, sedangkan
peng-optimalan tidak menekankan pada keberhasilan pencapaian
semata, namun lebih dari itu merupakan upaya memanfaatkan
semua sumber yang terbatas secara maksimal untuk mencapai
tujuan secara lebih efektif dan efisien.
Menyadari arti penting perencanaan dalam upaya
mengoptimalkan pencapaian tujuan pendidikan, pengelola
an pendidikan khususnya dalam pengelolaan data dan infor
masi kesiswaan. Hal ini disebabkan karena data dan infor
masi
kesiswaan
merupakan dasar
bagi
penyusunan
semua
rencana
pendidikan,
baik perencanaan
pengadaan
tenaga
pengajar
maupun perencanaan fasilitas fisik lainnya
se-perti
ruang, pengadaan labor, pengadaan buku
teks,
dan
pengadaan berbagai fasilitas pendidikan lainnya,
(Hector
Correa, 1969).
B. Ganbaran Unun Sisten Infornasi Hanajenen Kanwil
Depdikbud
Propinsi Sunatera Barat
Kanwil
Depdikbud
propinsi Sumatera
Barat
adaiah
salah satu komponen dari sistem pendidikan nasional
yang
merupakan salah satu lembaga yang bertanggung jawab
ter
hadap
pengelolaan dan
pengkoordinasian
penyelenggaraan
pendidikan
di propinsi Sumatera Barat, (SK Mendikbud
RI
No. 0173/0/1983).
Kanwil
Depdikbud propinsi Sumatera
Barat
sebagai
salah satu lembaga yang bertanggung jawab terhadap penge
lolaan
pendidikan di tingkat propinsi, juga
bertanggung
jawab
untuk menyusun rencana, mengelola,
dan
mengawasi
pelaksanaan
pendidikan
serta mengambil
keputusan
yang
memungkinkan bagi terselenggaranya pendidikan secara baik
di
wilayahnya.
Dalam merealisasikan
tugas
perencanaan
pendidikan, Kanwil Depdikbud membutuhkan data dan
infor
persekolahan,
pendidikan luar sekolah,
pemuda dan
olah
raga, demografis, ekonomi, dan geografis, data dan infor
masi pendidikan dan kebudayaan lainnya, (Depdikbud,
1987
: 35).
Data
dan informasi persekolahan yang
dikelola
di
Kanwil Depdikbud terdiri dari data dan informasi SLTP dan
SLTA baik negeri maupun swasta. Sedangkan data dan infor
masi
sekolah
dasar dikelola oleh Dinas
Pendidikan
dan
Kebudayaan.
Diantara
data dan informasi SLTP
dan
SLTA
yang
dikelola
yaitu data dan informasi
kesiswaan
yang
terdiri
dari
; data murid dan kelas, banyak
kelas
dan
murid
menurut program studi, tingkat dan jenis
kelamin,
banyak
murid berdasarkan tahun kelahiran,
tingkat,
dan
jenis kelamin, jumlah murid mengulang, data murid peserta
EBTA,
data
nilai EBTANAS, data jumlah
anak
drop-out,
(Depdikbud, 1992).
Untuk
dapat
merealisasikan tugas secara baik
dan
menyusun perencanaan pendidikan yang logis dan
rasional,
Kanwil
Depdikbud
membutuhkan
data dan
informasi
yang
lengkap
dan
akurat serta menyangkut semua
aspek
tugas
yang diemban. Khusus dalam pengelolaan data dan informasi
kesiswaan, Kanwil Depdikbud dituntut untuk lebih
teliti,
karena pada dasarnya semua perencanaan pendidikan
berto-lak dari data dan informasi kesiswaan ini.
keper-iah data dan informasi harus lengkap, akurat, mutakhir
dan sesuai dengan keperluan (relevan). Selanjutnya Jusuf
Enoch (1992 :93) mengemukakan hambatan pokok penyusunan
rencana disebabkan oleh tidak tersedianya data dan infor
masi yang memadai untuk keperluan perencanaan. Fakry
Gaffar (1987 : 17) mengemukakan, "Perencanaan disusun
dengan data, perencanaan tanpa data tidak memiliki
keku-atan yang dapat diandalkan". Depdikbud (1989 : 1) menge
mukakan, "Pengambilan keputusan dalam perencanaan dan
pengelolaan pendidikan dan kebudayaan sangat dipengaruhi
oleh tersedianya data dan informasi yang lengkap, sahih
(valid), dapat dipercaya (reliable), relevan dan tepat
waktu". Dalam bagian lain dijelaskan bahwa dalam
pemanfa-atan data dan informasi, mungkin saja terjadi (1) Data
dan informasi yang tersedia boleh jadi tidak relevan, (2)
Data dan informasi yang relevan boleh jadi tidak lengkap,
(3)
data
dan informasi yang lengkap
boleh
jadi
tidak
sahih
dan sudah usang. Salah satu dari ketiga aspek
ini
dapat
terjadi dalam proses pengumpulan, pengolahan,
pe-nyimpanan, dan penyebarluasannya yang dapat mengakibatkan
adanya perbedaan pendapat, hambatan komunikasi dan
kuali-tas
data
yang kurang baik. Karena
itu
adaiah
penting
sekali untuk memadukan kegiatan pengumpulan,
pengolahan,
penyimpanan, penganalisisan, dan penyebarluasan data
dan
informasi Dikbud dan data informasi non Dikbud yang rele
Informatika Dalam Masa Repelita VI (1993 : 3), disebutkan
peran penting data dan informasi sebagai berikut :
Prosedur dan substansi perencanaan di ling-kungan Depdikbud sudah berkembang menjadi semakin rumit sehingga menimbulkan tantangan yang semakin
berat
terhadap penyediaan data dan informasi
yang
bermutu. ... data dan informasi yang bermutu adaiah ialah teliti, tepat waktu, dan sesuai dengan ke-bu-tuhan.Menyadari arti penting data dan informasi khususnya
data dan informasi kesiswaan bagi pengambilan
keputusan,
perumusan kebijakan, dan penyusunan rencana pendidikan,
pengelola pendidikan dituntut untuk memberikan perhatian
serius dalam pengelolaan data dan informasi tersebut.
Keseluruhan proses pengelolaan data dan informasi
tersebut berada dalam suatu sistem yang dikenal dengan
sistem informasi manajemen.
Sistem informasi manajemen Kanwil Depdikbud propin
si
Sumatera
Barat merupakan bagian
yang
melekat
pada
struktur organisasi Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera
Barat. Hal ini disebabkan karena sistem informasi manaje
men Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat terbentuk
sejalan dengan adanya Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera
Barat.
Berdasarkan SK Mendikbud RI No. 0304/0/1984 sistem
informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera
Barat ditangani oleh Bagian Perencanaan. Hal ini tertuang
sekolah, pendidikan luar sekolah, pembinaan genera-si muda termasuk pembinaan kegenera-siswaan, keolahragaan,
kebudayaan, serta data dan informasi pendidikan dan
kebudayaan lainnya.
2. Mengurus kamar data mengenai pendidikan dalam sekolah, pendidikan luar sekolah, pembinaan
genera-si muda termasuk pembinaan kegenera-siswaan, keolahragaan, kebudayaan, serta data dan informasi demografis, ekonomi, sosial, dan Iain-lain yang berhubungan
dengan perencanaan pendidikan dan kebudayaan.
3. Membukukan dan menggandakan data tahunan yang bersangkutan dan melakukan pelayanan data kepada
unit yang memerlukan.
4. Menganalisa dan merumuskan informasi tentang konstatasi keadaan pendidikan dalam sekolah, pendi
dikan luar sekolah, pembinaan generasi muda terma suk pembinaan kesiswaan, keolahragaan, dan kebuda
yaan berdasarkan pengolahan data dan informasi yang ada serta menyusun proyeksi pengembangannya.
Mengacu pada uraian tugas di atas dapat dipaham_i
bahwa fungsi penyediaan data dan informasi pendidikan dan
kebudayaan Kanwil Depdikbud termasuk data dan informasi
kesiswaan berada pada Bagian Perencanaan.
Keberadaan sistem informasi manajemen Kanwil Dep
dikbud propinsi Sumatera Barat diperkuat dengan surat
Balitbang Dikbud RI No.2017/G4/U/88 tanggal 03 Desember
1988 tentang penunjukan Kanwil Depdikbud propinsi Sumate
ra Barat sebagai salah satu daerah perintisan pengembang
an sistem informasi manajemen terpadu Depdikbud yang
ditangani oleh Bagian Perencanaan dan kegiatannya merupa
kan bagian dari kegiatan Bagian Perencanaan.
Dalam
menjalankan
fungsinya
sebagai
penanggung
jawab sistem informasi manajemen Kantor Wilayah,
berarti
Bagian
Perencanaan bertanggung jawab terhadap
pemenuhan
tugas atasan dan semua personil pelaksana serta untuk
kepentingan pelayanan data dan informasi kepada instansi
lain yang membutuhkan.
Sistem informasi manajemen memang bukan hanya
seba-tas proses pengelolaan data dan informasi sebab hal itu
hanya sebagian aktivitas di dalamnya, namun lebih dari
itu sistem informasi manajemen mencakup keseluruhan
pro
ses aliran data dan informasi mulai dari identifikasi dan
pengumpulan data dan informasi sampai data dan informasi
disimpan,
disebarkan
dan
dimanfaatkan
untuk
berbagai
kepentingan
pelaksanaan
tugas
organisasi.
Keseluruhan
proses tersebut melibatkan banyak komponen seperti manu
sia (personil), alat dan fasilitas, prosedur dan mekanis
me kerja, serta aktivitas sistem itu sendiri. Keseluruhan
komponen
sistem
informasi
manajemen
akan
berpengaruh
terhadap keberhasilan sistem dalam menjalankan
fungsinya
sebagai sumber data dan informasi bagi pengambilan
kepu-tusan, perumusan kebijakan dan penyusunan rencana. Tatang
M. Amirin (1986 : 21) menyimpulkan dari berbagai
sumber,
menyebutkan saling mempengaruhi ini sebagai salah satu
ciri
utama
suatu
sistem. Sedangkan fungsi
utama
dari
sistem informasi manajemen adaiah layanan penyediaan data
dan
informasi baik untuk
dirinya,
unit/instansi/sistem
yang lebih besar atau pelayanan terhadap unit/instansi di
luar sistem itu sendiri, (Ace Suryadi, wawancara 16 April
The Liang Gie (1976 : 44) mengemukakan pengertian
sistem informasi manajemen sebagai berikut :
Keseluruhan jalinan hubungan antara satuan-satuan
dan
jaringan
lalu lintas
macam-macam
keterangan
dalam suatu organisasi serta segenap proses pengum
pulan, pengolahan, penyimpanan, pengambilan kembalidan penyebaran keterangan itu dengan pelbagai
per-alatan sehingga memungkinkan para anggota
melaksa-nakan
tugas dengan sebaik-baiknya maupun
pimpinan
membuat keputusan atau menjalankan tugas
kepemim-pinan yang lain secara tepat.
Selanjutnya di lingkungan Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan,
pengertian
sistem informasi
manajemen
ini
(disingkat SIM Dikbud) disebutkan sebagai berikut :
Suatu sistem yang mengatur mekanisme arus informa
si, di dalam dan di antara masing-masing unit kerja
Depdikbud, melalui bentuk-bentuk kegiatan
pelapor-an, pengolahan, pemutahiran, dan pendayagunaan data-informasi yang berlangsung secara terus-mene-rus untuk keperluan perencanaan, pengelolaan, danpembuatan
keputusan pada masing-masing unit
kerja
di lingkungan Depdikbud, (1993 : 18).Pengertian di atas menggambarkan bahwa sistem
informasi
manajemen
memiliki beberapa
kriteria
pokok,
yaitu : (1) Merupakan suatu kesatuan dari beberapa
kompo-nen/unit
kerja yang di dalamnya terdapat
jaringan
yang
memungkinkan proses lalu lintas data,
keterangan/informa-si
dapat berjalan secara baik. (2)
Komponen/unit
kerja
dapat
terdiri
dari manusia/individu , alat,
atau
unit
kerja. (3) Dalam sistem informasi manajemen terjadi
pro
ses penghasilan informasi yang bermula dari identifikasi
data,
pengumpulan, pengolahan, penyimpanan,
pemanfaatan
atas menggambarkan fungsi pokok dari sebuah sistem infor
masi manajemen yaitu menghasilkan dan menyediakan data
dan informasi yang berguna bagi pelaksanaan tugas atau
pengambilan keputusan oleh pimpinan yang dalam
menjalan-kan fungsinya tersebut sistem informasi manajemen tidak
semata melakukan proses pengumpulan, pengolahan dan pe
nyebaran data, tetapi menyangkut semua proses, mekanisme/
prosedur, manajemen, pemanfaatan orang dan alat yang
memungkinkan data, keterangan atau informasi dapat
menga-lir ke semua unit kerja/pimpinan secara baik sehingga
pengelolaan organisasi dan proses pengambilan keputusan
dapat dilakukan dengan baik.
C. Pernasalahan
Berdasarkan observasi pendahuluan yang dilakukan di
Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat berkaitan dengan
sistem informasi manajemen didapat gambaran bahwa sistem
informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera
Barat belum menjalankan fungsinya secara baik khususnya
dalam pengelolaan data dan informasi kesiswaan.
Penangan-an data dan informasi kesiswaan masih dilakukan secara
terpisah dan diantara bagian tersebut belum terdapat
suatu jalinan/koordinasi kerja yang memadai, bahkan
ber-kesan
seperti jalan sendiri-sendiri,
(wawancara
dengan
Kabag
Perencanaan, 22 Desember 1993). Tiga
bagian
yang
Depdik-bud
propinsi Sumatera Barat adaiah
Bagian
Perencanaan,
Bidang Dikmenum, dan Bidang Dikmenjur. Di Bagian Peren
canaan pengelolaan data dan informasi dilakukan oleh Sub
Bagian Pengumpulan dan Pengolahan Data, di Bidang Dikme
num pengelolaan data dan informasi dilakukan suatu proyek
khusus
yaitu IDIS (Integrated Dikmenum Information
Sys
tem), sedangkan di Bidang Dikmenjur pengelolaan data dan
informasi dilakukan oleh proyek SIM Dikmenjur. Tiga pusat
pengelolaan data yang terpisah dan tanpa adanya koordina
si kerja ini, jelas akan berakibat pada penghasilan data
dan
informasi
yang berbeda, yang pada
berikutnya
akan
berakibat kesulitan dan kesalahan unit kerja atau
pimpin-an dalam pengambilpimpin-an keputuspimpin-an.
Pengumpulan data di Bagian Perencanaan dilakukan
melalui penyebaran kuesioner per 31 Agustus yang mencakup
SMTP dan SMTA negeri dan swasta dengan tembusan ke Bidang
Dikmenum.
Pengumpulan data di Bidang Dikmenum
dilakukan
dengan kuesioner khusus yang hanya mencakup SMTP dan SMTA
negeri saja, sedangkan di Bidang Dikmenjur hanya mencakup
data
dan informasi sekolah menengah kejuruan. Dari
segi
lingkup tugas, hal ini jelas menggambarkan kegiatan
yang
tumpang tindih.
Berdasarkan
observasi
yang
dilakukan
di
Kanwil
Depdikbud
propinsi
Jawa Barat
(sebagai
perbandingan),
didapat informasi bahwa belum terdapat koordinasi
antara
pengelolaan data yang dilakukan di Bagian Perencanaan dan
dan tidak saling terkait (wawancara dengan Pimpro IDIS, 5
April 1994). Belum adanya koordinasi ini disebabkan kare
na belum adanya prosedur kerja yang mengatur tentang hal
itu, baik mencakup proses pengumpulan data, pengolahan
data, dan penyebaran serta pemnafaatan data dan informa
si, maupun dalam proses dan aktivitas sistem informasi
secara keseluruhan. Hal ini menyebabkan data dan informa
si yang digunakan akan berbeda-beda walaupun sumber
uta-manya sama (sekolah) yang pada akhirnya akan melahirkan
perencanaan atau keputusan yang berbeda juga. Perubahan
data siswa karena hal-hal tertentu seperti mutasi siswa,
siswa yang meninggal, drop out dan sebagainya tidak dapat
diketahui dan dikomunikasikan secara cepat. Hal ini dise
babkan prosedur kerja yang kurang jelas dan kurangnya
komunikasi antar ke tiga unit tersebut, yang
selanjutnya
akan menyebabkan perbedaan data pada ke tiga pusat penge
lolaan data tersebut. Keadaan ini jelas sangat
merugikan
bagi proses pengambilan keputusan dan penyusunan rencana
pendidikan.
Suharta (1994 :9) mengemukakan diantara kriteria
persyaratan penyediaan data adaiah :
Data harus selalu tersedia, tepat, sahih dan
muta-khir serta menggunakan sumber yang sama. ... Kenya-taannya apabila berbicara data, maka hampir setiap
unit mengemukakan data masing-masing. Data tersebut
berasal dari sumber yang berbeda, cara pendataan yang berbeda, tanggal penghitungan yang berbeda,
kuantitas dan kualitasnyapun berbeda.
atas, jelas menggambarkan bahwa temuan observasi
terda-hulu memperlihatkan kelemahan dalam sistem informasi
manajemen khususnya berkaitan dengan fungsi sistem infor
masi manajemen sebagai penghasil dan penyedia data dan
informasi yang cepat, tepat, dan akurat bagi kebutuhan
organisasi, baik bagi pengambilan keputuan, perumusan
kebijakan, penyusunan rencana, maupun bagi pelaksanaan
tugas organisasi sehari-hari.
Kendala lain dalam pengelolaan data menurut Suharta
(1994 :9) adaiah :
Kendala dalam pendataan antara lain perubahan data yang terjadi setiap saat, tenaga yang belum
profe-sional, sarana dan prasarana yang belum memadai,
sistem yang masih perlu dibangun, sehingga ada pangkalan data, sistem pengolahan, analisis, penya-jian data dan informasi dan sebagainya.
Syofyanis (Kepala Bagian Perencanaan Kanwil Depdik
bud propinsi Jawa Barat) mengemukakan masalah yang timbul
dalam pendataan sebagai berikut :
Kendala yang acapkali timbul di daerah dalam penyu
sunan perencanaan disebabkan faktor data itu sendi
ri. Sering kali data diperoleh dari sumber data yang berbeda menunjukan data yang tidak sama pada-hal tentang satu data.... sering terjadi data rekap per propinsi tidak akur dengan data dari setiap kabupaten/kotamadia. Hal demikian sangat menyulit-kan dalam penyusunan rencana kegiatan, ... karena data yang sangat bervariasi, (1993 : 5)
Apa yang dikemukakan dalam beberapa kutipan di
atas, jelas memperlihatkan kelemahan sistem informasi
manajemen pendidikan yang ada selama ini. Kelemahan ini
tidak berfungsinya komponen sistem informasi manajemen
yang lainnya secara baik.
Salah satu contoh lemahnya sistem informasi manaje
men Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat terlihat
dari laporan tahunan yang disampaikan Kanwil Depdikbud
propinsi Sumatera Barat tahun 1992/1993. Pada lampiran 9
tentang data persekolahan disebutkan jumlah SMTA negeri
dan swasta sebanyak 247 yang tersebar dalam 14 Daerah
Tingkat II, tetapi dalam lampiran 7 tentang indikator
pendidikan SLTA disebutkan jumlah 252 sekolah. Demikian
juga halnya dengan jumlah SLTP negeri dan swasta. Dalam
data persekolahan (lampiran 9) disebutkan jumlah SLTP
negeri dan swasta sebanyak 409 sekolah, sedangkan dalam
indikator pendidikan (lampiran 5) disebutkan jumlah 406
sekolah. Kelemahan sistem informasi manajemen Kanwil
Depdikbud propinsi Sumatera Barat juga terlihat dalam
mengemukakan data tentang lulusan SLTP negeri dan swasta.
Dalam indikator pendidikan (lampiran 5, laporan tahunan
Kanwil Depdikbud) disebutkan jumlah lulusan sebanyak
44.148 orang, sedangkan dalam data yang diminta dalam
waktu lain, disebutkan jumlah 43.511 orang. Demikian juga
halnya dengan jumlah lulusan SMTA negeri dan swasta.
Dalam indikator pendidikan (lampiran 7 laporan tahunan
Kanwil Depdikbud) disebutkan jumlah 37.532 orang, sedang
kan melalui wawancara disebutkan jumlah lulusan sebanyak
Kelemahan sistem informasi manajemen Kanwil Depdik
bud propinsi Sumatera Barat di atas, bisa bersumber dari
kesalahan dalam pengelolaan data, atau kesalahan dari
komponen-komponen sistem yang lain.
Pada bagian terdahulu' telah dikemukakan bahwa pe
ngelolaan data hanyalah sebagian dari aktivitas yang ada
dalam sebuah sistem informasi manajemen, di samping bebe
rapa kegiatan pokok lain seperti identifikasi sumber
data, pengelolaan sistem informasi, komunikasi data dan
informasi, aktivitas lalu lintas keterangan dan informa
si, dan pelayanan terhadap unit/organisasi di luar sistem
yang kesemuaannya itu melibatkan banyak komponen seperti
personil, prosedur dan mekanisme kerja, alat dan fasili
tas, serta tujuan sistem itu sendiri.
Menyadari adanya kelemahan sistem informasi manaje
men Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat khususnya
dalam pengelolaan data dan informasi kesiswaan, perlu
dilakukan penelitian yang mendalam tentang sistem
infor-m asi manajemen khususnya dalam pengelolaan data dan
informasi kesiswaan.
Penelitian ini diharapkan dapat mengungkap secara
jelas dan rinci tentang mengapa sistem informasi manaje
men khususnya dalam pengelolaan data dan informasi kesis
waan di Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat belum
D. Pentingnya Penelitian
Penelitian ini di dasari oleh beberapa pertimbangan
berkaitan dengan pentingnya peran sistem informasi mana
jemen dalam menyediakan data dan informasi bagi kepen
tingan pengambilan keputusan, perumusan kebijakan dan
penyusunan rencana pendidikan.
Peran sistem informasi manajemen kesiswaan menjadi
sangat penting karena dengan sistem informasi manajemen,
proses kerja di Bagian Perencanaan dapat dilakukan dengan
lebih cepat, tepat, dan sistematis (Depdikbud, 1987: 92).
Penelitian ini juga sebagai langkah awal bagi
rea-lisasi kebijaksanaan umum pembangunan pendidikan dan
kebudayaan yang ditetapkan dalam Rapat Kerja Nasional
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan tahun 1993, yaitu :
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan perencanaan melalui penyusunan rencana strategis, pengembangan sistem monitoring, pembangunan base
line data, penyempurnaan mekanisme perencanaan,
peningkatan kemampuan dan keterampilan tenaga pe-rencana, serta penyeragaman data dengan menggunakan teknologi mutakhir untuk pembangunan pendidikan dan kebudayaan.
E. Rumusan Masalah dan Pertanyaan Penelitian
Untuk mengoptimalkan pencapaian tuju-an pendidikan
sebagai upaya pengembangan potensi anak didik secara
optimal, pengembangan sumber daya manusia, menciptakan
manusia Indonesia seutuhnya, pendidikan perlu
direncana-kan secara logis dan sistematis. Perencanaan pendidikan
yang logis dan sistematis harus didukung oleh data dan
infor-masi sistem pendidikan dan kebudayaan tersebut mencakup
sub sistem persekolahan, sub sistem pendidikan luar seko
lah, sub sistem pemuda dan olah raga, sub sistem
demogra-fis, ekonomi, geografis, dan data serta informasi sub
sistem pendidikan dan kebudayaan lainnya. Dalam sub sis
tem persekolahan salah satunya adaiah komponen kesiswaan
yang memuat data dan informasi mengenai jumlah siswa,
jumlah kelas, banyak kelas dan murid menurut program
studi, tingkat dan jenis kelamin, banyak murid berdasar
kan tahun kelahiran, tingkat, dan jenis kelamin, jumlah
murid mengulang, data murid peserta EBTA, data nilai
EBTANAS, dan data jumlah anak drop out, (Depdikbud,
1992).
Di samping untuk kebutuhan penyusunan rencana pen
didikan, data dan informasi juga mendasari pengambilan
keputusan dan perumusan kebijakan bagi pengelolaan pendi
dikan .
Pemenuhan kebutuhan terhadap data dan informasi
tersebut termasuk data dan informasi kesiswaan dijajaran
Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat merupakan tugas
pokok utama dari sistem informasi manajemen Kanwil Dep
dikbud propinsi Sumatera Barat.
Menyadari peran penting sistem informasi manajemen
khususnya dalam pengelolaan data dan informasi kesiswaan,
dan berdasarkan studi pendahuluan ditemukan adanya
informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera
Barat
khususnya
bidang garapan kesiswaan
secara
baik,
maka melalui penelitian ini ingin diungkap secara
kompre-hensif mengapa sisJLejo. informasi manaiemgn Karmil
Depdik-biid
propinsi Sumatera Barai. b_eJjim berfungsi samara
haik
khususnya dalam. mengelola data dan. informRsi kesiswaan ?
Permasalahan pokok ini akan ditinjau dari
beberapa
variabel,
yaitu
struktur organisasi,
deskripsi
tugas,
prosedur kerja, dan efektivitas dan efisiensi sistem
informasi manajemen khususnya dalam pengelolaan data
dan
informasi kesiswaan.
Permasalahan pokok ini akan dijawab melalui bebera
pa pertanyaan penelitian seperti tersebut di bawah ini.
1. Bagaimana bentuk dan struktur organist
^±2^^
infor-maai mana.iemen Kanwil Depdikbud prooin^ Sumatera
B_arai ? Pertanyaan ini dirinci sebagai berikut :
a. Bagaimana bentuk organisasi sistem informasi mana
jemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat ?
b. Bagaimana struktur organisasi sistem informasi ma
najemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat ?
c. Bagaimana kedudukan data dan informasi kesiswaan
dalam
sistem informasi manajemen Kanwil
Depdikbud
propinsi Sumatera Barat ?
d. Bagaimana
bentuk dan struktur organisasi
satuan/-unit sistem informasi manajemen yang mengelola data
e. Bagaimana bentuk hubungan diantara unit (bagian
struktur organisasi) sistem informasi manajemen
yang mengelola data dan informasi kesiswaan ?
2. Bagaimana deskripsi tugas. dalam sistam informal
mana-•ieme" Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat
khnsns-nxa dalam pengelolaan data dan informal kesiswaan ?
Pertanyaan ini dirinci sebagai berikut :
a. Bagaimana bentuk tugas, fungsi, dan wewenang ma
sing-masing unit dalam sistem informasi manajemen
dalam pengelolaan data dan informasi kesiswaan ?
b. Bagaimana peran personil dalam merealisasikan tu
gas, fungsi, dan wewenang unit dalam sistem infor
masi manajemen dalam pengelolaan data dan informasi
kesiswaan ?
3. Bagaimana prosedur kerja pengelolaan data kesiswaan
dalam. sistem informal manaipmpn Kanwi l Depdikhnd
propinsi Sumatera Barat ? Pertanyaan ini dirinci seba
gai berikut :
a. Bagaimana proses pengumpulan data kesiswaan
dilakn-kaa dalam sistem informasi manaiSmRn kanwil
Depdik-bjid. propinsi Sumatera Barat ?
1). Metode apa yang digunakan dalam pengumpulan
data ?
2). Data kesiswaan apa saja yang dikumpulkan ?
3). Alat apa yang digunakan untuk pengumpulan data?
5). Bagaimana jalur/prosedur yang ditempuh dalam
pengumpulan data ?
6). Dengan cara bagaimana data direkap ?
7). Bagaimana keterlibatan personil dalam proses
pengumpulan data ?
8). Bagaimana koordinasi yang dilakukan dalam pe
ngumpulan data ?
b. Bagaimana proses pengolahan data kesiswaan
dilakn-kan. dalam. aiaifia informasi manaiemf>n Kanwi 1
Depdik-hild. propinsi Sumatera Barat ?
1). Kegiatan apa yang dilakukan dalam pengolahan
data ?
2). Dengan cara apa pengolahan data dilakukan ?
3). Bagaimana prosedur yang dilakukan dalam pengo
lahan data ?
4). Alat apa yang digunakan dalam pengolahan data ?
5). Bagaimana keterlibatan personil dalam pengolah
an data ?
6). Bagaimana koordinasi dalam pengolahan data ?
c. Bagaimana proses penvimpanan, penveharan dan.
peman-faatan. data dan. informsi kesiswaan dilakukan dalam.
sistem informasi manaiemen Kanwil Depdikbud
propin-S_l Sumatera Barat ? Pertanyaan ini dirinci menjadi:
1). Dengan cara bagaimana data disimpan ?
2). Alat apa yang digunakan dalam penyimpanan data
3). Bagaimana klasifikasi penyimpanan data ?
4). Prosedur apa yang ditempuh dalam pengambilan
data dan informasi dari tempat penyimpanan ?
5). Bagaimana data dan informasi disebarkan pada
unit yang membutuhkan ?
6). Unit mana saja yang membutuhkan data kesiswaan?
7). Bagaimana keterlibatan personil dalam penyim
panan dan penyebaran data dan informasi ?
8). Bagaimana koordinasi dalam penyimpanan, penye
baran, dan pemanfaatan data ?
d. Bagaimana proses pelavanan data dan, informal
kesiswaan dilakukan terhadap unit/instant vang
membutuhkan ? Pertanyaan ini dirinci menjadi :
1). Bentuk data dan informasi apa saja yang
sering
dibutuhkan ?
2). Bentuk pelayanan apa saja yang dilakukan terha
dap unit/organisasi di luar instansi tersebut ?
3). Bagaimana prosedur memenuhi kebutuhan data dan
informasi tersebut ?
4). Bagaimana keterlibatan personil dalam memenuhi
kebutuhan data dan informasi ?
4. Bagaimana efektivitas dan efisiensi sist&m informal
manajemen ILaniLil Depdikbud propinsi Sumatera Barat
khsusnva dalam pengelolaan data
dan informasi
kasjjs^
a. Bagaimana efektivitas dan efisiensi s_Lstejn. info.
mis-si. mananemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera
Barat dalam menyediakan data dan informal
kesiswa-an b_a£i kebutuhan organisasi. ? Pertanyaan ini
dirinci menjadi :
1). Apakah data dan informasi yang dihasilkan telah
teliti, tepat, lengkap dan dapat dipercaya ?
2). Apakah data dan informasi yang dihasilkan oleh
telah tersedia secara tepat waktu ?
b. Bagaimana efektivitas dan efisiensi sisiam. informa
si mana.iemen Kanwil, Propinsi Sumatera
Barat dalam memberikan lavanan terhadap
unit/in-stansi di luar organisasi ? Pertanyaan ini dirinci
menjadi :
1). Apakah data dan informasi yang diberikan telah
lengkap dan tepat sesuai dengan kebutuhan ?
2). Apakah data dan informasi telah diberikan seca
ra tepat waktu ?
F. Paradigma Penelitian
Penelitian ini bertolak dari paradigma Sisiejn In
formasi Manajemen Kanwil Depdikhnd propinsi Sumatra
INPUT
J Femuda & y OUhRapt
/ IiemografU,
•+-FBkoaomi, Geocra-\
1 fia, Dikbud
\ lainnya
-Struktur
-Daakripu Tugas -Pramdur Karja
-Peraonil -Fasilitas
OUTPUT
I
-Instanai
-Luar Lnstansi
-Pengambilan Keputusan -Perumusan Kebijakan -Penyusunan Rene. Pend.
IMPLKMENTASI
Feedback
Bagan 1. Paradigma Penelitian
Sebagai
suatu
sistem
terbuka,
sistem
informasi
manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat
memi
liki
ciri utama adanya input, proses dan
output.
(Nana
Sudjana, 1989 : 36) mengemukakan ciri utama sistem terbu
ka adanya masukan (input), keluaran (output) serta adanya
upaya secara rasional menangani rangsangan masukan (pro
ses) menjadi hasil yang dikehendaki. Ciri lainnya
adaiah
pengaturan diri, ekuifinalitas, interaksi dinamis,
serta
pemeliharaan
keadaan
yang cenderung
tetap
berdasarkan
dikbud propinsi Sumatera Barat terdiri dari data perseko
lahan,
pendidikan
luar sekolah, pemuda dan
olah
raga,
demografis, ekonomi, geografis serta data pendidikan dan
kebudayaan lainnya. Salah satu bidang garapan dari data
persekolahan adaiah data kesiswaan.
Dalam melakukan proses terhadap input, sistem in
formasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera
Barat dipengaruhi oleh beberapa hal, yaitu struktur orga
nisasi, deskripsi tugas, prosedur kerja, personil dan
fasilitas kerja yang tersedia. Hasil akhir (output)
dari
proses ini adaiah informasi.
Informasi yang dihasilkan ini dimanfaatkan oleh
semua unit/bagian dalam instansi (Kanwil Depdikbud pro
pinsi
Sumatera Barat) dan di luar instansi untuk
kepen
tingan
pengambilan
keputusan, perumusan
kebijakan
dan
penyusunan rencana. Pemanfaatan ini menghasilkan umpan
balik (feedback) yang menjadi input dalam proses
berikut-nya.
G. Tujuan dan Kegunaan Hasil Penelitian
1. Tujuan
a. Tujuan unun
Secara umum penelitian ini bertujuan untuk melaku
kan
penataan terhadap sistem
informasi
manajemen
Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat
khususnya
analisis masalah yang tercakup di dalamnya, agar
sistem informasi manajemen Kanwil Depdikbud propin
si Sumatera Barat berfungsi secara baik.
b. Tujuan khusus
Tujuan umum penelitian tersebut didekati melalui
tujuan-tujuan sebagai berikut :
1) Hendeskripsikan struktur organisasi, deskripsi
tugas, prosedur kerja, serta efektivitas dan
efisiensi sistem informasi manajemen Kanwil
Depdikbud propinsi Sumatera Barat khususnya
bidang garapan kesiswaan.
2) Menganalisis permasalahan-permasalahan dalam
sistem informasi manajemen Kanwil Depdikbud
propinsi Sumatera Barat dalam kaitannya dengan
struktur organisasi, deskripsi tugas, prosedur
kerja, serta efektivitas dan efisiensi khususnya
bidang garapan kesiswaan.
3) Mengajukan rekomendasi bagi penataan sistem
informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi
Sumatera Barat berkaitan dengan struktur organi
sasi, deskripsi tugas, prosedur kerja, serta
efektivitas dan efisiensi bidang garapan kesis
w a a n .
Apabila tujuan penelitian di atas dapat dicapai,
maka hasil penelitian ini berguna untuk :
1. Sebagai bahan masukan bagi Menteri Pendidikan dan
menjalankan fungsinya sebagai pembina administrasi,
organisasi, dan ketatalaksanaan seluruh unsur dalam
lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
2. Sebagai bahan masukan bagi Pusat Informatika Balitbang
Dikbud RI dalam rangka pengembangan sistem informasi
manajemen terpadu dijajaran Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan.
3. Sebagai bahan masukan bagi Kakanwil Depdikbud propinsi
Sumatera Barat dalam penataan sistem informasi manaje
men khususnya pengelolaan data dan informasi kesiswa
a n .
4. Sebagai bahan masukan dan perbandingan bagi mahasiswa
SI dan S2 Administrasi Pendidikan khususnya yang
men-dalami materi sistem informasi manajemen.
5. Sebagai data dan informasi dasar untuk merancang pe
ngembangan disain sistem informasi manajemen pendidik
an dan kebudayaan (khususnya di Kanwil Depdikbud pro
pinsi Sumatera Barat) serta data dasar bagi penelitian
lanjutan tentang sistem informasi manajemen.
H. Sisten Infornasi Manajemen sebagai Bagian Integral dalam
Bidang Kajian Adninistrasi Pendidikan
-Tugas pokok sistem informasi manajemen adaiah me
nyediakan semua data dan informasi bagi kepentingan orga
nisasi, baik untuk proses penyusunan rencana, perumusan
kebijakan, pengambilan keputusan, maupun untuk kepenting
mengutip pendapat Steiner, mengemukakan secara tegas,
"arus informasi sama pentingnya untuk kehidupan dan
kese-hatan suatu perusahaan (organisasi) dengan aliran darah
untuk kehidupan dan kesehatan seseorang". Hal ini berarti
bahwa informasi merupakan kunci kehidupan suatu organisa
si. Pemahaman ini berimplikasi pada pentingnya keberadaan
suatu sistem informasi manajemen sebagai penyedia data
dan informasi dalam suatu organisasi.
Secara lebih jelas, telaahan terhadap kedudukan
sistem informasi manajemen dalam organisasi pendidikan
dapat dilihat dari wilayah kerja administrasi pendidikan
yang dikemukakan Engkoswara (1987 : 43) sebagai berikut :
Matrik Wilayah Kerja Administrasi Pendidikan
Nomotetis
PR PL Png
M S F M S F M S F
PERENCANAAN
PELAKSANAAN
PEMBINAAN
Id]LOgr£if is
Keterangan :
PR = Perencanaan
PL = Pelaksanaan Png = Pembinaan
M = Manusia, Murid, Guru,
Atasan, Orang Tua Siswa S = Sumber Belajar
F = Fasilitas P = Pendidikan
Matrik di atas memperlihatkan bahwa perilaku manu
pelaksanaan, dan pengawasan atau pembinaan sumber daya
yang meliputi manusia, program pendidikan atau sumber
belajar, dan fasilitas. Dari matrik ini dapat dipahami
bahwa sistem informasi manajemen berada pada setiap
peri-laku organisasi, baik dalam perencanaan, pelaksanaan,
maupun pengawasan atau pembinaan karena untuk
menghasil-kan perilaku yang efektif dan efisien harus didukung oleh
data dan informasi yang berkualitas mengenai semua sumber
daya yang ada manusia, sumber, dan fasilitas.
Ditinjau dari segi proses, bidang telaah
adminis-trasi pendidikan dikemukakan dalam Materi Dasar Pendidik
an Program Akta Mengajar V Buku IIC Administrasi Pendi
dikan (1983 : 2) sebagai berikut :
Matrik Proses Administrasi Pendidikan
Isi Proses
Staf Akademik
Maha-siswa
Sarana/ Prasarana
Keu-angan
Program
Perencanaan
Pengorganisasian
Pengarahan
Pembiayaan
Penilaian
Ditinjau dari segi proses administrasi pendidikan
seperti dikemukakan dalam matrik di atas, dapat dipahami
bahwa proses administrasi pendidikan meliputi perencana
peni-laian. Sedangkan bidang garapan (isi) proses sendiri
mencakup staf akademik, mahasiswa, sarana/prasarana,
keuangan, dan program. Dalam pandangan beberapa ahli,
proses administrasi pendidikan ini dapat menjadi lebih
luas atau lebih ringkas.
Tinjauan terhadap proses administrasi pendidikan di
atas, memberikan pemahaman bahwa kedudukan sistem infor
masi manajemen berada dalam setiap aspek proses itu sen
diri, sebab tanpa didukung oleh informasi yang dalam
suatu organisasi dihasilkan oleh sistem informasi manaje
men, proses administrasi pendidikan itu sendiri tidak
akan berjalan dan mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Oleh sebab itu setiap upaya memaksimalkan penca
paian tujuan proses administrasi pendidikan hendaknya
tidak mengabaikan penataan sistem informasi manajemen
sebagai penyedia data dan informasi yang mendukung proses
itu sendiri. Penelitian ini mencoba melihat sejauhmana
sistem informasi manajemen menjalankan tugas dan fungsi
nya sebagai penyedia data dan informasi khususnya di
Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat dengan
memfokus-kan pada satu bidang garapan yaitu kesiswaan.
I. Penjelasan Istilah
Ada beberapa istilah penting yang ingin dijelaskan
dan digunakan dalam penelitian ini, yaitu sistem
1. Sistem Informasi Manajemen
Dalam penelitian ini sistem informasi manajemen
mengandung pengertian suatu sistem yang mengatur meka
nisme arus data dan informasi di dalam dan di antara
masing-masing unit/komponen sistem melalui. bentuk
kegiatan pengumpulan data, pengolahan data, penyimpan
an, pemanfaatan, dan penyebaran data dan informasi
secara terus menerus kepada setiap unit atau bagian
yang membutuhkan dengan menggunakan berbagai peralatan
sehingga memungkinkan anggota melaksanakan tugas de
ngan sebaik-baiknya maupun pimpinan dalam membuat
keputusan
atau
menjalankan tugas
kepemimpinan
yang
lain secara cepat dan tepat.
Penelitian tentang sistem informasi manajemen
Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera ini khususnya bi
dang garapan kesiswaan meliputi empat variabel, yaitu
(a)
struktur
organisasi, (b)
deskripsi
tugas,
(c)
prosedur kerja, (d) efektivitas dan efisiensi.
a. Struktur organisasi. Dalam kamus besar bahasa Indo
nesia (1990 : 860) dikemukakan pengertian struktur
sebagai susunan; bangunan; yang memperlihatkan
hubungan setiap hal. Dalam penelitian ini penger
tian struktur organisasi merupakan
hirarki/tingkat-an
dari
bagian atau unit
dalam
organisasi
yang
memiliki hubungan relatif tetap yang menggambarkan
pe-ngendalian, jumlah spesialisasi pekerjaan, dan
cakupan rumusan interaksi antar pribadi.
b. Deskripsi tugas, fungsi dan wewenang. Dalam kamus
besar bahasa Indonesia (1990 : 201) deskripsi
diar-tikan sebagai gambaran atau paparan. Dalam peneli
tian ini deskripsi tugas, fungsi dan wewenang
diartikan sebagai gambaran tentang tugas, fungsi
dan wewenang dari sistem informasi manajemen Kanwil
Depdikbud propinsi Sumatera Barat beserta dan
kom-ponen-komponen dalam sistem tersebut.
c. Prosedur kerja. Dalam kamus besar bahasa Indonesia,
(1990 : 703) dikemukakan pengertian prosedur seba
gai tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu
aktivitas; metode langkah demi langkah. Hal ini
prosedur kerja berarti merupakan uraian tentang
suatu proses kerja yang terdiri dari jenis pekerja
an, metode dan tata urutan pekerjaan serta hal yang
mendasari suatu pekerjaan.
d. Efektivitas dan efisiensi. Pengertian efektif dalam
kamus besar bahasa Indonesia (1990 : 219) dikemuka
kan
sebagai
berhasil guna (tentang
suatu
usaha,
tindakan),
sedangkan efisiensi
diartikan
sebagai
kemampuan
menjalankan tugas dengan baik dan
tepat
dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan
digunakan sebagai ukuran untuk menilai kemampuan
sistem informasi manajemen Kanwil Depdikbud propin
si Sumatera Barat menjalankan tugas dan fungsinya
dalam menyediakan data dan informasi secara berkua
litas dan tepat waktu.
2. Data dan Infornasi Kesiswaan
Data dan informasi kesiswaan dalam penelitian ini
merupakan salah satu bidang garapan sistem informasi
manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat
yang dijadikan objek deskriptif-analitik penelitian.
Data dan informasi kesiswaan merupakan bagian dari
data persekolahan pada jenjang SLTP dan SLTA, sedang
kan data persekolahan merupakan dari data dan informa
si pendidikan dan kebudayaan.
3. Instansi Vertikal
Dalam penelitian ini pengertian instansi vertikal
mengacu pada definisi yang dikemukakan oleh Kansil
(1979 : 123), yaitu perangkat dari Departemen atau
Lembaga Pemerintah non Departemen yang mempunyai
METODOLOGI PENELITIAN
A. Sifat dan Pendekatan Penelitian
(Jfj Penelitian ini bersifat deskriptif-analitik dengan
menggunakan pendekatan kualitatif. Nana Sudjana dan Ibra
him (1989 : 64) mengemukakan bahwa penelitian deskriptif
adalah penelitian yang berusaha mendeskripsikan suatu
gejala, peristiwa, kejadian yang terjadi saat sekarang
dimana peneliti berusaha memotret peristiwa dan kejadian
yang menjadi pusat perhatiannya untuk kemudian
digambar-kan sebagaimana adanya.
---Faisal, (1990 : 45) mengemukakan bahwa di dalam
penelitian kualitatif terjadi proses yang berbentuk
sik-lus. Dalam proses yang berbentuk siklus tersebut, dapat
diidentifikasikan adanya tiga tahapan yang berlangsung
secara berulang, yaitu tahap (a) eksplorasi yang meluas
atau menyeluruh, dan biasanya masih bergerak pada taraf
permukaan, (b) eksplorasi secara terfokus atau terseleksi
guna mencapai tingkat kedalaman dan kerincian tertentu,
(c) pengecekan atau konfirmasi hasil/temuan penelitian.
—V Sifat analitik dari penelitian ini adalah langkah
lanjutan dari deskripsi gejala dan/peristiwa. Setelah
didapat gambaran yang jelas dan lengkap tentang
aspek-aspek yang diteliti maka selanjutnya dilakukan analisis
secara mendalam. Analisis dilakukan berdasarkan kajian
teori.
Niswanto (1994 : 72), Manap Somantri (1993 : 104),
mengutip
Bogdan
& Biklen, 1992; Lincoln &
Guba,
1985;
Moleong,
1989,
mengemukakan
karakteristik
penelitian
kualitatif
dengan ciri sebagai berikut : (a)
mempunyai
latar
alamiah, (b) manusia sebagai alat
atau
instrumen
penelitian,
(c)
penentuan sampel secara
purposif,
(d)
menggunakan metode kualitatif, (e) analisis data secara
induktif,
(f)
teori dari dasar (grounded
theory),
(g)
laporannya
bersifat deskriptif, (h)
lebih
mementingkan
proses daripada hasil sehingga bersifat deskriptif anali
tik, (i) adanya "batas" yang ditentukan oleh fokus
pene
litian,
(j) adanya kriteria khsus untuk keabsahan
data,
(k) desain bersifat sementara, (1) hasil penelitian
di-rundingkan dan disepakati bersama.
•))
'Penelitian ini secara prinsip mengikuti karakteris
tik penelitian kualitatif yang dikemukakan di atasj
B. Populasi dan Sampel
1. Populasi
Populasi penelitian ini adalah semua personil
yang
terlibat dalam sistem informasi manajemen Kanwil
Depdik
bud propinsi Sumatera Barat. Sesuai dengan fokus masalah
yang menekankan pada bidang garapan kesiswaan, maka popu
lasi penelitian adalah seluruh personil dalam sistem
informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera
Berdasarkan surat Kepala Balitbang Dikbud No.
2017/G4/U/88 dijelaskan bahwa sistem informasi
manajemen
Kanwil
Depdikbud propinsi Sumatera Barat ditangani
oleh
Bagian
Perencanaan khususnya Sub Bagian Pengumpulan
dan
Pengolahan Data. Dengan demikian populasi penelitian
ini
terdiri
dari semua personil Sub Bagian
Pengumpulan
dan
Pengolahan Data (sebanyak 13 orang) ditambah dengan unsur
penanggungjawab sistem informasi manajemen Kanwil Depdik
bud
propinsi Sumatera Barat yang terdiri
dari
Kakanwil
bersama Kormin sebagai penanggung jawab dan Kepala Bagian
Perencanaan
sebagai penanggung jawab operasional. Karena
pengelolaan
data
kesiswaan tidak hanya
dilakukan
oleh
sistem
informasi
manajemen
Kanwil
Depdikbud
propinsi
Sumatera
Barat
yang ditangani oleh
Bagian
Perencanaan
tetapi
juga
dilakukan oleh Bidang Dikmenum
dan
Bidang
Dikmenjur, maka populasi penelitian ini juga terdiri dari
unsur pimpinan dan staf dari kedua pusat pengelolaan data
kesiswaan
tersebut
(proyek IDIS Dikmenum
7 orang
dan
proyek SIM Dikmenjur 7 orang). Di samping itu untuk
meli-hat efektivitas dan efisiensi sistem informasi
manajemen
Kanwil
Depdikbud propinsi Sumatera Barat
juga
ditinjau
dari
unit
atau organisasi yang
memanfaatkan
data
dan
informasi kesiswaan
dalam lingkungan instansi
verti-kal
(unsur
pimpinan 3 orang, Kepala Bagian
dan
Bidang
2. Sampel
Penarikan
sampel
dalam penelitian
ini
dilakukan
dalam dua tahap, yaitu 1) penarikan sampel untuk personil
yang
terlibat
dalam sistem informasi
manajemen
Kanwil
Depdikbud
propinsi Sumatera Barat, 2)
penarikan
sampel
untuk Bagian dan Bidang dalam instansi vertikal.
Penentuan sampel dilakukan secara purposif,
dimana
penentuan
sampel
disesuaikan dengan tujuan
yang
ingin
dicapai.
Jumlah
sampel tidak dibatasi
sedemikian
rupa
tetapi tergantung pada pertimbangan kelengkapan data
dan
informasi yang dikumpulkan.
Penarikan sampel untuk personil yang terlibat dalam
sistem
informasi
manajemen
Kanwil
Depdikbud
propinsi
Sumatera Barat dilakukan dengan teknik "bola salju"
atau
snowball sampling technique (Bogdan & Biklen, 1982;
Mole-ong, 1990). Dengan penggunaan teknik ini, peneliti
dapat
mengumpulkan
data
dan informasi secara
lebih
efektif,
terarah
dalam upaya mencapai tujuan. Informasi yang
di-peroleh
dari informan pertama akan
dapat
dibandingkan
dengan informasi dari informan berikutnya. Di samping itu
dimungkinkan perolehan informasi yang bersifat melengkapi
informasi sebelumnya.
Penentuan
informan pertama dilakukan oleh
penang
gung jawab operasional sistem informasi manajemen
Kanwil
Depdikbud propinsi Sumatera Barat (Kepala Bagian Perenca
naan),
informan kedua ditentukan oleh
informan
pertama
tidak berhenti pada informan terakhir, tetapi untuk
kon-firmasi data dan informasi, peneliti menghubungi
kembali
informan-informan sebelumnya. Sampel dipandang cukup
dan
memadai apabila data dan informasi yang dikumpulkan telah
dirasakan cukup dan memadai pula.
Penarikan sampel untuk Bagian dan Bidang, instansi
terkait, organisasi kemasyarakatan dan perorangan
diten-tukan secara acak. Karena aspek yang diteliti hanya
ber
kaitan dengan pelayanan data dan informasi oleh sistem
informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera
Barat
maka penarikan sampel dihentikan pada saat
diper-oleh data dan informasi yang relatif sama atau seragam.
C. Pengunpulan Data
1. Jenis Data yang Diperlukan
Adapun jenis data yang diperlukan dalam penelitian
ini mencakup :
1) Data dan informasi yang berkaitan dengan bentuk dan
struktur organisasi sistem informasi manajemen Kanwil
Depdikbud propinsi Sumatera Barat meliputi (a) bentuk
organisasi sistem informasi manajemen Kanwil Depdikbud
propinsi Sumatera Barat, (b) Struktur organisasi sis
tem informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi
Sumatera Barat, (c) kedudukan data dan informasi ke
siswaan
dalam sistem informasi manajemen Kanwil
Dep
dikbud propinsi Sumatera Barat, (d) bentuk dan struk
kesiswa-an,
(e) bentuk hubungan diantara unit dan bagian
pe
ngelola data dan informasi kesiswaan.
2) Data
dan informasi berkaitan dengan
deskripsi
tugas
dalam
sistem
informasi
manajemen
Kanwil
Depdikbud
propinsi
Sumatera Barat khususnya
dalam
pengelolaan
data
dan informasi kesiswaan, meliputi a) bentuk
tu
gas, fungsi, dan wewenang masing unit dan bagian dalam
sistem informasi manajemen khususnya dalam pengelolaan
data dan informasi kesiswaan, b) peran personil
dalam
merealisasikan tugas, fungsi dan wewenang unit dan
bagian dalam sistem informasi manajemen Kanwil Depdik
bud propinsi Sumatera Barat khususnya dalam pengelola
an data dan informasi kesiswaan.
3) Data
dan
informasi berkaitan dengan
prosedur
kerja
pengelolaan data dan informasi kesiswaan dalam sistem
informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera
Barat
meliputi a) proses pengumpulan data, b)
proses
pengolahan
data, c) proses penyimpanan,
pemanfaatan,
dan penyebaran data dan informasi kesiswaan untuk
Bagian
dan Bidang dalam instansi vertikal, d)
proses
pemberian layanan data dan informasi terhadap instansi
terkait, organisasi kemasyarakatan dan perorangan.
4) Data
dan
informasi
berkaitan
dengan
produktivitas
sistem
informasi manajemen Kanwil Depdikbud
propinsi
Sumatera
Barat khususnya dalam pengelolaan
data
dan
dan efisiensi penyediaan data dan informasi bagi kebu
tuhan instansi vertikal, b) efektivitas dan efisiensi
dalam
memberikan layanan terhadap
instansi
terkait,
organisasi kemasyarakatan dan perorangan.
2. Sunber Data
Untuk
mendapatkan
data yang lengkap yjan
relevan
sesuai
dengan
tujuan penelitian, maka
data
diharapkan
dapat dikumpulkan dari sumber data dan informasi, sebagai
berikut :
a. Kakanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat.
b. Koordinator
Urusan Administrasi (Kormin) Kanwil
Dep
dikbud propinsi Sumatera Barat.
c. Kepala
Bagian Perencanaan Kanwil Depdikbud
Propinsi
Sumatera Barat
d. Kepala
Sub
Bagian Pengumpulan
dan
Pengolahan
Data
(PPD),
Kasubag Penyusunan Rencana dan Program
(PRP),
dan Kasubag Monitoring Pelaksanaan Rencana dan Program
(MPRP), yang masing-masingnya beserta staf.
e. Staf khusus Bagian Perencanaan, yang bertugas
mengelo-la kamar data.
f. Kepala Bidang Pendidikan Menengah Umum Kanwil
Depdik
bud propinsi Sumatera Barat.
g. Kepala
proyek IDIS Bidang Dikmenum propinsi
Sumatera
Barat.
h. Staf
IDIS
Bidang Dikmenum
yang
bertugas
mengelola
i. Kepala
Bidang
Pendidikan
Menengah
Kejuruan
Kanwil
Depdikbud propinsi Sumatera Barat.
j. Kepala proyek SIM Dikmenjur Kanwil Depdikbud
propinsi
Sumatera Barat.
k. Staf
proyek SIM Dikmenjur Kanwil
Depdikbud
propinsi
Sumatera Barat.
1. Sumber data dan informasi yang lain dan dianggap dapat
membantu memberikan data dan informasi yang dibutuh
kan .
3. Tekhnik dan Alat Pengumpul Data
Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan
melalui (a) wawancara, (b) observasi/pengamatan, dan
(c)
analisis dokumentasi. Untuk dapat mengumpulkan data seca
ra cermat dan lengkap digunakan alat pengumpul data seba
gai
berikut ; (a) catatan wawancara dan
observasi,
(b)
alat perekam wawancara. Di samping itu'pengumpulan dat
dilengkapi dengan dokumentasi berupa foto-foto sert
pengumpulan dokumen tertulis lainnya sebagai informasi
pendukung. Untuk lebih memudahkan dalam melakukan obser
vasi, peneliti melakukan kegiatan magang (Spradley, 1980
menyebut kegiatan ini sebagai observasi peran serta) di
lokasi penelitian selama penelitian berlangsung. Kegiatan
ini dilakukan berdasarkan pada apa yang dikemukakan Guba
dan Lincoln (1981 : 191-193), yaitu; (a) teknik
pengamat-an
ini didasarkan atas pengalaman secara
langsung,
(b)
teknik pengamatan juga memungkinkan melihat dan mengamati
sendiri, kemudian mencatat perilaku dan kejadian
sebagai-a\
mana yang terjadi pada keadaan sebenarnya, (c) pengamatan
memungkinkan peneliti mencatat peristiwa berkaitan dengan
pengetahuan proporsional maupun pengetahuan yang langsung
diperoleh dari data, (d) pengamatan dapat digunakan untuk
mengecek kepercayaan data, (e) teknik pengamatan
memung
kinkan
peneliti mampu memahami situasi-situasi yang
ru-mit, dan (f) untuk kasus-kasus tertentu dimana penggunaan
<
