BAB - 9 PENGEMBANGAN KELEMBAGAAN PELAYANAN AIR MINUM

(1)

LAPORAN AKHIR

Penyusunan Rencana Induk Sistem Pelayanan Air Minum (RI-SPAM)

BAB - 9

PENGEMBANGAN

KELEMBAGAAN PELAYANAN

AIR MINUM

9.1 LEMBAGA PENYELENGGARA

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Maluku Tenggara Barat didirikan berdasarkan Keputusan Bupati Maluku Tenggara Barat Nomor 06 tanggal 2 Juli tahun 2012. Perusahaan Daerah ini telah memulai operasionalnya sejak tanggal 19 Januari 2002 seiring dengan serah terima asset dari PDAM Maluku Tenggara ke Pemerintah Kabupaten Maluku Tenggara Barat.

Tugas pokok PDAM Kabupaten Maluku Tenggara Barat adalah menyelenggarakan pengelolaan air minum untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat yang mencakup aspek sosial, kesehatan dan pelayanan umum.

Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, PDAM Kabupaten Maluku Tenggara Barat mempunyai fungsi:

1) Melaksanakan pelayanan umum/jasa kepada masyarakat konsumen dalam

penyediaan air sesuai dengan kebijakan Pemerintah Daerah Maluku Tenggara Barat.

2) Menyelenggarakan pemanfaatan umum yang didapat dirasakan oleh

(2)

LAPORAN AKHIR

3) Memupuk pendapatan untuk membiayai kelangsungan hidup perusahaan dan

pengembangan daerah.

PP 16/2005, menyebutkan bentuk alternatif kelembagaan pengelolaan SPAM : BUMD (Badan Usaha Milik Daerah /PDAM), BUMN (Badan Usaha Milik Negara), BUS (Badan Usaha Milik Swasta), Koperasi, BLU (Badan Layanan Umum), KSM (kelompok Swadaya Masyarakat). Surat Edaran Dirjen Cipta Karya No. 01/SE/DJCK/2008, bagi SPAM IKK yang dibangun di kabupaten yang mempunyai PDAM sehat, maka pengelolaannya diarahkan ke PDAM. Namun bagi SPAM IKK yang dibangun di kabupaten dengan PDAM kurang sehat/sakit maka diperlukan alternatif lembaga penyelenggara.

Mempertimbangkan rencana sistem penyediaan air minum dan kontrak kerjasama merupakan suatu yang kompleks (legal, target pelayanan, finansial, dan lingkungan), dinamis dan jangka panjang, maka untuk menjaga agar kontrak dan kemitraan selalu dalam jalur yang benar maka diperlukan pengaturan yang profesional.

Pengaturan dan aspek legal yang menunjang dan kondisi bisnis membaik merupakan syarat utama peluang kemitraan dibidang air minum. Pengaturan yang profesional diperlukan baik oleh pelanggan (masyarakat), penentu kebijakan (pemerintah) dan lembaga keuangan. Tugas utama pengaturan adalah antara lain melindungi hak-hak pelanggan, memberi masukan revisi kebijakan kepada pemerintah dan menumbuhkan kepercayaan dan kemantapan bagi investor air minum.

Tujuan dari pengaturan yang efektif mencakup :

a. Mewujudkan penyedia jasa memenuhi tingkat pelayanan yang diharapkan

kepada konsumen (kuantitas, kualitas dan pelayanan)

b. Menetapkan tarif pada tingkat yang mencerminkan biaya pelayanan yang efisien,

pemeliharaan yang memadai dan penggantian aset, memungkinkan investasi serta memastikan keterjangkauan konsumen (terutama konsumen berpendapatan rendah)

c. Mewujudkan penyedia jasa melakukan pemeliharaan dan penggantian aset yang

benar

d. Memberitahukan akuntabilitas, keterbukaan dan memberikan kepastian hukum

yang diperlukan untuk mendorong investasi.

Tujuan dari pengaturan tersebut dapat dicapai bila adanya pemisahan yang jelas antara Badan Pengatur, Pemerintah sebagai penentu kebijakan dan operator atau

(3)

LAPORAN AKHIR

lembaga pengelola layanan air minum tingkat kabupaten/kota sebagai penyedia layanan untuk mendukung pelayanan air minum yang responsif, sebagaimana terlihat dalam Gambar 9.1

Gambar 9-1 Pola Pelayanan Air Minum Responsif Dengan Pengaturan Kelembagaan

Kelembagaan pengelola sistem penyediaan air minum di suatu daerah/wilayah, seyogyanya dikelola lembaga khusus yang menangani air minum di wilayah tersebut, artinya untuk sistem penyediaan air minum di Kabupaten Maluku Tenggara Barat, sebaiknya dikelola oleh Badan/Dinas/Lembaga yang ada di Kabupaten Maluku Tenggara Barat.

Sarana prasarana air minum yang akan dikelola harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut :

a. Fisik sarana dan prasarana telah selesai dan telah dapat berfungsi, yaitu

pencapaian atas semua persyaratan teknis dan administrasi yang telah ditetapkan, sehingga secara teknis telah siap operasional untuk memenuhi fungsi utama dan secara administratif dapat dipertanggungjawabkan.

b. Tidak terdapat cacat konstruksi, sehingga dapat dioperasikan dengan lancar

c. Sarana dan prasarana telah dan akan diserahterimakan dari proyek ke Pemerintah

(4)

LAPORAN AKHIR

Sarana prasarana air minum yang akan dikelola harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut :

a. Fisik sarana dan prasarana telah selesai dan telah dapat berfungsi, yaitu

pencapaian atas semua persyaratan teknis dan administrasi yang telah ditetapkan, sehingga secara teknis telah siap operasional untuk memenuhi fungsi utama dan secara administratif dapat dipertanggungjawabkan.

b. Tidak terdapat cacat konstruksi, sehingga dapat dioperasikan dengan lancar

c. Sarana dan prasarana telah dan akan diserahterimakan dari proyek ke Pemerintah

Kabupaten/Kota.

9.1.1 Persyaratan Calon Pengurus

1. Prasarana dan sarana penyediaan air minum yang pengelolaannya diserahkan

pada Lembaga Pengelola Pelayanan Air minum, calon pengurus harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

 Memiliki kemampuan dalam pengelolaan sarana dan prasarana air minum

sesuai dengan ketentuan yang berlaku

 Direktur Utama badan pengelola dipilih dari pejabat teknis yang

berpengalaman dibidangnya atau dari kalangan umum/akademisi yang disaring

dan ditentukan dengan berbagai macam proses ”recruitment” yang berlaku

dan ditetapkan.

 Pengurus dalam lingkungan pengelola ditunjuk dengan Surat Keputusan Kepala

Daerah yang bersangkutan atau sesuai dengan mekanisme proses peraturan yang berlaku.

 Mempunyai kemampuan berorganisasi sesuai penilaian dari Kepala

Daerah/Kepala Dinas yang bersangkutan.

2. Prasarana dan sarana penyediaan air minum yang pengelolaannya diserahkan

pada masyarakat melalui organisasi kemasyarakatan, calon pengurus harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

 Warga kelurahan setempat atau kelompok pemakai air yang mengambil air

dari sarana dan prasarana air minum yang ada.

(5)

LAPORAN AKHIR

 Telah mendapatkan pelatihan pengelolaan dari Dinas PU atau instansi lain

yang berwenang di Kabupaten Maluku Tenggara Barat / Proyek yang melaksanakan pembangunan baik pelatihan teknis maupun administrasi.

 Memiliki kemampuan dalam pelaksanaan pengelolaan sarana prasarana

 Dipilih atas kesepakatan warga.

9.1.2 Struktur Pengelola

Struktur pengelolaan sarana dan prasarana air minum, disesuaikan dengan sistem yang ada, sebagaimana berikut :

a. Sistem Non Perpipaan, struktur pengelolanya minimal terdiri dari :

 Seorang ketua pengelola

 Seorang penanggungjawab sarana dan prasarana air minum yang ada

 Seorang penanggungjawab administrasi pemakaian

b. Untuk Sistem Perpipaan skala kecil, dengan Sambungan Rumah, Hidran Umum

dan Kran Umum, struktur pengelolanya minimal terdiri dari :

 Seorang ketua pengelola

 Seorang penanggungjawab sarana dan prasarana air minum yang ada

 Seorang penanggungjawab administrasi pemakaian

c. Untuk Sistem Perpipaan skala besar, dengan Sambungan Rumah, Hidran Umum

dan Kran Umum, struktur pengelolanya minimal terdiri dari :

 Seorang kepala bagian pengelolaan

 Seorang kepala bagian teknik

 Seorang kepala bagian administrasi

 Seorang kepala bagian keuangan

 Staf Teknik

(6)

LAPORAN AKHIR

 Staf Keuangan.

9.1.3 Persiapan Pembentukan Badan Pengelola

Persiapan pembentukan badan pengelola sistem air minum yang diserahkan pengelolaannya pada masyarakat atau pada Perusahaan Daerah, diatur sebagai berikut:

 Unit kerja yang akan menerima pengelolaan sesuai dengan Berita Acara

penyerahan pengelolaan tersebut diatas, menentukan pendelegasian pengelolaan, yaitu dikelola oleh Perusahaan Daerah atau dikelola oleh Lembaga Masyarakat atau kepada Koperasi.

 Apabila pengelolaan diserahkan kepada masyarakat, maka Camat atas dasar

pendelegasian tersebut, melaksanakan musyawarah desa bersama-sama dengan Kepala Desa dan masyarakat setempat atau warga pemakai sarana dan prasarana yang ada.

 Pengelolaan yang diserahkan pada Lembaga Pengelola Air minum , maka Kepala

Dinas/Kepala Lembaga atas dasar pendelegasian tersebut menunjuk staf lembaga pengelola untuk melaksanakan pengelolaan sarana dan prasarana yang telah diserahkan.

Pengelolaan yang diserahkan pada masyarakat pemakai, diatur dengan ketentuan sebagai berikut :

 Camat atas dasar Surat Keputusan Walikota, bersama-sama dan Kepala desa/lurah

serta Tokoh Masyarakat setempat mengadakan musyawarah desa dengan mengundang instansi pembina teknis di bidang air minum , yaitu Dinas Pekerjaan Umum Maluku Tenggara Barat atau instansi lainnya.

 Musyawarah tersebut adalah untuk menentukan bentuk pengelolaan yang

dikehendaki serta pelaksana pengelola dari Ketua Pengelola, Penanggungjawab Teknik, serta penanggungjawab administrasi/keuangan, yang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku sebagai seorang calon pengurus.

 Dalam musyawarah tersebut juga dibicarakan tentang pembiayaan untuk operasi

dan pemeliharaan sarana dan prasarana yang telah dibangun, apakah disubsidi dari Pemerintah Kabupaten atau pembiayaan tersebut akan ditanggung oleh masyarakat.

(7)

LAPORAN AKHIR

 Musyawarah juga harus menentukan perkiraan biaya untuk operasi dan

pemeliharaan per bulan, serta tatacara pengumpulan biaya tersebut.

 Berdasarkan hasil musyawarah tersebut, maka Kepala Desa/lurah setempat

mengajukan surat kepada Kepala Kecamatan setempat, perihal personil pengelola sistem penyediaan air minum yang baru dibangun serta struktur organisasinya

 Kepala Kecamatan berdasarkan surat usulan Kepala Desa tersebut menerbitkan

Surat Keputusan tentang Struktur Organisasi Pengelolaan Sarana dan Prasarana Penyediaan Air minum serta penunjukkan personil yang duduk dalam Struktur Organisasi tersebut.

Persiapan pembentukan badan pengelola sistem air minum yang diserahkan pengelolaannya pada Perusahaan Daerah, diatur sebagai berikut :

a. Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Daerah (Walikota), bahwa pengelolaan

sarana dan prasarana penyediaan air minum yang telah dibangun diserahkan pada perusahaan, maka Direktur Utama (yang telah terpilih dengan proses

recruitment), maka Direktur Utama bersama-sama dengan Direksi lainnya serta Kepala Bagian mengadakan rapat dengan mengundang anggota Badan Pengawas (ditunjuk berdasarkan SK. Kepala Daerah)

b. Rapat tersebut membicarakan masalah bentuk pengelolaan yang akan diterapkan,

apakah akan dijadikan cabang tersendiri ataukah akan dijadikan satu dengan pengelolaan sistem yang telah ada.

c. Berdasarkan point (b) di atas, maka rapat juga membicarakan kualifikasi para

pengelola yang sesuai dengan beban tugas yang ada.

Kepala Daerah berdasarkan hasil rapat tersebut menunjuk para pelaksana pengelola sistem penyediaan air minum yang baru dengan suatu Surat Keputusan.

9.2 STRUKTUR ORGANISASI

Susunan direksi PDAM Kabupaten Maluku Tenggara Barat diangkat berdasarkan Surat Keputusan Bupati Maluku Tenggara Barat Nomor 821.29.377 Tahun 2012 tanggal 05 Mei 2012. Surat keputusan tersebut menunjuk dan menetapkan bahwa Adam A. Lewier, SE sebagai Direktur PDAM Maluku Tenggara Barat.

Selanjutnya Direktur PDAM Kabupaten Maluku Tenggara Barat melalui SK nomor 11/KPTS/PDAM-MTB/2012 tanggal 30 Mei 2012 telah mengangkat Kepala Bagian

(8)

LAPORAN AKHIR

Umum atas nama Agustinus Yempormase, S.Sos dan Kepala Bagian Teknik atas nama Dominggus E.E. Thenu.

Selanjutnya pada tahun 2013, telah ditetapkan lagi Kabag Umum dan Kabag Teknik menjadi seperti berikut ini:

 Direktur : Adam A. Lewier, SE.

 Kabag Umum : Dominggus E.E Thenu. S.AP

 Kabag Teknik : Hilarius Rangkore

Sampai dengan tenggal 31 Desember 2013 Dewan Pengawas PDAM Kabupaten Maluku Tenggara Barat belum terbentuk. Direktur PDAM Kabupaten Maluku Tenggara Barat telah mengajukan usulan pembentukan Dewan Pengawas kepada

Bupati Kabupaten Maluku Tenggara Barat dengan Surat Nomor

74/PDAMMTB/IX/2012 tanggal 20 September 2012 dan telah dibentuk Tim Penjaringan Dewan Pengawas PDAM Kabupaten Maluku Tenggara Barat.

Berikut ini ada contoh-contoh bentuk lembaga pengelola sistem pengelolaan air minum :

 Prasarana dan sarana yang pengelolaan yang diserahkan pada masyarakat

 Bentuk Kelembagaan untuk Sistem Perpipaan dengan Hidran Umum dan Kran

Umum

 Bentuk Kelembagaan untuk Sistem Perpipaan dengan Sambungan Rumah, Hidran

Umum dan Kran Umum

(9)

LAPORAN AKHIR

Gambar 9-2 Contoh Bentuk Kelembagaan Sistem Non Perpipaan di Masyarakat

(10)

LAPORAN AKHIR

Gambar 9-4 Contoh Bentuk Kelembagaan Untuk Sistem Perpipaan dengan SR, HU dan KU

(11)

LAPORAN AKHIR

9.3 KEBUTUHAN SDM

Seiring dengan banyaknya program yang harus dilaksanakan dan direncanakan guna peningkatan pelayanan air bersih kepada masyarakat, maka perlu adanya peningkatan kapabilitas personil pada semua bagian. Jumlah karyawan per jumlah pelanggan adalah sebagai indikator yaitu 1 berbanding 125 (1:125) bukan merupakan suatu acuan harga mati.

Manajemen yang baik adalah dengan memanfaatkan jumlah personil yang relatif

sedikit dan bermutu akan memberikan output yang optimal.Jumlah karyawan yang

relatif besar jumlahnya merupakan sumber daya yang perlu diberdayakan dengan baik.

Permasalahan umum yang biasa dihadapi adalah tingkat kemampuan dasar yang dimiliki. Oleh karena itu salah satu tugas manajemen PDAM adalah bagaimana meningkatkan kemampuan personil yang ada sehingga masing-masing personil dapat berperan aktif dalam menjalankan operasional perusahaan, baik pada bidang teknis maupun non teknis. Kepala Bagian Personalia dan Direktur, secara hirarkis harus lebih sensetif terhadap masalah ini. Program training untuk semua lini sudah saatnya dicanangkan agar PDAM lebih respresentatif sebagai institusi yang membidangi pelayanan air bersih kepada masyarakat.

9.4 RENCANA PENGEMBANGAN SDM

Sumber Daya Manusia merupakan salah satu sumber daya yang mendukung keberhasilan organisasi dimasa depan. Rencana pengembangan sumber daya manusia yang dirumuskan diharapkan akan mendukung strategi pengembangan pelayanan pelanggan di beberapa wilayah operasional. Pengembangan SDM dapat berupa pelatihan-pelatihan di bidang teknis, kelembagaan dan keuangan yang bekerja sama dengan lembaga-lembaga pendidikan/pelatihan.

(12)

LAPORAN AKHIR

Tabel 9-1 Rencana Pelaksanaan Program Pelatihan Pegawai PDAM No Isu/kondisi eksisting Permasalahan Sasaran Program

Anggaran (Rp.000) Sumber Biaya Tahun ke 2017 2018 2019 2020 2021 dst 1. Pengetahuan karyawan bagian teknik dan operasional yang relatif kurang dari waktu ke waktu.

Pemecahan masalah hanya diselesaikan berdasarkan pengalaman sendiri yang ada. Menjamin tercukupinya pengetahuan karyawan dari waktu ke waktu dan meningkatkan motivasi bekerja Pelaksanaan program pelatihan pegawai dengan lembaga pendidikan khusus (in-house training). 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 PDAM 2. Pelanggan merasa

tidak puas dengan pelayanan yang diberikan di bagian pelayanan. Terbatasnya pengetahuan pemecahan masalah di dalam perusahaan berkaitan dengn peningkatan kepuasan pelanggan. Menjamin tercukupinya pengetahuan karyawan dari waktu ke waktu dan meningkatkan motivasi bekerja dalam rangka meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelaksanaan program Pendidikan & latihan untuk pegawai & calon pegawai dengan materi pelayanan &

pemasaran. 25.000 25.000 25.000 PDAM

3. Tenaga operator

dengan kualifikasi yang disyaratkan berkurang jumlahnya dari waktu ke waktu. Menghambat pekerjaan yang ada. Menjamin terisinya posisi operator dengan kualifikasi yang disyaratkan. Kerjasama pelatihan dengan institusi terkait dengan materi teknis &

operasional.

35.000 35.000 35.000 PDAM

(13)

LAPORAN AKHIR

No Isu/kondisi eksisting Permasalahan Sasaran Program

Anggaran (Rp.000) Sumber Biaya Tahun ke 2017 2018 2019 2020 2021 dst Pendukung (hadware

dan software) Rendah dan kurangnya fasilitas pendukung (kendaraan operasional, komputer, software dan lain-lain)

kepuasan pelanggan pelatihan pegawai

dengan lembaga pendidikan khusus (in-house trainning)

35.000 35.000 35.000 PDAM

5. Tingkat rentabilizas rendah (PDAM sulit berkembang meskipun potensi cukup tinggi)

Pendapatan rendah, Biaya operasional tinggi, Tarif tidak sesuai dan angka kehilangan air tinggi, keterbatasan sumber air

terutama pada saat musim kemarau Meningkatkan likuiditas dan kesejahteraan pegawai. Pelaksanaan program pendidikan dan latihan untuk pegawai dengan materi manajemen teknis, pelayanan dan pemasaran