178 Vol. 5 No. 2 Desember 2018
MEMBANGUN SISTEM INFORMASI MONITORING SURAT
PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD) DAN LAPORAN KEGIATAN
PEGAWAI ON-LINE BERBASIS SMS GATEWAY DALAM RANGKA
MEMINILISASI SPPD FIKTIF
Novinaldi
Sistem Informasi, STMIK Jayanusa, Jl. Olo Ladang No. 1 Padang Email : [email protected]
Abstract
The application of a system in one of the Government Agencies namely the West Sumatra Provincial Health Office is very important. Especially with the system can solve a problem that exists and can assist and facilitate the work. Initially the existing business processes to the Health Department still uses a manual system. One example is in reporting the activities of employees and lack of effectiveness in monitoring whether employees are true has been conducting. Therefore, the need to design a system that can solve the problem. With the web-based system design, then the better the Sub Division Officer, Head of Department and employees can access the system anywhere and anytime. Moreover, there will be fraud that can be committed by employees who are conducting activities.
Keywords :Systems, Monitoring, Event, Employee, Web
Abstrak
Penerapan sebuah sistem di salah satu Instansi Pemerintah yakni Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Barat sangatlah penting. Apalagi dengan adanya sistem dapat memecahkan suatu masalah yang ada dan dapat membantu serta memudahkan pekerjaan. Awalnya proses bisnis yang ada pada Dinas Kesehatan masih menggunakan sistem yang manual. Salah satu contohnya yaitu dalam pelaporan kegiatan-kegiatan pegawai dan kurangnya efektifitas dalam memantau apakah pegawai tersebut benar adanya telah melaksanakan kegiatan. Maka dari itu, perlunya merancang sebuah sistem yang dapat memecahkan masalah tersebut. Dengan adanya perancangan sistem yang berbasis web, maka pihak baik itu Sub Bagian Kepegawaian, Kepala Dinas maupun pegawai dapat mengakses sistem dimanapun dan kapanpun. Apalagi tidak akan adanya kecurangan yang dapat dilakukan oleh pegawai-pegawai yang sedang melakukan kegiatan.
179 Vol. 5 No. 2 Desember 2018
PENDAHULUAN Latar Belakang
Dalam upaya untuk meningkatkan kualitas pegawai di suatu Instansi Pemerintah, perlu adanya kegiatan yang harus di laksanakan sesuai dengan potensi dan ilmu yang di miliki oleh pegawai tersebut. Salah satu nya adalah Instansi Pemerintah Dinas Kesehatan yang berada di daerah Kabupaten Padang Pariaman. Setiap harinya di Dinas Kesehatan para pegawainya sering melakukan kegiatan atau berupa kunjungan ke puskesmas-puskesmas yang berada di kawasan Padang Pariaman. Semakin banyaknya kegiatan yang dilakukan pegawai, maka semakin sulitnya bagi Kepala Dinas untuk memantau apakah pegawai tersebut benar-benar melakukan kegiatan. Selain itu, sulitnya Sub Bagian Kepegawaian dalam membuat laporan kegiatan pegawai yang akan di laporkan kepada Kepala Dinas.
Di sinilah perlu adanya sistem yang membantu atau memberikan kemudahan bagi Sub Bagian Kepegawaian dalam membuat Laporan Kegiatan dan bagi Kepala Dinas dalam memantau apakah pegawai tersebut benar-benar telah melakukan kegiatan. Sistem yang akan di rancang nantinya berbasis Web, sehingga user baik itu dari Sub Bagian Kepegawaian, Kepala Dinas maupun seluruh pegawai dapat mengakses dimanapun dan kapanpun asalkan adanya koneksi internet.
Pengertian Sistem
Definisi sistem merupakan berbagai sub-sub sistem yang saling berkomunikasi dan bekerja sama dalam membentuk suatu sistem yang utuh dalam mencapai suatu tujuan sehingga sistem tersebut dalam
digunakan sebagai kebutuhan dalam berbagai bidang.
Pengertian Informasi
Menurut Saputra dan Famukhit (2014) sebuah informasi dapat di artikan sebagai hasil atau output yang didapatkan dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan menggambarkan suatu kejadian (event-event) yang nyata (fact) sehingga dapat di jadikan bahan dalam pengambilan keputusan.
Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi atau instansi, dikarenakan maju mundur organisasi atau instansi tersebut tergantung dari sistem informasi yang digunakan. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya baik itu manusia maupun komputer untuk memproses dari sebuah input menjadi sebuah output (informasi) guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan (Kurnia Adhi Saputra dan Muga Linggar Famukhit, 2014).
Analisa dan Perancangan Sistem
180 Vol. 5 No. 2 Desember 2018
Alat Bantu Perancangan Sistem Informasi
Dalam menggambarkan rancangan sistem informasi yang dirancang secara keseluruhan dan rinci, maka digunakan beberapa alat bantu perancangan sistem seperti : Aliran Sistem Informasi (ASI), Context Diagram (CD), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan lain-lain.
Konsep Dasar Database
Prinsip utama dalam sebuah database adalah pengaturan data atau arsip sehingga data atau arsip tidak tertumpuk atau beserakan dan bisa di cari apabila diperlukan. Tujuan utama dari database ini adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan data atau arsip.
Pengertian Database
Basis data atau yang lebih dikenal sebagai database merupakan komponen utama dari sebuah sistem informasi karena informasi-informasi yang tersimpan dapat di manipulasi sedemikian rupa sehingga dapat dijadikan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan. Selain itu, database dapat di definisikan sebagai kumpulan dari beberapa file yang saling terhubung serta saling berkaitan satu sama lain untuk mendukung atau membantu sebuah aplikasi pada sistem tertentu.
Pengertian Web
World wide web (www) yang biasa disebut web dapat diartikan sebuah sistem yang saling terkait dalam dokumen yang berbentuk hypertext. Dimana web tersebut terdiri dari beragam informasi baik itu dalam bentuk tulisan, gambar, suara, video
ataupun informasi multimedia lainnya yang dapat di akses dimanapun dan kapanpun asalkan terhubung kedalam sebuah jaringan internet melalui perangkat atau aplikasi web browser (Akhmad Sholikhin dan Berliana Kusuma Riasti, 2013). Untuk menterjemahkan dokumen dalam bentuk hypertext ke dalam bentuk dokumen yang mudah dipahami dan dimengerti bagi pengunjung web, maka web browser melalui web client akan membaca halaman web yang tersimpan di sebuah web server melalui protokol yang biasa disebut Hypertext Transfer Protocol (http).
Framework Codeigniter
Codeigniter adalah salah satu dari sekian framework yang ada dimana membantu dalam pengembangan aplikasi (Application Development Framework) dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Prepocessor). Framework dapat dikatakan suatu kerangka kerja dalam pembuatan program berbasis web dengan menggunakan PHP, sehingga pengembang web dapat dengan cepat dan mudah dalam membuat sebuah aplikasi. Dengan menggunakan framework, tidak perlu membuat program dari awal karena sudah diberikan library-library atau fungsi-fungsi untuk menyelesaikan pekerjaan yang umum dengan menggunakan antarmuka dan struktur logika yang sederhana untuk mengakses librarinya (Betha Sidik, 2012:1).
MVC (Model, View, Controller)
181 Vol. 5 No. 2 Desember 2018
disiplin untuk membagi program menjadi 3 bagian yaitu : model, view, controller, seperti gambar berikut :
Gambar 1. MVC (Model, View, Controller)
1. Model
Pada umumnya, objek model digunakan untuk memanipulasi data dari database seperti : menyimpan, menghapus, menghapus dan menampilkan data.
2. View
View merupakan script-script atau bisa disebuah dengan komponen yang menampilkan antarmuka untuk pengguna aplikasi
3. Controller
Controller dapat didefinisikan komponen yang digunakan untuk menangani interaksi pengguna, bekerja dengan model dan memilih view mana yang akan digunakan untuk merender data.
METODE PENELITIAN
Penelitian serta perancangan sistem ini dilakukan di salah satu Instansi Pemerintahan yang berada di Kabupaten
Padang Pariaman yaitu Dinas Kesehatan. Yang mana berlokasi di Jalan Padang Baru Parit Malintang Kecamatan Enam Lingkung.
Dalam melakukan penelitian ini, tahap awal yang penulis lakukan adalah menganalisa kelemahan-kelamahan terhadap sistem yang sedang berjalan. Kemudian melakukan sedikit wawancara kepada user yang nantinya sebagai pengguna sistem tentang apa yang dibutuhkan terhadap dari sistem yang akan dibangun nantinya. Dari situlah, penulis mencoba melakukan tahap perancangan terhadap sistem yang akan dibangun nantinya termasuk dalam merancang sistem yang bersifat umum dan terinci.
Setelah itu, penulis melakukan implementasi atau pengujian terhadap sistem yang telah dibangun. Sekaligus memberikan pelatihan kepada user bagaimana cara menggunakan dan mengelola sistem yang baru tersebut.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem informasi pelaporan dan monitoring kegiatan pegawai yang akan dirancang berbasis web ini akan menggunakan pemodelan proses yang menjadi landasan dalam perancangan sistem. Sehingga dapat terlihat gambaran dari aktifitas-aktifitas dari proses bisnis yang terjadi pada sistem yang akan dirancang. Pemodelan yang penulis lakukan adalah dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), yang mana terlihat seperti gambar 2 berikut :
model
182 Vol. 5 No. 2 Desember 2018
Gambar 2. Data Flow Diagram Level 1 Sistem Informasi Pelaporan dan Monitoring Kegiatan Pegawai
Pada proses diatas merupakan model proses bisnis yang akan di rancang dalam membangun sebuah sistem yang baru. Yang mana proses bisnisnya diawali pada Sub Bagian Kepegawaian yang menginput data seluruh pegawai yang terdapat di Dinas Kesehatan, kemudian setiap pegawai tersebut diberikan hak akses berupa password sehingga pegawai dapat juga mengakses sistem. Jika ada kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pegawai, terlebih dahulu Sub Bagian Kepegawaian akan
membuat penugasan, dan sppd (surat perintah perjalanan dinas). Dari penugasan itulah nantinya pegawai yang telah melaksanakan kegiatan, harus menginputkan kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan serta melampirkan bentuk soft image (gambar) yang akan di upload pada sistem. Sebagai bukti yang nantinya dapat dipantau oleh Kepala Dinas melalui sistem, sehingga kegiatan yang telah dilaksanakan oleh pegawai benar-benar terlaksana.
Sub Bagian
183 Vol. 5 No. 2 Desember 2018
Gambar 3 : Data Flow Diagram Level 2 Proses 6 Sistem Informasi Pelaporan dan Monitoring Kegiatan Pegawai
Terlihat pada gambar 3 menggambarkan DFD level 2 yang merupakan pemecahan dari proses 6 dari DFD level 1 sebelumnya. Dari gambar diatas terlihat bahwasanya sistem yang di rancang terdapat output yang dihasilkan seperti laporan penugasan dan sppd yang akan di berikan kepada pegawai untuk
sebagai bukti perjalanannya dan laporan kegiatan keseluruhan pegawai yang akan di berikan kepada Kepala Dinas.
Berdasarkan dari gambar DFD diatas terdapat 7 data storage yang dijadikan sebagai entity atau table pada desain database sebagai berikut :
Gambar 4. Desain Database Sistem Informasi Pelaporan dan Monitoring Kegiatan Pegawai
Dari gambar 4 diatas merupakan desain database yang di rancang untuk membangun sistem yang baru. Yang mana terdapat 7 tabel yaitu tabel pegawai, penugasan, detail penugasan, perjalanan, sppd, kegiatan dan foto kegiatan.
Berdasarkan dari desain database yang terlihat pada gambar 4. diatas, maka dapat penulis jadikan sebagai acuan dalam membangun sistem yang baru termasuk dalam mendesain input dan output. Sehingga pada tahap terakhir yaitu tahap dimana penulis mengimplementasikan Cetak
Penugasan dan SPPD Pegawai
6.1
Sub Bagian Kepegawaian
Pegawai
Kepala Dinas
membuat lap.penugasan dan sppd
lap.penugasan dan sppd pegawai
Cetak Laporan Kegiatan Pegawai
6.2
membuat lap.kegiatan pegawai Lap.Kegiatan
184 Vol. 5 No. 2 Desember 2018
sistem informasi pelaporan kegiatan dan monitoring pada Dinas Kesehatan Kabupaten Padang Pariaman yang telah dibangun. Berikut proses dari sistem yang telah di bangun :
Gambar 5. Halaman Log In Sistem
Pada halaman log in diatas dapat diakses oleh semua user baik itu sebagai Sub Bagian Kepegawaian, Kepala Dinas maupun pegawai-pegawai yang ada. Nantinya setiap user memiliki hak akses yang berbeda.
Gambar 6. Pemberian Password Setiap Pegawai
Gambar 7. Form Input Penugasan Pegawai
Gambar 8. Data Penugasan Pegawai Yang Telah di Inputkan
Gambar 9. Output Surat Penugasan Pegawai
Gambar 10. Input Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Pegawai
185 Vol. 5 No. 2 Desember 2018
Gambar 12. Output SPPD Halaman Pertama
Gambar 13. Output SPPD Halaman Kedua
Gambar 14. Input Kegiatan Pegawai
Gambar 15. Input Foto Kegiatan Pegawai
Gambar 16. Form Cetak Laporan Kegiatan
Gambar 17. Laporan Kegiatan Pegawai
SIMPULAN
Dari hasil yang telah penulis uraiankan diatas, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan :
186 Vol. 5 No. 2 Desember 2018
2. Pentingnya suatu Instansi Pemerintah menerapkan suatu sistem pelaporan dan monitoring kegiatan pegawai ini, agar tidak adanya penyelewengan terhadap kegiatan-kegiatan yang terlaksana oleh para pegawai.
3. Dengan adanya sebuah sistem berbasis web, setidaknya dapat mempermudah bagi pihak Sub Bagian Kepegawain dalam pengerjaan dan pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh Kepala Dinas.
DAFTAR PUSTAKA
Sholikhin, A., & Riasti, B. K. (2013). Pembangunan Sistem Informasi Inventarisasi Sekolah Pada Dinas
Pendidikan Kabupaten Rembang Berbasis Web. Indonesian Jurnal on Networking and Security (IJNS), 2(2), 50–57.
Kurnia Adi Saputra dan Muga Linggar Famukhit. 2014. “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada MTs Guppi
Jetiskidul”. Indonesia Journal on
Networking and Security Vol.3 No.4 Oktober 2014 ISSN 2302-5700 (Print) 2354-6654 (Online).
Jogiyanto. 2005. “Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”. Yogyakarta : Andi Offset.
