Lampiran-1
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN STMIK TIME
1. Sejarah Singkat
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika TIME didirikan oleh Yayasan
Pendidikan TIMESM (Teknologi Informasi Dan Edukasi Sistematika Mandiri)
pada bulan januari 2002, atas izin Dirjen Dikti Depdiknas no.13/D/O/2002
tertanggal 28 januari 2002, maka dibuka program studi strata satu (S1), yaitu:
1. Program Studi Teknik Informatika (No izin. 1457/D/T2005) dan telah
Terakreditasi BAN-PT dengan SK.018/BAN-PT/Ak-XII/S1/VI/2009
2. Program Studi Sistem Informasi (No izin. 1456/D/T/2005) dan telah
Terakreditasi BAN-PT dengan SK.018/BAN-PT/Ak-XII/S1/VI/2009
Kampus STMIK TIME terletak di jalan merbabu No.32 AA/BB
merupakan gedung berlantai empat dengan luas bangunan sekitar 1500m2.
Perguruan Tinggi STMIK TIME mempunyai tujuan yang dikelompokkan sebagai
berikut:
1. Tujuan Utama STMIK TIME yaitu, membantu pemerintah dalam
membantu mencerdaskan kehidupan Bangsa Indonesia sesuai dengan
UUD 1945 dan menghasilkan lulusan yang membantu teknologi dan ilmu
pengetahuan.
2. Tujuan Institusional STMIK TIME yaitu, mendidik tenaga terampil dan
3. ilmu pengetahuan yang didukung oleh teknologi informasi serta membina
keterkaitan yang erat dengan kegiatan pembangunan bangsa dan negara.
4. Tujuan pengembangan jangka pendek yaitu, mewujudkan tercapainya
tingkat perkembangan akademik khususnya dalam jumlah dan mutu
lulusan, perbandingan jumlah dan mutu tenaga pendidik yang professional
disertai dengan peningkatan sarana fisik dan laboratorium serta relevan
dengan kebutuhan pengembangan social-ekonomi dan pembangunan
industry serta dunia usaha.
5. Tujuan pengembangan jangka panjang yaitu, menyelenggarakan
pendidikan jenjang Pasca Sarjana S2 (Master) dan S3 (Doktor) yang
berorientasi pada berbagai profesi di bidang teknologi dan ilmu
pengetahuan.
Adapun semboyan dari STMIK TIME yaitu, “Transforming Your Future”
yang mempunyai makna transformasi pada masa depan, dengan tujuan STMIK
TIME akan melakukan update sesuai dengan kemajuan zaman.
Visi STMIK TIME yaitu, institusi pendidikan tinggi dalam bidang
teknologi informasi dan komunikasi yang mampu bersaing dan terus mengikuti
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Misi STMIK TIME yaitu:
1. Melaksanakan proses belajar mengajar di bidang teknologi informasi dan
komunikasi yang mampu bersaing dan terus mengikuti perkembangan
2. Menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas dan mampu bersaing
di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi.
3. Memberikan fasilitas pendidikan dengan kualitas terbaik.
4. Mengadakan kerjasama dengan perusahaan-perusahaan manufaktur, jasa
dan perdagangan untuk praktek kerja mahasiswa dan penyaluran sarjana
siap pakai.
5. Memberikan tenaga pengajar yang professional dan kompeten sesuai
dengan keahliannya dan mampu mentransfer ilmu pengetahuan kepada
mahasiswa.
Perpustakaan STMIK TIME berada di lantai 4 dan terletak di gedung
utama STMIK TIME. Dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya
Perpustakaan mengalami perkembangan pesat sejak dua tahun terakhir. Sejak
tahun 2012, Perpustakaan mulai melakukan perubahan mendasar dalam berbagai
aspek pelayanannya. Penambahan koleksi dalam jumlah besar serta penambahan
fasilitas-fasilitas baru dalam hal pelayanan seperti penambahan fasilitas internet
dan komputer, penambahan meja baca, penambahan sumber daya manusia yang
berkualitas (memiliki pengetahuan tentang perpustakaan) dan lainnya. Upaya
tersebut menunjukkan hasil yang sangat memuaskan ditandai dengan
meningkatnya penggunaan fasilitas Perpustakaan oleh mahasiswa setiap tahunnya.
Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridarma
memiliki peranan yang besar dalam mendukung misi dan tujuan STMIK TIME.
Berkaitan dengan itu semua, Perpustakaan telah berupaya untuk menyelaraskan
2. Visi Dan Misi Perpustakaan
Visi Perpustakaan STMIK TIME adalah sebagai berikut:
“Menjadikan Perpustakaan STMIK TIME sebagai salah satu pusat sumber
informasi yang lengkap dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi
yang dapat dihandalkan bagi segenap sivitas akademika STMIK TIME.”
Misi yang diemban oleh Perpustakaan STMIK TIME adalah:
1. Menyediakan sumber ilmu pengetahuan dan teknologi serta informasi
lainnya yang relevan /untuk mendukung Tridharma Perguruan Tinggi
STMIK TIME.
2. Menyediakan layanan akses informasi secara tepat waktu, tepat guna
dan efektif, serta membantu mahasiswa dan dosen, sehingga menjadi
terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan
kebutuhannya.
3. Menunjang dan berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi
dan misi STMIK TIME.
3. Struktur Organisasi Perpustakaan STMIK TIME
Saat ini seluruh kegiatan Perpustakaan dilayani oleh 3 orang staf yang
terdiri dari 2 orang dengan latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan 1
orang dengan latar pendidikan komputer. Sesuai dengn struktur organisasi
Perpustakaan STMIK TIME dipimpin oleh Kepala Perpustakaan dan Sistem
Informasi yang dibantu oleh staf layanan pengguna dan staf layanan teknis.
Gambar : Struktur Organisasi Perpustakaan Per 31 Desember 2014
4. Jumlah Anggota Perpustakaan
Jumlah anggota perpustakaan adalah seluruh sivitas akademika STMIK
TIME yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan.
Tabel: Jumlah Anggota Perpustakaan
No Kategori Jumlah
1 Mahasiswa 1 023
2 Dosen 50
3 Karyawan 30
Jumlah seluruhnya 1.103
Sumber: Laporan Anggota Perpustakaan Tahun 2014
5. Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis
Tabel: Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis (Januari s.d Desember 2014)
No Jenis Koleksi
Jumlah seluruhnya 1.788 2.319
6. Data Jumlah Dokumen Elektronik (Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME)
Tabel: Jumlah Koleksi Dokumen Elektronik Yang Dipublikasikan di Sistem
Perpustakaan Online STMIK TIME
per tahun 2014
No Kategori Dokumen Jumlah
1 Skripsi
• Tahun 2013
• Tahun 2014
175
185
7. Jam Buka Perpustakaan
Jam buka perpustakaan selama masa kuliah dan hari kerja adalah sebagai
berikut:
Senin s.d Jum’at 09.00 – 20.30
Sabtu Tutup
Selama libur semester Perpustakaan ditutup lebih awal.
8. Jenis Pelayanan
Jenis-jenis pelayanan yang disediakan oleh Perpustakaan STMIK TIME
terdiri dari:
1) Sirkulasi
Untuk melayani semua transaksi termasuk peminjaman, perpanjangan dan
pengembalian bahan pustaka. Pelayanan ini telah menggunakan sistem
perpustakaan online, sehingga transaksi hanya memerlukan waktu yang
singkat.
2) Rujukan Dan Bantuan Pengguna
Bertujuan untuk membantu pengguna dalam penelusuran informasi dari
berbagai sumber. Selain itu, pustakawan atau staf yang bertugas dapat
membantu menjawab berbagai pertanyaan yang diajukan oleh pengguna
dengan memanfaatkan berbagai jenis koleksi rujukan seperti kamus,
ensiklopedia, dan lainnya baik bersumber tercetak maupun elektronik.
3) Akses Internet
4) Pendidikan Pengguna
Perpustakaan secara berkala menyelenggarakan kegiatan orientasi
pengenalan sistem perpustakaan bagi mahasiswa baru dan lainnya yang
membutuhkan.
5) Usulan Pengadaan Buku Baru
Pengguna dapat mengusulkan judul buku baru dengan mengisi Form
Penambahan Judul Buku Baru yang dapat diperoleh dari pustakawan
Lampiran-2
Pedoman Wawancara Untuk Informan 1 (I1)
1. Dalam pengolahan dokumen elektronik dibutuhkan suatu pedoman.
Pedoman apasajakah yang digunakan dalam pengolahan dokumen
elektronik?
2. Bagaimana dengan standar metadata pengolahan dokumen elektronik?
Apakah menggunakan standar metadata umum seperti Dublin Core?
3. Bagaimanakah prosedur kerja pengolahan dokumen elektronik skripsi dan
siapakah yang terlibat didalamnya?
4. Bagaimanakah proses penyimpanan dokumen elektronik sebagai media
back-up data?
5. Bagaimanakah proses pengaksesan dan temu kembalinya?
6. Bagaimanakah format isi dokumen elektronik yang dilayankan kepada
pengguna? (apakah dalam bentuk fulltext atau abstrak)
7. Apa sajakah format file dari dokumen elektronik yang dilayankan kepada
pengguna? (apakah dalam bentuk HTML, PDF, DOC, PPT)
8. Jika diterapkan, apa kelebihan yang diperoleh dalam penerapan
pengolahan dokumen elektronik?
9. Jika diterapkan, apa kelemahan yang diperoleh dalam penerapan
pengolahan dokumen elektronik?
Lampiran-3
Pedoman Wawancara Untuk Informan 2 (I2)
1. Darimanakah sumber dokumen elektronik yang dimiliki?
2. Apakah ada ketentuan skripsi tahun berapa yang dapat dialihmediakan
menjadi dokumen elektronik?
3. Berapakah jumlah skripsi potensial setiap tahunnya?
4. Bagaimanakah prosedur kerja dalam pemilihan dokumen elektronik?
5. Siapakah yang terlibat dalam proses pemilihan tersebut?
Lampiran-4
Pedoman Wawancara Untuk Informan 3 (I3)
1. Bagaimanakah prosedur kerja dalam pengolahan dokumen elektronik dan
siapakah yang terlibat di dalamnya?
2. Bagaimanakah proses kerja bagian editing?
3. Bagaimanakah proses kerja bagian uploading?
4. Bagaimanakah penerapan sistem automasi yang digunakan dalam proses
pengolahan dokumen elektronik skripsi?
5. Adakah perbedaan entry data skripsi dengan entry data buku ke dalam
Lampiran-5
Hasil Wawancara Dengan Informan 1 (I1)
Wawancara dengan Informan 1 (I1)
Hari / Tanggal : Senin / 9 Februari 2015
Waktu : 09.30 – 10.30
Keterangan
P : Penulis
I1 : Informan 1
P : Assalamualaikum pak, saya mohon maaf pak kalau mengganggu. Saya
bisa minta waktu bapak untuk wawancara?
I1 : Waalaikumsalam, o ya udah silahkan. Gak papa. Bapak juga lagi kosong
jadwalnya hari ini.
P : Oke pak, makasih ya pak. Kalau gitu saya mulai wawancaranya ya pak (P
mengambil lembar pedoman wawancara). Ada berapa jumlah staf disini
pak?
I1 : Staf hanya berjumlah 3 orang termasuk saya.
P : Untuk pengolahan dokumen elektronik apakah semua staf terlibat pak?
I1 : Iya, karena sudah ada prosedurnya masing-masing.
I1 : Bagian pengadaan basic ilmunya S1-komputer, bagian pengolahan basic
ilmunya S1-bisnis. Kalau saya sebagai kepala perpustakaan basicnya yah
ilmu perpustakaan dan masih S1 juga.
P : Dalam pengolahan dokumen elektronik dibutuhkan suatu pedoman.
Pedoman apa sajakah yang digunakan disini pak?
I1 : Pedoman yang digunakan Perpustakaan STMIK TIME berupa alur kerja
produksi digital yang dibuat oleh saya selaku Kepala Perpustakaan disini.
P : Bagaimana dengan standar metadata pengolahan dokumen elektronik
yang digunakan pak? apakah menggunakan standar metadata umum
seperti Dublin Core?
I1 : Kalau disini metadata koleksi materi digital (elektronik) di Perpustakaan
STMIK TIME masih menggunakan Format MARC karena pengolahan
dokumen elektronik tidak terpisah dari library housekeeping STMIK
TIME yang menggunakan aplikasi SLiMS 5.0 Meranti yang mendukung
berjalannya pengolahan dokumen elektronik karena tersedianya fasilitas
Attachment File untuk meng-upload file elektronik dari skripsi tersebut.
P : Jadi disini pengolahan dokumen elektroniknya masih pakai sistem
automasi perpustakaan ya pak? belum berdiri sendiri misalnya seperti
USU Repository yang menggunakan aplikasi Dspace?
I1 : Iya betul, karena di sistem automasi yang digunakan sekarang sudah ada
fasilitas Attachment File jadi kami tinggal meng-upload file elektronik
yang ada dan saat ini juga dokumen elektronik yang kami miliki masih
sedikit jumlahnya.
P : Jadi, bagaimanakah prosedur kerja pengolahan dokumen elektronik
skripsi dan siapakah yang terlibat didalamnya?
I1 : Pemilihan dan seleksi, proses editing dan proses upload. Kalau kamu
mau bertanya tentang pemilihan dan seleksi skripsi kamu bisa tanya ke
bagian pengadaan, sedangkan untuk pengolahannya termasuk editing dan
uploading kamu bisa langsung ke bagian pengolahan.
P : Bagaimanakah proses penyimpanan dokumen elektronik sebagai media
back-up data?
I1 : Dalam proses penyimpanannya kita menyimpan di media komputer dan
CD. Yaitu dengan membuat folder-folder khusus untuk data skripsi. Hal
ini dilakukan agar kami mudah menemukannya jika suatu saat data
tersebut diperlukan.
P : Bagaimanakah proses pengaksesan dan temu kembalinya pak?
I1 : Di Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME ada dua cara penelusuran.
Pertama, pengguna cukup mengetikkan kata kunci (keyword) pada sistem
yang tersedia layaknya menggunakan Search Engine seperti Google. Cara
ini disebut “Pencarian Sederhana”. Kedua, dapat langsung melakukan
penelusuran berdasarkan GMD-nya misalnya skripsi, atau dengan
menggunakan mesin pencari yang dapat ditelusur dengan beberapa titik
dijadikan titik akses dalam pencarian dokumen elektronik skripsi adalah
judul, penulis, subjek, dan abstrak skripsi tersebut.
P : Bagaimanakah format isi dokumen elektronik yang dilayankan kepada
pengguna pak? apakah dalam bentuk fulltext atau hanya abstrak?
I1 : Isi dokumen yang dilayankan kepada pengguna terdiri dari bentuk teks
penuh. Dengan ketentuan pengguna yang dapat mengakses dalam bentuk
teks penuh (fulltext) hanya pengguna yang terdaftar sebagai anggota pada
Perpustakaan STMIK TIME, karena ada proses login terlebih dahulu.
Kalau untuk pengguna yang tidak terdaftar hanya dapat mengakses
abstraknya saja.
P : Apa sajakah format file dari dokumen elektronik yang dilayankan kepada
pengguna? apakah dalam bentuk HTML, PDF, DOC, PPT?
I1 : Bentuk format elektronik yang dilayankan kepada pengguna adalah
format Portable Document Format (PDF). Dapat dilihat dari lampiran
berkas pada OPAC Perpustakaan STMIK TIME.
P : Jika diterapkan, apa kelebihan yang diperoleh dalam penerapan
pengolahan dokumen elektronik?
I1 : Kelebihan utama yang didapat adalah proses kerja dan penyebaran
informasi atau pengetahuan lebih terorganisir sehingga lebih efektif dan
efisien. Selain itu dengan pengolahan dokumen elektronik seperti ini, bisa
dikembangkan di masa yang akan datang. Artinya, dapat diakses secara
luas baik melalui intranet maupun internet dan diharapkan kedepannya
P : Jika diterapkan, apa kelemahan yang diperoleh dalam penerapan
pengolahan dokumen elektronik?
I1 : Kelemahannya adalah mudah untuk diduplikasikan sehingga tidak
diketahui lagi data mana yang masih asli.
P : Apakah ada cara tertentu untuk mengatasi kelemahan tersebut?
I1 : Disini kami membuat suatu folder yang isinya semua file elektronik dari
skripsi mahasiswa dan hanya bisa diakses oleh pustakawan karena
mempunyai kode tertentu, hal ini dilakukan agar data rahasia bisa terjaga
Lampiran-6
Hasil Wawancara Dengan Informan 2 (I2)
Wawancara dengan Informan 2 (I2)
Hari / Tanggal : Selasa / 10 Februari 2015
Waktu : 08.30 – 09.00
Keterangan
P : Penulis
I2 : Informan 2
P : Assalamualaikum kak, saya mohon waktunya sebentar ya buat saya
wawancarai mengenai pengolahan dokumen elektronik di Perpustakaan
STMIK TIME.
I2 : Waalaikumsalam, oke silahkan dek.
P : Darimanakah sumber dokumen elektronik yang dimiliki?
I2 : Koleksi dokumen elektronik yang dimiliki Perpustakaan STMIK TIME
diperoleh dari karya ilmiah berupa skripsi yang dihasilkan mahasiswa
STMIK TIME yang wajib diserahkan ke perpustakaan dalam bentuk
tercetak dan file elektronik (CD) sebagai salah satu syarat wisuda sesuai
dengan keputusan PUKET-1 no.1025/SK/P1/VI/2013.
P : Apakah ada ketentuan skripsi tahun berapa yang dapat dialihmediakan
I2 : Untuk skripsi yang tahun lama atau tahun 2000 ke atas belum ada yang
dialihmediakan menjadi dokumen elektronik karena kendala biaya dan
sumber daya manusianya.
P : Berapa jumlah skripsi potensial setiap tahunnya?
I2 : Bisa mencapai 100 judul per tahun. Contohnya saja untuk tahun 2013
mencapai 175 judul dan tahun 2014 mencapai 185 judul. Dan setiap
tahunnya pasti akan terus bertambah.
P : Jadi saat ini dokumen elektronik hanya bersumber dari file elektronik
skripsi yang diberi mahasiswa ketika mendaftar wisuda kak?
I2 : Iya dek,
P : Bagaimana dengan karya ilmiah penelitian dosen kak?
I2 : Belum ada dek, jadi masih sebatas skripsi saja.
P : Pertanyaan selanjutnya kak. Bagaimanakah prosedur kerja dalam
pemilihan dokumen elektronik?
I2 : Prosedur kerja pemilihan dokumen elektronik begini dek. Pertama
mahasiswa menyerahkan skripsi dalam bentuk tercetak dan elektronik
(CD) ke perpustakaan. Kedua staf perpustakaan bagian pengadaan
memeriksa kesesuaian dokumen tercetak skripsi dengan dokumen
elektroniknya (CD) yang dilampirkan. Ketiga, Apabila terdapat
kekurangan dan tidak memenuhi persyaratan dalam pemberian skripsi
maka dokumen tersebut akan dikembalikan kepada mahasiswa untuk
diperbaiki lebih lanjut dan diberi waktu perbaikan. Keempat, jika dokumen
bersangkutan diberikan surat keterangan. Terakhir, dokumen tercetak
skripsi dan elektroniknya siap untuk diproses agar dapat dilayankan.
P : Siapakah yang terlibat?
I2 : Yang terlibat dalam proses pemilihan adalah saya sebagai staf pengadaan
dan juga pihak program studi.
P : Tujuan pemilihan itu untuk apa kak?
I2 : Setiap CD yang diterima harus dipilih/diseleksi dan dilakukan
pemeriksaan agar tidak terjadi kekeliruan.
P : Kekeliruan yang bagaimana maksudnya kak?
I2 : Yah maksudnya kita harus sesuaikan berdasarkan skripsi tercetaknya.
Jangan sampai ada dokumen elektronik skripsi yang berbeda isinya dengan
Lampiran-7
Hasil Wawancara Dengan Informan 3 (I3)
Wawancara dengan Informan 3 (I3)
Hari / Tanggal : Senin / 9 Februari 2015
Waktu : 09.30 – 11.30
Keterangan
P : Penulis
I3 : Informan 3
P : Selamat pagi bu?
I3 : Pagi juga dek,
P : Saya mohon waktunya sebentar ya bu buat wawancara
I3 : Oyaudah silahkan
P : Ibu bagian pengolahan dokumen elektronik kan?
I3 : Iya benar,
P : Bagaimanakah prosedur kerja dalam pengolahan dokumen elektronik
skripsi dan siapakah yang terlibat didalamnya?
I3 : Dalam pengolahan dokumen elektronik disini kan ada 3 tahap. Yaitu
Pemilihan dan seleksi, proses editing dan proses upload. Disini bagian
saya adalah editing dan upload. Kalau bagian pemilihan dan seleksi kamu
P : Iya bu, yang proses pemilihan dan seleksi saya sudah melakukan
wawancara sebelumnya dengan staf bagian pengadaan. Bagaimanakah
proses kerja bagian editing bu? Apa yang dilakukan?
I3 : Dalam proses editing ada tiga kegiatan yang harus dilakukan. Yaitu
pertama proses konversi file .doc menjadi .pdf, kedua proses pemecahan
file menjadi beberapa bagian dan terakhir proses pemberian security
meliputi proses pemberian footer dan watermark pada file skripsi yang
mau diedit.
P : Bagaimanakah dengan proses uploading bu? Apa yang dilakukan?
I3 : Sebelum melalui proses uploading harus melewati proses entry data ke
dalam sistem terlebih dahulu. Untuk proses entry data, pustakawan
menggunakan perangkat lunak aplikasi perpustakaan Senayan Library
Management Systems (SliMS 5.0 Meranti). Sehingga lebih mudah dalam
proses pengerjaannya, dan juga hasilnya (output) akan dapat langsung
dilihat melalui OPAC Perpustakaan STMIK TIME yang dapat diakses
melalui jaringan intranet (LAN).
P : Bagaimanakah penerapan sistem automasi yang digunakan dalam proses
pengolahan dokumen elektronik skripsi?
I3 : Pekerjaan lebih mudah dan cukup sekali kerja, artinya disitu saya entry
data saya langsung dapat mengupload dokumen elektronik skripsi tersebut
karena adanya fasilitas Attachment File yang mendukung kegiatan
P : Adakah perbedaan entry data skripsi dengan entry data buku ke dalam
sistem?
I3 : Proses entry data koleksi buku dengan koleksi skripsi hampir sama.
Perbedaannya terletak pada adanya cantuman abstrak skripsi dan lampiran
file skripsi elektronik yang dapat diunduh oleh pengguna.
P : Terima kasih ya bu atas kesediaan waktunya dan informasi yang
diberikan. Terimakasih bu. Selamat siang.
