Dokumentasi SM K3
Dokumentasi SM K3
Referensi:
Rudi Suardi, 2005,
Sistem M anajemen Keselamatan dan
Kesehatan Kerja
, Edisi I, PPM , Jakart a (Halaman 55–68)
6623
6623 –
– Taufiqur Rachman
Taufiqur Rachman
© 2013
© 2013
Persyaratan Dokumentasi
Organisasi harus menetapkan dan
memelihara informasinya dengan
media yang sesuai, baik dalam
bent uk kertas maupun elekt ronik,
serta:
a) M enjelaskan
elemen
int i
dari
sist em
manajemen
dan
int eraksinya.
b) M enyediakan
pet unjuk
pada
dokumen yang t erkait .
# Pendokum entasian
m erupakan
unsur utam a dari set iap sist em
m anajem en dan harus dibuat
sesuai
dengan
kebut uhan
pelanggan.
# Pendokum entasian
SM K3
m endukung kesadaran t enaga
kerja dalam rangka m encapai
t ujuan dan evaluasi t erhadap
sist em dan kinerja K3.
OHSAS 18001
Permenaker
M odel Sistem OHSAS 18001
4.2 Healt h & Safet y
Policy
4.3 Planning
4.4 Implementat ion
& Operat ion
4.6 M anagement
Review
4.5 Checking &
Correct ive Act ion
Cont inual
Improvement
TIN211 #6
TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur RachmanTaufiqur Rachman 33
4.4
4.5
4.3
Klausul Penting OHSAS 18001
4.3.1 Hazard, Risk Assessment
4.3.2 Legal Ot her Object ive
4.3.3 Object ive
4.3.4 Healt h & Safet y
M anagement Programs
4.4.1 St ruct ure &
Responsibilit y
4.4.2 Training Aw areness &
Compet ence
4.4.3 Communicat ion
4.4.4 HS Document at ion
4.4.5 Document Cont rol
4.4.6 Operat ion Cont rol
4.4.7 Emergency Preparedness
& Response
4.5.1 M onit oring &
M easurement
4.5.2 Non-conformance &
Correct ive & Prevent ive
Act ion
Fungsi Dokumentasi
• M enyat ukan secara sist emat ik kebijakan, t ujuan dan sasaran K3.
A
• M enguraikan sarana pencapaian t ujuan dan sasaran K3.
B
• M endokumentasikan peranan, t anggung jaw ab dan prosedur.
C
• M enunjukkan bahw a unsur Sistem M anajemen K3 yang sesuai
unt uk perusahaan t elah dit et apkan.
D
• M emberikan arahan mengenai dokumen terkait dan menguraikan
unsur lain.
E
TIN211 #6
TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur RachmanTaufiqur Rachman 55
Ciri Dokumentasi
Dokumentasi
merupakan
bent uk dasar
unt uk
M emahami Sistem
M engkomunikasikan
proses & persyaratan
pada organisasi
Ciri Dokumentasi
M anual
Prosedur
Instruksi Kerja
TIN211 #6
TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur RachmanTaufiqur Rachman 77
Hanya ada sat u
dalam sist em
M erupakan
int eraksi
proses-proses organisasi
m elibat kan sem ua
pihak/ fungsi
dalam organisasi
Lebih um um
Terdapat beberapa
dalam m anual
M erupakan
tahapan akt ivitas
yang m elibat kan
banyak orang dari
beberapa
pihak/ fungsi
Lebih rinci dari
m anual
Terdapat beberapa
dalam prosedur
M erupakan
tahapan akt ivitas
yang hanya
dilakukan oleh
sat u orang/ fungsi
Lebih rinci dari
prosedur
Tingkatan Dokumentasi
M anual
M anual
Prosedur
Inst ruksi Kerja
Dokumentasi Level 1
M anual
Hanya menjelaskan
kebijakan-kebijakan
dasar
saja dari penerapan Sistem
M ananjemen K3 yang
disesuaikan
dengan semua klausul
dalam OHSAS
18000 atau Permanaker 05/ M EN/ 1996.
TIN211 #6
TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur RachmanTaufiqur Rachman 99
Dokumentasi Level 2
Prosedur
M erupakan penjelasan detail
dari akt ivitas-akt ivitas di
perusahaan.
Set iap gugus t ugas membuat
bagan alir dari proses kegiatan
yang berhubungan dengan
tanggung jawabnya.
Cara penulisan
prosedur:
•
M enggunakan
konsultan unt uk
penulisan ini dengan
bagan alir yang sudah
ada disusun sebagai
dasar penulisan.
Dokumentasi Level 2
Instruksi Kerja
Biasanya digunakan oleh operat or
dalam mengerjakan akt ivitasnya.
Bersifat lebih teknis dibandingkan
dengan prosedur.
Harus menjelaskan tahapan-tahapan
akt iitas it u dilakukan.
Contoh
Instruksi Kerja:
•
Pengoprasian
mesin,
•
Penggunaan
alat
pemadam
kebakaran
•
Dan lain-lain.
TIN211 #6
TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur RachmanTaufiqur Rachman 1111
Aturan Bagan Alir
Aktivitas
• Digunakan unt uk m enjelaskan aktivitas/ kegiatan yang
dilakukan oleh individu/ personel/ fungsi.
Keputusan
• Digunakan unt uk mem utuskan suat u kegiatan dan
dilanjut kan dengan label “ Ya” atau “ Tidak”
Alur Proses
Aturan Bagan Alir
TIN211 #6
TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur RachmanTaufiqur Rachman 1313
M ulai/ Berhenti
• Digunakan
unt uk m em ulai
suat u
prosedur/ aliran
proses dan sebagai tanda
berakhirnya suat u aliran
proses
Pencatatan/ Perekaman
• Digunakan unt uk m encatat
atau m erekan
suat u
akt ivitas
Jenis Diagram Alir
Operasi
• M erupakan bagan
alir yang paling
banyak digunakan
dalam membuat
sebuah prosedur dan
paling mudah
dit erapkan.
• M erupakan bagan
alir yang paling
banyak digunakan
dalam membuat
sebuah prosedur dan
paling mudah
dit erapkan.
Fungsional
• Dapat memasukan
penanggung jaw ab
dari pelaksanaan
akt ivit as.
• Tidak hanya
menjelaskan
bagaimana proses
dilakukan.
• Paling aplikat if.
• Dapat memasukan
penanggung jaw ab
dari pelaksanaan
akt ivit as.
• Tidak hanya
menjelaskan
bagaimana proses
dilakukan.
• Paling aplikat if.
Layout
• Dapat menghit ung
w akt u pelaksanaan
pekerjaan dan
mendiagnosis
kesibukan lalu lint as
pekerjaan, sehingga
dapat dilakukan
perbaikan t erhadap
penempat an kerja.
• Dapat menghit ung
w akt u pelaksanaan
pekerjaan dan
mendiagnosis
kesibukan lalu lint as
pekerjaan, sehingga
dapat dilakukan
perbaikan t erhadap
penempat an kerja.
Contoh Gambar Diagram Alir Proses
TIN211 #6
TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur RachmanTaufiqur Rachman 1515
M ulai
B
C
D
E
F
Berhenti
Ya
Tidak
Contoh Gambar Diagram Alir Fungsional
Bagian Pengadaan
Bagian Pemeliharaan
Bagian Operasi
M ulai
A
B
C
D
E
Berhenti
F
G
Ya
Contoh Gambar Diagram Alir Layout
TIN211 #6
TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur RachmanTaufiqur Rachman 1717
M eja
Sekret aris
Bagian
Clerk
Ruang
M anager
M esin
Fot ocopy
Arsip
M eja Operat or
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Pengiriman
11
Pengendalian Dokumentasi
OHSAS 18001
OHSAS 18001
Pengendalian
Dokum en
Permenaker
05/ M EN/ 1996
Permenaker
05/ M EN/ 1996
Pengendalian
Dokum en
Pengendalian Dokumen (OHSAS)
OHSAS 18001
Organisasi harus
menetapkan dan
memelihara
prosedur
dengan
syarat
Dokumen-dokumen dapat
dit unjukkan.
Versi mut hakir
dari dokumen
dan dat a yang
relevan t erdapat
pada semua
lokasi operasi
pent ing.
Tempat penyinpanan dokumen dan
dat a unt uk t ujuan pengaw et an
perat uran dan penget ahuan at au
keduanya, t erident ifikasi.
Dokumen dan
dat a yang sudah
t idak berlaku lagi
harus dipisahkan.
Dokumen-dokumen dit injau
secara periodik.
TIN211 #6
TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur RachmanTaufiqur Rachman 1919
Pengendalian Dokumen (Permenaker)
Persyaratan Permenaker
05/ M EN/ 1996
Pengendalian
Dokumen
Pengendalian
Administ rat if
Dokumen dapat diident ifikasi sesuai dengan urut an
t ugas dan t anggung jaw ab di perusahaan.
Dokumen dit injau ulang secara berkala, jika diperlukan
dapat direvisi.
Dokumen sebelum dit erbit kan harus lebih diset ujui
oleh personel yang berw enang.
Dokumen versi t erbaru harus t ersedia di t empat kerja.
Prosedur harus
dit injau ulang
secara berkala
t erutam a jika
t erjadi perubahan
Kriteria M inimum Dokumen
• Tanggal t erbit
1
• Nom or dokum en
2
• Referensi
3
• Tanggung jawab
4
• Nom or revisi
5
• Definisi
6
• Perset ujuan
7
• Tujuan pem buatan dokum en
8
• Halam an
9
• Judul dokum en
10
• Ruang lingkup
11
• Uraian dokum en
12
TIN211 #6
TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur RachmanTaufiqur Rachman 2121
Hal Penting Pengendalian Dokumen
# Dokum en yang dicetak dalam
bentuk kertas
,
diberi
stempel
atau
label
seperti
“Terkendali”
atau
“Tidak Terkendali”
.
# Dokum en yang dibuat dalam
bentuk
soft
copy
atau media intranet
diberi label “ Read
Only”.
Tujuan
dokum en
dibuat
adalah
sebagai
panduan, m aka perlu secara jelas
diidentifikasi
siapa saja yang menggunakan dokumen dan
ditempatkan di mana dokumen tersebut
.
Pengendalian Rekaman
Rekaman merupakan
satu-satunya bukti
bahwa SM K3 telah
dilaksanakan.
Dari rekaman dapat
ditent ukan apakah
pekerjaan sudah
sesuai dengan
persyaratan
atau
belum.
TIN211 #6
TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur RachmanTaufiqur Rachman 2323
Pengendalian Rekaman (OHSAS)
Pengendalian
Rekaman
OHSAS 18001
Organisasi harus
m enetapkan dan
m em elihara
prosedur unt uk
ident ifikasi,
pem eliharaan
dan disposisi
rekam an K3
sebagai hasil
audit dan
dit injau.
Rekam an K3 harus dapat dibaca
dan dapat diident ifikasi dan
dit elusuri sesuai dengan akt ivitas
yang t erkait .
Rekam
an-rekam an harus
dipelihara sesuai
dengan sist em
dan organisasi
Pengendalian Rekaman (Permenaker)
Pengendalian
Rekaman
Permenaker
05/ M EN/ 1996
Pencat atan
merupakan sarana
bagi perusahaan
unt uk menunjukkan
kesesuaian
penerapan SM K3
dan harus
mencakup:
TIN211 #6
TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur RachmanTaufiqur Rachman 2525
Persyarat an ekst ernal.
Rincian insiden, keluhan dan t indak lanjut .
Rasio dan sumber bahaya.
Ident ifikasi produk t ermasuk komposisinya.
Kegiat an pelat ihan K3.
Informasi mengenai pemasok & kont rakt or.
Kegiat an inspeksi, kalibrasi, & pemeliharaan.
Audit dan peninjauan ulang Sist em K3
Bentuk Nyata Penerapan Klausul
Prosedur pengendalian
rekaman
Rekaman-rekaman
kegiatan dalam lingkup
Rekaman Terkait SM K3
Rekaman-rekaman pelat ihan.
Laporan inspeksi.
Laporan-laporan audit .
Bukt i-bukt i konsultasi.
Laporan kecelakaan/ insiden.
Laporan t indak lanjut insiden.
M inutes meet ing
dari K3.
Hasil tes medis.
Rekaman pemeliharaan K3.
Lat ihan tanggap darurat .
Tinjauan manajemen.
Rekaman ident ifikasi bahaya.
Rekaman penilaian resiko.
Rekaman pengendalian resiko.
TIN211 #6
TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur RachmanTaufiqur Rachman 2727
Sekian
Sekian
