BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pendahuluan
Pada Bab II ini akan dibahas mengenai landasan teori yang berkaitan dengan topik penelitian. Landasan teori ini dibutuhkan dalam rangka menyelesaikan permasalahan yang akan diteliti yaitu faktor-faktor yang berpengaruh dalam proses pengadaan terhadap kinerja waktu. Adapun teori-teori yang akan dibahas pada Bab II ini adalah sub Bab 2.2 akan membahas mengenai manajemen pengadaan proyek, sub Bab 2.3 akan membahas teori-teori yang berkaitan dengan kinerja waktu, sub Bab 2.4 akan membahas tentang kerangka berpikir, sub Bab 2.5 akan membahas tentang hipotesa, dan sub Bab 2.6 akan membahas tentang penelitianpenelitian-penelitian yang yang relevan dengan penelitian yang akan dilaksanakan
2.2 Manajemen Pengadaan Proyek
Pada sub Bab ini akan dibahas hal-hal yang berkaitan dengan manajemen pengadaan proyek. Sub Bab ini terdiri dari definisi dan tahapan manajemen pengadaan.
2.2.1 Definisi
Pengadaaan atau procurement mempunyai pengertian yang lebih luas daripada pembelian atau purchasing karena mengandung arti pembelian, penyewaan, peminjaman, tukar-tambah, transfer dari perusahaan lain, dan sebagainya5
Menurut Stuckhart, definisi dari proses pengadaan adalah proses-proses yang dibutuhkan untuk menyuplai equipment, material, dan sumber daya-sumber daya lainnya dalam rangka menyelesaikan sebuah proyek. Proses
ini biasanya terdiri dari akuisisi, pembelian, logistik, pemantauan, quality
assurance, dan administrasi kontrak6.
Sedangkan menurut Huston, proses pengadaan adalah semua aktifitas yang diperlukan untuk mendapatkan barang dan jasa untuk suatu proyek7
Imam Suharto, menyatakan bahwa pengadaan material dan peralatan atau procurement bukan hanya meliputi pembelian saja, tetapi mempunyai lingkup yang lebih luas, yaitu mulai dari identifikasi kebutuhan, pembelian, menjaga inventori, pemantauan produksi, sampai kepada penerimaan dan penyimpanan barang di lokasi proyek, termasuk juga menyiapkan dan menangani dokumen yang diperlukan.8
Sedangkan menurut PMI (Project Management Institute), Manajemen Pengadaan Proyek adalah proses-proses yang dilakukan untuk membeli atau mengakuisisi produk-produk, jasa-jasa, atau hasil produksi lainnya yang dibutuhkan oleh team proyek dari pihak luar untuk melaksanakan suatu pekerjaan9 .
2.2.2 Tahapan Manajemen Pengadaan Proyek
Berdasarkan uraian diatas, kita dapat mengetahui bahwa proses pengadaan proyek adalah proses yang dilakukan untuk mengadakan barang, jasa, dan sumber daya-sumber daya lainnya, mulai dari identifikasi kebutuhan, pembelian, menjaga inventori, pemantauan produksi, sampai kepada penerimaan dan penyimpanan barang di lokasi proyek, termasuk juga menyiapkan dan menangani dokumen yang diperlukan. Menurut PMI (Project Management Institute)-2004, tahapan dari proses manajemen pengadaan proyek adalah sebagai berikut:10
1. Perencanaan Pembelian dan Akuisisi 2. Perencanaan Kontrak
3. Permintaan Respon dari Pemasok 4. Pemilihan Pemasok
5. Administrasi Kontrak 6. Penutupan Kontrak
2.2.2.1 Perencanaan Pembelian dan Akuisisi
Pada tahap ini, team proyek harus sudah menentukan apa-apa saja yang akan dibeli atau diakuisisi termasuk kapan diperlukan, berapa banyak diperlukan dan bagaimana cara mengadakaannya. Menurut Huston, tahapan pertama dalam proses manajemen pengadaan ini adalah yang paling penting karena jika apa yang dibutuhkan dari pemasok atau subkontraktor tidak dapat ditentukan dengan jelas maka akan besar kemungkinan bagi proyek untuk tidak menerima barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan. Kejelasan dari apa yang dibutuhkan tersebut termasuk uraian teknis secara lengkap, mutu, jadual kebutuhan, biaya, dan persyaratan kinerja11.
International Trade Centre menyatakan bahwa dalam menetapkan
kebutuhan kita perlu menentukan Spesifikasi Pembelian. Spesifikasi Pembelian adalah semua informasi yang harus dikomunikasikan kepada pemasok dalam rangka mendapatkan kebutuhan sesuai harapan. Komponen Spesifikasi Pembelian dapat dilihat pada Gambar 2.112
Gambar 2.1. Spesifikasi Pembelian
Setelah Spesifikasi Pembelian dibuat, maka kita sudah dapat mengetahui apa, kapan, dan berapa kebutuhan kita. Proses selanjutnya adalah menentukan bagaimana kebutuhan proyek tersebut diadakan.
Untuk menentukan bagaimana mengadakan kebutuhan proyek tersebut perlu dibuat strategi pembelian atau pengadaan. Kraljic menyatakan bahwa kebutuhan dari suatu perusahaan terhadap supply strategy tergantung pada 2 (dua) faktor, yaitu:13
• Pentingnya strategi pembelian berhubungan dengan nilai tambah yang diberikan kepada lini produksi, persentase dari material terhadap total biaya dan lain-lain
• Kompleksitas dari supply market yang diukur berdasarkan kelangkaan suplai, perkembangan teknologi dan atau material-material pengganti, kendala untuk memasuki pasar, biaya dan kompleksitas masalah logistik, serta kondisi monopoly atau oligopoli.
Selanjutnya Karljick mengklaim bahwa dengan menilai situasi perusahaan dalam kaitannya dengan dua variabel diatas, manajemen puncak, atau senior executing pengadaan dapat menentukan tipe dari suplai strategi yang dibutuhkan perusahaan dalam rangka mengeksploitasi kekuatan daya belinya dengan tetap mempertimbangkan pentingnya peran pemasok dan juga dalam rangka mengurangi resiko bagi perusahaan sampai pada tahap minimal sehingga bisa diterima oleh perusahaan
Elemen dasar dalam proses managemen strategi temasuk untuk pembelian adalah seperti terlihat pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2. Elemen-Elemen Dasar Dalam Proses Manajemen Strategis14
Sumber : Wheelen & Hunger, 1998
Environmental Scanning, adalah proses pemantauan, evaluasi, dan penyebarluasan informasi dari dalam dan luar lingkungan kepada orang-orang yang berkompeten dalam perusahaan.15
Terdapat banyak pendekatan yang bisa dilakukan dalam Environmental
Scanning, diantaranya adalah:
• SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threat)
Analysis. Pendekatan ini dilakukan dengan menilai
kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dari dalam perusahaan sehubungan dengan peluang-peluang dan ancaman-ancaman yang berasal dari luar perusahaan16. Model SWOT analysis untuk pembelian dapat dilihat di Gambar 2.3
Gambar 2.3. SWOT Analysis and Purchasing
Sumber : Kenneth Lyson, 1996
• Porter’s Five Forces Model, seperti terlihat pada Gambar 2.4, Porter mengidentifikasi lima gaya yang saling berkompetisi dan menentukan intensitas kompetisi dalam suatu industri dan nilai total profit atau nilai yang dihasilkan dalam industri tertentu17
Gambar 2.4. Porter’s Five Forces of Industrial Attractiveness
Sumber : Kenneth Lyson, 1996
• The Supply Positioning Model, adalah suatu model yang dikembangkan dengan memetakan produk atau jasa yang dibutuhkan kedalam sebuah matriks yang merupakan fungsi dari besaran nilai expenditure terhadap impact on profit, supply
opportunity dan resiko. Tujuan dari pembuatan model ini adalah
untuk membantu memprioritaskan usaha yang dilakukan dalam mendapatkan dan memilih pemasok, sebagai masukan dalam menentukan strategi pengadaan, dan menentukan bentuk kerja sama yang akan dibangun dengan pemasok18
Pemodelan Supply Positioning Model dapat dilihat pada Gambar 2.5
Gambar 2.5 The Supply Positioning Model
Sumber : ITC, 2000
Strategy Formulation, adalah proses dalam memformulasikan strategi.
Strategy Formulation diantaranya adalah hal-hal yang berkaitan dengan:19
• Persiapan mission statement • Penentuan sasaran-sasaran
• Penentuan keputusan-keputusan strategis
Strategy Implementation, adalah proses yang akan dilakukan dalam mengimplementasikan strategi yang telah ditetapkan. Hal-hal yang berkaitan dalam thapan ini adalah:20
• Struktur Organisasi
• Pengalokasian Sumber Daya • Kebijakan-kebijakan
• Prosedur-prosedur
Strategy Evaluation and Control, adalah proses yang akan dilakukan dalam rangkan mengevaluasi strategi yang telah diformulasikan dan
diimplementasikan. Termasuk didalamnya proses pengendalian pengendalian kesesuaian kinerja actual dengan perencanaan.
Pada tahap Perencanaan Pembelian dan Akuisisi ini output yang dihasilkan adalah sebagai berikut:21
1. Procurement Management Plan
Procurement Management Plan menguraikan bagaimana
proses-proses pengadaan dikelola mulai dari pembuatan dokumen-dokumen pengadaan sampai pengakhiran atau penyelesaian kontrak.
2. Contract Statement of Work
Contract Statement of Work menguraikan bagian atau ruang lingkup
dari pekerjaan yang akan dibeli atau diperoleh dari luar. Statement of
Work (SOW) dikembangkan dari project scope statement, project Work Breakdown Strcuture (WBS), dan WBS Dictionary
.
3. Make or Buy Decission
Make or Buy Decission adalah dokumen keputusan tentang produk
atau jasa apa yang akan dibeli atau diperoleh dari luar, dan produk atau jasa apa yang akan dibuat sendiri oleh team proyek
4. Request Changes
Request Changes adalah dokumen yang berisi permintaan perubahan
terhadap Project Management Plan dan dokumen terkait lainnya yang disebabkan oleh proses perencanaan pembelian dan akuisisi.
2.2.2.2 Perencanaan Kontrak
Perencanaan Kontrak adalah proses penyiapan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk mendukung proses Permintaan Respon Pemasok dan proses Pemilihan Pemasok. Hasil atau output dari Perencanaan Kontrak adalah:
1. Procurement Documents
Procurement Documents digunakan untuk mendapatkan proposal dari
pemasok. Istilah-istilah yang sering digunakan untuk Procurement
Document ini adalah Invitation for Bid, Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ), Tender Notice, Invitation for Negotiation, dan Contractor Initial Respons.
Imam Suharto-2001 menyatakan bahwa Procurement Documents atau Paket Lelang atau Request for Proposal (RFP) adalah paket yang terdiri dari dokumen yang dikirimkan kepada peserta lelang yang telah lulus prakualifikasi. 22 Adapun komponen-komponen dokumen lelang, rancangan kontrak, dan paket lelang adalah seperti terlihat pada Gambar 2.6. 23.
Undangan untuk ikut Lelang Pokok-pokok persetujuan (articles of agreement) Petunjuk lelang Proposal Syarat-syarat umum Syarat-syarat khusus Lingkup proyek Gambar-gambar desain dan
engineering Adendum
(A) = Dokumen Lelang
(B) = Rancangan Kontrak
(A) + (B) = Paket Lelang (RFP)
(C) = Adendum, muncul pada waktu negosiasi
Catatan:
- Komponen 1,2,4,5,6,7, dan 8 dipersiapkan oleh pemilik proyek
- Komponen 3 dipersiapkan oleh pemilik, diisi dan diselesaikan peserta lelang - Komponen 9 adalah hasil interaksi antara pemilik dan peserta sebelum penandatangan kontrak
Gambar 2. 6. Komponen-komponen dokumen lelang, rancangan kontrak, dan paket lelang
Sumber : Imam Suharto, 2001
2. Evaluation Criteria
Evaluation Criteria adalah serangkaian kriteria yang akan digunakan
dalam mengevaluasi proposal dari vendor dalam rangka memilih pemasok. Evaluation Criteria ini biasanya merupakan bagian dari
Procurement Document. Kriteria-kriteria yang biasanya digunakan
dalam mengevalusi proposal dari calon pemasok adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana tingkat pemahaman calon pemasok terhadap kebutuhan proyek?
2. Apakah harga yang ditawarkan oleh calon pemasok sudah mencakup seluruh life-cycle cost?
3. Apakah calon pemasok memiliki kemampuan dan pengetahuan teknis yang dibutuhkan?
4. Apakah calon pemasok memiliki kemampuan secara menajerial untuk membuat proses manajement dan prosedur-prosedur lainnya untuk memastikan kesuksesan proyek?
5. Apakah para calon pemasok mengajukan metodologi teknis tertentu, teknik-teknik penyelesaian tertentu, solusi, atau pelayanan-pelayanan lainnya dalam rangka pemenuhan tehadap hal-hal yang disyaratkan dalam Procurement Document
6. Apakah calon pemasok memiliki sumber-sumber pendanaan yang cukup sesuai dengan kebutuhan
7. Apakan calon pemasok mempunyai kapasitas produksi yang cukup untuk memenuhi kebutuhan proyek, dan apakah calon pemasok mempunyai keinginan untuk terus melakukan hubungan bisnis di masa depan?
8. Apakah calon pemasok memiliki skala dan jenis usaha yang memadai sesuai dengan kebutuhan?
9. Apakah calon pemasok memiliki referensi tentang pekerjaan sejenis yang pernah dilakukan sebelumnya kepada pelanggan yang lain?
10. Apakah calon pemasok memiliki hak atas kekayaan intelektual terhadap proses kerja atau jasa-jasa lainnya dalam rangka menghasilkan produk yang ditawarkan?
11. Apakah calon pemasok memiliki hak atas proses proses kerja atau jasa-jasa lainnya dalam rangka menghasilkan produk yang ditawarkan?
3. Contract Statement of Works (Updates)
Modifikasi terhadap satu atau lebih Statement of Works dapat diidentifikasi selama pembuatan atau pengembangan Procurement
2.2.2.3 Permintaan Respon dari Pemasok
Permintaan Respon dari Pemasok adalah proses-proses dalam rangka mendapatkan respon dari calon pemasok yang prospektif, seperti penawaran atau proposal yang berisi bagaimana project requirement dapat dipenuhi.
Pada tahapan inilah proses lelang dimulai. Pelelangan didefinisikan sebagai serangkaian kegiatan untuk menyediakan barang/jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat azas sehingga terpilih penyedia terbaik24
Beberapa metode atau pendekatan yang dapat digunakan dalam mendapatkan repon atau penawaran dari pemasok adalah:25
1. Menggunakan Pendekatan Informal
Pendekatan ini adalah yang paling sederhana yaitu dengan menggunakan saran-sarana informal seperti telepon untuk mendapatkan penawaran harga. Beberapa perusahaan mendelegasikan pembelian informal ini langsung kepada pemakai, biasanya dengan menggunakan purchasing card atau
reimbursable cash. Metode ini dgunakan untuk pembelian
kebutuhan proyek yang nilainya rendah
2. Menggunakan Pendekatan Enquiry-Quotation
Pendekatan ini adalah pendekatan semi formal yang diaplikasikan ketika team proyek bermaksud untuk melakukan transaksi dengan hanya beberapa pemasok yang telah diseleksi sebelumnya.
3. Menggunakan Formal Tender
Formal Tender adalah pendekatan yang paling formal dalam mendapatkan penawaran dari pemasok. Pendekatan ini
dilakukan untuk pengadaan produk atau jasa yang sangat kompleks dan nilai pembeliannya sangat tinggi.
4. Menggunakan e-Marketplaces
Perkembangan penggunaan internet dalam dunia bisnis, telah membuka peluang baru dalam proses pembelian yaitu pembelian melalui e-marketplaces. Keuntungan penggunaan metode ini adalah akses terhadap pemasok yang lebih luas, lebih cepat dan lebih sederhana.
Hasil output dari proses Permintaan Respon dari Pemasok adalah:
1. Qualified Seller List
Qualified Seller List adalah para pemasok yang diundang untuk
mengirimkan proposal atau penawaran 2. Procurement Document Package
Procurement Document Package adalah dokumen permintaan
formal dari pembeli yang telah dipersiapkan sebelumnya, yang dikirim kepada setiap calon pemasok dan merupakan dasar atau acuan bagi para pemasok untuk menyiapkan penawaran dari produk atau jasa yang diminta seperti yang telah ditentukan dan diuraikan dalam procurement documentation.
3. Proposal
Proposal adalah dokumen yang telah dipersiapkan oleh pemasok sebelumnya yang menggambarkan kemampuan dan kemauan dari pemasok untuk menyediakan produk atau jasa yang diminta seperti yang telah ditentukan dalam procurement documentation. Proposal dari pemasok ini terdiri dari penawaran formal dan legal yang merupakan respon dari permintaan pembeli.
2.2.2.4 Pemilihan Pemasok
Proses ini adalah proses pemilihan pemasok dari penawaran atau proposal yang diterima dengan mengaplikasikan evaluation criteria yang sesuai, untuk memilih satu atau lebih pemasok yang qualified dan layak sebagai pemasok. Banyak faktor yang bisa dievaluasi dalam rangka memutuskan untuk memilih pemasok, diantaranya adalah:
• Harga atau biaya dapat dijadikan faktor penentu utama. Namun demikian penawaran dengan harga terendah belum tentu merupakan penawaran dengan total biaya terendah jika penjual terbukti tidak dapat mengirimkan produk atau jasa sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
• Proposal yang dikirim oleh pemasok sering dibagi menjadi bagian teknis dan bagian komersial, dimana keduanya akan dievaluasi secara terpisah.
• Sumber yang lebih dari satu terkadang diperlukan untuk produk atau jasa yang kritis untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi menyangkut delivery schedule dan quality requirements.
Evaluasi penawaran dari pemasok dilakukan dengan mempetimbangkan tiga aspek berikut: 26
• Aspek administrasi • Aspek teknis • Aspek harga
Beberapa cara yang dapat ditempuh dalam memilih pemasok adalah sebagai berikut: 27
1. Pendekatan dengan Harga Terendah
Pendekatan ini adalah menggunakan harga terendah sebagai kriteria utama, namun demikian tidaklah berarti bahwa pemasok yang menawarkan harga terendah akan secara otomatis terpilih
sebagai pemenang. Sebelum harga, penawaran dari pemasok akan diperiksa pemenuhannya terhadap persyaratan minimum yang telah ditentukan
2. Pendekatan dengan Total Cost of Ownership (TCO) Terendah. Dalam pendekatan ini penawaran dari pemasok juga akan diperiksa pemenuhannya terhadap persyaratan minimum yang telah ditetapkan. Selanjutnya pemilihan pemasok didasarkan pada pemasok yang menawarkan Total Cost of Ownership terendah bagi pembeli.
3. Weighted Scoring
Pada pendekatan ini, pemilihan pemasok akan dilakukan dengan cara menghitung total nilai dari penawaran yang diberikan terhadap sejumlah criteria-kriteria tertentu yang telah di beri bobot sesuai dengan tingkat kepentingannya
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pendekatan ini adalah sebagai berikut:28
1. Mengidentifikasi criteria-kriteria yang akan digunakan dalam proses pemilihan pemasok
2. Memberi bobot masing-masing criteria sesuai dengan kepentingannya dalam keputusan pemilihan pemasok
3. Mengidentifikasi persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh pemasok untuk menyaring pemasok yang tidak layak untuk diproses
4. Menentukan skala penilaian (score)
5. Dalam Procurement Document, urutan kepentingan dari tiap-tiap kriteria sesuai dengan tingkat kepentingaannya 6. Melakukan penilaian terhadap penawaran pemasok
7. Menghitung total nilai dari para pemasok dan menentukan pemenang.
Hasil atau output dari poses pemilihan pemasok ini adalah:
1. Pemasok yang Terpilih
Permasok yang terpilih adalah para pemasok yang telah dinilai sebagai emasok yang kompetitif berdasarkan hasil dari evaluasi proposal atau penawaran, dan juga merupakan pemasok yang telah dilakukan negosiasi terhadap draft kontrak yang akan menjadi kontrak yang sebenarnya jika pemasok telah diputuskan.
2. Kontrak
Kontrak diberikan kepada pemasok yang terpilih. Bentuk kontrak dapat berupa dokumen yang kompleks atau sebuah
Purchase Order (PO) yang sederhana. Proses pembentukan
kontrak (contract formation) diawali dengan adanya dua pihak atau lebih yang telah saling menyetujui untuk mengadakan suatu transaksi, umumnya berupa kesanggupan oleh satu pihak untuk melakukan sesuatu bagi pihak lainnya dengan sejumlah imbalan
(monetary value) yang telah disepakati bersama29
Menurut Kerzner terdapat beberapa elemen dasar kontrak, yaitu:30
• Mutual Agreement, harus terdapat suatu penawaran dan persetujuan
• Consideration, harus ada down payment
• Contract Capability, Suatu kontrak dikatakan mengikat hanya jika kontraktor memiliki kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan
• Legal Purpose, kontrak dibuat untuk tujuan hukum
• Form Provided by Law, kontrak harus merefleksikan kewajiban hukum dari kontraktor untuk menyerahkan produk akhir
Dasar-dasar pengertian mengenai kontrak mencakup pengetahuan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan31:
• Proses pembentukan kontrak
• Proses dan prosedur pelaksanaan kontrak • Pelanggaran kontrak
• Analisa kerugian akibat pelanggaran kontrak • Hubungan kontraktual
Beberapa faktor memperngaruhi pemilihan jenis kontrak, sebelum menetapkan pilihan, hendaknya dipertimbangkan hal-hal berikut:32
• Lengkap atau tidaknya definisi lingkup kerja • Insentif
• Eskalasi
• Kurun waktu penyelesaian proyek • Sifat proyek
Sedangkan jenis-jenis kontrak, Imam Suharto menjelaskan sebagai berikut:33
A. Kontrak harga tidak tetap ditambah upah tetap (cost plus
fixed fee.
Pemasok menerima pembayaran yang jumlahnya sama dengan pengeluaran ditambah upah dengan jumlah tetap
B. Kontrak harga tidak tetap ditambah perangsang
Upah dapat berubah-ubah sesuai dengan prestasi pemasok. Pengeluaran sepenuhnya ditanggung oleh pembeli
C. Kontrak harga tidak tetap dengan resiko bersama Upah berubah-ubah sesuai prestasi pemasok
D. Kontrak harga tetap (lump-sum contract)
Pemasok menerima upah tetap untuk pekerjaan yang tertera pada dokumen lelang. Pemasok menanggung resiko atas segala sesuatu diluar syarat-syarat kontrak.
E. Kontrak harga tetap ditambah perangsang
Disamping harga tetap, pemasok masih menerima upah untuk kinerja yang dihasilkan, misalnya penyelesaian proyek lebih awal
F. Kontrak harga tetap dengan satuan harga per unit (unit price)
G. Kontrak harga tidak tetap menjadi tetap
Pada awal proyek dipakai kontrak harga tidak tetap, kemudian setelah definisi lingkup kerja menjadi jelas dan lengkap, bentuk kontrak diubah menjadi kontrak harga tetap
3. Perencanaan Pengelolaan Kontrak
Untuk pembelian atau akuisisi yang signifikan, perencanaan pengelolaan kontrak dibuat berdasarkan hal-hal yang spesifik dari kontrak, seperti dokumentasi, waktu pengiriman, kinerja yang dipersyaratkan dan hal-hal lainnya yang disepakati oleh pemasok dan pembeli.
International Trade Centre menyatakan, elemen-elemen dari
perencanaan pengelolaan kontrak adalah:34
• Informasi Umum Kontrak dan Strategi Pengadaan • Kebijakan dan Prosedur yang terkait dengan kontrak • Penjadualan Kontrak
• Budget Kontrak
• Perencanaan Mutu Kontrak
• Sosialisasi hal-hal yang menjadi prioritas pencapaian dalam kontrak
4. Ketersediaan Sumber Daya
Jumlah dan ketersediaan sumber daya tertentu yang diperlukan beserta tanggal kebutuhannya harus sudah terdokumentasi denngan baik
5. Procurement Management Plan (Updates)
Procurement Management Plan harus di-up date untuk
menggambarkan setiap permintaan perubahan yang telah disetujui yang berdampak pada Procurement Management.
6. Permintaan Perubahan (Requested Changes)
Permintaan perubahan terhadap Project Management Plan dan perencanaan lain yang terkait, seperti project schedule, dan
procurement management plan mungkin terjadi sebagai akibat
dari proses pemilihan pemasok.
2.2.2.5 Administrasi Kontrak
Pemasok dan pembeli melakukan administrasi kontrak untuk tujuan yang serupa. Setiap pihak ingin memastikan bahwa kedua pihak dan pihak-pihak terkait lainnya akan memenuhi kewajibannya secara kontraktual dan terlindungi hak-haknya secara hukum.
Pada tahapan ini dikenal apa yang disebut dengan Kontrak Administrator. Kontrak Administrator bertanggung jawab terhadap pemenuhan kinerja kontraktor terhadap persyaratan-persyaratan yang tertuang dalam kontrak, dan memastikan produk akhir yang dihasilkan akan sesuai dengan penggunaanya35. Sedangkan untuk proses peninjauan kembali kesepakatan kontrak, bagian-bagian yang terlibat adalah:36
• Proposal • Legal • Asuransi • Perpajakan • Manajemen Proyek • Engineering • Estimating • Konstruksi • Pengadaan
Hasil atau output dari Administrasi kontrak ini adalah:
1. Dokumen Kontrak
Dokumen Kontrak terdiri dari kontraknya sendiri dan semua dokumen-dokumen pendukung lainnya seperti schedule, requested
unapproved contract changes, dan approved change request.
Dokumen kontrak juga termasuk dokumen-dokumen teknis yang dibuat oleh pemasok, dan informasi kinerja pekerjaaan seperti
deliverables, laporan kinerja pemasok, garansi, dokumen-dokumen
finansial termasuk invoice dan rekaman pembayaran, dan hasil-hasil inspeksi yang berhubungan dengan kontrak
2. Permintaan Perubahan (Requested Change)
Permintaan perubahan terhadap Project Management Plan dan perencanaan lain yang terkait, seperti project schedule, dan
procurement management plan mungkin terjadi sebagai akibat dari
proses administrasi kontrak.
Permintaan Perubahan dapat juga termasuk arahan yang dibuat oleh pembeli atau tindakan yang dilakukan oleh pemasok, dan pihak yang lain menganggap bahwa perubahan tersebut adalah perubahan yang konstruktif terhadap kontrak.
3. Rekomendasi Tindakan Perbaikan
Rekomendari Tindakan Perbaikan adalah segala sesuatu yang perlu untuk dilakukan agar pemasok dapat memenuhi persyaratan dalam kontrak
4. Organizational Process Assets (Updates)
• Korespondensi
• Permintaan dan Schedule Pembayaran • Dokumen evaluasi kinerja pemasok
5. Project Management Plan (Updates)
• Procurement Management Plan, diupdate untuk merefleksikan setiap permintaan perubahan yang disetujui dan berdampak pada procurement managemen
• Contract Management Plan, diupdate untuk merefleksikan setiap permintaan perubahan yang disetujui dan berdampak pada administrasi kontrak
2.2.2.6 Penutupan Kontrak
Proses penutupan kontrak ini adalah proses yang mendukung proses penutupan proyek, karena dalam proses penutupan kontrak terdapat proses verifikasi terhadap semua pekerjaan and deliverables yang disetujui. Proses penutupan kontrak juga melibatkan aktifitas-aktifitas administratif
seperti updating rekaman untuk merefleksikan hasil akhir dan pencapaian untuk kepentingan di masa yang akan datang.
Hasil atau output dari proses penutupan kontrak adalah:
1. Closed Contract
Pembeli biasanya melalui Contract Administratornya akan meberikan catatan formal secara tertulis yang menyatakan kontrak sudah diselesaikan oleh pemasok. Persyaratan penutupan kontrak secara formal biasanya ditentukan dalam term of the contract, dan akan dimasukkan dalam contract management plan.
2. Organizational Process Assets (Updates)
• Contract File, adalah satu set dokumen kontrak yang lengkap • Deliverable acceptance, pembeli biasanya melalui Contract
Administratornya akan meberikan catatan formal secara
tertulis yang menyatakan suatu deliverables telah diterima atau ditolak.
• Lesson Learned Documentation. Lesson Learned analysis dan rekomendasi-rekomendasi proses perbaikan dibuat untuk perencanaan dan implementasi pembelian atau akuisisi dimasa yang akan datang.
2.3 Kinerja Waktu Proyek
Bagi kebanyakan orang, waktu adalah sumberdaya, jika waktu tersebut hilang atau dipergunakan tidak sebagaimana mestinya, waktu tersebut tiadak akan pernah kembali lagi.37
Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati batas waktu yang ditentukan.38. Waktu dan jadwal adalah salah satu dari criteria dalam mengukur kinerja suatu proyek. Kinerja waktu yang tidak baik dalam bentuk terlambatnya
penyelesaian suatu proyek akan mengakibatkan berkurangnya potensi pendapatan dan keuntungan dari pengoperasian proyek tersebut, lebih jauh lagi hal tersebut akan dapat membawa kepada resiko secara ekonomi dan keuangan seperti meningkatnya biaya yang disebabkan oleh suku bunga dan kehilangan petensi pasar yang ada. Sedangkan dari sisi kontraktornya sendiri, keterlambatan penyelesaian proyek dari waktu yang telah disepakati dalam kontrak akan mengakibatkan meningkatnya biaya yang berasal dari perpanjangan waktu penyelesaian proyek, seperti biaya buruh dan equipment, serta direct dan indirect cost.
Bagi kebanyakan orang yang tertarik dalam proyek Anda, patokannya adalah kapan kita menyelesaikan proyek ini. Karena faktor “tepat waktu” adalah salah satu faktor keberhasilan suatu proyek, maka membuat jadual yang akurat adalah sesuatu yang sangat penting untuk pengukuran keberhasilan39.
Chris Hendrickson & Tung Au menyatakan bahwa penjadualan yang baik akan dapat mengeliminasi permasalahan-permasalahan yang disebabkan oleh
bottleneck proses produksi, memfasilitasi pengadaan material yang penting
dengan waktu yang cukup, dan memastikan penyelesaian suatu proyek secepatnya. Sebaliknya penjadualan yang tidak baik akan mengakibatkan pemborosan biaya buruh dan equipment karena menunggu ketersediaan sumber daya yang diperlukan atau penyelesaian dari tugas-tugas sebelumnya. Keterlambatan penyelesaian seluruh proyek karena penjadualan yang tidak baik dapat menjadi malapetaka bagi pemilik proyek yang sangat ingin segera memulai untuk menggunakan fasilitas yang dibangun40
Terdapat beberapa hal yang perlu diketahui dalam pengelolaan waktu, yaitu:41
1. Identifikasi Kegiatan, proses pengelolaan waktu diawali dengan mengidentifikasi kegiatan proyek agar komponen lingkup WBS (Work Breakdown Structure) atau deliverables yang telah ditentukan dapat terlaksana sesuai dengan jadual. Output dari proses ini adalah daftar kegiatan dan WBS
2. Penyusunan Urutan Kegiatan, setelah diuraikan menjadi komponen-komponen, lingkup proyek disusun kembali menjadi uruta kegiatan sesuai dengan logika ketergantungan. Output dari proses ini adalah jaringan kerja
3. Perkiraan Kurun Waktu, setelah terbentuk jaringan kerja, masing-masing komponen kegiatan diberikan perkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan. Output dari proses ini adalah jaringan kerja yang telah memiliki kurun waktu dan perkiraan sumber daya yang diperlikan untuk menyelesaikan kegiatan tersebut.
4. Penyusunan Jadual, jaringan kerja yang masing-masing komponen kegiatannya telah diberi kurun waktu kemudian secara keseluruhan dianalisis dah dihitung kurun waktu penyelesaian proyek dan
milestone yang merupakan titik penting dari sudut jadual proyek.
Output dari proses ini adalah jadual induk, milestone, dan jadual untuk pekerjaan di lapangan
5. Pengendalian Jadual, pengendalian jadual meliputi kegiatan yang berkaitan dengan pemantauan dan pengoreksian agar progress pekerjaan proyek sesuai dengan jadual yang sudah ditentukan. Output dari proses ini adalah revisi jadual induk, milestone, dan jadual lapangan.
Sedangkan untuk pengukuran kinerja waktu proyek, menurut PMI (Project
Management Institute)2004, terdapat 2 (dua) cara penghitungan yaitu:42
1. Dengan menggunakan Schedule Variance (SV)
Schedule Variance (SV) atau penyimpangan jadual adalah nilai
yang menunjukan selisih antara pencapaian proyek pada saat tertentu dan perencanaan yang ditetapkan sebelumnya.
SV = EV – PV
(2.1)Dimana :
EV = Earn Value, adalah nilai proyek yang telah dikerjakan pada suatu periode tertentu
PV = Plan Value, adalah rencana pembiayaan pekerjaan atau paket pekerjaan yang telah dijadualkan untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu
Keterangan:
• Schedule Variance negative (-) berarti pelaksanaan lebih lambat dari yang direncanakan
• Schedule Variance nol (0), berarti pelaksanaan proyek sesuai dengan yang direncanakan
• Schedule Variance positif (+), berarti pelaksanaan proyek lebih cepat dari yang direncanakan
2. Dengan Menggunakan Schedule Performance Index (SPI)
Schedule Performance Index (SPI) adalah indeks yang digunakan
untuk mengetahui status dari jadual pada suatu periode tertentu, dan juga untuk memperkirakan tanggal penyelesaian proyek. SPI adalah perbandingan antara Earn Value dan Plan Value.
SPI = EV/PV
(2.2)Dimana:
SPI = Schedule Performance Index EV = Earn Value
PV = Plan Value
Keterangan:
• Jika Indeks < 1, berarti kinerja waktu proyek terlambat dari perencanaan
• Jika Indeks = 1, berarti kinerja waktu proyek sesuai dengan perencanaan
• Jika Indeks > 1, berarti kinerja waktu proyek lebih cepat dari perencanaan
2.4 Proyek Engineering, Procurement, and Constrcution (EPC)
Proyek EPC adalah suatu proyek dimana kontraktor mengerjakan proyek dengan ruang lingkup dan tanggung jawab penyelesaian pekerjaan meliputi studi dan detail desain, pengadaan equipment & bulk material konstruksi, tahapan konstruksi termasuk testing & commisioning serta perencanaan dari ketiga aktifitas tersebut43.
Pada kontrak EPC, kontrakor diwajibkan untuk menghasilkan/ menyerahkan fasilitas lengkap kepada pemilik pekerjaan, sehingga pemilik pekerjaan hanya “memutar kunci” untuk mengoperasikan fasilitas tersebut, oleh karena itu kontrak EPC disebut juga dengan kontrak turnkey. Sebagai tambahan untuk menghasilkan fasilitas lengkap tersebut, kontraktor menjamin bahwa fasilitas yang dibangun sesuai dengan biaya, waktu dan target performance tertentu. Kegagalan dalam memenuhi persyaratan atau jaminan tersebut akan menjadi beban kontraktor44
2.4.2 Karakteristik Proyek EPC
Kandungan dari kontrak proyek EPC adalah untuk menghasilkan produk dalam satu paket dan merupakan kewajiban dari kontraktor45, yaitu :
a. Single Point of Responsibility, yaitu kontraktor bertanggung jawab penuh terhadap semua desain, rancang bangun, pengadaan, konstruksi, mengawasi dan melakukan pengujian terhadap fasilitas yang dibangun. Hal ini jika terjadi suatu masalah maka pemilik proyek hanya melihat satu kontraktor saja yang terkait dengan semua masalah secara langsung dengan pekerjaabb ataupun menyangkut kompensasi.
b. Fixed Contract Price, risiko yang berhubungan dengan kerugian karena pembengkakan biaya pembangunan ataupun keuntungan yang diperoleh karena penghematan terhadap semua biaya yang muncul menjadi tanggung jawab kontraktor, dalam hal ini kontraktor punya peluang yang yang sangat terbatas/kecil dalam melakukan klaim komersial terhadap keterlambatan dalam pelaksanaan proyek, maupun perbedaan dari volume kerja yang dilaksanakan.
c. Fixed Completed Date, dalam kontrak EPC, jaminan penyelesaian akan dituangkan dalam tanggal yang tetap, atau jika terjadi perbaikan tanggal atau periode perbaikan akan ditentukan setelah kontrak EPC ditetapkan. Hal ini jika kontraktor tidak bisa memenuhi terhadap tanggal tersebut akan terkena Delay
Liquidated Damages (DLD/denda keterlambatan). DLD ini
sebagai bentuk kompensasi kepada pemilik proyek terhadap kerugian yang dikarenakan oleh keterlambatan penyelesaian dari fasilitas tersebut.
d. Performance Guarantee, penghasilan dari pemilik proyek diperoleh setelah fasilitas tersebut beroperasi, sehingga performa dari fasilitas tersebut diukur dari sisi kapasitas produksi, kualitas produk dan efisiensi, dalam hal ini kontrak EPC berisi performa
guarantee yang didukung dengan Performance Liquidated Damages (PLD/denda yang muncul karena tidak terpenuhinya
performa dari fasilitas), dan ini menjadi tanggung jawab kontraktor kepada pemilik proyek.
e. Caps on Liability, kewajiban perlindungan dalam kontrak EPC, yaitu kewajiban yang menjadi beban dari kontraktor adalah tak terbatas, dalam hal ini untuk kontrak EPC nilai perlindungan dari kewajiban diukur dari nilai prosentase terhadap kontrak, dan besarnya harus ditegaskan di awal penyusunan kontrak.
f. Security, kontraktor harus memberikan performa sekuriti pada pemilik proyek, hal ini bertujuan sebagai pengaman jika kontraktor
tidak mampu memenuhi kewajibannya seperti dalam kontrak EPC. Bentuk dari performa security adalah Bank Guarantee, advance
payment guarantee jika ada pembayaran uang muka dan parent company guarantee dimana diberikan oleh induk perusahaan
(Holding Company) yang memberikan jaminan jika terjadi ketidak mampuan dari kontraktor dalam memenuhi kontrak EPC.
g. Variations/changes, pemilik proyek berhak menyetujui ataupun menolak perubahan yang diusulkan kontraktor, aturan mengenai nilai kontrak dari perubahan ini harus dituangkan didalam kontrak, jika kesepakatan harga tidak dicapai maka pemilik proyek berhak menentukan terhadap harga dari perubahan tersebut. Pemilik pekerjaan berwenang untuk memberikan pekerjaan perubahan tersebut kepada kontraktor lain. Dalam hal aturan jaminan performa dan keamanan dari pekerjaan perubahan tersebut harus dituangkan secara jelas dalam pasal kontrak baik pada kontraktor pertama atau yang lain.
h. Defect Liability, kontraktor bertanggung jawab terhadap kerusakan yang terjadi selama masa garansi, dan kontraktor harus mengganti atau memperbaiki fasilitas tersebut jika kerusakan dikarenakan oleh kerusakan material ataupun pemasangan.
i. Intellectual Property, kontraktor menjamin terhadap kebenaran dari intelektual property yang digunakan dalam pelaksanaan proyek dan akan melakukan ganti rugi jika terjadi pelanggaran / klaim dari pihak ke tiga.
j. Suspension, pemilik mempunyai kewenangan untuk menunda pekerjaan.
k. Termination, kontraktor punya hak terminasi yang terbatas, hak terminasi terbatas berlaku jika pembayaran tidak dilakukan oleh pemilik, penundaan yang berkelanjutan atau karena force majeure, hal ini sangat berbeda dengan pemilik proyek.
l. Performance Specification, dalam kontrak EPC akan berisi
detail kriteria performa dari proyek yang harus dipenuhi oleh kontraktor, dalam hal ini spesifikasi harus tertuang secara detail dalam kontrak agar pemilik mengetahui terhadap fasilitas yang akan diterima saat proyek selesai. Sehingga jika terjadi konflik, kontraktor dapat melakukan argumentasi terhadap ruang lingkup tanggung jawabnya.
m. Force Majeure, semua pihak sepakat terhadap tanggung jawab masing-masing jika terjadi Force Majeure (kejadian diluar kendali kedua belah pihak).
Jika dilihat dari nilai kontraknya, maka nilai proyek EPC relatif besar dan untuk pelaksanaan sumber dayanya lebih terfokus pada pemakaian sumber daya yang mempunyai keahlian, material/peralatan yang akan dipasang, sehingga pengawasan yang akan dilakukan dalam proyek EPC adalah pengawasan dalam pemakaian dari sumber daya tersebut. Secara ke
engineering an harus dipertimbangkan bahwa fasilitas yang dipasang dalam
plant tersebut harus dirancang yang mudah dilakukan perawatan, baik perawatan rutin maupun perawatan besar.
Dilihat dari uraian diatas dapat ditegaskan bahwa risiko dan tanggung jawab yang harus dikelola oleh kontraktor untuk kontrak EPC sangat besar, sehingga dalam penanganan setiap proyek EPC harus dilakukan secara terencana dengan baik dari saat awal proses tender.
2.4.2 Alur Pekerjaan Proyek EPC
Siklus dari pembangunan suatu fasilitas industri meliputi total waktu yang diperlukan dari proses identifikasi kebutuhan sampai dengan pembangunan fasilitas tersebut dioperasikan. Dalam periode tersebut ada 8 (delapan) fase46, yaitu :
• Client Requirement
• Engineering (Basic & Detailed Engineering) • Project Management
• Vendor
• Material Control
• Pabrikasi/Konstruksi (Fabrication/Construction) • Commisioning
Untuk mempercepat proses pemenuhan kebutuhan pasar maka tidak jarang antara fase terkait diatas dilakukan secara over lapping (paralel) hal ini akan menghemat terhadap waktu, sehingga akan berdampak pada penurunan biaya investasi.
Gambar 2. 7 Alur Pekerjaan Proyek EPC
Uraian karakteristik dari setiap fase tersebut adalah seperti penjelasan berikut:
a. Pemilik Proyek (Client)
Gambar 2.7. Alur Pekerjaan Proyek EPC
Uraian karakteristik dari setiap fase tersebut adalah seperti penjelasan berikut:
a. Pemilik Proyek (Client)
Meskipun pemilik proyek telah menyerahkan wewenang dan tanggung jawab implementasi fisik pembangunan kepada kontraktor dalam suatu kontrak EPC, pemilik harus berperan aktif dalam rangka usaha agar proyek selesai sesuai sasaran yang telah ditetapkan, yaitu memenuhi spsesifikasi, handal, terpercaya, aman (safe), dan efisien serta ekonomis, baik dari segi biaya maupun jadwal.
Peranan dan tugas pemilik proyek pada tahap konseptual47: • Formulasi gagasan, yaitu mencetuskan gagasan, kemudian melihat
kedalam organisasi, mengenai tersedianya perangkat dan keahlian untuk melakukan berbagai studi dan pengkajian
• Evaluasi hasil studi kelayakan, setelah laporan studi kelayakan selesai dan diserahkan kepada pemilik, kemudian dikaji hasil-hasilnya dengan melihat perkiraan kasar biaya, jadwal dan aspek ekonomi serta teknis lainnya.
• Tujuan dasar, penentuan sasaran proyek agar proyek yang dikerjakan cepat selesai supaya hasil proyek dapat segera dipergunakan, harga terendah namun memenuhi persyaratan teknis dan berfungsi sesuai spesifikasi
• Indikasi lingkup kerja, lingkup kerja desain engineering terkait erat dengan lingkup kerja konstruksi, karena desain engineering memberikan dan menentukan berbagai parameter dan produk yang akan digunakan sebagai dasar pegangan (referensi)
• Pendanaan, pengelolaan keuangan proyek secara menyeluruh meliputi memobilisasi penggunaan dan pengendalian dana untuk proyek.
• Memberikan petunjuk dan bimbingan, dalam hal hubungan dengan pemerintah dan masyarakat setempat, prosedur pemasukan barang dan tenaga kerja asing, pemilihan rekanan pembelian maupun subkontraktor, peraturan-peraturan pemerintah yang harus diikuti.
• Memberikan masukan, misalnya data-data pendahuluan perihal lokasi proyek, sifat tanah, iklim dan berbagai macam hasil studi
Peranan dan tugas pemilik proyek pada tahap Definisi/perencanaan48
• Menentukan strategi penyelenggaraan yang terkait dengan pengambilan keputusan setelah mengkaji pilihan-pilihanyang tersedia, berkaitan dengan cara mencapai sasaran proyek.
• Menetapkan sasaran yang terkait dengan biaya, jadwal, mutu dan lingkup kerja.
• Menyiapkan perangkat peserta tender berupa RFP, paket lelang, MIS, kontraktor dan konsultan
• Mengkaji proposal dari peserta lelang pekerjaan
• Rencana sumber daya pelaksanaan proyek berupa dana, SDM, material dan peralatan
• Negosiasi dan tandatangan kontrak
Peranan dan tugas pemilik proyek pada tahap implementasi49
• Mengelola implementasi fisik : monitor kemajuan pelaksanaan proyek, review laporan, berkoordinasi, change order, inspeksi dan pengetesan
• Mengelola administrasi keuangan, seperti menyiapkn anggaran, mencari sumber pendanaan, dasar akuntansi proyek, jadwal penarikan pinjaman, laporan berkala dan laporan akhir keuangan proyek.
• Administrasi kontrak, yang meliputi penanganan aspek komersial, seperti meneliti surat-surat pengajuan, pencatatan, progress payment,
claim, evaluasi laporan, pengecekan di lapangan untuk
mengumpulkan bukti bahwa syarat-syarat pembayaran sudah dipenuhi.
b. Perekayasaan (Engineering)
Kegiatan perekayasaan (Engineering) terbagi menjadi tiga tahapan yang meliputi kegiatan desain konseptual, perekayasaan dasar (Basic
Engineering dasar dimulai dengan pengembangan rancang bangun dan
perekayasaan proses yang diperoleh dari pemilik teknologi. Kemudian dilakukan optimalisasi terhadap konsepsi desain dan diagram alir proses, yang dilanjutkan dengan pengembangan plot plant atas suatu fasilitas tertentu. Pada tahapan ini konsepsi dasar dari sistem kontrol suatu fasilitas mulai ditentukan, demikian juga dengan pengembangan spesifikasi peralatan-peralatan fasilitas. Sedangkan pada kegiatan
engineering rinci dilakukan rancang bangun dan perekayasaan sipil dan
struktur, pemipaan, kelistrikan serta instrumentasi. Dengan banyaknya jenis kegiatan. Engineering yang dilakukan dibutuhkan kemampuan dalam mengintegrasikan berbagai disiplin ilmu keteknikan seperti proses, mekanikal (precess equipment, machinery, furnace), sipil, struktur, piping, elektrikal dan instrument engineering.
Kegiatan engineering adalah proses mewujudkan gagasan menjadi kenyataan dengan wawasan totalitas sistem, yaitu dengan memperhatikan efektifitas sistem menyeluruh sampai pada operasi dan pemeliharaan. Engineering dilakukan dengan pendekatan setahap demi setahap, mulai dari konseptual, basic engineering sampai detail
engineering50.
Perekayasaan Desain Konseptual
Desain ini dilakukan pada waktu studi kelayakan, tahapan yang dilalui adalah merumuskan garis besar dasar pemikiran teknis mengenai sistem yang akan diwujudkan, dan mengemukakan berbagai alternatif yang didasarkan atas perkiraan kasar, untuk dikaji lebih lanjut mengenai aspek ekonomi, pemasaran dan lain-lain51.
Perekayasaan Dasar (Basic Engineering)
Basic Engineering adalah proses pengembangan informasi
strategi yang sesuai, dimana tim proyek menentukan lingkup pekerjaan awal, prediksi risiko dari proyek dan penentuan kontrak serta strategi pengerjaan yang paling sesuai untuk memaksimalkan
hasil pekerjaan. Dalam proses ini dibuat kerangka kerja yang komprehensif untuk perencanaan proyek yang mendetail. Fase
basic engineering melibatkan berbagai disiplin ilmu, proses dari
berbagai macam satuan kerja yang saling mempengaruhi performa proyek52.
Karakteristik Fase Perekayasaan Dasar (Basic Engineering) Pada tahap basic engineering diletakkan dasar-dasar pokok desain engineering, dalam arti segala sifat atau fungsi pokok dari produk atau instalasi hasil proyek sudah harus dijabarkan, termasuk menentukan proses yang akan mengatur masukan material dan energi yang dikonversikan menjadi produk yang diinginkan.
Karakteristik dasar untuk fase ini adalah menggambarkan
input, troughput, out put, main equipment yang diperlukan untuk
mencapai hasil dan keterkaitannya. Tujuan utama dari fase ini adalah memberikan definisi ruang lingkup proyek secara jelas dan meminimalkan perubahan saat detail engineering. Hal ini mengingat pada fase ini merupakan fase untuk mengontrol terhadap dampak biaya yang akan muncul kedepan53.
Gambar-gambar dan dokumen-dokumen yang dibuat pada tahapan ini diperiksa dengan teliti untuk mengidentifikasi bahan dan peralatan khusus yang dibutuhkan untuk proyek serta perkiraan jumlah untuk setiap itemnya. Kebutuhan waktu untuk masing-masing bahan dan peralatan ditentukan, sehingga tanggal paling lambat untuk dimulainya pengadaan dapat ditentukan. Pengadaan harus dimulai untuk setiap item yang mempunyai suatu waktu permulaan selama tahap ini, terutama yang mempunyai kompleksitas yang dapat mengakibatkan suatu resiko tinggi, atau yang memerlukan pengembangan dan mempunyai suatu dampak utama atas rancang-bangun terperinci.
Input Basic Engineering :
Beberapa hal yang menjadi input/masukan pada tahap Basic
Engineering antara lain adalah54
• Formulasi gagasan dari pemilik proyek • Meletakan dasar kriteria desain engineering
• Pengumpulan data teknis yang diperlukan untuk desain
• Indikasi lingkup kerja, lingkup kerja desain engineering terkait dengan pelaksanaan konstruksi
• Masukan dari pemilik proyek, misalnya data-data pendahuluan perihal lokasi proyek, sifat tanah, iklim dan berbagai macam hasil studi
Proses Basic Engineering
Proses yang berlangsung pada Basic Engineering antara lain adalah55
• Meletakan dasar-dasar pokok engineering • Desain dilakukan pada waktu studi kelayakan
• Merumuskan garis besar dasar pemikiran teknis mengenai sistem yang akan diwujudkan dan berbagai alternatifnya
• Merupakan perkiraan kasar yang masih harus dikaji lebih lanjut mengenai aspek ekonomi, pemasaran dan lain-lain.
• Penjabaran segala sifat atau fungsi pokok dari produk atau instalasi hasil proyek
• Penentuan proses yang akan mengatur masukan material dan energi untuk dikonversi menjadi produk yang diinginkan.
• Pengecekan ulang dan mengkonfirmasikan masalah fungsi, kualitas, keserasian dan persyaratan pelestarian lingkungan. • Mengevaluasi dan menyetujui (berkoordinasi dengan client)
usulan desain dan gambar yang diajukan oleh perusahaan manufaktur
• Melakukan proses pembelajaran (study) untuk memilih konsep terbaik yang akan diterapkan, termasuk study terhadap value
engineering, analisa kemampuan konstruksi (constructability),
analisa resiko dan analisa pencegahan kerugian (losses).
• Menyiapkan diagram alir mechanical, spesifikasi umum rancangan, lembar ringkasan peralatan instrumen, lembar spesifikasi peralatan utama, preliminari tata letak (preliminary
lay out) dari peralatan yang dipasang, preliminari ukuran pipa
yang digunakan, plot plan, permintaan lain khusus dari pemilik proyek.
• Persiapan alur proses, balance material dan performa peralatan
Output Basic Engineering
Hasil atau output dari basic engineering antara lain berupa56 : • Informasi spesifikasi material/produk
• Desain proses dan desain engineering mekanikal
• Memberikan besaran kuantitatif dari berbagai parameter, sehingga dapat dipakai untuk menyusun biaya dengan akurasi lebih baik
• Menetapkan strategi operasi dan perawatan
• Menetapkan strategi pelaksanaan yang dituangkan dalam rencana pelaksanaan proyek yang dituangkan dalam struktur organisasi dan tanggung jawab dari setiap anggota proyek, meneliti terhadap potensi masalah yang muncul dan rencana kontingensinya, menggambarkan filosopy alokasi resiko dan set terhadap waktunya secara umum.
Perekayasaan Rinci (Detail Engineering)
Kegiatan detail engineering meliputi: peletakan dasar kriteria desain engineering; mengumpulkan data teknis yang diperlukan untuk desain; meembuat spesifikasi material; merancang gambar-gambar dan perekayasaan berbagai disiplin seperti sipil dan struktur, mekanikal, piping, kelistrikan serta instrumentasi; membuat spesifikasi dan kriteria peralatan, misalnya reaktor utama, turbin penggerak, generator listrik, dan lain-lain.
Spesifikasi ini diperlukan untuk memesan peralatan kepada vendor atau perusahaan manufaktur; mengevaluasi dan menyetujui usulan desain dan gambar yang diajukan oleh perusahaan manufaktur; membuat model bagi instalasi yang hendak dibangun dengan skala yang ditentukan. Dengan banyaknya jenis kegiatan engineering yang dilakukan dibutuhkan kemampuan dalam mengintegrasikan berbagai disiplin ilmu keteknikan seperti proses, sipil dan struktur, mekanikal, piping, elektrikal dan instrumentasi.
Produk akhir dari fase ini adalah gambar dan spesifikasi kerja yang dipergunakan untuk mendukung kegiatan pengadaan dan konstruksi dan aktifitas detail engineering ini diawali dari parameter kontrol yang telah didefinisikan pada fase konsep engineering, parameter tersebut diverifikasi dan diperluas dalam fase ini.
Dalam fase ini dibagi dalam dua, yaitu : • Menyiapkan dokumen teknis untuk pengadaan • Menyiapkan dokumen untuk konstruksi
Input Detail Engineering
Beberapa hal sebagai masukan/input Detail Engineering57: • Formulasi gagasan dari pemilik proyek
• Output dari Basic Engineering yang sudah ditunjau ulang oleh pemilik proyek
• Tujuan pemilik proyek dalam penentuan sasaran proyek agar proyek yang dikerjakan cepat selesai supaya hasil proyek dapat segera dipergunakan, harga terendah namun memenuhi persyaratan teknis dan berfungsi sesuai spesifikasi
• Masukan dari pemilik proyek, misalnya data-data pendahuluan perihal lokasi proyek, sifat tanah, iklim dan berbagai macam hasil studi
Proses Detail Engineering
Proses yang berlangsung pada Detail Engineering antara lain58 : • Melakukan studi lanjutan terhadap Constructability dari hasil
detail engineering sebelum dikeluarkan, hal ini bertujuan untuk mendapatkan biaya yang lebih efektif dari hasil rancangan.
• Merinci schedule engineering, untuk meyakinkan terhadap interface dengan fase yang lain.
• Memfinalkan rencana eksekusi proyek
• Membuat estimasi biaya yang dituangkan dalam Cash flow plan sesuai dengan ruang lingkup kontrak proyek.
• Mengumpulkan data teknis yang diperlukan untuk desain • Membuat spesifikasi material
• Membuat desain proses dan desain engineering mekanikal
• Merancang gambar-gambar untuk pabrikasi struktur instalasi, pabrikasi pipa, pekerjaan pondasi dan lain-lain
• Membuat spesifikasi dan kriteria peralatan, yang diperlukan untuk memesan peralatan tersebut kepada perusahaan manufaktur
• Mengevaluasi dan menyetujui (berkoordinasi dengan client) usulan desain dan gambar yang diajukan oleh perusahaan manufaktur
• Menyiapkan pengajuan keperluan material (MR) untuk kegiatan pembelian
• Membuat model bagi instalasi yang hendak dibangun dengan skala yang ditentukan.
• Membuat perkiraan biaya proyek • Membuat jadwal pelaksanaan proyek • Menyusun program jaminan mutu
Output Detail Engineering
Hasil atau output dari basic engineering antara lain berupa59 :
• Gambar konstruksi, termasuk gambar yang telah disetujui digunakan untuk konstruksi.
• Spesifikasi teknis dan kriteria peralatan, seperti turbin penggerak, generator listrik, ketel uap, kompresor dan lain-lain. • Perkiraan biaya proyek
• Jadwal pelaksanaan proyek
• Prinsip-prinsip engineering yang aman (safe) untuk dioperasikan
• Prinsip-prinsip engineering yang memenuhi standar tertentu seperti ASTM, ASME, OSHA dan lainnya.
• Dokumen-dokumen yang memberikan informasi yang diperlukan, seperti data, diagram, gambar, grafik, dan informasi lainnya
• Material Take Off/Bill of Quantity (Including Spare Part) • System Operating Manual (SOM),
• Design Changes Clarification
• Precommisioning dan Commisioning Manual
• Memberikan bantuan teknis/jasa penyeliaan dalam tahap start
up pabrik
• Menentukan filosofi rancang bangun perekayasaan pendirian pabrik
c. Manajemen Proyek (Project Management)
Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan60
Proyek adalah suatu kegiatan yang sementara dan tidak berulang untuk menciptakan suatu produk yang unik atau jasa61. Proyek adalah
rencana pekerjaan dengan sasaran khusus dan saat penyelesaiannya yang tegas, bisanya menurut garis dan bukan menurut jabatan62.
Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik untuk memenuhi persyaratan. Manajemen proyek adalah gabungan antara sarana, sistem, prosedur dan sumberdaya manusia untuk mengendalikan proyek agar memenuhi persyaratan yang ditentukan63.
Pengertian manajemen proyek menurut Harold Kerzner adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.64 Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya dan mutu.
Konsep manajemen proyek mengandung hal-hal pokok sebagai berikut65:
• Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengedalikan sumberdaya perusahaan yang berupa manusia, dana, peralatan dan material
• Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah digariskan secara spesifik. Ini memerlukan teknik dan metode pengelolaan khusus, terutama aspek perencanaan dan pengendalian.
• Memakai pendekatan system (System approach to management) • Mempunyai hierarki (arus kegiatan) horisontal disamping
hierarki vertikal
Input Project Management :
Beberapa hal sebagai masukan/input Project Management : • Lingkup pekerjaan (Scope of Work)
• Identifikasi sistem (komponen) • Desain dasar dan perubahannya
• Detail Master Engineering Planning
• Informasi material atau produk (Material/Product Information
Request & technical Specification)
Proses Project Management
Beberapa aktivitas pada Project Management antara lain66 • Membuat daftar kegiatan proyek (activity list)
• Membuat perencanaan kebutuhan material (Material
Requesition Plan/MRP) dan perencanaan subkontraktor
(Subcontracting Plan)
• Menentukan bagaimana perencanaan dibuat • Penentuan organisasi proyek
• Memperkirakan waktu dan biaya
• Pembuatan penjadwalan pekerjaan (schedule) • Estimasi kebutuhan sumber daya
• Membuat anggaran pelaksanaan proyek (budget) • Menentukan tugas dan tanggung jawab
• Mengidentifikasi risiko, analisa kuantitatif dan kualitatif risiko, dan perencanaan respon terhadap risiko
• Penentuan bagaimana pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan dilakukan
• Membuat work breakdown structure (WBS)
• Monitor dan Review Fabrication/Construction Progress
• Koordinasi dengan Engineering, Procurement, Vendor dan
Client untuk setiap perubahan desain, baik yang datang dari
lapangan maupun dari client
• Monitor dan Review Commisioning Progress pada saat fase
commisioning
• Melakukan koordinasi dalam proyek secara rutin dan rapat peninjauan yang melibatkan pihak yang berkepentingan atau fungsi untuk memantau progress dan performa dari engineering,
masalah lain. Jika terdapat permasalahan atau jenis pekerjaan yang tidak sesuai dengan perencanaan atau persyaratan proyek, maka tindakan perbaikan dan peningkatan akan diidentifikasi dan diambil oleh departemen / fungsi terkait
• Memonitor dan meninjau aktifitas proyek untuk kesesuaian dengan lingkup pekerjaan dalam kontrak dan menyusun/menetapkan prosedur perubahan (Change Order) untuk perubahan lingkup atau perubahan kontrak
• Memonitor alur dari data desain, supplier dan informasi proyek untuk memastikan bahwa semua komponen proyek berjalan sesuai rencana
Output Project Management :
Hasil atau output dari Project Management antara lain berupa67 • Diagram alur (Network Diagram)
• Pembuatan dokumen perencanaan pengadaan • Project Scope Statement
• Work Breakdown Structure (WBS) • Penentuan lintasan kritis
• Anggaran proyek (budget) • Perkiraan waktu dan biaya • Standar kualitas dan proses
• Penentuan kebutuhan untuk berkomunikasi
• Faktor-faktor risiko baik secara kualitatif maupun kuantitatif, analisa risiko serta perencanaan respon terhadap risiko
• Perencanaan proses perbaikan (improvement) • Daftar kegiatan / pekerjaan
• Membuat laporan kemajuan proyek secara rutin sesuai kebutuhan dalam prosedur perusahaan dan klien
• Mengambil keputusan atas ketidaksesuaian yang berkaitan antar disiplin dan antar departemen dalam hal pelaksanaan proyek
d. Procurement (Pengadaan)
Manajemen Procurement (pengadaan) proyek merupakan proses dalam pembelian atau pegadaan produk/barang, jasa atau hasil yang diperlukan dari luar tim proyek untuk manyelesaikan pekerjaan. Dalam hal ini termasuk manajemen kontrak dan proses yang dibutuhkan dalam pengendalian perubahan dalam kontrak atau perintah pembelian yang dilakukan oleh anggota proyek yang berwenang.
Karakteristik Fase Pengadaan
Kegiatan pengadaan meliputi kegiatan pembelian, ekspedisi, pengapalan dan transportasi, serta inspeksi dan pengendalian mutu untuk seluruh peralatan dan material pabrik. Peralatan dan material yang dibeli bisa berasal dari dalam dan luar negeri. Setelah barang yang dibeli tiba di lokasi proyek kegiatan selanjutnya adalah penyimpanan dan mengeluarkan untuk keperluan konstruksi.
Kegiatan pengadaan tidak hanya terfokus pada pengadaan barang saja, tetapi juga pengadaan jasa seperti jasa konstruksi yang perlu dilakukan subkontrak.
Dalam fase ini ada tiga aktifitas yang paralel dan over lapping, yaitu68 :
• Pengadaan material dan equipment yang punya waktu supplai terlama/terpanjang (long lead item)
• Pengadaan material dan equipment yang lain • Menetapkan kontrak konstruksi
Serta di dalam fase ini ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan yaitu, informasi vendor terhadap status keberadaan material sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan dalam detail Schedule, material dan equipment tersebut bisa diterima di area proyek sesuai dengan jadwal konstruksi dan kontraktor bisa melakukan mobilisasi sesuai dengan milestone yang telah tertuang dalam kontrak konstruksi.
Input Procurement Process
Beberapa hal sebagai masukan/input Procurement proses antara lain69
• Faktor lingkungan perusahaan, budaya pada perusahaan dan sistem yang telah ada
• Project scope statement • Sumber daya yang tersedia
• Informasi permintaan material/product dari fase basic engineering
• Informasi produk dari vendor
• Informasi permintaan material/produk yang telah direview di detail engineering
• Rencana permintaan material/Material Requisition Plan (MRP) & perencanaan subcontracting
Proses Procurement
Proses Manajemen Pengadaan dalam Proyek terdiri dari70
• Plan Purchases and Acquisition (Rencana Pembelian dan Pengadaan), yaitu penentuan apa yang akan dibeli atau diadakan dan penentuan kapan dan bagaimana pengadaan itu dilakukan. • Plan Contracting (Rencana Kontrak), pembuatan dokumentasi
produk / barang, jasa dan hasil yang dipersyaratkan dan identifikasi para penyedia barang/jasa yang potensial
• Request Seller Response (Permintaan tanggapan dari penyedia barang / jasa, yaitu permintaan informasi, penawaran harga atau proposal yang sesuai
• Select Sellers (Pemilihan Penyedia Jasa/barang), yaitu peninjauan penawaran, pemilihan diantara beberapa penyedia jasa/barang dan negoisasi secara tertulis terhadap kontrak kepada semua penyedia barang/jasa.
• Contract Administration (Administrasi kontrak), yaitu pengelolaan kontrak dan hubungan antara pengguna dan
penyedia jasa, pemeriksaan dan pembuatan dokumentasi bagaimana penyedia jasa melakukan untuk membuat rencana perbaikan yang diperlukan dan membuat dasar untuk hubungan dengan penyedia jasa dimasa datang, mengelola perubahan kontrak dan kapan dibutuhkan, mengelola hubungan kontraktual dengan pengguna jasa lain
• Contract Closure (Penyelesaian Kontrak), yaitu pengakhiran dan penyelesaian kontrak termasuk penyelesaian hal-hal yang masih belum selesai dan penakhiran tiap penerapan bagian kontrak sesua dengan proyek atau fase proyek.
Output Proses Procurement
Hasil/output dari proses Procurement, antara lain71
• Perencanaan Manajemen Pengadaan, yang menjabarkan proses pengadaan akan dikelola untuk pembuatan dokumen pengadaan melalui pengakhiran kontrak.
• Contract Statement of Work, tiap dokumen kontrak ditentukan hal-hal yang harus di penuhi, seperti produk, jasa atau hasil yang di rencanakan.
• Make-or buy Decisions, dokumen keputusan hasil dari produk, jasa, atau hasil dari suatu proyek.
• Requested Changes (Permintaan Perubahan), permintaan perubahan ditujukan kepada manajemen proyek.
• Dokumen Procurement, seperti undangan untuk penawaran, permintaan proposal, pengumuman tender, undangan negoisasi, dan respon awal dari kontraktor yang akan digunakan untuk mendapatkan penawaran/proposal dari penyedia jasa yang potensial.
• Kriteria Evaluasi, untuk penilaian proposal, kriteria evaluasi dapat juga dibatasi hanya pada harga pembelian.
• Paket Dokumen Procurement, yang berupa permintaan resmi dari pengguna jasa kepada rekanan untuk menyediakan produk, jasa dan hasil yang dipersyaratkan dalam dokumen procurement. • Proposal, yang dibuat oleh rekanan yang menggambarkan
kemampuan dan kemauan untuk menyediakan produk, jasa dan hasil yang dipersyaratkan pemilik pekerjaan.
• Penyedia jasa terpilih, yaitu penyedia jasa yang telah diputuskan dapat berpartisipasi dalam pengadaan barang atau jasa.
• Kontrak, dianugerahkan kepada penyedia jasa terpilih. • Perencanaan Manajamen Proyek,
• Ketersediaan Sumber Daya,
• Perencanaan Manajemen Pengadaan (mutakhir), pemutakhiran dimaksudkan untuk mengantisipasi perubahan yang telah disetujui dan dapat mempengaruhi manajemen pengadaan
• Permohonan Perubahan, dapat berdampak kepada perencanaan manajemen proyek, penjadwalan dan perencanaan manajemen pengadaan.
• Dokumentasi Kontrak, termasuk dokumen-dokumen : penjadwalan, garansi, dokumen keuangan.
• Permohonan Perubahan,
• Rekomendasi Rencana Perubahan, yaitu segala sesuatu yang harus dilakukan agar hasil pekerjaan sesuai dengan persyaratan kontrak
• Proses Organisasi yang ada
• Pengakhiran Kontrak, Keperluan untuk pengakhiran kontrak umumnya ditentukan dalam persyaratan kontrak dan termasuk dalam perencanaan manajemen kontrak.
e. Vendor
Masukan/input kepada vendor sebelum memproduksi, antara lain : Input
• Penetapan produk yang sesuai (Definitive Product Sourcing)
Proses
Proses yang dilakukan oleh vendor dalam memproduksi, antara lain • Perencanaan rinci produsen (Detailed Vendor’s Planning) • Informasi produk yang dapat dihasilkan (Product Information) • Pemesanan/kontrak dan pengiriman (Deliver Product/Service as
per PO/SO/Contract)
• Penyeliaan oleh produsen dan penginstalasian produk (Vendor
Supervision and/or Installation)
• Pengarahan dari produsen (Vendor Assistance)
Output
Hasil yang disampaikan oleh vendor antara lain berupa: • Informasi produk (Product information)
• Pengiriman produk/jasa sesuai kontrak (Deliver Product/Service
as per PO/SO/Contract)
• Manual untuk operasional (System Operating Manual)
f. Material Control (Pengendalian Material)
Aktifitas pengendalian material (Material Control) dilakukan berdasarkan rencana pengendalian material dan penerapan prosedur dan rencana kerja, seperti pengaturan area penyimpanan material, pengaturan pergudangan, pengeluaran material untuk keperluan konstruksi (issuing), pendataan ketersediaan material dan perencanaan sumber daya.
Suatu sistem yang mengacu pada manajemen material adalah suatu cara dalam mencapai suksesnya pekerjaan. Konsep manajemen material yang terintegrasi memerlukan koordinasi yang terpusat pada kegiatan-kegiatan yang berkaitan, akibatnya penyusunan struktur internal dari berbagai fungsi dan hubungan divisi material dengan divisi-divisi lainnya (teknis, keuangan dan pengadaan) dalam totalitas organisasi
Karakteristik Fase Material Control
Hal-hal karakteristik dalam fase Material Control antara lain; • Mengatur dan melakukan inspeksi terhadap kedatangan material
yang melibatkan pihak-pihak atau orang-orang terkait seperti QC
Engineer, Field Engineer, Superintendent atau Supervisor. Jika
terjadi ketidaksesuaian antara data pengiriman dan material yang datang, maka akan dicatat dan diambil tindakan seperlunya sesuai dengan prosedur pengendalian material.
• Memperbaharui status ketersediaan material (Inventory) berdasarkan jumlah material yang diterima (received) dan material yang dikeluarkan (issued).
• Pembuatan laporan rutin status material yang diperlukan oleh
Project Coordinator, Procurement, Engineering,dan pabrikasi /
konstruksi
• Apabila terjadi perubahan spesifikasi dan atau jumlah dari material atau peralatan yang disebabkan oleh perubahan desain, material
control segera menganalisa status material yang telah diterima,
ketersediaan material dan pengeluaran material dibandingkan dengan Bill of Quantity atau Material Take off serta melakukan tindakan yang diperlukan.
Input Fase Material Control
Data masukan yang diperlukan material control antara lain: • Pengiriman material sesuai Puchase Order/kontrak • Data pemesanan/pembelian barang (Purchase Order)
Proses Fase Material Control
Beberapa proses yang berlangsung dalam fase material control : • Laporan penerimaan material (Material Receiving Inspectioni) • Penyimpanan dan pemutakhiran data material (Storaging dan
Updating Material Status)
• Pengeluaran material dari gudang untuk keperluan lapangan (Material Issued)
