Sistem Informasi Pembayaran Siswa
Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 4 Pacitan Nurita Wulansari, Sukadi
ABSTRACT : In recent years, computer technology as a data processor has been growing very rapidly. With the computer then the counting process, data processing, data storage will be faster and more accurate.
Payment in schools is a very important because every activity in school will definitely require payment for the smooth operation of the school. In junior high school 4 Pacitan, many problems occur that include payment recording errors and processing data, especially the financial part, in which officers are recorded each student payment into a payment card and into the ledger. This research aims to analyze and create a new system is the development of a pre-existing system to make it more flexible and dynamic, and minimize the error in pengimputan and optimize the data storage and data security. Resulting Student Payment Information System In junior high school 4 Pacitan that help officers in the payment processing payment data and report student payments.
This research will outline the products produced at each stage of the analysis is complete and detailed, from the observation stage to stage testing and report generation. It is hoped the work practices can address the difficulties often faced by managers and students that can be much more efficient and effective.
Keywords: Payment Information Systems.
ABSTRAKSI : Dalam beberapa tahun ini, teknologi komputer sebagai pengolah data telah berkembang sangat pesat. Dengan adanya komputer maka proses penghitungan, pengolahan data, penyimpanan data akan menjadi lebih cepat dan akurat.
Pembayaran di sekolah merupakan bagian yang sangat penting karena setiap kegiatan yang ada di sekolah pasti akan membutuhkan pembayaran demi kelancaran kegiatan sekolah. Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 4 Pacitan, banyak terjadi permasalahan yang diantaranya adalah kesalahan pencatatan pembayaran dan proses pengolahan data khususnya bagian keuangan yang belum terkomputerisasi, yang mana petugas masih mencatat setiap pembayaran siswa ke dalam sebuah kartu pembayaran dan ke dalam buku besar. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan membuat sistem baru yang merupakan pengembangan dari sistem yang telah ada sebelumnya supaya lebih fleksibel dan dinamis serta meminimalisasi adanya kesalahan dalam pengimputan dan penyimpanan data serta mengoptimalkan keamanan data. Sehingga menghasilkan Sistem Informasi Pembayaran Siswa Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 4 Pacitan yang membantu petugas pembayaran dalam proses pengolahan data pembayaran maupun laporan pembayaran siswa. Penelitian ini akan menguraikan produk-produk yang dihasilkan pada masing-masing tahap analisis secara lengkap dan terperinci, dari tahap observasi sampai tahap pengujian dan pembuatan laporan. Diharapkan hasil kerja praktik ini dapat menjawab kesulitan yang seringkali dihadapi oleh pengelola maupun mahasiswa sehingga bisa jauh lebih efisien dan efektif.
Kata Kunci : Sistem Informasi Pembayaran
1.a Latar Belakang Masalah
Sekolah Menengah Pertama Negeri 4 Pacitan merupakan salah satu lembaga pendidikan di Kabupaten Pacitan. Pemerintah Kabupaten Pacitan telah membangun SMP Negeri 4 Pacitan yang lebih maju dengan visi dan misi sebagai
sekolah terdidik, berprestasi, dan berbudi pekerti. Salah satu hal yang ingin dikembangkan untuk mewujudkan kemajuan tersebut adalah meningkatkan perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) di SMP Negeri 4 Pacitan agar tidak ketinggalan teknologi.
Sekolah Menengah Pertama Negeri 4 Pacitan merupakan salah satu sekolah yang berada di Pacitan, yaitu terletak di Jalan Desa Mentoro No. 21 Pacitan. SMP Negeri 4 Pacitan ingin mewujudkan suatu proses pengembangan teknologi yang semula konvensional menjadi terkomputerisasi untuk meningkatkan kualitas dan mutu.
Setiap kegiatan perlu diatur agar kegiatan berjalan tertib, lancar, efektif dan efisien. Kegiatan di sekolah yang sangat kompleks membutuhkan pengaturan yang baik. Pembayaran di sekolah merupakan bagian yang sangat penting karena setiap kegiatan yang ada di sekolah pasti akan membutuhkan pembayaran demi kelancaran kegiatan di sekolah.
Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 4 Pacitan banyak terjadi permasalahan yang diantaranya adalah kesalahan pencatatan pembayaran dan proses pengolahan data khususnya bagian pembayaran yang belum terkomputerisasi karena masih menggunakan pencatatan secara konvensional, yang mana petugas masih mencatat setiap pembayaran siswa ke dalam sebuah kartu pembayaran dan ke dalam buku besar. Dengan demikian menggunakan Microsoft Excel masih kurang efektif dan sering terjadi kesalahan dalam pengolahan, penyimpanan, serta pengelolaan data jika sewaktu-waktu data tersebut diperlukan.
Penulis melakukan beberapa penelitian terhadap sistem yang sedang berjalan dalam proses pengolahan pembayaran siswa pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 4 Pacitan. Diperoleh hasil penelitian yaitu adanya masalah yang sedang dihadapi oleh sekolah tersebut khususnya di dalam sistem pengolahan pembayaran siswa. Dari permasalahan tersebut, kemudian praktikan mencari solusi pemecahannya.
1.b Rumusan Masalah
Bagaimana membuat program aplikasi pembayaran siswa yang sesuai dengan sistem yang diharapkan?
1.c Batasan Masalah
1. Sistem ini hanya dikelola oleh admin yang dalam hal ini adalah petugas pembayaran yang telah ditentukan oleh sekolah Menengah Pertama Negeri 4 Pacitan.
2. Penelitian ini membahas mengenai penginputan data pembayaran siswa Sekolah Menengah Pertama Negeri 4 Pacitan beserta laporan pembayaran siswa, setiap akhir tahun yang dapat diganti menggunakan sistem yang terkomputerisasi.
1.d Tujuan Penelitian
1. Menghasilkan Sistem Informasi Pembayaran Siswa Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 4 Pacitan yang membantu petugas pembayaran dalam proses pengolahan data pembayaran maupun rekapitulasi pembayaran siswa.
2. Menyajikan informasi data dan rekapitulasi pembayaran yang tertata baik.
1.e Manfaat Penelitian
1. Memberikan kemudahan bagi staf dalam menangani proses pembayaran.
2. Dapat meminimalisasi adanya kesalahan dalam penginputan data dan mengoptimalkan keamanan data agar lebih akurat. 3. Mempercepat proses laporan
sehingga laporan dapat disajikan tepat waktu.
2. Landasan Teori a. Sistem
Menurut (Tata Sutabri, S.Kom, MM, 2005:34) “ Sistem merupakan kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. ”
Menurut (HM. Jogiyanto, 2005:18) “ Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. ”
c. Kajian Pustaka
Menurut Ali Syahbana, Bambang Eka Purnama, Sukadi (2012), dalam jurnalnya yang berjudul “
PEMBANGUNAN SISTEM
INFORMASI ADMINISTRASI
PEMBAYARAN SISWA
MADRASAH ALIYAH MA’ARIF PACITAN. ” Dijelaskan bahwa Pengolahan administrasi pembayaran keuangan siswa di Madrasah Aliyah Ma’arif Pacitan masih bersifat konvensional dimana pencatatan data dilakukan ke dalam buku besar sehingga sering terjadi kekeliruan dan penyimpanan data masih berupa arsip. Untuk mengatasi masalah tersebut perlu dibuat suatu sistem informasi yang terkomputerisasi. Sistem yang dibangun diharapkan dapat mendukung kegiatan pembayaran administrasi sehingga mempermudah dalam pencarian data siswa yang diperlukan dan pembuatan laporan bulanan menjadi cepat dan tepat waktu.
Menurut Septika Hapsari, Indah Uli Wardati (2012) dalam jurnalnya yang berjudul “
RANCANG BANGUN SISTEM
INFORMASI PEMBAYARAN DAN TABUNGAN SISWA PADA BANK MINI ARTHA MANDIRI SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) NEGERI PRINGKUKU PACITAN ”. Hasil penelitian yang didapat menjelaskan bahwa sistem pembayaran dan tabungan siswa yang berjalan pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri Pringkuku masih bersifat konvensional sehingga ada beberapa permasalahan dalam menangani proses pembayaran iuran sekolah, tabungan siswa dan menyajikan laporan keuangan. Aplikasi tersebut telah terealisasi
dan dapat berjalan sebagaimana kebutuhan sistem sehingga dapat mengelola data dengan baik, untuk menghasilkan informasi yang lebih mudah dan akurat. Sistem aplikasi yang dibangun dapat memberikan keluaran berupa laporan pembayaran iuran, tabungan siswa dan laporan iuran sekolah dalam waktu tertentu.
Menurut Yuanita, Sukadi (2012) dalam Jurnalnya yang berjudul “ SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMBAYARAN IURAN BULANAN (SPP) DAN DANA SUMBANGAN PENDIDIKAN (DSP) SISWA TAMAN
KANAK-KANAK NEGERI PEMBINA
KECAMATAN PRINGKUKU ". Dijelaskan bahwa suatu lembaga pendidikan memerlukan pengelolaan manajemen yang baik untuk melayani kebutuhan siswa. Salah satu informasi yang sangat dibutuhkan oleh yaitu informasi mengenai pembayaran dana sumbangan pembangunan (DSP) serta pembayaran iuran bulanan siswa, informasi ini sangat berpengaruh demi kelancaran proses belajar dan memaksimalkan fasilitas yang ada di Taman Kanak-Kanak Negeri Pembina Kecamatan Pringkuku. Sistem pembayaran keuangan siswa yang berjalan masih kurang efektif dan kurang efisien dimana dalam pencatatan pembayaran SPP dan DSP dilakukan secara berulang-ulang sehingga menyebabkan proses yang lama dalam mengolah data untuk menentukan sebuah keputusan. 3.a Analisis Sistem
3.b Analisis Kebutuhan Pengguna (SDM)
Analisis pendukung pengguna bertujuan untuk mengetahui pengguna yang akan berinteraksi atau mengoperasikan Sistem Informasi Pembayaran Siswa. Pengguna yang terlibat adalah admin atau petugas pembayaran. 3.c Analisis hardware dan software Demi menunjang pembuatan sistem informasi pembayaran siswa maka di butuhkan hardware dengan spesifikasi minimal sebagai berikut :
1. Processor : Processor Intel Pentium III 2. RAM/Memory : 128 MB
3. Keyboard : Standard Keyboard 4. Mouse : Standard Mouse 5. Monitor : 14.0 “
6. Harddisk : 10 GB
7. Printer : Standard Printer 8. Sistem Operasi : Windows XP
Profesional.
9. Program Aplikasi : Pemrograman Java yaitu NetBeans IDE 7.1.2,
MySQL Database Version 5.0.51b, JasperReport 8.5.
3.e Database a. Struktur Tabel Login
Nama Field
Type Ukuran Keterangan
kd_user Varchar 20 Primary Key username Varchar 6 Not null
password Varchar 10 Not null
b. Struktur Tabel Admin Nama
Field
Type Ukuran Keterangan
id_admin Varchar 10 Primary Key
nm_admin Varchar 30 Not null
alamat Varchar 100 Not null
telepon Varchar 12 Not null
c. Struktur Tabel Siswa
Nama Field Type Ukuran Keterangan
id_nis Integer 10 Primary key
jns_kelas Varchar 10 Not null
nm_siswa Varchar 50 Not null
jns_kelamin Varchar 15 Not null
Ttl Varchar 50 Not null
alamat Varchar 100 Not null
telepon Varchar 12 Not nul
d. Struktur Tabel Transaksi Nama
Field
Type Ukuran Keterangan
id_jenis Integer 4 Primary key
jns_trans Varchar 20 Not null
jumlah Float 10 Not null
d. Struktur Tabel Pembayaran
Nama Field Type Ukuran Keterangan
kd_bayar Integer 10 Primary Key
tgl_bayar Date 8 Not nul
bln_bayar Varchar 15 Not nul
id_nis Integer 10 Foreign Key
nm_siswa Varchar 50 Not null
jns_trans Varchar 20 Not null
bayar Float 10 Not null
id_admin Varchar 10 Foreign Key
ket Varchar 12 Not null
3.f Data Flow Diagram a. Diagram Konteks
Gambar 3.7 Diagram Konteks Petugas pembayaran akan menginputkan empat data yaitu data admin, data siswa, data transaksi, dan data pembayaran ke dalam sistem informasi pembayaran siswa. Setelah diinputkan maka sistem akan menerima data tersebut dan akan menghasilkan output data admin, data siswa, data transaksi, dan data pembayaran yang berguna untuk pelaporan dalam bentuk print out.
Lap_data_transaksi input_data_transaksi Lap_data_pembayaran Lap_data_siswa Lap_data_admin input_data_pembayaran input_data_siswa input_data_admin petugas_pembayaran 0 SI_pembayaran_siswa +
b. DFD level 1
Gambar 3.8 DFD Nol Level 1
Pada DFD level ini terdapat 2 proses, yaitu pada data_master dan data_transaksi. Admin akan melakukan dua proses yaitu proses input data_master yang meliputi input_data_admin, input_data_siswa, input_data_transaksi.
Dan untuk proses input data_transaksi yang meliputi input_data_pembayaran. Masing-masing data akan disimpan ke dalam data penyimpanan. Untuk proses data_transaksi akan mengambil data dari proses data master.
c. DFD level 2 Proses 1
Gambar 3.9 DFD Level 2 Proses 1 Pada proses ini petugas menginputkan data_admin, data_siswa, data_transaksi ke dalam sistem. Kemudian sistem akan menyimpan laporan tersebut ke dalam tabel penyimpanan masing-masing, antara lain admin, siswa, dan transaksi. Sedangkan sistem akan memberikan informasi kepada admin/petugas pembayaran berupa laporan yang bisa
digunakan untuk kepentingan dikemudian hari jika dibutuhkan sewaktu-waktu.
d. DFD level 2 Proses 2
Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses 2 Pada proses ini admin menginputkan data_pembayaran ke dalam sistem. Kemudian sistem akan menyimpan laporan tersebut ke dalam tabel penyimpanan, yaitu pembayaran. Proses juga memerlukan input dari data_admin, data_siswa, dan data_transaksi. Sedangkan sistem akan memberikan informasi kepada admin/petugas berupa laporan pembayaran yang bisa digunakan untuk kepentingan dikemudian hari jika dibutuhkan sewaktu-waktu.
3.g Perancangan Desain Interface
Gambar 3.14 Desain Halaman Utama
Gambar 3.15 Desain halaman Sub Menu id_jenis dt_transaksi data_transaksi input_data_transaksi id_nis id_admin dt_pembayaran dt_siswa dt_admin data_pembayaran input_data_pembayaran data_siswa input_data_siswa data_admin input_data_admin petugas_pembayaran 1 data_master 2 data_transaksi admin siswa pembayaran
transaksi dt_transaksi dt_siswa dt_admin data_transaksi input_data_transaksi data_siswa input_data_siswa data_admin input_data_admin petugas_pembayaran
admin siswa transaksi
1 master_admin 2 master_siswa 3 master_transaksi id_jenis id_nis id_admin dt_pembayaran data_pembayaran input_data_pembayaran petugas_pembayaran pembayaran admin siswa transaksi
1
Gambar 3.16 Desain Halaman Menu Login
Gambar 3.17 Desain Halaman Form Data Admin
Gambar 3.18 Desain Halaman Form Data Siswa
Gambar 3.19 Desain Halaman Form Data Transaksi
Gambar 3.20 Desain Halaman Form Data Pembayaran
4 Implementasi Sistem dan Hasil
Gambar 4.1 Tampilan Menu Login
Gambar 4.2 Tampilan Sub Menu Laporan
Gambar 4.3 Tampilan Form Menu Data Admin
Gambar 4.4 Tampilan Form Menu Data Siswa
Gambar 4.5 Tampilan Form Menu Data Jenis Transaksi
Gambar 4.6 Tampilan Form Menu Data Pembayaran
Gambar 4.7 Tampilan Form Laporan Data Siswa
Gambar 4.8 Tampilan Form Laporan Data Siswa
Gambar 4.9 Icon Sistem Pada Desktop 5.a Kesimpulan
1. Sistem Informasi Pembayaran Siswa Pada SMP Negeri 4 Pacitan dapat membantu dalam pengolahan data pembayaran, rekapitulasi laporan pembayaran, dan jumlah pembayaran siswa. 2. Dengan adanya Sistem Informasi
Pembayaran Siswa, diharapkan bisa memberikan gambaran kepada pihak sekolah tentang peran teknologi informasi.
3. Petugas merasa terbantu dengan adanya sistem informasi pembayaran siswa tersebut. 5.b Saran
1. Dengan adanya sistem informasi pembayaran siswa ini, diharapkan ada upaya pengembangan lebih lanjut menjadi aplikasi sistem informasi pembayaran siswa yang lebih sempurna dengan fitur-fitur terbaru yang nantinya akan semakin memudahkan proses pengolahan data-data pembayaran.
2. Kepada pihak Sekolah Menengah Pertama Negeri 4 Pacitan, seiring dengan kemajuan teknologi diharapkan dapat lebih memperhatikan pengembangan sistem informasi.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Khoirun Nasikin, Pengembangan Sistem Informasi Akademis Dan Keuangan Di MAN 2 Pati, Vol 3, No 3 (2011): Speed 11 - 2011
[2] Bambang Eka Purnama,
Perancangan Sistem Krs Dan Khs Universitas Surakarta, Vol 3, No 1 (2011): Speed 9 - 2011
[3] M Affan Effendi, Bagus Wungu
Hendrajati, Bambang Eka Purnama,
Perancangan Sistem Layanan Informasi Akademik Berbasis Short Message Service, Vol 3, No 2 (2011): Speed 10 - 2011
[4] Andi, Komputer Semarang.
Membangun Aplikasi Bisnis Dengan Netbeans 7. Andi Offset. Yogyakarta. 2012.
[5] Hapsari, Septika, Indah Uli Wardati.
2012. Rancang Bangun Sistem Informasi Pembayaran Dan Tabungan Siswa Pada Bank Mini Artha Mandiri Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri Pringkuku Pacitan. Seruni FTI UNSA 2012 Volume 1. Universitas Surakarta.
[6] HM, Jogiyanto. Analisis dan Disain
Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi Offset. 1999
[7] HM, Jogiyanto. Sistem Teknologi
Informasi Edisi II. Yogyakarta. Andi Offset. 2005.
[8] Huda, Miftakhul, Bunafit Komputer.
Membuat Aplikasi Mini/Supermarket dengan Java. Jakarta. Elekmedia Komputindo. 2011.
[9] K.Hendra, M.Eri dan R.Nur. Aplikasi
Penjualan dengan Program Java Netebeans, Xampp, dan iReport. Jakarta. Elekmedia Komputindo. 2011. [10] Sutabri, Tata. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta. Andi Offset. 2005.
[11] Syahbana, Ali, Bambang Eka
Purnama, Sukadi. 2012.
Pembangunan Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Siswa
Madrasah Aliyah Ma’arif Pacitan. ol 5, No 3 (2013): Speed 19 - 2013 [12] Yuanita, Sukadi. 2012. Sistem
Informasi Administrasi Pembayaran Iuran Bulanan (SPP) dan Dana Sumbangan Pendidikan (DSP) Siswa Taman Kanak-Kanak Negeri Pembina Kecamatan Pringkuku. Vol 2, No 4 (2010): Speed 8 - 2010
