Pemakaian POS sangat erat hubungannya dengan security, mis. satu supermarket menggunakan banyak kasir, dan satu hari ada dua shift kasir. Dengan demikian banyak sekali kasir yang menjalankan POS ini. Untuk itu diperlukan pengaturan yang rapi dan security yang baik.
Anda bisa non-aktif-kan fitur2 yang tidak digunakan, mis. Anda tidak mengijinkan kasir membuka drawer tanpa penjualan (No Sale), tidak boleh membatalkan barang yang sudah diisi, bila barangnya ada disc, harus ada otoritas supervisor, dsb.
Pada Setup Sistem, Anda bisa setting semua fitur2 POS.
Yang dibahas pada bab ini, adalah Setup Sistem khusus untuk POS, sedangkan settingan untuk umum, bisa dilihat di bab: POSX Setup
Catatan: Ini adalah POSX Retail, versi khusus tanpa Supplier / Langganan (Anggota) Dengan demikian tidak ada hutang / piutang atau pembayaran
Jenis POS: POS ini bisa disetting untuk Retail, Salon, Bengkel, Apotik, Toko Buku, Restoran. Untuk versi POSX Retail pilihannya adalah Retail
Icon Menu Pada menu utama, ada icon POS.
Anda bisa setting Icon menu ini sebagai POS Keyboard atau POS Touch Screen Pada POS: Qty = 0 / 1 / 2 / 3
Tampilan Qty, apakah bulat atau dengan desimal mis. Toko Buku, maka pilih Qty = 0 (contoh: 5 buku) Supermarket, pilih Qty = 2 (contoh: 5.25 kg) Lokasi POS Lokasi yang dipilih untuk POS
Lokasi Dapur Lakasi yang dipilih untuk Dapur, ini Cost Control (Restoran) Max Qty Kasir harus bekerja cepat, kadang terjadi salah mengisi.
Dengan setting ini bisa mencegah error ini, mis. Max Qty = 100, tidak mungkin ada pelanggan yang belanja satu barang sampai 100 pcs, dengan demikian bila kasir salah isi kode barcode yang panjang, tidak bisa lewat.
Cash Drawer Max uang di cash drawer.
Bila uang di cash drawer telah melebihi max, akan muncul pesan: Harap setor uang Cash Drawer
Bila dikosongkan, berarti tidak mengontrol max cash drawer Extra Charge untuk Credit Card
Bila Anda mengenakan extra charge untuk pembayaran dengan Credit Card. Program otomatis akan menghitung total nilai yang harus dibayar.
Anda bisa isikan charge untuk Credit Card umum, dan BCA Card. mis. untuk Visa, MC = 2.5%, untuk BCA credit card = 1%
Pada pembayaran POS, untuk BCA credit card, cukup isikan: Credit Card: BCA
Pajak % Pajak
Pada Master Stock, ada pilihan barang kena PPN, Bebas PPN, Tidak Kena PPN
Untuk barang Bebas PPN, Tidak Kena PPN (mis. sembako, ikan) tidak dihitung pajaknya Disc% Item, Disc Item, Total Disc, Ongkos Kirim/Service
Anda bisa tentukan apakah menggunakan pilihan tsb.
Isi Qty Manual Pada penjualan, program otomatis mengisi qty=1, dan melanjutkan pada item berikutnya. Ini untuk memudahkan pekerjaan Kasir.
Namun bila Kasir lebih sering menjual dalam jumlah banyak, pilih Isi Qty Manual, sehingga cursor akan berhenti di kolom Qty dan Kasir mempunyai kesempatan untuk mengisi qty.
Program mempunyai fitur bisa otomatis gabungkan barang yang sama, mis. Pelanggan membeli 5 bungkus Indomie, maka kasir bisa scan 5x, program otomatis gabungkan menjadi 5 bungkus Indomie, dengan demikian kasir tidak perlu mengisi qty manual. Anda bisa membatasi wewenang kasir untuk point2 berikut:
Pembatasan ini untuk otoritas D,E,F,G. Bila manager / supervisor mempunyai otoritas tinggi, bisa tetap jalankan dan tidak dibatasi.
Boleh Qty = 0 atau - Untuk retur, seharusnya isi ke POS Retur
Namun karena kejadian retur jarang, maka Anda bisa memilih langsung isi di POS dengan Qty minus (mis. -1 Pcs).
Tampil Informasi Stock
Kasir bisa melihat posisi stock barang dengan klik tombol [S]
Bila Anda tidak ingin kasir mengetahui jumlah barang, bisa non-aktifkan kolom tsb Catatan: Pada Profile, Anda bisa disable Saldo Stock (POS)
Ini akan berlaku untuk semua otoritas.
Pilihan ini bila Anda ingin manager / supervisor (otoritas tinggi) bisa cek saldo stock, sedangkan kasir (otoritas rendah) tidak bisa cek saldo stock.
Tidak bisa jual bila Stock Tidak Cukup: cukup jelas
Tidak bisa jual bila harga < atau sama dengan Harga Beli: cukup jelas Sistem Pembayaran:
Anda bisa menentukan jenis pembayaran yang diterima. mis: Anda tidak menerima Down Payment, tidak ada Piutang.
Dengan demikian pada saat pembayaran, Kasir tidak akan bisa memilih pilihan tsb. Voucher lebih bayar dianggap hangus:
mis. Pelanggan membeli barang dengan harga Rp. 9.500, dan membayar dengan voucher Rp. 10.000, sisanya dianggap hangus.
Tombol2 pada POS
Anda bisa non-aktifkan tombol2 yang tidak ingin dipakai
mis. Kasir tidak boleh membuka cash drawer tanpa penjualan (F12) tidak menggunakan mesin timbangan (F8)
tidak mencetak validasi (V)
No.Nota untuk Kompress: akan dibahas pada bab lain Password untuk: Hapus Item
Disc / Open Price / Qty=0 atau - / Compliment / Waste Exit Scan Harga
Bila ada hapus item, disc dsb. Maka kasir harus meminta manager / supervisor untuk mengisi password.
Agar Supervisor tidak perlu bolak-balik mengisi password setiap kali, maka kasir dapat isi selesai semua item terlebih dahulu baru memanggil Supervisor.
Item yang ada disc / ubah harga akan diberi warna beda, sehingga Supervisor mudah mengecek.
Pilihan Compliment / Waste untuk POS Restoran, digunakan di Restoran, Cafe Pembulatan Nilai Struk
Miniprinter: 58mm (32 kolom) / 58mm (36 kolom) / 76.5mm / 80mm Anda bisa memilih tipe miniprinter yang digunakan.
Miniprinter 58mm: contoh: Posiflex PP-5200, TM-T88 58mm Miniprinter 80mm: contoh: TM-T88 80mm
Miniprinter 76.5mm: contoh: TM-U220
Program otomatis akan menyesuaikan lebar cetak sesuai dengan pilihan miniprinter. Header: Pesan ini akan tercetak pada header struk
Footer: Pesan ini akan tercetak pada footer struk. Tampilan Struk: Anda bisa setting tampilan struk yang diinginkan.
mis. Anda ingin mencetak satu baris saja. atau cetak dua baris agar lebih detail.
Anda bisa memilih apakah ada disc, harga satuan, dsb.
Tersediakan 6 contoh tampilan, namun Anda bisa membuat tampilan tersendiri. Klik tombol [Hasil] untuk melihat contoh tampilan yang dipilih.
Naikkan ___ baris untuk struk baru: Tergantung model miniprinter yang digunakan. Anda bisa naikkan berapa baris agar bisa memotong kertas struk.
Cetak No.Struk, Mulai No.: Bila Anda ingin mencetak No.Struk, dan memulai dari nomor tertentu. Bila Anda ingin pada struk tercetak dengan format pajak, settingannya ada di Faktur Pajak.
Cetak Tgl. dan Jam pada struk: cukup jelas Cetak Kode Stock: cukup jelas
Cetak Item dengan harga = 0
Pada apotik, kasir bisa isikan bahan racikannya dengan harga = 0, karena nilai totalnya ada di item Obat Resep. Bahan racikan tsb. diisi agar bisa memotong stock.
Anda bisa setting bahan racikan dengan harga = 0 tidak perlu dicetak di struk Cetak Summary PPN
Pada struk, tercetak summary nilai barang yang Kena PPN dan Bebas PPN Potong Kertas Struk: Untuk miniprinter yang dilengkapi dengan pemotong kertas.
Cetak: Struk / Nota / ½ Nota
Selalu mencetak / Cetak bila diminta / Tidak mencetak
Anda bisa memilih mencetak struk, nota atau ½ nota
Anda dapat memilih otomatis mencetak struk, atau hanya mencetak bila diminta, atau tidak mencetak sama sekali.
Anda juga bisa mencetak struk dan nota sekaligus.
Ada toko yang mencetak struk maupun nota, tergantung permintaan pelanggan. mis. pelanggan biasa mencetak struk, sedangkan pelanggan dari perusahaan meminta mencetak dalam bentuk nota.
Boleh cetak ulang : Kasir boleh mencetak ulang struk yang sama.
Untuk Struk:
Cetak Logo : Mencetak logo pada struk.
Untuk mencetak logo harus menggunakan thermal miniprinter.
Boleh cetak sebelum bayar: Kasir bisa mencetak struk walaupun belum ada pembayaran Biasa digunakan di Restoran, dimana tamu meminta bill terlebih dahulu Cetak Pending Bill: Pada saat Pending (F6) langsung mencetak bill
Biasanya digunakan di Apotik, dimana pasien harus membayar dulu sebelumnya obatnya dibuatkan.
Untuk Nota:
Cetak Nota tanpa Preview: Bila cetak nota, bisa tampilkan di layar dulu sebelum dicetak ke printer Pole Display: Memilih model Pole Display.
Tampilan bila tidak ada transaksi:
Pada saat sedang tidak ada transaksi, pole display akan menampilkan pesan ini Cash Drawer: Memilih model Cash Drawer.
Dua Monitor
POSX dapat menggunakan dua monitor, yaitu satu monitor untuk kasir, satu monitor untuk pelanggan. Anda juga dapat menampilkan iklan2 Anda.
Dua Monitor dapat menggantikan Pole Display, karena sekarang pelanggan bisa melihat langsung ke monitor daripada ke Pole Display.
Tampilan pada Kasir
Cara install dua monitor pada komputer
Komputer harus mempunyai video card dengan VGA dan DVI port. Untuk DVI Anda memerlukan kabel DVI-VGA.
Pada monitor 2, pilih: Extend my Windows desktop onto this monitor Catatan: harus menggunakan resolusi standard yaitu 1024 x 768
Cut Off Date
Ada toko yang buka lewat tengah malam, misalnya sampai jam 2:00 malam.
Anda tentu ingin semua penjualan tetap dihitung pada hari yang sama dan bukan hari berikutnya. Anda dapat menggunakan Cut Off Date.
Bila menggunakan Cut Off Date, maka program tidak mengikuti tanggal komputer, tapi tanggal yang Anda tentukan sendiri.
Happy Hour
Happy Hour adalah jam sepi, ada toko yang memberi harga murah untuk menarik pengunjung. Pada Master Stock, Harga #5 adalah harga happy hour
Boleh cetak sebelum bayar
Pada restoran, café, Tamu akan minta bill terlebih dahulu sebelum bayar
Pada fast food, tamu harus bayar langsung sewaktu pesan, sehingga tidak perlu pilihan ini. Cetak Pending Bill
Off-line
Satu supermarket menggunakan LAN dengan 10 kasir.
Satu hari tiba2 servernya rusak, supermarket tidak bisa jualan, padahal customer sudah antrian panjang. Bagaimana mengatasinya?
POSX mempunyai fasilitas off-line: bila server rusak, kasir tetap bisa operasi seperti biasa. Bila server nyala kembali, maka data server akan diupdate menjadi lengkap kembali. Bila ada item baru, Anda isi di server, program akan update ke setiap kasir.
Sebaliknya hasil penjualan kasir akan update ke server.
Dengan demikian Anda tidak perlu kuatir bilamana suatu saat servernya rusak.
supermarket Anda tetap berjalan dengan lancar tanpa gangguan, dan data Anda tetap lengkap.
Untuk menjalankan fasilitas off-line:
· Komputer kasir diinstall secara lengkap. · Server -> Kasir
Bila ada item baru, isi di server, kemudian update ke setiap kasir · Kasir -> Server
Kasir kirim hasil penjualan ke server
Pada komputer kasir, ada icon: Pada komputer server, ada icon:
Setting off-line ada di Setup Sistem -> Off-line Ada 3 pilihan, yaitu:
Server: bila ini adalah komputer server Client : bila ini adalah komputer client (kasir) Tidak Pakai : bila tidak menggunakan fasilitas ini.
Pada komputer kasir, isi:
ID Client contoh: POS01, POS02…
Kirim hasil POS ke contoh: c:\offline, folder ini harus sharing read/write Kirim extra copy ke contoh: c:\offline1
Update Stock dari contoh: \\server\offline Client ini hanya untuk POS & database stand-alone:
Bila client ini juga digunakan untuk transaksi lain seperti pemindahan, maka program harus seleksi hanya transfer penjualan POS saja.
Bila client ini untuk POS dan tidak sharing database dengan client lain, artinya semua datanya sudah pasti hanya data POS saja, maka pada saat transfer, program tidak perlu seleksi melainkan langsung transfer semua data yang ada, prosesnya akan jauh lebih cepat.
Pada komputer Server, isi:
Update POS dari contoh: \\kasir01\offline (bisa sampai 40 kasir) Kirim Stock ke contoh : c:\offline, folder ini harus sharing
Pada saat exit, maka: · Komputer Kasir
Program otomatis kirim hasil penjualan dan kosongkan penjualan kasir. · Komputer Server
Program otomatis kirim master stock
Untuk update:
· Komputer Kasir
Klik Update Stock, maka kasir akan update semua kode stock terbaru dari server
· Komputer Server
Klik Update POS, server akan tarik data dari setiap kasir dan update hasil penjualannya ke server.
Program didesain demikian agar semuanya berjalan otomatis dan simple Penjelasan lebih detail bisa klik tombol Help [?]
Konfigurasi : Setting awal :
· Install server dan kasir secara lengkap: server.exe (MySQL) dan setup.exe (POSX) ODBC : localhost
· Pada komputer server: Isi semua data stock
Sesudah selesai, Exit, agar program kirim data stock ke folder ybs · Pada komputer kasir
Klik Update Stock, ini akan update data stock ke kasir Update ini tidak termasuk Setup Sistem
Karena itu Anda harus isi sendiri setting yang diinginkan
Tujuannya agar lebih fleksible, agar setiap kasir bisa mempunyai settingan yang berbeda. Misalnya Kasir #1 ada pole display, Kasir #2 tidak ada pole display.
Yang penting pending adalah Anda harus setting lokasi POS (Setup Sistem -> POS) Harian:
· Pada komputer kasir
Klik Update Stock, ini akan update data stock baru ke kasir · Pada komputer server
Pada akhir hari, klik Update POS, ini akan update data POS dari setiap kasir Catatan:
Kode stock harus di-create di server.
