KAJIAN SISTEM DISTRIBUSI DAN TRANSPORTASI
ROKOK SIGARET KRETEK TANGAN
DI PT. HM. SAMPOERNA, Tbk.
Ir. F. Rooslan Edy Santosa, MMTABSTRAK
PT. HM. Sampoerna, Tbk merupakan salah satu perusahaan rokok sigaret kretek tangan yang mempunyai pasar di seluruh pelosok Indonesia. Pelanggan sangat mengharapkan pengiriman rokok dapat dilakukan tepat waktu. Penelitian ini bertujuan untuk menentukan bagaimana peramalan permintaan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna di tingkat distributor tunggal wilayah dan distributor serta kajian tentang sistem distribusi yang ada selama ini untuk mencari alternatif perbaikan sistem distribusi dari distributor tunggal ke distributor tunggal wilayah dan dari distributor tunggal wilayah ke distrbutor yang dapat meminimumkan lead time dengan menggunakan metode penugasan (assignment). Peramalan untuk meramalkan volume permintaan rokok sigaret kretek tangan setiap triwulan dalam satu tahun kiranya perlu terus dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. agar tingkat keakuratan dalam memproduksi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna sesuai dengan tingkat permintaan setiap triwulan dan dapat terus terjaga terutama apabila terjadi lonjakan permintaan yang tiba-tiba. Rute pengiriman yang optimal untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna dari distributor tunggal di Surabaya ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor adalah dengan menggunakan alternatif transportasi ketiga dimana terdapat distributor tunggal wilayah yang berfungsi sebagai tempat transit dan stock barang untuk distributor-distributor yang ada dalam wilayahnya. Dengan pemilihan alternatif ketiga ini juga akan memberikan dampak positif bagi pasar rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna, mengingat kondisi pasar yang cukup fluktuatif dan cenderung untuk terus meningkat, juga untuk mempertahankan service level sesuai yang diharapkan.
Kata Kunci: Rute, Peramalan, Lead Time, Assignment Model PENDAHULUAN
Latar Belakang
Masalah jumlah pengiriman rokok sigaret kretek tangan dan sigaret kretek mesin dengan kuantitas yang optimal dan lead time pengiriman yang tepat dari distributor tunggal ke distributor tunggal wilayah dan distributor harus ditangani dengan baik karena dalam industri rokok kedua aspek tersebut sangat berperan dalam mendukung tingkat pemasaran sehingga harus tetap menjadi perhatian yang utama.
Alasan inilah yang mendorong PT. HM. Sampoerna, Tbk. untuk selalu memperbaiki kinerjanya dalam rangka memenuhi kebutuhan konsumen akan rokok sigaret kretek tangan dan sigaret kretek mesin. Di mana dalam suatu industri yang menghasilkan produk dengan perputaran cepat di pasaran, perusahaan dituntut untuk melakukan distribusi produknya secara cepat untuk mengantisipasi permintaan konsumen. Selama ini di PT. HM. Sampoerna, Tbk. belum pernah dilakukan pengkajian terhadap sistem distribusi rokok sigaret kretek tangan dan sigaret kretek
mesin untuk mengetahui apakah sistem yang dipakai sekarang sudah dapat menghasilkan waktu pengiriman yang optimal.
Permasalahan
Dari latar belakang yang telah diuraikan, maka masalahnya dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimanakah menentukan peramalan permintaan rokok sigaret kretek tangan di tingkat distributor tunggal wilayah dan distributor.
2. Bagaimanakah rute pengiriman untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor yang dapat meminimasi lead time.
LANDASAN TEORI Metode-metode Peramalan
Secara umum metode peramalan dapat diklasifikasikan dalam dua kategori utama, yaitu:
1. Metode Kualitatif: adalah suatu metode peramalan yang pengembangannya berdasarkan estimasi subyektif atau opini para ahli. Contoh metode peramalan kualitatif adalah metode subyektif/pendapat ahli, estimasi survey dan metode Delphi.
2. Metode Kuantitatif: adalah motode peramalan yang berdasarkan perhitungan matematis dan statistik. Terdapat tiga kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan metode kuantitatif, yaitu: tersedianya informasi tentang masa lalu, informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data numerik dan diasumsikan bahwa beberapa pola masa lalu akan terus berlanjut. Metode kuantitatif terbagi atas dua metode, yaitu metode deret berkala (time series) dan metode kausal. Yang termasuk dalam metode deret berkala adalah Moving
Average, Dekomposisi, Pemulusan Eksponensial (Exponential Smoothing) dan
ARIMA (Autoregresive Integrated Moving Average). Sedang yang termasuk metode kausal adalah metode Ekonometrika, Analisa Regresi dan Input-output (Mason and Lind, 1999).
Dasar Transportasi
Transportasi biasanya menunjukkan salah satu elemen terpenting dalam biaya logistik di seluruh perusahaan. Perpindahan yang signifikan akan berpengaruh terhadap total biaya logistik. Pada Gambar 1. menunjukkan bahwa dalam pelayanan konsumen yang fokusnya meliputi produk, pelayanan logistik maupun proses pemesanan dan sistem informasi mulai dari perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan diperlukan sinergi antara strategi persediaan dan strategi transportasi.
Di mana dalam strategi persediaan hal-hal pokok yang perlu diperhatikan adalah peramalan permintaan, kebijakan persediaan, kebijakan pembelian dan perencanaan penyimpanan. Sedangkan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam strategi transportasi adalah dasar-dasar transportasi dan kebijakannya.
Kedua hal pokok tersebut di atas akan sangat berpengaruh terhadap strategi pemilihan lokasi yang meliputi kebijakan pemilihan lokasi dan perencanaan proses jaringan kerja (Ballou, 1992).
Sistem Transportasi yang Efektif
Efektivitas dan mahalnya suatu sistem transportasi memberikan kontribusi yang sangat besar terhadap kompetisi dalam pemasaran, skala ekonomi dalam produksi dan pengurangan biaya produksi (Ballou, 1992).
Kompetisi
Dalam rangka mendorong kompetisi secara langsung, biaya yang murah dan kualitas transportasi yang tinggi juga merupakan tambahan dari kompetisi dengan membuat barang yang cocok di pasaran. Penjualan dapat ditingkatkan dengan penetrasi pasar yang normal yang tidak tersedia pada beberapa produk tertentu. Barang dari luar wilayah dapat distabilkan pada biaya dengan produk yang serupa di pasaran.
Gambar 1: Transport Decision
Sumber: Taylor (1996)
Skala Ekonomi
Pasar yang luas dapat berakibat pada pengurangan biaya produksi. Dengan volume yang besar yang disediakan oleh pasar, utilitas yang lebih dapat dibuat dengan fasilitas produksi dan biasanya tenaga kerja juga termasuk. Biaya transportasi yang murah juga mengijinkan decoupling dari pasar dan tempat produksi. Hal ini dapat menjadikan kebebasan untuk memilih tempat produksi yang secara geografis/wilayah dapat menguntungkan.
Pengurangan Biaya
Biaya transportasi yang murah juga berakibat pada pengurangan harga produksi. Ini terjadi tidak hanya karena bertambahnya kompetisi di pasar tetapi juga karena transportasi juga merupakan komponen biaya dari produksi, penjualan dan biaya distribusi yang membuat biaya agregat produk meningkat. Dengan efisiennya sistem transportasi, seperti peningkatan performansi, akan bermanfaat pada standar hidup.
Assignment Model
Assignment model merupakan model khusus dari suatu model program linear yang serupa dengan model transportasi. Perbedaannya adalah dalam model penugasan penawaran pada tiap sumber dan permintaan di tiap tempat tujuan dibatasi sebanyak satu unit barang apa saja (Taylor III, 1996).
TAHAP PENGUMPULAN, PENGOLAHAN, IMPLEMENTASI DAN ANALISIS DATA
Data yang dibutuhkan untuk membuat suatu rancangan sistem distribusi dan tranportasi adalah sebagai berikut:
1. Data Lead Time dari Distributor Tunggal ke Distributor Tunggal Wilayah dan dari Distributor Tunggal Wilayah ke Distributor.
2. Data Distributor Tunggal, Distributor Tunggal Wilayah dan Distributor.
3. Jumlah permintaan untuk sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna masing-masing Distributor Tunggal Wilayah dan Distributor.
4. Data biaya tranportasi. 5. Data biaya penyimpanan.
6. Kemampuan/kapasitas masing-masing gudang Distributor Tunggal, Distributor Tunggal Wilayah dan Distributor.
Dalam penelitian ini tahap pengolahan data meliputi:
1. Peramalan (forecasting) tingkat permintaan untuk delapan triwulan atau dua tahun ke depan dengan menggunakan metode-metode peramalan (forecasting) yang ada. Untuk peramalan ini akan digunakan software Minitab Release 13.20, yaitu sebuah software yang mudah dalam pengoperasiannya namun sangat akurat dalam meramalkan tingkat permintaan yang akan datang.
2. Memperkirakan jumlah permintaan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna dari distributor.
3. Menentukan bagaimana rute pengiriman yang optimal untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor.
Setelah model perbaikan sistem distribusi dibuat, maka langkah selanjutnya adalah menjalankan simulasi untuk mendapatkan hasil yang terbaik, kemudian dilanjutkan penyelesaian model dengan menggunakan software Lingo 6.0 dan dilakukan analisa terhadap model yang telah dibuat tersebut.
Penyelesaian Problem dengan Lingo 6.0
Dalam penyelesaian permasalahan model assignment untuk distribusi ini akan digunakan Software Lingo 6.0. Software Lingo 6.0 adalah software yang sudah banyak digunakan karena simpel dalam pengoperasiannya, interaktif dan user friendly. Disamping itu software Lingo 6.0 juga dapat mendukung sistem pengambilan keputusan yang berisi berbagai model dari sains manajemen dan manajemen operasional.
Pemilihan Alternatif Terbaik
Tahap ini merupakan tahap pemilihan alternatif terbaik dari tiga alternatif yang ada. Yang menjadi prioritas utama dalam pemilihan aternatif ini adalah alternatif yang memberikan nilai terkecil dalam hal lead time, kemudian pilihan alternatif lead time yang diperoleh akan dibandingkan dengan biaya transportasi yang harus dikeluarkan oleh perusahaan apakah juga akan memberikan nilai yang lebih kecil.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Data Permintaan Rokok Sigaret Kretek Tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna
Sebagai contoh data permintaan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna untuk distributor tunggal wilayah Jakarta dari tahun 1996 hingga 2006 dapat dilihat pada Tabel 1. di bawah ini.
Pemilihan Metode Peramalan
Untuk melakukan pemilihan metode peramalan yang akan dijadikan alternatif pilihan, maka yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah penggambaran karakteristik dari data histori sebelumnya. Salah satu cara untuk dapat menggambarkan data adalah dengan melakukan plotting data. Plotting data merupakan hal yang sangat penting dan
cukup efektif untuk mereduksi alternatif metode peramalan meskipun proses yang lebih penting adalah proses interpretasi terhadap grafik yang muncul.
Tabel 1: Data Permintaan Rokok Sigaret Kretek Tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna untuk Distributor Tunggal Wilayah Jakarta Periode 1996 – 2006 (Slof)
Sumber: internal PT. HM Sampoerna Tbk
Sebagai contoh hasil plotting data dari penjualan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna untuk distributor tunggal wilayah Jakarta periode 1996 – 2006 dapat dilihat pada Gambar 2.
Berdasarkan plotting data di atas, maka dapat dilihat bahwa semua data memiliki kecenderungan yang hampir sama. Semua data menganut pola trend naik pada setiap periodenya. Kesamaan yang lain adalah data permintaan tersebut juga menganut pola
Tahun / Triwulan
D i s t r i b u t o r
Jakarta Bogor Serang Pontianak Dji Sam
Soe Sampoerna Total Dji Sam Soe Sampoerna Total Dji Sam Soe Sampoerna Total Dji Sam Soe Sampoerna Total 1996 1 50.047 21.270 71.317 41.561 17.812 59.373 47.655 20.056 67.711 32.789 14.052 46.841 2 49.772 23.210 72.982 41.302 19.436 60.739 47.359 21.885 69.244 32.585 15.334 47.919 3 51.022 24.892 75.914 42.323 20.846 63.168 48.529 23.472 72.001 33.390 16.446 49.836 4 55.843 21.551 77.394 46.408 18.048 64.455 53.213 20.321 73.534 36.613 14.238 50.851 1997 1 52.637 24.637 77.183 43.680 20.555 64.235 50.085 23.145 73.230 34.460 16.217 50.677 2 53.864 21.825 75.689 44.748 18.277 63.025 51.309 20.580 71.889 35.303 14.419 49.722 3 55.355 23.526 78.881 45.969 19.701 65.671 52.710 22.183 74.893 36.267 15.543 51.810 4 57.041 26.599 83.640 47.334 22.275 69.609 54.275 25.081 79.356 37.343 17.573 54.917 1998 1 53.897 26.295 80.192 44.708 22.020 66.729 51.264 24.795 76.058 35.272 17.373 52.644 2 55.653 24.786 80.439 46.200 20.756 66.956 52.974 23.371 76.346 36.449 16.375 52.824 3 61.762 26.249 88.011 51.291 21.982 73.272 58.812 24.751 83.562 40.465 17.342 57.807 4 60.771 28.339 89.110 50.430 23.732 74.161 57.824 26.721 84.546 39.785 18.723 58.508 1999 1 58.035 27.063 85.098 48.159 22.663 70.822 55.221 25.518 80.739 37.994 17.880 55.874 2 60.796 27.077 87.873 50.470 22.675 73.144 57.870 25.531 83.402 39.817 17.889 57.706 3 61.113 29.815 90.928 50.693 24.968 75.661 58.126 28.114 86.240 39.993 19.698 59.692 4 65.988 30.772 96.760 54.759 25.769 80.528 62.789 29.015 91.804 43.201 20.330 63.531 2000 1 61.639 30.072 91.711 51.130 25.183 76.313 58.627 28.356 86.983 40.338 19.868 60.206 2 66.170 28.122 94.292 54.951 23.550 78.501 63.009 26.517 89.526 43.352 18.580 61.932 3 66.314 30.924 97.238 55.029 25.896 80.926 63.099 29.159 92.257 43.414 20.430 63.845 4 69.957 32.622 102.259 58.052 27.319 85.371 66.564 30.760 97.325 45.799 21.552 67.351 2001 1 70.093 28.401 98.494 58.229 23.784 82.013 66.768 26.780 93.548 45.939 18.764 64.703 2 67.966 31.694 99.660 56.400 26.541 82.941 64.670 29.885 94.555 44.495 20.939 65.434 3 70.918 31.585 102.503 58.872 26.450 85.322 67.505 29.782 97.287 46.446 20.867 67.313 4 70.960 34.620 105.580 58.862 28.991 87.853 67.493 32.644 100.136 46.438 22.872 69.310 2002 1 69.550 30.975 100.525 57.736 25.939 83.676 66.202 29.207 95.410 45.550 20.464 66.014 2 68.531 33.435 101.966 56.847 27.999 84.846 65.182 31.527 96.709 44.848 22.089 66.937 3 73.629 32.792 106.421 61.122 27.461 88.583 70.085 30.920 101.005 48.221 21.665 69.886 4 73.515 31.244 104.759 61.051 26.165 87.215 70.003 29.461 99.464 48.165 20.642 68.807 2003 1 73.970 28.547 102.517 61.472 23.906 85.378 70.486 26.917 97.403 48.497 18.860 67.357 2 72.542 33.828 106.370 60.198 28.328 88.526 69.025 31.897 100.922 47.492 22.349 69.841 3 74.971 33.390 108.361 62.237 27.962 90.199 71.363 31.484 102.847 49.101 22.060 71.160 4 79.758 32.317 112.075 66.258 27.063 93.322 75.974 30.473 106.447 52.273 21.351 73.624 2004 1 73.909 34.465 108.374 61.332 28.862 90.193 70.325 32.498 102.823 48.386 22.770 71.156 2 71.768 36.607 108.375 59.508 30.656 90.164 68.234 34.518 102.752 46.948 24.185 71.133 3 74.782 36.484 111.266 62.032 30.553 92.585 71.128 34.402 105.530 48.939 24.185 73.043 4 74.853 39.892 114.745 62.040 33.406 85.447 71.138 37.615 108.752 48.946 26.355 75.301 2005 1 79.563 32.238 111.801 66.097 26.997 93.094 75.789 30.398 106.187 52.146 21.299 73.444 2 79.805 35.542 115.347 66.249 29.764 96.013 75.964 33.514 109.478 52.266 23.482 75.748 3 77.324 39.441 116.765 64.115 33.029 97.144 73.516 37.190 110.706 50.582 26.057 76.640 4 83.634 39.000 122.634 69.402 32.660 102.062 79.579 36.774 116.353 54.753 25.766 80.519 2006 1 86.189 38.386 124.575 71.549 32.145 103.695 82.041 36.195 118.236 56.447 25.360 81.808 2 85.179 41.557 126.736 70.656 34.801 105.457 81.017 39.185 120.202 55.743 27.455 83.198 3 88.059 41.063 129.122 73.074 34.388 107.461 83.789 38.720 122.508 57.650 27.129 84.779 4 88.273 43.066 131.339 73.223 36.605 109.288 83.960 40.608 124.568 57.768 28.453 86.220
seasonal, hanya belum dapat diputuskan apakah semua data memiliki kecenderungan
periode seasonal yang sama dan teratur.
0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000 80000 90000 100000 de m an d -p en ju al an (s lo f)
Distributor Tunggal Wilayah Jakarta
Gambar 2. Hasil Plotting Data Penjualan Rokok Sigaret Kretek Tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna pada Distributor Tunggal Wilayah Jakarta
Periode 1996 – 2006
Sumber: data olahan
Dari tujuh metode tersebut, sebenarnya semua metode memiliki kelemahan yang tidak mampu mengcover karakteristik data dengan sempurna. Metode trend
analysis misalnya, tidak dapat mengakomodir terjadinya seasonal pada data, dan hanya
cenderung mengamati trend naik, turun atau konstan sesuai dengan pendekatan yang dilakukan baik linear, eksponensial ataupun quadratic. Hal ini juga dialami untuk metode double exponential smoothing yang sedikit lebih maju, hanya saja tidak bisa mengakomodir aspek seasonal. Metode moving average, hampir sama dengan trend
linear, juga sulit untuk mengakomodir terjadinya seasonal, bahkan untuk trend
sekalipun, mengingat moving average hanya merata-rata beberapa data histori yang ada. Pendekatan yang lebih baik sebenarnya adalah metode Winter’s ataupun time series
decomposition. Mengingat metode tersebut mengakomodir kedua jenis pergerakan trend ataupun seasonal. Hanya saja yang menjadi perhatian adalah ketika kita gagal
melakukan pendekatan terhadap nilai pembobotan trend seasonal yang baik, maka yang terjadi justru penyimpangan yang sangat besar.
Berdasarkan pertimbangan itulah, maka tujuh metode tersebut diikutsertakan dalam perhitungan peramalan sebagai alternatif terpilih. Hal ini dirasa jauh lebih optimal mengingat pemilihan metode terbaik bukan didasarkan pada interpretasi subyektif data, melainkan dengan parameter-parameter yang ditetapkan.
Terpilihnya metode time series decomposition menjadi metode peramalan terbaik pada lebih dari 60 % data demand yang ada memperlihatkan bahwa pola demand untuk produk rokok terutama rokok Dji Sam Soe, cenderung menganut pola
seasonal terhadap periode tahunan (4 triwulan). Hal ini juga didukung dengan
terpilihnya metode Winter’s sebagai alternatif pilihan pada permintaan di Kota Palembang.
Bobot kecenderungan seasonal yang lebih besar terlihat pada permintaan produk rokok yang memilih metode decomposition, ataupun Winter’s sebagai metode terpilih. Aspek seasonal ini terlihat dari pola kenaikan dan penurunan yang membentuk siklus yang hampir sama pada setiap tahunnya. Sedangkan pada permintaan-permintaan yang menggunakan pendekatan trend quadratic ataupun linear sebagai alternatif terbaik memperlihatkan bahwa aspek seasonal tidak memberikan pengaruh yang berarti dalam permintaan akan rokok Sampoerna. Meskipun pola kenaikan dan penurunan permintaan terlihat sangat jelas namun tidak memperlihatkan kecenderungan yang sama pada tiap tahunnya.
Hasil Peramalan Permintaan
Berdasarkan metode terpilih untuk peramalan permintaan pada tiap-tiap distributor tunggal wilayah, dibuat peramalan untuk delapan triwulan atau 2 tahun kedepan. Pertimbangan dilakukannya peramalan sebanyak periode tersebut adalah bahwa hasil peramalan dapat digunakan dan mencerminkan kondisi yang akan dihadapi perusahaan pada tahun 2008, sedangkan karena data yang didapatkan hanya sampai pada tahun 2006, maka peramalan dilakukan untuk 8 periode (8 triwulan) atau dengan kata lain untuk tahun 2007 dan 2008 berdasarkan metode yang terpilih.
Sama dengan kondisi sebelumnya, hasil peramalan menunjukkan kecenderungan produk yang mengalami peningkatan demand setiap periodenya terutama untuk produk-produk yang memiliki metode trend quadratic pada alternatif peramalan terbaiknya.
Distribusi Produk ke Distributor Tunggal Wilayah Kondisi Eksisting
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, saat ini PT. HM. Sampoerna, Tbk. menggunakan pola distribusi langsung, di mana semua produk langsung dikirim dari distributor tunggal (Surabaya) ke seluruh distributor yang ada di seluruh penjuru Indonesia. Fungsi distributor tunggal wilayah tidak lagi untuk menjalankan aktivitas transit produk sebelum didistribusikan ke distributor, melainkan hanya sebagai fungsi administratif saja.
Kondisi seperti ini tentunya membuat PT. HM. Sampoerna, Tbk. kurang fleksibel terhadap terjadinya fluktuasi permintaan pasar, mengingat waktu lead time distribusi yang sangat besar karena setiap permintaan harus dipenuhi langsung dari Surabaya. Belum lagi kontrol terhadap proses pengiriman itu sendiri yang kurang bisa dilakukan secara intensif dan besarnya resiko adanya keterlambatan pengiriman maupun barang rusak akibat jarak pengiriman yang sangat jauh dan waktu yang tidak sedikit.
Hal ini tercermin misalnya pada lead time untuk pengiriman produk rokok Sampoerna dari distributor tunggal Surabaya ke distributor Ambon yang mencapai kurang lebih 14 hari (2 minggu). Lonjakan permintaan rokok Sampoerna yang terjadi dengan tiba-tiba dan gagal untuk diidentifikasi sebelumnya oleh distributor Ambon tidak akan dapat dipenuhi dengan baik dan menyebabkan terjadinya lost sales / loss
opportunity.
Dengan lead time yang besar untuk distribusi dari distributor tunggal ke distributor, rokok Sampoerna menjadi kurang kompetitif dalam persaingan pasar yang semakin sensitif terhadap kecepatan delivery produk sampai ke tujuan setelah dipesan.
Atas dasar itulah maka perlunya dilakukan evaluasi terhadap sistem distribusi yang saat ini telah dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. dalam pelaksanaan operasionalnya sehari-hari, termasuk berusaha untuk menggenerate alternatif baru ataupun hanya sebatas melakukan restrukturisasi atau klastering terhadap penggolongan distributor tunggal wilayah yang sudah ada.
Skenario Perbaikan
Berdasarkan kondisi di atas, maka perlu dilakukan evaluasi terhadap proses distribusi rokok yang selama ini telah dilakukan dan mencari alternatif perbaikan yang lebih baik. Adapun dalam proses untuk menggenerate alternatif baru dasar yang digunakan bertujuan untuk meminimasi lead time dari pemesanan sampai pada barang sampai di tujuan (distributor). Hal ini dilakukan selain karena dua produk tersebut merupakan produk rokok sigaret kretek tangan PT. HM. Sampoerna, Tbk. yang paling laku di pasaran, aspek biaya transportasi tidak memegang peranan yang cukup penting dari total biaya yang harus dikeluarkan untuk produk. Biaya transportasi sendiri hanya memakan biaya tidak lebih dari 14% harga produk untuk barang yang paling jauh sekalipun. Sedangkan rata-rata biaya yang harus dikeluarkan hanya 1–5 %.
Banyak alternatif yang dapat digunakan untuk melakukan perbaikan sistem distribusi rokok sigaret kretek tangan di PT. HM. Sampoerna, Tbk. tetapi berdasarkan kondisi riil yang ada hanya ada 3 (tiga) alternatif yang dapat dievaluasi, hal ini disebabkan:
1. Sistem distribusi yang digunakan saat ini sudah berlangsung dalam jangka waktu yang cukup panjang, sehingga apabila dilakukan perbaikan sistem distribusi tidak dapat dilakukan secara besar-besaran tetapi hanya merupakan perbaikan dari sistem yang sudah ada.
2. Tidak semua distributor yang ada memiliki persyaratan untuk dapat digunakan sebagai distributor tunggal wilayah terutama karena faktor lokasi dan kondisi kapasitas gudang yang ada.
3. Pengalaman menunjukkan bahwa permasalahan yang ada pada sistem distribusi rokok sigaret kretek di PT. HM. Sampoerna, Tbk. adalah ketidaktepatan waktu pengiriman, sehingga alternatif perbaikan sistem distribusinyapun lebih banyak ditujukan untuk meningkatkan ketepatan waktu pengiriman.
Alternatif 1
Alternatif pertama untuk perbaikan sistem distribusi rokok sigaret kretek tangan ke distributor adalah dengan pola distribusi yang telah dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. selama ini. Di mana dalam pola distribusi yang telah dilakukan, distributor tunggal wilayah (Surabaya, Bandung, Jakarta, Palembang, Medan dan Makasar) hanya berfungsi sebagai distributor tunggal wilayah secara administratif saja, sedangkan semua pasokan rokok ke distributor dilakukan secara langsung dari distributor tunggal di Surabaya.
Alternatif 2
Alternatif kedua untuk penyelesaian sistem distribusi produk ke distributor adalah dengan menggunakan distributor tunggal wilayah sebagai tempat transit produk dari distributor tunggal (Surabaya) dengan distributor yang tersebar di seluruh Indonesia. Pemilihan alternatif kedua ini dilakukan untuk memotong jalur distribusi yang terlalu panjang jika produk dikirim langsung dari distributor tunggal Surabaya. Dengan harapan ketika terjadi fluktuasi pasar, distributor dapat langsung
menginformasikan ke distributor tunggal wilayahnya dan dapat segera menerima barang yang diinginkan dengan lebih cepat, karena barang sudah tersedia terlebih dahulu di gudang distributor tunggal wilayah yang terdekat.
Untuk penentuan distributor tunggal wilayah, pada alternatif ini digunakan klastering yang telah dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. di mana penggolongannya seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya. Hanya saja fungsi distributor tunggal wilayah tidak hanya berfungsi secara administratif, tetapi juga berfungsi sebagai supply untuk distributor-distributor yang ada di wilayahnya. Supply suatu distributor tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dari satu distributor tunggal wilayah atau distributor tunggal, tetapi hanya dapat dilakukan oleh satu distributor tunggal wilayah saja.
Alternatif 3
Alasan pemilihan alternatif ketiga pada dasarnya hampir sama dengan alternatif kedua, hanya saja akan dilakukan evaluasi apakah penggolongan distributor tunggal terhadap distributor wilayahnya sudah sesuai dangan prinsip minimasi lead time ataukah belum. Kemungkinan yang akan terjadi adalah adanya usulan restrukturisasi atau klastering pembagian wilayah yang baru sehingga lead time yang dihasilkan lebih minimum. Restrukturisasi/klastering ini akan dilakukan setelah mengevaluasi hasil pengolahan data yang didapatkan.
Penentuan Distibutor Tunggal Wilayah
Untuk penentuan ini tidak semua distributor dapat menjadi distributor tunggal wilayah. Hal ini disebabkan kapasitas gudang dan sarana prasarana yang kurang mencukupi pada gudang-gudang distributor lokal. Untuk itu yang dapat dijadikan sebagai alternatif distributor tunggal wilayah adalah ke enam kota yang memang menjadi atau sudah pernah menjadi distributor tunggal wilayah, baik sebagai tempat transit ataupun hanya sebagai fungsi administratif.
Lead Time
Untuk dapat menyelesaikan problem restrukturisasi/klastering pembagian wilayah pada alternatif ketiga, maka terlebih dahulu dilakukan pendataan lead time yang sebelumnya tidak terakomodir oleh proses yang ada saat ini. Untuk mendapatkan lead
time pada daerah-daerah yang belum tercatat sebelumnya, dilakukan beberapa
pendekatan, yang pertama adalah dengan mendapatkan data yang sebenarnya berapa waktu distribusi yang dibutuhkan, ataupun dengan menggunakan pendekatan jarak terhadap waktu lead time dengan membuat persamaan yang bisa mencerminkan hubungan antara lead time dan jarak sehingga penentuan besarnya lead time dilakukan dengan persamaan tersebut. Pada penentuan persamaan ini dilakukan pendekatan regresi, di mana pendekatan ini dipandang layak setelah didapatkan bahwa tingkat kebenaran yang tercermin pada nilai R squarenya selalu diatas 95 % bahkan hampir ada yang mencapai 99 %.
Pada data lead time yang didapatkan, ada beberapa kolom matriks yang seharusnya terisi penuh tetapi tidak terisi oleh data lead time. Hal ini dilakukan mengingat tidak semua solusi yang ditawarkan (jalur alternatif pengiriman) tersedia. Hal ini berlaku terutama untuk tempat-tempat yang pengirimannya harus dilakukan melalui laut. Sedangkan untuk yang ada di darat, beberapa kolom yang kosong diakibatkan karena alternatif solusi yang akan muncul jelas-jelas tidak akan terpilih sebagai alternatif terbaik karena memang memiliki jarak yang sangat jauh dibandingkan distributor tunggal wilayah yang lain.
Misalkan, alternatif pengiriman dari Bandung ke Banda Aceh, dapat dikatakan tidak mungkin menghasilkan solusi yang optimal. Hal ini dikarenakan perjalanan dari Bandung ke Banda Aceh dan daerah-daerah lain yang ada di Sumatera harus dilalui dengan melewati kota Jakarta terlebih dahulu sehingga sudah pasti, lead time antara Bandung – Banda Aceh lebih besar dari Jakarta – Banda Aceh.
Perhitungan Biaya Distribusi
Untuk dapat membandingkan alternatif-alternatif tersebut, tentunya parameter
lead time saja tidak cukup. Meskipun biaya transportasi tidak terlalu sensitif terhadap
perubahan biaya total yang dikeluarkan, namun faktor biaya pengiriman tetap akan berpengaruh pada total biaya yang harus dikeluarkan. Sehingga faktor ini memang harus diperhitungkan dengan teliti. Jangan sampai kita dapat merestrukturisasi pola distribusi dengan penghematan lead time mencapai 50% tapi dengan biaya distribusi yang berlipat ganda sehingga dapat mengurangi keuntungan yang didapat dengan hasil yang belum tentu signifikan.
Adapun rumusan yang biasa digunakan sebagai dasar perhitungan biaya transportasi di PT. HM. Sampoerna, Tbk. adalah sebagai berikut:
Biaya transportasi Alternatif 1:
= transportasi dari DT ke D + biaya gudang di D + biaya distribusi.
Sebagai contoh biaya transportasi rokok sigaret kretek tangan per slof untuk distributor Malang adalah sebagai berikut:
= Rp. 200,- + Rp. 400,- + Rp. 2.000,- = Rp. 2.600,-Biaya transportasi Alternatif 2 dan 3:
= transportasi dari DT ke DTW + transportasi dari DTW ke D + biaya gudang di DTW + biaya gudang di D + biaya distribusi
Sebagai contoh biaya transportasi rokok sigaret kretek tangan per slof untuk distributor Malang adalah sebagi berikut:
= Rp.50,- + Rp.150,- + Rp.100,- + Rp.400,- + Rp.2.000,-
=Rp.2.700,-Pencarian Solusi Optimal
Untuk dapat memecahkan assignment problem dan pembagian wilayah yang optimal akan digunakan software Lingo 6.0. Maka, selain masalah lead time yang juga harus didapatkan adalah constrain masalah kapasitas gudang yang tersedia pada tiap-tiap calon distributor tunggal wilayah.
Berdasarkan data yang sudah ada maka dapat dibuat persamaan yang digunakan untuk assignment problem minimasi lead time sebagai berikut (contoh periode 1 dari rokok Sampoerna): m n Min Z = Lij.Xij i=1 j=1 Subject to: m Xij = 1, j = 1,2, …, n i=1
Artinya bahwa setiap distributor j (destination j) hanya boleh disupply oleh satu sumber i (distributor tunggal wilayah i).
n
Dj.Xij ≤ Cpi i = 1, 2, …, m
Artinya bahwa jumlah pengiriman dari distributor tunggal wilayah i ke distributor j (destination j) 1 + jumlah pengiriman ke distributor j (destination j) 2 + jumlah pengiriman ke distributor j (destination j) n harus lebih kecil atau sama dengan kapasitas gudang di distributor tunggal wilayah i (Cpi)
dimana :
i = Distributor Tunggal Wilayah i , i = 1, 2,3, 4, 5, 6
j = Distributor j, j = 1, 2, 3, …,34
m = Jumlah distributor tunggal wilayah
n = Jumlah distributor
Lij = Lead Time dari Distributor Tunggal Wilayah i ke Distributor j
Dj = Jumlah demand di distributor j
Cpi = Kapasitas gudang di Distributor Tunggal Wilayah i
Xij = 0 atau 1
0 jika permintaan distributor j tidak dipenuhi oleh distributor tunggal wilayah i, atau
1 jika permintaan distributor j dipenuhi oleh distributor tunggal wilayah i. Min : 1X1.1+ 24X2.1+ 28X3.1+ 72X4.1+ 120X5.1+ 120X6.1+ ... 312X1.34+ 999X2.34 + 999X3.34+ 999X4.34+ 999X5.34+ 216X6.34 Subject to : X1.1+ X2.1+ X3.1+ X4.1+ X5.1+ X6.1 = 1 ... X1.34+ X2.34 + X3.34+ X4.34+ X5.34+ X6.34 = 1 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + ... + 11756X1.32+ 12510X1.33+ 28356X1.34≤ 9999999 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + ... + 11756X1.32+ 12510X1.33+ 28356X1.34≤ 935374 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + ...+ 11756X1.32+ 12510X1.33+ 28356X1.34≤ 892857 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + ...+ 12510X1.33+ 28356X1.34≤ 680272 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + ... + 11756X1.32+ 12510X1.33+ 28356X1.34≤ 935374 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 +... + 12510X1.33+ 28356X1.34≤ 425170
ANALISA DAN INTERPRETASI SOLUSI
Dari perhitungan solusi optimal assignment problem dengan software Lingo 6.0 di atas didapatkan hasil sebagai berikut (untuk salah satu periode saja) :
Global optimal solution found at step: 53 Objective value: 0.2098572E+08 Variable Value Reduced Cost
KAPASITASGUDANG(DTW1) 9999999. 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW2) 935374.0 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW3) 892857.0 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW4) 680272.0 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW5) 935374.0 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW6) 425170.0 0.0000000 PERMINTAANYGDILAYANI(DTW1, D1) 56894.00 0.0000000 ………. .……… ………. PERMINTAANYGDILAYANI(DTW2, D8) 40289.00 0.0000000 ………. .……… ………. PERMINTAANYGDILAYANI(DTW3, D17) 40684.00 0.0000000 ………. .……… ………. PERMINTAANYGDILAYANI(DTW4, D21) 55516.00 0.0000000 ………. .……… ………. PERMINTAANYGDILAYANI(DTW5, D25) 68498.00 0.0000000 ………. .……… ………. PERMINTAANYGDILAYANI(DTW6, D31) 29929.00 0.0000000 ………. .……… ……….
Berdasarkan hasil dari perhitungan sofware Lingo 6.0 terlihat bahwa untuk mendapatkan lead time yang minimum perlu dilakukan perubahan untuk 5 kota yang ada yaitu Semarang, Yogyakarta dan Solo, yang sebelumnya ada pada DTW Bandung, seharusnya langsung berada pada kontrol DTW Surabaya. Sedangkan untuk kota Padang dan Pekanbaru yang sebelumnya ada pada DTW Medan menjadi tanggung jawab DTW Palembang.
Penentuan Alternatif Terbaik Berdasarkan Lead Time
Dari tiga alternatif yang diperoleh dapat dilihat kemampuan alternatif transportasi yang ada untuk melayani permintaan konsumen yang digambarkan dalam
lead time yang minimum. Dari alternatif–alternatif yang ada, yang memiliki lead time
yang paling minimum adalah alternatif ketiga. Hal ini terjadi setelah dilakukannya restrukturisasi pada alokasi jalur transportasi dari alternatif kedua. Terlihat bahwa
perbedaan yang terjadi hanyalah pada kelima kota yang mengalami pengalihan supplier (distributor tunggal wilayah).
Walaupun alternatif ketiga merupakan prioritas utama dalam pemilihan alternatif terbaik masalah lead time, tetapi perlu juga dibandingkan dengan biaya transportasi yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.
Alternatif Terbaik Lead Time Dibandingkan dengan Biaya
Berdasarkan ketiga alternatif, alternatif ketiga menunjukkan bahwa biaya yang harus dikeluarkan paling kecil dibandingkan dengan alternatif yang lain. Penghematan yang dilakukan dengan menggunakan alternatif ketiga sebesar Rp. 3.204.561.240,-untuk produk Rokok Dji Sam Soe dan sekitar Rp. 2.354.539.885,- 3.204.561.240,-untuk produk Rokok Sampoerna atau total sebesar Rp. 5.559.101.125,- untuk setiap tahunnya.
Untuk alternatif kedua biaya transportasi lebih besar dari alternatif pertama, peningkatan biaya yang terjadi semata-mata disebabkan karena adanya biaya inventory yang harus dibayar akibat produk harus disimpan di dalam gudang distributor tunggal wilayah terlebih dahulu sebelum dikirimkan ke distributor-distributor yang ada. Selain itu juga diakibatkan biaya transportasi yang membengkak akibat pengiriman yang dulunya dilakukan hanya dengan satu kali pengiriman (1 truk) langsung ke tujuan sekarang menjadi dua kali pengiriman (2 truk) dengan biaya yang lebih mahal tentunya. Perbedaan antara biaya yang harus dikeluarkan untuk alternatif kedua dan ketiga secara umum tidak jauh berbeda dikarenakan hanya terjadi sedikit restrukturisasi pada 5 distributor saja.
Penentuan Alternatif Terbaik
Dari parameter lead time yang digunakan untuk menentukan alternatif mana yang menjadi alternatif terbaik, maka alternatif ketiga merupakan pilihan alternatif terbaik, karena alternatif ketiga dapat meminimasi lead time secara total sampai dengan 62,34% dari kondisi yang ada pada saat ini. Di samping itu juga terjadi penghematan biaya transportasi yang cukup besar (walaupun tidak signifikan). Berdasarkan kondisi di atas, maka yang seharusnya menjadi pilihan perusahaan untuk alternatif distribusinya adalah alternatif yang ketiga. Di mana alternatif ini memiliki lead time yang paling minimum dibandingkan alternatif pertama dan kedua.
Juga dari segi biaya alternatif ini memberikan nilai yang paling kecil dibandingkan dengan alternatif yang lain. Hal ini juga sangat menguntungkan dari segi pasar, mengingat kondisi dari pasar yang cukup fluktuatif dan cenderung untuk terus meningkat, kemungkinan terjadinya error peramalan akan sangat besar. Hal ini didukung dengan tingkat error yang dilambangkan dengan MAD, MSD atau MAPE tidak sedikit yang berarti masih banyak terjadi error dalam peramalan. Secara umum dengan memilih alternatif ketiga sebagai solusi untuk meningkatkan service level perusahan dengan meminimasi lead time dan biaya.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Dari tujuh metode peramalan yang digunakan yaitu: metode trend analysis (linier, quadratic dan eksponensial), moving average, double exponential
terbaik didominasi oleh metode time series decomposition dan trend quadratic. Hasil metode peramalan terbaik rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe untuk masing-masing distributor didominasi Metode Decomposition. Sedangkan hasil metode peramalan terbaik rokok sigaret kretek tangan Sampoerna untuk masing-masing distributor didominasi Metode Decomposition dan Quadratic.
2. Rute pengiriman yang optimal untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan (Rokok Dji Sam Soe dan Sampoerna) ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor adalah dengan menggunakan alternatif transportasi ketiga di mana terdapat distributor tunggal wilayah yang berfungsi sebagai tempat transit dan stok barang untuk distributor-distributor yang ada dalam wilayahnya.
3. Terjadi perubahan pembagian distributor dalam distributor tunggal wilayah sebagai berikut: Distributor Semarang, Yogyakarta dan Solo yang sebelumnya masuk dalam distributor tunggal wilayah Bandung setelah restrukturisasi masuk dalam distributor tunggal wilayah Surabaya (baik untuk distribusi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna). Distributor Padang dan Pekanbaru yang sebelumnya masuk dalam distributor tunggal wilayah Medan setelah restrukturisasi masuk dalam distributor tunggal wilayah Palembang (baik untuk distribusi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna).
Saran
Berdasarkan analisis data, maka saran yang dapat diberikan pada perusahaan dalam penelitian ini adalah:
1. Peramalan untuk meramalkan volume permintaan setiap triwulan dalam satu tahun kiranya perlu terus dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna agar tingkat keakuratan dalam memproduksi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna sesuai dengan tingkat permintaan setiap triwulan dan dapat terus terjaga terutama apabila terjadi lonjakan permintaan yang tiba-tiba. Untuk memperoleh hasil peramalan yang lebih teliti dan akurat maka penggunaan metode ARIMA (Autoregresive Integrated Moving Average) perlu untuk dipertimbangkan penggunaannya dalam peramalan permintaan.
2. Alternatif distribusi yang sebaiknya digunakan adalah alternatif ketiga, di mana alternatif ini memiliki lead time yang paling minimum dibandingkan dengan alternatif pertama dan kedua. Di samping itu alternatif ketiga juga memberikan kontribusi penghematan biaya transportasi yang cukup siginifikan yaitu sebesar Rp. 5.559.101.125,- setiap tahunnya. Dengan pemilihan alternatif ketiga ini juga akan memberikan dampak positif bagi pasar rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna, mengingat kondisi pasar yang cukup fluktuatif dan cenderung untuk terus meningkat, juga untuk mempertahankan service level sesuai yang diharapkan.
DAFTAR PUSTAKA
Ballou, R.H (1992), Business Logistics/Supply Chain Management, Planning,
Organizing, and Controlling the Supply Chai, 5th Edition, Prentice Hall.
Chase, R.B; Aquilano, J.N; Jacobs F.R (1998), Production and Operations
Management, Manufacturing and Service, 8th Edition, New York: Irwin
Lambert, D.N; Stock J.R dan Ellram, L.M (1998), Fundamentals of Logistic
Management, New York, San Fransisco: Irwin Mc. Graw Hill, Boston.
Makridakis, S; Wheelwrigt, dan McGee (1983), Forecasting: Methods and Apllications,
2nd, John Willey & Sons, Inc.
Mason, R.D dan Lind, D.A (1999), Teknik Statistika untuk Bisnis dan Ekonomi, Jakarta: Penerbit Erlangga.
Taylor III, B.W (1996), Sains Manajemen (Pendekatan Matematika untuk Bisnis). Edisi Indonesia. Simon & Schuster (Asia) Pte. Ltd.
Tersine, J.R (1994). Principles of Inventory and Materials Management, 4th Edition,
