ANALISIS DAN PERANCANGAN KNOWLEDGE
MANAGEMENT SYSTEM DI KANTOR SEKRETARIAT
NEGARA REPUBLIK INDONESIA
SKRIPSI
Oleh :
Rustandi – 0900816833
Fakultas Ekonomi dan Bisnis - Jurusan Manajemen
Universitas Bina Nusantara
Jakarta
2009
i
ANALISIS DAN PERANCANGAN KNOWLEDGE
MANAGEMENT SYSTEM DI KANTOR SEKRETARIAT
NEGARA REPUBLIK INDONESIA
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Jurusan Manajemen
Jenjang Pendidikan Strata 1
Oleh :
Rustandi – 0900816833
Fakultas Ekonomi dan Bisnis - Jurusan Manajemen
Universitas Bina Nusantara
Jakarta
2009
ii
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Jurusan Manajemen
Universitas Bina Nusantara
Pernyataan Kesiapan Ujian Pendadaran Skripsi
Saya, Rustandi, dengan ini menyatakan bahwa Skripsi yang berjudul :
ANALISIS DAN PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI
KANTOR SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA
adalah benar hasil karya saya dan belum pernah diajukan sebagai karya ilmiah, sebagian, atau seluruhnya atas nama saya atau pihak lain
Jakarta, ……… Menyetujui,
Dosen Pembimbing
Idris Gautama, SE,S.Kom,MM MBA Kode Dosen : D1027 Penyusun Skripsi Rustandi NIM : 0900816833 Mengetahui,
Ketua Jurusan Manajemen
Idris Gautama, SE,S.Kom,MM MBA
iii
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Jurusan Manajemen
Universitas Bina Nusantara
Persetujuan Skripsi
Yang bertanda tangan dibawah ini, menyatakan bahwa skripsi dengan judul
ANALISIS DAN PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI
KANTOR SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA
Disusun oleh : Rustandi – 0900816833
telah disetujui dan diterima sebagai salah satu karya ilmiah
mahasiswa bersangkutan pada Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Bina Nusantara
Jakarta, ……… Mengetahui,
Ketua Jurusan Manajemen
Idris Gautama, SE,S.Kom,MM MBA
Dosen Pembimbing
Idris Gautama, SE,S.Kom,MM MBA
vi
KATA PENGANTAR
Prakata awal saya mengucapkan puji serta syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat, petunjuk, hidayah, serta karunia-Nya, sehingga saya dapat menyelesaikan penulisan skripsi atau tugas akhir saya yang berjudul “Analisis dan Perancangan Knowledge Management System di Kantor Sekretariat Negara Republik Indonesia” tepat pada waktunya. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat guna dalam mencapai gelar kesarjanaan pada jurusan ekonomi program studi manajemen peminatan e-business jenjang pendidikan Strata-1 di BINUS UNIVERSITY.
Dengan segala kerendahan hati saya ucapkan terhadap seluruh pihak yang telah membantu saya baik secara langsung maupun tidak langsung seperti bantuan, dukungan, petunjuk, saran, nasihat, bimbingan dan kesempatan yang telah diberikan selama penulisan skripsi ini. Adapun ucapan terima kasih ini penulis tujukan kepada :
1. Orang tuaku yang tercinta ayah dan mamah yang selalu memberikan iringan doa tiada batas dan juga memberikan dukungan serta semangat dalam penyusunan skripsi ini.
2. Almh. Ibu Theresia Widia Soerjaningsih, Ir., MM, Dr, selaku mantan Rektor
Universitas Bina Nusantara.
3. Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 4. Bapak Dr. E.A. Kuncoro, selaku Dekan Fakultas Ekonomi.
5. Bapak Idris Gautama, SE, S.kom, MM, MBA, selaku Ketua Jurusan Manajemen, dan sekaligus juga sebagai dosen pembimbing satu saya yang telah banyak memberikan saran, waktu, pikiran, petunjuk, pengarahan dan bimbingan kepada saya dari awal hingga selesainya skripsi ini.
vii
6. Ibu Tjia Fie Tjoe S.kom, MM, selaku dosen pembimbing kedua saya, yang juga memberikan tindakan-tindakan korektif kearah yang positif tentunya terhadap skripsi saya.
7. Bapak Robertus Tang Herman, SE, MM yang telah menyempatkan waktunya dalam ikut andil sebagai pendamping saya pada saat SETNEG KMS 2008 Launching, dan menemani jalan-jalan cari makanan desa ke daerah Sabang, Jakarta Pusat.
8. Seluruh jajaran KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK
INDONESIA, khususnya Deputi Mensesneg Bidang Sumber Daya Manusia Bapak
Bambang Prajitno, SH, MM. Kepala Biro Organisasi & Hubungan Masyarakat Bapak Djadjuk Natsir, SH, MM. Kepala Biro Dukungan Informatika Bapak Dr. Suroto Adi, M.sc. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Bapak Suripto, SH, MH. Kepala Bagian Kepegawaian Andrie Kurniawan S.kom, M.kom. Kepala Bagian Dukungan Informatika Bapak Andre Syahriza, S.kom, M.si. Kepala Seksi Otomisasi Perkantoran Bapak Janawir, S.si, M.si. Mungkin tanpa orang-orang tersebut diatas apalah artinya seorang Rustandi ini.
9. Kepada BINUS UNIVERITY yang telah memberikan sebuah amanat yaitu predikat
STUDENT RESEARCH GRANT 2008, kepada saya dalam penelitian skripsi ini yang
telah memberikan dorongan moril serta materil kepada saya sampai selesainya penelitian ini.
10. Teman-teman kampus terbaik saya yang saya tidak akan lupakan sampai kapan pun sampai akhir hayat saya seperti OKTAVIANUS STEVEN WILLIAM (WILLY), ADY YUDISTIRA (BOWYER), RAJES, & OBERD. Karena dialah yang telah memberikan segala kontribusi inspirasi arti kehidupan saya sehari-hari.
11. Seluruh komunitas ebizku yang tercinta yang selalu mengisi hari-hariku selama ini dikelas khususnya DESTRIANA, Sujito, Elizh, Ceresia, Guntur, Alwan, Harmoko,
viii
Pandu. Z, Pandu. M, Felix, Hartono, Achie, Uwie, Beler, Nadia, Atie, Steve, Chiechie, dan lainnya. Dan juga saya secara pribadi meminta maaf jika ada kesalahan-kesalahan yang ada selama ini, mungkin untuk saat ini saya belum bisa menjadi seseorang yang anda harapkan.
12. Seluruh rekan-rekan BINUSIAN angkatan 2005 semoga kita telah menjadi yang lebih baik dari yang sebelumnya, dimana kewajiban kita harus bisa memberikan karya-karya positif kita untuk kemajuan NKRI (Negara Kesatuan Republik Indonesia) kearah positif dimasa yang akan datang, sebab kita-kitalah dari golongan muda yang harus bertanggung jawab untuk kemajuan Bangsa yang kita cintai ini.
13. Semua pihak yang terkait secara tidak langsung yang telah membantu saya dalam proses pembuatan skripsi ini hingga selesai.
Akhir kata dengan tidak melupakan segala keterbatasan skripsi ini, saya mohon maaf yang sebesar-besarnya atas kekurangan yang ada pada skripsi ini. saya dengan senang hati akan menerima segala saran dan kritik yang membangun untuk penyempurnaan skripsi ini. Semoga penulisan skripsi ini dapat memberikan sumbangan yang berarti kepada kita semua pada umumnya dan pada khususnya kepada lembaga pemerintah Sekretariat Negara Republik Indonesia dalam menuju kesebuah paradigma positif kearah Good Governance and Trust Government.
Jakarta, 06 Maret 2009
ix
DAFTAR ISI
Halaman
Judul Luar
Judul Dalam i
Halaman Persetujuan Softcover ii
Fotokopi Persetujuan Hard Cover iii
Fotokopi Lembar Pernyataan Dewan Penguji iv
ABSTRAK v
KATA PENGANTAR vi
DAFTAR ISI ix
DAFTAR TABEL xiii
DAFTAR GAMBAR xiv
DAFTAR LAMPIRAN xvii
Bab 1 PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Identifikasi Masalah 3 1.3 Tujuan Penelitian 4 1.4 Manfaat Peneltian 5 1.5 Sistematika Penulisan 7
Bab 2 LANDASAN TEORI DAN KERANGKA PEMIKIRAN 9
2.1 Pengertian Data, Informasi, Knowledge, dan Wisdom (DIKW) 9
2.1.1 Data 10 2.1.2 Informasi 2.1.3 Knowledge 2.1.4 Understanding 2.1.5 Wisdom 2.1.6 Connectedness 2.2 Knowledge Management 2.2.1 Definisi 2.2.2 Manfaat Implementasi KM
2.2.3 Element-Element Knowledge Management 2.2.4 Faktor-Faktor Penting Dalam Implementasi KM
11 11 13 13 14 14 14 16 19 20
x
2.2.5 Knowledge Management System Consulting Perspective 2.3 Arsitektur Manajemen Pengetahuan
2.3.1 Strategi Manajemen Pengetahuan 2.3.2 Peran dan Value Proposition KM 2.3.3 Model Operasi KM
2.3.4 Arsitektur Operasi KM 2.3.4.1 Proses
2.3.4.2 Organisasi 2.3.4.3 Teknologi
2.4 Budaya Pendukung Manajemen Pengetahuan
2.4.1 Implementasi Knowledge Management Berpusat Kepada Manusia 2.4.2 Budaya Sharing, Kunci Sukses Implementasi KM
2.4.3 Elemen – Elemen Budaya Sharing
2.5 Penyelarasan Strategi Knowledge Management dengan Strategi Bisnis perusahaan
2.5.1 Strategi Perusahaan dan Strategi KM
2.5.2 Integrasi Knowledge Dengan Strategi Organisasi 2.5.3 Integrasi Pengetahuan Dengan Proses Bisnis 2.5.4 Efektifitas Dan Efisiensi KM
2.6 Pengukuran Performansi Manajemen Pengetahuan 2.6.1 Balanced Scorecard (BSC)
2.6.2 Skandia Navigator 2.6.3 IMPaKT
2.6.4 Pendekatan Dari Department of the Navy (DON) Amerika Serikat 2.7 Manajemen Pemerintahan
2.8 E-Government Overview
2.8.1 Government to Citizen (G2C) 2.8.2 Government to Business (G2B) 2.8.3 Government to Government (G2G) 2.8.4 Government to Employee (G2E) 2.9 Web Design Overview
210 Web Programming Overview
23 26 27 27 28 29 29 32 35 36 36 36 37 37 37 38 38 39 40 41 41 42 44 46 57 57 58 60 60 61 62
xi 2.10.1 Client Side Scripting
2.10.2 Server Side Scripting
2.11 Perkembangan Teknologi Website 2.11.1 Generasi Web 1.0
2.11.2 Generasi Web 2.0 2.11.3 Generasi Web 3.0 2.12 Pengenalan Flowchart
2.13 Analisis Diagram Tulang Ishikawa 2.14 FGD (Focused Group Discussion)
2.14.1 Tipe-Tipe Focused Group Discussion
2.15 System Development Life Cycle (SDLC) 2.16 Prototyping Creation 2.17 Kerangka Pemikiran 63 64 64 64 65 66 68 75 77 77 79 82 83
Bab 3 GAMBARAN UMUM RESPONDEN 85
3.1 Profil Responden 85
3.1.1 Profil Sekretariat Negara Republik Indonesia
3.1.2 Visi, Misi, dan Strategi Sekretariat Negara Republik Indonesia 3.1.3 Struktur Organisasi Sekretariat Negara Republik Indonesia 3.1.4 Deskripsi Singkat Masing-Masing Tugas Jabatan
3.1.5 Penjelasan Bagan Organisasi Masing-Masing Deputi Bidang
85 86 88 89 101 3.2 Proses Bisnis 3.3 Analisis Masalah
3.3.1 Analisis Komparasi Fitur Knowledge Management Antar Pemerintahan Se- Asia Tenggara
119 141 144
Bab 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 150
4.1 Pengumpulan Data Analisis Kebutuhan Fitur-Fitur Knowledge Management System
4.2 Hasil Analisis Kebutuhan KMS Menurut Deputi Dukungan Kebijakan Biro Dukungan Informatika Sekretariat Negara Republik Indonesia
150 151 4.3 Rancangan Solusi Pemecahan
4.3.1 Fase Perencanaan 4.3.2 Fase Analisis
154 154 155
xii 4.3.3 Fase Design
4.3.4 Fase Implementasi
4.3.4.1 Time Schedulle Setneg KMS 2008 Building (Gannt Chart) 4.3.5 Fase Penggunaan
4.3.5.1 Analisis Prototyping Setneg Knowledge Management System 2008 4.3.6 Analisis Performansi Setneg Knowledge Management System
161 182 184 186 186 187
Bab 5 SIMPULAN DAN SARAN 197
5.1 Simpulan 197 5.2 Saran 5.3 Keterbatasan Skripsi 199 200 Daftar Pustaka 202 Riwayat Hidup 205 Lampiran 206
xiii
DAFTAR TABEL
No Tabel Judul Tabel Halaman
Tabel 2.1 Elemen-Elemen Proses Knowledge Management 19
Tabel 2.2 Contoh Indikator Performansi KM 44
Tabel 2.3 Paradigma Penyelenggaraan Organisasi Pemerintah (Organisasi
Publik)
48
Tabel 2.4 Pergeseran Paradigma Organisasi 49
Tabel 2.5 Perbandingan Old Publik Administration (OPA), New Public
Management (NPM), New Public Service (NPS), Enterpreneural
Government (EG), dan Electronic Government (EG) 51
Tabel 2.6 Penjelasan Langkah-Langkah SDLC 80
Tabel 3.1 Deskripsi Singkat Masing-Masing Tugas Jabatan 89
Tabel 3.2 Spesifikasi Setneg KMS Sekarang 119
Tabel 3.3 Perbandingan Fitur Knowledge Management System 144
Tabel 4.1 Hasil Analisis Kebutuhan Setneg KMS A 151
Tabel 4.2 Hasil Analisis Kebutuhan Setneg KMS B 153
Tabel 4.3 Fase Perencanaan SDLC Konsep 154
Tabel 4.4 Fase Analisis SDCL Konsep 155
Tabel 4.5 Analisis Perbandingan KMS 156
Tabel 4.6 Daftar Implementasi Kerja SETNEG KMS 2008 182
Tabel 4.7 Skala Skor Pengukuran Performansi IMPaKT 191
xiv
DAFTAR GAMBAR
No Gambar Judul Gambar Halaman
Gambar 2.1 Heirarki DIKW dari data ke wisdom 10
Gambar 2.2 Empat Model Konversi Knowledge 12
Gambar 2.3 Pengantar KM 16
Gambar 2.4 Building Knowledge Management Team 20
Gambar 2.5 Mindmap Consulting Perspective KMS 23
Gambar 2.6 Empat Elemen Dasar Arsitektur Knowledge Management 26
Gambar 2.7 Efektifitas dan Efisiensi KM 39
Gambar 2.8 Kerangka Skandia Navigator 42
Gambar 2.9 IMPaKT Kerangka Bisnis dan Inisiatif KM 43
Gambar 2.10 Homepage BALI Online KTP 58
Gambar 2.11 Homepage Binusmaya Learning Management System 63
Gambar 2.12 Server Side Scheme Flow 64
Gambar 2.13 Simple Seqeunce Structure 71
Gambar 2.14 Branch Structure 72
Gambar 2.15 Selection Structure 72
Gambar 2.16 FOR Loop Structure 73
Gambar 2.17 DO WHILE Loop Structure 73
Gambar 2.18 DO UNTIL Loop Structure 74
Gambar 2.19 CASE Structure 74
Gambar 2.20 Contoh Diagram Tulang Ikan Ishikawa 76
Gambar 2.21 SDLC Konsep 79
Gambar 2.22 Kerangka Pemikiran Setneg KMS 2008 83
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sekretariat Negara Republik Indonesia 88
Gambar 3.2 Penjelasan Bagan Sekretariat Menteri Sekretaris Negara 101
Gambar 3.3 Penjelasan Bagan Deputi Dukungan Kebijakan 104
Gambar 3.4 Penjelasan Bagan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia 107
Gambar 3.5 Penjelasan Bagan Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan 109
xv
Gambar 3.7 Penjelasan Bagan Deputi Bidang Perundang – Undangan 114
Gambar 3.8 Penjelasan Bagan Deputi Bidang Sekretaris Militer 116
Gambar 3.9 Penjelasan Bagan Deputi Bidang Rumah Tangga Kepresidenan 117
Gambar 3.10 Penjelasan Bagan Deputi Bidang Sekretaris Wakil Presiden 118
Gambar 3.11 Proses Bisnis Setneg KMS Sekarang 120
Gambar 3.12 Homepage Setneg KMS Sekarang 121
Gambar 3.13 Pointers Pidato Kepresidenan Setneg KMS Sekarang 122
Gambar 3.14 Produk Hukum Setneg KMS Sekarang 124
Gambar 3.15 Permensesneg Setneg KMS Sekarang 126
Gambar 3.16 Data Wilayah Setneg KMS Sekarang 128
Gambar 3.17 Ensiklopedi Setneg KMS Sekarang 130
Gambar 3.18 Klipping Setneg KMS Sekarang 132
Gambar 3.19 Jurnal Negarawan Setneg KMS Sekarang 134
Gambar 3.20 Webmail Login Setneg KMS Sekarang 136
Gambar 3.21 Homepage Webmail 1 Setneg KMS Sekarang 137
Gambar 3.22 Homepage Webmail 2 Setneg KMS Sekarang 138
Gambar 3.23 Contacts Webmail Setneg KMS Sekarang 139
Gambar 3.24 Inbox Webmail Setneg KMS Sekarang 140
Gambar 3.25 Fishbone Ishikawa SETNEG KMS 2008 141
Gambar 4.1 Flowchart SETNEG KMS 2008 159
Gambar 4.2 Arsitektur Setneg Knowledge Management System 2008 161
Gambar 4.3 Mindmap Fase Design SDLC 162
Gambar 4.4 Design Halaman Login Front End 163
Gambar 4.5 Design Halaman Home Front End 164
Gambar 4.6 Design Halaman Forum A Front End 165
Gambar 4.7 Design Halaman Forum B Front End 166
Gambar 4.8 Design Halaman Data Center Front End 167
Gambar 4.9 Design Halaman Pribadi Front End 168
Gambar 4.10 Design Halaman Biodata Front End 169
Gambar 4.11 Design Halaman Peta Situs Front End 170
Gambar 4.12 Design Halaman Pertanyaan Front End 171
xvi
Gambar 4.14 Design Halaman Pencarian Front End 173
Gambar 4.15 Design Halaman Home Back End 174
Gambar 4.16 Design Halaman Ubah Kata Depan Back End 175
Gambar 4.17 Design Halaman Data Center Back End 176
Gambar 4.18 Design Halaman Forum Back End 177
Gambar 4.19 Design Halaman Sambung Back End 178
Gambar 4.20 Design Halaman Pertanyaan Back End 179
Gambar 4.21 Design Halaman Knowledge Back End 180
Gambar 4.22 Design Halaman Pegawai Back End 181
Gambar 4.23 Gannt Chart SETNEG KMS 2008 184
Gambar 4.24 Cause-And-Effect Map Setneg KMS 2008 189
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
No Lampiran Judul Lampiran Halaman
Lampiran 1 Surat Pernyataan Hasil Penelitian Skripsi Untuk Rektor BINUS
UNIVERSITY [Sebagai Laporan - Dibalik] L 1
Lampiran 2 Daftar Pertanyaan Analisis Kebutuhan Setneg Knowledge
Management System 2008 L 2
Lampiran 3 Analisis Prototyping Wawancara Setneg Web Administrator L 8
Lampiran 4 Daftar Pertanyaan Kuesioner IMPaKT Analisis SETNEG KMS 2008 L 9
Lampiran 5 Foto Presentasi Launching Setneg Knowledge Management System
2008 di Lantai 2, DEPUTI MENSESNEG DUKUNGAN KEBIJAKAN BIRO
DUKUNGAN INFORMATIKA. [TANGGAL : 02 DESEMBER 2008] L 11
Lampiran 6 Sekretariat Negara Republik Indonesia Knowledge Management
