Komisi PHK DPT Dikti

(1)

Sikl P

Siklus Perencanaan

disusun oleh

Komisi PHK DPT Dikti

Untuk keperluan sosialisasi PHK-I Tahun Anggaran 2010

(Proses Seleksi Tahun 2009)

Senin, 09 Februari 2009 Komisi PHK DPT Dikti 1

Perencanaan Institusi

Perencanaan Institusi --

PDCA

Secara umum perencanaan perguruan tinggi mengikuti pola PDCA:

(2)

PDCA

PDCA –– the origin

the origin

y Walter Shewhart

Discussed the concept of the continuous p improvement cycle (Plan Do Check Act) in his 1939 book, “Statistical Method From the Viewpoint of Quality Control”

y W. Edwards Deming

Modified and popularized the Shewhart p p cycle (PDCA) to what is now referred to as the Deming Cycle (Plan, Do, Study, Act).

Tentukan Tujuan Bagaimana i _Tujuan tercapai Laksanakan Rencana Evaluasi Diri mencapai

tujuan ? StrategiCari RencanaSusun

Deskripsikan tujuan Sosialisasikan kpd pihak terkait Tentukan tujuan Tentukan indikator keberhasilan

(3)

Evaluasi Diri Bagaimana Tujuan tercapai Laksanakan Rencana Evaluasi Diri Bagaimana mencapai

Pengumpulan

Data AnalisisData

Pengolahan

Data Penyusunan_Laporan

Cari Strategi Bagaimana Tujuan tercapai Laksanakan Rencana Evaluasi Diri Bagaimana mencapai

Analisis Situasi: sekarang-tujuan Susun alternatif cara pencapaian Tetapkan alternatif pencapaian

(4)

Susun Rencana Bagaimana Tujuan tercapai Laksanakan Rencana Evaluasi Diri Bagaimana mencapai

tujuan ? _StrategiCari _RencanaSusun

Cari dana dari pihak yang berkepentingan Jabarkan alternatif pencapaian menjadi kegiatan-kegiatan Susun jadual pelaksanaan kegiatan

Pelaksanaan

Rencana

T j L k k E al asi Bagaimana

mencapai Cari Susun

Tahun 1 Tujuan tercapai Laksanakan Rencana Evaluasi Diri mencapai

Tahun 2 Tahun 3, dst

Evaluasi Diri & Susun Laporan Analisis

Pencapaian Susun_PIP

Evaluasi Diri & Susun Laporan Analisis

Pencapaian Susun PIP

(5)

E l

i Di i S

U

E l

i Di i S

U

Evaluasi Diri Secara Umum

disusun oleh

Komisi PHK DPT Dikti

Evaluasi diri

Kondisi

Saat

Ini

Posisi

(Data)

Analisis

Situasi

(6)

Obyek dari evaluasi diri meliputi setiap proses

yang terjadi dalam institusi pendidikan:

Teaching-Learning Procces Graduates Incoming Students Quality Atmosphere of Job Market Staffs Library Physical Facilities Laboratories Funding Organization Resources Curriculum Management Leadership AssuranceQ y Atmosphere of Tridharma PT Community Acknowledgement Demand on HE

Evaluasi diri & Evaluasi diri &

beberapa analisis yang dapat digunakan beberapa analisis yang dapat digunakan Rencana Strategis (Global) Proposal Awal

Rencana Strategis (Global) Proposal Awal

Kondisi Saat Ini

Threat Opportunities Rencana Operasional Proposal Lengkap Identifikasi Masalah Posisi (Data) Analisis Situasi Analisis TOWS Threat Opportunities Strentgh Weaknesses Analisis Akar‐Masalah Problem Statement Evaluasi Diri

Evaluasi Diri Akar‐Masalah Statement

Analisis Medan‐Kekuatan

Faktor Penghambat

(7)

Pengolahan Data

Jumlah%Jumlah%Jumlah%

Tahun Lulus IPK

Rata-rata Total Lulusan IPK < 2.5 IPK 2.5 - 3.0 IPK > 3.0 Jumlah%Jumlah%Jumlah%

1 2 3 45 67 89 1995/1996 1540.54%1848.65% 410.81%372.58 1996/1997 1333.33%2051.28% 615.38%392.67 1997/1998 1428.57%2755.10% 816.33%492.70 1998/1999 1530.00%2652.00% 918.00%502.70 1999/2000 1725.37%3958.21%1116.42%672.67 Total 7430.58%13053.72%3815.70%2422.67

Rata-rata Total Lulusan IPK < 2.5 IPK 2.5 - 3.0 IPK > 3.0

Verifikasi Data Pengelompokan

Data

1 2 3 45 67 89 1995/1996 1540.54%1848.65% 410.81%372.58 1996/1997 1333.33%2051.28% 615.38%392.67 1997/1998 1428.57%2755.10% 816.33%492.70 1998/1999 1530.00%2652.00% 918.00%502.70 1999/2000 1725.37%3958.21%1116.42%672.67 Total 7430.58%13053.72%3815.70%2422.67 rata Lulusan

1 2 3 45 67 89 1995/1996 1540.54%1848.65% 410.81%372.58 1996/1997 1333.33%2051.28% 615.38%392.67 1997/1998 1428.57%2755.10% 816.33%492.70 1998/1999 1530.00%2652.00% 918.00%502.70 1999/2000 1725.37%3958.21%1116.42%672.67 Total 7430.58%13053.72%3815.70%2422.67

Isi

Tabel Pengumpulan_Data

2/9/2009 Program Hibah Kompetisi 13

Cek Konsistensi Dataantar tabel

Analisa Setiap Tabel

-Performance: lihat trend -Profile: bandingkan dng standar

1 2345678 9 1995/1996 1540.54%1848.65%410.81%372.58 1996/1997 1333.33%2051.28%615.38%392.67 1997/1998 1428.57%2755.10%816.33%492.70 1998/1999 1530.00%2652.00%918.00%502.70 1999/2000 1725.37%3958.21%1116.42%672.67 Total 7430.58%13053.72%3815.70%2422.67

Kesimpulan: ……… ……… Kesimpulan: ……… ……… Pengembangan institusi Analisis TOWS Analisis TOWS Internal data

External data Strength >Weaknesess

Opportunities >Threats

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1995/1996 1540.54% 1848.65% 410.81% 372.58 1996/1997 1333.33% 2051.28% 615.38% 392.67 1997/1998 1428.57% 2755.10% 816.33% 492.70 1998/1999 1530.00% 2652.00% 918.00% 502.70 1999/2000 1725.37% 3958.21% 1116.42% 672.67 Total 7430.58%13053.72% 3815.70%2422.67

Tahun Lulus IPK Rata-rata Total Lulusan IPK < 2.5 IPK 2.5 - 3.0 IPK > 3.0

Kesimpulan: ……… ……… te a data TOWS Analysis Strength Weaknesses ………… ………… ………… ………… Opportunities Threats …………. ………… …………. ………… Opportunities >Threats Konsolidasi institusi

Kesimpulan: ………

……… Strength <Weaknesess

(8)

Analisis Medan Kekuatan

Faktor Penghambat Internal data External data Kesimpulan TemaA Tema B Tema C Tema D Faktor Pendorong Kondisi saat ini (status quo)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1995/1996 1540.54% 1848.65% 410.81% 372.58 1996/1997 1333.33% 2051.28% 615.38% 392.67 1997/1998 1428.57% 2755.10% 816.33% 492.70 1998/1999 1530.00% 2652.00% 918.00% 502.70 1999/2000 1725.37% 3958.21% 1116.42% 672.67 Total 7430.58% 13053.72% 3815.70% 2422.67

Tahun Lulus IPK Rata-rata Total Lulusan IPK < 2.5 IPK 2.5 - 3.0 IPK > 3.0

Kesimpulan: ……… ………

- Faktor Pendorong ditambah/ditingkatkan? - Faktor penghambat diturunkan/dikurangi? Kesimpulan: ……… ………

Perencanaan PT dan PHK

Perencanaan PT dan PHK--II

(9)

Acuan online

Untuk lebih memahami berbagai analisis yang dapat digunakan untuk perencanaan dapat diunduh acuan online di sini: online di sini: y http://www.google.co.id/search?q=PDCA+managemen t y http://www.ifm.eng.cam.ac.uk/dstools/process/pdca.ht ml y http://en.wikipedia.org/wiki/PDCA y http://quality.dlsu.edu.ph/tips/pdca.html y http://www.hci.com.au/hcisite3/toolkit/pdcacycl.htm y http://openlearn.open.ac.uk/mod/resource/view.php?id =301319

E l

i Di i P p

l A

l

E l

i Di i P p

l A

l

Evaluasi Diri Proposal Awal

disusun oleh

Komisi PHK DPT Dikti

(10)

Konsep Penyusunan Proposal Awal Konsep Penyusunan Proposal Awal

Situasi Sekarang langkah maju Situasi Mendatang Visi

Rencana Awal Program Pengembangan Posisi

(Data) Analisis Situasi Kesimpulan Ringkasan Evaluasi Diri Institusi (B b 2) Misi Tujuan Institusi Ringkasan Renstra Institusi (Bab 1) langkah strategis Tema Terpilih Unit Terpilih 2/9/2009 PHK Institusi TA-2008 19 (Bab 2) (Bab 1) Rancangan Global Program Pengembangan (Bab 3)

Evaluasi diri pada Proposal Awal

(11)

Kebutuhan data

Dibutuhkan data lengkap di tingkat institusi untuk keperluan antara lain:

untuk keperluan, antara lain:

y Pemetaan kondisi masing-masing unit

(lembaga, fakultas, jurusan, dlsb.) di lingkungan perguruan tinggi.

y Pemetaan ini meliputi aspek-aspek:

input Æ proses Æ output pada masing-masing unit.

Tema A

a. Meningkatkan kemampuan dalam perencanaan institusi (institutional

planning) berdasar data dan fakta yang akurat (evident-based decision making).

b. Mengembangkan sistem tatakelola internal perguruan tinggi.

c. Mengembangkan sistem akuntansi dan manajemen keuangan perguruan tinggi yang akuntabel dan transparan.

M b k b d

d. Mengembangkan sistem manajemen sumber daya manusia. e. Mengembangkan sistem manajemen sarana dan prasarana. f. Mengembangkan sistem manajemen penyelenggaraan kegiatan

akademik

g. Mengembangkan sistem penjaminan mutu internal.

(12)

Data yang dibutuhkan

Meliputi masalah manajemen institusi, antara lain:

antara lain:

y Struktur organisasi y Efektifitas manajemen y Sistem rekruitmen

y Sistem pengelolaan asset y Sistem pengelolaan asset y Sistem informasi akademik y Sistem informasi pendukung

Tema B

y Mendorong peningkatan mutu dan

relevansi program studi.

y Perluasan akses pada pendidikan tinggi

khususnya bagi masyarakat yang memiliki potensi akademik tinggi namun mengalami hambatan ekonomi.

(13)

Data yang dibutuhkan 2/2

2. Aspek Proses, antara

lain: 2. Aspek lain: Output, antara

o Sistem Penjadwalan o Persentase Kehadiran Kuliah o Metodologi pembelajaran o Pengukuran kompetensi o Motivasi o Relevansi lulusan. o Keterserapan terhadap dunia kerja. o Kenaikan keketatan

seleksi mahasiswa baru.

o Akses dari mahasiswa

potensi akademik tinggi

o Motivasi dosen/mahasiswa o Suasana Akademik o Kebijakan Akademik o Efisiensi kegiatan. p gg namun tidak mampu.

Tema C

y Mendorong pengembangan unggulan dan inovasi

perguruan tinggi di bidang penelitian dan layanan masyarakat, dengan tujuan:

◦ membantu peningkatan daya saing daerah dan pembangunan daerah.

◦ memberi kontribusi pada peningkatan mutu pendidikan dan pengajaran.

(14)

Data yang dibutuhkan

Meliputi setiap unit yang diusulkan dalam aspek antara lain:

• Rekam jejaknya berkaitan dengan kerjasama

dan networking dalam pembangunan daerah

dengan antara lain:

Pemerintah Daerah Lembaga Sosial

Lembaga Donor Nasional/Internasionalg

• Rekam jejak kegiatan di atas yang diwujudkan

dalam perbaikan pembelajaran dan manajemen unit terkait.

• Prediksi kerjasama di masa mendatang.

Tema D

y Mendorong pengembangan program unggulan

perguruan tinggi untuk menaikkan daya saing global.

y Program yang diusulkan dapat didukung secara

bersama-sama oleh satu atau lebih jurusan, pusat penelitian, pusat pengabdian, atau unit lain yang relevan di perguruan tinggi pengusul.

(15)

Data yang dibutuhkan

y Meliputi setiap unit yang diusulkan dalam

aspek yang terkait dengan unggulan yang aspek yang terkait dengan unggulan yang diusulkan.

y Aspek meliputi Tri Dharma PT

(pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat).

y Dapat mencakup program sarjana maupun

pascasarjana.