BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.Data Kantor Cabang dan Pusat Agency PT Herba Penawar Al Wahida Indonesia (PT HPAI)
Kantor cabang dan Pusat Agency PT HPAI yang beralamatkan di Desa Tlogoadi Kecamatan Mlati merupakan cabang distribusi dari PT Herba Penawar Al Wahida Indonesia yang berpusat di Duren Sawit Jakarta Timur
No Data Administrasi Keterangan
1. Nama Perusahaan PT Herba Penawar AlWahida
Indonesia
2. Alamat dan Telepon Perusahaan Pusat : Jl. Kelapa Kuning IX Blok H-2 No.6 Pondok Kelapa, Duren Sawit, Jakarta Timur. 021-86909600
Cabang : Desa Tlogoadi, Mlati, Sleman Yogyakarta
Pusat Agency : Desa Tlogoadi, Mlati, Sleman Yogyakarta
3. Bentuk Badan Usaha Perseroan Terbatas
4. Nama Penanggung Jawab Teknis Cabang
Barjana 5. Pendidikan Penanggung Jawab
Teknis Cabang
S1
6. Lamanya Bekerja PJT 7 Jam Kerja
7. Alamat Gudang Desa Tlogoadi Kecamatan Mlati
8. Lokasi Gudang Kawasan Pedesaan
9. Bangunan Permanen
10. Sumber Air PAM dan Pompa Mesin
11. Sumber Listrik PLN
Tabel 4.1. Data kantor cabang HPAI Jogja 1
.
4.2.Tabel Persentase Hasil Observasi
Aspek Profil Sarana 40%
Aspek Bangunan dan Peralatan 62,50%
Aspek Pengadaan 100%
Aspek Penerimaan dan Penyimpanan 66,67%
Aspek Penyaluran 75%
Aspek Penanganan Produk Kembalian dan
Kadaluarsa 100%
Tabel 4.2. Persentase Hasil Observasi
4.3. Aspek Profil Sarana
Aspek tersebut berisi mengenai kesesuaian data di lapangan atau pelaksanaan lapangan dengan data sesuai perizinan perusahaan serta kelengkapan fasilitas penunjang seperti panduan operasional, buku perundang-undangan, Farmakope Herbal, Farmakope Indonesia, panduan Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) dan lain-lain baik berupa hard file maupun soft file, serta keberadaan tenaga kefarmasian selama jam kerja operasional. Dari hasil pengamatan dan wawancara, terdapat temuan belum terdapatnya tenaga kefarmasian sebagai staf karyawan pada kantor cabang maupun pusat agency ; belum terlengkapi fasilitas pustaka yang dimiliki seperti belum ada pustaka perundang undangan, Farmakope Herbal, Farmakope Indonesia, ataupun aplikasi kefarmasian berupa hard file ataupun soft file; belum ada arahan terkait Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) dari lembaga berwenang maupun pembinaan dari Perusahaan Induk.
Di area Pergudangan Cabang maupun Pusat Agency hanya terdapat buku pedoman yang dibuat oleh Perusahaan Induk atau Pusat. Aspek tersebut terdapat kriteria yang belum terpenuhi baik secara aspek CDOB maupun peraturan pemerintah terkait pekerjaan kefarmasian. Menurut PP 51 tahun 2009 pasal 14 ayat 1, “Setiap Fasilitas Distribusi atau Penyaluran Sediaan Farmasi berupa obat harus memiliki seorang Apoteker sebagai
penanggungjawab”(25) . Apoteker berperan tidak hanya untuk memenuhi ketentuan undang undang, melainkan sebagai manager sediaan farmasi yang akan didistribusikan, bertanggung jawab terhadap kesesuaian proses distribusi sediaan farmasi sehingga mutu dari sediaan farmasi tersebut tetap terjaga dengan baik hingga dapat digunakan oleh konsumen.
4.4. Aspek Bangunan Dan Peralatan
Aspek tersebut berisi terkait kondisi bangunan, kebersihan, kenyamanan, keamanan serta kelengkapan peralatan perangkat pendukung distribusi produk. Di area Pusat Agency terdapat temuan berupa belum terdapat perangkat pemadam kebakaran di Pusat Agency, ruangan untuk produk recall dan kadaluarsa kurang tertata. Di area pergudangan penempatan alat pemadam kebakaran kurang mudah diakses, salah satu wastafel di pergudangan rusak, penerangan yang cenderung gelap di area tengah gudang. Suhu udara yang meningkat pada pekan ke empat karena tumpukan kardus yang bertambah, kenaikan suhu tidak dapat dipantau dikarenakan terdapat termometer ruangan untuk mengukur suhu ruang. Secara umum, kebersihan dan kerapihan gudang maupun Pusat Agency terjaga, fasilitas ruang tunggu dan ruang konsultasi produk pun baik, namun belum terdapat Standar Operasional Prosedur (SOP) kebersihan gudang untuk staf karyawan.
Bangunan dan peralatan yang dimiliki oleh suatu sarana atau fasilitas distribusi penting karena menyangkut kualitas obat dan atau bahan obat yang disediakan sehingga suatu sarana atau fasilitas distribusi harus memiliki bangunan dan peralatan yang memadai agar dapat menjamin perlindungan dan distribusi obat dan atau bahan obat (24). Di area pergudangan antar ruang atau area penyimpanan produk terpisah jarak 2,5 meter. Lantai dengan kardus kardus dipisahkan oleh kayu-kayu penopang agar tidak terjadi kontak langsung dengan lantai, sementara ruang penyimpanan produk kadaluarsa dan produk recall terpisah sendiri
diruangan tertutup dan terkunci. Terdapat 4 toilet sebagai fasilitas di area pergudangan.
4.5.Aspek Pengadaan
Aspek tersebut berisi terkait prosedur pengadaaan produk di PT Herba Penawar Al Wahida Kantor Cabang satu Yogyakarta. Pusat Agency mendata dan mengelompokkan pemesanan dari distributor yang masuk via email, telepon kantor maupun pesan SMS Center, kemudian data pemesanan produk diteruskan atau dilaporkan ke Cabang, dari Kantor Cabang melihat stok di database dan atau meneruskan pemesanan ke Pusat jika produk kosong. Siklus pengadaan produk berjalan selama dua hari kerja setiap pekannya. Surat pesanan diarsipkan berdasarkan nama distributor dan hari pemesanan.
Alur Pengadaan dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 4.1. Alur pengadaan produk Database Stok Produk di Kantor Cabang Kantor Pusat Pusat Agency Herbajana PT HPAI Distributor 42
4.6.Aspek Penerimaan Dan Penyimpanan
Aspek tersebut berisi terkait prosedur penerimaan dan penyimpanan produk di Pergudangan dan Pusat Agency Herbajana. Proses penerimaan produk diarea pergudangan yakni, produk yang datang dari gudang pusat dipindahkan dari truck box menggunakan trolley, diangkut secara estafet dan diletakkan sesuai tumpukan kategori produk, nama produk dan kesesuaian batch. Penerimaan dilakukan oleh staf karyawan yang bertugas di area pergudangan, faktur penerimaan produk ditandatangani oleh staf yang bertugas. Faktur yang telah dicek dan ditandatangani diserahkan ke bagian administrasi, bagian administrasi mencocokan data pada faktur dengan data soft file yang dikirim dari kantor pusat. Pola penyimpanan produk di area pergudangan dipisahkan dalam 4 area besar. Area produk obat herbal, area produk kosmetik dan rumah tangga, area produk makanan dan minuman, dan area produk kadaluarsa. Produk recall masuk pada area penyimpanan produk kadaluarsa. Produk best seller mendapatkan space area terluas pada masing-masing area dan diletakkan dengan jangkauan akses termudah. Pada aspek penyimpanan produk hal terpenting yang harus dikontrol adalah suhu ruangan, produk seperti sediaan kapsul, minyak, serbuk susu harus terkontrol pada kisaran suhu 15-25 derajat celcius. Kebutuhan akan pengontrol suhu ruangan mutlak diperlukan agar menghindari kerusakan produk sebab suhu yang terlalu panas. Kaidah manajemen distribusi FIFO (first in first out) lebih teratur diterapkan pada produk yang best seller.
Proses penerimaan di Pusat Agency yakni, produk yang telah didata berdasarkan faktur pemesanan harian dipindahkan dari area pergudangan ke area Pusat Agency. Staf Pusat Agency akan membongkar kardus pada tiap kategori, nama produk dan batch guna memeriksa kebenaran produk, jika terdapat dugaan kerusakan kemasan dan masa kadaluarsa. Produk yang sudah dilakukan pengecekan dikemas kembali berdasarkan surat pesanan distributor dan dipisahkan sesuai nama distributor, sementara
produk yang dicadangkan untuk melayani konsumen non distributor, setelah diakukan pemeriksaan disimpan dan diletakkan di etalase di Pusat Agency. Produk disimpan dan diletakkan sesuai kategori dan namanya. Di area penyimpanan produk recall dan kadaluarsa, didapati tercampur tumpukan obat herbal yang telah kadaluarsa, akan kadaluarsa dan produk recall yang belum kadaluarsa serta ruangan dalam kondisi tidak terkunci. Hal tersebut mengindikasikan belum rapih manajemen penanganan produk recall dan kadaluarsa di area Pusat Agency. Penanganan dan pengamanan produk recall dan kadaluarsa harus menjadi hal yang diprioritaskan agar mencegah terjadi penyalahgunaan produk dan atau human error yang tidak mengetahui bahwa barang barang tersebut adalah produk yang tidak boleh disalurkan kepada distributor atau pun konsumen.
4.7.Aspek Penyaluran
Aspek tersebut berisi terkait prosedur penyaluran produk dari Pusat Agency ke distributor atau agen dan konsumen. Para distributor membawa faktur pesanan produk, dan mengambil produk di Pusat Agency, sementara konsumen langsung yang datang melakukan transaksi dan pengambilan produk di pusat agency dengan membawa surat atau kartu rekomendasi dari distributor setempat. Di Pusat Agency terdapat ruangan khusus konseling, edukasi dan informasi produk. Layanan ini diberikan oleh staf herbalis perusahaan non tenaga kefarmasian. Layanan diberikan kepada para distributor secara berkala melalui fasilitas training dan konsumen secara langsung pada jam kerja.
Produk herbal merupakan bagian dari dari produk over the counter (OTC). Produk OTC dapat dibeli langsung oleh konsumen. Masyarakat pada umumnya menggunakan produk herbal sebagai alternatif pengobatan mandiri. Dalam hal pengobatan mandiri atau swamedikasi, konsumen memerlukan konseling, edukasi dan informasi produk khususnya obat
dengan baik dan benar. Pelayanan swamedikasi seharusnya diberikan oleh tenaga kesehatan khususnya apoteker. Peran apoteker dalam penggunaan produk OTC adalah agar masyarakat dapat menggunakan produknya dengan baik dan benar, tepat dosis, tepat pemakaian, serta benar dalam penyimpanan. Sehingga efikasi dari produk berefek maksimal dan tidak terjadi kekeliruan penggunaan. Hal ini senada dengan PP 51 tentang pekerjaan kefarmasian dan Permenkes 003 tahun 2010 tentang Saintifikasi Jamu (28,29).
4.8.Aspek Penanganan Produk Kembalian Dan Kadaluarsa
Aspek tersebut berisi terkait prosedur recall, retur produk dan penanganan produk kadaluarsa. Prosedur ini dibagi menjadi tiga bagian, yakni prosedur retur, recall, dan kadaluarsa. Prosedur penanganan produk tidak sesuai kriteria dibagi atas dua kategori, voluntary dan mandatory. Mandatory recall adalah penarikan produk yang diperintahkan oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan dan penarikan dilakukan oleh petugas dari Badan POM. Voluntary recall adalah penarikan yang dilakukan mandiri oleh pemilik izin edar atau perusahaan. Diantara sebab-sebab penarikan produk adalah terjadinya efek obat yang bersifat sementara maupun serius yang berpotensi menyebabkan kematian(30).
Produk retur, distributor dan atau konsumen yang hendak meretur produk, membawa produk beserta faktur pembeliannya yang hendak diretur ke Pusat Agency. Pusat Agency mengecek faktur, tanggal kadaluarsa dan kemasan produk, jika dalam kondisi baik maka retur diterima. Produk recall, produk yang masa izin edarnya habis, belum keluar izin perpanjangannya dan atau pergantian nama. Selama tahun 2015 terdapat tiga produk yang direcall dari seluruh distributor N Green, Jati Cina dan Nature Omega Squa. N Green direcall berdasarkan surat rekomendasi BPOM untuk dilakukan pengujian ulang komposisi. Jati Cina dan Nature Omega Squa direcall karena terjadi perubaan kemasan, nama dan izin edar. Prosedur recall dilakukan oleh staf yang ditugaskan untuk
mengambil produk di distributor beserta copy fakturnya. Sementara produk yang sudah terkonsumsi oleh konsumen, dilakukan monitoring dan dibuka layanan pengaduan jika terjadi keluan efek samping dari produk tersebut. Produk kadaluarsa, produk yang belum terdistribusikan dicek berkala setiap 6 bulan. Sementara produk yang sudah terdistribusi ke distributor, dihimbau kepada para distributor untuk mengembalikan produk yang belum terdistribusi ke konsumen beserta fakturnya dengan kurun waktu 3 bulan dari masa kadaluarsa. Produk yang mendekati masa kadaluarsa (3 bulan), dipisahkan tersendiri untuk dikirim kembali ke pusat. Di area Pusat Agency terdapat produk yang telah melampaui masa kadaluarsa, produk recall yang menumpuk dan belum dipindahkan ke area pergudangan Cabang. Di area pergudangan terdapat produk yang sudah melampaui masa kadaluarsa dan belum dikirim ke gudang pusat, penundaan pengiriman dikarenakan kuantitas produk yang sedikit.
Pada pedoman teknis CDOB, aspek distribusi terkait penanganan produk kadaluarsa seharusnya ditangani oleh tenaga kefarmasian. Jika perusahaan ditingkat cabang memenuhi kriteria dalam CDOB terkait tenaga kefarmasian, maka aspek penanganan dan pemusnahan produk dapat dilakukan di cabang setempat tanpa harus mengirimkan produk-produk tersebut ke kantor pusat.
4.9.Lain-lain
Aspek lainnya yang penting dalam hal distribusi adalah transportasi. PT HPAI selain mendistribusikan sendiri produknyua, diduga juga menggunakan jasa pihak ketiga atau fasilitas distribusi berdasarkan kontrak untuk mendistribusikan produknya. Hal tersebut terlihat dari keberadaan truck box berlabel PT Adex. Perihal mengenai fasilitas distribusi berdasarkan kontrak, maka PT Adex wajib mengetahui prosedur pendistribusian produk produk PT HPAI sesuai dengan prosedur CDOB.
PT Adex wajib mengetahui dan menjalankan prosedur penyimpanan produk sepanjang jalur transportasi yang ditempuh, hingga produk sampai ke gudang tujuan. Truck Box sepanjang jalur transportasi harus dapat diatur pada suhu 15-25 derajat Celcius. Awak transportasi wajib membawa berkas MSDS (material safety data sheet) selama proses transportasi berlangsung. MSDS dapat berfungsi sebagai informasi bagi awak untuk melakukan tindakan darurat pada produk jika dalam perjalanan terjadi hal yang membahayakan, seperti kebakaran, kecelakaan, dan lainnya.
Alur perjalanan produk yang diterima dan didistribusikan PT HPAI ke area Yogyakarta beragam jaraknya. Jarak terjauh adalah pendistribusian produk procumin habbasauda. Procumin Habbasauda memiliki alur distribusi dari pabrik produksi di Perancis menuju gudang pusat di Jakarta dan baru menuju gudang Yogyakarta. Alur ini masuk pada kategori produk import, memiliki jalur distribusi darat, laut dan atau udara. Alur transportasi menjadi titik kritis akan kualitas produk pasca diproduksi oleh pabrik, PT HPAI wajib memastikan dan mengawasi proses CDOB dengan lebih ekstra pada jalur ini. Sehingga produk yang sampai ke tangan konsumen sama kualitasnya dengan hasil produksi pabrik. Alur lainnya adalah produk Minyak Herba Sinergi dari Kabupaten Purbalingga menuju gudang pusat Jakarta menuju Yogyakarta. Bahkan produk susu kambing Etta Goat Milk berasal dari Yogyakarta menuju gudang pusat Jakarta kembali lagi ke Yogyakarta. Selama perjalanan transportasi, produk wajib tersimpan dengan baik dan terhindar dari kebocoran karena dapat mengakibatkan kebakaran. Produk terjaga pada suhu kisaran 15-25 derajat, tidak dilakukan pembongkaran kemasan produk hingga ke tempat tujuan agar menjamin keaslian produk yang ditransportasikan. Awak transportasi wajib mengetahui dan memahami MSDS dari tiap produk yang dibawa selama jalur transportasi.
