PERENCANAAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI
4.1 Demand/ Supply Planning
Demand/ Supply Planning merupakan kebutuhan strategi TI sebagai “demand” dan perencanaan strategi TI sebagai solusi kebutuhan TI “supply.” Jadi menghubungkan strategi dan perencanaan TI dengan bisnis strategic intention.
Tabel 4.1 Meningkatkan efisiensi operasional
Demand Supply Konteks strategi bisnis Perencanaan strategi untuk penggunaan TI (strategic Agenda)
Perencanaan strategi untuk memenuhi kebutuhan TI (strategic IT plan) Arahan strategi Meningkatkan
efisiensi operasional Setiap pekerja dapat mengakses data yang dibutuhkan
Membuat infrastruktur dan organisasi data untuk mendukung integrasi data. Tujuan strategi -Mensistemisasi
proses kerja -Menghilangkan redudansi -Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM -Pekerjaan dapat ditangani dengan cepat dan mengurangi kesalahan -Mengumpulkan data keahlian dan prestasi karyawan
-Mengimplementasikan sistem yang terintegrasi pada bagian Keagenan sebagai percobaan awal. - Merancang sistem yang mengatur jenjang karir sesuai dengan keahlian dan prestasi
Inisiatif strategi -Menghubungkan data dan informasi kepada pihak yang membutuhkan -Membuat training untuk berbagai divisi kerja - Menyatukan data dan membuat sistem yang mengintegrasi kerja -Membuat centralized database -Mengidentifikasi modul yang dibutuhkan untuk ERP
-Membuat knowledge management
-Menambah fitur career tracking system pada sistem Hermes
Tabel 4.2 Fokus pada Anggota dan Non-Anggota
Demand Supply
Konteks strategi bisnis Perencanaan strategi untuk penggunaan TI (strategic Agenda) Perencanaan strategi untuk memenuhi kebutuhan TI (strategic IT plan) Arahan strategi Fokus pada Anggota
dan Non-Anggota
Mengetahui kemauan Anggota dan Non Anggota
-Memberikan sarana atau tempat bagi Anggota dan Non Anggota untuk memberikan ide serta dapat
berpartisipasi dalam program kiSEL Tujuan strategi -Fokus pada
pemberitahuan seluruh aktivitas -Memberikan pelayanan yang memuaskan - Anggota dan Non Anggota dapat mengetahui segala informasi dan program baru
-Membuat aplikasi berupa website dan sistem yang
menunjang kinerja unit Simpan Pinjam Inisiatif strategi -Mengorganisasikan
dan mengatur data yang dan telah diberitahukan pada Anggota dan Non-Anggota -Mengembangkan teknik layanan personal dan mengutamakan pelanggan - Mengumpulkan data yang dibutuhkan Anggota dan Non Anggota saat mengakses website. -Membangun jaringan dan peralatan untuk mendukung pengaksesan website oleh Anggota dan Non Anggota
-Membangun Sistem Pelayanan Anggota
Tabel 4.3 Cost Leadership
Demand Supply Konteks strategi bisnis Perencanaan strategi untuk penggunaan TI (strategic Agenda) Perencanaan strategi untuk memenuhi kebutuhan TI (strategic IT plan) Arahan strategi Cost Leadership -Mengetahui harga
pasar dan kompetitor serta vendor -Membangun sistem yang mendukung proses produksi
-Memperoleh informasi mengenai semua yang berhubungan dengan proses produksi Tujuan strategi -Meningkatkan
manajemen dan efisiensi unit produksi -Mendapatkan vendor yang kompetitif -Mengumpulkan data manajemen proses produksi dan penjualan -Membuat list vendor -Membuat sistem yang dapat mengetahui intensitas penjualan dan mengintegrasikan pada website Inisiatif strategi -Merancang data
yang dibutuhkan, antara lain sales order, inventory dan
purchase order
-Memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan - Mengumpulkan dan mengintegrasikan data yang berhubungan dengan penjualan -Melakukan kontrak dengan vendor -Membuat POS mencakup aplikasi MYOB -Mengevaluasi vendor-vendor yang berkualitas
Tabel 4.4 Diferentiation strategy
Demand Supply Konteks strategi bisnis Perencanaan strategi untuk penggunaan TI (strategic Agenda) Perencanaan strategi untuk memenuhi kebutuhan TI (strategic IT plan) Arahan strategi Diferentiation
strategy
-Mengetahui tren pasar yang akan dimasuki -Meningkatkan produktivitas dan inovasi divisi TI -Memberikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk mendukung kinerja divisi TI
Tujuan strategi -Memberikan nilai tambah yang berbeda dari
kompetitor terhadap pasar baru (new market)
-Meningkatkan kinerja TI
-Mengumpulkan data dan informasi mengenai apa yang ditawarkan
kompetitor -Mengumpulkan data dan informasi mengenai sarana dan prasarana yang mendukung inovasi
-Mendukung TI dalam membuat inovasi produk
produk Inisiatif strategi - Membangun unit
divisi Teknik yang memiliki
sumberdaya manusia yang mengerti jaringan data dan jaringan GSM. Divisi TI akan diletakkan dibawah Teknik untuk menjadi helpdesk dan support. - Mengumpulkan data kebutuhan TI -Mencari dan mempersiapkan SDM yang berkompeten di bidang TI - Membuat sistem aplikasi Project Planning, Procurement, Budgeting, Bug Tracking system
Tabel 4.5 Menjadi Koperasi terluas yang tersebar di seluruh Indonesia
Demand Supply Konteks strategi bisnis Perencanaan strategi untuk penggunaan TI (strategic Agenda) Perencanaan strategi untuk memenuhi kebutuhan TI (strategic IT plan) Arahan strategi Menjadi Koperasi
terluas yang tersebar di seluruh Indonesia Mengetahui informasi mengenai kebutuhan perusahaan dalam memperluas cabang. -Membuat infrastruktur yang mendukung kegiatan seluruh cabang koperasi
Tujuan strategi -Memperbanyak cabang
-Memperbanyak gerai/outlet -Bekerjasama dengan pihak lain untuk meningkatkan bisnis -Membuat standarisasi sistem yang dapat diterapkan di cabang-cabang. -Merancang koneksi agar cabang dapat mengakses data dari pusat. -Melakukan brainstorming antar pihak untuk menyatukan pandangan mangenai tujuan -Merancang prototipe untuk standar sistem perusahaan -Membuat Centralized database untuk mendukung pertukaran dan pengiriman data.
yang ingin dicapai Inisiatif strategi - Mengumpulkan
data dan informasi mengenai kebutuhan mitra -Melakukan kontrak kerjasama dengan berbagai pihak. -Membuat sistem yang terhubung dengan mitra -Membuat server pusat di kantor pusat. -Membuat jaringan yang menghubungkan cabang dengan pusat. -Membuat sistem Partner Relationship Management. Proses demand/supply ini digunakan untuk memecahkan masalah ketiadaan hubungan antara bussiness plan dan IT plan. Hasilnya adalah :
1. Strategic IT requirement :
Perencanaan penggunaan TI untuk jangka waktu lima tahun adalah : Tabel 4.6 Strategic IT Requirement
Tahun Perencanaan penggunaan TI
1 -Website (jaringan, sistem administrasi data untuk upload berita,
knowledge management dan email dan keamanan akses, PC server, hosting, domain, UPS)
-Simpel (database server, PC) 2 -Vendor management (PC, internet)
-POS (general ledger, sistem administrasi data pembeli, sistem kalkulasi, PC, internet)
-Pembentukan divisi TI membutuhkan aplikasi project planning (PC,
Microsoft Project) procurement (sistem pengujian keahlian dan penyimpanan data karyawan berkualitas), Budgeting (sistem perhitungan penggunaan biaya serta ROI), Bug tracking system (sistem deteksi error coding)
-ERP (modul-modul ERP antara lain modul operational dan human resource, server, maintainance ERP)
3 -Career tracking system (sistem pengelolaan data pengembangan karir, artificial intelligent untuk pencarian keahlian yang sesuai dengan bidang yang dibutuhkan)
4 -Membuat centralized database untuk menghubungkan data-data di seluruh cabang agar dapat dilihat oleh Kantor Pusat (jaringan WAN)
5 -Partner relationship management (Membuat jaringan eksternal dengan mitra)
2. Prioritas dari strategic intention berdasarkan dukungan arahan strategi bisnis. (terlampir pada prioritization)
4.2 Innovation
Inovation yaitu merubah kesempatan TI menjadi strategi bisnis baru, dan cara untuk TI mendukung strategic intention yang sudah ada.
4.2.1 Aspek Budaya dari Inovasi Budaya Perusahaan :
• Profesional : tugas dan tanggung-jawab sesuai peran • Kooperatif : bekerjasama dalam tim
• Amanah : menjalankan tugas sebagai ibadah
kiSEL melibatkan staf untuk membuat nilai kerja sehingga tidak hanya penekanan sepihak dan merubah pola pikir karyawan. Perusahaan juga biasa menyebutkan budaya dan nilai kerja dalam berbagai kesempatan. Direksi juga bersikap terbuka kepada karyawannya akan apa yang terjadi di kiSEL.
4.2.2 Proses Inovasi
Langkah – langkah yang mendukung terciptanya inovasi pada perusahaan: 1. Monitoring (Apa saja perubahan yang mempengaruhi kita? )
• Waktu proses kerja lebih cepat dengan penggunaan sistem di berbagai unit kerja.
• Telkomsel membutuhkan proses pencetakan yang cepat dengan waktu yang ditentukan. Jika kiSEL tidak bisa menyelesaikan, akan diserahkan sisanya
ke perusahaan lain.
• Teleconference digunakan untuk hubungan dengan kiSEL di wilayah (internal), belum memaksimalkan ke eksternal.
• Internet fungsionalitas belum maksimal, dan kurang sosialisasi akan penggunaan yang seharusnya.
• Kebutuhan mitra antara lain Telkomsel akan maintenance dan helpdesk sistem aplikasinya.
• Aplikasi yang bermacam-macam digunakan oleh kantor pusat dan cabang-cabang.
• Aplikasi Hermes merupakan pusat data yang dapat diakses oleh masing-masing pihak yang berkait di cabang-cabang kiSEL.
• Banyaknya pihak yang ingin bekerja-sama dengan kiSEL.
• Bermunculan bank-bank yang menawarkan suku bunga peminjaman lebih kecil dari kiSEL.
• Proses peminjaman dari wilayah melalui prosedur yang panjang (dari kantor wilayah mengirim dokumen ke kantor pusat via pos)
• Permintaan data-data pegawai Telkomsel secara berkala (satu bulan sekali) untuk meremajakan data anggota kiSEL.
2. Visioning (Apa yang dapat kita lakukan?)
• Merancang aplikasi yang mendukung perubahan kinerja perusahaan (terutama pencetakan billing) sehingga perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lainnya.
men-download bahan-bahan yang dapat Meningkatkan pengetahuan dan atau keterampilan SDM)
• Meningkatkan penggunaan teleconference untuk meningkatkan kerjasama dengan perusahaan lain.
• Membeli produk untuk digunakan oleh corporate keseluruhan sehingga dapat digunakan di kantor wilayah.
• Membuat sistem prototipe agar dapat dirancang ulang oleh kantor wilayah atau sistem yang dapat digunakan langsung sehingga terdapat standarisasi format data antara kantor pusat dan wilayah.
• Membuat sistem yang berhubungan langsung dengan Telkomsel sehingga dapat menerima data-data pegawai (anggota kiSEL) secara akurat.
• Mengotomatisasi pengiriman file via internet. Data dokumen peminjaman dapat discan, ataupun seluruh datanya dapat divalidasi melalui akses ke data pegawai Telkomsel.
• Proses pencairan dana yang ditawarkan unit simpan pinjam lebih cepat dari waktu sebelumnya.
• Mempermudah dalam pencarian data simpan pinjam anggota dan non-anggota
• Mengotomatisasi proses pelunasan
• Membuat sistem yang mendukung kinerja unit simpan pinjam sehingga proses bisnis dapat berjalan dengan cepat dan lancar.
3. Pilihan bisnis (apa yang seharusnya kita lakukan?)
dapat setiap saat mengetahui perkembangan program dan kinerja kiSEL. • Merancang sistem yang sesuai dengan User Requirement dari
masing-masing unit kerja.
4. Yang dapat dilakukan (Apa yang akan kita lakukan?)
• Merancang sistem ERP yang akan mengintegrasikan semua sistem di perusahaan sehingga semua data dan informasi dapat diakses oleh yang berwenang (authorised)
• Mengintegrasikan aplikasi website dengan sistem ERP sehingga anggota dan non anggota dapat dengan mudah mengakses data dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung kinerja mereka.
• Mengintegrasikan Simpel dengan Hermes sehingga data-data non-anggota Kisel dapat terupdate.
• Mengintegrasikan Simpel (sistem pelayanan anggota) dengan sistem ERP sehingga anggota dan non anggota dapat mengetahui status dan data simpan pinjam mereka.
• Membuat infrastruktur jaringan untuk menghubungkan data pegawai Telkomsel kedalam Simpel.
• Membuat Divisi TI dan menyeleksi SDM yang potensial serta menyiapkan
hardware dan software yang dibutuhkan terutama untuk manajemen proyek TI.
4.3 Prioritization
Prioritization yaitu menganalisa dampak bisnis pada inisiatif TI dan memprioritaskannya berdasarkan strategic intention.
Tabel 4.7 Business Value Scorecard untuk Website
10 5 10 10 10 10 10 20 5 5 5
Sistemisasi proses kerja Penghilangan redudansi Meningkatkan pengetahuan dan atau ke
tera
mpilan SDM
Pemberitahuan informasi anggota Pelayanan yang memuaskan Manajemen dan efisiensi unit produksi Pemilihan vendor kompetitif Member
ikan nila i ta mba h berbeda
Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain User 1 3 2 5 5 4 4 2 3 3 1 4 User 2 3 3 4 5 5 3 2 3 3 0 5 User 3 3 4 3 5 5 4 2 3 3 1 4 Total 9 9 12 15 14 11 6 9 9 2 13 Rata-rata 3 3 4 5 4,7 3,7 2 3 3 0,6 4,3 Skor 30 15 40 50 47 37 20 60 15 3 22 339
Tabel 4.8 Business Value Scorecard untuk Sistem Pelayanan Anggota
10 5 10 10 10 10 10 20 5 5 5
Sistemisasi proses kerja Penghilangan redudansi Meningkatkan pengetahuan dan atau keteram
p
ilan SDM
Pemberitahuan informasi anggota Pelayanan yang memuaskan Manajemen dan efisiensi unit produksi Pemilihan vendor kompetitif Member
ikan nila i ta mba h berbeda
Perluasan cabang Pertambahan gerai dan outlet Kerjasama dengan pihak lain User 1 5 3 5 3 3 0 0 0 0 0 3 User 2 5 4 4 3 4 0 0 0 0 0 3 User 3 5 4 5 3 4 0 0 0 0 0 3 Total 15 11 14 9 11 0 0 0 0 0 9 Rata-rata 5 3.7 4,7 3 3,7 3 Skor 50 18 47 30 37 0 0 0 0 0 15 197
Tabel 4.9 Prioritas project
Elemen Nilai Elemen Resiko
Project Name Penyelarasan Bisnis Penggunaa
n
Dampak Keuangan (ROI) Tingkat ke
p
entin
g
an
Jumlah NIlai Kesiapan u
n
it
bisnis Ketergantungan Ketersediaa
n
Sumber Daya Waktu Implementasi Jumlah Resiko
Website 3,4 5 3 3 14,4 5 1 1 1 8
Proses prioritization manghasilkan prioritas project, yaitu : 1. Website, dengan jumlah nilai ditambah resiko adalah 14,4+8=22,8 2. Simpel, dengan jumlah nilai ditambah resiko adalah 10,9+10=20,9
4.4 Project
Proyek kiSEL terdiri dari dua, yaitu : • Sistem Pelayanan Anggota (Simpel)
Simpel adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk membantu unit pelayanan anggota dalam menginput data transaksi simpan pinjam baik anggota maupun non-anggota
• Website
Website adalah sebuah aplikasi yang dirawat oleh unit kerja TI. Website ini berfungsi sebagai wahana untuk anggota dan non anggota serta karyawan dapat mengetahui semua informasi tentang kiSEL.
4.4.1 Project Plan
Project plan adalah suatu perencanaan atas proyek yang telah diprioritaskan sehingga proyek yang dilaksanakan dapat terlaksana dengan baik.
4.4.1.1 Sistem Pelayanan Anggota (Simpel)
• Deskripsi Proyek : Simpel adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk membantu unit pelayanan anggota dalam menginput data transaksi simpan pinjam baik anggota maupun nonanggota
• Tujuan Awal : awal mulanya Unit Simpan Pinjam menggunakan Excel dalam input kelengkapan data simpan pinjam, maka dibuatlah Simpel yang bertujuan untuk memudahkan dalam administrasi Simpan pinjam sehingga data tidak mudah hilang (tidak ada back up nya) dan tidak redudancy, yang memperlambat proses pencairan dana pinjaman
• Manfaat : - Memudahkan user dalam pencarian data
- Adanya database sehingga data terback Up dan up to date
- Memudahkan User dalam mencetak laporan - User lebih cepat mencairkan dana pinjaman • Pengukuran sukses : - Penghematan waktu: 75 %
- Peningkatan kualitas: Kepuasan Anggota dan non anggota yang meminjam
- Manfaat pada customer: Saat Anggota ingin meminjam tidak perlu input data lagi, cukup input data pinjaman saat itu saja
• Fungsi : - Menginput data kelengkapan anggota - View data
- Mencetak Laporan
• User : - Simpin Bank Bumiputera = Chairiyani - Simpin Bank Mega = Cempaka Dewi - Controlling = Armiati
• Dampak apabila proyek tertunda : Data simpan pinjam akan terlambat dikirim ke Bank sehingga memperlambat proses pencairan dana pinjaman
• Divisi yang berhubungan : - Keuangan - Bisnis
4.4.1.2 Website
• Deskripsi Proyek : Website adalah sebuah aplikasi yang dirawat oleh unit kerja TI. Website ini berfungsi sebagai wahana untuk anggota dan non anggota serta karyawan dapat mengetahui semua informasi tentang kiSEL.
• Tujuan Awal : Segala sesuatu mengenai aktivitas atau program bisnis yang ada di kiSEL sulit untuk diinformasikan kepada anggota di wilayah sehingga adanya miss communication tiap cabang
• Manfaat detail :
- Manfaat keuangan: mengurangi biaya telepon dan Fax untuk promosi
- Penghematan waktu: Anggota dapat cepat tahu informasi SHU dan informasi seputar kiSEL
- Peningkatan kualitas: memberikan informasi yang akurat dan cepat - Manfaat pada customer: langsung register untuk program SHU • Manfaat : - Memberikan informasi kepada anggota
- User dapat mengakses informasi yang up to date dan akurat
- Seluruh kegiatan dan program bisnis kiSEL dapat diketahui seluruh cabang wilayah kiSEL
- Karyawan dan anggota memiliki komunikasi melalui media email dan forum
• Fungsi : - Operasional harian bisnis dan non bisnis - View laporan keuangan dan lainnya
- Menginformasikan seluruh program baru kiSEL dan seluruh kegiatan di kiSEL
• User : - Anggota, non anggota, karyawan, publik • Biaya : - Investasi Awal = Rp 50.000.000
• Batasan Implementasi :
- Deskripsi Milestone 1: 80% terpenuhi
- Deskripsi Milestone 2: bila semua requirement terpenuhi
• Ketergantungan proyek berhasil : Proses dan informasi dari unit Simpan Pinjam
• Dampak bila proyek tertunda : Penggunaan kurang optimal • Resiko teknologi : kecil karena menyewa server khusus • Divisi yang berhubungan : - Bisnis dan simpan pinjam
