1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan sektor usaha di Indonesia pada masa sekarang mengalami perkembangan yang sangat pesat. Perkembangan yang sangat pesat tentunya tidak luput dari peranan teknologi informasi.
Teknologi informasi merupakan teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data atau informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan waktu. (Hermawan, Kodrat Imam Satoto. Volume 01.Nomor 01. January 2011).
Teknologi informasi selain berperan sebagai pendukung dalam transaksi sehari-hari juga berperan untuk meningkatkan efektifitas dan efisisensi dalam kegiatan bisnis perusahaan dimana hal ini akan menjadi nilai tambah bagi perusahaan dalam persaingan pasar global yang semakin kompetitif. Bisnis perusahaan ssaat ini telah berkembang perdagangannya secara bebas dimana penerapannya akan melibatkan banyak pihak serta pemanfaatan sistem informasi secara maksimal untuk menghasilkan sistem informasi yang strategis dalam pengambilan keputusan. Maka dari itu dibutuhkan sistem informasi yang terintegritas sehingga data-data yang diperoleh dapat diolah menjadi sistem informasi akuntansi.
“Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu alat yang digunakan dalam bidang sistem Informasi dan teknologi Informasi (IT) dimana dirancang untuk membantu dalam manajemen dan pengendalian terhadap topik yang berhubungan dengan organisasi dalam bidang ekonomi dan keuangan” (Siamak;Nejadhosseini;Soudani. Vol. 4, No. 5;May 2012: p.136. The Usefulness of an Accounting Information System for Effective Organizational Performance).
Persediaan merupakan aset yang dimiliki perusahaan untuk dijual atau diproses lebih lanjut menjadi barang untuk dijual. “Maintaining an appropriate level of inventory is a key issue to firms operational performance. Appropriate inventory levels depend on te production
schedule as a managerial response to market demand. Inventory is a current asset to a firm, but it is costly to maintain as it waits to be converted into future sales.” Mempertahankan tingkat persediaan merupakan kunci utama dalam operasional perusahaan. Tingkat persediaan bergantung pada jadwal produksi managerial dalam permintaan pasar. Persediaan merupakan asset langsung perusahaan, tetapi membutuhkan biaya untuk mengkonversi barang utuk penjualan mendatang. (Shin,Seungjae;Ennis,Kevin L;Spurlin,W.Paul.Vol. 16 No.1 2015.).
Apabila laju perputaran persediaan dalam perusahaan tinggi, maka perusahaan akan mendapatkan peningkatan penjualan, dan jika laju perputaran persediaan dalam perusahaan rendah yang berarti laju penjualan menurun maka perusahaan akan mendapatkan penurunan penjualan dikarenakan adanya biaya penyimpanan dan mengakibatkan turunnya kualitas barang persediaan. Begitu pentingnya pengaruh perputaran persediaan terhadap profitabilitas perusahaan sehingga sangat penting untuk melakukan kontrol yang baik pada perputaran persediaan perusahaan. (Cathelia Vol.6 No.2 November 2014: 208 - 224. Pengaruh Perputaran Persediaan). Persediaan juga merupakan harta milik perusahaan yang cukup besar dan persediaan juga merupakan elemen yang paling banyak menggunakan sumber keuangan perusahaan yang perlu disediakan agar perusahaan dapat beroperasi secara layak sebagaimana mestinya. Untuk memiliki persediaan maka harus melakukan proses pembelian.
Pembelian merupakan salah satu fungsi penting untuk kelancaran operasional perusahaan, di mana perusahaan akan mendapat pasokan bahan baku dari pemasok untuk pengadaan atau penyediaan bahan baku agar aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan lancar sehingga permintaan pelanggan dapat dipenuhi dengan baik. Sistem informasi akuntansi pembelian yang baik dapat menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang tepat bagi perusahaan.(Lianawati Cristian, D. Meutia. Volume 03. Nomor 01. June 2012. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku untuk Proyek).
PT. Adekakarya Indahperkasa merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Mekanikal, Elektrikal dan Jasa Instalasir Listrik di seluruh wilayah Indonesia. Permasalahan yang sering terjadi di dalam operasional
perusahaan adalah data akuntansi perusahaan yang tidak terstruktur dengan baik. Sehingga seringkali informasi penerimaan barang dan jasa tidak diketahui oleh bagian pembelian, karena tidak adanya laporan yang dibuat secara tertulis, dan penyampainnya hanya berupa konfirmasi lisan. Selain itu, seringkali terdapat perbedaan data barang yang ada di gudang dengan data barang yang tercatat di dokumen dikarenakan dokumen yang menjadi acuan pencatatan tidak terstruktur dengan baik. Maka dibutuhkan sistem informasi yang mampu menyediakan informasi yang akurat sehingga pembelian dan persediaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Atas dasar masalah tersebut, maka akan dianlisis masalah-masalah yang dihadapi perusahaan sehingga diharapkan dapat disusun skripsi yang dapat memberikan solusi yang tepat bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Berikut adalah judul skripsi yang akan dibahas: “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. ADEKAKARYA INDAHPERKASA”.
1.2 Ruang Lingkup
Ruang lingkup pembahasan dari analisis dan perancangan sistem informasi pembelian, pengeluaran kas dan utang usaha pada PT. Adekakarya Indahperkasa adalah :
1.Menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi pembelian meliputi pemesanan,pencatatan, pembayaran pembelian, dan penerimaan barang secara tunai dan kredit.
2.Membahas proses bisnis pada persediaan dari proses penerimaan barang masuk dan pengeluaran barang serta pengendalian stock fisik di gudang dengan melakukan stock opname.
3.Membahas pencatatan hutang dan pembayaran hutang kepada supplier. 4.Membahas Retur Pembelian Barang.
5.Dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian dan persediaan barang. 6.Membuat Rancangan Sistem berbasis Object Oriented Analysis and Design
1.3 Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah :
1.Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan masalah yang dihadapi sistem yang berjalan pada PT. Adekakarya Indahperkasa.
2.Merancang sistem informasi akuntansi pembelian dan persedian yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan mampu untuk mengatasi masalah yang dihadapi oleh perusahaan.
3.Memberikan saran dan usulan atas prosedur pembelian dan persedian bagi PT. Adekalarya Indahperkasa.
Adapun manfaat yang ingin dicapai adalah :
1.Menghasilkan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan untuk PT. Adekakarya Indahperkasa yang sesuai dengan proses bisnis dan karakteristik perusahaan.
2.Meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam memproses informasi yang dibutuhkan dalam rangka mengambil keputusan sehubungan dengan aktivitas pembelian dan persediaan.
3.Membantu pihak-pihak terkait untuk mengambil keputusan dan kebijakan sehubungan dengan informasi-informasi yang menyangkut dengan pembelian dan persediaan.
4.Membantu para pengguna sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan pada PT. Adekakarya Indahperkasa dalam memproses transaksi pembelian dan persediaan.
1.4 Metodologi Penelitian
Metode yang digunakan dalam penulisan ini adalah : 1. Metode pengumpulan data
A. Studi Kepustakaan (Literature Study)
Penelitian ini dilakukan dengan mencari buku-buku referensi untuk mengetahui dasar-dasar teori yang dapat mendukung penulisan ini. B. Studi Lapangan (Field Research Method)
Dalam metode studi lapangan, pengumpulan data dilakukan dengan cara mendatangi PT. Adekakarya Indahperkasa untuk mengetahui keadaan lapangan, kondisi terkait masalah-masalah yang dihadapi
perusahaan. Terdapat tiga metode yang dilakukan untuk melakukan studi lapangan, yaitu :
a) Observasi (Observation)
Mengamati serta memahami proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan terutama dalam bagian pembelian dan persediaan.
b) Wawancara
Melakukan wawancara yaitu dengan mengajukan pertanyaan kepada staff terkait dengan proses pembelian dan persediaan yang bertujuan agar mendapat informasi yang akurat dan relevan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
c) Dokumenstasi (Documentation)
Penelusuran dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian dan persediaan.
2. Metedologi Analisis dan Perancangan
Pengembangan sistem yang dibuat pada penelitian ini berorientasi objek dengan Unified Process Life Cycle oleh Satzinger yang terdiri dari fase-fase yaitu :
a. Inception
Pada fase ini dilakukan observasi dan wawancara terhadap pihak terkait yaitu manager, bagian pembelian, persediaan dan keuangan mengenai proses bisnis yang berjalan, masalah-masalah atau kelemahan-kelemahan yang terjadi dan kebutuhan sistem pada perusahaan sehingga dapat memberikan rekomendasi pemecahan masalah yang dihadapi
b. Ellaboration
Fase ini menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan pada perusahaan menggunakan metode object oriented analysis and design-unified process, berdasarkan pendekatan satzinger.
c. Construction
Pada fase ini memulai untuk membangun sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan dengan menggunakan bahasa pemrograman visual basic dan Microssoft SQL.
1.5 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan dibahas teori yang digunakan sebagai acuan dan pedoman yang digunakan penulis untuk dijadikan kerangka berpikir yang sesuai dengan pembahasan.
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang perusahaan, visi misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, masalah yang dihadapi oleh perusahaan, solusi yang disarankan kepada perusahaan, dan sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan.
BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Dalam bab ini akan dibahas tentang usulan perancangan sistem yang dibuat dengan menggunakan pendektan Object Oriented Analysis And Design (OOAD).
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi tentang simpulan yang dihasilkan dari penelitian yang telah dilaksanakan, dan juga saran – saran bagi perusahaan untuk pengembangan sistem di masa yang akan datang.
