4.1 Gambaran Umum Objek Penelitian
4.1.1 Sejarah Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI)
Perkembangan perwakilan rakyat di Indonesia dapat ditelusuri sejak terbentuknya Volkstraad pada masa Hindia Belanda, jauh sebelum kemerdekaan Indonesia 17 Agustus 1945.Dalam setiap tahap perkembangan, model hubungan rakyat dan perwakilannya berubah-ubah seiring dengan perkembangan dan perubahan politik Indonesia.
Volkstraad merupakan awal perkenalan bangsa Indonesia pada demokrasi
perwakilan. Wakil-wakil rakyat yang berasal dari partai- partai politik dan kelompok- kelompok fungsional duduk dalam Volkstraad. Tetapi Volkstraad tidak dirancang untuk sepenuhnya berfungsi sebagai dewan perwakilan rakyat (pribumi), melainkan dimaksudkan bagi Pemerintah Belanda sebagai konsesi untuk dukungan popular dari rakyat di tanah jajahan terhadap keberadaan pemerintahan Hindia Belanda.
Setelah Indonesia merdeka, sesuai aturan peralihan UUD 1945 memberi kekuasaan kepada presiden untuk menjalankan kekuasaan Negara dengan dibantu oleh sebuah komite nasional, yang kemudian dikenal dengan Komite Nasional Indonesia Pusat (KNIP).
Sidang KNIP yang pertama tanggal 29 Agustus 1945, berhasil memilih Pimpinan KNIP, yaitu :
Ketua : Mr. Kasman Singodimedjo
Wakil Ketua I : M. Sutardjo Kartohadikusumo
Wakil Ketua II : Mr. J. Latuharhary
Wakil Ketua III : Adam Malik
Tanggal 29 Agustus 1945 inilah yang kemudian dijadikan sebagai Hari Jadi DPR RI. Berdasarkan Maklumat Wakil Presiden Nomo X tanggal 16 Oktober 1945, menyatakan bahwa KNIP memiliki tugas di bidang legislasi dan ikut menetapkan garis-garis besar haluan Negara.Dengan demikian, KNIP mengalami pergeseran fungsi dari dewan penasehat pemerintah menjadi dewan yang mempunyai kekuasaan legislative serta ikut menetapkan GBHN. Perubahan peran KNIP ini tidak saja memaksa presiden untuk berbagi kekuasaan (sharing of
power) dengan parlemen tetapi juga membuka peluang baru bagi dinamika
perpolitikan Indonesia.57
Menurut Undang-Undang Dasar Republik Indonesia tahun 1945 dan perubahannya, Negara Indonesia adalah negara kesatuan yang berbentuk Republik.Kedaulatan berada di tangan rakyat dan dilaksanakan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Dasar.
57
Sekretariat Jenderal DPR RI Biro Humas dan Pemberitaan, Selayang Pandang Mekanisme Kerja Dewan Perwakilan Rakyat Indonesia,2014 hal 3
Dewan Perwakilan Rakyat merupakan lembaga perwakilan rakyat yang berkedudukan sebagai lembaga negara. Sebagai salah satu lembaga Negara DPR RI mempunyai hubungan dan kedudukan yang sejajar dengan lambang negara lainnya.Bekerja sama satu dengan yang lainnya saling menghargai dan menghormati kedudukan, tugas dan wewenangnya masing-masing. Kedudukan DPR RI kuat, karena tidak dapat dibubarkan oleh Presiden dan dapat senantiasa mengawasi Presiden.
DPR RI mempunyai tiga fungsi utama yaitu:
1. Fungsi Legislasi (membentuk Undang-Undang)
2. Fungsi Anggaran (menetapkan APBN bersama Presiden dengan pertimbangan DPD)
3. Fungsi Pengawasan (melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan Undang-Undang, APBN, serta Kebijakan Pemerintah)
4.1.2 Tentang Sekretariat Jenderal DPR RI
Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan unsur penunjang DPR, yang berkedudukan sebagai Kesekretariatan Lembaga Negara yang dipimpin oleh seorang Sekretaris Jenderal dan dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Pimpinan DPR. Sekretaris Jenderal dibantu oleh seorang Wakil
Sekretaris Jenderal dan beberapa Deputi Sekretaris Jenderal yang diangkat dan diberhentikan oleh Presiden atas usul Pimpinan DPR.DPR dapat mengangkat sejumlah pakar/ahli sesuai dengan kebutuhan, dan dalam melaksanakan tugasnya Sekretariat Jenderal dapat membentuk Tim Asistensi.Susunan organisasi dan tata kerja Sekretaris Jenderal ditetapkan dengan keputusan Presiden.
4.1.3 Visi dan Misi Sekretariat Jenderal DPR RI Visi
Menjadikan Sekretariat Jenderal yang profesional dan akuntabel
Misi
Mewujudkan penyelenggaraan fungsi legislasi yang efisien dan efektif
Mewujudkan penyelenggaraan fungsi penganggaran negara yang akuntabel dan transparan
Mewujudkan penyelenggaraan fungsi pengawasan yang transparan dan efektif
Mewujudkan kelembagaan DPR RI yang kuat, aspiratif, responsif, dan akomodatif
4.1.4 Kedudukan dan Tugas Sekretariat Jenderal DPR RI
Kedudukan Setjen DPR – RI adalah sebagai unsur penunjang DPR yang berkedudukan sebagai Kesekretariatan Lembaga Negara.
Tugas Sekretariat Jenderal antara lain :
1. Memberikan bantuan teknis, administrative, dan keahlian kepada DPR.
2. Melaksanakan kebijakan kerumahtanggan DPR yang telah ditentukan oleh Pimpinan DPR, termasuk kesejahteraan anggota dan pegawai Sekretariat Jenderal.
3. Membantu pimpinan DPR dalam menyiapkan penyusunan rancangan anggaran DPR.
4. Memberikan penjelasan dan data yang diperlukan oleh BURT. 5. Melaksanakan hal lain yang ditugaskan oleh Pimpinan DPR dan 6. Melaporkan secara tertulis pelaksanaan tugasnya selama Tahun sidang
yang lalu kepada Pimpinan DPR pada setiap permulaan tahun sidang dengan memberikan tembusan kepada Badan Musyawarah dan BURT.
Sekretarias Jenderal dengan persetujuan Pimpinan DPR dapat menjadi anggota organisasi internasional yang menghimpun para Sekretarias Jenderal
Parlemen dan memberikan laporan tertulis serta pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatannya dalam organisasi tersebut kepada Pimpinan DPR.58
4.1.5 Struktur Organisasi Kesekretariat Jenderal DPR RI
Sumber : www.dpr.go.id
58
Sekretariat Jenderal DPR RI Biro Humas dan Pemberitaan, Selayang Pandang Mekanisme Kerja Dewan Perwakilan Rakyat Indonesia,2014 hal 78
Sekretaris Jenderal
Deputi Bidang
Administrasi Inspektur Utama
Deputi Bidang Persidangan Kepala Biro Kesekretariat Pimpinan Kepala Biro Persidangan I Kepala Biro Persidangan II Kepala Biro Pemberitaan Parlemen Kepala Bagian Hubungan Masyarakat Kepala Bagian Media Cetak dan
Media Sosial Kepala Bagian Televisi dan Bagian Parlemen Kepala Bagian Penerbitan Kepala Biro Kerjasama Antar Parlemen
4.1.6 Gambaran Umum Humas SETJEN DPR RI
Bagian HUMAS berada di Biro Pemberitaan Parlemen dengan memiliki dua Sub Bagian, yaitu: Sub Bagian Penerangan dan Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik. Di bawah ini adalah uraian mengenai Bagian HUMAS SETJEN DPR RI.
Pada susunan dalam satu naskah Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 6 Tahun 2015 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia sebagaimana diubah dengan Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 2 tahun 2016, menjelaskan bahwa:
Paragraph 5, pasal 232 yaitu Biro Pemberitaan Parlemen mempunyai tugas menyelenggarakan dukungan pemberitaan, pelayanan informasi, kehumasan, pengelolaan televise dan radio, serta pengelolaan urusan penerbitan. Pasal 234; Biro Pemberitaan Parlemen terdiri atas : (a) bagian media cetak dan media sosial, (b) bagian hubungan masyarakat, (c) bagian televise dan radio parlemen, dan (d) bagian penerbitan.
Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas melaksanakan penerangan kepada masyarakat dan pelayanan informasi publik.Dalam melaksanakan tugas sebagaimana yang dimaksud Bagian Hubungan Masyarakat menyelenggarakan fungsi:
a. Penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Bagian Hubungan Masyarakat. b. Penyusunan bahan kegiatan di bidang hubungan masyrakat.
c. Pelaksanaan kegiatan di bidang hubungan masyarakat.
d. Penyiapan bahan materi dan pelaksanaan penerangan tentang keparlemenan.
e. Pelayanan informasi publik f. Pelaksanaan kehumasan
g. Pelaksanaan tata usaha bagian hubungan masyarakat
h. Pelaksanaan kegiatan lain yang ditugaskan oleh Kepala Biro Pemberitaan Parlemen, dan
i. Pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Kepala Biro Pemberitaan Parlemen.
Bagian Hubungan Masyarakat terdiri atas:
1. Sub Bagian Penerangan, mempunyai tugas penyiapan bahan materi dan pelaksanaan penerangan kepada masyarakat mengenai Dewan Perwakilan Rakyat Indonesia.
2. Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik, mempunyai tugas pemberian layanan informasi publik kepada masyarakat dan pelaksanaan tata usaha Bagian Hubungan Masyarakat.59
59 Satu Naskah Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 6 Tahun 2015 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia sebagaimana diubah dengan Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 2 tahun 2016. Hal 103
4.1.7 Struktur Humas Setjen DPR RI
4.1.8 Undang- Undang No.14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
Pemerintah menetapkan Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP), untuk memberikan jaminan terhadap semua orang dalam memperoleh Informasi Publik Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) diundangkan pada tanggal 30 April 2008 dan mulai berlaku dua tahun setelah diundangkan.
Undang-Undang No.14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik, merupakan hasil gagasan dari Indonesia center for Environmental Law (ICEL), sebuah lembaga swadaya masyarakat masyarakat (LSM) yang bergerak dibidang kebijakan lingkungan. Undang-Undang yang terdiri dari 64 pasal ini pada intinya memberikan kewajiban kepada setiap badan publik untuk membuka akses bagi setiap pemohon informasi publik untuk mendapatkan informasi tertentu yang dikecualikan.
Secara umum tujuan dibentuknya UU No. 14 Tahun 2008 Tentang KIP, yang pada intinya menjamin hak publik akan akses informasi publik badan publik. Undang- Undang Nomor 14 Tahun 2008 ini bertujuan untuk:60
1. Menjamin hak warga Negara untuk mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik. 2. Mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan
kebijakan publik.
3. Meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan badan publik yang baik.
4. Mewujudkan penyelenggaraan Negara yang baik, yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan.
60
Transparansi dan keterbukaan informasi publik Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.Departemen komunikasi dan informatika Republic Indonesia. Hal 5
5. Mengetahui alasan kebijakan publik yang mempengaruhi hajat hidup orang banyak.
6. Mengambangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/ atau
7. Meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan badan publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.
Menurut kategorinya informasi publik terdiri atas: 1) informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; 2) informasi yang wajib disediakan setiap saat dan; 3) informasi yang dikecualikan. Jenis informasi di DPR yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala meliputi informasi yang berkaitan dengan: a) organisasai DPR; b) administrasi keanggotaan DPR; c) fungsi DPR; d) program DPR; e) kegiatan dan kinerja DPR; f) laporan keuangan DPR yang telah diaudit; dan g) informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. Informasi publik di SETJEN DPR RI yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala meliputi informasi yang berkaitan dengan: 1) struktur organisasi DPR; 2) program SETJEN DPR; 3) kegiatan dan kinerja SETJEN DPR yang telah diaudit; 4) laporan keuangan SETJEN DPR yang telah diaudit; 5) laporan akses informasi publik; 6) tata cara pengaduan penyalahgunaan wewenang atau pelanggaran yang dilakukan oleh pejabat SETJEN DPR; dan 7) pengumuman barang dan jasa yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Informasi publik di DPR yang dikecualikan meliputi : a) informasi public DPR dari hasil rapat-rapat di DPR yang bersifat tertutup yang dinyatakan rahasia; b) surat DPR yang bersifat rahasia; c) surat atau dokumen DPR yang substansinya
menurut peraturan perundang-undangan harus dirahasiakan; d) surat atau dokumen yang diterima oleh DPR yang substansinya dinyatakan rahasia oleh pemberi surat atau dokumen; e) informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan undang-undang; f) informasi yang berkaitan dengan rahasia pribadi; dan g) informasi yang apabila dibuka dapat mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi atau berupa wasiat seseorang.61
Informasi publik di DPR yang dikecualikan sebagaimana yang dimaksud dapat diumumkan apabila sudah ada keputusan dari DPR untuk membuka sebagian dan atau seluruhnya.
Kewajiban menyebarkan informasi publik dilakukan dengan cara yang mudah dijangkau oleh masyarakat dan dalam bahasa mudah dipahami dan ditentukan/ diberikan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dibadan publik terkait.
Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislative,dan yudikatif dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggara Negara, yang sebagian dan seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan atau belanja Negara (APBN) atau organisasi non-pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja Negara (APBN) dan belanja daerah, sumbangan masyarakat dan/ atau luar.62
61 Peraturan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia No. 1 Tahun 2010 Tentang Keterbukaan Informasi Publik Di Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, hal 14 62
Pejabat yang bertanggung jawab dibidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik disebut Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).
Informasi Publik di DPR adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh DPR dan SETJEN DPR serta yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan tugas dan fungsi DPR dan SETJEN DPR. Dalam memenuhi kewajiban memberikan informasi publik, DPR mendelegasikan kepada Sekretaris Jenderal DPR untuk melakukan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi publik kepada pemohon informasi melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertugas melakukan pelayanan informasi dan dokumentasi terhadap para pemohon informasi publik.Pemohon informasi Publik yang selanjutnya disebut Pemohon Informasi adalah warga Negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana diatur dalam peraturan ini.63
4.1.9 Website DPR RI
Website memberikan peluang bagi DPR RI untuk mencapai masyarakat
dengan pesan-pesan sebagaimana yang diinginkan. DPR RI memanfaatkan website untuk mempromosikan layanan, agenda kerja DPR RI, risalah rapat, hasil sidang, maupun hasil keputusan yang DPR RI putuskan.
63
Peraturan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia No. 1 Tahun 2010 Tentang Keterbukaan Informasi Publik Di Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, hal 13
Pada saat ini DPR RI telah berkomitmen mewujudkan parlemen modern dengan terus mendorong transformasi dan reformasi kelembagaan. Reformasi kelembagaan ini didasarkan pada tiga prinsip yakn:
a) Terwujudnya transparansi
b) Penggunaan teknologi informasi c) Representasi rakyat
Melalui web resmi DPR RI (www.dpr.go.id) memberikan informasi kegiatan setiap anggota Dewan.64 Ada berbagai konten yang telah disediakan didalam www.dpr.go.id yang dapat diakses oleh masyarakat mulai dari TV Parlementaria, Layanan Informasi Publik, Berita-berita terkini, dan keputusan-keputusan yang dibuat oleh DPR RI.
4.2 Hasil Penelitian
Dalam penelitian ini guna mendapatkan hasil yang relevan, data dan informasi yang terkait dengan tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui Manajemen Pengelolaan Keterbukaan Informasi Publik Terhadap Masyarakat Melalui Website Pada Bagian Humas Setjen DPR RI. Maka peneliti menggunakan pengumpulan data dengan wawancara kepada pihak-pihak yang terkait dengan masalah tersebut, yakni: Bpk. Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI, Bpk. Saiful, selaku Kepala Bagian Humas Setjen DPR RI. Wawancara ini dilakukan peneliti di kantor Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat RI yang bertempat di Jl. Jenderal Gatot
64
Subroto Jakarta 10270, Gedung Nusantara III. Wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan data kualitatif sesuai metode penelitian Deskriptif serta Paradigma
Post Positivisme.
Sedangkan untuk informan peneliti melakukan wawancara dengan Firda Razaq selaku mahasiswi yang magang di Humas Setjen DPR RI, pada hari Senin, 26 Desember 2016 bertempat di JCO Mall Puri Indah.
Menurut Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI, menurut bapak mengenai seberapa penting keterbukaan informasi publik pada Badan Publik dan kegunanya.
“Sangat penting kalau untuk badan publik, mengingat yang digunakan oleh badan publik khususnya pemerintahan yaitu menggunakan uang negara, oleh karnanya keterbukaan informasi publik nomor 14 tahun 2008 itu sangatlah penting, untuk sebagai pengetahuan bukan saja pengetahuan tapi sebagai koleksi wawasan bagi masyarakat. Kegunaan keterbukaan informasi publik pertama ilustrasi yang pertama adalah untuk agar masyarakat tau apa yang selama ini dilimpahkan dari masyarakat kepada negara, khususnya adalah mengenai pajak dan seterusnya dikeluarkan
andai keuangan untuk kepentingan kembali lagi ke rakyat.”65
65
Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
Menurut bapak Saiful sebagai Kepala Bagian Humas Setjen DPR RI, peryataan selama ini pelayanan keterbukaan informasi publik yang ada di Setjen yaitu,
“Pelayanan informasi publik di DPR itu bisa dilakukan secara langsung
maupun secara online. Kalau dilakukan secara langsung yang bersangkutan yang membutuhkan pelayanan informasi publik yang bersangkutan harus datang ke bagian humas di gedung MPR DPR. Kalau untuk yang dilakukan online mereka bisa mendaftarkan melalui online
yaitu melalui dpr.go.id website.”66
Menurut Firda Razaq sebagai mahasiswi yang melalukan kerja praktek di DPR RI menuturkan bahwa pelayanan keterbukaan informasi publik melalui website DPR bahwa cukup baik, berikut pernyataannya.
“Menurut saya keterbukaan informasi publik di DPR saat ini cukup baik,
kenapa? Karna masyarakat dibebaskan untuk melihat secara langsung apa kegiatan yang dilakukan oleh anggota DPR RI mulai dari mengadakan rapat, rapat paripurna, rapat persidangan dan lain-lain. Masyarakat dibiarkan untuk melihat tapi dengan satu syarat, harus mengurus surat izinnya terlebih dahulu, jadi DPR RI sih sudah transparan ke masyarakat tentang apa yang dikerjakan DPR agar masyarakat tidak keliru lagi dan tidak memandang negatif lagi ke DPR. Web yang ada saat ini juga cukup membantu masyarakat untuk menuangkan segala aspirasi masyarakat di web tersebut terhadap anggota-anggota DPR dan
66
keluhan mereka seperti apa, keinginan mereka DPR kedepannya seperti apa mereka dapat bisa komentarkan melalui web DPR RI. Keterbukaan informasi publik DPR saat ini yang dijalankan sudah cukup baik karna juga masyarakat bebas, karna bebas masyarakat bisa mengambil informasi apa saja tentang undang-undang yang DPR buat. Walaupun masih ada undang-undang yang masih dirahasiakan dan tidak boleh
dipersalahgunakan begitu aja.”67
Pak Ade Effendi lalu menjelaskan media apa saja yang menjadi media publikasi DPR untuk masyarakat sebagai berikut.
“Media publikasi DPR banyak, mulai dari sosialisasi kegiatan-kegiatan. Kegiatan kehumasan, ee.. lintas departemen kementrian dan lembaga ya, yang diadakan hampir setiap bulan beberapa kali, baik itu dilakukan DPR maupun dilakukan oleh instansi pemerintah lain. Kementrian atau lembaga lain yang saling bertukar informasi untuk menyamakan persepsi, bagaimana cara penyampaian implementasi undang-undang nomor 14
tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik.”68
Seperti halnya yang dilakukan Humas DPR RI dalam memberikan informasi melalui media internal yaitu Internet, Website, Majalah, dan Tabloid. Lalu penjelasan bapak Saiful mengenai perbedaan antara website dengan media lain yakni sebagai berikut.
67 Hasil wawancara dengan Firda Razaq, mahasiswa yang bekerja praktek di Humas Setjen DPR RI 68
Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
”Website DPR itu bisa di unduh dimana saja dan mereka juga pelayanannya baik melui website atau melalui langsung kita berikan ke pelayanan yang sama. Yang datang langsung juga kita minta mereka untuk mengisi di web kita yang ada disini dan kita siapkan komputer untuk
mereka langsung mendaftarkan melalui online juga.”69
Proses Manajemen Pengelolaan Keterbukaan Informasi Publik Terhadap Masyarakat Melalui Website Pada Bagian Humas Setjen DPR RI dilaksanakan melalui beberapa tahapan diantaranya: mendefinisikan masalah atau peluang, perencanaan dan pemrograman, mengambil tindakan dan berkomunikasi, lalu yang terakhir adalah tahap evaluasi program.
4.2.1 Fact Finding (Pengumpulan Data atau Mengidentifikasikan Masalah)
Langkah pertama dalam manajemen public relations ini adalah mendefinisikan masalah, artinya humas mencari tahu apa masalah-masalah yang timbul dalam keadaan saat ini terhadap perusahaan atau organisasi. Humas berusaha mencari tahu masalah dan dirumuskan menjadi suatu latar belakang sehingga dapat diketahui seberapa pentingnya suatu kegiatan dan dapat menuntun seorang humas dalam membuat suatu perencanaan pemrograman kedepannya.
Untuk mengetahui permasalahan yang terjadi pada saat ini terhadap parlemen, dilakukan sebuah riset atau penelitian. Bapak Ade selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen
69
DPR RI menjelaskan hal sebagai berikut:
“Kita mengetahui situasi dari hasil survey lembaga masyarakat
dan juga tone yang berkembang sejak masa reformasi.”70
Bukan hanya dengan survey lembaga masyarakat tetapi humas internal juga melakukan riset dengan cara mapping berita melalui surat kabar dan akun sosial media sebagaimana yang dijelaskan oleh Bapak Ade sebagai berikut:
“Riset kita lakukan dengan cara melihat berita tentang DPR RI di
surat kabar seperti koran dan berita online, lalu melihat di akun media sosial twitter DPR RI lalu disusun dalam bentuk kliping. Riset tersebut dilakukan untuk mengetahui bagaimana persepsi
masyarakat mengenai DPR RI”.71
Hal ini diperkuat dengan pemberitaan di media online dibawah ini, salah satu pemberitaan pada DPR RI tentang buruknya kinerja parlemen Indonesia terutama dalam akses teknologi informasi dan komunikasi. DPR RI kerap diberitakan negatif oleh media, baik media cetak, media elektronik dan new media seperti portal berita online. Sehingga cnderung bahwa masyarakat menilai DPR itu buruk citranya.
70
Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
71
Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
Gambar
Mapping Media (Berita Media Online)
Smber: http://poskotanews.com/2016/07/11/kinerja-dpr-ri-masih-buruk/
Dari hasil riset ditemukan fakta-fakta yang menjelaskan apa saja masalah-masalah yang terjadi pada DPR RI yaitu kurangnya pemberian informasi kepada masyarakat mengenai kinerja DPR RI, sehingga masyarakat menilai buruk DPR hanya dari apa yang mereka lihat melalui media saja tanpa mengetahui lebih dalam sebab dan akibatnya. Karena hal-hal tersebut Humas Setjen DPR RI sudah membentuk Sistem Pelayanan Informasi Publik yang berfungsi melayani permintaan informasi yang ada di DPR.. Berikut merupakan kondisi Sistem Pelayanan Informasi Publik yang ada di DPR RI saat ini, sebagaimana
yang dikatakan oleh Bapak Ade sebagai berikut:
“Ya, sudah berjalan. Baik masyarakat yang tidak mengetahui tentang web DPR, lalu mereka masuk ke gedung DPR kita layani dengan baik, kita arahkan, sepanjang informasi itu ada sesuai dengan ketententuan undang-undang ya kita jalankan dan kita laksanakan. Kalau memang masyarakat sudah mengetahui memang melalui online atau website dpr.go.id kita layani dengan baik ada tracking permohonan informasi. Kalau informasi yang dimintakan berkaitan dengan hal-hal, tugas dan fungsi DPR ya kami sampaikan melalui website DPR. Karna informasi itu ada
yang berkala dan ada yang dikecualikan.”72
Dalam suatu Sistem Pelayanan Informasi ini ada penanggungjawab dalam penanganan manajemen pelayanan pengelolaan informasi publik merurut Bapak Saiful sebagai berikut:
“Kalau untuk penanggung jawab secara langsung untuk jabatannya kita berikan yaitu namanya jabatan di unit kerja adalah pelaksana-pelaksana itu sendiri yaitu kasubak pelayanan
informasi publik.”73
Dengan keberadaan Sistem Pelayanan Informasi Publik diharapkan masyarakat mampu merubah sedikit pandangan dari masyarakat tentang DPR RI, walaupun tak semudah itu membuat masyarakat percaya akan
72 Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
73
DPR RI. Oleh karna itu perlu dilakukan kegiatan manajemen pelayanan secara komprehensif sebagai berikut:
“Kita lakukan secara komprehensif dan profesional. Jadi setiap data atau bahan yang dibutuhkan masyarakat baik itu data yang sedang diolah maupun data yang sudah menjadi bahan dokumen atau arsip itu sudah bisa kita berikan kalau memang itu ada di
kita, kita berikan pada saat yang sama.” 74
Melalui web DPR RI masyarakat bisa memohon aspirasi nantinya akan disampaikan kepada DPR RI dalam bentuk pernyataan sikap, pendapat, harapan, kritikan, masukan dan saran terkait dengan tugas, fungsi dan kewenangan DPR RI.
Masyarakat juga bisa melakukan pengaduan melalui web DPR RI, pengaduan ungkapan rasa tidak senang, ketidakpuasan atau keluhan yang disampaikan kepada DPR RI atas suatu permasalahan yang terkait dengan fungsi pengawasan dalam rangka pelaksanaan undang-undang, pelaksanaan keuangan negara dan kebijakan pemerintah.
74
Gambar
Tampilan Web DPR RI
Sumber: www.dpr.go.id
Jadi dalam mendefinisikan masalah, Humas Setjen DPR RI melakukan riset melalui mapping media untuk mengetahui pesepsi masyarakat, apakah masih banyak masyarakat yang mempunyai persepsi buruk tentang DPR mengenai kurangnya keterbukaan informasi. Dari riset-riset yang telah dilakukan dan dirumuskannya suatu latar belakang permasalahan maka bisa dibuat suatu perencanaan atau pemrograman suatu kegiatan untuk mendukung dan memecahkan permasalahan yang terjadi pada perusahaan atau organisasi.
4.2.2 Planning and Programming (Perencanaan dan Pemograman)
Setelah mendefinisikan masalah, ditemukan masalah-masalah yang tengah dihadapi oleh parlemen dan dibuat latar belakang suatu perencanaan. Oleh karna itu Kepala Bagian Humas Setjen DPR RI bagian Sistem Pelayanan Informasi Publik melihat kembali kondisi Sistem Pelayanan Informasi Publik di DPR RI saat ini menurut Bapak Saiful yakni:
“Kita selama ini setiap publik yang minta data baik itu melalui online yang kita lakukan dari tempat mereka sendiri maupun yang datang kesini mereka kita berikan beberapa kuis untuk mereka isi tingkat kepuasan mereka terhadap pelayanan yang kita berikan
kepada mereka.”75
Untuk mempertanggungjawabkan pada saat pemograman perlu adanya peran penting dalam memberikan pelayanan informasi publik saat data-data yang masuk dalam permintaan informasi maupun keluhan dari masyarakatpun masukan untuk DPR RI menurut pak Ade Efendi mengatakan:
“Desk informasi ada di humas, pengelola dokumen ada di bagian arsip museum. Jadi kita berinteraksi antara unit satu dengan unit
yang lainnya. Saling bekerjasama, berkolaborasi dalam
menyelesaikan permohonan-permohonan informasi. Karna kami di
75
humas hanya desk nya saja, jendelanya saja, pintunya saja, yang punya base dokumen adalah di bagian arsiparis. Jadi kepala pusat data dan informasi, tetapi bagaimana proses dokumen itu dapat diterima oleh pelayanan informasi publik di PPID melalui nota dinas. Karna pertanggung jawaban setiap dokumen itu ada, untuk dipertanggung jawabkan dan diberikan kepada masyarakat. Kurun waktu permohonan adalah 14 hari untuk dapat diberikan dan seterusnya sepanjang dokumennya ada dan sesingkat-singkatnya
kita berikan.”76
Sehingga data-data dari masyarakat yang masuk melalui web DPR akan dikumpulkan dan dikelola sebagai berikut seperti penjelasan Bapak Ade Effendi:
“Pengumpulan data pemohon yang datang langsung maupun yang melalui web itu kita lanjutkan kepada unit yang terkait berkaitan pengelolaan dokumen. Dimanakah unit yang terkait? Yaitu di arsip dan museum. Seluruh dokumen yang ada di seluruh kesekjenan di
DPR itu dikelola dan di basedatakan oleh bagian arsiparis.”77
Setelah data-data yang sudah diterima humas melakukan sistem perencanaan atas pengelolaan informasi publik melalui website. Berikut penjelasan dari pak Ade Effendi:
76
Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
77
Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
“Simple saja, aplikasi itu kan sudah terorganisir dengan baik, informasi pemohon datang sesuai dengan permohonan, salah satu yang ditentukan ada trackingnya, kita buatkan masuk kedalam permohonan informasi kita buatkan lebih jelas permohonan data lalu aplikatif, kita filenya ada di soft atau hard copy lalu kita kirimkan melalui e-mail atau mereka datang langsung. Kira-kira jelas berapa lama mereka mengajukan permohonan itu jelas
sekali.”78
Bapak Ade Efendi juga menjelaskan dalam perencanaan yang dilakukan Humas Setjen DPR RI dalam Sistem Pengelolaan Keterbukaan Informasi Publik bahwa data-data dalam bentuk permintaan informasi yang diterima oleh humas melalui website akan disimpan di Desk Informasi bagian Arsip Museum yang nantinya akan dikelola dan di basedatakan oleh arsiparis seperti berikut:
“Pengumpulan data pemohon yang datang langsung maupun yang melalui web itu kita lanjutkan kepada unit yang terkait berkaitan pengelolaan dokumen. Dimanakah unit yang terkait? Yaitu di arsip dan museum. Seluruh dokumen yang ada di seluruh kesekjenan di
DPR itu dikelola dan di basedatakan oleh bagian arsiparis.”79
78
Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
79
Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
4.2.3 Communicating (Pelaksanaan)
Dalam pelaksanaan pengelolaan Sistem Pelayanan Informasi Publik di DPR RI. Humas Setjen DPR RI melakukan pelaksanaan pengelolaan informasi dengan terpaku pada SOP (Standar Operasional Prosedur) Pelayanan Informasi Publik yang ada dalam Undang-Undang Peraturan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Keterbukaan Informasi Publik di Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.
Dengan dibentuknya Undang-Undang tersebut diharapkan masyarakat dapat memperoleh informasi publik di DPR dan Setjen DPR.
Untuk Menguatkan jawaban atas pertanyaan peneliti yaitu sudahkah DPR memiliki SOP dengan memberikan pertanyaan Kepada Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI yaitu Bapak Effendi terkait Undang-Undang tersebut, dan jawaban beliau seperti berikut:
“Sudah, dan ini sudah dipublikasikan sejak undang-undang 2008 diundangkan, DPR sejak 2010 kita sudah mengoptimalkan di
DPR.”80
Lalu saya memberikan pertanyaan kepada Kepala Bagian Humas Setjen DPR RI, yaitu Bapak Saiful terkait dengan SOP dalam proses
80
Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
pelaksanaan, adakah data maupun informasi yang tidak bisa diberikan oleh masyarakat, tetapi sebelumnya peneliti ingin mengetahui lebih dalam apakah peran beliau dalam pengelolaan Pelayanan Informasi Publik dan jawaban beliau seperti berikut:
“Saya hanya memberikan arahan dan bimbingan kepada setiap persoalan-persoalan yang terjadi keluhan-keluhan yang untuk hambatan-hambantan yang mungkin terjadi dengan pelayanan
tersebut.”81
Setelah mengetahui bahwa peran beliau memberikan arahan dan bimbingan lalu beliau menjelaskan kepada peneliti mengenai data maupun informasi yang tidak bisa diberikan oleh masyarakat dan berikut jawaban beliau:
“Memang ada data yang tidak bisa diberikan oleh masyarakat,
misalnya data-data yang memang dikecualikan. Lalu data-data yang dikecualikan itu tidak bisa kami berikan secara langsung kepada masyarakat kecuali data-data yang memang khusus untuk penelitian, untuk kepentingan akademis tentunya ada walaupun data itu dikecualikan bisa kita berikan dengan berbagai pertimbangan untuk pertama sekali untuk kemajuan ilmu pengetahuan, tentunya bisa kami berikan dengan
81
keterbatasan tertentu mereka tidak bisa membawa mereka hanya
bisa dibaca ditempat.”82
Selanjutnya peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada bapak Ade Effendi terkait SOP data yang tidak dapat diberikan oleh masyarakat berikut jawabannya:
“Sepanjang SOP permohonan itu mengacu kepada dokumen yang aktif atau inaktif saja tidak kita berikan, tetapi jika dalam proses biasanya kita tunda untuk diberikan setelah proses selesai, selalu
kita berikan sepanjang ini tidak ada masalah.”83
Dari kedua pertanyaan yang sama yang diberikan peneliti kepada kedua key informan yang berbeda didapatkan jawaban bahwa Humas Setjen DPR RI memberikan informasi kepada masyarakat dengan ketentuan-ketentuan yang ada di SOP DPR RI mengenai Keterbukaan Informasi Publik bahwa ada beberapa data yang dikecualikan yang tidak dapat sepenuhnya diberikan oleh pemohon atau masyarakat yang meminta informasi tetapi ada keringanan untuk dapat membacanya dengan langsung datang ke gedung DPR RI.
Selanjutnya peneliti ingin mengetahui bagaimana pelaksanaan atau cara humas dalam memberikan pelayanan informasi publik melalui website kepada Bapak Effendi dan jawaban beliau berikut ini:
82 Hasil wawancara dengan Saiful, selaku Kepala Bagian Humas SETJEN DPR RI 83
Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
“Cara humas melalui website pemberian informasi kita melalui e-mail atau ge-mail. Sepanjang dia masuk web pasti dia punya e-e-mail dan gmail, baik itu melalui contact person sudah kita sampaikan melalui by phone ya juga e-mail. Kalau e-mail atau gmailnya basedatanya sangat tinggi ya, dan tidak dapat di upload maka dia dapat mengambil sendiri di gedung parlemen, di layanan
informasi publik.”84
Dan berikut merupakan cara yang bisa dilakukan pemohon atau masyarakat untuk meminta informasi melalui website www.dpr.go.id
Gambar
Tampilan Web DPR RI
Sumber: www.dpr.go.id
84
Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
Setelah pemohon membuka website www.dpr.go.id lalu step berikutnya pemogon diminta mengklik tulisan “layanan” di pojok kanan atas dan pilih “layanan informasi publik”.
Sumber: www.dpr.go.id
Setelah masuk ke layanan informasi publik, bagi pemohon yang baru pertama kali membuka layanan informasi publik diharapkan registrasi terlebih dahulu dengan memilih “registrasi”.
Setelah pemohon melakukan registrasi pemohon bisa mengajukan permohonan yang diinginkan baik berupa informasi DPR kepada masyarakat maupun keluhan yang pemohon ingin sampaikan melalui website.
Dapat disimpulkan bahwa dalam pelaksanaan Setjen Humas DPR RI dalam Sistem Informasi Publik memberikan pelayanan dengan mengolah data dengan baik, step by step sehingga data dapat tersusun dengan baik dan semua data permohonan informasi yang diajukan melalui website dapat diberikan sesuai permintaan dan tidak ada yang terlewatkan.
4.2.4 Evaluating The Program (Pengevaluasi Program)
Langkah yang dilakukan setelah melakukan tindakan dan komunikasi adalah melakukan evaluasi program. Mengevaluasi adalah langkah terakhir dalam langkah-langkah proses menejemen pengelolaan keterbukaan informasi melalui website di DPR RI karena dengan adanya evaluasi maka dapat terlihat apakah tujuan yang diinginkan terlaksana dengan baik atau tidak. Seperti biasanya dalam suatu kegiatan sering muncul hambatan.
Peneliti ingin mengetahui apa hambatan yang biasanya terjadi saat pelayanan informasi, pertanyaan ini peneliti berikan kepada kedua key informan yaitu Bapak Ade Effendi dan Bapak Saiful, dan berikut terlebih dahulu jawaban dari Bapak Ade Effendi:
“Hambatan kendalanya adalah hari libur, sabtu minggu. Kalau pemohon di daerah-daerah sabtu minggu kita mengolahnya di hari senin. Keterlambatan itulah yang mempengaruhi kami dalam mengelola dokumen, itu saja. Kalau dari papua aksesnya hari sabtu atau hari minggu kami mengelolanya hari senin. Nah, maka
kurun waktu yang dimohonkan dasar undang-undang mundur tuh 3 hari, bagaimana solusinya? Dipercepat untuk pengolahan
dokumennya.”85
Jawaban serupa juga dilontarkan oleh Bapak Saiful yang mengatakan seperti berikut:
“Hampir yang namanya hambatan yang kita hadapi hampir-hampir tidak ada, paling yaa hari libur saja. Tetapi ini pelayanan informasi yang masih bisa di berikan jalan keluar dan kita berikan jalan solusi yang terbaik selama itu juga untuk kepentingan penelitian, untuk kepentingan ilmu pengetahuan kita tidak akan menghambat karna ini akan menjadi perkembangan ilmu
pengetahuan kedepan.”86
Jadi hasil yang peneliti dsimpulkan adanya hambatan yang didapatkan oleh Humas Setjen DPR RI dalam pengelolaan Sistem Informasi Publik melalui Webste yaitu kendalanya pada hari libur, alasannya karna saat pemohon informasi meminta pada hari libur otomatis pihak humas harus bekerja ekstra untuk mengumpulkan data yang pemohon inginkan dalam jangka waktu tidak biasanya agar data bisa dikirim sesuai dengan waktunya. Selain itu hambatan yang ditemui adalah sumber daya manusia yang sangat terbatas karena Sistem Informasi Publik menggunakan kinerja tim sumber daya manusianya tidak akan sesempurna
85 Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
86
struktural. Jika dibentuk satu bagian tersendiri dalam suatu unit saling bekerjasama, maka layanan informasi publik akan lebih fokus untuk menangani permintaan informasi publik, tapi karena saat ini sifat Sistem Layanan Informasi Publik DPR RI adalah tim lintas bagian tugas dan fungsi pokok dari pegawainya jadi tidak fokus, konsentrasi pegawai masih terpecah antara tugas pokok, fungsi, dan perannya.
Setelah peneliti mengetahui apa saja hambatan yang terjadi lalu peneliti ingin mengetahui adakah evaluasi yang Humas Setjen DPR RI pada Pelayanan Sistem Informasi Publik lakukan setelah adanya pelaksanaan kegiatan, dan jawaban Bapak ade seperti berikut:
“Yah.. selalu.. baik itu secara semesteran, maupun secara kredit tahunan, dan untuk menjadi satu buku laporan report sebagai pertanggungjawaban terhadap kegiatan selama kurun waktu 1
tahun.”87
Peneliti menanyakan kembali bagaimana hasil evaluasi tersebut, dan Bapak Ade Efendi menjawabnya sebai berikut:
“Evaluasi itu menjadi tolak ukur kita dalam perbaikan kegiatan-kegiatan yang akan datang. Kendala dan hambatan apa yang kita dapatkan sepanjang itu dapat kita solusikan untuk diselesaikan di tahun 2017 ditahun 2016 di tahun 2017 maka itu kita akan laksanakan. Contoh, suatu ketika ada beberapa dokumen yang
87
Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
tidak belum dapat kami berikan, lalu beberapa dokumen yang tidak dapat kami berikan tetapi masuk kedalam kategori untuk tindak pidana, maka kita akan ikuti prosesnya di pengadilan kominfo untuk dimediasikan. Karna dokumen, rata-rata dokumen yang dipintakan adalah dokumen yang masih aktif bukan inaktif. Kalau yang aktif biar proses selesai dulu, setelah itu dapat kami
berikan.”88
Peneliti kemudian bertanya kembali kepada Bapak Saiful dengan pertanyaan yang sama yaitu adakah evaluasi yang dilakukan Humas Setjen DPR RI pada Pelayanan Informasi Publik dan bagaimana hasil evaluasinya, berikut beliau menjawab:
“Kita melakukan evaluasi yaitu dengan memberikan kuisoner kepada yang membutuhkan inforormasi tersebut, dan tingkat kepuasan dar mereka itu menjadi acuan oleh kita, kekurangan-kekurangan kita mungkin juga dengan level 1 sampai 5 yah, tingkat kepuasan dari tidak puas sampai dengan puas, dan level-level itu sendiri kita jadi bahan pertimbangan kita untuk pelayanan humas kedepan. Kita hampr rata-rata cukup baik, tapi ya walaupun kita cukup baik kita tidak hanya cukup senang dengan
88
Hasil wawanacara dengan Ade Effendi, selaku Kepala Sub Bagian Pelayanan Informasi Publik Humas Setjen DPR RI
seperti itu tetapi kita harus tetap lebih memperbaiki pelayanan kita
terhadap publik.”89
Dari pertanyaan yang peneliti berikan didapatkan hasil yaitu dalam evaluasi itu menjadi tolak ukur Setjen Humas DPR RI pada Pelayanan Informasi Publik dalam perbaikan kegiatan-kegiatan yang akan datang. Kendala dan hambatan apa yang kita dapatkan sepanjang itu dapat kita solusikan untuk diselesaikan sehingga diharapkan tahun-tahun berikutnya pelayanan informasi publik di DPR RI semakin membaik.
Berikut juga dalam membandingkan jawaban dari Humas Setjen DPR RI. Peneliti mewawancara Firda Razaq yang merupakan mahasiswa yang pernah magang di Humas Setjen DPR RI juga sebagai perwakilan masyarakat yang sering mengakses website www.dpr.go.id.
Sebelumnya saya telah memberikan pertanyaan umum dan telah dijawab oleh Firda, selanjutnya saya ingin memberikan pertanyaan yang lebih mendalam seputar DPR RI juga website DPR RI yang biasa diakses oleh Firda Razak.
Berikutnya wawancara dilakukan kepada Firda Razaq sebagai mahasiswa yang sering mengakses website www.dpr.go.id:90
1. Menurut anda seperti apa permasalahan yang ada di DPR RI?
89
Hasil wawancara dengan Saiful, selaku Kepala Bagian Humas SETJEN DPR RI 90
Jawab: “Seperti yang kita ketahui, masyarakat selalu memandang negatif DPR RI karna dari berita yang tayang di televisi maupun di media cetak. Jadi masyarakat selalu menganggap DPR RI itu buruk. Sebenarnya masyarakat belum melihat jelas apa sebenernya yang dikerjakan oleh anggota DPR RI. Kalau menurut saya sudah banyak anggota yang bagus kinerjanya. Tapi ada beberapa oknum yang sengaja menjatuhkan DPR RI dan banyak anggota yang melanggar aturan di DPR RI, contohnya mereka korupsi. Jadi berita yang timbul itu menimbulkan pesan negatif di masyarakat yang menilai. Masalah di DPR ngga pernah ada ujungnya, kenapa? Karna dia sudah ciri khas nya dari dulu memang sudah negatif. Sebenarnya bisa merubah citra positif DPR, namun sampai saat DPR masih berusaha menyiapkan strategi bagaimana agar DPR itu dipandang baik oleh masyarakat tidak dilihat sisi buruknya saja.”
2. Menurut anda sebagai mahasiswa bagaimana kinerja anggota dpr saat ini?
Jawab: “Menurut saya, kinerja anggota DPR saat ini sudah cukup baik. Karna anggota DPR saat ini sudah menjalankan tugasnya dengan baik walaupun berita negatif selalu berdatangan pada DPR. “
Jawab: “Saya tau web DPR RI itu semenjak melakukan kunjungan ke DPR RI pada saat kuliah, kurang lebih 2 tahun yang lalu.”
4. Seperti yang saya ketahui anda adalah salah satu mahasiswi yang melaksanakan kerja praktek di Humas DPR. Menurut anda bagaimana kehadiran website www.dpr.go.id ini seperti apa?
Jawab: “Saat saya magang pun kebetulan saya magang di humas DPR RI jadi saya lebih tau bagaimana DPR RI mengelola webnya. Saya lebih tau apa saja sebenarnya konten-konten yang mereka masukkan untuk dibagikan ke masyarakat dan juga saya jadi lebih tau bagaimana cara pengolahan webnya itu sih untuk kurang lebihnya masih banyak sih yang lebih diperbaiki, mungkin masih banyak konten yang kurang menurut saya agak mungkin harus juga ditambahkan berita yang langsung ada di rapat kerja ataupun rapat paripurna
langsung di share ke web. Jadi masyarakat tau
perkembangannya sampai mana sih rapat itu. Jadi masyarakat nggak mempertanyakan kenapa rapat di DPR itu tidak pernah terselesaikan. Harus sering-sering di up to date sih beritanya.” 5. Apakah sudah cukup untuk melayani masyarakat akan
Jawab: “Sudah cukup ya, karna kan sudah ada bagian pelayanan informasi publik yang sudah berjalan dan tugasnya menerima keluhan maupun masukan masyarakat juga memberikan informasi dari DPR kepada masyarakat. Misalkan ada seseorang yang meminta informasi tentang undang-undang maupun hasil sidang di DPR melalui web otomatis kita layani dengan baik dan kita terima permintaannya kita proses dan akhirnya setelah proses kita berikan melalui pengiriman email. Tetapi tergantung orang yang meminta data tersebut mau dikirim by email atau dia akan mengambilnya sendiri ke DPR. Jadi DPR sangat terbuka lah ya dalam pelayanan informasi baik apapun informasi yang masyarakat minta.” 6. Manfaat untuk pribadi anda sendiri seperti apa dengan adanya
website tersebut?
Jawab: ‘Menurut saya pribadi website DPR RI sangat bermanfaat yah, karna kita bisa melihat secara langsung kegiatan yang berlangsung di DPR, kita bisa melihat berita-berita yang DPR buat, kita juga bisa melihat daftar eee... rapat kerja yang DPR jalankan. Jadi kita bisa mengetahui lebih informasi yang DPR jalankan terutama anggota-anggotanya kita juga jadi tau struktur organisasinya ee... baik dari per partai ataupun dari jajaran anggota DPR nya yang tertinggi kita jadi tau gimana jobdesk mereka masing-masing, kita juga
jadi tau jam kerja mereka seperti apa,tim kerja mereka seperti apa kita akan lebih tau ketika kita membuka web nya , karna disitu ada jadwal detailnya anggota-anggota DPR.”
7. Seberapa sering anda mengakses wibsite www.dpr.go.id? Jawab: “Sering kok apalagi kan saya magang disana jadi saya harus tahu dan mengerti betul bagaimana kinerja dalam pengelolaan web yang dikelola oleh DPR. Saya membuka dan belajar cara mlayani masyarakat mulai dari mendengarkan keluhan untuk cara menyikapinya, maupun masyarakat yang meminta data akan informasi dari DPR saya harus mengerti
bagaimana caranya melayani permintaan masyarakat
tersebut.”
8. Menurut anda apakah data dan informasi yang disajikan website www.dpr.go.id sudah cukup lengkap atau belum? Jawab: “Menurut saya sudah cukup baik yah.. dan lengkap. Seperti yang sudah saya jelaskan sebelumnya bahwa masyarakat yang meminta informasi baik data bentuk soft copy maupun hard copy kita berikan. Biarpun ada data yang sifatnya diahasiakan baru itu tidak boleh diberikan. Paling kekurangannya ya konten-kontennya saja yang kurang dan harus ditambah lagi serta agenda-agenda yang sedang berlangsung harusnya disegerakan dimuat di web agar masyarakat segera tau.”
9. Apakah informasi yang disajikan website www.dpr.go.id dapat menjawab akan informasi yang anda butuhkan?
Jawab: “Dengan adanya web DPR kita jadi lebih mudah mengetahui secara jelas kegiatan anggota, eee... kita juga bisa jika ingin langsung melihat rapat paripurna kita bisa mengajukan diri atau perkelompok melalui web DPR kita bisa request disana, berapa orang kita mau melihat rapat kerja DPR atau kita mau kunjungan ke DPR itu bisa nanti disana. Kita bisa langsung masuk ke gedung DPR melihat ruang rapatnya, kita bisa request apapun disitu, dan kita bisa tau segala apapun informasi yang DPR share ke kita lebih jelas aja sih lebih membantu walaupun masih ada konten yang kurang, seperti berita-beritanya mungkin harus di up to date lagi karna masih banyak setiap rapat undang-undang yang tidak dirilis di web. Jadi mereka agak telat merilis berita rapat undang-undangnya sedangkan mereka setiap hari rapat undang-undang ya harusnya dijabarkan tidak hanya sebagian tidak hanya kontennya aja yang dijabarkan di web.”
10.Apakah ada perbedaan website www.dpr.go.id dengan media online lainnya?
Jawab: “Perbenaanya ada yah,, seperti cara masyarakat mendapatkan informasi contohnya dari web masyarakat kan saat ini sudah mudah ya mendapatkan internet sudah dari
gadget masing-masing yang mereka punya jadi dimanapun, kapanpun, dan saat apapun masyarakat bisa mengakses web DPR dan juga sudah mempunya akun email maupun gmail masing-masing jadi menurut saya lebih praktis website dibanding media lainnya.”
11.Adakah saran dan kritik anda website www.dpr.go.id?
Jawab :”Menurut saya saat ini DPR sudah menjalankan fungsinya dengan cukup baik. Sudah mengadakan pelayanan informasi publik untuk masyarakat yang nantinya akan menjadi nilai lebih kepada DPR dari pandangan masyarakat akan tidak ada keterbatasan informasi yang mereka dapat. Mungkin tampilan web nya saja kali ya konten-kontennya lebih ditambahkan lagi agar lebih maksimal. Itu aja sih selebihnya kinerjanya cukup baik kok.”
Kesimpulan yang peneliti dapat setelah melontarkan beberapa pertanyaan kepada Firda Razaq bahwa tampilan pada website DPR RI yaitu www.dpr.go.id sudah cukup baik hanya perlu ditambahkan konten-kontennya saja. Keterbukaan informasi yang website DPR RI berikan pun sudah baik bahkan dalam pelayanan permintaan informasi di Pelayanan Informasi Publik DPR RI pada www.dpr.go.id
4.3 Pembahasan
Hasil pembahasan sesuai dengan yang peneliti dapatkan bahwa dijelaskan mengenai tujuan dari penelitian ini. Tujuan tersebut untuk mengetahui dan menggambarkan proses Manajemen Pengelolaan Keterbukaan Informasi Publik Terhadap Masyarakat Melalui Website Pada Bagian Humas Setjen DPR RI, analisa penelitian ini sampai pada tahap wawancara dengan metode Triangulasi yaitu wawancara pada narasumber mendalam yang disangkut pautkan dengan fokus penelitian yang pertama dengan menggunakan teori Cutlip & Center yaitu:
Fact Finding (Pengumpulan Fakta atau Mengidentifikasi Masalah), Planning and
Programming (Perencanaan dan Program), Communicating (Pelaksanaan), dan
Evaluating (Evaluasi) dapat di interpresentasikan sebagai berikut:
Berdasarkan hasil yang peneliti dapatkan bahwa citra DPR RI sesungguhnya sudah mulai membaik mulai dari ketenagakerjaan anggota DPR RI maupun tentang keterbukaan informasi. Tetapi karna lekatnya image yang ada di pemikiran masyarakat tentang DPR RI bahwa DPR RI merupakan lembaga yang buruk bahkan tidak terbuka itu dikarenakan kurangnya pengetahuan masyarakat tentang informasi yang sebenar-benarnya. Masyarakat hanya mendengarkan berita dan menelaah hanya dari media saja.
Dalam informasi DPR RI contohnya, masyarakat sangat minim dengan pengetahuannya tentang parlemen pemerintahan tersebut. Karna masyarakat hanya bisa mengetahui informasi DPR RI atau kegiatan-kegiatan yang dilakukan
DPR RI hanya melalui media saja. Oleh karena itu adanya website www.dpr.go.id
sudah mulai dioptimalkan dengan baik.
Tujuan dari adanya website www.dpr.go.id yaitu untuk membantu masyarakat yang ingin mengetahui tentang DPR mulai dari hasil keputusan DPR RI, peraturan DPR RI, agenda kerja, bahkan rencana kerja DPR RI. Semu berita tersedia di website www.dpr.go.id .Jika ada beberapa informasi yang diinginkan tidak ada dalam website tersebut, pemohon yang sedang mengakses website bisa meminta pertanyaan dengan mengunjungi Pelayanan Informasi Publik yang ada di dalam website DPR RI.
Setelah data-data yang dikirim oleh pemohon melalui website akan diterima oleh pengelola Pelayanan Informasi Publik di Humas Setjen DPR RI. Data tersebut akan dikelola melalui tahap-tahap berikut ini:
1. Fact Finding (Pengumpulan Fakta atau Identifikasi Masalah)
Langkah pertama ini mencakup penyelidikan dan memantau pengetahuan, opini, sikap dan perilaku pihak-pihak yang terkait dengan, dan dipengaruhi oleh, tindakan dan kebijakan organisasi. Fungsi ini menyediakan dasar untuk semua langkah dalam proses pemecahan problem dengan menentukan “Apa yang sedang terjadi saat ini?”
Pada langkah pertama yaitu Fact Finding, peneliti mengidentifikasikan masalah bahwa adanya masalah yang muncul di publik mengenai DPR RI. Masalah tersebut memuat di salah satu media online bahwa buruknya kinerja parlemen Indonesia terutama dalam akses
teknologi informasi dan komunikasi. DPR RI kerap diberitakan negatif oleh media, baik media cetak, media elektronik dan new media seperti portal berita online. Sehingga cnderung bahwa masyarakat menilai DPR itu buruk citranya.
Peneliti menemukan langkah apa yang dilakukan Humas Setjen DPR RI dalam menangani suatu pemberitaan-pemberitaan yang muncul tentang DPR RI oleh media. Langkah yang DPR RI lakukan yaitu
mapping data, mapping data yang dimaksud disini yaitu memilah berita
yang masuk tentang DPR RI dan mencari solusi bagaimana untuk langkah selanjutnya mengatasi adanya pemberitaan tersebut.
Karena DPR RI cenderung mendapatkan berita-berita negatif yang membuat citra DPR RI pun menjadi buruk di mata masyarakat, Humas Setjen DPR RI membuat suatu kegiatan positif yang mencerminkan bagaimana kinerja dpr ri saat ini yang semakin membaik. Langkah-langkah yang dilakukan Humas Setjen DPR RI dimasukkan ke dalam kegiatan yang akan diselenggarakan kepada masyarakat untuk mengubah opini buruk terhadap DPR RI menjadi kembali membaik dan mendongkrak kembali kepercayaan masyarakat terhadap DPR RI.
2. Planning and Programming (Perencanaan dan Program)
Informasi yang dikumpulkan pada langkah pertama digunakan untuk membuat keputusan tentang program publik, strategi tujuan, tindakan dan komunikasi, taktik dan sasaran. Langkah ini akan mempertimbangkan temuan dari langkah dalam membuat kebijakan dan
program organisasi. Langkah kedua ini akan menjawab pertanyaan “Berdasarkan apa yang kita tahu tentang situasi, dan apa yang harus kita lakukan atau apa yang harus kita ubah dan apa yang harus kita katakan?”
Setelah mendefinisikan masalah, ditemukan masalah-masalah yang tengah dihadapi oleh parlemen dan dibuat latar belakang suatu perencanaan. Perencanaan yang Humas Setjen DPR RI lakukan yaitu dengan cara mengoptimalkan website www.dpr.go.id untuk jalan akses masyarakat guna mendapatkan informasi yang sebenar-benarnya tentang DPR RI dengan cara pemohon informasi membuka website dan mengikuti langkah-langkah untuk membuka layanan informasi publik yang tersedia di website www.dpr,go,id.
Dalam langkah perencanaan Humas Setjen DPR RI memantau adanya informasi yang diterima lalu direkapitulasi data tersebut, diolah, dan didatabasekan sehingga Humas Setjen DPR RI mengetahui apa saja yang akan di persiapkan untuk data yang diminta dipersiapkan agar dikirim kembali sesuai kebutuhan informasi yang masyarakat minta.
3. Communicating (Pelaksanaan)
Langkah ini meliputi penerapan program aksi dan komunikasi yang didesain untuk mencapai tujuan spesifik untuk masing-masing publik dalam rangka mencapai tujuan program. Pertanyaan dalam langkah ini adalah “Siapa yang harus melakukan dan menyampaikannya, dan kapan, dimana, dan bagaimana caranya?”
Dalam langkah pelaksanaan ini Humas Setjen DPR RI tepatnya bagian Pelayanan Informasi Publik selalu memantau email yang telah dikirim oleh pemohon informasi. Setelah semua email yang datang dari website masuk, dikelola dan di database kan oleh arsip museum hingga dokumen tersebut dikelola dan disimpan kembali data-data oleh bagian arsiparis.
Setelah data pemohon diolah dan telah lengkap lalu data tersebut dikirim kembali kepada pemohon informasi. Masing-masing mempunyai jobdesk yang berbeda-beda dalam Humas Setjen DPR RI oleh karna itu masing-masing harus saling kerjasama dan berkaitan mulai dari penerimaan informasi, proses penyediaan informasi, hingga pengiriman kembali informasi yang diminta oleh Humas Setjen DPR RI pada Pelayanan Informasi Publik.
Layanan informasi publik selalu mempunyai data-data pemohon yang masuk, beserta permintaan informasi yang diinginkan, dengan adanya data-data yang lengkap maka layanan informasi publik bisa berjalan dengan efektif.
4. Evaluating (Evaluasi)
Langkah terakhir ini meliputi evaluasi terhadap langkah-langkah sebelumnya yaitu pada langkah perencanaan, dan hasil dari program. Penyesuaian akan dilakukan sembari program diterapkan dan disarkan pada evaluasi atas umpan balik tentang bagaimana program berhasil atau tidak. Program akan dilanjutkan atau dihentikan setelah menjawab
pertanyaan “Bagaimana keadaan kita sekarang atau seberapa baik langkah yang telah kita lakukan?”
Langkah evaluasi ini merupakan tolak ukur Humas Setjen DPR RI pada Pelayanan Informasi Publik untuk memberikan pelayanan yang lebih baik lagi.
Dengan pelayanan yang diberikan oleh bagian Pelayanan Informasi Publik akan informasi yang diberikan atau sudah berjalan selama ini telah disimpulkan bahwa selama ini masyarakan sudah banyak yang mengetahui bagaimana cara memintainformasi tentang DPR RI dengan membuka website www.dpr.go.id.
Humas Setjen DPR RI melakukan evaluasi dengan cara, mengevaluasi perkembangan masyarakat mengenai pengetahuan akan website www.dpr.go.id terutama dalam mengakses Pelayanan Informasi Publik dalam permohonan informasi akan data yang diinginkan dari DPR RI.. Apa yang kurang dari kegiatan, kelemahan kegiatan ini apa, kekurangannya apa, itulah yang nanti kedepannya akan dijadikan sebagai perencanaan untuk melaksanakan kegiatan ini kembali ditahun yang akan datang itu merupakan proses siklus dari kegiatan pengelolaan Pelayanan Keterbukaan Informasi Publik.
Evaluasi mereka lakukan secara terus menerus dilakukan secara rutin dan memonitor.
Hasil evaluasi yang DPR RI dapatkan selama 1 tahun ini terlihat bahwa asyarakat sudah bisa mengakses website DPR RI dengan mudah,
kapan saja dan dimana saja. Mereka dapat meminta informasi yang diinginkan dengan mudah hanya dengan registrasi terlebih dahulu dalam menu Layanan Informasi Publik jika belum pernah mengakses sebelumnya hingga mendapatkan informasi yang diminta akan diproses oleh Humas Setjen DPR RI dan akan di kirim kembali kurang lebih 2 minggu mulai dari tanggal permintaan.
