Shoplink (Web Backoffice & Tablet)
- Guide Book
Prepared By Hana Hanifah Dinda Izmya Nurpadillah
PT. Sarana Digital Ritel
20 April 2022
Update Version 3.4.0
Daftar Isi
DESKRIPSI ... 3
1. Inventory Baru ... 4
3.1 Inventory → Add Stock ... 4
3.2 Inventory → Supplier ... 8
3.3 Inventory → Purchase ... 9
3.4 Inventory → Receive ... 13
3.5 Inventory → Stock Opname ... 15
3.6 Inventory → Movement ... 18
2. Integrasi Shoplink dan Backoffice Dretail ... 20
3. Web Shoplink ... 26
3.1 Beranda ... 27
3.2 Item ... 27
3.3 Pesanan ... 28
3.4 Pelanggan ... 29
3.5 Laporan ... 29
3.6 Cek Ongkir ... 30
3.7 Top Up ... 31
3.8 Chat List ... 31
3.9 Integrasi Marketplace ... 32
3.10 Pengaturan ... 39
4. Penggunaan pada Aplikasi MPOS ... 42
DESKRIPSI
Buku ini menjelaskan tentang integrasi antara shoplink dan backoffice dretail lalu penggunaan pada web shoplink dan aplikasi MPOS.
1. Inventory Baru
Shoplink hanya dapat integrasi dengan merchant tipe retail, dengan syarat harus company baru atau merchant yang belum pernah terdaftar, jika merchant yang sudah terdaftar maka harus membuat company baru. Pada company baru ini, terdapat Inventory Baru yang meliputi Add Stock, Supplier, Purchase, Receive, Stock Opname, dan Movement.
3.1 Inventory → Add Stock
Merupakan fitur yang dapat digunakan untuk melakukan penambahan stock item.
Sebelum menambahkan stok terlebih dahulu harus menambahkan data category dan data detail item. terdapat Add stock dan History add stock.
A B
3
1
2
Petunjuk Kegiatan:
A. Add stock, merupakan fitur yang dapat digunakan untuk melakukan penambahan stock item.
1. Search, digunakan untuk mencari dan menampilkan data berdasarkan branch atau cabang yang dimiliki company dan juga semua category atau per-category.
Klik combo box yang tersedia untuk menampilkan daftar branch dan category yang tersedia kemudian klik tombol search. Dapat pula menuliskan data yang sedang dicari pada kolom search yang tersedia kemudian klik tombol search untuk menampilkan data.
2. Kolom untuk menuliskan jumlah stock yang akan di tambahkan. Isi jumlah stock kemudian klik tombol update yang berada di bawah kanan halaman untuk menyimpan data.
3. Tombol unggah all stock, digunakan untuk mengunggah data file item stock. File yang diunggah berupa file excel. Setelah menekan tombol unggah all stock maka akan tampil halaman seperti dibawah ini.
Klik untuk menampilkan daftar branch dan category.
- Untuk menambah stok diharuskan untuk mengunduh file data item branch yang telah ada terlebih dahulu, cara mengunduh file item branch:
a. Pilih unduh item branch.
b. Pilih branch, data yang diunduh adalah data setiap branch yang telah dipilih. Klik combo box yang tersedia untuk menampilkan daftar branch yang dimiliki oleh company.
c. Klik tombol data item branch, untuk mengunduh data. Data berupa file excel.
- Unggah data, setelah menambahkan data stock pada file yang sebelumnya telah diunduh selanjutnya simpan file dan unggah data dengan cara:
a. Pilih unggah item branch.
b. Pilih branch, data yang diunggah adalah data setiap branch yang dipilih.
Klik combo box yang tersedia untuk menampilkan daftar branch yang dimiliki oleh company.
c. Pilih file excel yang telah diperbaharui, klik choose file kemudian cari dan pilih file.
d. Klik tombol unggah, untuk mengunggah data excel.
B. History add stock, merupakan semua riwayat penambahan stock data yang telah dilakukan.
1. Search, digunakan untuk mencari dan menampilkan data berdasarkan branch atau cabang yang dimiliki company dan juga semua category atau per-category.
Klik combo box yang tersedia untuk menampilkan daftar branch dan category yang tersedia kemudian klik tombol search. Dapat pula menuliskan data yang sedang dicari pada kolom search yang tersedia kemudian klik tombol search untuk menampilkan data.
1
2
Klik untuk menampilkan daftar branch category.
2. klik No ref, untuk melihat detail riwayat penambahan data stock. Maka akan tampil halaman Detail History Add Stock.
3.2 Inventory → Supplier
Berisi data supplier yang dimiliki company.
D
B
C
A
Petunjuk Kegiatan:
A. Tambah Supplier, Klik tombol tambah → Isi Form → Simpan data.
B. Edit Supplier, Klik nama yang akan di edit → ubah data → Simpan data.
C. Hapus Supplier, Klik icon hapus → Konfirmasi →Data terhapus.
D. Search, untuk mempermudah pencarian data dengan menuliskan salah satu dari acuan data yang sedang di cari (Misal berdasar name atau phone).
3.3 Inventory → Purchase
Berisi data purchase yang didalamnya terdapat fitur Add purchase, History purchase, dan close purchase.
Petunjuk Kegiatan:
A. Add purchase, merupakan fitur untuk menambahkan data purchase. Pada fitur ini terdapat menu unggah excel dan view all data.
1. Upload excel, merupakan fitur yang dapat digunakan untuk mengunggah data purchase berdasarkan format unggah data yang telah disediakan. Untuk mengunggah data pertama yang harus dilakukan adalah data mengunduh item branch yang sebelumnya telah disimpan, dengan cara:
- Pilih unduh item branch.
A B C
1
2
- Pilih branch, data yang diunduh adalah data setiap branch yang dipilih. Klik combo box yang tersedia untuk menampilkan daftar branch yang dimiliki oleh company.
- Klik tombol data item branch, untuk mengunduh (download) data. Data berupa file excel.
setelah menambahkan data pada file yang sebelumnya telah diunduh selanjutnya simpan file dan unggah data dengan cara:
- Pilih unggah (upload) item branch.
- Cek tanggal unggah data, tanggal dapat diubah sesuai dengan kebutuhan.
- Pilih branch, data yang diunggah adalah data setiap branch yang dipilih. Klik combo box yang tersedia untuk menampilkan daftar branch yang dimiliki oleh company.
- Pilih supplier.
- Isi berita sesuai kebutuhan.
- Masukkan file excel yang telah diperbaharui, klik choose file kemudian cari dan pilih file.
- Klik tombol unggah (Upload), untuk mengunggah data excel.
Klik untuk menampilkan daftar branch dan Supplier
Klik untuk menampilkan kalender
2. View all data, digunakan untuk menampilkan semua data purchase yang telah tersimpan sebelumnya. Setelah menekan klik tombol view all data maka akan tampil semua data purchase.
a. Data dapat di tampilkan berdasarkan tanggal, branch, dan supplier atau dapat pula menampilkan data berdasarkan type expense, item dan fix asset yang dimiliki oleh company. Klik combo box yang tersedia untuk menampilkan daftar datanya.
b. jumlah, merupakan jumlah barang.
Harga satuan, merupakan harga barang per-satuan yang akan otomatis tertmpil setelah kita menginputkan total harga item keseluruhan pada kolom subtotal.
Subtotal, merupakan harga subtotal dari barang yang dibeli.
Berita, digunakan untuk menuliskan deskripsi bila dibutuhkan.
Setelah selesai mengisi jumlah dan subtotal harga maka selanjutnya klik tombol lanjut yang berada di bawah kanan. Kemudian akan tampil konfirmasi data purchase. Klik tombol save untuk melanjutkan proses purchase.
2 1 1
B. History Purchase, berisi mengenai riwayat transaksi purchase yang telah dilakukan.
1. Data dapat dicari dan ditampilkan berdasarkan semua data purchase, tanggal, cabang, atau supplier. Klik combo box yang tersedia untuk menampilkan daftar pilihan. Dapat pula menuliskan data sesuai dengan kebutuhan.
2. Digunakan untuk mencetak data history purchase dari suatu branch. Klik no PO yang akan di cetak → Tampil file PDF. Data tersebut dapat dicetak dan di unduh.
3. Berisi mengenai rincian detail data purchase, Klik jumlah nominal, kemudian akan tampil detail data.
C. Close Purchase, berisi mengenai data purchase sebelum dilanjutkan pada proses receive. Sebelum lanjut pada proses receive data purchase dapat dibatalkan (Close Purchase) jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
1. Search, Data dapat dicari dan ditampilkan berdasarkan semua data purchase, tanggal, cabang, atau supplier. Klik combo box yang tersedia untuk menampilkan daftar pilihan. Dapat pula menuliskan data sesuai dengan kebutuhan.
2. Untuk melihat dan mencetak detail purchase, klik nomor PO kemudan akan tampil berupa file PDF.
3 1 1
2 1
3 1 1
2 1
3. Untuk menghapus data Purchase (Close Purchase), klik tombol hapus yang tersedia pada setiap data. Setelah klik tombol hapus selanjutnya akan tampil pertanyaan konfirmasi mengenai close purchase. Isi note jika di butuhkan, selanjutnya klik Yes untuk mengkonfirmasi data close purchase.
3.4 Inventory → Receive
Berisi data daftar purchase yang akan di lanjutkan pada proses receive suatu barang.
Petunjuk Kegiatan:
1. Merupakan fitur Search, digunakan untuk mempermudah pencarian data berdasarkan Branch dan tanggal, atau dapat pula menuliskan data yang sedang dicari.
- Klik Yes, untuk melanjutkan penghapusan data - Klik No, untuk membatalkan penghapusan data
A
B
2. Untuk menampilkan dan memproses data klik nomor PO dari data, kemudian akan tampil detail daftar data receive yang belum di konfirmasi dan sudah di konfirmasi.
Jika data belum di konfirmasi mengenai jumlah barang yang diterima
a. Search, untuk memudahkan pencarian data.
b. Qty Receive, masukkan jumlah qty dari barang yang diterima.
c. Receive all, Merupakan tombol yang dapat digunakan untuk mengisi kesuluruhan kolom Qty Receive secara otomatis dengan jumlah yang sama pada Qty Purchase.
d. Receive, merupakan tombol yang digunakan untuk menyimpan data setelah di konfirmasi.
e. Upload data, klik tombol untuk melakukan upload data yang akan di receive.
Unduh (Download) terlebih dahulu data item yang sebelumnya telah tersimpan, dengan cara:
- Pilih unduh item branch.
- Data berupa file excel.
Setelah menyesuaikan data receive yang sebelumnya telah diunduh dan diubah kemudian unggah data dengan cara:
- Pilih file excel yang telah diperbaharui, klik choose file kemudian cari dan pilih file.
- Klik tombol unggah (upload), untuk mengunggah data excel.
e
a
b
c
d
Jika data telah dikonfirmasi maka akan tampil pemberitahuan berhasil merecive data dan data tidak dapat di edit seperti di bawah ini.
3.5 Inventory → Stock Opname
Merupakan data Stock Opname pada gudang dengan branch yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan. fitur ini memiliki 2 submenu yaitu Add Stock Opname dan History Stock Opname.
A. Stock Opname, merupakan data item yang telah terdaftar dalam category dan detail item.
Petunjuk Kegiatan:
1. Branch dan category dapat disesuaikan dan dipilih sesuai kebutuhan, dapat pula mengetikkan data yang sedang dicari kemudian klik tombol search untuk menampilkan data.
A B
3
1
2
2. Pada kolom stock dapat digunakan untuk memasukkan jumlah item opname berdasarkan nama itemnya, selanjutnya klik tombol Save yang berada di kanan bawah halaman untuk menyimpan data.
3. Tombol upload all stock, digunakan untuk mengunggah data file item stock opname.
File yang diunggah berupa file excel. Setelah menekan tombol upload all stock maka akan tampil halaman seperti dibawah ini.
- Untuk menambah stok diharuskan untuk mengunduh (download) file data item branch yang telah ada terlebih dahulu, cara mengunduh file item branch:
a. Pilih unduh (download) item branch.
b. Pilih branch, data yang diunduh adalah data setiap branch yang dipilih. Klik combo box yang tersedia untuk menampilkan daftar branch yang dimiliki oleh company.
c. Klik tombol data item branch, untuk mengunduh data. Data berupa file excel.
- Upload data, setelah menambahkan data stock pada file yang sebelumnya telah diunduh selanjutnya simpan file dan unggah (upload) data dengan cara:
a. Pilih upload item branch.
b. Pilih branch, data yang diunggah (upload) adalah data setiap branch yang dipilih. Klik combo box yang tersedia untuk menampilkan daftar branch yang dimiliki oleh company.
c. Pilih dan masukkan file excel yang telah diperbaharui, klik choose file kemudian cari dan pilih file.
d. Klik tombol upload, untuk mengupload data excel.
B. History Stock Opname, merupakan riwayat dari barang yang telah melalui proses data stock opname yang sebelumnya telah ditambahkan melalui submenu Add Stock Opname.
Petunjuk Kegiatan:
1. Search, digunakan untuk mempermudah dalam pencarian suatu data. Data dapat dicari berdasarkan semua branch atau branch tertentu. Dapat pula berdasar tanggal dari data atau menuliskan no ref data pada kolom search yang tersedia. Kemudian klik tombol search untuk menampilkan data.
2. Klik No ref dari suatu data untuk menampilkan detail data stock opname.
1
2
3.6 Inventory → Movement
Berisi data jumlah barang yang tersedia pada suatu item barang.
Petunjuk Kegiatan:
A. Search, digunakan untuk mempermudah pencarian data. Data dapat dicari berdasarkan branch, category, tanggal awal dan akhir data, dapat pula menuliskan langsung data yang sedang dicari pada kolom search yang tersedia. Kemudian klik tombol search untuk menampilkan data.
B. Daftar data yang tersedia disertai dengan semua data pendukung seperti:
- SKU, merupakan kode dari barang.
- Nama Barang, Klik nama barang untuk menampilkan detail stock dari suatu barang.
Detail data dapat diunduh (download) dengan cara klik tombol unduh yang tersedia.
- Category barang.
- Stock awal, merupakan jumlah stock awal dari suatu barang.
- Stock masuk (branch in), stok barang yang masuk.
A
B
- Stock keluar (penjualan & penyesuaian), jumlah data barang yang dikeluarkan pada penjualan dan penyesuaian.
- Stock akhir, jumlah barang stock terakhir yang tersedia.
2. Integrasi Shoplink dan Backoffice Dretail
Berikut adalah cara integrasi antara Shoplink dengan web backoffice Dretail:
1. Masuk ke halaman Plugin, kemudian klik Online Orders.
2. Pada halaman Plugin, pilih Shoplink.
3. Akan tampil pop up Confirmation, tekan tombol Confirm untuk melanjutkan.
4. Pilih Device yang akan digunakan pada aplikasi MPOS. Lalu tekan tombol Save.
5. Maka akan tampil notifikasi Succes.
6. Untuk masuk ke web Shoplink, tekan tombol lalu klik Shoplink.
7. Maka akan otomatis masuk ke halaman web Shoplink.
8. Untuk menyinkronkan item pada Backoffice Dretail dengan Shoplink, ke halaman Integrasi Market. Lalu pada MPOS Dretail tekan tombol Sync Item.
9. Pada halaman Match SKU, terdapat Master Item dan Item from Dretail. Klik tombol Match All.
10. Akan tampil pop up notifikasi Integrasi Sukses.
11. Setelah sync item, maka selanjutnya Sync Stok untuk menyamakan stok antara Shoplink dengan Backoffice Dretail.
12. Akan tampil pop up notifikasi Integrasi Sukses.
13. Item yang telah disinkronkan akan tampil pada halaman Item.
3. Web Shoplink
Akses untuk masuk ke web Shoplink ada 2, yaitu melalui Backoffice Dretail dan login melalui web Shoplink. Untuk login pada web shoplink, melalui url: https://shoplink.co.id/ .
- Pada halaman utama, klik Login.
- Login menggunakan Username dan Password yang sama dengan company. Lalu tekan tombol LOGIN.
3.1 Beranda
Pada halaman Beranda akan tampil informasi Pending Order, Total Item, dan Ringkasan Penjualan.
3.2 Item
Pada halaman Item akan tampil item yang telah disinkronkan pada backoffice dretail.
Untuk melihat detail item, tekan pada SKU.
Untuk mengubah detail item, tekan ikon pada pojok kanan atas.
a. Tambah Channel, untuk menambahkan marketplace yang akan menjual item tersebut.
b. Ubah, untuk mengubah detail item seperti menambahkan ukuran produk, video, deskripsi produk, menambahkan foto produk.
c. Ubah Stok, untuk mengubah stok item.
d. Hapus, untuk menghapus item.
3.3 Pesanan
Berisi daftar pesanan yang masuk. Detail pesanan meliputi Order ID, Status, dan Total.
3.4 Pelanggan
Berisi informasi mengenai pelanggan, seperti nama, alamat, no. telp, dan lain lain.
3.5 Laporan
Pada halaman ini terdapat 2 laporan yaitu, laporan penjualan berdasarkan item dan laporan penjualan berdasarkan channel.
- Laporan penjualan berdasarkan item berisi informasi Nama Item, SKU, Qty, dan Penjualan.
- Laporan penjualan berdasarkan channel berisi informasi Channel, Order, Terjual, Penjualan Kotor, dan Penjualan Bersih.
3.6 Cek Ongkir
Digunakan untuk mengecek ongkos kirim pesanan dari kota asal ke kota tujuan dengan 3 pilihan ekspedisi, yaitu SiCepat, JNE, dan AnterAja. Untuk mengecek ongkos kirim, masukkan Asal (Provinsi, Kota, Kecamatan), Tujuan (Provinsi, Kota, Kecamatan), dan Berat. Lalu tekan tombol Confirm.
3.7 Top Up
Digunakan untuk top up E-Wallet.
3.8 Chat List
Berisi pesan singkat dari customer. User dapat memilih marketplace mana yang akan ditampilkan chatnya.
3.9 Integrasi Marketplace
Digunakan untuk sinkronisasi item dan stok antara Backoffice Dretail dengan Shoplink seperti yang telah dijelaskan pada halaman 23. Dan juga untuk integrasi dengan marketplace lainnya seperti Lazada, Tokopedia, Shopee, dan Bukalapak.
Untuk integrasi dengan marketplace Shopee langkahnya sebagai berikut:
Tekan tombol (+) pada Shopee.
Lalu akan tampil sidebar Shopee, tekan tombol Connect.
Maka akan langsung ditujukan ke halaman login Shopee. Silakan masukkan username dan password yang digunakan pada akun Shopee. Klik tombol Login.
Masukkan kode verifikasi yang dikirimkan ke no. handphone yang terdaftar pada akun Shopee. Klik tombol Verify.
Pada halaman Open Platform, klik tombol Confirm Authorization untuk integrasi antara Shoplink dengan Shopee.
Maka akan tampil notifikasi pop up Integrasi Sukses, dan akan kembali ke halaman Shoplink.
Selanjutnya yaitu menyinkronkan item yang ada di Shopee dengan Shoplink, klik tombol Sync Item.
Klik tombol Match All.
Maka pada halaman Integrasi Marketplace, pada Shopee tampil informasi tanggal integrasi ke Shoplink.
Untuk integrasi dengan marketplace Tokopedia langkahnya sebagai berikut:
Tekan tombol (+) pada Tokopedia.
Lalu akan tampil sidebar Tokopedia, silakan masukkan Shop Name dan URL, lalu tekan tombol Request Integration.
Maka akan tampil notifikasi untuk menunggu persetujuan integrasi dari tim Shoplink.
3.10 Pengaturan
Digunakan untuk merubah pengaturan pada web shoplink.
- Mapping Stock, digunakan untuk mengatur jumlah stok pada masing-masing marketplace. Berisi Nama Toko, Marketplace, Branch, dan Action.
- Akun, berisi Informasi Umum dan Lokasi dari company.
- Peran / Jabatan, berisi daftar peran / jabatan pengguna shoplink yang meliputi Nama Peran, Jumlah Pengguna, dan Action.
- Staff, berisi daftar staff yang meliputi Nama Staff, Peran, dan Action.
- Pengiriman, berisi pengaturan pengiriman pada marketplace.
4. Penggunaan pada Aplikasi MPOS
- Terdapat notifikasi orderan masuk pada aplikasi MPOS.
- Maka akan masuk pada list notifikasi. Klik pada notifikasi tersebut.
- Pada halaman Pesanan → Online Marketplace telah masuk pesanan dari Tokopedia.
Tekan Invoice Number untuk melihat rincian pesanan.
- Pada halaman Rincian Order terdapat Rincian Pelanggan, Rincian Order, dan Produk. User dapat menerima pesanan dengan menekan tombol ACCEPT ORDER, atau membatalkan pesanan dengan menekan tombol CANCEL ORDER.
- Pesanan juga akan masuk pada web Shoplink. Klik pada Order ID untuk melihat detail pesanan.
- Detail pesanan yang masuk pada web shoplink.
- Jika pada aplikasi MPOS, user menerima pesanan maka tampilannya akan seperti ini.
- User dapat mencetak label dan invoice dengan menekan ikon Print disebelah kanan nama marketplace.
- Tampilan print label.
- Tampilan print invoice.
- Pada web shoplink status pesanan akan berubah menjadi Processed.
- Jika pada aplikasi MPOS, user membatalkan pesanan maka user harus memilih alasan tolak pesanan. Untuk setiap marketplace, alasan tolak pesanan berbeda-beda.
- Pada web shoplink status pesanan akan berubah menjadi Cancelled.
