1
MAKALAH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Konversi Sistem Informasi di Perusahaan
Oleh :
Alhori (E62)
Untuk memenuhi salah satu persyaratan kurikuler pada Program Studi Magister Manajemen dan BisnisSekolah Bisnis Institut Pertanian Bogor
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR
2017
i
KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT, Tuhan yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, Kami panjatkan puja-puji syukur atas kehadirat-Nya yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahnya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini yang merupakan bagian dari tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
Makalah berjudul “Konversi Sistem Informasi di Perusahaan” ini telah kami susun dengan seksama untuk mendapatkan kualitas dan hasil yang maksimal. Dalam proses penyusunan makalah ini kami mendapatkan banyak bantuan dari berbagai pihak, baik dari Dosen, teman-teman mahasiswa se-angkatan, maupun para penulis karya ilmiah yang sejenis yang kami kutip menjadi
tambahan pustaka. Untuk itu kami menyampaikan terima kasih yang tak terhingga kepada Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS) selaku dosen kami yang senantiasa memberikan arahan
dan bimbingan serta kepada semua pihak yang berkontribusi atas makalah ini.
Terlepas dari itu semua, kami menyadari masih terdapat kekurangan dalam penulisan makalah ini baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu kami menerima masukan dan saran dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ini.
Akhir kata, semoga makalah yang kami susun ini dapat memberikan manfaat ataupun inspirasi bagi para pembaca.
Bogor, Februari 2017 Penulis
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR….……… i
DAFTAR ISI………..………. ii
DAFTAR GAMBAR………..……….iii
I. PENDAHULUAN...………..……… 1
1.1. Latar Belakang……….. 1
1.2.Tujuan ………...………..……… 2
II. TINJAUAN PUSTAKA………...………. 3
2.1. Sistem Informasi……….3
2.2. Konversi Sistem…..………. 4
III. PEMBAHASAN………. 5
IV. PENUTUP……….. 10
4.1.Kesimpulan……….………. 10
4.2. Saran ……….……… 10
DAFTAR PUSTAKA………. 12
iii
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Gambar Halaman
Gambar 1 Konversi Langsung 6
Gambar 2 Konversi Paralel 7
Gambar 3 Konversi Bertahap 8
Gambar 4 Konversi Pilot 9
1
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dunia bisnis adalah dunia yang sangat cepat mengalami perubahan. Kemampuan untuk bertahan dan menyesuaikan dengan perubahan-perubahan tersebut sangat menentukan apakah perusahaan dapat bersaing atau bahkan sebaliknya perusahaan terdegradasi karena kalah bersaing.
Perubahan tersebut sangat berkaitan dengan perubahan teknologi informasi yang semakin hari semakin maju. Jika sebelumnya suatu perusahaan dapat menjalankan kegiatan operasionalnya dengan bantuan sistem informasi yang ada, maka ketika teknologi informasi mengalami perubahan, perusahaan pun dituntut untuk mengembangkan system informasinya agar tetap bisa bertahan.
Pengembangan sistem informasi suatu perusahaan terkadang terjadi secara radikal karena harus dilakukan konversi dari sistem informasi lama ke system informasi baru. Perusahaan menilai sistem informasi lama sudah usang sehingga untuk terus bertahan dan maju perusahaan menggunakan sistem informasi yang lebih modern. Proses konversi tersebut terkadang terkendala oleh pengguna (end user) yang tidak terbiasa merubah budaya kerja lama.
Konversi sistem informasi menjadi sesuatu yang wajar dan harus segera dilakukan ketika gerak perusahaan dirasakan kalah cepat dibanding pesaing sehingga kondisi tersebut mendorong perusahaan melakukan konversi dalam waktu cepat. Akan tetapi proses konversi tersebut harus benar-benar diperhatikan agar tidak menimbulkan masalah baru. Banyak factor yang harus dipertimbangkan agar saat dilaksanakan konversi tidak mengganggu kegiatan operasional. Selain itu model-model konversi harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan dan kondisi yang diharapkan di masa yang akan datang. Pemilihan konversi yang tidak tepat dapat berakibat fatal
2 seperti mengakibatkan kegiatan operasional menjadi berhenti operasi dan akan merugikan perusahaan sehingga perusahaan harus benar-benar dapat memilih metode konversi yang tepat.
1.2. Tujuan
Penulisan makalah ini bertujuan :
1. Mengetahui dan memahami beberapa jenis metode konversi sistem informasi yang dapat dilakukan pada suatu perusahaan.
2. Menganalisa keunggulan dan kelemahan metode-metode konversi sistem informasi.
3. Memberikan saran agar perusahaan atau industri dapat memilih metode konversi yang tepat.
3
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem informasi merupakan tanggungjawab dari seluruh komponen organisasi. Sistem informasi juga dapat berperan dalam bisnis menejemen dan untuk pengambilan keputusan serta memungkinkan suatu bisnis dapat berkembang. Termasuk dalam komponen sistem informasi adalah perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, manusia, basis data (database) dan jaringan komputer serta komunikasi data (James A.
O’Brien, 2005).
Sistem informasi seharusnya mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis (Silver, M,. Lyne Markus and Cynthia M.B., 1995). Fungsi sistem informasi minimal mencakup :
a. Meningkatkan aksesbilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi
b. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif
c. Mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen operasi, pemasaran dan manajemen sumber daya manusia.
d. Kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada customer dan kepuasan customer.
e. Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif.
4 f. Bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif, sehingga
dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan global.
g. Bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima.
2.2. Konversi Sistem
Menurut Riyanti dalam riyanti.staff.gunadarma.ac.id menyebutkan bahwa, konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru.
Sedangkan menurut artikata.com, konversi adalah perubahan dari satu sistem pengetahuan ke sistem yang lain; perubahan pemilikan atas suatu benda, tanah, dan sebagainya; perubahan dari satu bentuk (rupa dan sebagainya) ke bentuk (rupa dan sebagainya) yang lain.
Implementasi sistem informasi baru bagi banyak organisasi sering melibatkan penggantian software, database, dan sistem yang lama. Salah satu aktivitas implementasi yang paling penting yang dibutuhkan ketika meng-install software baru disebut konversi data. Misalnya, penginstalan paket software yang baru dapat memerlukan konversi elemen data di database yang dipengaruhi oleh aplikasi yang baru ke dalam format data yang baru. Aktivitas konversi data lainnya yang biasanya dibutuhkan mencakup koreksi data yang tidak tepat, penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa database, dan pengaturan data ke dalam format data yang baru, seperti database, datamart, dan gudang data. proses konversi data yang baik merupakan hal yang penting karena data yang diformat atau disusun dengan tidak tepat sering dilaporkan sebagai salah satu penyebab utama dari kegagalan dalam implementasi sistem baru (O’Brien, 2005).
5
III. PEMBAHASAN
Metode Konversi Sistem Informasi
Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem informasi dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Tingkat kesulitan dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Ada empat metode konversi sistem, yaitu :
1. Konversi Langsung (Direct Conversion)
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru secara langsung. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah.
Konversi langsung adalah proses implementasi sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.
Cara konversi langsung ini akan bermanfaat apabila : a. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
b. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
c. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
d. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama.
Keunggulan :
Konversi langsung relatif tidak mahal karena bekerja hanya pada satu sistem.
Kelemahan :
Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi.
6
Old System New System
Apabila konversi langsung akan digunakan, maka diperlukan aktivitas-aktivitas pengujian sistem dan pelatihan karena hal tersebut sangat penting.
Gambar 1. Konversi Langsung
2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, saat sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus.
Konversi Paralel merupakan suatu pendekatan berupa sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu tertentu dan kebalikan dari konversi langsung. Dalam metode konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan apabila terdapat perbedaan, maka dilakukan rekonsiliasi.
Kelebihan :
Memberikan tingkat keamanan yang tinggi kepada organisasi dari risiko kegagalan sistem baru.
Kelemahan :
Membutuhkan biaya yang besar karena memerlukan duplikasi fasilitas-fasilitas serta biaya personil untuk memelihara sistem rangkap tersebut.
7 Old System
New System
Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala terhadap personil operasi dan pemakai.
Gambar 2. Konversi Paralel
3. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tidak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama pada bagian yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk menyesuaikan perubahan.
Dalam menggunakan metode phase-in, maka sistem harus disegmentasi menjadi beberapa bagian.
Kelebihan :
Cukup aman ketika dilakukan konversi serta kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diusahakan minimal, serta sumber-sumber untuk proses data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas.
8
Old System New System
Kelemahan :
Diperlukan biaya untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, dan terkadang dapat menyebabkan terjadinya kemunduran semangat di organisasi, sebab personil merasakan seakan sistem tidak pernah selesai.
Gambar 3. Konversi Bertahap
Sistem baru diimplementasi beberapa kali, bagian demi bagian untuk menggantikan sistem yang lama
Harus melakukan segmentasi pada sistem
Perlu biaya tambahan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama.
Proses implementasi total membutuhkan waktu yang panjang
4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Konversi Pilot merupakan konversi ke sistem baru yang dilakukan hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in yang dilakukan segmentasi adalah sistem, maka pada metode pilot yang dilakukan segmentasi adalah organisasi.
Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan. Selain berfungsi sebagai tempat
9 New System
Old System
pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan sebenarnya sebelum sistem tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.
Gambar 4. Konversi Pilot
10
IV. PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut
1. Konversi sistem informasi di suatu perusahaan dapat dipilih berdasarkan empat metode konversi yaitu konversi langsung, konversi paralel, konversi bertahap, dan konversi pilot.
2. Pemilihan metode konversi dapat disesuaikan dengan kondisi masing-masing perusahaan karena setiap konversi punya kharakteristik masing-masing dan mempunyai keunggulan dan kelemahan tersendiri.sebagai contoh apabila data dan operasional perusahaan sangat penting maka dapat dipilih metode konversi paralel yang relatif paling aman dan minim risiko meskipun membutuhkan biaya yang cuup besar. Namun apabila sistem lama sudah tidak bernilai atau sistem lama dana sistem baru sangat berbeda karena terjadi perubahan proses bisnis, maka dapat dipilih metode konversi langsung yang relatif berbiaya lebih rendah.
3. Sebelum melakukan konversi sistem informasi, perusahaan harus melakukan analisa mendalam sebelum menentukan pilihan pada jenis konversi tertentu.
4.2 Saran
1. Diperlukan analisa yang komprehensif terhadap kondisi perusahaan yang sebenarnya serta rencana proses bisnis perusahaan sebelum menentukan pilihan metode konversi
2. Jika sudah memilih metode konversi maka harus ada bagian yang bertanggung jawab memonitor, mengendalikan, dan memastikan proses konversi dapat berjalan sesuai
11 harapan. Selain itu juga perlu sosialisasi yang baik terhadap semua karyawan yang menggunakan sistem informasi agar proses konversi sistem informasi tersebut sukses.
12
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, J. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial. Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
http://agustrijaya.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/konversi-system-informasi/ diakses pada 18 Februari 2017
http://bubun54e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2015/01/10/metode-konversi-sistem-informasi diakses pada 18 Februari 2017
https://agamgunadi77.wordpress.com/2013/05/06/beberapa-kegunaan-atau-fungsi-sistem- informasi-antara-lain diakses pada 19 Februari 2017
