BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dalam Kerja Magang
Selama menjalani kerja magang di PT Prima Praxis Komunika, penulis menjabat sebagai Public Relations Intern di Consultancy Department, berada di bawah pengawasan Ayu Nurul Huda selaku Consultant dan Pembimbing Lapangan. Sebagai Public Relations Intern, penulis bertanggung jawab untuk membantu Associate dan Account Coordinator dalam menjalankan tugasnya.
Meskipun begitu, dalam beberapa kesempatan, penulis juga diminta untuk membantu pekerjaan dari Ayu Nurul Huda selaku Consultant yang menangani beberapa klien.
Sebagai seorang intern, tugas yang dikerjakan tentunya tidak seberat tugas yang dimiliki oleh Associate, Account Coordinator, dan Consultant. Meskipun begitu, penulis tetap dilibatkan dalam beberapa pekerjaan yang memberikan penulis kesempatan untuk mendapatkan pengalaman baru serta mengeksplorasi dunia Public Relations secara lebih luas. Ketika mengalami kesulitan, Consultant beserta para Associate dan Account Coordinator pun tetap dengan sabar mengajari, membimbing, dan membantu penulis, meskipun dapat dikatakan bahwa mereka juga memiliki kesibukan dan volume kerja yang tinggi.
3.2 Tugas dan Uraian dalam Kerja Magang
3.2.1 Tugas Kerja Magang
Selama melaksanakan kerja magang di PT Prima Praxis Komunika, penulis membantu menangani 18 klien Praxis, yakni NBA, Bank DBS Indonesia, Ericsson, APRIL, Garmin, IKEA, RedDoorz, Likee, Yayasan Del, POCO, Türkiye Tourism, Bobobox, Cisco, 2K, Makuku, Himalaya, In-
Lite, dan SKIPPY. Berikut penulis tampilkan kategori pekerjaan yang penulis lakukan sebagai Public Relations Intern di PT Prima Praxis Komunika, beserta timeline-nya.
Tabel 3.1 Tabel Timeline Kerja Magang
Kegiatan Aktivitas
Minggu ke-
I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI
Media and Social Media
Monitoring
Memperbarui Google sheets
media monitoring klien
Melakukan monitoring pada
media sosial POCO dan kompetitornya
PR Writing
Menyusun fact sheets
Menyusun siaran pers dan informasi media
Crisis Management
Membuat standby statement
PR Materials Development
Menerjemahkan dokumen klien
Membuat transkrip
Meringkas artikel
Membuat materi dan desain
presentasi Membuat panduan wawancara
Membuat advertorial
outline
Membuat community brief
Media Relations &
Event Management
Pre-event
PR Materials Development Menyusun
Minutes of Meeting (MoM)
Menyusun briefing book
Menyusun Terms of References
(ToR)
Membuat referensi foto
dan keterangannya
Membuat undangan liputan
Membuat Google form
konfirmasi kehadiran media
Membuat daftar konfirmasi kehadiran media
Media Relations Menghubungi
influencer atau KOL dan media
untuk diajak bekerja sama Mengirimkan undangan liputan kepada
media dan mengonfirmasi
kehadiran mereka
(Sumber olahan penulis, 2021)
Event
Mendata jumlah media yang
hadir
Menuliskan daftar pertanyaan yang
diajukan oleh media
Mengambil foto (dokumentasi)
saat acara berlangsung
Post-event
Memperbarui daftar media
dan jurnalis (media list) Praxis dan klien
PR Materials Development Membuat event
report
Media Relations
Menghubungi media untuk keperluan media
gift
Follow up siaran pers dan informasi media
kepada media
Event Monitoring
Mengikuti event dan membuat
event report
3.2.2 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang
Selama menjalani kerja magang di PT Prima Praxis Komunika, penulis melakukan beberapa pekerjaan yang dapat dikatakan relevan dengan beberapa teori dan konsep Public Relations yang pernah penulis temui selama berkuliah di Universitas Multimedia Nusantara. Berikut adalah uraian lengkap terkait pekerjaan-pekerjaan tersebut.
1. Media Monitoring
Media monitoring merupakan salah satu instrumen penting dalam aktivitas Public Relations. Menurut Comcowich (2010), media monitoring merupakan proses yang meliputi aktivitas membaca, mengamati, atau mendengarkan konten dari berbagai sumber media yang dilakukan secara berkelanjutan; yang dilanjutkan dengan melakukan identifikasi, kategorisasi, penyimpanan, dan analisis konten yang terdiri dari kata kunci atau tema tertentu.
Media monitoring telah menjadi pekerjaan rutin yang dilakukan oleh penulis hampir setiap harinya. Selama menjalani kerja magang di Praxis, penulis bertanggung jawab untuk membantu aktivitas media monitoring beberapa klien, yakni Bank DBS Indonesia, Likee, Cisco, NBA 2K, RedDoorz, Yayasan Del, Türkiye Tourism, Makuku, dan In- Lite. Aktivitas media monitoring untuk klien yang lain dipegang oleh teman intern penulis. Meskipun telah dilakukan pembagian untuk aktivitas tersebut, dalam beberapa kesempatan, kami sebagai sesama intern saling membantu satu sama lain, khususnya ketika ada yang sedang kesulitan atau sedang berhalangan.
Selain itu, kami juga seringkali membantu satu sama lain ketika terdapat banyak sekali liputan media yang harus dimasukkan.
Umumnya, hal tersebut terjadi ketika klien baru mengadakan aktivitas yang mendorong banyak media atau jurnalis untuk melakukan liputan
dan menulis artikel berita, seperti ketika mengadakan acara atau meluncurkan produk baru. Dalam hal ini, penulis juga turut membantu aktivitas media monitoring untuk Garmin, IKEA, dan POCO.
Dengan bantuan Explicar yang dimiliki oleh PT Prima Praxis Komunika, aktivitas media monitoring dapat dilakukan dengan lebih mudah. Selama menjalani kerja magang, penulis membantu aktivitas media monitoring dengan memasukkan liputan media (media coverage) yang dikirimkan oleh Explicar melalui e-mail ke Google sheets masing- masing klien yang telah dibuat oleh Praxis.
Google sheets tersebut berisikan beberapa informasi seperti:
a. Berita yang berkaitan dengan klien
Berita yang dimaksud di sini adalah berita yang berisikan segala sesuatu yang berkaitan dengan klien seperti berita yang membahas produk atau jasanya, program atau acara yang diselenggarakannya, hingga berita yang menyebutkan nama perusahaan atau mereknya. Berita-berita yang sesuai dengan kriteria di atas pun dikirimkan oleh Explicar kepada penulis secara acak atau tidak berurutan. Dengan maksud untuk memudahkan klien dalam membaca dan memahami laporan media monitoring yang Praxis hadirkan, penulis mengategorikan dan mengurutkan masing-masing berita tersebut secara rapi berdasarkan kesamaan pada tanggal publikasi, nama media, dan jenis media. Tidak hanya itu, penulis juga mengategorikan konten berita dengan membaca setiap berita tersebut untuk mengidentifikasi kesamaan antara konten berita yang satu dengan yang lainnya. Berita dengan konten yang sama akan dijadikan dalam satu sheet. Sedangkan, berita dengan konten yang berbeda akan dimasukkan ke dalam sheet yang lain.
Selanjutnya, penulis juga memasukkan link berita (apabila berasal dari portal berita daring) dan nama jurnalis atau editor yang menulis berita tersebut.
b. Media yang mempublikasikan berita
Dalam Google sheets ini, penulis juga harus memasukkan beberapa informasi terkait media yang mempublikasikan berita tentang klien, mulai dari nama media, jenis media (media cetak atau daring), jumlah pembaca atau pengunjung harian atau bulanan, hingga peringkat (tier) media tersebut di antara media- media yang lain. Dalam hal ini, penulis mendapatkan informasi mengenai jumlah pembaca atau pengunjung harian atau bulanan masing-masing media melalui website statshow.com dan hypestat.com. Kemudian, untuk menentukan peringkat (tier) suatu media di antara media yang lain, penulis dapat melihat dokumen media tier list yang telah dibuat sebelumnya oleh Praxis dan klien; atau menentukannya berdasarkan kisaran jumlah pengunjung atau pembaca bulanan yang telah disepakati oleh mereka. Misalnya, media dengan pembaca atau pengunjung bulanan di atas satu juta masuk ke dalam kategori media tier 1;
di antara lima ratus ribu hingga satu juta masuk ke dalam media tier 2; di antara satu hingga lima ratus ribu masuk ke dalam tier 3. Dalam hal ini, masing-masing klien memiliki pertimbangan dan cara penentuan tier media yang berbeda-beda.
c. Orang-orang yang dikutip dalam berita tersebut
Informasi ini diperoleh dengan membaca artikel berita dan mengidentifikasi siapa saja orang-orang yang dikutip dalam berita tersebut dan apa jabatan mereka.
d. Tone berita (positif/negatif/netral)
Meskipun Explicar telah mencantumkan tone dari setiap berita yang dikirimkannya tersebut, penulis tetap perlu membaca ulang untuk menganalisis kembali tone dari setiap beritanya. Hal ini dikarenakan beberapa kali (tidak sering), keterangan tone dari Explicar tidak sesuai dengan isi dari artikel berita tersebut.
Berdasarkan pengalaman magang penulis selama bekerja di
Praxis, berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menentukan tone dari berita yang dipublikasikan media.
1) Membaca artikel berita tersebut secara keseluruhan.
2) Apabila isi dari artikel berita sudah sesuai dengan siaran pers yang telah dikirimkan oleh Praxis dan juga sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh klien, maka tone dari artikel berita tersebut positif.
3) Apabila isi dari artikel berita mayoritas membahas tentang hal lain di luar perusahaan, tetapi menyebutkan nama dari perusahaannya tersebut tanpa menguntungkan atau merugikan dirinya, maka tone dari artikel tersebut netral.
4) Apabila isi dari artikel berita berisi pembahasan atau pernyataan yang sifatnya merugikan atau menyudutkan perusahaan, maka tone dari artikel berita tersebut negatif.
e. PR value, ad value, dan AVE (Advertising Value Equivalency) Perhitungan PR Value dan ad value untuk seluruh klien kecuali IKEA dan Bank DBS Indonesia sudah dilakukan oleh Explicar.
Dalam hal ini, perhitungan jumlah PR value, ad value, dan AVE untuk Bank DBS Indonesia dilakukan oleh konsultan.
Sedangkan, perhitungan ad value untuk IKEA diserahkan kepada para intern, termasuk penulis. IKEA sendiri memiliki rumus tersendiri dalam menghitung ad value, yakni
1) media rate x 5 (apabila artikel berita mengandung foto dari siaran pers yang telah dikirimkan) x jumlah halaman;
2) media rate x 3 (apabila artikel berita tidak mengandung foto dari siaran pers yang telah dikirimkan) x jumlah halaman.
Media rate sendiri merupakan harga media berdasarkan jumlah pengunjung atau pembacanya. Dalam hal ini, semakin tinggi jumlah pengunjung atau pembacanya, maka semakin tinggi pula harganya.
Poin-poin di atas merupakan informasi-informasi penting yang perlu
dimasukkan ke dalam Google sheets laporan media monitoring yang akan dikirimkan kepada klien.
Selain memindahkan hasil media monitoring yang telah dikirimkan Explicar melalui e-mail ke Google sheets masing-masing klien, penulis juga berkesempatan untuk melakukan aktivitas media monitoring secara langsung untuk POCO. Dalam hal ini, penulis mencari artikel berita mengenai POCO dengan menggunakan keyword tertentu, membaca dan menganalisis isi berita tersebut, serta memasukkannya ke dalam Google sheets media monitoring POCO.
Setiap klien memiliki format dan cara pembaruan liputan medianya masing-masing. Oleh karena itu, diperlukan ketelitian dalam pengerjaannya agar tidak terjadi kesalahan. Selain ketelitian, diperlukan juga kecepatan dalam memperbarui liputan media. Hal tersebut dikarenakan Praxis wajib melaporkan liputan media yang telah diperbarui tersebut kepada klien beberapa jam setelah tim Explicar mengirimkan hasil media monitoring yang telah dilakukannya tersebut.
1.1 Social Media Monitoring
Selain melakukan aktivitas monitoring pada media cetak dan daring, penulis juga melakukan aktivitas tersebut pada media sosial.
Hal ini disebut sebagai aktivitas social media monitoring, yakni aktivitas mencari, mengumpulkan, memproses, menganalisis, dan menginterpretasikan konten di media sosial untuk memberikan gambaran umum yang berkelanjutan kepada perusahaan atau organisasi mengenai berbagai informasi yang berkaitan dengan tren pasar, konsumen, hingga kompetitor (Sheldon dkk., 2019). Hal ini pun turut penulis lakukan selama menjalani kerja magang di Praxis.
Hampir setiap minggunya, penulis ditugaskan untuk membantu tim POCO dalam membuat POCO Weekly Report. Dalam laporan mingguan tersebut, penulis diminta untuk memperbarui jumlah
viewers dari video YouTube yang diunggah oleh beberapa influencer pilihan POCO, di mana video tersebut berisikan ulasan atau unboxing dari produk POCO X3 GT. Selain itu, penulis juga melakukan monitoring pada akun Instagram POCO untuk mendapatkan beberapa informasi seperti antusiasme POCO Fans terhadap produk baru yang dikeluarkan, keluhan yang disampaikan oleh POCO Fans, permasalahan-permasalahan yang melibatkan nama POCO, dan lain sebagainya.
Tidak hanya melakukan monitoring pada akun Instagram POCO, penulis juga turut melakukan monitoring pada akun Instagram kompetitornya, yakni OPPO, vivo, Realme, dan Infinix.
Hal tersebut dilakukan untuk menggali beberapa informasi seperti antusiasme masyarakat terhadap produk yang mereka hadirkan, keluhan atau permasalahan yang dialami penggunanya, aktivitas media sosial yang dilakukannya, dan lain sebagainya.
Dengan melakukan aktivitas social media monitoring, tim Praxis dan POCO dapat lebih memahami apa yang diinginkan oleh para penggunanya dan mengetahui permasalahan yang harus segera diselesaikan. Selain itu, aktivitas ini juga akan membantu POCO dalam memahami berbagai strategi yang digunakan oleh kompetitor sehingga dapat ditemukan kekuatan dan kelemahannya masing- masing.
2. Public Relations Writing
Komunikasi merupakan faktor yang sangat penting dalam aktivitas Public Relations. Mengingat bahwa tidak semua publik dapat dijangkau melalui komunikasi secara langsung, penting bagi para praktisi PR untuk menyentuh publik yang belum terjangkau melalui cara lain. Salah satunya adalah dengan melakukan komunikasi tertulis melalui berbagai tulisan seperti siaran pers, informasi media, lembar fakta (fact sheet),
newsletter, dan lainnya. Pembuatan berbagai dokumen atau tulisan tersebut disebut sebagai aktivitas PR writing.
PR writing merupakan salah satu aktivitas Public Relations yang dilakukan oleh praktisi PR untuk menjalin komunikasi dan hubungan yang baik antara perusahaan dengan publiknya dengan cara membangun citra yang positif melalui tulisan (Bivins, 2014). Selama menjalani kerja magang, penulis beberapa kali memperoleh kesempatan untuk terlibat dalam aktivitas PR writing berikut.
a. Menyusun siaran pers dan informasi media
1) Siaran pers merupakan salah satu dokumen penting dalam aktivitas PR Writing. Siaran pers sendiri berisikan informasi yang merujuk pada peristiwa atau produk terkini yang dianggap layak untuk diberitakan, yang dibuat dan didistribusikan kepada wartawan untuk dipublikasikan di media beritanya (Cornelissen, 2014).
Berkaitan dengan hal ini, penulis mendapatkan kesempatan untuk ikut terlibat dalam pembuatan siaran pers IKEA yang pada saat itu ingin menginformasikan kepada media dan jurnalis bahwa IKEA telah mendirikan Pick-up Point terbarunya di Surabaya, yakni di Townsquare Surabaya. Dalam pengerjaannya, penulis menyusun siaran pers tersebut dengan memperhatikan beberapa hal penting seperti:
a) membuat judul yang singkat tetapi informatif (mampu mencerminkan isi dari siaran pers) dan menarik bagi pembaca;
b) membuka siaran pers dengan paragraf pembuka (lead) yang mampu menarik perhatian membaca;
c) menyusun siaran pers dengan struktur piramida terbalik yang mengandung unsur 5W dan 1H;
d) menggunakan bahasa yang formal;
e) memastikan bahwa isi dari siaran pers ringkas (to the point), tetapi berisikan fakta-fakta atau informasi yang akurat dan memiliki nilai berita;
f) mendukung isi dari siaran pers dengan mencantumkan pernyataan dari pihak perusahaan atau pihak lain yang bersinggungan;
g) mencantumkan informasi singkat mengenai perusahaan dan kontak yang bisa dihubungi pada bagian akhir siaran pers;
h) memastikan bahwa siaran pers yang telah selesai dibuat dikirimkan tepat waktu, mengingat bahwa dokumen tersebut bersifat time-sensitive.
2) Informasi media merupakan salah satu aktivitas PR writing yang memiliki tujuan yang sama dengan siaran pers, yakni untuk memberikan informasi kepada media mengenai suatu peristiwa yang berkaitan dengan perusahaan; atau membagikan informasi mendalam yang berkaitan dengan bisnis perusahaan tersebut. Dalam hal ini, yang membedakan informasi media dengan siaran pers adalah karakteristiknya, yakni
a) bersifat soft news dengan penyusunan artikel dan penggunaan bahasa yang lebih luwes;
b) mengutamakan kreativitas dalam penyusunannya untuk menarik perhatian pembaca sekaligus media;
c) waktunya lebih fleksibel dibandingkan dengan siaran pers.
Penulis pun berkesempatan untuk membuat informasi media Likee yang pada saat itu mengusung tema peringatan Hari Kesaktian Pancasila. Informasi media tersebut didistribusikan dengan judul “Tiga Cara
Tingkatkan Semangat Kesaktian Pancasila untuk Generasi Milenial dan Gen Z”. Selain untuk memperingati hari bersejarah tersebut, informasi media ini juga dibuat agar pengguna Likee tertarik untuk ikut berpartisipasi dalam #KesaktianPancasila challenge yang diadakan di aplikasi tersebut. Dalam pengerjaannya, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti: (1) membuat judul yang ringkas, menarik, dan mampu mencermikan isi artikel; (2) isi artikel berisikan informasi-informasi ringan yang kreatif dan menarik, baik untuk pembaca maupun media; (3) mampu mempromosikan atau menunjukkan citra perusahaan yang positif dengan pendekatan yang lebih halus atau persuasif (soft sell).
b. Menyusun fact sheets
Fact sheet merupakan dokumen yang berisikan informasi/data/fakta-fakta penting tambahan mengenai perusahaan. Umumnya, fact sheet tersebut dikirimkan untuk melengkapi siaran pers yang telah dikirimkan sehingga jurnalis atau media dapat memiliki informasi atau data tambahan yang mampu lebih memperkaya tulisan artikel beritanya tersebut. Ketika menjalani kerja magang, penulis berkesempatan untuk membuat fact sheet IKEA yang berisikan informasi detail mengenai produk-produk gaming yang diluncurkan dalam kerja sama antara IKEA dan Republic of Gamers (ROG), mulai dari nama produk, harga produk, hingga detail produk. Penulis membuat fact sheet tersebut di bawah bimbingan salah satu Account Coordinator dari tim IKEA. Dalam pembuatannya sendiri, penulis memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkan
melalui website IKEA Indonesia dan memastikan bahwa tidak terjadi kesalahan dalam memasukkan informasi tersebut.
3. Crisis Management
Dalam menjalankan suatu perusahaan, krisis dapat terjadi kapan saja dan di mana saja. Apabila suatu permasalahan yang terjadi tidak ditangani dengan cepat dan tepat, maka hal tersebut dapat berkembang menjadi krisis yang mengancam citra, reputasi, dan keberlangsungan hidup perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan dan para praktisi PR di dalamnya untuk mencegah krisis tersebut semakin berkembang, yakni dengan melakukan manajemen krisis.
Manajemen krisis diartikan sebagai tahap di mana perusahaan menghadapi beberapa tipe krisis yang terjadi dan berusaha untuk menanganinya agar perusahaan dapat beroperasi dengan normal secepat mungkin (Crandall dkk., 2014). Ketika menjalani kerja magang di Praxis, penulis turut melakukan aktivitas manajemen krisis, yakni ketika POCO mendapatkan banyak keluhan di akun media sosial miliknya akibat permasalahan pre-order untuk produk POCO X3 GT. Banyak yang menyampaikan keluhan terkait TWS earphone yang tidak mereka dapatkan setelah melakukan pre-order, sesuai dengan yang telah dijanjikan oleh POCO sebelumnya.
Dalam permasalahan seperti ini, pelanggan tentu ingin memperoleh jawaban atas ketidakpastian yang mereka alami. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, penulis diminta untuk membuat standby statement, yakni pernyataan atau informasi resmi dari perusahaan yang disampaikan untuk meredam permasalahan yang terjadi agar tidak berkembang menjadi krisis yang semakin buruk.
Dalam pengerjaannya, penulis membuat standby statement tersebut dengan:
a. menyampaikan bahwa POCO telah mendengar keluhan- keluhan yang disampaikan oleh POCO Fans terkait permasalahan yang terjadi;
b. menjelaskan bahwa permasalahan tersebut terjadi karena terdapat beberapa pelanggan yang tidak mengeklik bonus option untuk mendapatkan TWS earphone yang telah dijanjikan;
c. menginformasikan bahwa POCO telah mengatasi permasalahan tersebut dengan menghubungi kembali setiap pelanggan agar dapat segera dikirimkan TWS earphone yang telah dijanjikan;
d. menyampaikan permintaan maaf atas permasalahan yang terjadi dan mengucapkan terima kasih atas dukungan yang telah diberikan oleh para POCO Fans.
4. Public Relations Materials Development
Menulis berbagai dokumen penting untuk kebutuhan perusahaan merupakan salah satu fungsi penting dari Public Relations (Seitel, 2017). Selama menjalani kerja magang, penulis berkesempatan untuk membantu membuat, menyusun, dan mengembangkan beberapa dokumen atau materi Public Relations untuk kebutuhan klien.
a. Menerjemahkan dokumen klien
Selama menjalani kerja magang, penulis cukup sering diminta untuk menerjemahkan beberapa dokumen klien seperti siaran pers, informasi media, fact sheets, artikel, dan lain sebagainya; baik itu ke dalam Bahasa Indonesia maupun Inggris. Dalam menerjemahkan beberapa dokumen tersebut, penulis harus memastikan bahwa kalimat yang diterjemahkan jelas dengan menggunakan kosakata yang tepat serta mudah untuk dipahami. Hal tersebut dilakukan
agar para klien nasional dan internasional dapat memahami isi pesan yang terkandung di dalamnya dengan mudah.
Berikut adalah beberapa dokumen yang penulis terjemahkan selama menjalani kerja magang di Praxis.
Tabel 3.2 Dokumen atau Materi Public Relations yang Diterjemahkan
Klien Dokumen yang Diterjemahkan
Bank DBS Indonesia
Bahasa Indonesia ke Bahasa Inggris 1. Informasi Media
a. Bersama Hadapi Pandemi, Ini Upaya Bank DBS Indonesia dalam Mendukung Karyawan dan Masyarakat yang Terdampak.
b. digibank Rayakan Hari Jadi ke-4 Melalui
#4Better Festival.
c. India/Indonesia: Guncangan Kenaikan Harga Minyak dan Inflasi.
d. Investasi dan Terjun ke Sektor Kendaraan Listrik.
e. Jangan Sembarang Buang, Ini Tiga Cara Mudah Kelola Minyak Jelantah!
f. Permintaan dan Prospek Penguatan Harga Komoditas Tahun Ini.
g. Risiko Autoimun Meningkat, Lindungi Kesehatan Diri dari Penyakit Kritis dan Jaga Keunggulan Finansial.
2. Siaran Pers
a. Bank DBS Indonesia Hadirkan MAX QRIS untuk Memperkuat Kapabilitas Perbankan Korporasi Digital.
b. DBS Treasures dan Manulife Asset Manajemen Indonesia: 2022 Momen Tepat Raih Peluang dan Optimalkan Investasi.
c. Gandeng Bank DBS Indonesia, Zero Waste Indonesia Festival Resmi Dimulai.
d. Menangkap Peluang Investasi Mega Tren Ekonomi Digital dan Teknologi.
e. Menangkap Peluang Investasi Mega Tren Ekonomi Digital dan Teknologi.
f. Pertama di Indonesia, digibank by DBS Luncurkan Kartu Kredit Digital digibank dengan Approval 60 Detik.
g. PT BNP Paribas Asset Management dan PT Bank DBS Indonesia Luncurkan Reksa Dana Pertama Bertema Teknologi Global.
h. Sustainability Action for the Future Economy [SAFE] 2021: Bank DBS Indonesia Paparkan Komitmen Dukung Program Pembangunan Berkelanjutan di Indonesia.
Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia 1. Informasi Media
a. Indonesia: Growth to End 2021 on A Firmer Note.
b. Indonesia: IDR Bonds in A Sweet Spot (Radhika Rao).
2. Siaran Pers
a. CIX Completes First-of-its-kind Portfolio Auction of Voluntary Nature-based Carbon Credits with Leading Global Companies.
b. Collaborating with Universal Car Rental to Support Bank DBS Indonesia in Providing Reliable and Environmentally Friendly Operational Vehicle Solutions.
c. DBS Commits to Net Zero by 2050 and Becomes First Singapore Bank to Join the UN-linked Net-Zero Banking Alliance.
d. Third-quarter Net Profit Up 31% from A Year Ago to SGD 1.70 billion; DBS Business Momentum Sustained and Asset Quality Resilient.
3. Dokumen lain
a. Digital Transformation Remains Core Agenda for Large Corporates, Middle- market Companies and SMEs in Asia- Pacific.
b. DBS 4Q21 CIO Insights Media Briefing.
c. Stay the Course 4Q21 Top Five Investment Takeaways.
d. Poin pembicaraan Heru Gautama Hatman (Executive Director of IBG PT Bank DBS Indonesia).
IKEA
Bahasa Indonesia ke Bahasa Inggris 1. Informasi Media
a. 5 Fakta Tanda Cinta IKEA untuk Indonesia.
b. IKEA Ajak Masyarakat Jadi Generasi Peduli Lingkungan dan Budaya.
2. Siaran Pers
a. IKEA Indonesia Resmi Bangun Konsep Toko Baru di Mall Taman Anggrek.
Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia 1. Siaran Pers
a. Introducing the First-ever IKEA Festival, A Home Tour Around the World.
2. Dokumen lain
a. Biografi singkat dari 4 musisi yang berpartisipasi dalam IKEA Festival.
NBA
Bahasa Indonesia ke Bahasa Inggris
1. Artikel NBA “Menyambut Musim Baru, Simak Topik Terhangat Selama Offseason 2021 Sejauh Ini”.
Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia 1. Siaran Pers
a. The NBA and Formula 1 Announce Content and Promotion Partnership to Celebrate the NBA’s 75th Anniversary Season and the United States Grand Prix.
b. NBA Announces Schedule for 75th Anniversary Season.
2K
Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia 1. Siaran Pers
a. Anyone, Anywhere: NBA® 2K22 Now Available Worldwide.
2. Media Alert
a. NBA® 2K22 Adds New Features to MyNBA for PlayStation 5 and Xbox Series X|S Consoles.
b. NBA® 2K22 Details New Ways to Explore the All-New City.
3. Dokumen lain
a. NBA 2K22 MyTEAM Reveal.
APRIL
Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia 1. Siaran Pers
a. APRIL Group Increases Scope of 2030 Climate Targets with Plans.
2. Dokumen lain
a. A Tribute to Pak Al Azhar.
b. APR 2030 press release - RBG version.
c. APRIL Group Report KPMG.
d. Electric Bus.
e. IMAJI Studio x APR.
f. Mob Attacks TNGL Patrol Team.
g. Reviving the Ecosystem and Forest Restoration.
h. RGE: Building a Sustainable Business.
i. Sustainability Report 2020 Campaign.
j. Waste management.
RedDoorz
Bahasa Indonesia ke Bahasa Inggris 1. Siaran pers
a. RedDoorz Kembali Hadirkan Kampanye
#BisaAja, Ajak Pengguna Berlibur Dimanapun dan Kapanpun dengan Aman.
b. RedDoorz Mengadakan Hari Belanja Hotel Nasional (Harbholnas), Jadi Sobat
Travelling Tawarkan Berbagai Promo Menarik.
Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia 1. Briefing book RedDoorz.
LIKEE
Bahasa Indonesia ke Bahasa Inggris 1. Informasi Media
a. Bangkit dari Keterpurukan, Gadis Berbakat Ini Kini Jadi Content Creator Makeup Handal.
b. Buat Konten Hingga Dapat Jodoh, Simak Perjalanan Seorang Content Creator Likee.
c. Empat Inspirasi Eye Makeup agar Tampil Cantik Walau Pakai Masker.
d. Tak Disangka, Permainan di Squid Games Mirip dengan Permainan Anak Indonesia, Yuk Simak Apa Saja!
2. Siaran Pers
a. Peran Platform Pembuatan Video Pendek Tingkatkan Kualitas Content Creator di Indonesia.
b. Tiga Cara Tingkatkan Semangat Kesaktian Pancasila untuk Generasi Milenial dan Gen Z.
Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia
1. Siaran pers “Likee, Where the Dream of Becoming Content Creator Starts”.
Ericsson
Dari Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia 1. Siaran Pers
a. Ericsson Adds A 12 kg Radio to Massive MIMO Portfolio for Easier 5G Mid-band Deployment.
b. Ericsson Mobility Report: Mobile Data Traffic Increased Almost 300-fold Over 10 Years.
2. Dokumen lain
a. Pak Ronni's Answers untuk acara “5G:
Explore the Future of Limitless Connectivity”.
b. Ericsson_PVV website_Enterprise story webpage.
c. Imagine Possible
d. Website vision story_Education
e. Talkshow script untuk acara Ericsson bertajuk “5G: Explore the Future of Limitless Connectivity”.
GARMIN
Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia 1. Siaran Pers
a. Garmin Developer Virtual Conference Set for October 13.
2. Dokumen lain
a. Garmin's 2021 Asian User Health Data Report Unravels Three Key Health Findings Amongst Garmin Smart Wearable Users in Asia During the Pandemic.
Türkiye Tourism
Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia 1. Siaran Pers
a. Istanbul Spotlights Arts and Culture.
b. Türkiye illuminates its Neolithic Heritage with TAŞ TEPELER.
Makuku
Bahasa Indonesia ke Bahasa Inggris
1. Siaran pers “Makuku Luncurkan ‘Makuku Air Diapers’, Popok Generasi Baru Sebagai Solusi Masalah Kulit Bayi”.
(Sumber Olahan Penulis, 2021)
b. Meringkas artikel
Dalam beberapa kesempatan, penulis juga diminta untuk meringkas beberapa artikel untuk kebutuhan klien yang bersangkutan. Misalnya, penulis pernah diminta untuk meringkas artikel mengenai e-commerce di Indonesia untuk Bank DBS Indonesia dan profiling dari Priyanka Anand, Vice President dan Head HR (Human Resource) Ericsson.
Aktivitas ini dilakukan untuk memudahkan klien dalam membaca dan memahami hal-hal pokok dalam artikel dengan mudah dan cepat. Dalam pengerjaannya sendiri, terdapat beberapa hal yang penulis lakukan, yakni
1) membaca artikel secara keseluruhan;
2) menandai bagian-bagian yang menjadi poin penting dalam artikel tersebut;
3) membuat ringkasan artikel yang ringkas, padat, dan jelas berdasarkan poin-poin penting yang telah ditandai sebelumnya.
c. Membuat transkrip
Dalam beberapa kesempatan, Account Coordinator meminta bantuan penulis untuk mentranskripsikan beberapa dokumen, mulai dari video, poin pembicaraan yang disampaikan oleh pembicara dalam suatu acara, hingga hasil wawancara antara klien dengan media. Misalnya, untuk SKIPPY
Bahasa Indonesia ke Bahasa Inggris
1. Informasi media “Kekinian dan Mudah Dibuat, Ini 5 Inspirasi Olahan Selai Kacang Untuk Bisnis Kuliner Kamu!”.
keperluan APRIL, penulis diminta mentranskripsikan setiap kata atau kalimat yang diucapkan oleh narator dalam video berjudul: (1) RER Frontier Sumatra dan (2) Rehabilitated Sumatran Tiger Corina Released Back into the Forest.
Kemudian, untuk IKEA, penulis pernah diminta untuk membuat transkrip dari wawancara yang dilakukan oleh CASA Indonesia dan iDEA dengan IKEA. Tidak hanya itu, untuk POCO, penulis juga pernah ditugaskan untuk mentranskripsikan hal-hal yang disampaikan oleh Andi Renreng selaku Head of Marketing POCO Indonesia dan Cedric Chang selaku Deputy Director Corporate Sales of Southeast Asia MediaTek dalam acara “POCO Tech Talk with MediaTek”.
(sumber Praxis, 2021)
Gambar 3.1 Poster Acara POCO Tech Talk with MediaTek
Dalam pengerjaannya, terdapat beberapa hal yang penulis lakukan, yakni
1) mendengarkan dengan seksama setiap kata yang diucapkan;
2) menandai beberapa kata yang tidak jelas terdengar;
3) menuliskan setiap kalimat yang disampaikan secara rapi dan jelas dengan penggunaan tanda baca;
4) membaca ulang hasil transkrip yang telah dibuat untuk mengecek apakah ada penulisan kata yang salah atau kalimat yang tidak efektif;
5) memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ditemukan.
Hasil transkrip tersebut nantinya akan diberikan kepada klien untuk dibaca sehingga mereka dapat dengan mudah mengetahui hal-hal apa saja yang disampaikan tanpa harus mendengarkan video, pembicara, hasil wawancara, dan lainnya dalam waktu yang lama.
d. Membuat panduan wawancara
Ketika penulis sedang menjalani magang, salah satu klien Praxis, IKEA, baru saja menghadirkan Room Makeover Project dan layanan Interior Design Service. Dengan maksud untuk mempromosikannya, IKEA bekerja sama dengan CASA Indonesia dan iDEA untuk membuat sebuah artikel advertorial, di mana materi untuk membuat dokumen tersebut didapatkan melalui wawancara dengan Quality Control Advisor/Country Home Furnishing & Retail Design Manager dan Interior Designer IKEA Indonesia. Dalam proyek ini, penulis berkesempatan untuk membuat panduan wawancara yang berisikan informasi mengenai latar belakang dari Room Makeover Project dan Interior Design Service, pesan kunci yang ingin disampaikan, jadwal wawancara, dan pertanyaan wawancara yang berkaitan
dengan proyek ini. Dikarenakan wawancara ini dilakukan secara bersama-sama, penulis juga turut membagi giliran bertanya agar wawancara dapat berjalan dengan teratur.
(sumber Praxis, 2021)
Gambar 3.2 Suasana wawancara CASA Indonesia dan iDEA bersama dengan Quality Control Advisor/Country Home
Furnishing & Retail Design Manager IKEA Indonesia
(sumber Praxis, 2021)
Gambar 3.3 Suasana wawancara CASA Indonesia dan iDEA bersama dengan Interior Designer IKEA
e. Membuat Community Brief
Selain mempromosikan Room Makeover Project dan Interior Design Service IKEA melalui advertorial, IKEA juga ingin mempromosikannya lewat media sosial CASA Indonesia dan iDEA. IKEA meminta kedua media tersebut untuk mengunggah Instagram Story yang terhubung dengan artikel advertorial-nya tersebut, serta Instagram Reels yang menunjukkan kondisi rumah keluarga sebelum dan sesudah di-makeover oleh IKEA. Dalam hal ini, penulis pun berkesempatan untuk membuat community brief yang berisikan informasi mengenai: latar belakang proyek tersebut; tujuan yang ingin dicapai; hal-hal yang tidak boleh dilakukan oleh media; ketentuan yang harus dipatuhi dalam kerja sama tersebut; linimasa yang berkaitan dengan batas waktu pengiriman dan pengunggahan konten; konsep dan referensi untuk konten Instagram Story; konsep, caption, dan referensi untuk konten Instagram Reels; serta Scope of Work (SOW) media dan Praxis.
f. Membuat advertorial outline
Ketika menjalani kerja magang, penulis sempat diminta untuk membuat advertotial outline untuk Peresmian IKEA Bali. Advertorial outline sendiri befungsi untuk memberikan gambaran kepada media mengenai struktur penulisan advertorial yang akan dibuat nantinya. Dengan begitu, advertorial yang telah dibuat oleh media dapat berada di jalur yang tepat sesuai dengan yang klien harapkan.
g. Membuat materi dan desain presentasi
Pada 23 November 2021, Bobobox berpartisipasi dalam acara International Startup and Tourism Insight 2021 (ISTI 2021): Startup & Tourism Summit. Dalam acara tersebut,
CEO Bobobox, Indra Gunawan, menjadi Tourism Speaker yang membahas seputar Danau Toba. Penulis pun berkesempatan untuk membuat dan mendesain materi presentasinya tersebut. Dalam penyusunannya, penulis menggunakan berbagai sumber yang ada di internet, khususnya dari portal berita daring. Dalam presentasi tersebut, penulis memasukkan informasi mengenai: (1) situasi pariwisata di Indonesia saat ini; (2) 10 Bali baru yang dipromosikan oleh pemerintah; hal-hal unik yang perlu diketahui tentang danau toba; dan (3) informasi mengenai berbagai layanan yang dihadirkan Bobobox, yang penulis peroleh dari company profile perusahaan tersebut.
(sumber Praxis, 2021)
Gambar 3.4 Poster acara International Startup and Tourism Insight 2021 (ISTI 2021): Startup & Tourism Summit
5. Media Relations dan Event Management
Media relations merupakan salah satu aktivitas Public Relations yang dilakukan untuk menciptakan dan membina hubungan yang positif antara perusahaan dengan media yang menjadi sarana komunikasi antara dirinya dengan publik (Iriantara, 2008). Dalam hal ini, hubungan positif tersebut penting untuk dibentuk dan dipelihara agar perusahaan dapat memperoleh perhatian dan publisitas yang positif dari media (Cornelissen, 2014), yang mampu membantunya dalam membangun dan mempertahankan citra serta reputasi yang positif di mata publiknya.
Aktivitas ini umumnya dilakukan dengan menanggapi dan memenuhi berbagai hal yang menjadi kebutuhan serta kepentingan media yang berkaitan dengan perusahaan.
Aktivitas media relations sendiri dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satunya dengan menyelenggarakan berbagai Public Relations event. Dalam penyelenggaraannya sendiri, para praktisi PR perlu menerapkan aktivitas event management, yakni salah satu instrumen penting dalam aktivitas PR yang digunakan oleh organisasi profit dan nonprofit untuk memperoleh publisitas dan pengakuan terkait organisasinya, serta menciptakan dan mempertahankan hubungan yang baik dengan konstituen kunci (Heath, 2013).
Selama menjalani kerja magang di Praxis, penulis beberapa kali dilibatkan dalam aktivitas event management untuk berbagai PR event yang diselenggarakan oleh klien. Berikut adalah beberapa aktivitas event management yang penulis lakukan selama pre-event, event, dan post event; yang beberapa kegiatan di dalamnya berkaitan juga dengan aktivitas media relations dan PR materials development.
a. Pre-event
1) PR materials development - menyusun Minutes of Meeting (MoM)
Minutes of Meeting (MoM) merupakan dokumen yang berisikan berbagai informasi penting, mulai dari hasil rapat hingga kesepakatan antara pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Ketika menjalani kerja magang, penulis berkesempatan untuk membantu salah satu Account Coordinator dari tim Yayasan Del untuk menyusun MoM dari rapat yang membahas persiapan rangkaian acara peringatan hari ulang tahun Institut Teknologi Del ke-20.
Salah satu rangkaian acaranya adalah penyelenggaraan Simposium Nasional bertajuk “AI Campus untuk Industrialisasi Intelegensi”.
(sumber Praxis, 2021)
Gambar 3.5 Poster Acara Simposium Nasional IT Del bertajuk
“AI Campus untuk Industrialisasi Intelegensi”
Ketika membuat MoM tersebut, terdapat beberapa hal yang penulis lakukan, yakni
a) mendengarkan hasil rapat dengan seksama;
b) menuliskan setiap poin penting secara singkat, padat, dan jelas;
c) menggunakan kalimat yang bersifat “call to action”.
Pembuatan MoM ini ditujukan untuk memudahkan tim Praxis dalam mencatat hal-hal penting yang perlu diketahui serta pekerjaan-pekerjaan yang harus segera dilakukan atau diselesaikan.
2) PR materials development - menyusun briefing book Sebelum menyelenggarakan suatu PR event, para praktisi PR perlu membuat briefing book untuk diberikan kepada perusahaan. Briefing book sendiri merupakan dokumen yang berisi seluruh informasi penting, detail, dan mendalam terkait acara yang akan dilaksanakan.
Pembuatan dokumen ini pun menjadi hal yang sangat penting, mengingat bahwa dokumen ini nantinya akan dijadikan sebagai acuan bagi perusahaan dalam melaksanakan acaranya agar dapat berjalan dengan baik, lancar, dan sesuai dengan apa yang telah dipersiapkan serta direncanakan sebelumnya. Ketika menjalani kerja magang, penulis berkesempatan untuk menyusun briefing book untuk acara Peluncuran Virtual dan Webinar IKEA Let’s Play Campaign 2021 yang dilaksanakan pada Sabtu, 6 November 2021.
(sumber Praxis, 2021)
Gambar 3.6 Acara Peluncuran Virtual dan Webinar IKEA Let’s Play Campaign 2021
Tidak hanya itu, penulis juga turut membantu tim Makuku dalam menyusun briefing book untuk acara konferensi pers peluncuran Makuku Air Diapers.
(sumber Praxis, 2021)
Gambar 3.7 Acara Konferensi Pers Peluncuran Makuku Air Diapers
Dalam pengerjaannya, penulis membuat briefing book tersebut dengan memasukkan informasi berikut.
1. Hari, tanggal, waktu, dan platform/lokasi acara tersebut.
2. Tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan acara tersebut.
3. Pesan kunci yang ingin disampaikan oleh perusahaan.
4. Rundown acara.
5. Poin pembicaraan (talking points) untuk representatif perusahaan dan pembicara lainnya.
Poin pembicaraan merupakan salah satu bagian penting dalam briefing book. Bagian ini dibuat untuk memberikan gambaran kepada representatif perusahaan terkait apa saja hal-hal yang akan dibicarakan oleh dirinya dan beberapa pembicara lain yang diundang dalam acara tersebut. Dengan mempersiapkan bagian ini, kemungkinan pembicara menyampaikan hal-hal yang tidak sesuai dengan topik pembicaraan pun menjadi semakin kecil.
Ketika menjalani kerja magang, penulis berkesempatan untuk membantu membuat talking points untuk Dyah Fitrisally (Country Marketing Manager IKEA Indonesia), Chitra Subyakto (Founder & Creative Director Sejauh Mata Memandang), dan Iwet Ramadhan (MRA Media Head of Business Growth). Pembuatan talking points tersebut ditujukan untuk pelaksanaan Instagram Live IKEA bertajuk “It Starts with You! Yuk, Jadi Generasi Peduli Lingkungan dan Budaya” yang diselenggarakan pada Sabtu, 9 Oktober 2021.
(sumber Praxis, 2021)
Gambar 3.8 Poster Instagram Live IKEA Bersama dengan Sejauh Mata Memandang dan HerWorld
Indonesia
6. Anticipated questions beserta jawabannya.
Anticipated questions merupakan bagian yang tidak kalah penting dalam penyusunan briefing book.
Bagian ini berisikan pertanyaan-pertanyaan yang mungkin akan ditanyakan oleh jurnalis atau wartawan ketika sesi tanya jawab antara perusahaan dengan media berlangsung; beserta jawabannya.
Bagian ini dipersiapkan agar representatif perusahaan mampu menjawab setiap pertanyaan dengan baik, termasuk pertanyaan yang bersifat menyudutkan sekalipun. Dengan mempersiapkan bagian ini, kemungkinan representatif perusahaan untuk memberikan jawaban yang salah atau yang berpotensi merugikan perusahaan pun menjadi semakin kecil; atau bahkan tidak terjadi sama sekali.
Dalam pengerjaannya, penulis menyusun pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan memikirikan hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan, yang mungkin akan ditanyakan oleh wartawan. Hal ini termasuk isu atau permasalahan yang sebelumnya dialami oleh perusahaan; mengingat bahwa wartawan mampu menanyakan pertanyaan- pertanyaan yang bersifat menyudutkan dan bahkan tidak ada kaitannya sama sekali dengan acara yang sedang berlangsung. Dalam hal ini, penulis memanfaatkan berbagai artikel berita dan informasi di situs resmi IKEA untuk dijadikan sebagai referensi dalam membuat daftar pertanyaan tersebut beserta jawaban-jawabannya.
3) Menghubungi influencer atau KOL dan media untuk diajak bekerja sama.
Ketika mengadakan acara, kampanye, atau meluncurkan produk baru, klien umumnya akan meminta Praxis untuk mencari influencer atau KOL dan media yang sesuai untuk diajak bekerja sama. Misalnya, tahun ini, 2K kembali meluncurkan seri game terbarunya, yakni NBA 2K22.
a) Sebelum peluncuran game tersebut diumumkan di Indonesia, tim Praxis diminta untuk mencari beberapa influencer atau KOL yang sesuai dengan kriteria dan mengajak mereka untuk berpartisipasi dalam peluncuran NBA 2K22 di Indonesia, yakni dengan memberikan ulasan sekaligus mempromosikan game tersebut kepada para pengikutnya di media sosial. Dalam hal ini, penulis menghubungi Kelly Purwanto dan Mikha Tambayong untuk diajak berpartisipasi dalam
peluncuran tersebut. Sayangnya, ketika dihubungi, hanya Kelly Purwanto saja yang dapat ikut berpartisipasi.
b) Kemudian, tidak hanya menghubungi KOL, penulis juga turut menghubungi dua media untuk diajak bekerja sama, yakni Okezone.com dan Kincir.com. Kerja sama dengan media ini pun termasuk dalam aktivitas media relations.
Dalam hal ini, terdapat beberapa hal yang penulis lakukan, yakni
a) menghubungi Kelly Purwanto, Okezone.com, dan Kincir.com untuk diajak bekerja sama;
b) menjelaskan apa saja hal yang harus diperhatikan dan dilakukan dalam kerja sama ini;
c) mengirimkan game NBA 2K22 kepada mereka;
d) terus menjalin komunikasi untuk membantu apabila terjadi kendala ketika mereka mengulas atau memainkan game tersebut.
Dalam kerja sama ini sendiri, bentuknya lebih mengarah pada strategic partnership di mana kami memberikan game NBA 2K22 secara gratis kepada mereka dan sebagai balasannya mereka memberikan ulasan atau mempromosikan game tersebut di media sosial (untuk influencer atau KOL) atau medianya (untuk jurnalis/media) masing-masing. Dengan begitu, publik dapat mengetahui bahwa game NBA 2K22 akan segera hadir di Indonesia dan tertarik untuk mencari informasi lebih lanjut terkait hal tersebut.
(sumber Instagram Story Kelly Purwanto, 2021) Gambar 3.9 Video Promosi Game NBA 2K22 yang Diunggah Kelly Purwanto di Instagram Story Miliknya
4) PR materials development - menyusun Terms of References (ToR)
Terms of References (ToR) merupakan kerangka acuan kerja yang dibuat untuk menginformasikan segala hal penting yang perlu diketahui oleh pihak-pihak eksternal yang diajak perusahaan untuk bekerja sama dalam acaranya tersebut. Dokumen ini akan memberikan gambaran kepada mereka mengenai acara tersebut, mulai detail acara, target yang disasar, hasil yang diharapkan, poin pembahasan yang perlu disampaikan, profil dari moderator dan pembicara, rundown acara, hingga hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan selama acara tersebut berlangsung. Dalam hal ini, penulis berkesempatan untuk membantu penyusunan ToR untuk
acara Ericsson bertajuk “5G: Explore the Future of Limitless Connectivity” yang diselenggarakan dalam acara IdeaFest 2021.
5) PR Materials Development - membuat referensi foto dan keterangannya
Ketika mengirimkan siaran pers kepada media atau jurnalis, umumnya terdapat foto beserta keterangannya yang dicantumkan untuk dijadikan sebagai materi pelengkap. Berkaitan dengan hal tersebut, biasanya praktisi PR akan membuat suatu dokumen yang berisikan gambaran foto yang harus diambil saat acara berlangsung beserta keterangannya. Ketika menjalani kerja magang, penulis turut diminta untuk membuat dokumen tersebut untuk acara Peluncuran Virtual dan Webinar IKEA Let’s Play Campaign 2021. Dalam pengerjaannya, penulis mencari referensi foto tersebut melalui Google images dan membuat keterangan dari setiap fotonya dengan mengacu pada keterangan foto yang telah dibuat dalam acara-acara sebelumnya. Umumnya, keterangan foto tersebut hanya berisikan informasi mengenai nama dan jabatan dari setiap individu penting yang terdapat dalam foto tersebut, serta aktivitas yang sedang mereka lakukan di dalamnya.
6) Membuat dan mengirimkan undangan liputan
Salah satu tujuan dari diselenggarakannya PR event adalah untuk menjalin hubungan yang baik dengan media sehingga perusahaan dapat memperoleh publisitas yang positif. Oleh karena itu, penting bagi para prakitisi PR untuk mengundang jurnalis atau wartawan dari media- media yang disasar agar mereka bersedia untuk hadir dalam acara tersebut.
a) Ketika menjalani kerja magang, penulis
berkesempatan untuk membuat dua undangan liputan untuk dua acara Bank DBS Indonesia, yakni (1) aktivitas pembagian makanan yang dilakukan oleh Bank DBS Indonesia dan Komunitas Surplus, serta (2) konferensi pers peluncuran BNP Paribas DJIM Global Technology Titans 50 Syariah USD. Selain itu, penulis juga berkesempatan untuk membuat undangan liputan untuk acara Peresmian IKEA Bali yang diadakan secara luring dan daring.
Ketika membuat undangan liputan tersebut, penulis memasukkan beberapa informasi yang penting untuk diketahui oleh jurnalis atau wartawan yang diundang seperti: (1) deskripsi singkat terkait acara tersebut beserta tokoh penting yang akan hadir; (2) hari, tanggal, dan waktu pelaksanaan acara; (3) lokasi acara atau platform yang digunakan; (4) link Google form konfirmasi kehadiran media; (5) kontak yang dapat dihubungi. Dalam pengerjaannya, penulis harus memastikan bahwa isi undangan mampu menarik perhatian media untuk hadir. Tidak hanya itu, penulis juga harus mengecek kembali undangan yang telah dibuat untuk menghindari adanya kesalahan informasi. Pembuatan undangan liputan ini pun termasuk dalam aktivitas PR materials development.
b) Setelah undangan liputan selesai dibuat, maka langkah selanjutnya adalah mengirimkannya kepada media yang telah ditargetkan untuk hadir dalam acara tersebut. Hal ini pun termasuk
dalam aktivitas media relations. Selama menjalani kerja magang, penulis berkesempatan untuk mengirimkan undangan liputan untuk pelaksanaan PR event: (1) webinar “DBS eTalk Series: Pandangan terhadap Peluang Sektor New Economy Indonesia”; (2) webinar “Garmin Health Campaign 2: Manfaat Gawai di Era Pandemi”; (3) Konferensi Pers RedDoorz mengenai Kampanye #BisaAja; (4) webinar IKEA bertajuk “Bebas #mainkan sesukamu”;
(5) Konferensi Pers #POCOnyaBeraksi; (6) Konferensi Pers Peresmian IKEA Bali; (7) acara Ericsson bertajuk “5G: Explore the Future of Limitless Connectivity”.
Dalam pelaksanaannya, penulis umumnya mengirimkan undangan liputan tersebut kepada jurnalis atau media melalui medium berikut.
a) Whatsapp
Ketika mengirimkan undangan liputan melalui Whatsapp, penulis harus memastikan bahwa tidak terjadi kesalahan, baik dalam menggunakan panggilan “Mas/Mba” maupun menyebutkan nama jurnalis atau wartawan yang dihubungi. Hal ini dikarenakan terdapat beberapa jurnalis atau wartawan yang cukup sensitif dengan kesalahan tersebut. Kemudian, apabila terdapat hal yang ditanyakan, penulis harus memberikan jawaban secepat dan sejelas mungkin agar mereka merasa dihargai sehingga nantinya bersedia untuk hadir dalam acara tersebut.
b) E-mail
Ketika mengirimkan undangan liputan melalui e-mail, penulis tidak dapat memasukkan seluruh alamat e-mail jurnalis dan media secara langsung dalam waktu yang bersamaan. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya undangan yang tidak terkirim (bounce back). Oleh karena itu, penulis biasanya akan mengirimkannya secara bertahap kepada 20 jurnalis atau media terlebih dahulu; dan seterusnya.
7) Membuat Google Form Konfirmasi Media
Seperti yang telah disampaikan dalam bagian sebelumnya, penulis turut memasukkan link Google form konfirmasi media dalam undangan liputan yang dikirimkan. Link tersebut dibuat untuk memperoleh data terkait jurnalis yang kemungkinan besar akan hadir dalam acara tersebut.
Penulis pun berkesempatan dalam membuat Google form untuk mengonfirmasi kehadiran jurnalis dalam acara
“Konferensi Pers Peluncuran Produk Makuku Air Diapers”
dan “Bobobox Market Outlook Outdoor Travel Experience”. Dalam pengerjaannya, penulis memasukkan beberapa pertanyaan, yakni (1) nama lengkap jurnalis; (2) media yang diwakili; (3) kanal media; (4) alamat e-mail;
(5) nomor telepon; dan (6) konfirmasi terkait kehadirannya dalam acara tersebut. Penulis pun harus memastikan bahwa link tersebut dapat dibuka oleh setiap jurnalis atau wartawan yang ingin mengisinya.
8) Membuat daftar konfirmasi media
Setelah mengirimkan undangan liputan beserta link Google form konfirmasi media, tidak dapat dipungkiri bahwa seringkali terdapat beberapa media atau jurnalis
yang tidak mengisi form tersebut. Oleh karena itu, media atau jurnalis tersebut umumnya akan dihubungi secara personal melalui Whatsapp untuk ditanyakan kehadirannya dalam acara yang akan diselenggarakan. Hal ini pun termasuk dalam aktivitas media relations. Penulis menghubungi media atau jurnalis tersebut untuk acara Garmin (Garmin Health Campaign 2: Manfaat Gawai di Era Pandemi), RedDoorz (Konferensi Pers Kampanye
#BisaAja), dan IKEA (Konferensi Pers Peresmian IKEA Bali dan webinar IKEA bertajuk “Bebas #mainkan sesukamu”). Setelah menghubungi jurnalis-jurnalis yang ada, penulis dipercaya oleh Account Coordinator untuk membuat daftar jurnalis yang telah mengonfrimasi kehadirannya dalam acara tersebut. Dalam hal ini, penulis memindahkan dan merapikan data yang telah diperoleh melalui Google form ke dalam Google Sheets daftar kehadiran media yang nantinya akan digunakan untuk dicocokkan dengan jurnalis yang benar-benar hadir dalam acara tersebut.
b. Event
1) Mendata jumlah media yang hadir
Dalam event Garmin (Garmin Health Campaign 2:
Manfaat Gawai di Era Pandemi) yang diselenggarakan pada 29 September 2021, penulis diminta untuk mendata seluruh media atau jurnalis yang hadir dan menyesuaikannya dengan daftar konfirmasi kehadiran media yang telah dibuat sebelumnya. Dalam pengerjaannya, penulis harus memastikan bahwa tidak ada media atau jurnalis yang terlewatkan. Oleh karena itu, penulis harus selalu memperhatikan kolom Zoom Attendees selama acara berlangsung.
(sumber Praxis, 2021)
Gambar 3.10 Poster Acara Garmin Health Campaign 2:
Manfaat Gawai di Era Pandemi
Aktivitas ini juga penulis lakukan dalam konferensi pers peluncuran POCO X3 GT di Indonesia pada 19 Agustus 2021 dan IKEA MTA Groundbreaking Ceremony pada 28 Oktober 2021.
2) Menuliskan daftar pertanyaan yang diajukan oleh media
Dalam konferensi pers peluncuran POCO X3 GT di Indonesia, penulis diminta untuk membantu tim POCO dalam menuliskan daftar pertanyaan yang disampaikan oleh media atau jurnalis di kolom chat Zoom. Dalam pengerjaannya, penulis mencatat nama jurnalis dan media yang diwakilinya, serta menyalin pertanyaan yang disampaikannya dan memindahkannya ke dalam Google
docs yang dapat diakses oleh pembicara dan moderator.
Daftar pertanyaan tersebut dituliskan untuk membantu pembicara dalam menjawab pertanyaan yang diajukan serta menghindari adanya pertanyaan dari media atau jurnalis yang terlewatkan. Aktivitas ini penting untuk dilakukan agar tidak ada jurnalis yang merasa tersinggung atau tidak dihargai karena pertanyaan mereka tidak dijawab atau terlewatkan oleh panitia.
(sumber Praxis, 2021)
Gambar 3.11 Poster Konferensi Pers POCO Mengenai Peluncuran POCO X3 GT di Indonesia
3) Mendokumentasikan acara
Pada 28 Oktober 2021, IKEA menyelenggarakan Groundbreaking Ceremony di Mall Taman Anggrek.
Dalam event tersebut, penulis ditugaskan untuk mendokumentasikan berbagai momen yang terdapat dalam acara tersebut. Foto-foto yang berhasil didapatkan tersebut nantinya akan digunakan sebagai pelengkap dari siaran pers yang akan didistribusikan kepada para media
dan jurnalis setelah acara tersebut selesai dilaksanakan.
Berikut adalah beberapa momen yang berhasil didokumentasikan oleh penulis.
(sumber Penulis, 2021)
Gambar 3.12 Momen Event Groundbreaking Ceremony IKEA Mall Taman Anggrek
c. Post-event
1) PR materials development - membuat event report Setelah PR event selesai dilaksanakan, tim Praxis akan diminta oleh klien untuk membuat event report.
Dokumen ini berisikan seluruh informasi mengenai: (1) detail acara; (2) evaluasi; (3) dokumentasi acara; (4) daftar media dan jurnalis yang hadir; dan (5) liputan berita yang berhasil didapatkan dari pelaksanaan acara tersebut. Laporan ini akan sangat berguna bagi klien dan Praxis untuk melihat apa yang sudah baik, apa yang perlu ditingkatkan kembali, dan apa yang perlu diperbaiki lagi
ke depannya sehingga pelaksanaan PR event berikutnya dapat berjalan dengan lebih baik lagi. Selama menjalani kerja magang, penulis berkesempatan untuk menjadi salah satu penanggung jawab dalam pembuatan event report Garmin (Garmin Health Campaign 2: Manfaat Gawai di Era Pandemi). Selain Garmin, penulis juga turut diminta untuk membantu menyusun event report untuk klien lain seperti RedDoorz, Yayasan Del, Bank DBS Indonesia, dan APRIL.
2) Menghubungi media untuk keperluan media gift Pemberian media gift kepada jurnalis yang telah hadir merupakan salah satu aktivitas media relations yang umumnya dilakukan setelah acara selesai dilaksanakan.
Dalam hal ini, klien umumnya akan menyediakan dana untuk pemberian media gift dengan tujuan agar jurnalis dapat merasa dihargai sehingga mereka memiliki kesan yang positif terhadap perusahaan dan tidak ragu untuk memberikan publisitas yang positif. Oleh karena itu, penting bagi penyelenggara acara untuk mengetahui siapa saja media atau jurnalis yang benar-benar datang dalam acaranya tersebut. Untuk mengetahuinya, penyelenggara acara dapat melihat daftar kehadiran media yang telah dibuat sebelumnya. Namun, seringkali, terdapat beberapa media yang tidak mencantumkan alamatnya. Sebagai solusinya, umumnya tim Praxis akan menghubungi kembali jurnalis yang datanya belum lengkap dan menanyakan informasi yang dibutuhkan.
Penulis pun ikut dilibatkan dalam aktivitas ini.
3) Menghubungi media dan jurnalis untuk melakukan follow up terkait siaran pers yang telah disebarkan sebelumnya
Setelah event selesai dilaksanakan, tim Praxis akan segera mengirimkan siaran pers mengenai acara tersebut, yang tentunya ditujukan untuk membantu media atau jurnalis dalam membuat artikel berita. Namun, dalam beberapa kasus, terdapat beberapa media yang tidak menaikkan berita mengenai acara tersebut. Dalam hal ini, penulis ditugaskan untuk menghubungi kembali media yang bersangkutan untuk mengetahui alasan media tersebut belum mempublikasikan siaran pers yang telah dikirimkan sebelumnya. Ketika menghubungi media tersebut, penulis akan menawarkan diri untuk membantu apabila terdapat informasi atau hal lain yang dibutuhkan. Hal ini juga penulis lakukan ketika terdapat media yang belum menaikkan informasi media klien yang telah dikirimkan. Aktivitas media relations ini diharapkan dapat memberikan kesan yang positif kepada media bahwa perusahaan terus berusaha sebaik mungkin dalam membantu memenuhi berbagai kebutuhan dan kepentingan mereka yang berkaitan dengan perusahaan.
4) Memperbarui daftar media dan jurnalis
Praxis dan setiap kliennya memiliki daftar media atau jurnalis yang perlu diperbarui setiap acara selesai dilaksanakan. Daftar tersebut berisikan data dari setiap jurnalis yang pernah hadir dalam acara klien. Penulis pun dipercaya untuk memperbarui daftar media dan jurnalis Praxis serta beberapa klien. Dalam pengerjaannya, penulis diminta untuk memasukkan nama, media, nomor telefon, dan alamat e-mail dari jurnalis yang belum masuk ke dalam daftar tersebut. Informasi tersebut tentunya diperoleh dari daftar kehadiran media atau jurnalis yang telah dibuat sebelumnya; yang nantinya
dapat digunakan untuk mencari informasi terkait kontak dari setiap media atau jurnalis yang ingin dihubungi di kemudian hari.
6. Event Monitoring
APRIL merupakan salah satu klien dari Praxis yang bergerak di bidang produksi pulp dan kertas. Selama menjalani kerja magang, penulis cukup sering ditugaskan oleh Account Coordinator dari tim APRIL untuk mengikuti acara yang pembahasannya bersinggungan dengan perusahaan tersebut.
Setelah mengikutinya, penulis akan diminta untuk membuat event report yang berisikan informasi mengenai: (1) poin kunci dari hal-hal yang disampaikan atau dipresentasikan oleh pembicara; (2) dokumentasi acara; dan (3) catatan dari pelaksanaan acara tersebut.
Berikut adalah beberapa acara yang telah penulis ikuti.
a. RDPU RUU KUP Komisi XI DPR RI dengan Ketua Kadin dan Asosiasi – Membahas Pajak Karbon
(sumber hasil tangkapan layar penulis, 2021) Gambar 3.13 Suasana RDPU RUU KUP Komisi XI DPR
RI dengan Ketua Kadin dan Asosiasi
b. Sustainability Action for The Future Economy (SAFE) 2021: Energy Transition and The Role of Geothermal
(sumber hasil tangkapan layar penulis, 2021) Gambar 3.14 Suasana Acara SAFE 2021: Energy
Transition and The Role of Geothermal
c. Dialog Multi Pihak 8 WEPWG Bertajuk "Pelaporan Inklusi dan Keberagaman Gender"
(sumber hasil tangkapan layar penulis, 2021) Gambar 3.15 Suasana Acara Dialog Multi Pihak 8
WEPWG
d. Business Forum: Investment and Business Potential in Environmental and Forestry Sector (Session II) - Potential and Business Opportunities for Products from Sustainable Management”
(sumber hasil tangkapan layar penulis, 2021) Gambar 3.16 Suasana Acara Business Forum: Investment
and Business Potential in Environmental and Forestry Sector (Session II)
e. Climate Leaders Message Sesi II
(sumber hasil tangkapan layar penulis, 2021)
Gambar 3.17 Suasana Acara Climate Leaders Message Sesi II
