BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN. PT. Kimia Farma (Persero) Tbk, dibentuk : 4 Januari 2003

(1)

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1.Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Profil Perusahaan

PT. Kima Farma Trading & Distribution, sebagai anak perusahaan dari PT. Kimia Farma (Persero) Tbk, dibentuk : 4 Januari 2003

KFTD sebelumnya merupakan SBU yang bergerak dibidang yang sama, yaitu perdagangan dan distribusi. Oleh karena itu pengalamannya bukan baru satu tahun, tetapi sama dengan umur PT. Kimia Farma (Persero) Tbk sendiri.

Hampir sepanjang sejarahnya sejak sebagai Divisi PBF, perusahaan lebih menonjol dalam bidang perdagangan, terlihat dari data tahun ketahun, komposisi penjualan kepada institusi baik melalui tender atau langsung, lebih dominan dari pada penjualan reguler, yang mencerminkan kepada bisnis distribusi.

Disamping itu dimasa yang lalu, divisi / SBU PBF ini terfokus lebih banyak menyalurkan atau menjadi keagenan dari produk perusahaan induk, yaitu produk Kimia Farma sebagai satu satunya prinsipal. Setelah lahir menjadi anak perusahaan, serta melihat kondisi kedepan, perusahaan telah bertekad untuk merubah visi, tidak lagi hanya menyalurkan produk dari perusahaan induk, tetapi akan menyalurkan produk-produk prinsipal lain. Oleh karena nya perusahaan telah merubah visinya akan menjadi perusahan Distributor Pilihan Utama

(2)

Prinsipal. Visi ini mengandung arti kedepan perusahaan akan lebih fokus kepada penjualan reguler, tanpa meninggalkan penjualan kepada institusi / tender dan menjadi perusahaan distribusi multi prinsipal.

Jalur Usaha

Jasa pelayanan distribusi produk Prinsipal KF dan Prinsipal Non KF serta Non Prinsipal

o Consumer Health Product :

• OTC Chemical

• OTC Herbal

• Cosmeceutical & Toileteris

• Body Care

• Food Supplement

• Vitamin

• Phyto Medicine

o Branded Ethical

o Generik

o Lisensi

(3)

o Narkotika

o Kontrasepsi

o Bahan Baku

o Alat Kesehatan

o Consumer Goods

o Consumer Health Product :

• OTC Chemical

• OTC Herbal

• Cosmeceutical & Toileteris

• Body Care

• Food Supplement

• Vitamin

• Phyto Medicine

o Branded Ethical

o Generik

o Lisensi

o Narkotika

(4)

o Kontrasepsi

o Bahan Baku

o Alat Kesehatan

o Consumer Goods

Jasa Perdagangan atau Trading

o Supplier Obat-obatan

o Supplier Alat Kesehatan

o Perawatan Alat Kesehatan

PT. Kimia Farma Trading & Distribution, memiliki 41 cabang yang mendistribusikan obat-obatan dan alat-alat kesehatan, baik yang diproduksi sendiri maupun yang diproduksi oleh pihak ketiga.

Dengan saluran pasar:

9 Apotek

9 Rumah Sakit/Instansi Pemerintah 9 Toko Obat

9 Modern Market 9 Grosir

9 PBF

(5)

9 Hotel- Drugs Store 9 Restoran - Kafe

9 Karaoke/ Kantin 9 Toko Jamu 9 Toko Kelontong

9 Toko Toileteris 9 Toko P & D

9 Toko Kosmetik 9 Warung

9 Kios

9 Salon Kecantikan 9 Kios bergerak

Dalam operasionalnya didukung dengan fasilitas pergudangan yang besar dan peralatan yang efisien serta armada transportasi yang terintegrasi dengan system informasi untuk mendukung kelancaran pengiriman barang ke seluruh Indonesia.

3.1.2.Sejarah Perusahan

(6)

Sebelum menjadi entitas tersendiri,KFTD dulunya merupakan Divisi Pedagang Besar Farmasi dari PT Kimia Farma Tbk. Divisi ini memiliki tugas utama mendistribusikan produk-produk farmasi yang diproduksi PT.Kimia Farma Tbk ke channel-channel yang tersebar di seluruh nusantara.

Berbekal kemampuan serta pengalaman menangani pendistribusian produk-produk PT Kimia Farma Tbk sejak tahun 1917, pada tanggal 4 Januari 2003 Divisi Pedagang Besar Farmasi ini kemudian berkembang menjadi anak perusahaan dengan nama PT Kimia Farma Trading and Distribution, yang berbasis Jasa Layanan dan Distribusi .

PT Kimia Farma Trading and Distribution , adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa layanan perdagangan dan distribusi. Perusahaan yang dikenal dangan nama KFTD ini, memiliki wilayah layanan yang luas, mencakup 33 Propinsi, 466 Kabupaten atau Kota.

Sebagai penyedia layanan Jasa Layanan Distribusi, KFTD menyalurkan aneka produk dari perusahaan induk, produk dari prinsipal lainnya, serta produk- produk non prinsipal. Dan di bidang Jasa Perdagangan atau Trading, KFTD menangani kontrak-kontrak bisnis yang didapat melalui tender.

3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

Adapun Visi dan Misi tahun 2006-2011 PT Kimia Farma Trading and Distribution adalah sebagai berikut :

Visi : Distributor pilihan utama bagi prinsipal.

(7)

Misi : Memberikan pelayanan Trading dan Distribusi yang professional untuk memberikan keuntungan optimal bagi stakeholders.

3.1.4 Struktur Organisasi

Berikut ini adalah Struktur Organisasi KFTD dan Struktur Organisasi Divisi KFTD, mengingat bahwa PT. Kimia Farma Trading and Distribution sedang melakukan restrukturisasi dan pembuatan SOP pada Divisi Principal Manager dan Institution Manager, maka penulis tidak dapat menyajikan data pada kedua divisi tersebut.

(8)

G P

3.1.5.

Gambar 3.1 PT.Kimia Fa

Sales Manager

Branch Mana Cab Klas A

Branch Mana Cab Klas B

Service Poin (DEPO) Cab K

C

1 Struktur

Struktur O arma Tradin

ager A

ager B

nt Klas

Support Manag

Asman Um SDM

Asman

r Organisas

Organisasi P ng and Distr

er

mum &

M

IT

Institution Manager

Asman R Instit DIREKTU KEUANGAN

AKUNTAN

i KFTD

PT.Kimia Fa ribution

DIREKTUR UTAMA

n r

Regional tution

Principal M

As Ke

Asm UR

N &

NSI

arma Tradin

Manager

man Alat esehatan

man Obat Accoun

Ma

Asm

ng and Distr

nt/Finance anager

man Keuangan

man Akuntansi Logis

A

ribution, Su

stic Manager

Asman Distribusi

Asman Purchasing

Asman Pergudangan

umber

(9)

G D

3.1.5.

Gambar 3.2 Distribution

SU TA

2 Struktur

2 Struktur O n, Sumber PT

UPERVISOR ATA USAHA

INKA

KAS B

PAJ

PENA

KA

r Organisas

Organisasi T.Kimia Farm

ASO

BANK

JAK

AGIH

ASIR

i Divisi Sale

Divisi Sale ma Trading

SALES MANA

SUPERVISO REGULER

FAKT

SALES

es KFTD

es pada PT.

and Distribu

GER

OR R

TURIS

SMAN

.Kimia Farm ution

SUPER TEN

SA

ma Trading

RVISOR NDER

ALESMAN

g and

(10)

G D

3.1.5.

3 Struktur

AS

r Organisas

Organisasi D T.Kimia Farm

SMAN IT

CSM

PENGEL DATAB

TECHN SUPPO

ANAL

PROGRA

KONSOL DATA VERIFI DAT

i Divisi Supp

Divisi Suppo ma Trading

SUPPORT MANAGER

M

LOLA BASE

NICAL ORT

LIS IT

AMMER

LIDASI DAN IKASI TA

pport KFTD

ort pada PT and Distribu

ASMAN SDM

MANAGER KERJA

T.Kimia Far ution

M

R UNIT A

rma Tradingg and

(11)

G a

3.1.5.

Gambar 3.4 and Distribu

4 Struktur

Struktur Or ution, Sumbe

SUPER

P

D

BE

r Organisas

rganisasi Div er PT.Kimia

A M

ASMAN KEUANGAN

RVISOR

PELAKSANA KEGIATAN

PEMBUAT DAFTAR GAJI

ENDAHARAWA

i Divisi Acc

visi Account Farma Trad

ACCOUNT / FINANCE MANAGER

AN

A AKU

PER

S

ount/Financ

t/Finance pa ding and Dis

ASMAN UNTANSI dan

RPAJAKAN

SUPERVISOR T

TATA U

KASI

INKA

PENA

PEMOH

ce KFTD

ada PT.Kimi stribution

TU

USAHA

IR

ASO

AGIH

HON

ia Farma Traading

(12)

G D

3.1.5.

5 Struktur

SUP PEN

K PEN

K

r Organisas

Organisasi D T.Kimia Farm

M

PE

PERVISOR NGADAAN

KABAG NGADAAN

KEPALA GUDA

OPERATOR KOMPUTER PENGADAA

BARANG

PETUGAS PENGADAA

i Divisi Log

Divisi Logis ma Trading

MANAGER LOGISTIK

ASMAN ENGADAAN

ANG

R R AN

AN

S P

gistic KFTD

tic pada PT and Distribu

SUPERVISOR PENJUALAN

OPERA PENGOLA DATA LO

T.Kimia Far ution

ATOR AHAN GISTIK

rma Tradingg and

(13)

3.1.5 Tugas dan Wewenang

Berikut ini adalah Tugas dan Wewenang yang diemban oleh setiap jabatan, mengingat bahwa PT. Kimia Farma Trading and Distribution sedang melakukan restrukturisasi dan pembuatan SOP pada Divisi Principal Manager dan Institution Manager, maka penulis tidak dapat menyajikan data pada kedua divisi tersebut.

3.1.5.1 Divisi Sales Manager

Tugas Utama : Merencanakan & menyusun program-program untuk meningkatkan penjualan cabang.

Berikut penjabaran workflow Divisi Sales Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution dengan diagram alir atau Flowchart sebagai berikut :

1. Prosedur Registrasi Outlet

(14)

Gambar 3.6 Flowchart workflow Prosedur registrasi outlet. Divisi Sales Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Sales Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

2. Administrasi & Pengawasan Piutang (Penyimpanan & Pengawasan Faktur)

(15)

Gambar 3.7 Flowchart workflow Administrasi & Pengawasan Piutang (Penyimpanan & Pengawasan Faktur). Divisi Sales Manager pada PT.

Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Sales Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

(16)

3. Penjualan Konsinyasi dan Kondisi Khusus

Gambar 3.8 Flowchart workflow Penjualan Konsinyasi dan Kondisi Khusus. Divisi Sales Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Sales Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Berdasarkan struktur divisi Sales Manager pada Gambar 3.2, maka penjabaran Tugas dan Wewenang setiap jabatan dan Tugas Utama dari Divisi Sales Manager adalah sebagai berikut :

1. Sales Manager

• Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.

(17)

• Bertanggungjawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai pertumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan.

• Menjaga dan meningkatkan citra perusahaan PT.Kimia Farma Trading &

Distribution di lingkungan kantor dan seluruh area coverage cabang.

• Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan yang potensial dan pelanggan baru.

• Melakukan koordinasi dengan prinsipal setempat untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan.

• Melaksanakan pengadaan produk berdasarkan stock level yang ditetapkan.

• Mengatur tata laksana gudang sesuai dengan standarisasi.

• Menetapkan sistem hantaran yang efektif dan efisien.

• Menganalisa mutu persediaan.

• Bertanggung jawab terhadap aset cabang.

• Melakukan pembinaan terhadap seluruh Sumber Daya Manusia di Cabang.

2. Supervisor Penjualan Reguler

• Memberikan sanksi sampai dengan keputusan yang berupa pemutusan hubungan kerja SDM di unit kerjanya bilamana terjadi pelanggaran dan kelalaian yang merugikan perusahaan.

• Melakukan dan mengusulkan pelatihan dan pendidikan bagi karyawan dalam rangka meningkatkan kualitas SDM di unit kerjanya.

(18)

• Menyusun perencanaan program kerja penjualan reguler

• Mengkoordinir, melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan Blue print termasuk ‘joint visit’ dgn para Salesman

• Bertanggungjawab atas tercapainya penjualan, pertumbuhan reguler sebagaimana yang ditargetkan oleh perusahaan.

• Melaksanakan koordinasi yang baik dengan tenaga pemasaran semua principal.

• Memproses sales order/surat pesanan, berkoordinasi dengan fakturis untuk dibuatkan faktur komersial dan faktur pajaknya

• Membuat dan menyerahkan laporan penjualan, penambahan outlet baru (NOO), effective calls, Produk Prioritas (harian, mingguan dan bulanan) kepada Kepala Cabang.

• Merekapitulasi dan mengendalikan biaya operasional penjualan reguler.

• Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan reguler dan pelanggan baru potensial.

3. Supervisor Penjualan Institusi/Tender

• Menyusun perencanaan program kerja penjualan institusi.

• Mengkoordinir, melaksanakan, memenangkan proses tender sesuai peraturan yang berlaku dan menyelesaikannya dengan lancar dan aman.

• Berkoordinasi dengan Kepala Cabang, melakukan pembinaan baik ke pelanggan maupun kepada rekanan dan pihak-pihak lain demi kelancaran bisnis penjualan institusi.

• Membantu penyelesaian pelaksanaan proyek pusat.

(19)

4. Supervisor TU

• Melakukan dan memeriksa hasil back up harian, mingguan, bulanan triwulanan, semesteran dan tahunan.

• Melaksanakan dan mengawasi kelengkapan data kegiatan perusahaan seperti data pembelian, penjualan, laporan hutang, piutang, kas-bank, pajak dan SDM.

• Mengelola inventaris, asset perusahaan lain, mengusulkan investasi, dan memberikan laporannya.

• Meningkatkan dan memotivasi bawahan untuk dapat mencapai kinerja yang optimal

5. Salesman Reguler

• Menyusun data pelanggan, potensi dan target sesuai devisi dan rayon.

• Menyusun rencana target produk dalam wilayah kerja dan devisinya yang dibreakdown per outlet

• Menyusun daftar prospek outlet yang ada dalam wilayah kerja dan devisinya

• Melakukan kunjungan ke outlet sesuai jadwal kunjungan untuk menciptakan order yang dapat dipertanggung jawabkan

• Melakukan kegiatan merchandiser berkaitan dengan produk OTC_CHP dan kosmetik

(20)

• Menawarkan secara aktif produk KF dan Principal yang diageni kepada pelanggan

• Menyampaikan informasi kepada outlet pelanggan bila ada perubahan harga dan kondisi/program penjualan atau produk baru.

• Membuat laporan kunjungan harian dan realisasinya

• Membuat laporan bulanan realisasi kunjungan terhadap target baik sales per outlet maupun distribusi produk

• Melaporan masalah yang dihadapi dan upaya yang akan dilakukan setiap hari kepada Supervisor Penjualan

6. Salesman Tender

• Menyusun rencana dan target penjualan tender berdasarkan potensi institusi dan produk

• Menyusun rencana prospek & peluang pengadaan institusi yang baru baik untuk menjadi peserta tender di suatu institusi maupun supply produk

• Menyusun rencana kunjungan ke institusi per bulan yang dibreakdown per hari

• Melaksanakan kunjungan ke institusi dalam upaya menciptakan spek produk dan peluang pekerjaan proyek

(21)

7. Fakturis

• Melakukan entry data Produk dan data outlet baru sesuai SOP dan kebijakan diskon per produk atau outlet sesuai keputusan pusat.

• Melakukan entry perubahan harga distributor dan diskon (struktur harga) sesuai keputusan pusat.

• Memeriksa kebenaran data/up to date nya data entry produk dan outlet serta diskon (struktur harga)

• Melakukan entry penjualan di menu penjualan menurut jenis transaksinya berdasarkan SP yang telah diperiksa dan di paraf Supervisor Penjualan.

• Memeriksa kebenaran entry data dan Mencetak dokumen faktur komersil rangkap 8 (delapan), Surat Tanda Terima (STT) dan faktur pajak.

8. Kasir

• Melaksanakan dan memeriksa kebenaran penerimaan uang yang meliputi:

Tunai, Cek, Giro, Tranfer, SSP

• Melaksanakan dan memeriksa kebenaran pengeluaran uang yang meliputi: Pembayaran gaji pegawai dan Biaya Operasional perusahaan berdasarkan Dokumen pengeluaran Kas/Bank yang sah dan anggaran perusahaan.

(22)

• Mencatat penerimaan dan pengeluaran dalam Klat kas/Bank

9. Penagih

• Menyusun rencana penagihan berdasarkan jadwal penagihan/tukar faktur yang ditetapkan dan faktur jatuh tempo.

• Melaksanakan tukar faktur dan penagihan ke outlet/pelanggan sesuai jadwal rencana penagihan berdasarkan NI dari Petugas Inkaso :

• Memeriksa kebenaran dokumen tagihan yang diterima untuk ditagihkan dan dokumen tagihan yang tidak tertagih setelah kembali ke kantor untuk diserahkan kembali ke Inkaso.

• Membuat laporan hasil tagihan kepada Petugas Inkaso

10. Petugas Inkaso

• Penyimpanan dan pemeliharaan kelengkapan alat tagih :

o Menerima faktur komersil asli dan 2 lembar copy dan faktur pajak asli dari Operator Penjualan/Piutang Dagang.

o Menerima Bukti Penerimaan Barang (BPB) asli yang telah dibubuhi tandatangan penerimaan barang oleh debitur/pelanggan dari Koordinator Gudang.

• Menyelenggarakan Kontrol penagihan piutang :

(23)

o Membuat list jatuh tempo alat tagih, membuat tanda terima titipan faktur (TTTF) per debitur sesuai tanggal jatuh temponya rangkap 3 (tiga).

o Menyerahkan TTTF rangkap 3 (tiga) yang dilampiri dokumen alat tagih lengkap ke Penagih, sedangkan 1 lembar copy faktur komersil diarsip sementara.

11. Petugas Kas Bank

• Menerima bukti kas/bank beserta lampirannya dari Supervisor Tata Usaha yang terdiri dari :

o Bukti penerimaan kas/bank atas hasil penjualan tunai.

o Bukti penerimaan kas/bank atas hasil tagihan piutang dagang.

• Melakukan entry transaksi kas/bank di menu Keuangan dengan memperhatikan petunjuk-petunjuk yang ada di program komputerisasi.

• Menyerahkan bukti kas/bank beserta lampirannya yang telah dientry dan diberi nomor urut registrasi kepada Kasir untuk dilakukan validasi.

12. Petugas Pajak

• Menerima lampiran pajak keluaran (1195 A1, A2, A3) dari Operator penjualan/piutang dagang.

• Menerima lampiran pajak masukan (1195 B1, B2, B4) dari Operator Pembelian/hutang dagang.

(24)

• Memeriksa kebenaran dan keabsahan faktur pajak keluaran yang dibuat oleh Operator penjualan/piutang dagang.

3.1.5.2 Divisi Support Manager

Tugas Utama : Memberikan supporting kepada semua unit kerja baik kantor pusat maupun cabang terhadap tugas & kinerja semua pegawai dengan cara memberikan pelatihan secara berkala kepada pegawai dan mengembangkan sistem informasi yang ada.

Berikut penjabaran workflow Divisi Support Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution dengan diagram alir atau Flowchart sebagai berikut :

1. Pengelola Database

(25)

Gambar 3.9 Flowchart workflow Pengelola Database. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Ssupport Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

2. Perubahan Aplikasi Karena Pertauran/Tuntutan Bisnis/Proteksi

Gambar 3.10 Flowchart workflow Perubahan Aplikasi Karena Pertauran/Tuntutan Bisnis/Proteksi. Divisi Support Manager pada PT.

Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Support Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

(26)

3. Prosedur Penerimaan Email dari Cabang

Gambar 3.11 Flowchart workflow Prosedur Penerimaan Email dari Cabang. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Support Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

(27)

4. Proses Mapping Debitur Baru dan Barang Baru

Gambar 3.12 Flowchart workflow Proses Mapping Debitur Baru dan Barang Baru. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Support Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

(28)

5. Laporan Bulanan Penjualan Untuk Principal

Gambar 3.13 Flowchart workflow Laporan Bulanan Penjualan Untuk Principal. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Support Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

(29)

Berdasarkan struktur divisi Sales Manager pada Gambar 3.3, maka penjabaran Tugas dan Wewenang setiap jabatan dan Tugas Utama dari Divisi Support Manager adalah sebagai berikut :

1. Manager SDM dan Umum/Support Manager

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Diluar Tanggungan Perusahaan untuk Pegawai Tingkat Asisten Manager/ Kacab.

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Diluar Tanggungan Perusahaan untuk Pegawai Tingkat Manager.

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Manager.

¾ Sub Divisi IT

1. CSM (Provider Jaringan dan Internet)

• Pengelolahan Database dan Konsolidasi Laporan untuk Pengamanan Data Cabang dan Pusat.

2. Pengelola Database IT KFTD Pusat

• Update Data Managerial.

• Penerimaan Data dari Cabang.

(30)

• Mapping barang dan debitur.

• Pihak yang bertanggung jawab dan mempunyai keterlibatan dengan proses pelaksanaan Penggunaan Aplikasi KFTD.

3. Technical Support

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pemecahan masalah yang dihadapi oleh Cabang adalah Cabang dan IT Pusat.

4. Asman IT

• memberikan Intruksi ke Analis dan Programmer mengubah Aplikasi yang berjalan di cabang untuk kepentingan perusahaan (karena ada Kebijakan Perusahaan atau Perubahan Peraturan Pemerintah).

5. Analis IT

• Merancang Aplikasi/Program yang akan digunakan dalam membantu Operasional KFTD.

6. Programmer

• Membuat Aplikasi.Program yang akan digunakan dalam membantu Operasional KFTD.

7. Bagian konsolidasi data dan verifikasi data

• kebenaran data yang di terima dari cabang dan ketepatan waktu penerimaan (Penerimaan Email dari Cabang).

• Mapping barang dan debitur.

(31)

• Pihak yang bertanggung jawab dan mempunyai keterlibatan dengan proses pelaksanaan Penggunaan Aplikasi KFTD.

¾ Sub Divisi SDM dan Umum 1. Asman SDM dan Umum

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan tentang Cuti Melahirkan / Gugur Kandungan.

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Pelaksana.

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Supervisor.

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Pegawai Tingkat Manager.

2. Manager Unit Kerja

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Supervisor.

(32)

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Pegawai Tingkat Manager.

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan tentang Cuti Panjang Pegawai Tingkat Pelaksana.

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Pegawai Tingkat Supervisor.

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Tahunan Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.

3.1.5.3 Divisi Account & Finance Manager :

Tugas Utama : Memberikan data & Laporan Akuntansi baik jurnal, kertas kerja, neraca, laporan laba rugi terhadap pimpinan

Perusahaan dan pihak ke 3 bila diperlukan.

(33)

Berikut penjabaran workflow Divisi Account/Finance Manager PT.

Kimia Farma Trading and Distribution dengan diagram alir atau Flowchart sebagai berikut :

1. Prosedur Penagihan Piutang Pihak ke 3

Gambar 3.14 Flowchart workflow Prosedur Penagihan Piutang Pihak ke 3, Divisi Account/ Finance Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Account/ Finance Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

(34)

2. Prosedur Pengeluaran Uang Muka

Gambar 3.15 Flowchart workflow Prosedur Pengeluaran Uang Muka Divisi Account/ Finance Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Account/ Finance Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

(35)

3. Prosedur Penerimaan Piutang pihak ke 3 dalam bentuk kas

Gambar 3.16 Flowchart workflow Prosedur Penerimaan Piutang pihak ke 3 dalam bentuk kas. Divisi Account/ Finance Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Account/ Finance Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Berdasarkan struktur divisi Account & Finance Manager pada Gambar 3.4, maka penjabaran Tugas dan Wewenang setiap jabatan dan Tugas Utama dari Divisi Account & Finance Manager adalah sebagai berikut :

1. Account Manager

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam

(36)

proses pembayaran hutang (Pihak ke III).

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penerimaan piutang (Pihak ke III dan Affiliasi dengan giro).

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penerimaan piutang (Penerimaan Piutang Pihak ke III dan affiliasi dalam bentuk kas).

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pengeluaran uang muka.

2. Supervisor

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pembayaran hutang (Pihak ke III).

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pengajuan kas bon sementara.

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penyelesaian kas bon sementara.

3. Tata Usaha

4. Kasir

(37)

5. Inkaso

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penagihan piutang (Pihak ke III).

6. Penagih

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penagihan piutang (Pihak ke III).

7. Supervisor TU

8. Asisten Manager Akuntansi dan Perpajakan

(38)

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penyelesaian kas bon sementara.

9. Asisten Manager Keuangan

Kepala Cabang

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penyelesaian hutang piutang intern antar Cabang.

10. Pemohon

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pengeluaran uang muka.

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses penyelesaian uang muka.

11. Pelaksana Kegiatan

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pengeluaran uang muka(Pengeluaran Uang Operasional ).

12. Pembuat Daftar Gaji

• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses pengeluaran uang untuk gaji.

13. Bendaharawan

(39)

• selaku pemotong berkewajiban untuk menyetorkannya melalui Bank persepsi / KPKN dan membuat SSP dengan benar serta menyampaikan SSP tsb kepada KFTD maksimal satu bulan setelah bulan pemotongan.

3.1.5.4 Divisi Logistic Manager

Tugas Utama : Memberikan pelayanan prima untuk dapat memenuhi kebutuhan barang yang dibutuhkan cabang serta mengatur distribusi obat yang dibutuhkan cabang sesuai skala prioritas

Berikut penjabaran workflow Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution dengan diagram alir atau Flowchart sebagai berikut :

1. Barang Rusak

(40)

Gambar 3.17 Flowchart workflow Barang Rusak. Divisi Logistic Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

(41)

2. Stock Opname

Gambar 3.18 Flowchart workflow Stock Opname. Divisi Logistic Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

(42)

3. Prosedur Registrasi Supplier Mou Pusat

Gambar 3.19 Flowchart workflow Prosedur Registrasi Supplier Mou Pusat . Divisi Logistic Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Berdasarkan struktur divisi Logistic Manager pada Gambar 3.5, maka penjabaran Tugas dan Wewenang setiap jabatan dan Tugas Utama dari Divisi Logistic Manager adalah sebagai berikut :

1. Supervisor Penjualan

• Pengadaan Reguler di Cabang Sentralisasi.

(43)

• Pengadaan Tender di Cabang Sentralisasi.

• Pengadaan Barang Narkotika di Cabang.

2. Supervisor Pengadaan

• Pengadaan Reguler di Cabang Sentralisasi.

• Pengadaan Tender di Cabang Sentralisasi.

• Pengadaan Barang NarKotika di Cabang.

• Pelaksana Stock Opname.

3. Operator Komputer Pengadaan Barang

• Pengadaan Reguler di Cabang Sentrlisasi.

• Pengadaan Tender di Cabang Sentrlisasi.

• Pengadaan Barang NarKotika di Cabang.

4. Manager Logistik

• Pengadaan Barang Pusat melalui Dropping.

• Prosedur Penyerahan Faktur Tagihan Supplier.

• Registrasi Barang Baru.

• Retur Pembelian.

• Registrasi Supplier.

5. Kepala Gudang

• Prosedur Penerbitan Debet Nota (DN).

• Penerbitan Nota Penerimaan Intern (NPI).

• Penerimaan barang di cabang.

• Pelaksana Stock Opname.

6. Kabag Pengadaan

(44)

• Prosedur Penerbitan Debet Nota (DN).

• Penerbitan Nota Penerimaan Intern (NPI).

• Penerimaan barang di cabang.

7. Asman Pengadaan

8. Petugas Pengadaan

9. Operator Pengolahan Data Logistik

• Registrasi Barang Baru.

• Registrasi Supplier.

3.1.6 Aktifitas Utama PT.Kimia Farma Trading and Distribution

Terdapat 1 aktifitas utama pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution, yaitu adalah sebagai Pedagang Besar Farmasi.

Produk Kimia Farma

1. Dari Pabrik ke ULS (Unit Logistik Sentral) dengan PIC (Person in Charge) Kepala Gudang.

2. Masuk ke Gudang Peyimpanan Barang dengan PIC (Person in Charge) Petugas ULS.

3. Dari Gudang Penyimpanan Barang, Cabang Bisnis membuat PO (Purchase Order) dengan PIC (Person in Charge) Staff Pembelian ke ULS (Unit Logistik

(45)

Sentral). Lalu dari ULS (Unit Logistik Sentral) mengeluarkan RBK (Rencana Kirim Barang) dengan PIC (Person in Charge) Supervisor Pelayanan.

4. Lalu Staff Gudang mengeluarkan SKB (Surat Kirim Barang) ke Hantaran Dalam Kota & Hantaran Luar Kota.

5. Bagian ULS (Unit Logistik Sentral) mengeluarkan Faktur ke cabang bisnis dengan PIC (Person in Charge) Supervisor Pelayanan.

(46)

Gambar 3.20 Alur Aktivitas Produk Kimia Farma pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : PT.Kimia Farma Trading and Distribution

(47)

Produk Principal

1. Cabang dengan PIC (Person in Charge) Staff Pembelian melakukan pemesanan ke Logistik, lalu Bagian Logistik membuat PO (Purchase Order) dengan PIC (Person in Charge) staff Pengadaan.

2. PO (Purchase Order) Cabang di rekap, lalu PO (Purchase Order) cabang dikirim ke Principal dengan PIC (Person in Charge) Staff Pengadaan Principal.

3. Principal mengirim Barang & Faktur dengan PIC (Person in Charge) Bagian Gudang Penerimaan Barang (Logistik).

4. Barang Principal dikelompokan sesuai PO (Purchase Order) dari Cabang dengan PIC (Person in Charge) Staff Penerimaan Barang.

5. Bagian Logistik mengirim SKB (Surat Kirim Barang) ke cabang bersamaan dengan barang dengan PIC (Person in Charge) Staff Penerimaan Barang.

6. Bagian Penjualan Logistik membuatkan Invoice sesuai PO (Purchase Order) dan berdasarkan Faktur dari Principal.

(48)

Gambar 3.21 Alur Aktivitas Produk Principal pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : PT.Kimia Farma Trading and Distribution

(49)

3.2 Analisis Strategi

Berikit ini akan dipaparkan analisis strategi tahun 2007 sampai dengan 2009 yang berawal dari Visi dan Misi setiap tahunnya. Pada akhirnya, data akan dibandingkan skornya untuk mendapatkan informasi pergerakan kinerja setiap sasarannya.

3.2.1 Sasaran PT Kimia Farma Trading and Distribution Tahun 2006- 2011

1. Menjaga kecukupan likuiditas untuk menjaga tetap terlaksanakannya kegiatan operasi perusahaan secara efektif dan efisien

2. Memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan KFTD dengan menyediakan produk dan pelayanan sesuai kebutuhan

3. Perbaikan dan peningkatan proses internal KFTD yang menunjang efisiensi biaya dan peningkatan kualitas pelayanan/hantaran

4. Meningkatkan kemampuan dan memperluas tingkat partisipasi karyawan sehingga mampu bekerja lebih efektif dan efisien dalam mencapai target kerja yang ditetapkan.

(50)

3.2.2 Tahun 2007

o Visi dan Misi PT. Kimia Farma Trading & Distribution a. Visi

Distributor pilihan utama bagi principal

b. Misi

Memberikan pelayanan Trading dan Distribusi yang professional untuk memeberikan keuntungan optimal bagi stakeholders

o Pencapaian Strategis dan Finansial PT.Kimia Farma Trading and Distribution

• Penjualan total Rp.1.361.794 juta.

• Pertumbuhan penjualan 12,01% yang terdiri dari :

Tabel 3.1 Pertumbuhan Penjualan pada tahun 2007 PT.Kimia Farma Trading and Distribution.

Pertumbuhan Penjualan

Reguler Trading/Tender Jumlah

Pelanggan

2006 2007 Tumbuh 2006 2007 Tumbuh Tumbuh

Rp.470.250

juta Rp.601.920

juta 28,00%

Rp.723.689

juta Rp.759.874

juta 5,00% 18,78%

Sumber : RKAP 2007

(51)

Tabel 3.2 Cakupan Pasar pada tahun 2007 PT Kimia Farma Trading and Distribution.

Cakupan Pasar

2006

(Realisasi)

2007

Tumbuh

%

Apotek 9,250 9,250 0,00

RS/Inst 1,434 1,650 115,03

Toko Obat 7,043 8,100 115,00

Supermarket 824 1,689 205,02

Grosir 396 435 110.05

PBF 899 1000 111,12

Lain2 (Selain TO)

1,557 3,205 205,84

Sub Total 21,403 25,329 118,34

• Laba setelah dikenakan pajak Rp.19.842 juta. Tumbuh sebesar 20%

dibanding tahun 2006 yaitu sebesar Rp.16.535 juta.

• Return Of Investment sebesar 6,02%.

• Likuidats Ratio sekurang-kurangnya 203% dan solvabilitas Ratio sekurang-kurangnya 213%.

• ROE = 7,84%

(52)

• Inventory Turn Over = 30,00

• Likuiditas Ratio = 202%

• Solvabilitas Ratio = 210%

• Fixed Asset Turn Over = 65,09

• Total Asset Turn Over = 2,77

• Debt Equity Ratio = 87,96 %

o Strategi PT.Kimia Farma Trading and Distribution

• Strategi Umum :

Melakukan Konsolidasi dan Penetrasi pasar.

• Strategi Bidang Trading :

1. Meningkatkan Efektifitas Trading.

2. Melakukan Evaluasi,Penyempurnaan secara continue dan pembuatan SOP untuk Trading.

• Strategi Bidang Distribusi :

1. Meningkatkan Penjualan dan Distribusi.

2. Survey terhadap kebutuhan pangsa pasar dan pelanggan.

3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam Distribusi.

4. Menerapkan Startegi distribusi yang efektif.

• Strategi Bidang SDM, Keungan, IT dan Logistik

1. Melakukan Manajemen persediaan yang efisien dan efektif.

2. Penyempurnaan dalam SOP pelayanan/service.

3. Menerapkan suatu system hardware dan software ke dalam suatu

(53)

4. Melakukan pelatihan yang sesuai untuk peningkatan kualitas SDM.

5. Melakukan pengembangan system dalam rangka meningkatkan/menyempurnakan efektifitas dan efisiensi.

o Kebijakan PT.Kimia Farma Trading and Distribution

• Kebijakan Trading

1. Harga tender obat-obatan ditentukan oleh kantor pusat dan cabang, dan untuk tender alat-alat kesehatan ditentukan oleh kantor pusat

2. Penjualan institusi dilajalankan dengan penuh ketelitian, kewaspadaan dan disetujui oleh kantor pusat.

• Kebijakan Distribusi

1. Insentif penjualan dibuat untuk memotivasi tenaga di lapangan untuk meningkatkan penjualan dan focus pada produk

2. Margin minimal ditingkatkan,agar penjualan dapat menutupi biaya distribusi

3. Harga dan jangka waktu pembayaran ditentukan oleh kantor pusat dengan system IT yang terintegrasi

• Kebijakan Logistik

1. Level stock ditetapkan bersama oleh cabang dan pusat,dan kendali dipegang oleh pusat

2. Pengadaan barang untuk cabang dilakukan oleh pusat

• Kebijakan Keuangan & IT

(54)

1. Seluruh biaya operasional dikirim oleh pusat KFTD.

2. Semua hasil penjualan dikirim ke pusat KFTD.

• Kebijakan SDM/Organisasi

1. SDM yang bertanggung jawab atas gudang dan administrasi adalah orang yang mempunyai koordinasi dengan manajer logistic o Program kerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution

• Finansial

1. Meningkatkan pertumbuhan Penjualan/Distribusi

2. Biaya Operasi yang dapat digunakan secara efektif dan se efisien mungkin

3. Meningkatkan Penjualan

• Pelanggan

1. Mempertahankan pelanggan/principal yang ada.

2. Menambah pelanggan/principal KFTD yang baru.

3. Pengantaran/Delivery yang cepat dan tepat waktu

4. Memberikan dan terus meningkatkan pelayanan kepada pelanggan KFTD

• Proses Bisnis

1. Menambah jumlah outlet

2. Memperbaiki produktifitas karyawan 3. Meningkatkan pelayanan/hantaran 4. Menambah jumlah produk

• Pertumbuhan & Pembelajaran

(55)

2. Meningkatkan suasana kerja yang kondusif bagi karyawan 3. Implementasi IT system yang terintegrasi

o Pencapaian Kinerja

Pada tahun 2007, prognosa pencapaian kinerja PT.Kimia Farma Trading

& Distribution dapat dijabarkan sebagai berikut :

1. Program Kerja yang telah dilaksanakan

• Penambahan muatan distribusi melalui penunjukan ke-agenan diantaranya dari : PT.Merapai (Infus), PT. Tirta Santana (Kasa Elastis), PT.Duta Kaizer, PT.Talenta, PT. Mahakam Beta Farma, PT.Bio Farma, Reddis Papua.

• Penambahan Cabang. Pada tahun 2004 telah dibuka cabang/pemisahan kegiatan cabang antara lain : Cabang Malang dan Gorontalo. Sedangkan pada tahun 2007, tidak dilakukan penambahan cabang baru, hanya melakukan pembinaan khusus terhadap cabang-cabang baru tersebut.

• Perwakilan cabang PT.Merapi Utama Pharma yang beroperasi dicabang Batam, telah berakhir pada bulan November 2005.

Sebagai gantinya telah ditandatangani pembukaan perwakilan cabang PT.MUP di cabang Jambi yang akan mulai beroperasi per Januari 2007 dan cabang Jayapura.

• Telah diterbitkan system baru komisi penjualan, berlaku per agustus 2006, yang diharapkan akan lebih merangsang bagi tenaga lapangan.

(56)

• Bersama konsultan Force One telah dilakukan sosialisasi dan implementasi “Blue Print KFTD” ke seluruh cabang untuk meningkatkan penjualan regular.

• Jumlah Outlet yang dilayani :

Tabel 3.3 Jumlah Outlet yang dilayani pada tahun 2007 PT Kimia Farma Trading and Distribution.

Outlet Yang Dilayani

Tahun 2006

Prog 2007

+/-

Instansi Pemerintahan / Din.Kes

370 407 37

Apotek 9.091 10.002 911

Apotek KF 356 359 3

Rumah Sakit 1.822 2.186 364

Toko Obat 7.684 9.221 1.537

Supermarket 861 861

Grosir 417 417

PBF 791 791

Total 19.323 24.244 4.921

(57)

• Telah dilakukan penambahan Salesman sebanyak 29 orang, diharapkan sampai akhir tahun akan ditambah lagi jumlah salesman, sehingga jumlah salesman pada akhir tahun 2007 menjadi 252 orang.

• Telah dilakukan mutasi & promosi kepala cabang pada bulan Mei 2007. Mutasi ini diharapkan akan meningkatkan motivasi para kepala cabang, sehingga dapat meningkatkan kinerja cabang- cabang.

• Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 :

Tabel 3.4 Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 pada tahun 2007 PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Jenis Kendaraan

Posisi Tahun 2007

Posisi

1-12-2006 31-12-2007

Roda 4 210 26 236

Roda 2 365 8 373

• Pengembangan SDM

Pengembangan SDM dilakukan melalui training dan evaluasi SDM, antara lain :

(58)

o Telah dilakukan implementasi Blue Print oleh Konsultan Force One didampingi para sales manager kepada seluruh jajaran penjualan, mulai kepala cabang,Supervisor sampai Salesman.

o Telah dilakukan training manajemen piutang oleh konsultan kepada supervisor TU dan tenaga inkaso seluruh cabang, terbagi menjadi 4 gelombang.

o Telah dilakukan penilaian dan penghargaan kepada kepala cabang dan salesman terbaik tahun 2006.

2. Realisasi Anggaran

Prognosa pencapaian laba setelah pajak tahun 2007 sebesar Rp.16.535 juta atau hanya 60,41 % dari anggarannya (Rp.27.370 juta) dan naik 10% dari realisasi tahun 2006 (Rp. Rp.15.032 juta).

3. Investasi dan Pembiayaan

Prognosa kegiatan investasi rutin (dana internal perusahaan) pada tahun 2007 mencapai Rp.3.856 juta atau 55,2% dari anggarannya (Rp.6.986 juta). Prognosa kegiatan investasi ini dirinci berdasarkan jenis kegiatan.

Kecilnya realisasi investasi ini disebabkan karena belum selesainya investasi untuk pengembangan program IT.

(59)

Pada awal tahun 2007 tenaga kerja PT.Kimia Farma Trading &

Distribution berjumlah 882 orang dan dilakukan pengurangan sebanyak 10 orang dan dilakukan pernambahan sebanyak 5 orang, sehingga jumlah tenaga kerja pada akhir tahun 2007 diperkirakan berjumlah 877 orang.

(60)

Tabel 3.5 Jenjang Pendidikan pada tahun 2007 PT Kimia Farma Trading and Distribution.

No. Jenjang Pendidikan Jumlah

1 Pasca Sarjana 3

2 Sarjana Apoteker 39

3 Sarjana Lainnya 93

4 D3 69

5 SAA 97

6 Analis 1

7 SLTA 448

8 SLTP 67

9 SD 60

Jumlah 877

(61)

3.2.3 Tahun 2008

o Visi dan Misi PT Kimia Farma Trading & Distribution a. Visi

Distributor pilihan utama bagi principal b. Misi

• Penjualan total Rp.1.497.973,4 juta

• Pertumbuhan penjualan 10% yang terdiri dari :

Tabel 3.6 Pertumbuhan Penjualan pada tahun 2008 PT.Kimia Farma Trading and Distribution.

Pelanggan

Rp.601.920

juta Rp.776.777

juta 29,05%

Rp.759.874 Juta

Rp.805.466

Juta 6,00% 19,02%

(62)

Tabel 3.7 Tabel Cakupan Pasar pada tahun 2008 PT Kimia Farma Trading and Distribution.

• Laba setelah dikenakan pajak Rp.20.999,45 juta. Tumbuh sebesar 27% dibanding tahun 2007 yaitu sebesar Rp.16.535 juta

• Return Of Investment sebesar 7,02%

• ROE = 7,95%

• Inventory Turn Over = 29,00 Cakupan

Pasar

2007

(Realisasi)

2008

Tumbuh

%

Apotek 9,250 9,250 0,00

RS/Inst 1,630 1,793 110.05

Toko Obat 7,912 8,173 103.30

Supermarket 1,689 1,783 105.60

Grosir 432 436 101.12

PBF 975 1175 120.53

Lain2 (Selain TO)

2,935 3,382 115.26

Sub Total 24,823 25,992 104.70

(63)

• Likuiditas Ratio = 204%

• Strategi Umum :

Melakukan Konsolidasi dan Melakukan Penetrasi pasar

2. Penyempurnaan dan evaluasi,implementasi struktur organisasi pada trading.

2. Survey terhadap kebutuhan pangsa pasar.

4. Menerapkan Startegi distribusi yang efektif.

5. Mewujudkan pertambahan prinsipal baru, menambah principal baru (2 prinsipal @ 30 M).

6. Menambah jumlah outlet Pelanggan.

• Strategi Bidang SDM, Keuangan, IT dan Logistik

1. Melakukan Manajemen persediaan yang efisien dan efektif (Sentralisasi Pengadaan).

(64)

2. Melakukan pelatihan yang sesuai untuk peningkatan kualitas SDM.

3. Melakukan pengembangan sistem dalam rangka meningkatkan/meyempurnakan efektifitas dan efisiensi.

4. Merencanakan pengembangan arsitektur system dan alur komunikasi data dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas.

5. Menerapkan system : reward & punishment, carier planning.

o Kebijakan PT.Kimia Farma Trading and Distribution

• Kebijakan Trading

1. Harga tender obat-obatan ditentukan oleh kantor pusat dan cabang, dan untuk tender alat-alat kesehatan ditentukan oleh kantor pusat.

2. Penjualan institusi dilajalankan dengan penuh ketelitian, kewaspadaan dan disetujui oleh kantor pusat.

3. Insentif penjualan dirancang untuk memotivasi Kepala Cabang untuk meningkatkan kontribusi laba.

• Kebijakan Distribusi

1. Insentif penjualan dibuat untuk memotivasi tenaga di lapangan untuk meningkatkan penjualan dan focus pada produk.

2. Margin minimal ditingkatkan,agar penjualan dapat menutupi biaya distribusi.

(65)

3. Harga dan jangka waktu pembayaran ditentukan oleh kantor pusat dengan system IT yang terintegrasi.

4. Pengangkatan sub director ditetapkan oleh pusat.

• Kebijakan Logistik

1. Level stock ditetapkan bersama oleh cabang dan pusat,dan kendali dipegang oleh pusat.

2. Pengadaan barang untuk cabang dilakukan oleh pusat.

• Kebijakan Keuangan & IT

1. Seluruh biaya operasional dikirim oleh pusat KFTD.

2. Semua hasil penjualan dikirim ke pusat KFTD.

3. Implementasi keseluruh cabang system informasi yang terintegrasi dan sentralisasi.

• Kebijakan SDM/Organisasi

1. SDM yang bertanggung jawab atas gudang dan administrasi adalah orang yang mempunyai koordinasi dengan manajer logistic.

2. Penyelessaian status SDM tidak tetap sesuai dengan PKB dan kebijakan Direksi, sesuai dengan hasil audit tiap-tiap Cabang.

o Program kerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution

• Finansial

1. Meningkatkan Penjualan/Distribusi.

2. Efisiensi dan efektifitas biaya operasi.

(66)

3. Memepertahankan penjualan institusi.

• Pelanggan

1. Mempertahankan pelanggan/principal KFTD yang ada.

2. Menambah pelanggan/principal baru.

3. Pengantaran/Delivery yang cepat dan tepat waktu

4. Memberikan dan terus meningkatkan pelayanan kepada pelanggan KFTD

• Proses Bisnis

1. Menambah jumlah outlet

2. Meningkatkan produktifitas karyawan 3. Meningkatkan pelayanan/hantaran 4. Menambah jumlah produk

5. Memperbaiki Turn over Persediaan.

6. Memperbaiki Turn over Piutang.

• Pertumbuhan & Pembelajaran

1. Melakukan pelatihan / training pada karyawan.

2. Meningkatkan suasana kerja yang kondusif bagi karyawan.

3. Implementasi IT system yang terintegrasi.

4. Meningkatkan Ketaatan dan kedisiplinan cabang pada SOP.

5. Memperbaiki masalah pada Turn over Karyawan.

(67)

o Pencapaian Kinerja

Pada tahun 2008, prognosa pencapaian kinerja PT.Kimia Farma Trading & Distribution dapat dijabarkan sebagai berikut :

1. Program Kerja yang telah dilaksanakan

• Pembinaan Cabang. Pada tahun 2004 telah dibuka cabang/pemisahan kegiatan cabang antara lain : Cabang Malang dan Gorontalo, pada tahun 2007 tidak ada penambahan cabang, Sedangkan pada tahun 2008, tidak dilakukan penambahan cabang baru, hanya melakukan pembinaan terhadap cabang- cabang baru tersebut.

• Bersama konsultan Force One telah dilakukan sosialisasi dan implementasi “Blue Print KFTD” ke seluruh cabang untuk meningkatkan penjualan regular.

• Jumlah Outlet yang dilayani :

Tabel 3.8 Jumlah Outlet yang dilayani pada tahun 2008 PT Kimia Farma Trading and Distribution.

Outlet Yang Dilayani

Tahun 2007

Prog 2008

+/-

Instansi Pemerintahan / Din.Kes

407 427 20

Apotek 10.002 11.002 1000

(68)

Apotek KF 359 412 53

Rumah Sakit 2.186 2.513 327

Toko Obat 9.221 10.604 1383

Supermarket 861 863 2

Grosir 417 417

PBF 791 791

Total 23.036 26.168 4.854

• Telah dilakukan penambahan Salesman sebanyak 18 orang, diharapkan sampai akhir tahun akan ditambah lagi jumlah salesman, sehingga jumlah salesman pada akhir tahun 2008 menjadi 270 orang.

• Telah dilakukan mutasi & promosi kepala cabang pada bulan Juli 2008. Mutasi ini diharapkan akan meningkatkan motivasi para kepala cabang, sehingga dapat meningkatkan kinerja cabang- cabang.

• Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 :

(69)

Tabel 3.9 Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 pada tahun 2008 PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Jenis Kendaraan

Posisi Tahun 2008

Posisi

1-12-2007 31-12-2008

Roda 4 236 4 240

Roda 2 373 10 383

• Pengembangan SDM

Pengembangan SDM dilakukan melalui training dan evaluasi SDM, antara lain :

o Telah dilakukan work shop manajemen Sales oleh Sales Manager, kepada seluruh cabang dan jajaran Sales cabang.

o Telah dilakukan Training Sistem “Aplikasi Perekrutan Karyawan“ yang dipimpin oleh Support Manager.

o Telah dilakukan penilaian dan penghargaan kepada kepala cabang dan salesman terbaik tahun 2007.

• Mengembangkan mekanisme promosi investasi bagi proyek- proyek potensial dengan dukungan dari Principal Manager.

• Mengembangkan sistim informasi tetang potensi pembangunan untuk investasi baru.

(70)

• Mendorong terjadinya konsolidasi kebijakan/peraturan dalam penanganan Obat-obatan Farmasi oleh instansi pusat.

• Mengembangkan mekanisme promosi investasi bagi proyek- proyek potensial terutama dengan instansi-instansi pemerintah salah satunya adalah Dinkes.

2. Realisasi Anggaran

Prognosa pencapaian laba setelah pajak tahun 2008 sebesar Rp.18.519 juta atau hanya 61,51 % dari anggarannya (Rp.30.107 juta) dan naik 12% dari realisasi tahun 2007 (Rp. Rp. 16.535 juta).

3. Investasi dan Pembiayaan

Prognosa kegiatan investasi rutin (dana internal perusahaan) pada tahun 2008 mencapai Rp.4.434 juta atau 57,7% dari anggarannya (Rp. 7.684 juta). Prognosa kegiatan investasi ini dirinci berdasarkan jenis kegiatan.

Kecilnya realisasi investasi ini disebabkan karena belum selesainya (masih dalam progress) investasi untuk pengembangan program IT.

4. Sumber Daya Manusia (SDM)

Pada awal tahun 2008 tenaga kerja PT.Kimia Farma Trading &

Distribution berjumlah 877 orang dan dilakukan pengurangan

(71)

sehingga jumlah tenaga kerja pada akhir tahun 2007 diperkirakan berjumlah 872 orang.

Tabel 3.10 Jenjang Pendidikan pada tahun 2008 PT Kimia Farma Trading and Distribution.

Sumber : RKAP 2008

No. Jenjang Pendidikan Jumlah

1 Pasca Sarjana 3

2 Sarjana Apoteker 44

3 Sarjana Lainnya 93

4 D3 74

5 SAA 97

6 Analis 1

7 SLTA 443

8 SLTP 62

9 SD 55

Jumlah 872

(72)

3.2.4 Tahun 2009

o Visi dan Misi PT Kimia Farma Trading & Distribution a. Visi

Distributor pilihan utama bagi principal

b. Misi

• Penjualan total Rp.1.722.669 juta

• Pertumbuhan penjualan 15% yang terdiri dari :

Tabel 3.11 Pertumbuhan Penjualan pada tahun 2009 PT.Kimia Farma Trading and Distribution.

Pelanggan

Rp.776.777 juta

Rp.854.445 juta

10% Rp.805.466 Juta

Rp.869.903 juta

8,00% 21,05%

(73)

Tabel 3.12 Tabel Cakupan Pasar pada tahun 2009 PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Cakupan Pasar

2008

(Realisasi)

2009

Tumbuh

%

Apotek 9,250 9,400 101.62

RS/Inst 1,790 1,800 100.55

Toko Obat 8,002 9,125 114.03

Supermarket 1,781 2,505 140.65

Grosir 436 445 102.06

PBF 1168 1450 124.14

Lain2 (Selain TO)

3,037 3,452 113.66

Sub Total 25,463 28,117 110.42

• Laba setelah dikenakan pajak Rp.27.298.7 juta. Tumbuh sebesar 30%

dibanding tahun 2008 yaitu sebesar Rp. 20.999,45 juta

• Return Of Investment sebesar 8%

• ROE = 8,00%

• Inventory Turn Over = 28,00

• Likuiditas Ratio = 207.58%

(74)

• Strategi Umum :

Melakukan Konsolidasi dan Melakukan Penetrasi pasar

2. Penyempurnaan dan evaluasi,implementasi struktur organisasi pada trading.

3. Mengembangkan kerja sama dengan lembaga terkait.

4. Meningkatkan dan memantapkan rencana kerja.

2. Survey terhadap kebutuhan pangsa pasar.

4. Menerapkan Strategi distribusi yang efektif.

5. Menambah jumlah outlet Pelanggan.

6. Mengembangkan system insentif dalam rangka menigkatkan kualitas dan cakupan Pelayanan.

• Strategi Bidang SDM, Keuangan, IT dan Logistik