Tempat Tanggal Waktu Teams Meeting 31 Mei 2022 10.00 WITA - selesai
Topik Rapat Distribusi
Penjelasan Lelang (Aanwijzing) Pengadaan Jasa Sewa Kendaraan Dinas Jabatan &
Operasional Selama 4 Tahun Semua Peserta Aanwijzing
Lampiran 1. Dokumen Lelang
2. Term of Reference (TOR) atau Kerangka Acuan Kerja 3. Bill of Quantity
Pokok-Pokok Pembahasan Aanwijzing
1. ANTAM tidak mengacu kepada Keppres No. 80/PP54/PP70 namun menggunakan Surat Keputusan Direksi PT ANTAM Tbk No. 333.K/92/DAT/2017 tanggal 20 Juni 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Rantai Pasokan (SCM) sebagaimana telah diubah dengan Surat Keputusan Direksi No. 1033.K/92/DAT/2019 tanggal 1 Juli 2019 dan Surat Keputusan Direksi No.
1646.K/92/DAT/2019 tanggal 16 September 2019.
2. Metode pelelangan menggunakan metode Lelang 2 Tahap.
a. Tahap I : berisi Lampiran Administrasi dan Teknis
• Dokumen Administrasi terdiri dari :
1. Copy Sertifikat Mitra Kerja (SMK) Kantor Pusat/Unit yang masih berlaku atau Bagi Penyedia Barang dan Jasa/Peserta Pelelangan yang belum mempunyai SMK ANTAM maka harus menyerahkan/melampirkan Biodata Perusahaan sesuai dokumen pelelangan Lampiran A point 3.a.
2. Surat Pernyataan tidak berkolusi (sesuai format) ditandatangani pimpinan perusahaan di atas materai dan dicap perusahaan. Jika bukan pimpinan perusahaan maka harus dilampirkan surat kuasa. Form surat pernyataan terlampir pada dokumen pengadaan halaman terakhir.
3. Laporan keuangan tahun 2020 yang telah diaudit oleh Akuntan Publik dengan Opini Wajar.
• Proposal Teknis, mengacu ke TOR (Term Of Refence) atau Kerangka Acuan Kerja (KAK).
b. Tahap II : berisi Lampiran Penawaran Harga
• Penawaran harga (tanda tangan dan stempel perusahaan di atas materai)
• Detail rincian harga sesuai Bill Of Quantity (BOQ) (tanda tangan & stempel perusahaan)
• Jaminan Penawaran (Bid Bond)
3. Mengingat adanya Kebijakan Manajemen PT ANTAM Tbk terkait tindak lanjut dari penetapan pandemic COVID-19, maka seluruh dokumen Pelelangan hanya dapat dilakukan secara Online melalui media Email dan melalui system eproc/
ebidding. Softcopy file menjadi lampiran email maksimal ukuran file 10 MB, apabila ukuran file lebih 10 MB agar mengirimkan tautan media Penyimpanan/Link Drive (Google Drive atau yang lainnya) yang dapat diakses dan didownload untuk keperluan pembukaan pelelangan. Judul/nama file diusahakan tidak terlalu panjang dan dipastikan file dapat dibuka. Peserta menyampaikan dokumen melalui email/link drive dan by system (eproc/ ebidding), jika keduanya atau salah satu tidak melampirkan maka dinyatakan GUGUR.
4. Peserta lelang yang hadir dan mengikuti penjelasan lelang berjumlah 9 peserta melalui Teams meeting, yaitu : 1. PT. CSM Corporatama
2. PT. Surya Sudeco
3. PT. Adi Sarana Armada Tbk 4. PT. Bumi Jasa Utama 5. PT Billz Nusantara Sangkara 6. PT. Agung Solusi Trans 7. PT. Serasi Autoraya (TRAC) 8. PT Surya Darma Perkasa (HARENT) 9. PT Oto Rental Nusantara
5. Semua Dokumen Tahap I dan Tahap II, disampaikan melalui email kepada Panitia Lelang, yaitu:
1. [email protected] 2. [email protected] 3. [email protected]
6. Pembukaan Lelang dilakukan oleh Panitia Lelang pada waktu yang telah ditetapkan. Dokumen yang terlambat diterima dari waktu yang ditetapkan akan dinyatakan gugur
7. Pastikan status penawaran by ebidding/eproc (status bidder) sudah Edit/Resubmit technical quotation, yang berarti pengisian by ebidding/eproc sudah final/completed (untuk Lelang Tahap I).
8. Penilaian dokumen penawaran menggunakan sistem GUGUR (mandatory).
9. Persyaratan minimal Lelang terdapat minimal 3 (tiga) peserta yang lulus Tahap I dan Tahap II.
10. Apabila Lelang Tahap I atau Tahap II gagal maka akan dilakukan Lelang Ulang. Pada Lelang Ulang minimal terdapat 1 (satu) peserta yang lulus. Khusus pada Lelang Ulang Tahap II hanya diikuti Peserta yang lulus Tahap I.
11. Harga yang disubmit pada system eproc belum termasuk PPN, namun dalam surat penawaran harga manual dicantumkan harga sebelum dan sesudah PPN. Surat penawaran harga ditandatangani, materai dan stempel perusahaan. Nilai angka dan
terbilang HARUS SAMA.
12. Mitra Kerja wajib bertanggung jawab terhadap penawaran harga yang dimasukkan ke dalam Eproc
13. Peringkat atau rangking atau calon pemenang didalam system Eproc tidak menjamin Mitra Kerja menjadi pemenang dikarenakan masih ada evaluasi terhadap semua dokumen penawaran yang disampaikan.
14. Apabila ada oknum yang tidak bertanggung jawab mengatasnamakan Pejabat PT Antam Tbk, terkait proses pengadaan mohon untuk diabaikan dan segera diinformasikan ke PT Antam Tbk KP/Unit.
15. Harga awal penawaran yang dimasukan oleh Mitra Kerja didalam system Eproc harus dihitung dengan seksama sesuai dengan TOR ataupun BOQ yang diberikan oleh PT Antam Tbk, UBPN Kolaka dikarenakan harga tidak bisa dinaikkan.
16. Submit penawaran harga dan bid bond melalui system e-SCM untuk pertama kalinya melampirkan (upload data dalam bentuk PDF) berupa SPH bermaterai dan Bid Bond namun submit ke-2, 3, dst tidak perlu upload data, hanya merubah harga saja. Penawaran harga melalui aplikasi e-SCM dapat diubah-ubah sebelum waktu closing. Penawaran hanya dapat diubah turun tidak dapat diubah naik. Pastikan harga sebelum disubmit sudah sesuai (klik calculate, untuk memastikan kembali harga yang diinput).
17. Apabila terjadi perbedaan antara penawaran harga manual (hardcopy) yang dikirim melalui email/ yang menjadi lampiran di sistem dan yang tersubmit di e-SCM, maka yang menjadi acuan adalah harga pada sistem e-SCM.
18. Untuk Mitra Kerja yang diundang dan tidak mengirimkan surat penawaran harganya harus melampirkan surat keterangan terkait tidak mengirimkan surat penawaran, apabila tidak melampirkan maka untuk pengadaan Lelang ulang tidak akan diikut sertakan lagi (diundang).
19. Pastikan status penawaran by ebidding/eproc (status bidder) sudah Edit/Resubmit quotation, yang berarti pengisian by system ebidding sudah final/completed ( untuk Lelang Tahap II ).
20. Syarat Bid Bond :
1. Nilai penawaran di atas Rp 500 jt s/d Rp 1 milyar sebelum PPN 10 %, Bid Bond minimal 1% dari nilai penawaran.
2. Nilai penawaran di atas Rp 1 milyar sebelum PPN 10 %, Bid Bond minimal 3% dari nilai penawaran
3. Masa berlaku bid bond minimal 60 Hari terhitung dari tanggal pembukaan pelelangan, dikeluarkan oleh Bank Umum Nasional/Swasta/Asing/BPD dan bukan Asuransi/BPR. Sama dengan masa berlaku penawaran harga.
4. Jenis mata uang Bid Bond = mata uang yang digunakan dalam Penawaran
5. Nama Penyedia Barang dan Jasa yang tercantum dalam bid bond harus sama dengan nama penawar.
6. Nilai Jaminan dicantumkan dalam angka dan terbilang tidak boleh berbeda.
7. Nama PT ANTAM Tbk UBPN Kolaka sebagai penerima, dicantumkan dalam bid bond 8. Paket Pengadaan yang dijamin sama dengan paket pengadaan yang dimaksud.
9. Dalam hal Penyedia Barang & Jasa mengundurkan diri setelah memasukkan penawaran, menolak penunjukan sebagai calon pemenang atau pemenang sebelum kontrak ditandatangani, maka ANTAM berhak untuk memberikan sanksi dan mencairkan bid bond.
10. Untuk Bid Bond asli dari Bank wajib dikirimkan, ke alamat berikut:
PT ANTAM Tbk UBPN Kolaka
Jl. Ahmad Yani No. 5 Pomalaa-Kolaka, Sulawesi Tenggara 93562 u.p. Procurement and Material Management (Services Procurement) 21. Proses Lelang dapat dibatalkan sesuai kriteria dalam dokumen Lelang bab Instruksi Penawar butir 6.
22. Sanggahan terhadap hasil lelang sesuai kriteria dalam dokumen lelang bab Instruksi Penawar butir 8.
23. Pembukaaan Dokumen Tahap I dilakukan pada tanggal 14 Juni 2022 pukul 14.00 WITA.
24. Pembukaaan Dokumen Tahap II akan disampaikan (Tentative).
25. Komunikasi dan pertanyaan terkait pelelangan dapat disampaikan paling lambat hingga 2 Juni 2022 Pukul 12.00 WITA melalui email kepada:
[email protected] [email protected] [email protected] cc : [email protected]
26. Daftar pertanyaan beserta jawaban akan kami sampaikan kembali kepada seluruh peserta setelah batas waktu pertanyaan telah ditutup.
TANYA JAWAB
1. Bid bond asli harus dikirim ke PT ANTAM, apakah harus diterima saat pembukaan lelang ?
Jawab : Softcopy bidbond wajib dikirim via email sebelum pembukaan lelang, dan aslinya dapat dikirim menyusul dengan mengirimkan bukti resi pengiriman via email.
2. Apakah Bus harus merk DYNA, terkait adanya masalah SRUT sehingga proses bisa lebih lama, dan delivery time tidak bisa 60 hari berhubung proses chasis sampai karosery bisa mencapai selama 4,5 bulan.
Jawab : Merk Bus tetap DYNA, berhubung bus yang kami gunakan saat ini juga merk DYNA. Delivery time menjadi maksimal 90 hari untuk semua kendaraan.
3. Pada AVANZA type E, alarm mundur bukan bagian dari kendaraan.
Jawab : Sudah dimasukkan dalam spesifikasi kendaraan, semua kendaraan dilengkapi dengan alarm mundur.
4. Unit AVANZA type E, delivery time dari dealer 45 hari, mohon dipertimbangkan.
Jawab : Delivery time menjadi maksimal 90 hari untuk semua kendaraan.
5. Untuk unit DYNA terkait dengan karoseri, bagaimana bila mengalami kendala/maintenance berarti mitra harus memberikan unit pengganti sementara. Terkait unit pengganti sementara, saat ini di Kolaka atau Makassar kami tidak ada stock, mohon kami dapat bekerja sama dengan rekanan/pihak ketiga untuk menyediakan unit tersebut.
Jawab : Bila terjadi kendala pada unit DYNA selama dalam waktu 1 x 24 jam harus ada unit pengganti, namun jangan sampai mobil pengganti tersebut menjadi selamanya.
6. Apakah pembelian kendaraan harus di Kolaka dan Nomor Polisi harus Kolaka ? Jawab : Harus demikian.
7. Delivery time untuk kendaraan dari dealer : Avanza selama 2 bulan, Hiace Premio 3 bulan, karena sifatnya spot order bukan Stock, dan untuk Bus delivery selama 4 bulan termasuk Karoseri.
Jawab : Delivery time menjadi maksimal 90 hari untuk semua kendaraan
8. Terkait pemeliharaan dan perbaikan kendaraan oleh Mitra Kerja baik rutin maupun non rutin. Untuk non rutin tidak ada penegasan batasan sampai dimana terkait dengan Kontrak untuk klaim biaya. Mohon dapat dipertegas dalam Kontrak batasan maintain kendaraan, agar ada pegangan yang dipakai Bersama.
Jawab : Terima kasih atas sarannya. Berdasarkan pengalaman kami dengan vendor-vendor sebelumnya tidak ada batasan atau full maintenance oleh vendor.
9. Mohon untuk pemeliharaan dan perbaikan dibuat lebih detail lagi semua biayanya, berdasarkan pengalaman kami akan ada perawatan detil yang diluar perkiraan kami.
Jawab : Terima kasih atas sarannya.
10. Untuk unit DYNA aturan saat ini harus max 4 seat pada jok belakang, tidak boleh lagi 5 seat, jadi total seat menjadi 28.
Dan untuk APAR apakah harus 2.5 sampai 3 Kg, tidak bisa 500 sampai 1 Kg.
Jawab : Disesuaikan saja dengan Peraturan dari Pemerintah. Untuk APAR sesuai dengan aturan safety harus 2.5 sampai 3 Kg.
11. Apakah Nomor Polisi boleh nomor sementara/nomor pengganti.
Jawab : Saat serah terima kendaraan harus sudah plat DT, tidak boleh nomor sementara/nomor pengganti.
12. Terkait Tenaga Pengawas kendaraan dan Mekanik berapa jumlah yang ditempatkan. Apakah ada referensi dari ANTAM untuk yang direkrut. Apakah mengikuti jam kerja standar atau dari ANTAM.
Jawab : Untuk jumlah tenaga kerja bebas. Referensi dari ANTAM tidak ada, terserah dari mitra kerja. Waktu kerja On call selama 1 x 24 jam.
13. Untuk tenaga Pengawas dan Mekanik apakah harus stand by di PT ANTAM atau sebagai After Sales di setiap Cabang.
Jawab : Harus tenaga kerja tersendiri di ANTAM.
14. Terkait Asuransi apakah ada batasan atau full menjadi tanggung jawab mitra.
Jawab : Asuransi menjadi tanggung jawab mitra kerja full.
15. Mohon penjelasan terkait BOQ.
Jawab : BOQ agar diisi biaya sewa per unit, yang terikat/menjadi patokan adalah biaya sewa total selama 4 tahun/48 bulan.
16. Terkait Asuransi bila ada OR bengkel oleh karena kerusakan yang diakibatkan PT ANTAM dan bila ada kehilangan kendaraan.
Jawab : Semua biaya dan Asuransi menjadi beban mitra kerja.
17. KM Kendaraan saat delivery maximal 50 KM, apakah ada toleransi mengingat kendaraan lewat jalur darat (dari Makassar atau Kendari)
Jawab : Toleransi maksimal 200 KM.
18. Mengingat quantity kendaraan cukup banyak dan maksimal yang naik di car carry hanya 6 unit, mohon diberikan toleransi maksimal KM agar deadline pengiriman bisa lebih cepat.
Jawab : Toleransi menjadi maksimal 200 KM. Kendaraan bisa dikirim bertahap asalkan tidak melewati batas waktu/deadline penyerahan.
19. Form Surat Pernyataan tidak berkolusi dari PT ANTAM Tbk dalam bentuk MS Word terlampir didalam eproc.
20. Untuk pengawas kendaraan & tenaga mekanik, apakah untuk system penggajiannya mengikuti pekerja tambang atau bisa standar UMR wilayah tersebut ?
Jawab : untuk masalah penggajian tergantung dari mitra kerja.
21. Jika APAR atau Radio atau asesoris yang lain expired ataupun hilang, maka menjadi beban siapa?
Jawab : Tetap dalam pengawasan kami selaku user, jika terjadi expired menjadi tanggungan mitranya.
22. Apabila kontrak yang sedang berjalan sebelum habis masa kontraknya diputus, apakah dari PT ANTAM Tbk terkena penalty, jika ada penalty, berapa besarannya ?
Jawab : Tidak ada pengenaan penalty mengenai pemutusan kontrak dibawah dari kebutuhan 4 tahun kontrak, dimana bila ada perubahan dari kontrak yang ada maka akan melalui skema amandemen yang disepakati oleh KEDUA BELAH PIHAK.
23. Apabila PT ANTAM Tbk, terlambat melakukan pembayaran kepada Mitra Kerja, apakah ada dendanya (sebagaimana Mitra Kerja apabila terlambat menyelesaikan pekerjaan akan terkena denda)?
Jawab : Tidak ada pengenaan denda apabila terlambat melakukan pembayaran, dimana diharapkan dokumen penagihan agar dapat dimonitor bersama-sama untuk kelancaran pembayaran.
24. Jenis Ban untuk type kendaraan Pajero Sport Dakar Ultimate 4x4, 4x2 dan Bus Dyna apakah ban Pacul yang di maksud adalah type MT ?
Jawab : Jenis Ban yang digunakan Type M/T (Mud Terrain).
25. Untuk merk kaca film di KAK point No 14 hal 10 tertulis 3M, apakah bisa menggunakan merk sesuai bawaan dari Dealer/
Pabrikan yang sudah terpasang di masing-masing kendaraan ? Jawab : Minimal kwalitas kaca film diatas dari Kwalitas 3 M.
26. Terkait penggunaan kendaraan, apabila terjadi hal pemakaian tidak wajar sehingga menimbulkan klaim yang di luar cover asuransi, apakah menjadi beban PT ANTAM Tbk ?
Jawab : Menjadi beban Mitra Kerja.
27. Waktu Pengiriman/Delivery Time, seluruh unit kendaraan harus sudah tiba di masing-masing lokasi pekerjaan dan diserahterimakan dari Mitra Kerja kepada PT ANTAM Tbk UBPN Kolaka maksimal 90 (sembilan puluh) hari kalender terhitung sejak adanya PO/Kontrak.
28. Seluruh kendaraan Machine Availability 100%, dengan toleransi maksimal 200 KM.
29. Dalam dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) pasal X point 3, bahwa mitra kerja harus melampirkan referensi Klien/Customer, apakah dokumen tersebut bersifat mandatory dan adakah ketentuan khusus untuk dokumen ini ? Jawab : Tidak mandatory, silakan apabila ada dilampirkan.
30. Dalam Dokumen KAK Pasal XI point 6 tentang pengalaman Calon Penyedia, berapa minimal daftar pengalaman yang harus dilampirkan serta jika ada ketentuan khusus lainnya ?
31. Jawab : Minimal 1 pengalaman.
32. Dalam Dokumen KAK pasal XI point 3 & 4 tentang Pengawas kendaraan dan tenaga mekanik, dokumen apakah yang dibutuhkan dalam syarat tersebut yang perlu dilampirkan dan apakah ada jumlah personil yang harus disiapkan ? Jawab : untuk lampiran silakan dicek Kembali dokumen TOR pada point evaluasi teknis dan jumlah personil minimal 2 orang.
DAFTAR HADIR
ID Nama Lengkap Nama Perusahaan (PT/CV) Jabatan Alamat Email
1 Wahyu Waraka PT Surya Darma Perkasa Sales Manager [email protected]
2 SUTARMAN TARJO PT ADI SARANA ARMADA TBK BUSINESS REPRESENTATIVE OFFICER [email protected]
3 Nicko PT Surya Darma Perkasa Marketing [email protected]
4 Sri Andini Alenia PT. ADI SARANA ARMADA TBK SALES HEAD [email protected]
5 Ade Kurniasih PT. Agung Solusi Trans Pjs Kepala Perwakilan [email protected] 6 Elva Sahetapy PT. SERASI AUTORAYA Sales Project Manager [email protected]
7 Syaiful Hadi PT. Agung Solusi Trans business relationship [email protected]
8 Muslimin PT. CSM Corporatama Account Officer [email protected]
9 RUSDIN SYAM PT CSM Corporatama Branch Manager [email protected]
10 Andi Nusawan Syarif PT. Bumi Jasa Utama Supervisor Marketing [email protected] 11 Muhammad Taufan Hasan K PT Oto Rental Nusantara Head Operation [email protected]
12 A Zainur Rohman PT Surya Sudeco Marketing [email protected]
13 Erin Nur Fadlilah PT billz Nusantara Sangkara Account Executive [email protected]
14 Zulpryadi Mubarak PT Antam Tbk PMM Manager [email protected]
15 Adi Prasetyo PT Billz Nusantara Sangkara Operational [email protected]
16 M. Taufiq AM Serasi Autoraya [TRAC] Account Head [email protected]
17 Imron Pratama PT Antam Tbk, UBPN Kolaka PPE [email protected]
KRITERIA PENILAIAN TEKNIS
No Uraian Lampiran Dokumen (Mandatory)
1. Spesifikasi kendaraan, sesuai pasal III point B (melampirkan
brosur) • Brosur
2. Melampirkan BOQ kosong (penawaran tanpa harga) dengan dengan Delivery Time maksimal 60 (Enam Puluh) hari kalender , kecuali untuk kendaraan BUS DYNA 29 Seat maksimal 120 (Seratus Dua Puluh) hari kalender (tandatangan dan stempel perusahaan)
• Bill Of Quantity (BOQ) sesuai lampiran dari PT Antam Tbk, UBPN Kolaka (penawaran tanpa harga) dengan Delivery Time.
3. Melampirkan surat pernyataan
• Akan memenuhi semua hak dan kewajiban sesuai pasal V (tanda tangan dan stempel perusahaan di atas materai).
• Akan memenuhi Spesifikasi kendaraan, sesuai pasal III point B serta sesuai brossur (tanda tangan dan stempel perusahaan di atas materai).
• Surat Pernyataan dari masing-masing Mitra Kerja (tanda tangan dan stempel perusahaan di atas materai)
4. Memiliki Pengawas kendaraan, dengan syarat sebagai berikut: • Foto copy Ijazah
1. Minimal pendidikan SMA sederajat.
2. Memiliki pengalaman minimal 1 (satu) tahun.
• Surat Pengalaman Kerja
5. Memiliki Tenaga Mechanic yang professional, dengan syarat sebagai berikut:
1. Minimal pendidikan SMA sederajat.
2. Memiliki sertifikat sebagai tenaga mechanic.
3. Memiliki pengalaman maksimal 2 (dua) Tahun.
• Foto copy Ijazah
• Foto copy Sertifikat
• Surat Pengalaman Kerja
6. Melampirkan Pengalaman jasa sewa kendaraan minimal selama 2 (dua) tahun yang dibuktikan dengan lampiran fotokopi dokumen kontrak, Purchase Order (PO), atau Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) atau NPJP (Notulen Pemeriksaan Jasa Pekerjaan)
• Foto copy Kontrak-PO
• Foto copy BASTP-NPJP
5. Penawaran Harga
- Melampirkan detail rincian penawaran harga - Penawaran harga sesuai dengan BOQ - Bid Bond
TAHAP II (mandatory)
