29 BAB V PEMBAHASAN
Logistik adalah salah satu yang sangat berkaitan dengan pemenuhan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.Salah satu yang berperan dalam hal ini adalah bagian gudang. Didalam gudang terdapat proses penerimaan dan pendistribusian barang sehingga semua barang yang datang harus melalui gudang terlebih dahulu sebelum di distribusikan ke tiap-tiap departemen pengguna.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bp. Arief selaku Ketua Seksi (Kasie) Gudang mengatakan bahwa :
“Semua barang yang tiba di perusahaan harus melalui gudang terlebih dahulu karena ini merupakan awal dari proses penerimaan barang agar penerimaan barang dapat dilakukan sesuai prosedur yang telah ditentukan oleh perusahaan.”(11 Februari 2013).
Dari hasil wawancara tersebut penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa setiap barang-barang yang masuk ke perusahaan maka harus melalui gudang terlebih dahulu karena di bagian gudang merupakan awal dari proses penerimaan barang yang telah ditentukan oleh perusahaan dan sesuai dengan standar operasional prosedur yang telah dibuat.
Prosedur penerimaan dan pendistribusian barang mengatur tentang tata cara dalam melakukan penerimaan sampai dengan pendistribusian barang yang dibutuhkan di masing-masing departemen untuk menunjang aktifitas produksi dan aktifitas kantor. Prosedur tersebut dimulai dari barang datang di gudang sampai barang tersebut diterima di masing-masing departemen pengguna.Dalam hal ini bagian-bagian yang terlibat adalah supplier, gudang, dan departemen pengguna.Supplier adalah petugas pengirim barang.Gudang adalah pihak yang menerima barang dari supplier dan mendistribusikan ke departemen pengguna.Sedangkan departemen pengguna adalah semua bagian dalam perusahaan yang menggunakan barang.
Dari hasil pengamatan atau observasi yang telah penulis dapatkan dari pelaksanaan pengamatan langsung dan ikut berpartisipasi aktif dalam proses penerimaan dan pendistribusian barang di PT Kusumahadi Santosa prosedur yang dilakukan di bagian logistik adalah sebagai berikut :
A. Prosedur penerimaan barang
Prosedur penerimaan barang yang dilakukan di PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut :
1. Kepala Seksi (Kasie) menerima informasi kedatangan barang dari satpam melalui telepon dan memutuskan :
a. Kasie menyuruh masuk supplier apabila bagian gudang sudah siap dalam melakukan penerimaan barang dan supplier akan terlebih dahulu ke kantor logistik pengadaan untuk mengecek kelengkapan dokumen yaitu nota, pesanan pembelian, dan barang. Apabila sudah di cek maka pada nota di beri nomor pesanan pembelian.
b. Kasie menyuruh supplier menunggu apabila bagian gudang belum siap dalam penerimaan barang. Seperti wawancara yang telah penulis lakukan dengan Bp. Arief selaku Kasie Gudang yaitu
“Supplier harus menunggu dulu bila masih ada penerimaan di gudang.”(11 Februari 2013).
Dari wawancara tersebut penulis dapat menyimpulkan bahwa apabila masih berlangsung penerimaan di gudang maka supplier harus menunggu terlebih dahulu sampai penerimaan sebelumnya selesai. Setelah penerimaan selesai maka supplier baru dipersilakan masuk.
c. Kasie menyuruh Ketua Urusan (Ka. Urs) untuk mempersiapkan penerimaan apabila supplier masuk. Ka. Urs mempersiapkan tempat penerimaan barang serta peralatannya yaitu palet. Tempat penerimaan ditentukan terlebih dahulu apakah barang tersebut harus ditempatkan di gudang atau di
tempatkan langsung di departemen yang bersangkutan. Apabila barang di tempatkan langsung pada departemen maka harus mengkomunikasikan ke departemen yang bersangkutan terlebih dahulu melalui telepon.
2. Setelah barang tiba di gudang maka Ka. Urs akan melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen barang kemudian memutuskan :
a. Ka. Urs memutuskan barang ditimbang atau tidak. Apabila barang yang datang perlu penimbangan maka segera dilakukan penimbangan. Dari hasil wawancara dengan Bp. Arief selaku Kasie Gudang, tata cara dalam penimbangan adalah sebagai berikut :
1) Truk yang berisi muatan barang masuk dan menuju ke jembatan timbang elektronik.
2) Truk yang masih berisi muatan barang di timbang di jembatan timbang elektronik.Hasil dari berat timbangan itu disebut gross atau berat kotor.
3) Setelah selesai maka barang tersebut diturunkan di gudang atau langsung di departemen yang bersangkutan.
4) Setelah truk kosong, truk kembali ditimbang di jembatan timbang elektronik. Hasil dari timbang kedua ini disebut tare atau berat truk kosong.
5) Berat dari timbang pertama yang dikurangi dengan timbang kedua (gross – tare) merupakan netto (berat bersih).
6) Hasil dari timbangan tersebut dibuatkan tiket timbangan rangkap dua, lembar pertama diberikan kepada supplier dan lembar kedua diberikan kepada petugas gudang untuk disatukan dengan dokumen barang. (11 Februari 2013).
b. Ka. Urs memberikan informasi kepada departemen pengguna untuk barang sparepart dan ATK bahwa barang-barang tersebut sudah diterima di gudang.
3. Ka. Urs memeriksa dokumen barang dengan barang, apakah barang tersebut sesuai dengan dokumen barang atau tidak. Dokumen barang dapat berupa nota, surat jalan atau faktur.
Dalam pemeriksaan dokumen barang, Ka. Urs melakukan cros cek terhadap :
a. Nama suplayer b. Nama barang c. Kwantum barang d. Harga barang
e. Jumlah, volume dan ukuran barang
Apabila barang sudah sama dengan dokumen barang maka barang tersebut bisa di terima. Namun bila barang yang datang tidak sesuai dengan dokumen barang maka Ka.Urs melaporkan kepada Kasie untuk mendapatkan keputusan.Dari hasil wawancara yang penulis lakukan dengan Bp. Arief selaku Kasie Gudang yaitu :
“Barang yang tidak sesuai dengan dokumen barang atau pesanan pembelian maka barang akan di retur.” (11 Februari 2013)
Dari hasil wawancara tersebut maka penulis bisa mengambil kesimpulan bahwa setiap barang yang tidak sesuai dengan dokumen barang atau pesanan pembelian baik dari spesifikasinya, harganya maupun kuantitasnya maka barang tersebut akan di retur atau dikembalikan kepada supplier.
Setelah barang bisa diterima, Ka. Urs akan mengirim barang bila barang tersebut segera diperlukan oleh departemen pengguna dengan mencatat di buku
ekpedisi. Berdasarkan wawancara dengan Bp. Arief selaku Kasie Gudang yang menjelaskan bahwa barang-barang yang bersifat urgent atau penting dan segera dibutuhkan oleh departemen pengguna maka barang tersebut langsung dikirim ke departemen bersangkutan dengan mencatat terlebih dahulu di buku ekspedisi. Bp. Arief juga menjelaskan bahwa barang-barang yang bersifat urgent tersebut biasanya terjadi karena stock barang yang berada di departemen sudah habis.
Barang yang belum diperlukan dimasukkan ke gudang terlebih dahulu sesuai dengan letak penyimpanan barang.Barang-barang tersebut dimasukkan ke gudang sesuai dengan len atau tempat masing-masing. Dalam penempatan barang tidak boleh menempel di dinding atau tembok karena akan merusak kwalitas dan mengotori barang. Barang tersebut ditempatkan berdasarkan tanggal kedatangan barang untuk mempermudah dalam pengambilannya.
4. Petugas gudang melakukan pencatatan pada buku penerimaan dan kartu stock barang.
Setelah dokumen barang dan barang dicek kebenarannya maka dokumen barang (nota, surat jalan atau faktur) dibubuhi tanda tangan oleh Kasie Gudang dan diberi cap sebagai tanda penerimaan barang bahwa barang tersebut sudah diterima di gudang. Dokumen barang tersebut diberikan kepada bagian administrasi gudang satu lembar dan lembar yang lain dikembalikan kepada pengantar barang.
Dokumen barang yang telah diterima tersebut kemudian dicatat di buku penerimaan barang. Buku penerimaan barang dibedakan menjadi dua yaitu buku penerimaan untuk barang stock dan buku penerimaan untuk barang non stock. Buku penerimaan ini dimaksudkan agar memudahkan dalam setiap pencarian barang yang datang. Sehingga apabila departemen pengguna menanyakan tentang kedatangan barang bisa dicari dengan cepat.
Kemudian pada barang yang masuk stock gudang dicatat berapa jumlah barang yang diterima dan tanggal penerimaan barang pada kartu stock barang.
Hal ini dilakukan setiap ada barang yang masuk di gudang. Sehingga dapat diketahui berapa jumlah barang yang masuk di gudang.
5. Petugas Administrasi gudang melakukan input dalam program pembelian untuk pembuatan Tanda Terima Barang (TTB) dan program stock harian untuk pembuatan laporan.
TTB (Tanda Terima Barang) adalah surat bukti penerimaan dan pendistribusian barang yang dibuat oleh bagian gudang. TTB digunakan pada saat proses pendistribusian barang. Dalam menginput ke program komputer untuk pembuatan TTB, data-data yang dimasukkan adalah sesuai dengan dokumen barang yang telah diterima. Stock harian barang digunakan untuk pembuatan laporan. Laporan stock barang diperlukan agar jumlah barang yang masih tersedia di gudang dapat dipantau dan dilihat.
Dari beberapa metode yang digunakan mengenai penentuan sumber data, penulis mendapatkan bagan atau alur prosedur penerimaan barang dari dokumen yang dimiliki departemen logistik. Bagan tersebut akan di gambarkan seperti di bawah ini:
Bagan alur proses terjadinya penerimaan barang :
Bagan 5.1 Alur proses penerimaan barang di PT Kusumahadi Santosa
Unit Lain Departemen Logistik Direksi
Awal
Informasi Satpam
Tunggu
Tidak
Penerimaan / Penyimpanan
Putuskan Tunggu / Masuk
Timbang &
Informasikan
Pencatatan
Input Data
Selesai
Sumber Data : Departemen Logistik PT Kusumahadi Santosa
Bagan di atas merupakan alur penerimaan barang.Setiap ada barang yang masuk ke perusahaan maka harus dilakukan seperti prosedur yang telah ditentukan.Setelah prosedur tersebut dilakukan, barang siap untuk di distribusikan ke departemen pengguna.
Berdasarkan pengamatan yang telah penulis lakukan, penulis melihat bahwa dalam pelaksanaan proses penerimaan barang terdapat beberapa kendala yang sering terjadi yaitu :
1. Barang yang datang tidak sesuai dengan pesanan pembelian atau ada barang yang rusak atau cacat. Bila terdapat barang seperti itu maka barang harus diretur. Untuk melakukan retur kadang kurang komunikasi antara pihak gudang dengan bagian pengadaan logistik.
2. Petugas pengirim barang (supplier) tidak mengetahui bahwa penerimaan barang harus melalui gudang terlebih dahulu. Jadi supplier tersebut langsung memberikan kepada karyawan pada departemen pengguna sehingga pada saat meminta tanda tangan dan cap sebagai bukti penerimaan terjadi kesimpangsiuran karena pihak gudang merasa belum menerima barang tersebut.
3. Adanya kerusakan komputer juga menjadi kendala karena terjadi keterlambatan dalam menginput dokumen barang ke program pembelian dan program stock harian.
B. Prosedur pendistribusian barang
Prosedur pendistribusian barang yang dilakukan di PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut :
1. Ketua Seksi (Kasie) menginformasikan kedatangan barang pada departemen pengguna
Apabila barang sudah datang dan telah diterima gudang maka Kasie akan menginformasikan kepada departemen pengguna melalui telepon bahwa
barang sudah ada di gudang. Kemudian Kasie memerintahkan petugas gudang untuk menyiapkan pengiriman apabila barang tersebut segera dibutuhkan oleh departemen pengguna. Bila barang tidak segera digunakan maka barang disimpan terlebih dahulu di dalam gudang.
2. Departemen pengguna memberikan keputusan apakah barang segera digunakan atau tidak. Dalam hal ini departemen pengguna memberikan keputusan melalui telepon kepada Kasie apakah barang tersebut segera digunakan atau tidak. Dari hasil wawancara dengan Bp. Arief selaku Kasie Gudang menjelaskan bahwa :
“Departemen pengguna akan meminta barang bila barang itu akan segera digunakan.”(11 Februari 2013).
Dari hasil wawancara tersebut maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa setiap departemen pengguna yang akan segera menggunakan barang maka departemen yang bersangkutan akan memberikan informasi kepada Kasie Gudang melalui telepon.
3. Ketua Urusan (Ka. Urs) mengirimkan barang yang segera diperlukan oleh departemen pengguna dengan mencatat di buku ekspedisi. Hal ini dilakukan setelah Kasie menerima keputusan dan informasi dari departemen pengguna bahwa barang akan segera digunakan. Untuk barang yang merupakan barang stock maka dibuatkan bon pengambilan barang. Bon pengambilan barang adalah surat bukti yang dibuat untuk menyatakan bahwa barang sudah di ambil atau di bon. Bon pengambilan barang dibuat oleh Departemen yang membutuhkan. Bon pengambilan barang dibuat rangkap tiga yaitu :
a. Bagian gudang : warna putih b. Departemen pengguna : warna kuning
c. Akuntansi : warna merah
Berikut adalah contoh bon pengambilan barang :
Gambar 5.1Bon Pengambilan Barang
Sumber Data : DepartemenLogistik PT Kusumahadi Santosa
Dalam dokumen bon pengambilan barang yang membubuhkan tanda tangan adalah :
a. Pemohon : Kaur Departemen Pengguna b. Menyetujui : Kasie Departemen Pengguna c. Yang menyerahkan : Kaur bagian Gudang
d. Yang menerima : Kaur Departemen Pengguna
4. Petugas administrasi gudang membuat Tanda Terima Barang (TTB).
Dalam pembuatan TTB maka harus berdasarkan dokumen barang dan Pesanan Pembelian (PP). TTB (Tanda Terima Barang) merupakan surat yang digunakan dalam hal penerimaan dan pendistribusian barang sebagai bukti bahwa barang tersebut sudah didistribusikan dan diterima oleh departemen pengguna. Sedangkan PP (Pesanan pembelian) merupakan surat untuk pemesanan barang yang dibuat oleh departemen logistik.
Pada saat pembuatan TTB maka harus memverifikasi ulang apakah dokumen surat sudah ada PP nya belum, bila belum ada maka harus menanyakan kepada bagian pengadaan terlebih dahulu. Apabila PP nya sudah ada makadokumen barang bisa dibuat TTB. TTB dibuat rangkap lima dengan warna putih, merah, kuning, hijau dan biru. TTB tersebut di distribusikan kepada :
a. Bagian gudang : warna hijau
b. Departemen pengguna : warna biru c. Bagian administrasi logistik : warna merah d. Bagian Keuangan : warna putih e. Bagian Akuntansi : warna kuning
Dari dokumen yang penulis dapatkan TTB yang digunakan adalah sebagai berikut :
Gambar 5.2 Tanda Terima Barang (TTB)
Sumber Data : Departemen Logistik PT Kusumahadi Santosa
Dalam dokumen Tanda Terima Barang yang membubuhkan tanda tanganadalah :
a. Mengetahui : Ketua Seksi (Kasie) gudang b. Diserahkan Oleh :Ketua Sub Seksi (Ka. Sub. Sie) bila
merupakan barang stock.
Ketua Urusan (Ka. Urs) bila merupakan barang Non Stock
c. Diterima Oleh : Ka. Urs departemen pengguna
5. Ketua Sub Seksi (Ka. Sub. Sie) meneliti Tanda Terima Barang (TTB) dengan dokumen barang kemudian menyerahkan kepada Ketua Urusan (Ka. Urs).
Setelah TTB selesai dibuat maka cetakan TTB dengan dokumen barang diteliti terlebih dahulu kebenarannya.
Hal-hal yang perlu diteliti adalah : a. Nama supplier
b. Nomor PP (Pesanan Pembelian) c. Jenis barang, kwantum, harga d. Departemen pengguna
e. Tanggal TTB dan tanggal penerimaan barang.
Ka. Sub. Sie melakukan pembenaran bila terjadi kesalahan dalam cetakan TTB dengan membubuhkan tanda tangan di tempat pembenaran.
Tanda tangan ini adalah sebagai pertanggung jawaban Ka. Sub. Sie yang telah melakukan pembenaran di cetakan TTB.
Setelah selesai dicek maka pada dokumen barang di beri nomor urut TTB dan nama departemen pengguna kemudian dokumen barang disimpan di dalam map yang sesuai dengan masing-masing departemen pengguna.
Penyimpanan dokumen bertujuan agar tidak hilang atau tercecer. Untuk TTB barang stock ditanda tangani terlebih dahulu oleh Ka. Sub. Sie di kolom penyerahan kemudian diberikan ke Ka. Urs. Sedangkan untuk TTB non stock
diserahkan langsung kepada Ka. Urs. Pada kolom penyerahan TTB barang non stock yang menandatangani adalah Ka. Urs.
6. Ka. Urs mendistribusikan TTB dengan barang ke departemen pengguna dan melakukan pencatatan pada kartu stock barang dan papan informasi harian.
Setelah TTB ditanda tangani pada kolom penyerahan maka TTB kemudian didistribusikan kepada departemen pengguna. Proses penyerahan TTB ini bersama-sama dengan barang. Sebelumnya TTB dicatat terlebih dahulu pada buku ekspedisi. Untuk barang yang sudah dikirimkan maka hanya menyerahkan TTB saja dengan menunjukkan catatan pada buku ekspedisi saat pengiriman barang.
Departemen pengguna menerima barang beserta TTB dan mengecek barang yang diterima dengan TTB. Bila barang tersebut sudah benar maka Ka. Urs departemen pengguna memberikan tanda tangan pada TTB di kolom diterima. Kemudian membubuhkan tanda tangan pada buku ekspedisi sebagai bukti bahwa barangsudah diserahkan dan diterima oleh departemen pengguna.
Departemen pengguna mengambil satu lembar TTB warna biru untuk dijadikan arsip. Sedangkan empat lembar lainnya dikembalikan ke gudang.
Setelah barang diserahkan Ka. Urs melakukan pencatatan pada kartu stock barang dan papan informasi harian. Hal ini dilakukan setiap kali ada barang stock yang keluar. Jadi setiap ada penerimaan maupun pengeluaran barang harus di catat pada kartu stock barang, hal ini dilakukan agar jumlah persediaan barang dapat diketahui dan dipantau.
Setelah TTB kembali kemudian TTB tersebut disatukan dengan dokumen barang yang disimpan di map. Ka. Urs mengambil satu lembar dokumen warna hijau untuk digunakan sebagai arsip gudang. Untuk tiga lembar lainnya disatukan dengan dokumen barang. Dokumen beserta tiga
lembar TTB tersebut kemudian diserahkan ke bagian administrasi logistik dan di ekspedisi.
Dari beberapa metode pengumpulan data yang digunakan penulis yaitu dokumentasi, penulis mendapatkan bagan atau alur prosedur pendistribusian barang dari dokumen yang dimiliki departemen logistik. Bagan tersebut di gambarkan seperti di bawah ini :
Bagan alur proses terjadinya pendistribusian barang :
Bagan 5.2 Alur proses pendistribusian barang di PT Kusumahadi Santosa
Unit Lain Departemen Logistik Direksi
Sumber Data : DepartemenLogistik PT Kusumahadi Santosa Awal
Informasi Departemen Pengguna
Tidak Kirim Barang ke
Departemen Pengguna Keputusan
Departemen Pengguna
Teliti TTB
Distribusikan TTB & Barang
Buat TTB
Selesai
Prosedur di atas merupakan prosedur pendistribusian barang kepada masing-masing departemen pengguna.Setelah prosedur tersebut selesai maka barang bisa dipakai oleh departemen sebagai bahan dalam melakukan produksi serta menunjang aktivitas yang dilakukan.
Dari metode yang digunakan mengenai metode pengumpulan data yaitu observasi hasil yang diperoleh, penulis mendapatkan kesimpulan bahwa dalam penerimaan barang tidak luput dari adanya kendala.Kendala tersebut bisa terjadi karena faktor cuaca. Karena apabila terjadi hujan maka proses distribusi menjadi terhambat. Bila proses distribusi tetap dilakukan di khawatirkan akan merusak kualitas barang.
