AUDIT OPERASIONAL ATAS ENTITAS BISNIS KECIL (STUDI KASUS BC MART DI SALATIGA) KERTAS KERJA : EKONOMIKA DAN BISNIS

i

AUDIT OPERASIONAL ATAS ENTITAS BISNIS KECIL

(STUDI KASUS BC MART DI SALATIGA)

Oleh:

TJENG, SHEILLA SANTOSA 232011184

KERTAS KERJA

Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari

Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi

FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS PROGRAM STUDI : AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA

2015

ffi

PERPTISTAIiAAN LI NIVERSITAS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA ll. Diprneqoro 52 - fro Saldti{i 5O7l I Jawa Tcnqah, InrltxrcsLr Tclp. 029tt - ^l2l 2l 2, Fax. 0291t t2t+ll

Enrail: library(a.,a<lnr.uksw.rdu ; http:,//lilrrarr.uksw.c<lu

PERNYATAAN TIDAK PLAGIAT

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama

A]CNG

^{, SHB1LLA SNSTOSA}

NIM

Fakultas

Judul tugas akhir

23

ao\\\84

€KoNlott\\cA DhN b\9N\9

2?eo \\84 @ stuaent .ukq^r edu AKUN"\A\I9\

Email

^:

Program Studi :

AuDl1

OPERA9\oNAL _A1AS

€N][-IAS

B\Slrr19 KEcrL

(SrUO\

_{KASU9 BC}

N\A?N

A\ ShVhT\GA

Pembimbing

I. tL\Z ASIIH PENT\

KUR\\IA\IJA'\1 . S9.., M,AK

Dengan ini menyatakan bahwa:

1. Hasil karya yang saya serahkan ini adalah asli dan belum pernah diajukan untuk mendapatkan gelar kesarjanaan baik di Universitas Kristen Satya Wacana maupun di institusi pendidikan lainnya.

2. Hasil karya saya

ini

bukan saduran/terjemahan melainkan rherupakan gagasan, rumusan, dan hasil pelaksanaan penelitian/implementasi saya sendiri, tanpa bantuan pihak lain, kecuali arahan pembimbing akademik dan narasumber penelitian.

3. Hasil karya saya ini merupakan hasil revisi terakhir setelah diujikan yang telah diketahui dan disetujui oleh pembimbing.

4. Dalam karya saya ini tidak terdapat karya atau pendapat yang telah ditulis atau dipublikasikan orang lain, kecuali yang digunakan sebagai acuan dalam naskah dengan menyebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar pustaka.

Pemyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari terbukti ada penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pemyataan ini maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan gelar yang telah diperoleh karena karya saya ini, serta sanksi lain yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Universitas Kristen Satya Wacana.

Salatiga,

.tl

-t

Septernber

)o\q

F-Lt8-080

ffi

^{PsRptrsre xaAN} UNTvERS ITAS UNIVERSI]'AS KRIST'EN SA'TYA WACANA

JI. Dilxrrcqoro 52 6{) Salatiga _5(}71 l Jawr Tengah, Indrxresia Tclp. {)29ti - 121212, Fax. O298 l2l4jl

Enrail: library(Zrradm.uksw.c<lu ; http:,//library.uksw.edu

PE RNYATAAN PERSETUJUAN AKSES

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

-fieuo,

_{9HE\UvA sANTosA}

Nama

NIM

Fakultas

Judul tugas akhir

23

^po\\ _{\8q Email}

:

z3)o\\t8 { _@ 9{udLnt, uhsu.edu

EKo trt ot\Atr\ A ⁰ Rto t5\sN tE Program Studi

:

^AKUIUTANSI

AUD\I

O ASIDNAL

AThs tN\t

^{eN t9}

Dengan ini saya menyerahkanhak non-eksklusif kepada Perpustakaan Universitas

-

Universitas Kristel Satya Wacana untuk menyimpan, mengatur akses serta melakukan pengelolaan terhadap karya saya ini dengan mengacu pada ketentuan akses tugas akhir elektronik sebagai berikut ^(beri tanda pada kotak yang sesuai):

M ,.

^Saya mengijinkan karya tersebut diunggah ke dalam uptituri Repositori PerpustakaanUniversitas, dan/atau portal GARUDA

n ^b.

^Saya tidak mengijinkan karya tersebut diunggah ke dalam aplikasi Repositori Perpustakaan Universitas, dan/atau portal GARUDA* *

Demikian pemyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Salatiga,

1 SePternber rotg

Tantb tangan & nama terang mahuiswa

Mengetahui,

SIUD\ FASUS bC

^I\/\AR

HE\LLA SANTOSA

Taula langan & ilaila terang penbinbing t

F-LrB-081

Tanda tangan &nam terang pembinbing II

xi

xi

xi

AUDIT OPERASIONAL ATAS ENTITAS BISNIS KECIL (STUDI KASUS BC MART DI SALATIGA)

OLEH :

TJENG, SHEILLA SANTOSA 232011184

KERTAS KERJA

Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari

Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi

FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS

PROGRAM STUDI : AKUNTANSI Disetujui oleh:

Elisabeth Penti Kurniawati, SE., M.Ak Pembimbing

44

PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA 2015

xi

UCAPAN TERIMAKASIH

Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini dapat selesai berkat bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan, ide, berbagai dukungan, serta doa yang tak pernah habis kepada penulis. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Ibu Elisabeth Penti Kurniawati selaku dosen pembimbing yang selalu membimbing, membantu, dan memberi masukan pada penulis.

2. Bapak Umar selaku manajer operasional BC Mart yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian di perusahaan.

3. Ibu Indah, Ibu dewi, Bapak Agus yang bersedia menjawab pertanyaan – pertanyaan yang berkenaan dengan penelitian ini.

4. Papa Tjeng Kiem San, Mama Mila Astuti, dan adik – adikku Ellen, Lauren, Gloria yang selalu memberi semangat, inspirasi, nasehat, dan selalu membawa doa sehingga penulis dapat terus maju dalam menyelesaikan proses perkuliahan dan penulisan skripsi ini.

5. Wak hwa, Wak Kyok, Cek Kwat, Ik Hwe, Ik Sian, Cek Tian, Cek to yang juga memberi support jasmani dan rohani hingga penulisan skripsi ini selesai.

6. Yosia Andre Julius Sugianto yang selalu memberikan bantuan ide, masukan, doa, semangat serta support selama proses perkuliahan sampai penulisan skripsi ini.

7. Anak – anakku KBM tarian universitas D’Yera (Kak Agung, Wita, Resty, Esther, Windi, Ellen, Tata, Melan, Agnes, dan lainnya) yang selama ini juga membantu dalam memberikan dukungan, pengiburan, dan semangat kepada penulis.

8. Teman – teman persekutuan movement (Kak Kezia, Cik Vinsya, Cik Ike, Oscar, Cita, Debo, Meme, Sintha, Cik Ong, Cik Esther, Cik Ricky, Vanni) yang juga selalu memberikan bantuan doa dan semangat kepada penulis hingga selesai dalam penulisan.

9. Teman – teman seperjuangan dalam penulisan skripsi, Hervina dan Jati yang juga menjadi teman satu bimbingan, serta Dessy, dan Yolanda, terimakasih

xi

untuk motivasi, kebersamaan, kebahagiaan, perhatian, dan dukungan selama empat tahun ini.

10. Grup teman – teman SMP Kristra Mitra dan SMA Terang Bangsa Semarang (Della Inggrid, Dika, Ivo, Desna, Kurniawan, Ardy, Yuli, Melani, Dessy) yang selama ini juga turut membantu memberikan dukungan, penghiburan, dan semangat, walaupun berada di kota yang berbeda- beda.

11. Teman - teman satu angkatan FEB 2011, serta teman – teman lain yang telah berjuang bersama selama empat tahun ini, terimakasih untuk kebersamaan, bantuan, kerjasama,dan semua kenangan.

12. Teman – teman youth JKI Holy Stadium Semarang dan keluarga BAHTERA terimakasih atas doa dan dukungan yang diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

13. Semua teman dan pihak yang tidak dapat dituliskan satu persatu, terimakasih atas dukungannya hingga sekarang ini.

Tuhan Yesus Memberkati.

Salatiga, 21 Juli 2015

Tjeng Sheilla Santosa

xi

MOTTO

Have I not commanded you? BE STRONG and GOURAGEOUS. Do not be afraid; do not be discouraged, for

the Lord your GOD will be with you wherever you go.

(Joshua 1 : 9)

However, as it is written:

“What no eye has seen, what no ear has heard, and what no human mind has conceived”

The things GOD has prepared for those who love him.

(1 Corinthians 2 : 9)

xi ABSTRACT

The effectiveness, efficiency, and economics at the company will be achieved if every company’s activities are done as same as the applied procedure and policy.

The research problem in this literature is the decreasing of sales in the company.

The research purpose in this literature is evaluating the operational performance of the company by apply operational audit at BC Mart Salatiga. The datas that are used in this research are interview results with the manager, sales department and puchase department, and observation in sales and purchase activities.

Analysis techniques use descriptive. By applying operational audit, the company can evaluate its performance. The result of this research is there is no market research by company and sales planning, the location of the company is not stategic, there are no written policy and procedure, there are no marketing and promotion, there are no leadership development, the meeting between any division is rarely, sales data is not backed up yet, goods in the storage are not neat, there are no security on the company’s computer, there are price differences between the company’s computer with the goods display. The main reccomendations for BC Mart are the company shall do any markets research, do any sales and puchase planning, do any promotion and advertising, there are written policy and procedure, the goods shall be set by its type, every sales data is backed up, there are price updates at goods display, purchase departments have to decisive to its supplier.

Keywords : Audit, Operational Audit, Audit Program,

xi SARIPATI

Efektivitas, efisiensi, dan ekonomis di perusahaan akan tercapai apabila setiap kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan prosedur atau kebijakan yang sudah ditetapkan. Masalah dalam penelitian ini yaitu menurunnya tingkat penjualan pada perusahaan. Tujuan penelitian dalam penulisan ini adalah untuk mengevaluasi kinerja operasional perusahaan dengan menerapkan audit operasional pada BC Mart Salatiga. Data yang digunakan dalam penelitian ini berasal dari wawancara kepada manajer, bagian penjualan, dan bagian pembelian serta melakukan observasi terhadap aktivitas penjualan dan pembelian. Teknik analisis yang digunakan adalah deskriptif. Dengan menerapkan audit operasional maka perusahaan dapat mengevaluasi kinerjanya. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa perusahaan tidak melakukan riset pasar dan perencanaan penjualan, lokasi kurang strategis, tidak adanya kebijakan dan prosedur tertulis, tidak adanya pemasaran dan promosi, tidak ada pengembangan, jarang ada waktu pertemuan untuk semua divisi, belum semua data penjualan di back up, tidak rapinya barang di gudang, tidak ada pengamanan komputer di perusahaan, beda harga antara komputer dengan display barang. Adapun rekomendasi utama untuk perusahaan BC Mart yaitu perusahaan melakukan riset pasar, merencanakan penjualan dan pembelian, melakukan promosi dan periklanan, adanya kebijakan dan prosedur tertulis, barang di gudang diatur berdasarkan jenisnya, semua data penjualan di back up, harga barang display samakan dengan komputer. Begitu juga dibagian pembelian, bagian pembelian harus bersikap tegas terhadap pemasok.

Kata kunci: Audit, Audit Operasional, Program Audit

xi

KATA PENGANTAR

Audit Operasional adalah pemeriksaan terhadap kegiatan perusahaan termasuk akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan manajemen utuk mengetahui apakah kegiatan operasional tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Audit operasional pada hakikatnya bertujuan memberi gambaran yang lebih nyata mengenai berbagai pelaksanaan, peristiwa, atau masalah aktual di balik fakta yang ditunjukkan oleh angka – angka keuangan.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi kinerja operasional perusahaan dengan menerapkan audit operasional pada BC Mart.

Penulis menyadari bahwa penelitian ini masih jauh dari sempurna. Namun demikian penulis berharap semoga penelitian ini dapat bermanfaat bagi pihak – pihak terkait yaitu pemilik dan manajer perusahaan. Akhir kata, semoga penelitian ini dapat bermanfaat dan dapat menjadi sumber referensi bagi pihak – pihak yang membutuhkan.

Salatiga, Juli 2015

Penulis

xi DAFTAR ISI

Halaman Judul...i

Surat Pernyataan Keaslian Skripsi...ii

Halaman Persetujuan/Pengesahan...iii

Ucapan Terima Kasih...iv

Halaman Motto.………...vi

Abstract...vii

Saripati...viii

Kata Pengantar...ix

Daftar Isi...x

Daftar Tabel, Daftar Bagan...xi

PENDAHULUAN...1

TINJAUAN PUSTAKA...4

Audit Operasional...4

Tujuan dan Manfaat Audit Operasional...5

Tahap Audit Operasional... 8

Keterbatasan dan Kualifikasi Audit Operasional...8

Efektifitas, Efiensi, dan Ekonomis...8

Program Audit...9

Entitas Bisnis Kecil...10

METODA PENELITIAN...12

HASIL dan PEMBAHASAN...13

Gambaran Perusahaan...13

Tahapan Audit Operasional...14

PENUTUP...29

Kesimpulan dan Saran...29

Implikasi Terapan...30

DAFTAR PUSTAKA...xii

LAMPIRAN...xiii

DAFTAR RIWAYAT HIDUP...xiv

xi LAMPIRAN

Lampiran 1. Bukti temuan dan temuan...xiii

DAFTAR TABEL Tabel 1. Karakteristik Entitas Bisnis Kecil...14

Tabel 2 Deskripsi Tugas...16

Tabel 3. Audit Program pada Divisi Penjualan...24

Tabel 4. Audit Program pada Divisi Pembelian...25

Tabel 5. Hasil dan Rekomendasi...38

DAFTAR BAGAN Bagan 1. Struktur Organisasi...………...15

Bagan 2. Proses pembelian ke pemasok...18

Bagan 3. Proses penjualan ke pelanggan jika barang tersedia...18

Bagan 4. Proses penjualan ke pelanggan jika barang tidak tersedia...18

Bagan 5. Flowchart penjualan barang...20

Bagan 6. Flowchart pembelian ke pemasok...23

1 PENDAHULUAN

Secara umum, perusahaan walaupun mempunyai kegiatan dan jenis usaha yang berbeda – beda, pada dasarnya mempunyai tujuan yang sama yaitu memperoleh laba yang optimal. Selain memperoleh laba yang optimal, perusahaan juga dituntut untuk selalu meningkatkan usahanya dan memelihara pangsa pasar tertentu serta posisi baik yang telah diraih oleh perusahaan.

”Dalam kegiatan operasinya, perusahaan biasa dihadapkan pada situasi dan kondisi lingkungan eksternal dan internal. Lingkungan eksternal yang dimaksud yaitu perusahaan tidak lepas dari ketatnya persaingan yang terjadi antar perusahaan yang memperebutkan pasar yang ada. Sedangkan lingkungan intenal yang dimaksud adalah kondisi dimana internal perusahaan juga akan mempengaruhi kemampuan perusahaan dalam mempertahankan kedudukan pasar yang ada (Dista, 2012)".

Setiap kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan diusahakan agar selalu dilaksanakan sesuai dengan prosedur atau kebijakan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan dengan memperhatikan aktivitas bisnis yang efektif, efisien serta ekonomis, karena setiap penyimpangan dari kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan tersebut dapat mengakibatkan dampak negatif terhadap tujuan utama perusahaan.

Dalam dunia bisnis banyak persaingan dan penuh resiko, oleh karena itu diperlukan suatu sistem pengendalian yang memadai agar resiko buruk dapat terhindarkan dari perusahaan. Salah satu alat pengedalian yang tepat digunakan dalam perusahaan adalah audit operasional.

Menurut Kumaat (2011:45), audit yang mengarah kepada efektivitas, efisiensi, dan ekonomis dikenal sebagai audit operasional (operational audit).

Audit operasional disebut sebagai perluasan lingkup audit (Extended Audit View) karena memang berawal dari perluasan audit keuangan. Audit operasi pada hakikatnya bertujuan memberi gambaran yang lebih nyata mengenai berbagai pelaksanaan, peristiwa, atau masalah aktual di balik fakta yang ditunjukkan oleh angka – angka keuangan. Audit merupakan kumpulan dan evaluasi bukti tentang informasi untuk menentukan dan melaporkan derajat kesesuaian antara informasi dan kriteria yang telah ditetapkan. Auditing juga harus dilakukan oleh orang yang kompeten dan independen.

2 Menurut Cahyati (2013), audit operasional secara umum merupakan audit yang dilaksanakan untuk menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomis kegiatan suatu perusahaan dalam prosesnya untuk mencapai suatu tujuan organisasi atau perusahaan tersebut. Efisiensi digunakan untuk menilai sebaik apakah pemakaian sumber daya suatu organisasi atau perusahaan yang digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan efektivitas digunakan untuk menilai seberapa baik kebijakan – kebijakan organisasi tersebut dalam mencapai tujuan.

Selain itu adapun ekonomis yang membahas tentang penghematan, penghematan yang dimaksudkan yaitu hasil diperoleh dengan biaya rendah namun mutu tetap sama.

Menurut Tunggal (2012), audit operasional membahas tentang efisiensi dan efektifitas. Efisiensi dan efektivitas merupakan beberapa hal yang saling berkaitan erat satu dengan lainnya. Efisiensi dan efektivitas ini merupakan hal yang sangat berperan penting dalam peningkatan kinerja pelayanan mutu organisasi atau perusahaan.

Audit operasional mempunyai tujuan tersendiri yaitu mempertanggungjawabkan tentang pengungkapan dan informasi kepada manajemen mengenai masalah operasi dan membantu dalam memecahkan beberapa masalah dalam perusahaan dengan merekomendasikan berbagai tindakan perbaikan yang diperlukan. Audit operasional juga mempunyai fungsi pengendalian sebagai alat ukur dan mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan. Audit operasional berfokus pada evaluasi terhadap efisiensi dan efektivitas perusahaan. Dengan diterapkannya audit operasional maka auditor dapat melihat sejauh mana tujuan organisasi telah dicapai dan apakah kegiatan operasional di perusahaan sudah terlaksana dengan efektif dan efisien (Tunggal, 2012).

Banyak auditor melakukan audit operasional di perusahaan yang besar atau yang sudah mempunyai pembagian tugas yang jelas. Penelitian ini akan menerapkan pada usaha yang lebih kecil atau yang lebih dikenal dengan Entitas Bisnis Kecil (EBK). Istilah “bisnis kecil” digunakan untuk bisnis yang mempunyai karyawan hanya sedikit atau tingkat perputaran aktivanya yang

3 minim atau total aktiva rendah. Bisnis jenis ini menunjukkan satu atau dua karakteristik (IAPI, 2008) sebagai berikut 1.) Pemisahanan tugas yang terbatas, 2.) Didominasi oleh manajemen senior atau pemilik terhadap semua aspek pokok bisnis.

Dengan diterapkannya audit operasional pada EBK, maka akan adanya rekomendasi perbaikan atau tindakan lebih lanjut kepada pemilik dan manajemen senior. Auditor mengharapkan hasil yang maksimal dapat diraih dengan menggunakan sumber daya yang terbatas demi mempertahankan kelangsungan usaha dan menembus dalam persaingan EBK yang semakin.

Begitu juga dengan BC Mart Salatiga yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan kebutuhan pokok yang berdiri pada tahun 2012.

Perusahaan ini masih tergolong perusahaan yang baru berdiri dan belum pernah diaudit operasional padahal audit operasional merupakan alat bagi manajemen dalam mengukur dan mengevaluasi kegiatan yang telah terlaksana. Selain itu audit operasional juga bermanfaat dalam menilai efektifitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan serta menilai ekonomisasi dan efisiensi penggunaan sumber daya. Masalah yang dihadapi BC Mart yaitu berdasarkan data penjualan dari tahun 2013 - 2014, BC Mart mengalami penurunan penjualan di perusahaan (lihat gambar.1).

4 Gambar.1

Penjualan di BC Mart

Berdasarkan permasalahan yang sedang dihadapi oleh BC Mart, dalam penelitian ini audit operasional digunakan untuk mengevaluasi terjadinya penyebab penurunan penjualan. Oleh karena itu, persoalan penelitian dapat diidentifikasikan sebagain berikut 1.) Bagaimanakah progam audit operasional bagi BC Mart? 2.) Bagaimana pelaksanaan audit operasional pada BC Mart? 3.) Bagaimana hasil audit pada BC Mart?

Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi kinerja operasional perusahaan dengan menerapkan audit operasional pada BC Mart. Manfaat dari audit operasional yaitu mengidentifikasikan permasalahan yang timbul, mengetahui penyebabnya, dan memberikan alternatif solusi perbaikan.

Berdasarkan hasil audit , penelitian ini dapat memberikan rekomendasi bagi pihak manajemen dalam menjalankan kegiatan operasionalnya untuk perbaikan kinerja perusahaan yang akan datang.

TINJAUAN PUSTAKA Audit Operasional

Menurut Arens dan Loebbecke (1997:4), audit operasional merupakan penelaahan atas bagian manapun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektiivitasnya. Umumnya, pada saat selesaiya audit operasional, auditor akan memberikan sejumlah saran kepada manajemen untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan.

0 100.000.000 200.000.000 300.000.000

Januari Febuari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember

Penjualan BC Mart

Penjualan 2013 Penjualan 2014

5 Audit operasional disebut sebagai perluasan lingkup audit (Extended Audit View) karena memang berawal dari perluasan audit keuangan. Audit operasi pada hakikatnya bertujuan memberi gambaran yang lebih nyata mengenai berbagai pelaksanaan, peristiwa, atau masalah aktual di balik fakta yang ditunjukkan oleh angka – angka keuangan (Kumaat, 2011:45).

Audit operasional juga didefinisikan sebagai pemeriksaan terhadap kegiatan perusahaan termasuk kegiatan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasional tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis (Agoes, 2008:173).

Menurut Caler dan Crochett yang dikutip oleh Tunggal (2012) pengertian audit operasional adalah sebagai berikut:

“Operational auditing is a sistematic process of evaluating an organisation’s effectiveness, eficiency, and economy of operation under management’s control and reporting to appropriate person the result of the evaluation along with recommendation for improvement.”

Banyak definisi tentang audit operasional menurut Arens, Kumaat, serta Caler dan Crochett. Audit operasional harus memperoleh dan mengevaluasi bukti- bukti yang berasal dari pemeriksaan meliputi semua aspek operasi perusahaan atau departemen. Dengan adanya audit operasional diharapkankan memberikan informasi dan rekomendasi untuk perbaikan dimasa yang akan datang untuk memperbaiki prosedur yang ada dalam perusahaan.

Tujuan dan Manfaat Audit Operasional.

Dengan mengetahui tujuan audit maka akan mempermudah auditor untuk mengetahui arah yang harus diberikan bagi pelaksanaan auditor sehingga lebih jelas apa yang harus dikerjakan. Audit operasional umumnya dirancang untuk memenuhi satu atau lebih tujuan berikut (Angelica, 2009):

1. Menilai kinerja

Setiap audit operasional meliputi penilaian kinerja organisasi yang ditelaah. Penilaian kinerja dilakukan dengan membandingkan kegiatan

6 organisasi dengan tujuan, seperti kebijakan, standar, dan sasaran organisasi yang ditetapkan manajemen atau pihak yang menugaskan, serta dengan kriteria penilaian lain yang sesuai.

2. Mengidentifikasikan peluang perbaikan

Peningkatan efektivitas, efisiensi, dan ekonomi merupakan kategori yang luas dari pengklasifikasian sebagian besar perbaikan. Auditor dapat menidentifikasi peluang perbaikan tertentu dengan mewawancarai individu, mengobservasi operasi, menelaah laporan masa lalu atau masa berjalan, mempelajari transaksi, membandingkan dengan standar industri, menggunakan pertimbangan profesional berdasarkan pengalaman, atau menggunakan sarana dan cara lain yang sesuai.

3. Mengembangkan rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut Sifat dan luas rekomendasi akan berkembang secara beragam selama pelaksanaan audit operasional. Dalam banyak hal, auditor dapa membuat rekomendasi tertentu. Dalam kasus lainnya, mungkin diperlukan studi lebih lanjut di luar ruang lingkup penugasan, di mana auditor dapat menyebutkan alasan mengapa studi lebih lanjut pada bidang tertentu dianggap tepat.

Selain tujuan – tujuan di atas, menurut Agoes (2004:175) mengutarakan tentang tujuan umum audit operasional dari manajemen audit dalam bukunya yaitu:

1. Untuk menilai kinerja (performance) dan manajemen dari berbagai fungsi perusahaan

2. Untuk menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah dilakukan secara efisien dan ekonomis

3. Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah ditetapkan top management

4. Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top management untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan

7 pengendalian intern sistem pengendalian manajemen dan prosedur operasional perusahaan dalam rangka meningkatkan efisiensi, ekonomis dan efektivitas dari kegiatan operasi perusahaan.

Manfaat audit operasional sangat berhubungan erat dengan tercapainya tujuan dari perusahaan tersebut. Tujuan audit operasional berbeda diantara berbagai organisasi dan ditentukan oleh tingkat penerimaan manajemen, latar belakang, latihan, dan pendidikan serta dapat berubah sesuai dengan perkembangan kinerjanya setelah mengenal lebih mendalam tentang operasi perusahaan (Angelica, 2009).

Menurut Tunggal (2008), audit operasional mempunyai beberapa manfaat melalui beberapa cara, yaitu:

1. Mengidentifikasi permasalahan yang timbul, penyebabnya dan alternatif solusi perbaikannya.

2. Menemukan peluang untuk menekan pemborosan dan efisiensi biaya.

3. Menemukan peluang untuk meningkatkan pendapatan.

4. Mengdentifikasi sasaran, tujuan, kebijakan dan prosedur organisasi yang belum ditentukan.

5. Mengidentifikai kriteria untuk mengukur pencapaian sasaran dan tujuan organisasi.

6. Merekomendasikan perbaikan kebijakan, prosedur dan struktur organisasi.

7. Melaksanakan pemeriksaan atas kinerja individu dan unit organisasi.

8. Menelaah ketaatan/kepatuhan terhadap ketentuan hukum, tujuan organisasi, sasaran, kebijakan dan prosedur.

9. Menguji adanya tindakan – tindakan yang tidak diotorisasi, kecurangan, atau ketidaksesuaian lainnya.

10. Menilai sistem informasi manajemen dan sistem pengendalian.

11. Menyediakan media komunikasi antara level operator dan manajemen.

8 12. Memberikan penilaian yang independen dan obyektif atas suatu

operasi

Tahap – Tahap Audit Operasional

Pada saat melaksanakan audit operasional diperlukan suatu kerangka kerja yang terstuktur sehingga audit dapat mencapai tujuannya. Untuk itu perlu disusun rencana audit dan setiap tahap audit harus dirancang sedemikian rupa sehingga tiap tahap dapat mencapai tujuannya.

Ada beberapa tahapan audit operasional yaitu (YPIA. 2008):

1. Memahami risiko perusahaan

Auditor berusaha memahami risiko pengendalian atau fokus perhatian manajemen pada area yang direview.

2. Melaksanakan survey pendahuluan

Auditor melakukan survey pendahuluan atau pahami area yang direview.

3. Menyusun rencana audit

Auditor menyusun rencana audit, sasaran, dan area potensial untuk dilakukan dan evaluasi.

4. Melaksanakan audit operasional

Auditor melakukan audit operasional dengan mewawancarai personal yang berwenang atau mengumpulkan bukti audit.

5. Menyusun temuan, simpulan, dan rekomendasi

Pada tahap akhir ini, auditor menyusun temuan, simpulan dan rekomendasiuntuk tindakan korektif. Laporkan hal tersebut kepada level manajemen audit internal yang sesuai dan pihak manajemen yang memiliki kewenangan untuk melaksanakan tindakan korektif.

Efektivitas, Efisiensi, dan Ekonomis

Dalam perusahaan besar maupun perusahaan menengah kebawah sangat diperlukan keefektivitasan agar berjalan dengan lancar dan mencapai target yang akan dicapai perusahaan. Menurut Cahyati (2013) pengertian dari efektivitas yaitu

9 Efektivitas adalah tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, baik itu dalam bentuk target, sasaran jangka panjang maupun misi organisasi. Akan tetapi pencapaian tujuan ini harus juga mengacu pada visi organisasi.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa perusahaan tersebut bisa dikatakan “efektif” apabila perusahaan telah mencapai target dari visi ataupun target yang sudah ditetapkan. Untuk lebih memahami dan mengerti tentang efektif, efisiensi, dan ekonomis dalam konteks audit operasional (Harahap, 1994) maka dibawah ini akan dijelaskan pengertian masing – masing yaitu 1.) Jika suatu goal, objective, program tercapai dalam batas waktu tertentu atau yang ditargetkan tanpa mempedulikan biaya yang dikeluarkan maka hal tersebut disebut efektif, 2.) Jika dengan biaya (input) yang sama bisa dicapai hasil (output) yang lebih besar maka hal tersebut disebut efisien, 3.) Jika suatu hasil (output) bisa diperoleh dengan biaya (input) yang lebih kecil / murah dengan mutu output yang sama maka hal tersebut disebut ekonomis.

Program Audit

Menurut Kumaat (2011 : 55), program audit yaitu berbagai pedoman kerja yang akan memudahkan tugas seluruh tim Internal Audit dalam mengimplementasikan strategi ke seluruh objek pengawasan. Yang termasuk program audit adalah (Kumaat, 2011:55) :

1. Jadwal kerja dan Anggaran kerja

Jadwal dan Anggaran kerja Tahunan merupakan uraian dari hasil pemetaan Audit Object Group ke dalam alokasi waktu (dana) pelaksanaan audit dari bulan ke bulan.

2. Pengembangan panduan kerja dan Formulir Kertas kerja

Panduan kerja audit dan formulir audit adalah standar kertas kerja audit yaitu sarana untuk memudahkan para auditor mengidentifikasi masalah. Panduan kerja audit sendiri tidak dibangun sebagai kumpulan langkah – langkah prosedural bagaimana memeriksa suatu objek, sehingga akan menjadi begitu tebal. Panduan ini dipakai dalam aktivitas mengamati proses kerja pada object yang diperiksa.

10 3. Sumber Daya Manusia dan Organisasi

Sebaik apapun perencnaan audit tetap saja faktor SDM yang paling menentukan terhadap keseluruhan Audit Program

Adapun Guy ( 2002 : 179 ) juga menyatakan bahwa suatu program audit adalah serangkaian prosedur yang harus ditempuh auditor dalam menghasilkan suatu pendapat. Prosedur dalam suatu audit program adalah langkah – langkah pengumpulan bukti yang direncanakan auditor untuk digunakan. Program ini memiliki bentuk dan perincian yang bervariasi dari suatu audit ke audit yang lain, dan spesifikasi dari setiap program harus dibuat secara tertulis.

Program audit pun yang dibuat oleh auditor bukanlah suatu hal yang dilakukan tanpa tujuan tetapi menjadi hal penting yang harus dibuat saat akan melakukan kegiatan audit. Progam ini akan berguna untuk (Guy, 2002:179):

1. Memberikan dasar bagi pengkoordinasikan dan penyelesaian pekerjaan audit serta pengendalian penggunaan waktu dalam melaksanakan audit 2. Membantu memandu asisten dalam melakukan pekerjaannya

3. Memberikan bukti bahwa perencanaan dan catatan yang memadai mengenai pekerjaan yang dilaksanakan selama audit telah dilakukan

Entitas Bisnis Kecil

Entitas Bisnis Kecil adalah untuk menyatakan kesederhanaan dalam pengelolaan suatu entitas bisnis dengan jumlah karyawan yang tidak terlalu banyak atau tingkat perputaran aktiva atau total aktiva yang rendah (IAPI: 2008,1) Adapun karakteristik dari Entitas Bisnis Kecil (EBK), yaitu:1.) Pemisahan Tugas yang Terbatas, 2.) Di dominasi oleh manajemen senior atau pemilik (pemilik - pengelola)

Pernyataan diatas ternyata didasari oleh SPAP SA no 710 yaitu tentang karakteristik entitas bisnis kecil yang terbagi menjadi dua tadi yang akan dijelaskan sebagai berikut:

11 1. Pemisahan Tugas yang Terbatas

Entitas Bisnis Kecil bercirikan adanya pengalokasian sumber daya yang lebih sedikit ke fungsi akuntansi dan keuangan dibandingkan dengan bisnis besar, karena tidaklah ekonomis untuk memperkerjakan karyawan yang memiliki ketrampilan khusus dalam bidang akuntansi. Meskipun penjagaan keamanan aktiva dan penyelenggaraan sistem akuntansi yang memadai merupakan tanggung jawab manajemen, umumnya dalam bisnis kecil manajemen lebih banyak memusatkan perhatiannya dalam bidang operasionalnya, seperti penjualan dan pemasaran.

Entitas Bisnis Kecil umumnya tidak memiliki banyak karyawan yang kompeten dibidang akuntansi. Oleh karena itu, menjadi tidak praktis untuk mengadakan pemisahan tugas diantara individu seperti yang dilakukan dalam entitas bisnis yang besar. Sebagai akibat dari pemisahan tugas yang terbatas itu, tidaklah mungkin bagi auditor untuk meletakkan kepercayaan pada struktur pengendalian internal dalam pendeteksian kekeliruan dan ketidakberesan misalnya saja keterbatasan jumlah karyawan dalam entitas bisnis kecil menciptakan lingkungan yang memungkinkan karyawan yang bertanggung jawab atas catatan akuntansi yang digelapkan, dipindahkan, atau dijual.

Demikian pula apabila hanya terdapat sedikit karyawan tidaklah mungkin diciptakan pengecekan independen terhadap pekerjaan mereka, sehingga risiko kekeliruan yang besar dan tidak terdeteksi dapat timbul. Oleh karena adanya pemisahan tugas yang terbatas, penggunaan fasilitas komputer dalam entitas ini dapat berdampak meningkatnya resiko pengendalian, contoh biasanya pemakai komputer harus dapat melakukan satu atau lebih fungsi akuntansi (IAPI: 2008,1) yaitu 1.) membuat dan mengotorisasi dokumen sumber Memasukkan data ke dalam sistem, 2.) menjalankan komputer, 3.) mengubah data dan data file, 4.) menggunakan atau mendistribusikan keluaran, 5.) mengubah sistem operasi.

2. Didominasi oleh Manajemen Senior atau Pemilik

Dominasi Manajemen Senior atau Pemilik di dalam Entitas Bisnis Kecil dapat mengurangi resiko pengendalian internal saat pembagian tugas dalam

12 entitasnya yang terbatas (IAPI: 2008,1), namun dominasi ini dapat membuat manajemen senior atau pemilik menyalahgunakan posisinya untuk melakukan kecurangan. Melakukan kecurangan yang dimaksudkan disini yaitu manajemen senior atau pemilik mengesampingkan prosedur – prosedur yang telah ditetapkan. Dengan demikian resiko adanya kecurangan yang dilakukan oleh pemilik jadi lebih besar. Sebagai contoh, pemilik pengelola dapat mengarahkan karyawan untuk melakukan pengeluaran yang seharusnya tidak dikeluarkan karena tidak adanya dokumen yang sah.

METODA PENELITIAN

Dalam penelitian ini, objek penelitiannya yaitu divisi penjualan dan pembelian pada BC Mart yang terletak di Jl.Kartini, Salatiga. Beberapa produk yang dijual antara lain: kebutuhan pokok rumah tangga (beras, telur, minyak, gula, sabun, shampo, dll) maupun kebutuhan pelengkap (selang gas, sapu, ember, dll).

Cara pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu dengan melakukan observasi dan wawancara. Observasi dilakukan dengan mengamati proses dan prosedur yang berkaitan dengan struktur organisasi serta kegiatan operasional di BC Mart. Wawancara dalam penelitian ini terkait dengan kegiatan operasional perusahaan serta prosedur dan kebijakan perusahaan dalam menjalani kegiatan operasional kesehariaannya. Dalam penelitian ini sumber data didapat dari manajer operasional yang mengelola semua data operasional dalam perusahaan.

Data primer dalam penelitian ini adalah hasil dari wawancara dan observasi sedangkan data sekunder dalam penelitian ini adalah prosedur, kebijakan, struktur organisasi, job description , flowchart proses penjualan, flowchart proses pembelian.

Tehnik dalam penelitian ini adalah deskriptif yaitu jenis penelitian yang menggambarkan dan menjelaskan suatu keadaan objek atau peristiwa secara mendetail lalu menyimpulkan serta menganalisisnya (Arifah, 2012).

Langkah analisis yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Memahami tentang perusahaan.

2. Melakukan tahapan audit operasional.

3. Memberikan kesimpulan.

13 HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Perusahaan

BC Mart adalah salah satu perusahaan dagang berbentuk swalayan yang didirikan pada tahun 2012 di kota Salatiga. Perusahaan ini dikembangkan oleh SMK Akuntansi di Jalan Kartini Salatiga yang terjun langsung untuk menerapkan ilmu yang telah dipelajari selama sekolah. Perusahaan ini bertujuan untuk mencapai laba maksimal dengan harga yang relatif rendah dibandingkan dengan tempat lain. Perusahaan BC Mart mempunyai jumlah karyawan 9 orang yang terdiri dari direktur; manajer operasional dimana dia membawahi supervisor, kepala toko, dua kasir, dan empat pramuniaga toko.

BC Mart termasuk Entitas Bisnis Kecil karena dalam perusahaan ini terdapat pemisahan tugas yang terbatas dan didominasi oleh manajer maupun pemilik.

Kedua hal tersebut merupakan karakteristik dari entitas bisnis kecil (IAPI, 2008).

Adapun karakteristik BC Mart sebagai Entitas Bisnis Kecil (EBK) adalah sebagai berikut:

a. Pemisahan Tugas yang Terbatas

Perusahaan BC Mart memiliki karyawan hanya berjumlah 9 orang sehingga perusahaan ini memiliki pemisahan tugas yang terbatas.

b. Didominasi oleh manajemen senior atau pemilik (pemilik - pengelola)

Pada perusahaan BC Mart, pemilik dan pengelola (manajer) yang memegang peranan dominan. Dominan yang dimaksudkan yaitu hampir semua pekerjaan dilakukan oleh pihak manajer sendiri dan beberapa karyawan hanya menjalankan tugas apabila ada perintah.

Adapun karakteristik–karakteristik yang berhasil diamati pada perusahaan BC Mart diantaranya sebagai berikut.

14 Tabel.1

Karakteristik Entitas Bisnis Kecil

Sumber: BC Mart 2015

4.2 Melakukan Tahapan – Tahapan Audit Operasional 4.2.1 Memahami Resiko Pengendalian

BC Mart adalah perusahaan dagang di kota Salatiga yang melayani kebutuhan – kebutuhan pokok maupun kebutuhan penunjang kepada masyarakat.

Akhir – akhir ini manajer BC Mart merasa bahwa tingkat pengunjung ke BC Mart menurun dibandingkan tahun sebelumnya. Bagian penjualanpun juga melaporkan bahwa tingkat pengunjung menurun dibandingkan tahun sebelumnya.

Manajer bertanggung jawab penuh atas kondisi ataupun keadaan di perusahaan untuk menjadi lebih baik. Tanggung jawab tersebut mencakup kewenangan untuk menentukan pemasok yang dipilih, melakukan proses pemesanan barang kepada pemasok, menentukan jumlah yang dibeli, melakukan pengawasan pada waktu stock opname.

Saat melaksanakan wawancara terhadap kasir maupun pramuniaga, ternyata pelanggan banyak mengeluhkan ke mereka bahwa persediaan barang yang dicari seringkali tidak ada atau kosong. Padahal menurut pengamatan auditor, tempat display sudah terlihat penuh dengan barang – barang dagang.

No Teori BC Mart

1 Pemisahan Tugas yang Terbatas Fungsi Pencatatan dengan fungsi penyimpanan

 Pramuniaga toko memasukkan data penjualan ke komputer sekaligus mengeluarkan dan memasukkan barang ke gudang.

 Pramuniaga juga yang bertugas untuk stock opname barang antara gudang, display, dan data persediaan.

2 Didominasi oleh manajemen senior (pemilik – pengelola)

 Manajer yang membuat dokumen-dokumen atas perusahaan.

 Manajer yang mengotorisasi dokumen- dokumen tersebut.

 Manajer yang menyetujui pemasok mana yang diambil.w

 Manajer yang menyetujui jenis barang dan jumlah barang yang akan dibeli.

 Manajer yang mengubah sistem operasi.

15 4.2.2 Melaksanakan Survey Pendahuluan

Struktur organisasi pada BC Mart disusun dengan memperhatikan tingkatan manajemen agar arus komunikasi efisien dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara cepat. Penentuan tingkatan manajemen ini dilakukan dengan memperhatikan faktor rentang kendali dari masing – masing jabatan. Pada BC Mart adapun struktur organisasi untuk mempermudah komunikasi antar karyawan sebagai berikut.

Keterangan:

= obyek audit = garis perintah

Bagan.1 Struktur organisasi Sumber: BC Mart 2015

Dalam suatu perusahaan diperlukan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar dan jelas kepada tingkatan pimpinan yang lebih menengah dalam unit organisasi sehingga pimpinan dapat fokus pada hal – hal yang penting dan menyangkut kelangsungan hidup dan kemajuan perusahaan. Diperlukan

DIREKTUR

SUPERVISOR Kepala toko

MANAJER OPERASIONAL

KASIR KASIR

PRAMUNIAGA PRAMUNIAGA PRAMUNIAGA PRAMUNIAGA

16 komunikasi yang baik, cepat, dan mudah dipahami dalam struktur organisasi sehingga semua tingkatan dapat saling berkomunikasi.

Tabel.2

Deskripsi Tugas (Job Description)

No Obyek Deskripsi tugas

1 Direktur / Pemilik a. Menentukan kebijakan dalam perusahaan.

b. Menentukan arah dan tujuan perusahaan serta menyiapkan pengembangan, rencana kerja dan anggaran tahunan perusahaan termasuk rencana – rencana lainnya yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.

c. Mengadakan penilaian – penilaian terhadap kegiatan perusahaan dan prestasi kerja bawahannya secara berkala serta mengadakan perbaikan apabila dianggap perlu.

d. Mengambil keputusan utama yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.

2 Manajer operasional a. Mengontrol kegiatan operasional perusahaan secara keseluruhan

b. Menentukan / mengambil keputusan terkait di lapangan.

c. Melakukan pengawasan pada waktu stock opname.

d. Melakukan proses pemesanan barang kepada pemasok.

3 Supervisor a. Menjadi tangan kanan dari manajer operasional perusahaan (membantu manajer melakukan tugasnya).

b. Mengontrol barang bagian gudang.

4 Kasir a. Mengambil modal di supervisor.

b. Menempati lokasi kasir.

c. Memeriksa dan menyiapkan struk penjualan.

d. Membersihkan mesin dan meja POS (Point Of Sales).

e. Hidupkan PC dan POS (Point Of Sales).

f. Melayani dan menyapa customer dengan baik.

g. Scan setiap barang dengan melihat ke layar monitor.

h. Menyebutkan jumlah uang yang harus dibayarkan ke konsumen.

i. Memberikan uang kembali dan struk penjualan serta menyebutkan jumlahnya dengan mengucapkan terimakasih dan senyum.

j. Mencatat barang – barang kosong yang dikeluhkan customer dan dilaporkan kepada supervisor / manajer operasional.

k. Meminta bantuan kepada supervisor atau manajer operasional apabila ada masalah

l. Bertanggung jawab terhadap uang setoran, apabila terjadi kehilagan maka harus mengganti atau potong gaji.

5 Pramuniaga a. Menata barang dengan mendahulukan stok barang yang udah kosong sesuai dengan sistem FIFO dan memeriksa tanggal kadaluarsa terutama untuk

17 produk makanan, minuman, dan obat – obatan.

b. Memajang sesuai dengan pengelompokkan barang dan disesuaikan dengan ukuran warna, besar packing / barang dan tidak menutupi barang yang ada didekatnya.

c. Memasang label harga barang.

d. Memindahkan barang yang rusak dari display ke tempat yang telah ditentukan.

e. Menjaga kebersihan dan kerapian atas barang dan tempat display.

f. Memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan kepada customer baik informasi secara langsung atau yang benar – benar membutuhkan.

g. Memonitor stock barang untuk memaksimumkan penjualan.

h. Bertanggung jawab kepada supervisor.

i. Mengontrol barang bagian gudang.

Sumber: BC Mart 2015

Pada struktur organisasi yang tertera di atas terdapat hubungan langsung antara pemilik dan manajer operasional. Pemilik dapat memecat manajer operasional serta karyawan lainnya jika kinerja mereka buruk atau didapati melakukan kecurangan.

Aktivitas Perusahaan

BC Mart merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan barang – barang kebutuhan pokok. Tujuan dari pendirian perusahaan sendiri adalah memperoleh laba secara optimal dengan harga yang relatif rendah dibandingkan tempat lain. Berdasarkan tujuan tersebut maka aktivitas BC Mart dikelompokkan ke dalam aktivitas utama yaitu pembelian dan penjualan.

Aktivitas pembelian meliputi kegiatan pembelian barang dagang kepada pemasok. Dalam melakukan pembelian, bagian pembelian harus melakukannya berdasarkan permintaan pembelian barang dari gudang atau dari bagian yang membutuhkannya, setelah itu bagian pembelian akan menghubungi pemasok untuk melakukan pembelian barang yang diminta.

18

memesan

melapor melapor barang mengirim

kebutuhan ketersediaan yang tidak baarang

tersedia

Bagan.2

Proses Pembelian ke Pemasok

Aktivitas penjualan meliputi kegiatan yang berhubungan dengan penjualan barang dagang. Bagian penjualan menyiapkan dan menata produk - produk yang sudah tersedia untuk dijual kepada pelanggan. Setelah pelanggan mendapatkan apa yang dibutuhkan maka pelanggan langsung menuju kasir. Apabila barang tidak ada di display, maka pelanggan biasanya menanyakan kepada bagian penjualan (pramuniaga) lalu bagian penjualan biasanya akan langsung memeriksa stock barang ke gudang.

mengambil membayar barang

Bagan.3

Proses Penjualan ke Pelanggan jika Barang Tersedia

memberi memeriksa memeriksa

info barang barang

melapor ketersediaan barang melapor ketersediaan barang Bagan.4

Proses Penjualan ke Pelanggan jika Barang Tidak Tersedia Bagian

Gudang Bagian

Penjualan

Bagian Penerima Pemasok

Bagian Pembelian

Gudang

Pelanggan Tempat Display

barang Kasir

Pelanggan Bagian

Penjualan

Tempat Display barang

Bagian Gudang

Bagian Penjualan

19 Sistem dan Prosedur penjualan

Dalam menjalankan aktivitas penjualan, BC Mart menerapkan beberapa kebijakan penjualan yang harus dipatuhi. Kebijakan dalam hal ini adalah peraturan yang menuntun dan mengarahkan tindakan – tindakan dalam aktivitas penjualan yang dilakukan oleh perusahaan. Adapun kebijakan penjualan pada BC Mart yaitu:

1. Setiap dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penjualan harus diotorisasi oleh pihak – pihak yang terkait dalam sistem dan prosedur penjualan.

2. Untuk setiap pembayaran transaksi penjualan yang dilakukan di bagian kasir harus ada nota bukti transaksi atau struk pembayaran dari petugas kasir yang diberikan kepada pelanggan.

Adapun prosedur penjualan yang ada pada BC Mart yaitu sebagai berikut:

1. Pelanggan datang dan melakukan pencarian barang yang dibutuhkan 2. Jika barang yang dicari pelanggan ada maka pelanggan bisa langsung

membawanya ke kasir. Jika barang yang dicari tidak ada maka bagian penjualan akan memeriksa di gudang apakah barang masih ada. Apabila barang ada, maka barang diambilkan dan diserahkan kepada pelanggan dan pelanggan bisa langsung ke kasir untuk melakukan pembayaran.

3. Namun apabila barang tidak ada maka bagian penjualan melaporkan ke pelanggan.

20 Flowchart Penjualan Barang

Bagian Gudang Bagian Kasir

Bagian Penjualan

Pelanggan

Pencarian Barang

Tersedia / Tidak Tersedia

Tidak Tersedia

Barang Tersedia

Barang

A

A

B

B

Pencarian Barang

Tidak Tersedia

Tersedia

A Barang Tersedia / Tidak Tersedia

Pelanggan

Pembayaran

Pelanggan Permintaan

pelanggan secara

lisan

Struk

pembayaran Barang

Informasi

Informasi

Sumber: BC Mart 2015

Bagan.5

Flowchart Penjualan Barang

21 Sistem dan Prosedur Pembelian

Dalam perusahaan dagang (retail) salah satu fungsi penting adalah fungsi pembelian karena merupakan titik awal kegiatan perusahaan. Tujuan utama dari proses pembelian adalah menyediakan sumber daya yang diperlukan organisasi perusahaan dengan cara yang efisien dan efektif. Pada BC Mart, bukan hanya penjualan yang mempunyai prosedur tetapi juga pembelian terdapat beberapa prosedur dan kebijakan yang harus di patuhi dalam perusahaan. Kebijakan dalam hal ini yaitu peraturan yang menuntun dan mengarahkan pada tindakan – tindakan dalam aktivitas pembelian kepada pemasok. Adapun prosedur pembelian tunai, pemasok (supplier) mengajukan penawaran ke perusahaan:

1. Bagian pemasok mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) ke manajer.

2. Manajer menerima SPH (Surat Penawaran Harga) dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang.

3. Manajer menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan memesan atau tidak. Jika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi jika akan memesan maka bagian pembelian akan membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim ke pemimpin dari pemasok.

4. Setelah menerima SPP (Surat Permintaan Pembelian) dari manajer, jika barang ada maka akan menyetujui SPP. SPP yang telah disetujui dikirim ke manajer. Jika barang tidak ada maka pemasok akan melaporkan ke manajer.

5. Manajer setelah menerima SPP yang telah disetujui akan mengisi SOP (Surat Order Pembelian) rangkap 4. SOP lembar 1 akan diberikan kepada pemasok, SOP lembar kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, SOP lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian keuangan, dan SOP lembar 4 akan disimpan sebagai arsip.

6. Pemasok menerima SOP dari manajer. Setelah itu pemasok membuat faktur, lalu mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada perusahaan.

7. Manajer menerima barang dan faktur dari pemasok setelah itu mengirimkan barang beserta faktur kepada bagian gudang.

22 8. Bagian gudang menerima barang dan faktur dari manajer. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 2 berdasarkan barang dan SOP. Laporan penerimaan barang lembar 1 disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian keuangan beserta faktur.

9. Bagian keuangan melakukan pembayaran berdasarkan atas SOP, laporan penerimaan barang dan faktur. Pembayaran tersebut dikirim ke pemasok . 10. Pemasok setelah menerima pembayaran membuat faktur lunas yang

dikirimkan ke bagian keuangan.

11. Bagian keuangan menerima faktur lunas dan berdasarkan faktur lunas tersebut bagian keuangan membuat laporan pembelian tunai rangkap 2, lembar pertama akandisimpan sebagai arsip dan lembar kedua kan dikirimkan ke pemimpin.

23 Flowchart Pembelian Barang

Bagian Pembelian Bagian Gudang Bagian Keuangan Manajer

Pemasok

Surat Penawaran

Harga

Pesan / Tidak Pesan

Selesai Tidak Pesan

Permintaan daftar barang Pesan

A

A

Permintaan daftar barang

Pembuatan Surat Permintaan

Pembelian

Permintaan daftar barang

Surat Permintaan Pembelian

Pemasok D

Pemasok

Surat Permintaan Pembelian yang

disetujui

Pembuatan Surat Order Pembelian

Surat Permintaan Pembelian yang

disetujui

D

Pemasok B D C

B C

Surat Order Pembelian

2 Surat Order

Pembelian 3 Pemasok

Barang

Pembuatan Laporan Penerimaan

Barang

Laporan Penerimaan

Barang 21

Barang Surat Order

Pembelian 2

D D

D Selesai

D

Laporan Penerimaan

Barang 2 Faktur

Faktur

Faktur

Melakukan Pembayaran

Faktur Surat Order Pembelian 3

Laporan Penerimaan

Barang

Pemasok Rp

Uang Pelun asan Pemb elian

Pemasok

Faktur Lunas

Pembuatan Laporan Pembelian Tunai

D Manajer Surat Order

Pembelian 43

21

Laporan Pembelian Tunai

1 Faktur 2 Lunas

D

Sumber: BC Mart 2015

Bagan.6

Flowchart Pembelian ke Pemasok

24 4.2.3 Menyusun Rencana Audit

Berdasarkan hasil survey pendahuluan, auditor menyusun rencana audit yang detail, atau biasa disebut dengan program audit. Program audit ini mengarahkan perhatian auditor pada tujuan audit dan area potensial yang membutuhkan pengujian lebih detail.

Adapun program audit operasional penjualan danpembelian pada BC Mart disajikan pada tabel.3 dan tabel.4 berikut ini:

Tabel.3

Audit Program pada Divisi Penjualan No Langkah Kerja

A. Riset Pasar

1 Mewawancarai apakah ada bagian riset pasar di perusahaan.

2 mewawancarai mengenai perencanaan penjualan.

3 Mengobservasi apakah trend penjualan dianalisis masa lalu, sekarang untuk setiap produknya.

4 Mengobservasi mengenai letak perusahaan.

B. Penjualan

1 Mengobservasi tingkat penjualan setiap produk apakah mengalami peningkatan atau penurunan.

2 Mengobservasi mengenai apakah ada kebijakan penjualan yang tertulis?

3 Mewawancarai manajer mengenai penawaran harga untuk penjualan dalam jumlah banyak atau dijual lagi oleh pelanggan.

C. Advertensi dan Promosi Penjualan

1 Mewawancarai manajer mengenai advertensi / periklanan yang dilakukan oleh perusahaan.

2 Mewawancarai apakah akan diadakan promosi yang teratur di perusahaan.

3 Mewawancarai mengenai promosi musiman untuk mengatasi meningkat atau menurunnya penjualan musiman.

D Latihan di Bidang Penjualan

1 Mewawancarai mengenai training di bagian penjualan.

2 Mengobservasi mengenai prosedur mengenai penjualan secara tertulis 3 Mengobservasi apakah ada perlengkapan untuk petugas penjualan.

4 Mewawancarai apakah ada pertemuan antara manajer dengan petugas bagian penjualan. Jika ada, berapa minggu atau bulan sekali.

E. Pengendalian Penjualan

1 Mengobservasi mengenai pencatatan penjualan yang teratur serta persediaan yang ada.

2 Memastikan setiap data penjualan di input pada komputer dan dipastikan ada back up data.

3 Mewawancarai apakah manajer mendapat laporan mengenai daerah dan keadaan saingannya.

4 Mengobservasi apakah manajer juga ada di lapangan untuk bergabung dengan bagian penjualan.

5 Mengobservasi tempat penyimpanan persediaan dan gudang cukup luas.

6 Memastikan setiap kode baranng sudah ada di komputer.

7 Memastikan kode barang mudah dilacak untuk memudahkan pencarian.

8 Mengobservasi tentang keamanan komputer yang mengolah data penjualan.

9 Mengobservasi tentang kesesuaian barang dagang di display dengan laporan persediaan.

10 Mengobservasi Layout barang.

11 Mereview akses mesin POS.

F. Harga

1 Mewawancarai mengenai perumusan dan kebijakan harga.