67 5.1 Analisa Peluang
Analisis informasi tentang rencana strategis perusahaan diterapkan dengan metode focus group discussion dimana diskusi dilakukan dengan beberapa anggota saja yang terdiri dari top eksekutif, eksekutif SDM serta supervisor tiap tiap divisi. Metode focus group discussion ini dilakukan
untuk membahas analisa SWOT dan analisa porter yang sebelumnya telah dilakukan oleh pihak SDM perusahaan agar didapatkan input yang memadai dalam pembuatan Sistem Informasi Eksekutif, analisa SWOT dapat dilihat pada tabel 5.1
SWOT PT Cahaya Buana Baru
Tabel 5.1 Tabel Analisa SWOT
Strength :
1.Manajemen yang berpengalaman dalam bidang kargo
2.Relasi luas dalam dan luar negeri sebagai mitra pengiriman kargo terutama di bandara Maupun pelabuhan
3.Tenaga kerja berpengalaman
4.Financial support yang baik dalam mendukung perkembangan bisnis 5.Cabang di beberapa daerah
Weakness :
1.Perusahaan kesulitan dalam mengkontrol SDM di cabang 2.Sistem informasi masih kurang memadai
3.Keterlambatan pengiriman disebabkan overload kargo 4.turn over tenaga kerja
Opportunities :
1.Kebijakan pemerintah mengenai kemudahan pengiriman kargo keluar negeri 2.Dukungan dari armada kapal pengangkut kargo di pelabuhan
3.Beberapa pesaing yang bangkrut
4.Kenaikan tarif pengiriman oleh beberapa perusahaan pesaing 5.Peningkatan permintaan pengiriman kargo keluar negeri Threats :
1.Beberapa perusahaan pesaing menambah cabang dibeberapa daerah 2.Pungli dipelabuhan
3.Pembayaran konsumen yang sering terlambat 4.Cuaca buruk
5.Bermunculan beberapa pesaing
Analisa
Strengths X Opportunities
Perusahaan dapat memanfaatkan kelebihan kelebihan yang dimiliki untuk mendapatkan peluang bisnis yang ada, oleh karena itu manajemen menggiatkan pengiriman kargo keluar negeri, karena bagaimanapun juga pengiriman keluar negeri akan lebih menguntungkan
Weakness X Opportunities
Untuk mendapatkan dan juga memanfaatkan peluang maka manajemen PT Cahaya buana baru harus sesegera mungkin meminimalisasi atau bahkan menghilangkan kelemahan yang ada dengan beberapa solusi, diantaranya :
Informasi real time dari cabang
Controling terhadap SDM dicabang
Menambah jumlah tenaga kerja part time
Menerapkan lembur jika overtime Strength
X Threats
Perusahaan dapat memanfaatkan kekuatan kekuatan yang dimiliki untuk mengurangi ancaman yang datang dengan beberapa solusi, diantaranta :
Fokus lebih untuk penagihan
Meningkatkan pelayanan agar tidak terpengaruh oleh pesaing baru
Berkoordinasi dengan pihak berwenang untuk menekan pungli Weakness
X Threats
Dengan bermunculannya beberapa perusahaan pesaing maka, perlu adanya antisipasi dalam mempertahankan citra perusahaan dimata konsumen, terutama dalam segi ketepatan waktu pengiriman, yang berkaitan langsung dengan turn over tenaga kerja yang kadangkala terjadi disaat over load kargo
Rencana Strategis Perusahaan
Berdasarkan hasil analisa (SWOT) Streght, weakness, opportunities dan weakness yang telah dilakukan maka, manajemen memutuskan
1.Mengembangkan sistem informasi eksekutif guna memantau perkembangan tenaga kerja 2.Menekan angka turn over
Analisa porter
Tabel 5.2 Analisa Porter
Pesaing lama Pesaing baru Supplier/rekan bisnis
Produk/jasa pengganti
Daya beli konsumen
PT Rentindo Rental
PT Cipta Krida Bahari
PT Indo Logistik
PT Harapan Mandiri Sejahtera
PT Nikko Jaya
PT Hamparan
PT Prima Abadi
PT Cargo Mas (februari 2009 s/d februari 2011)
Hubungan dengan rekan bisnis antara lain : petugas pelabuhan, petugas bandara, serta petugas dishub berjalan lancar
Belum ada produk/jasa pengganti
Daya
beli/pengguna jasa
pengiriman alat berat masih tinggi
Dari analisa porter maka dapat disimpulkan bahwa ancaman dari pesaing baru cukup tinggi, karena dalam waktu 2 tahun bermunculan tiga perusahaan yang bergerak pada bisnis pengiriman alat berat, sehingga menambah persaingan yang sudah cukup kompetitif
Analisa SWOT pada divisi sumber daya manusia diperlukan untuk fokus dalam pembuatan sistem informasi eksekutif yang memang ditujukan khusus untuk eksekutif pada divisi sumber daya manusia
SWOT pada divisi sumber daya manusia
Tabel 5.3 Analisa SWOT Pada Divisi SDM
Strength :
1. Manajemen sumber daya manusia terdiri dari orang orang yang berpengalaman 2. Tiap cabang memiliki divisi sumber daya manusia sebagai controlling
Weakness :
1. Divisi sumber daya manusia di cabang tidak bisa mengambil keputusan 2. Keputusan diatur oleh manajemen sumber daya manusia di pusat
3. Keputusan seringkali terlambat diambil dikarenakan informasi yang kurang cepat Opportunities :
1. Tidak semua pesaing mempunyai divisi sumber daya manusia di tiap cabang Threats :
1. Turn over yang tinggi
Analisa
Strengths X Opportunities
Perusahaan memiliki manajemen sumber daya manusia yang kuat di pusat dengan pegawai yang relatif sudah berpengalaman ditunjang dengan adanya divisi sumber daya manusia di tiap cabang
Weakness X Opportunities
Manajemen sumber daya manusia di PT cahaya buana baru satu langkah didepan para pesaing, namun bukan berarti pesaing tidak akan menerapkan hal yang sama dengan menempatkan divisi sdm nya, apalagi dengan adanya sistem pengambilan keputusan dilakukan di manajemen pusat dengan kendala terlambatnya pengambilan keputusan karena terlambatnya juga informasi yang diterima oleh pusat, hal ini bias diatasi dengan solusi :
Controlling real time oleh pusat sehingga cabang dapat melaksanakan keputusan dari pusat dengan cepat juga Strength
X Threats
Kekuatan manajemen sumber daya manusia yang baik di pusat masih kurang mampu mengatasi angka turn over yang tinggi
Weakness X Threats
turn over yang tinggi merupakan permasalah utama yang harus diatasi dalam perusahaan, hal ini dikarenakan bahwa tenaga kerja merupakan inti bisnis yang menjalankan jasa kargo
Rencana Strategis divisi sumber daya manusia
Berdasarkan hasil analisa (SWOT) Streght, weakness, opportunities dan weakness yang telah dilakukan maka, manajemen memutuskan
1.Mengembangkan sistem informasi eksekutif guna memantau perkembangan tenaga kerja 2.Menekan angka turn over
Menurut diagram analisis SWOT maka PT cahaya buana baru menempati posisi kuadran ke 3, mempunyai peluang namun memiliki kelemahan internal, kelemahan internal tersebut adalah turn over dan
kurangnya pengolahan sistem informasi.
5.1.1 Kegiatan Bisnis Perusahaan
Kegiatan bisnis perusahaan meliputi kegiatan divisi marketing, operasional serta keuangan, kegiatan bisnis yang menjadi fokus pembahasan adalah divisi operasional, karena pada divisi ini memiliki karyawan paling banyak serta memiliki turn over yang tinggi, Kegiatan bisnis perusahaan memiliki keterkaitan dengan perencanaan sumber daya manusia, karena berkaitan dengan weakness perusahaan, perencanaan sumber daya manusia dimulai dengan menganalisa beban kerja dan tenaga kerja yang ada pada divisi operasional pengiriman.
a.beban kerja
Tabel 5.4 Beban Kerja Karyawan Divisi Operasional
NO Uraian pekerjaan frekwensi Waktu yang diperlukan 1 Penjemputan kargo dari konsumen harian > 4 jam
2 Pengurusan izin pengiriman harian 1 jam
3 Pengiriman kargo ke pelabuhan harian 2 jam
4 packing kargo di kapal harian > 4 jam 5 Pengawasan kargo dalam perjalanan harian Maksimal 15 hari 6 Pengiriman kargo dari kapal ke tujuan harian > 4 jam
Perhitungan beban kerja diatas dengan estimasi hanya satu orang konsumen dalam sehari, jika konsumen lebih dari satu maka beban kerja akan bertambah berdasarkan kelipatan
Waktu kerja menurut undang undang ketenaga kerjaan nomor 13 tahun 2003, bahwa jam kerja pokok adalah 40 jam perminggu dan maksimal 20 jam tambahan, sehingga dapat disimpulkan jam kerja pokok perhari 8 jam
jika senin sampai jum’at atau 7 jam dari hari senin sampai jum’at ditambah 5 jam di hari sabtu.
Mengevaluasi beban kerja saat ini yang harus dikerjakan oleh karyawan bidang operasional yang rata rata memakan waktu diatas 4 jam untuk satu order dan akan bertambah jika sedang overload, maka tidak sesuai dengan waktu kerja efektif berdasarkan ILO (international labour organization) yang memberlakukan standart 95% dari total jam kerja sehari
yaitu 6.40 jam kerja perhari, untuk senin sampai dengan jumat dan 4.45 jam kerja di hari sabtu.
b.Tenaga Kerja (karyawan)
Tenaga kerja/karyawan dalam divisi operasional dibawah level supervisor rata rata adalah tamatan SMU/sederajat, berikut ini adalah diambil sample skill dua orang karyawan bidang operasional secara acak, sebagai bagian dari laporan divisi sumber daya manusia.
Tabel 5.5 Data Karyawan Operasional
NO Data karyawan Supir truk kargo Packing kargo
01 Nama Junaidi Wawan
02 Jenis kelamin Laki laki Laki laki
03 Pendidikan SMU SMU
04 Masa kerja 2 bulan 6 bulan
Tabel 5.6 Tabel Kompetensi Staff Operasional
NO Skill/kompentensi Junaidi (K1) Wawan (K2) 01 Pengetahuan tentang prosedur standar
perusahaan
buruk cukup 02 Pengetahuan tentang pengiriman buruk buruk
03 Pengetahuan tentang packing buruk cukup
04 Pengetahuan tentang bongkar muat cukup baik
NO Skill/kompentensi Junaidi (K1) Wawan (K2) 05 Pengetahuan tentang dokumen buruk cukup
06 Skill berkomunikasi cukup baik
07 ketepatan waktu buruk buruk
08 Kerjasama tim baik baik
09 Inisiatif buruk cukup
10 kemampuan dalam tekanan waktu buruk cukup
Mengevaluasi karyawan saat ini yang dipilih secara acak, maka rata rata kompetensi adalah ”cukup”, padahal untuk dapat menjalankan visi dan misi perusahaan dengan baik, seharusnya kompetensi karyawan operasional adalah ”baik”.
Dalam evaluasi kompetensi dapat disimpulkan bahwa kedua karyawan (K1 dan K2), memerlukan training berkaitan dengan bidang kerja masing masing serta penambahan tenaga kerja, hal ini dapat dilihat pada kompetensi yang berkaitan dengan ketepatan waktu pekerjaan yang berkaitang dengan bidang masing masing, kemungkinan adalah pekerjaan seringkali over load.
5.1.2 Sistem Informasi Saat Ini
Alur sistem informasi saat ini berkaitan dengan perekrutan, turn over, pelatihan, kompensasi dan insentif.
Pencatatan kegiatan sdm cabang dan pusat oleh supervisor
Analisa dan pelaporan oleh pimpinan cabang
Analisa oleh pimpinan HRD Pusat
Laporan kegiatan diolah oleh divisi SDM
Gambar 5.1 Diagram Alir Sistem Informasi Sebelum Implemeting SIE Di PT Cahaya Buana Baru
Sistem informasi yang dipergunakan oleh manajemen sumber daya manusia dalam melaporkan kegiatan sumber daya manusia dari cabang ke pusat sebelum implementasi sistem informasi eksekutif hanyalah sebatas menggunakan surat elektronik atau email sehingga laporan laporan yang masuk ke manajemen sumber daya manusia yang berada dipusat seringkali
Kegiatan bisnis perusahaan
Keputusan oleh pimpinan HRD pusat
Pemasaran, pengiriman kargo
dan penagihan
Staff marketing, staff operasional (penjemputan, pengepakan dan pengiriman kargo) serta Staff keuangan
Pengiriman laporan via e mail
terlambat karena laporan yang dikirimkan melalui email atau surat elektronik bersifat tidak real time.
5.1.3 Evaluasi Sistem Informasi Saat Ini
Evaluasi tentang sistem informasi karyawan yang saat ini digunakan di PT Cahaya Buana baru ini mennggunakan metode focus group discussion, diskusi terfokus yang melibatkan pimpinan perusahaan, pimpinan sumber daya manusia dan beberapa supervisor, diskusi focus group disscussion ini dilakukan dengan format ’problem identification and corrective action’
dimana diskusi dilakukan bersama-sama untuk menemukan masalah dan menemukan jalan keluar yang tepat untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Hasil evaluasi terhadap sistem informasi yang dipergunakan saat ini adalah sebagai berikut :
Tabel 5.7 Evaluasi Sistem Informasi Yang Dipergunakan Saat Ini
No Problem identification Corrective action
Area Masalah Dampak
01 Penarikan Tidak ada analisa kebutuhan karyawan
Tidak diketahui secara pasti tingkat kebutuhan pegawai
Perlu dilakukan analisa kebutuhan pegawai
02 Pelatihan Tidak ada analisa kebutuhan pelatihan untuk karyawan
Tersendatnya proses pengiriman kargo
Perlu dilakukan analisa yang berkaitan dengan kemampuan/skill karyawan 03 Turn over Tidak ada analisa
mengenai turn over yang tinggi
Terjadinya kekurangan karyawan saat over
pengiriman
Perlu dilakukan analisa yang berkiatan dengan turn over terutama saat saat permintaan sedang tinggi
No
Problem identification Corrective action
Area Masalah Dampak
04 Keluhan karyawan
Keluhan karyawan seringkali tidak sampai pada manajemen pusat
Penurunan kinerja karyawan
Keluhan karyawan dapat langsung diketahui oleh manajemen pusat 05 Sistem
informasi
Lambatnya laporan permasalahan yang terjadi
Eksekutif bidang SDM terlambat memberikan keputusan dalam
menyelesaikan masalah
Implementing sistem informasi eksekutif sehingga eksekutif dapat memberikan keputusan secara cepat dan akurat dalam menyelesaikan masalah yang timbul
06 Soft Information
Sebagai bagian dari strategic partner perusahaan , HRD kurang bisa memantau
permasalahan yang berkaitan dengan prediksi, opini, news, ide-ide, rumor
Soft information termasuk salah satu pemicu turn over
Perlu adanya wawasan mengenai soft information agar sebagai strategic partner dapat lebih waspada terhadap rumor yang beredar
Berdasarkan permasalahan yang terjadi dan dapat diidentifikasi, dampak yang disebabkan oleh permasalahan, serta corrective action yang diperlukan maka dapat disimpulkan bahwa diperlukan sebuah sistem informasi eksekutif, sebuah sistem yang dapat membantu eksekutif bidang sumber daya manusia untuk menyelesaikan permasalahan yang timbul secara cepat, tepat serta akurat.
Rancangan sistem informasi eksekutif diharapakan dapat berfungsi dalam menyediakan laporan yang berkaitan dengan sumber daya manusia seperti :
1.Memberikan informasi mengenai kebutuhan akan tenaga kerja 2.Memberikan informasi akan ketersediaan tenaga kerja
3.Memberikan informasi menegenai kemampuan/skill karyawan terutama pada divisi operasional, sehingga dapat dijadikan pedoman mengenai pelatihan yang diperlukan.
4.Memberikan informasi mengenai keluhan karyawan, sehingga eksekutif dapat memiliki gambaran permasalahan yang terjadi pada level bawah.
5.2 Analisa Keterkaitan Berbagai Persyaratan
Sistem informasi eksekutif yang diusulkan memerlukan syarat syarat sebagai penunjang rancangan agar didapatkan sebuah rancangan yang efektif dan efisien, syarat syarat tersebut terdiri dari beberapa proses serta tahapan, proses dan tahapan tersebut adalah :
1. work force analysis
work force analysis atau analisa tenaga kerja digunakan untuk
mengetahui keperluan akan tenaga kerja, hal ini diperlukan untuk mengetahui apakah penambahan tenaga kerja benar benar diperlukan untuk menunjang pengembangan bisnis perusahaan.
2. Job analysis
Setelah kebutuhan akan pekerjaan yang sedang kosong dan jumlah karyawan yang diperlukan, maka perlu dilakukan analisa berikutnya yaitu job analysis atau analisa pekerjaan yang berisikan uraian uraian yang berkaitan dengan pekerjaan yang sedang kosong, sehingga didapatkan calon karyawan yang memenuhi kriteria untuk mengisi kekosongan pekerjaan tersebut.
Turn over dapat dapat diatasi dengan analisa work force analysis
dan job analysis yang merupakan keputusan dari manajemen sumber daya manusia dipusat, namun kendala yang berkaitan dengan sumber daya manusia dicabang yang memerlukan analisa dipusat seringkali terhambat.
5.3 Analisa Data Peninjauan Ulang
Peninjauan ulang diperlukan untuk mengevaluasi data atau informasi yang diperlukan serta untuk memastikan bahwa kelengkapan dan kebenaran informasi yang diperlukan untuk pembangunan sistem informasi eksekutif sudah benar benar terkumpul.
Data atau informasi yang dikumpulkan dan kemudian ditinjau ulang meliputi :
1. Hasil analisa kebutuhan pegawai/turn over
2. Hasil analisa job deskripsi 3. Hasil analisa keluhan pegawai
Peninjauan ulang data yang berupa secondary data yang terkumpul dipusat diperlukan agar proses perancangan dan implementasi sistem informasi eksekutif dapat tepat sasaran dengan baik, peninjauan ulang ini dilakukan dengan mengkonfirmasi setiap data yang berada dipusat dengan data yang berada dicabang meliputi angka turn over, job deskripsi serta keluhan keluhan pegawai yang sekiranya dapat melatar belakangi turn over.
5.4 Analisa Data Verifikasi
Verifikasi dilakukan dengan mempresentasikan hasil rancangan kepada pimpinan sumber daya manusia selaku pengguna sistem informasi eksekutif di perusahaan dan konsultan perusahaan untuk mendapatkan keabsahan dan persetujuan hasil rancangan sistem informasi eksekutif.
Berikut ini adalah rangkuman hasil validasi terhadap rancangan sistem informasi eksekutif yang dilakukan dengan metode subject matter expert, hasil validasi secara terperinci dapat dilihat pada tabel 5.8 dibawah ini.
Tahapan Alat Masukan/saran Analisa kebutuhan
karyawan
Analisa karyawan dan analisa beban kerja
Dibuat standart beban kerja agar tidak over load
Analisa keluhan karyawan
Analisa
karyawan/wawancara dengan karyawan
Keluhan karyawan agar mudah diketahui manajemen pusat Training Tes kemampuan Tes kemampuan agar
menjadi hal rutin Tabel 5.8 Hasil Analisa Verifikasi
