PERANCANGAN APLIKASI
DATABASE
SISTEM
PENJUALAN, PENERIMAAN KAS, PEMBELIAN DAN
PENGELUARAN KAS PADA TOKO SARANA
Oleh:
IVAN SUBIJANTO NIM : 232008013
KERTAS KERJA
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari Persyaratan-persyaratan
untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
: EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI
: AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
ABSTRACT
This research aims to create a design of database information system that’s
focused to make the process of transactions record more easier, related to the
revenue cycle and expenditure cycle on a small scale business entity. This
research uses the Microsoft Access 2007 for being the design tool. Selected
research object for this research is “Sarana” Electronics Stores which located in
Kudus, one city in the Central Java, Indonesia. This research chosen two existing
transaction cycles from “Sarana” Electronics Stores, the revenue cycle and
expenditure cycle, it’s had chosen because of this two cycles are related and this
two cycles are the major activity in “Sarana” Electronics Stores. This research
resulted in a design of database information system that can be used as a tool for
the process of transactions record in “Sarana” Electronics Stores.
SARIPATI
Penelitian ini bertujuan untuk membuat sebuah rancangan sistem
informasi database yang difokuskan untuk mempermudah proses pencatatan
transaksi yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada
suatu entitas bisnis skala kecil. Penelitian ini menggunakan alat perancangan
berupa Microsoft Access 2007. Objek penelitian yang dipilih adalah Toko
Elektronik “Sarana” yang berada di Kudus, salah satu kota di Jawa Tengah,
Indonesia. Penelitian ini memilih dua siklus transaksi yang ada pada Toko
Elektronik “Sarana” yaitu Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran, karena
kedua siklus tersebut saling berkaitan dan merupakan aktivitas utama pada Toko
Elektronik “Sarana”. Penelitan ini menghasilkan sebuah rancangan sistem
informasi database dengan yang dapat digunakan sebagai alat bantu dalam proses
pencatatan transaksi pada Toko Sarana Elektronik.
KATA PENGANTAR
Kertas Kerja ini berjudul “Perancangan aplikasi database sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas pada Toko Sarana
Elektronik” disusun dalam rangka memenuhi sebagian persyaratan untuk
memperoleh gelar kesarjanaan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Jurusan Akuntansi
Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga. Tujuan dari kertas kerja ini adalah
untuk menerapkan teori-teori yang diperoleh selama kuliah dan berguna untuk
menambah wawasan bagi penulis agar siap terjun dalam dunia kerja yang
sesungguhnya.
Dalam penyusunan kertas kerja ini penulis menyadari bahwa selesainya
kertas kerja ini tidak terlepas dari bimbingan, dorongan semangat, nasehat dan
bantuan lainnya baik secara moril maupun materiil dari berbagai pihak yang
sangat membantu dalam menyelesaikan kertas kerja ini .
Akhir kata penulis mengharapkan agar laporan kertas kerja ini dapat
bermanfaat bagi pembaca. Penulis juga menyadari bahwa penulisan kertas kerja
ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu adanya kritik dan saran yang
membangun sangat diharapkan agar segala kekurangan yang ada dapat diperbaiki.
UCAPAN TERIMAKASIH
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa
atas rahmatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul
“Perancangan Aplikasi Database Sistem Penjualan, penerimaan kas, pembelian
dan pengeluaran kas Dengan Menggunakan Microsoft Access 2007”. Skripsi ini
disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program
Sarjana (S1) pada Program Sarjana Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Program
Studi Akuntansi, Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga.
Selama proses penyusunan skripsi ini penulis mendapatkan bimbingan,
arahan, bantuan, dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bp. Hari Sunarto, SE., MBA., PhD, selaku Dekan Fakultas Ekonomika
dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana.
2. Ibu Elisabeth Penti Kurniawati, SE., M.Ak. Selaku dosen pembimbing
yang telah meluangkan waktu dan dengan penuh kesabaran memberikan
bimbingan dan arahan yang sangat bermanfaat sehingga skripsi ini dapat
terselesaikan dengan baik.
3. Bp. Usil Sis Sucahyo, SE., MBA., selaku Kaprodi Akuntansi Fakultas
Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana.
4. Seluruh dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang telah mendidik
dengan ilmu pengetahuan, baik langsung maupun tidak langsung sehingga
5. Staf Tata Usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang membantu
penulisan selama kuliah di Fakultas Ekonomika dan Bisnis.
6. Orang tuaku atas cinta, perhatian, pengorbanan dan dukungan yang
berlimpah yang selalu diberikan.
7. Sahabat-sahabatku di Kost Dipo 83 yang selalu memberikan motivasi,
dukungan dan saran.
8. Serta sahabat-sahabat Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang selalu
menyemangati dan memberikan dorongan.
9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah
memberikan bantuan dan dukungannya. Semoga kebaikan kalian dibalas
DAFTAR ISI
Halaman Judul ... i
Pernyataan Keaslian Karya Tulis Skripsi ... ii
Halaman Persetujuan Skripsi ... iii
Abstract ... iv
Saripati ... v
Kata Pengantar ... vi
Ucapan Terimakasih... vii
Daftar Isi... ix
Daftar Tabel ... xii
Daftar Gambar ... xiii
Daftar Lampiran ... xvii
Pendahuluan ... 1
Kajian Teori ... 3
Metode Penelitian ... 10
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko
Sarana Elektronik ... 15
Siklus Pendapatan ... 16
Siklus Pengeluaran ... 21
Mengidentifikasi Entitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Sarana Elektronik ... 25
Entitas Atribut, Relationship, dan kardinalitas Silus Pendapatan ... 28
Entitas Atribut, Relationship, dan kardinalitas Silus Pengeluaran ... 30
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi Toko Sarana Elektronik ... 15
Gambar 2 Flowchart Siklus Pendapatan Sebelum Terkomputerisasi Bagian
Administrasi Penjualan Yang Merangkap Administrasi Keuangan,
Bagian Gudang, dan Bagian Pemilik ... 19
Gambar 3 Flowchart Siklus Pendapatan Sesudah Terkomputerisasi Bagian
Administrasi Penjualan Yang Merangkap Administrasi Keuangan,
Bagian Gudang, dan Bagian Pemilik ... 20
Gambar 4 Flowchart Siklus Pengeluaran Sebelum Terkomputerisasi Bagian
Administrasi Gudang, Kepala Pemilik, Bagian Administrasi
Penjualan Yang Merangkap Administrasi Keuangan, dan Bagian
Sales ... 23
Gambar 5 Flowchart Siklus Pengeluaran Sesudah Terkomputerisasi Bagian
Administrasi Gudang, Kepala Pemilik, Bagian Administrasi
Penjualan Yang Merangkap Administrasi Keuangan, dan Bagian
Sales ... 24
Gambar 6 Table Analisis dan Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan
Gambar 6 REA Diagram Siklus Pendapatan ... 31
Gambar 7 REA Diagram Siklus Pendapatan Beserta Atribut ... 32
Gambar 8 REA Diagram Siklus Pengeluaran ... 36
Gambar 9 REA Diagram Siklus Pengeluaran Beserta Atribut ... 37
Gambar 10 REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru ... 39
Gambar 11 REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru Beserta Atribut ... 40
Gambar 12 REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru ... 41
Gambar 13 REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru Beserta Atribut ... 42
Gambar 14 Desain Table Persediaan Barang ... 41
Gambar 15 Table Persediaan Barang ... 44
Gambar 16 Desain Table Kas ... 45
Gambar 17 Table Kas... 46
Gambar 18 Desain Table Penjualan ... 47
Gambar 19 Table Penjualan ... 48
Gambar 20 Desain Table PenerimaanKas ... 49
Gambar 22 Desain Table Kas Di Bank ... 49
Gambar 23 Table Kas Di Bank ... 50
Gambar 24 Desain Table Detail Penjualan ... 50
Gambar 25 Table Detail Penjualan ... 51
Gambar 26 Desain Table Pelanggan ... 52
Gambar 27 Table Pelanggan ... 52
Gambar 28 Desain Table Pegawai ... 52
Gambar 29 Table Pegawai ... 53
Gambar 30 Desain Table Persediaan Barang ... 53
Gambar 31 Table Persediaan Barang ... 54
Gambar 32 Desain Table Kas ... 54
Gambar 33 Table Kas... 55
Gambar 34 Desain Table Pembelian ... 56
Gambar 35 Table Pembelian ... 56
Gambar 36 Desain Table Pengeluaran Kas ... 57
Gambar 37 Table Pengeluaran Kas ... 57
Gambar 38 Desain Table Kas Di Bank ... 58
Gambar 39 Table Kas Di Bank ... 58
Gambar 40 Desain Table Detail Pembelian ... 59
Gambar 41 Table Detail Pembelian ... 59
Gambar 42 Desain Table Pemasok ... 60
Gambar 44 Desain Table Pegawai ... 61
Gambar 45 Table Pegawai ... 61
Gambar 46 Query Persediaan ... 62
Gambar 47 Query Penjualan ... 63
Gambar 48 Query Detail Penjualan ... 64
Gambar 49 Query Penerimaan Kas ... 64
Gambar 50 Query Persediaan Barang ... 67
Gambar 51 Query Pembelian ... 68
Gambar 52 Query Detail Pembelian ... 69
Gambar 67 Report Penerimaan Kas ... 91
Gambar 68 Report Saldo Piutang ... 94
Gambar 69 Report Pembelian ... 97
Gambar 70 Report Pengeluaran Kas ... 98
Gambar 71 Report Saldo Hutang ... 101
Gambar 72 Report Saldo Kas ... 104
Gambar 73 Report Kartu Piutang Per Pelanggan ... 110
Gambar 74 Report Kartu Hutang Per Pemasok ... 113
Gambar 75 Report Setoran Kas Di Bank ... 115
Gambar 76 Report Penarikan Kas Di Bank ... 116
Gambar 77 Menu Utama Switchboard ... 117
Gambar 78 Switchboard Menu Persediaan Barang ... 120
Gambar 79 Switchboard Menu Transaksi Penjualan ... 121
Gambar 80 Switchboard Menu Transaksi Pembelian ... 121
Gambar 81 Switchboard Menu Kas ... 122
Gambar 82 Switchboard Form Persediaan Barang ... 122
Gambar 83Switchboard Form Transaksi Penjualan ... 123
Gambar 84 Switchboard Form Transaksi Pembelian ... 124
Gambar 79 SwitchboardForm Kas Di Bank ... 124
Gambar 80 Switchboard Report Persediaan ... 125
Gambar 81 Switchboard Report Transaksi Penjualan dan Pembelian ... 126
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Nota Pembelian ... 132
1
PERANCANGAN APLIKASI DATABASE SISTEM PENJUALAN,
PENERIMAAN KAS, PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA
TOKO SARANA
1. PENDAHULUAN
Sistem informasi penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran
kas memiliki arti yang penting bagi perusahaan. Perusahaan dalam mengolah
informasi membutuhkan kecepatan dan ketelitian proses, sehingga
memerlukan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan bidang
usahanya. Pelaksanaan sistem akuntansi penjualan, penerimaan kas,
pembelian dan pengeluaran kas yang baik dan benar dapat meningkatkan
efektivitas pengendalian intern penjualan , penerimaan kas dan pembelian.
Melalui sistem akuntansi tersebut maka terciptalah suatu informasi yang
akurat dan dapat dipercaya, yang dapat digunakan perusahaan sebagai alat
untuk meningkatkan pengendalian intern penjualan, peneriman kas dan
pembelian. Sehingga, perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya secara
efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.
Toko Sarana merupakan toko yang menjual peralatan-peralatan elektronik.
Toko Sarana berada di daerah Simpang Tujuh RT.02/03 Kudus, memiliki
karyawan berjumlah 8 orang dan memiliki 1 komputer di bagian kasir tapi
belum digunakan secara optimal. Karena pada saat ini Toko Sarana masih
melakukan pencatatan atas penjualan, penerimaan kas, pembelian dan
pengeluaran kas secara manual dengan hanya menggunakan buku kas yang
diisi oleh pemilik. Yang menjadi permasalahan adalah semakin
berkembangnya usaha Toko Sarana, membuat transaksi penjualan dan
pembelian baik secara kredit maupun secara tunai menjadi semakin
kompleks, sehingga membuat pemilik Toko Sarana merasa kesulitan dalam
mengolah data terkait dengan stock akhir persediaan, jumlah penjualan,
jumlah pembelian, saldo kas akhir, saldo piutang dan saldo hutang. Dari
2
membutuhkan akan adanya suatu rancangan aplikasi database , yang dapat membantu dalam mengolah data, serta mencegah terjadinya kecurangan.
Karena dengan adanya aplikasi database, dapat membuat pengaksesan data
menjadi lebih mudah dan kontrol data terpusat. Maka Persoalan penelitian
yang akan dibahas yaitu bagaimana rancangan aplikasi Microsoft Acces 2007
pada sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian, pengeluaran kas di Toko
Sarana dan apa saja entitas pembelian serta penjualan pada Toko Sarana.
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat membantu Toko Sarana untuk
dapat meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan produktifitas kerja usahanya.
Sistem informasi akuntansi yang dibuat dapat menghasilkan suatu informasi
keuangan yang cepat, akurat dan tepat sehingga informasi tersebut dapat
membantu dalam proses pengambilan keputusan. Diharapkan aplikasi
database yang dibuat dapat meminimalkan kesalahan pencatatan dibagian penjualan, penerimaan kas, pembelian maupun dibagian pengeluaran kas dan
menghindari terjadinya dokumen yang hilang. Aplikasi database atau
program database yang digunakan adalah Microsoft Acces 2007. Pada saat ini
Microsoft Access 2007 merupakan salah satu aplikasi yang cukup populer yang digunakan dalam pembuatan database. Karena pada dasarnya aplikasi ini memang dibuat untuk organisasi yang sistem informasinya masih
3
2. TELAAH TEORITIS
2.1 Sistem Penjualan
Pengertian dari sistem akuntansi itu sendiri menurut Romney dan Steinbart,
(2009:28) adalah suatu sistem yang mengumpulkan, merecord, menyimpan
dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan.
Transaksi penjualan barang dagang dalam perusahaan dagang dapat dilakukan
baik secara tunai maupun secara kredit, atau sebagian secara tunai dan sisanya
dibayar secara kredit. Setiap transaksi penjualan barang dagang dicatat dalam
akun penjualan.
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit menurut Mulyadi,
(2008:211).
a. Fungsi Penjualan
Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan
menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk pembayaran
harga barang ke fungsi kas.
b. Fungsi Kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi
penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit
pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada
pelanggan.
c. Fungsi Gudang
Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan
barang tersebut ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus dan
4
e. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab
sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan
pembuatan laporan penjualan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit menurut
Mulyadi, (2008:214) adalah sebagai berikut:
a. Surat Order Pengiriman
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman
yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk
mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti
yang tertera di atas dokumen tersebut.
b. Tembusan kredit (Credit Copy)
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan
dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi
kredit.
c. Surat pengakuan (Acknowledgment Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
d. Bill of Lading
Bill of Lading merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.
e. Slip Pembungkus (Packing Slip)
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk
memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam
5
f. Tembusan Gudang
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke
fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah
seperti yang tercantum di dalamnya, agar menyerahkan barang
tersebut ke fungsi pengiriman dan untuk mencatat barang yang
dijual dalam kartu gudang.
2.2 Sistem Penerimaan Kas
Sistem penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan
kegiatanpenerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan
bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Sistem Akuntansi Penerimaan
Kas adalah proses aliran kas yang terjadi di perusahaan adalah terus menerus
sepanjang hidup perusahaan yang bersangkutan masih beroperasi. (Mulyadi,
2008:500)
Aktivitas bisnis siklus penerimaan :
1. Penerimaan pesanan barang atau jasa dari pelanggan
Yang dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi pengolahan
pesanan.
2. Pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan
Yang dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi pengiriman.
3. Penagihan pada pelanggan
Yang dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi penagihan.
4. Penerimaan kas dari pembeli baik secara kredit atau tunai
Yang dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi penerimaan kas.
(Krismiaji, 2005:167)
2.3 Sistem Pembelian
Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang
diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua:
6
dalam negri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negri.
(Mulyadi, 2008, 299)
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi pembelian
adalah :
a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder
point)
b. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
c. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
e. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian
(Romney dan Steinbart, 2009:452)
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah fungsi
gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi.
(Romney dan Steinbart, 2009:449)
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
1. Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan
pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
3. Fungi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok.
4. Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk menerima faktur tagihan dari
pemasok dan mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas
keluar.
7
2.4 Sistem Pengeluaran Kas
Sistem akuntansi pokok yang digunakan untuk melaksanakan Pengeluaran Kas
adalah Sistem Akuntansi Pengeluaran dengan menggunakan cek dan sistem
pengeluaran kas dengan menggunakan uang tunai melalui dana kas kecil
(Mulyadi, 2008: 509).
Kas dapat berupa uang kontan yang disimpan perusahaan, rekening giro atau
rekening lainnya yang dapat dicairkan sewaktu-waktu yang dibutuhkan. Kas
dalam kegiatan operasionalnya diperlukan untuk membiayai seluruh kegiatan
operasional perusahaan sehari-hari, mengadakan investasi baru dan lain-lain.
Dalam pengeluaran kas terdapat dua sistem yaitu sistem akuntansi pengeluaran
kas dengan cek dan sistem akuntansi pengeluaran dengan melalui dana kas kecil.
Jadi dapat disimpulkan, sistem akuntansi pengeluaran kas adalah organisasi
formulir, catatan dan laporan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan
pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai untuk mempermudah
dalam setiap pembiayaan pengelolaan perusahaan.
Aktivitas bisnis siklus pengeluaran :
1. Pemesanan barang
Merupakan aktivitas utama dan pertama dalam siklus pengeluaran
adalah memesan persediaan/perlengkapan. Keputusan penting yang
dibuat dalam langkah ini adalah mengidentifikasikan apa, kapan,
berapa banyak barang yang akan dibeli, dan mengidentifikasi dari
pemasok mana barang akan dibeli.
2. Menerima dan menyimpan barang
Merupakan aktivitas bisnis kedua dalam siklus pengeluaran. Bagian
penerimaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman barang dari
para pemasok dan bertanggung jawab pada manajer gudang, yang
8
Bagian penyimpanan persediaan, yang juga bertanggung jawab atas
penyimpanan barang tersebut.
3. Menyetujui dan membayar faktur vendor
Tujuan untuk menyetujui dan membayar vaktur vendor adalah untuk
memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang dan jasa yang
dipesan dan diterima.
(Romney dan Steinbart, 2006:63)
2.5 Database
Menurut Romney dan Steinbart (2006 : 95) database adalah suatu gabungan
file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat. Pendekatan
database memperlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya
dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian organisasi, bukan hanya oleh satu
departemen atau fungsi tertentu saja. Sistem database memisahkan tampilan logis
dan fisik data. Tampilan logis adalah bagaimana pemakai atau programer secara
konseptual mengatur dan memahami data. Sedangkan tampilan fisik menunjuk
pada bagaimana dan dimana data secara fisik disimpan dan diatur dalam disk,
tape, CD-ROM, atau media lainnya.
Di dalam membuat suatu desain sistem database dibutuhkan beberapa langkah
yang harus dikerjakan (David, 2004:18), antara lain :
1. Membuat tabel dan kolom dari entitas serta atribut
Tabel adalah pengelompokan secara logika dari informasi yang
berhubungan, tabel dibentuk oleh baris dan kolom, baris sering disebut
sebagai record dan kolom disebut sebagai field.
2. Memilih primary key
Kunci utama (primary key) adalah atribut atau kombinasi dari beberapa
atribut, yang secara unik mengidentifikasi baris tertentu dalam sebuah
9 3. Membuat Queries, Form dan Report
Query adalah permintaan yang diberikan oleh user untuk mengambil informasi yang tersimpan dalam database. Fungsi dari Query adalah untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan
urutan yang kita kehendaki. Form digunakan untuk merepresentasikan
ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query
dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows.
form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail. Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.
2.5.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database
(Romney, 2006:134). Disebut sebagai diagram E-R karena diagram tersebut
menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan (relationship) antar entitas tersebut. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin
dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Langkah yang penting dalam
mendesain database termasuk pula proses memutuskan entitas mana yang perlu
dibuat modelnya. Model data REA mengklasifikasikan entitas ke dalam tiga
kategori, yaitu sumber daya (resource) yang didapat dan dipergunakan organisasi, kegiatan (event) atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi, dan pelaku (agent) yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Membangun suatu diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari
empat langkah berikut :
1. Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi mewakili hubungan
dualitas dasar memberi-untuk-menerima dalam siklus tersebut.
2. Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan
pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan
10
3. Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah
kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau
lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi.
4. Tetapkan kardinalitas setiap hubungan, Terdapat tiga jenis yaitu:
a) Hubungan satu-ke-satu (One-to-one relationship)
b) Hubungan satu-ke-banyak (One-to-many relationship)
11
3. Metode Penelitian
3.1 Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data
sekunder. Data primer merupakan data yang didapat dari sumber pertama baik
dari individu atau perorangan seperti hasil wawancara yang biasa dilakukan oleh
peneliti. Data sekunder merupakan data primer yang telah diolah lebih lanjut dan
disajikan baik oleh pihak pengumpul data primer atau oleh pihak lainya (Umar,
1997:69). Data primer diperoleh dari hasil wawancara secara langsung pada
pemilik Toko Sarana dan observasi mengenai siklus penjualan, penerimaan kas,
pembelian dan pengeluaran kas. Data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen
terkait seperti nota penjualan, faktur penjualan, buku kas, laporan persediaan
barang, nota pembelian dan data lain yang berkaitan dengan siklus penjualan,
penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas di Toko Sarana.
3.2 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a. Wawancara
Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara secara langsung
pada pemilik Toko Sarana tentang sistem penjualan, penerimaan kas,
pembelian, dan pengeluaran kas.
b. Observasi
Metode ini dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung di
lapangan mengenai pengolahan data-data di Toko Sarana yang berkaitan
dengan sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran
kas.
3.3 Teknik dan Langkah Analisis Data
Dalam penelitian ini teknik analisis yang digunakan adalah yang bersifat
kualitatif. Langkah-langkah dalam analisis yang dilakukan adalah:
1. Menentukan entitas apa saja yang ada dalam sistem penjualan,
12
2. Menggambarkan relasi dan kardinalitas antar entitas-entitas tersebut
menggunakan ERD.
3. Merancang database sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian dan
pengeluaran menggunakan Microsoft Acces 2007. Langkah-langkah
dalam pembuatan database sistem terdiri dari:
a. Membuat tabel dan menentukan Primary Key, Foreign Key dan
Atribut.
b. Membuat Queries.
c. Membuat Form.
d. Membuat Report.
e. Membuat Switchboard menu.
4. Membuat transaksi selama satu bulan dan memasukkan transaksi tersebut
13 No Bukti Kas Masuk, No Nota Penjualan, Kode Pegawai, Kode
14
Kode Akun Kas, Tanggal Kas, Saldo Kas
No Faktur, Kode Barang, Nama Barang, Jumlah Barang beli, Total
PENGELUARAN KAS No Bukti Kas Keluar, No Faktur,
15
4. Analisis dan Pembahasan
Gambaran Objek Penelitian
Toko Sarana Elektronik merupakan suatu jenis perusahaan dagang yang
menjual peralatan elektronik seperti solder, booster, kipas angin dan antena. Toko
Sarana berdiri sejak kurang lebih tahun 1980. Toko ini berlokasi di Jl. Ahmad
Yani 84 A Kudus. Toko Sarana didirikan oleh Bapak Subijanto yang merupakan
pemilik dari toko tersebut. Letak dari Toko Sarana cukup strategis karena berada
di tengah perkotaan, sehingga membuat usaha Toko Sarana cepat berkembang.
Kegiatan Operasional Toko Sarana dilakuakan setiap hari senin sampai
dengan hari sabtu, dimana jam kerja dimulai pada pukul 08.00 sampai dengan
pukul 20.00. Dalam pencatatan transaksi pendapatan maupun transaksi pengeluran
ditangani oleh bagian keuangan yang sekaligus merangkap sebagai bagian
administrasi penjualan. Sistem pencatatan pada siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran menggunakan sistem manual atau belum menerapkan sistem yang
terkomputerisasi. Sistem pembayaran atas transaksi penjualan barang dilakukan
dengan cara tunai maupun kredit. Toko Sarana melayani pembelian secara eceran
16
Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan gambaran secara sistematis tentang
hubungan orang-orang yang berada dalam suatu organisasi. Struktur organisasi
pada Toko Sarana adalah sebagai berikut :
Gambar 1
Stuktur Organisasi Toko Sarana Elektronik
Masing – masing bagian akan dijelaskan sebagai berikut :
1. Pemilik
Membuat keputusan tentang kegiatan yang akan dilakukan perusahaan.
Mengkoordinir perusahaan secara keseluruhan baik intern maupun ekstern.
Memantau seluruh kegiatan perusahaan secara keseluruhan.
Memesan barang yang diperlukan.
17
2. Bagian Keuangan dan Administrasi
Bertanggungjawab terhadap keuangan perusahaan.
Membuat laporan keuangan yang ada dalam perusahaan.
Mengkoordinir keuangan yang diperlukan untuk pembelian bahan baku.
Mengurus masalah pembayaran gaji pegawai.
3. Gudang
Menerima barang dari pemasok.
Menyimpan barang.
Mencatat barang yang keluar dan barang yang masuk.
4. Bagian Penjualan
Bertanggungjawab atas adanya piutang pada pelanggan.
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran
Siklus Pendapatan
1. Siklus dimulai ketika pelanggan datang sendiri ke toko yang kemudian
dicatat oleh bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap
sebagai bagian administrasi keuangan.
2. Bagian administrasi penjualan kemudian melakukan pencatatan barang
apa yang dibeli pelanggan. Selanjutnya bagian administrasi penjualan
memberikan konfirmasi kepada pelanggan apakah pelanggan akan
18
3. Selanjutnya bagian administrasi penjualan membuat form pengambilan
barang rangkap dua, nota penjualan rangkap tiga. Form pengambilan
barang rangkap pertama dan nota penjualan rangkap kedua disimpan oleh
bagian adminitrasi penjualan, form pengambilan barang rangkap kedua
dan nota penjualan rangkap ketiga diserahkan bagian gudang untuk
dicocokkan apakah barang yang dibeli pelanggan telah sesuai, dan
nota-nota tersebut disimpan bagian gudang untuk sebagai arsip.
4. Setelah bagian gudang menerima form pengambilan barang rangkap kedua
dan nota penjualan rangkap ketiga dan barang pelanggan telah sesuai,
selanjutnya bagian gudang menyerahkan barang ke pemilik untuk dicatat.
5. Setelah bagian gudang menyerahkan barang ke pemilik untuk dicatat,
bagian administrasi memberikan nota penjualan rangkap ketiga ke pemilik
untuk sebagai bukti penjualan atas barang, dan sebagai bukti bahwa
barang sudah dibeli.
6. Setelah pemilik memeriksa barang untuk diserahkan ke pelanggan,
pemilik mengisi form pengambilan barang rangkap dua. Nota penjualan
rangkap pertama diserahkan ke pelanggan, sedangkan nota penjualan
rangkap kedua diserahkan kembali kebagian administrasi penjualan untuk
sebagai bukti bahwa barang telah dibeli oleh pelanggan. Prosedur diatas
terjadi pada saat pelanggan melakukan transaksi pembelian secara tunai.
7. Apabila pelanggan melakukan transaksi pembelian secara kredit, bagian
19
kedua kepada pemilik, bagian administrasi penjualan juga memberikan
nota pengambilan barang rangkap dua.
8. Setelah pemilik memeriksa barang untuk diserahkan ke pelanggan,
pemilik mengisi nota pengambilan barang rangkap dua dan mengisi nota
penjualan rangkap pertama dan kedua pada saat pelanggan telah
melakukan pelunasan atas pembelian barang.
9. Kemudian nota penjualan rangkap pertama dan nota pengambilan barang
rangkap pertama diserahkan ke pelanggan, sedangkan nota pejualan
rangkap kedua dan nota pengambilan barang rangkap kedua diserahkan
kembali kebagian administrasi penjualan untuk sebagai bukti bahwa
pelanggan telah melakukan pelunasan atas pembelian dan barang telah
20
Gambar 2 Flowchart Siklus Pendapatan Sebelum Terkomputerisasi
Bagian Administrasi Penjualan Yang Sekaligus Merangkap Administrasi
21
Gambar 3 Flowchart Siklus Pendapatan Sesudah Terkomputerisasi
Bagian Administrasi Penjualan Yang Sekaligus Merangkap Administrasi
22
Siklus Pengeluaran
1. Siklus dimulai pada saat ada permintaan dari pelanggan kemudian bagian
adminstrasi gudang mengecek apakah barang ada di gudang masih ada
atau tidak. Apabila barang masih ada, maka bagian administrasi gudang
tidak perlu memberikan informasi ke pemilik dan ke bagian administrasi
penjualan yang sekaligus merangkap sebagai administrasi bagian
keuangan atas ketidak tersedianya barang yang akan dibeli pelanggan.
2. Apabila barang ternyata habis, maka bagian administrasi gudang membuat
form order rangkap satu yang kemudian dikirimkan ke pemilik untuk
meminta persetujuan atas jumlah barang yang akan di pesan ke pemasok.
3. Setelah pemilik menyetujui jumlah barang yang akan dipesan kepada
pemasok, form order barang kemudian dikirim kembali kebagian
administrasi gudang, dimana form tersebut selanjutnya dikirim ke bagian
administrasi penjualan yang sekaligus merangkap sebagai administrasi
bagian keuangan untuk meminta persetujuan dan melakukan pembayaran
atas pembelian barang tersebut.
4. Setelah form pengiriman barang dikirim ke pemasok, bagian administrasi
penjualan menunggu informasi dari pemasok mengenai informasi barang
yang dipesan.
5. Setelah pemasok memberikan informasi atas barang yang dipesan, maka
bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap menjadi bagian
23
yang dipesan, dimana pembayaran atas pembelian barang tersebut apakah
dilakukan dengan tunai atau kredit.
6. Kemudian bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap
sebagai bagian keuangan memberikan informasi atas pembayaran yang
dilakukan kepada pemasok melalui via transfer, apabila pembayaran
dilakukan secara tunai, setelah barang dikirim, bagian administrasi
keuangan selanjutnya menerima nota penjualan rangkap dua dan nota
pengiriman barang rangkap kesatu dari pemasok, yang kemudian disimpan
untuk sebagai arsip.
7. Dan apabila pembayaran dilakukan secara kredit, setelah barang dikirim,
bagian administrasi keuangan selanjutnya menerima nota penjualan
rangkap dua dan nota pengiriman barang rangkap kesatu dari pemasok,
selanjutnya bagian administrasi keuangan melakukan pelunasan atas
pembayaran kredit yang dilakukan.
8. Setelah barang dikirim, barang dan nota penjualan rangkap kedua
kemudian diserahkan ke bagain administrasi gudang. Barang diserahkan
24
Gambar 4 Flowchart Siklus Pengeluaran Sebelum Terkomputerisasi
Bagian Administrasi Gudang, Bagian Pemilik, dan Bagian Administrasi Penjualan Yang Merangkap
25
Gambar 5 Flowchart Siklus Pengeluaran Sesudah Terkomputerisasi
Bagian administrasi Gudang, Bagian Pemilik, dan Bagian Administrasi Penjualan Yang Merangkap
26
Mengidentifikasi Masalah & Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus
Pengeluaran Toko Sarana
Berikut ini merupakan analisis masalah dan kebutuhan informasi siklus pendapatan
dan siklus pengeluaran Toko Sarana :
MASALAH KEBUTUHAN Total Penjualan per hari / per bulan
27 Query Kas, Query Kas Di Bank, Form Kas, Form Kas Di Bank, Report Kas Di Bank & Report Saldo Kas
Report Saldo Piutang
Report Saldo Hutang
Gambar 6 Table Analisis Masalah dan Kebutuhan Informasi Siklus
28
Mengidentifikasi Entitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Sarana
Elektronik
Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan Toko Sarana Elektronik memiliki beberapa entitas, yaitu :
1. Resource, terdiri dari persediaan dan kas
2. Event, terdiri dari penjualan, penerimaan kas dan setoran kas di bank
3. Agen, terdiri dari pelanggan dan pegawai
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri dari primary key
dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus
pendapatan Toko Sarana Elektronik :
1. Entitas Persediaan Barang
Atribut entitas persediaan barang terdiri dari kode barang sebagai primary key; nama
barang, harga beli, dan harga jual sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.
2. Entitas Kas
Atribut entitas kas terdiri dari kode akun kas sebagai primary key; tanggal kas, jumlah
kas masuk, jumlah kas keluar dan saldo kas sebagai atribut lain yang mengikuti
primary key.
3. Entitas Penjualan
Atribut entitas penjualan terdiri dari nomor nota penjualan sebagai primary key; kode
pegawai, nama pegawai, kode pelanggan, nama pelanggan, tanggal penjualan, jumlah
penjualan, total, uang muka, total piutang, tanggal pelunasan bayar dan sisa piutang
29
4. Entitas Penerimaan Kas
Atribut entitas penerimaan kas terdiri dari nomor bukti kas masuk sebagai primary
key; nomor nota penjualan, kode pegawai, kode pelanggan, nama pegawai, nama
pelanggan, kode akun kas, tanggal kas masuk dan jumlah penerimaan kas.
5. Entitas Setoran Kas Di Bank
Atribut entitas setoran kas di bank terdiri dari no rekening bank, tanggal dan setoran
kas.
6. Entitas Pelanggan
Atribut entitas pelanggan terdiri dari kode pelanggan sebagai primary key; nama
pelanggan, alamat, dan nomor telepon sebagai atribut lain yang mengikuti primary
key.
7. Entitas Pegawai
Atribut entitas pegawai terdiri dari kode pegawai sebagai primary key; nama pegawai,
alamat dan nomor telepon pegawai.
Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya untuk menghubungkan
entitas satu dengan entitas yang lain maka diperlukan kardinalitas, yaitu :
1. Hubungan entitas persediaan barang dengan entitas penjualan
Dalam setiap persediaan barang bisa berkaitan dengan banyak penjualan, dan setiap
penjualan bisa terdiri dari banyak persediaan barang jadi, sehingga hubungan entitas
persediaan dengan entitas penjualan adalah many to many.
2. Hubungan entitas kas dengan penerimaan kas
Dalam setiap kas bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan setiap
penerimaan kas bisa terdiri dari satu kas, sehingga hubungan entitas kas dengan
30
3. Hubungan entitas penjualan dengan pelanggan
Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu planggan, dan setiap pelanggan
bisa terdiri dari banyak penjualan, sehingga hubungan entitas penjualan dengan
entitas pelanggan adalah one to many.
4. Hubungan entitas penjualan dengan pegawai
Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu pegawai, dan setiap pegawai bisa
terdiri dari banyak penjualan, sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas
karyawan adalah one to many.
5. Hubungan entitas penjualan dengan penerimaan kas
Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan setiap
penerimaan kas bisa terdiri dari satu penjualan, sehingga hubungan entitas penjualan
dengan entitas penerimaan kas adalah one to many.
6. Hubungan entitas piutang dengan penerimaan kas
Dalam setiap piutang bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan setiap
penerimaan kas bisa terdiri dari satu piutang, sehingga hubungan entitas piutang
dengan entitas penerimaan kas adalah one to many.
7. Hubungan entitas penerimaan kas dengan pegawai
Dalam setiap penerimaan kas bisa berkaitan dengan satu pegawai, dan setiap pegawai
bisa terdiri dari banyak penerimaan kas, sehingga hubungan entitas penjualan dengan
entitas penerimaan kas adalah one to many.
8. Hubungan entitas penerimaan kas dengan pelanggan
Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu pelanggan, dan setiap pelanggan
bisa terdiri dari banyak penerimaan kas, sehingga hubungan entitas penjualan dengan
31
Berikut ini adalah gambar REA Diagram hubungan antar entitas Siklus Pendapatan Toko
Sarana Elektronik :
Persediaan Barang Penjualan Pelanggan
Kas Penerimaan Kas Pegawai
Resource Event Agent
32 AT : Nama Pegawai, Alamat
Pegawai, No Telp Pegawai
Resource Event Agent
Gambar 8 REA Diagram Siklus Pendapatan Beserta Atribut
Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
33
Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran Toko Sarana Elektronik memiliki beberapa entitas, yaitu :
1. Resource, terdiri dari persediaan barang dan kas
2. Event, terdiri pembelian, pengeluaran kas dan penarikan kas di bank
3. Agen, terdiri dari pegawai dan pemasok
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri dari primary key
dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus
pengeluaran Toko Sarana Elektronik :
1. Entitas Persediaan Barang
Atribut entitas persediaan barang terdiri dari kode barang sebagai primary key; nama
barang, harga beli dan harga jual sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.
2. Entitas Kas
Atribut entitas kas terdiri dari kode akun kas sebagai primary key; tanggal kas, jumlah
kas masuk, jumlah kas keluar dan saldo kas sebagai atribut lain yang mengikuti
primary key.
3. Entitas Pembelian
Atribut entitas pembelian terdiri dari nomor faktur sebagai primary key; kode
pegawai, kode pemasok, nama pegawai, nama pemasok, tanggal pembelian, total,
uang muka, total hutang, tanggal pelunasan, bayar dan sisa hutang sebagai atribut lain
yang mengikuti primary key.
4. Entitas Pengeluaran Kas
Atribut entitas penerimaan kas terdiri dari nomor bukti kas keluar sebagai primary
34
akun kas, tanggal pengeluaran kas dan jumlah pengeluaran kas sebagai atribut lain
yang mengikuti primary key.
5. Entitas Penarikan Kas Di Bank
Atribut entitas penarikan kas di bank terdiri dari no rekening bank, tanggal dan
penarikan kas.
6. Entitas Pegawai
Atribut entitas pegawai terdiri dari kode pegawai sebagai primary key; nama pegawai,
alamat dan nomor telepon pegawai
7. Entitas Pemasok
Atribut entitas pelanggan terdiri dari kode pemasok sebagai primary key; nama
pemasok, alamat, kota, dan nomor telepon sebagai atribut lain yang mengikuti
primary key.
Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya untuk menghubungkan
entitas satu dengan entitas yang lain maka diperlukan kardinalitas, yaitu :
9. Hubungan entitas persediaan barang dengan entitas pembelian
Dalam setiap persediaan bahan baku bisa berkaitan dengan banyak pembelian, dan
setiap pembelian bisa terdiri dari banyak persediaan bahan baku, sehingga hubungan
entitas persediaan dengan entitas pembelian adalah many to many.
10.Hubungan entitas kas dengan pengeluaran kas
Dalam setiap kas bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan setiap
pengeluaran kas bisa terdiri dari satu kas, sehingga hubungan entitas kas dengan
35
11.Hubungan entitas utang dengan pengeluaran kas
Dalam setiap utang bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan setiap
pengeluaran kas bisa terdiri dari satu utang, sehingga hubungan entitas utang dengan
entitas pengeluaran kas adalah one to many.
12.Hubungan entitas pembelian dengan pegawai
Dalam setiap pembelian bisa berkaitan dengan satu pegawai, dan setiap pegawai bisa
terdiri dari banyak pembelian, sehingga hubungan entitas pembelian dengan entitas
pegawai adalah one to many.
13.Hubungan entitas pembelian dengan pemasok
Dalam setiap pebelian bisa berkaitan dengan satu pemasok, dan setiap pemasok bisa
terdiri dari banyak pembelian, sehingga hubungan entitas pebelian dengan entitas
pemasok adalah one to many.
14.Hubungan entitas pembelian dengan pengeluaran kas
Dalam setiap pembelian bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan setiap
pengeluaran kas bisa terdiri dari satu pembelian, sehingga hubungan entitas
pembelian dengan entitas pengeluaran kas adalah one to many.
15.Hubungan entitas pengeluaran kas dengan pemasok
Dalam setiap penerimaan kas bisa berkaitan dengan satu pemasok, dan setiap
pemasok bisa terdiri dari banyak pengeluaran kas, sehingga hubungan entitas
pengeluaran kas dengan entitas pemasok adalah one to many.
16.Hubungan entitas pengeluaran kas dengan pegawai
Dalam setiap pengeluaran kas bisa berkaitan dengan satu pegawai, dan setiap pegawai
bisa terdiri dari banyak pengeluaran kas, sehingga hubungan entitas pengeluaran kas
36
Berikut ini adalah gambar REA Diagram hubungan antar entitas Siklus Pengeluaran Toko
Sarana Elektronik :
Persediaan Barang Pembelian Pemasok
Kas Pengeluaran Kas Pegawai
Resource Event Agent
37 AT : Tanggal Kas, Jumlah
Kas Keluar, Saldo Kas PK : No Bukti Kas Keluar FK : No Faktur, Kode Pegawai,
Kode Pemasok
Gambar 10 REA Diagram Siklus Pengeluaran Beserta Atribut
Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
38
Perancangan Basis Data
Untuk merancang basis data, hubungan many to many perlu dipisahkan menjadi one to many.
Entitas yang memiliki hubungan many to many yaitu:
1. Siklus Pendapatan
Entitas persediaan barang dengan entitas penjualan, dimana pemisahan entitas
persediaan barang dengan entitas penjualan memunculkan entitas baru yaitu
entitas detail penjualan. Untuk atribut entitas detail penjualan terdiri dari
nomor nota penjualan, kode barang, nama barang, harga jual, dan jumlah
barang jual.
Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pendapatan sebelum muncul entitas
baru :
Persediaan Barang Penjualan Pelanggan
Kas Penerimaan Kas Pegawai
39
Berikut ini adalah Gambar REA Diagram Siklus Pendapatan ketika ada entitas baru
dari pemisahan entitas many to many :
Persediaan Barang Penjualan Pelanggan
Kas Penerimaan Kas Pegawai
Detail Penjualan
Resource Event Agent
40 No Bukti Kas Masuk, No Nota Penjualan, Kode Pegawai, Kode
Gambar 12 REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru Beserta Atribut
Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
41
2. Siklus Pengeluaran
Entitas persediaan barang dengan entitas pembelian, dimana pemisahan entitas
persediaan barang dengan entitas pembelian memunculkan entitas baru yaitu
entitas detail pembelian. Untuk atribut entitas detail pembelian terdiri dari
nomor faktur , kode barang, nama barang, harga beli dan jumlah. Berikut ini
adalah gambar REA Diagram siklus pengeluaran sebelum muncul entitas baru
:
Persediaan Barang Penjualan Pelanggan
Kas Penerimaan Kas Pegawai
42
Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pengeluaran ketika ada entitas baru
dari pemisahan entitas many to many :
Persediaan Barang Pembelian Pemasok
Kas Pengeluaran Kas Pegawai Detail Pembelian
Resource Event Agent
43
Kode Akun Kas, Tanggal Kas, Saldo Kas
No Faktur, Kode Barang, Nama Barang, Jumlah Barang beli, Total
PENGELUARAN KAS No Bukti Kas Keluar, No Faktur,
Kode Pegawai, Kode
Gambar 14 REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru Beserta Atribut
Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
44
Desain Sistem Database Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Sarana
Elektronik
Table
Table adalah tempat untuk menyimpan data yang saling berhubungan, yang organisasi
datanya dalam bentuk kolom (Field) dan baris (Record). Berikut ini adalah table dari
masing-masing resource, event, dan agent.
Siklus Pendapatan
1. Resource
Pada siklus pendapatan Toko Sarana Elektronik terdapat 2 (dua) resource yang
disimpan, yaitu table persediaan dan table kas. Didalam table persediaan terdapat 4
(empat) field, yaitu kode barang, nama barang, harga jual dan harga beli. Jenis data
pada kode barang dan nama barang adalah Text, dengan field size 30 dan 20. Jenis
data pada harga jual dan harga beli adalah number, dengan field size Long Integer
format currency. Berikut ini adalah gambar desain table persediaan dan table
persediaan :
45
Gambar 16 Table Persediaan
Table Kas
Di dalam table kas terdapat 5 ( lima ) field, yaitu kode akun kas, tanggal kas dan saldo
kas. Jenis data pada kode akun kas adalah Text dengan field size 5 (lima). Sedangkan
untuk saldo kas Number dengan field size Long Integer dan Date/Time dengan format
medium date untuk tanggal kas. Berikut ini adalah gambar field entitas kas :
46
Gambar 18 Table Kas
2. Event
Pada siklus pendapatan Toko Sarana Elektronik terdapat 3 (tiga) event yang disimpan,
yaitu table penjualan, table penerimaan kas dan table kas di bank.
Table Penjualan
Di dalam table penjualan terdapat 13 (tiga belas) field, yaitu nomor nota penjualan,
kode pegawai, kode pelanggan, nama pegawai, nama pelanggan, tanggal penjualan,
jumlah penjualan, total, uang muka, total piutang, tanggal pelunasan, bayar dan sisa
piutang. Jenis data pada nomor nota penjualan adalah autonumber dengan field size
Long Integer New Value Increment, dan Text untuk kode pelanggan, kode pegawai
dengan field size 5 (lima) untuk kode pegawai dan kode pelanggan, field size 20 (dua
puluh) untuk nama pegawai dan nama pelanggan, untuk jumlah penjualan, total, uang
muka, total piutang, bayar dan sisa piutang adalah Number dengan field size Long
Integer, formatstandart untuk jumlah penjualan dan currency untuk total, uang muka,
total piutang, bayar dan sisa piutang. Jenis data untuk tanggal penjualan dan tanggal
pelunasan adalah Date/Time dengan format medium date. Berikut ini adalah gambar
47
48
Gambar 20 Table Penjualan
Table Penerimaan kas
Di dalam table penerimaan kas terdapat 9 (sembilan) field, yaitu no bukti kas masuk,
no nota penjualan, kode pegawai, kode pelanggan, nama pegawai, nama pelanggan,
kode akun kas, tanggal kas masuk dan jumlah penerimaan kas. Jenis data pada nomor
bukti kas masuk, kode pegawai, kode pelanggan, nama pegawai, dan nama pelanggan
adalah Text dengan field size 5 (lima) untuk no bukti kas masuk, kode pegawai, kode
pelanggan, dan kode akun kas. Number dengan field size Long Integer untuk no nota
penjualan dan jumlah penerimaan kas. Jenis data untuk tanggal kas masuk adalah
Date/Time dengan format medium date. Berikut ini adalah gambar field entitas
49
Gambar 21 Desain Table Penerimaan Kas
Gambar 22 Table Penerimaan Kas
Table Kas Di Bank
Di dalam table kas terdapat 4 ( empat ) field, yaitu nomor rekening bank,
tanggal , penarikan kas dan setoran kas. Jenis data pada nomor rekening bank
adalah Autonumber dengan field size Long Integer New Values Increment.
Number dengan field size Long Integer format standart untuk penarikan kas
dan setoran kas, Date/Time dengan format medium date untuk tanggal. Berikut
ini adalah gambar field entitas kas di bank :
50
Gambar 24 Table Kas Di Bank
o Table Detail Penjualan
Di dalam table detail penjualan terdapat 5 (lima) field, yaitu nomor nota
penjualan, kode barang, nama barang, jumlah barang jual dan total. Jenis data
pada no nota penjualan, jumlah barang jual dan total adalah Number dengan
field size Long Integer. Sedangkan jenis data untuk kode barang dan nama
barang adalah Text dengan field size 30 (tiga puluh) untuk kode barang dan
field size 10 (sepuluh) untuk nama barang. Berikut ini adalah gambar field
entitas detail penjualan dan table entitas detail penjualan:
51
Gambar 26 Table Detail Penjualan
3. Agent
Pada siklus pendapatan Toko Sarana Elektronik terdapat 2 (dua) agent yang disimpan,
yaitu table pelanggan dan table pegawai.
Table Pelanggan
Di dalam table pelanggan terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pelanggan, nama
pelanggan, alamat, dan nomor telepon. Jenis data pada kode pelanggan adalah Text,
dengan field size 5 (lima) untuk kode pelanggan, field size 15 (lima belas) untuk
nomor telepon pelanggan, field size 20 (dua puluh) untuk nama pelanggan dan
alamat pelanggan. Berikut ini adalah gambar field entitas pelanggan dan table
52
Gambar 27 Desain Table Pelanggan
Gambar 28Table Pelanggan
Table Pegawai
Di dalam table pegawai terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pegawai, nama
pegawai, alamat, nomor telepon. Jenis data pada kode pegawai adalah Text, dengan
field size 5 (lima) untuk kode pegawai, field size 15 (lima belas) untuk nomor
telepon pegawai, dan field size 20 (dua puluh) untuk nama pegawai dan alamat
pegawai. Berikut ini adalah gambar field entitas pegawai dan table entitas
pegawai:
53
Gambar 30 Table Pegawai
Siklus Pengeluaran
1. Resource
Pada siklus pengeluaran Toko Sarana Elektronik terdapat 2 (satu) resource yang
disimpan, yaitu table persediaan barang table kas. Di dalam table persediaan terdapat
4 (empat) field, yaitu kode barang, nama barang, harga jual dan harga beli. Jenis data
pada kode barang dan nama barang adalah Text, dengan field size 30 dan 20. Jenis
data pada harga beli dan harga jual adalah Number, dengan field size Long Integer
format currency. Berikut ini adalah gambar field entitas persediaan dan table entitas
persediaan :
54
Gambar 32 Table Persediaan
Table Kas
Di dalam table kas terdapat 3 ( tiga ) field, yaitu kode akun kas, tanggal kas dan
saldo kas. Jenis data pada kode akun kas adalah Text dengan field size 5 (lima).
Sedangkan untuk saldo kas Number dengan field size Long Integer dan Date/Time
dengan format medium date untuk tanggal kas. Berikut ini adalah gambar field
entitas kas :
55
Gambar 34 Table Kas
2. Event
Pada siklus pengeluaran Toko Sarana Elektronik terdapat 3 (tiga) event yang
disimpan, yaitu table pembelian, table pengeluaran kas, dan table kas di bank. Di
dalam table pembelian terdapat 13 (tiga belas) field, yaitu nomor faktur, kode
pegawai, kode pemasok, nama pegawai, nama pemasok, jumlah pembelian, total,
uang muka pembelian, total hutang, tanggal pelunasan, bayar dan sisa hutang. Jenis
data pada nomor faktur adalah autonumber dengan field size Long Integer New
Value Increment, Text untuk kode pemasok dan kode pegawai dengan field size 20
(dua puluh), sedangkan untuk jumlah pembelian, uang muka, total hutang, bayar
dan sisa hutang adalah Number dengan Field Size Long Integer, format standard
untuk jumlah pembelian, dan currency untuk total, uang muka pembelian, total
hutang, bayar dan sisa hutang. Jenis data pada tanggal pembelian dan tanggal
pelunasan adalah Date/Time dengan format medium date. Sedangkan jenis data
pada nama pemasok dan nama pegawai adalah Text, dengan field Size 30 (tiga
puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas pembelian dan table entitas
56
Gambar 35 Desain Table Pembelian
57
Table Pengeluaran kas
Di dalam table penerimaan kas terdapat 9 (sembilan) field, yaitu no bukti kas keluar,
no faktur, kode pegawai, kode pemasok, nama pegawai, nama pemasok, kode akun
kas, tanggal kas keluar dan jumlah pengeluaran kas. Jenis data pada nomor bukti kas
keluar, kode pegawai, kode pemasok, nama pegawai, dan nama pemasok adalah Text
dengan field size 5 (lima) untuk no bukti kas keluar, kode pegawai, kode pemasok,
dan kode akun kas. Number dengan field size Long Integer untuk no faktur dan
jumlah pengeluaran kas. Jenis data untuk tanggal kas keluar adalah Date/Time dengan
format medium date. Berikut ini adalah gambar field entitas pengeluaran kas :
Gambar 37 Desain Table Pengeluaran Kas
58
Table Kas Di Bank
Di dalam table kas terdapat 4 ( empat ) field, yaitu nomor rekening bank,
tanggal , penarikan kas dan setoran kas. Jenis data pada nomor rekening bank
adalah Autonumber dengan field size Long Integer New Values Increment.
Number dengan field size Long Integer format standart untuk penarikan kas
dan setoran kas, Date/Time dengan format medium date untuk tanggal. Berikut
ini adalah gambar field entitas kas di bank :
Gambar 39 Desain Table Kas Di Bank
Gambar 40 Table Kas Di Bank
o Table Detail Pembelian
Di dalam table detail pembelian terdapat 5 (lima) field, yaitu nomor faktur,
kode barang, nama barang, jumlah barang beli dan total. Jenis data pada nomor
faktur, jumlah barang beli dan total adalah Number dengan field size Long
Integer,dengan format standart pada jumlah barang beli. Sedangkan jenis data
untuk kode barang dan nama barang adalah Text dengan field size 30 (tiga
puluh) untuk kode barang, field size 10 (sepuluh) untuk nama barang. Berikut
ini adalah gambar field entitas detail pembelian dan table entitas detail
59
Gambar 41 Desain Table Detail Pembelian
Gambar 42 Table Detail Pembelian
3. Agent
Pada siklus pengeluaran Toko Sarana Elektronik terdapat 2 (dua) agent yang
disimpan, yaitu table pemasok dan table pegawai.
Table Pemasok
Di dalam table Pemasok terdapat 5 (lima) field, yaitu kode pemasok, nama
pemasok, alamat, kota, dan nomor telepon. Jenis data pada kode pemasok,
nama pemasok, alamat, kota, nomor telepon adalah Text, dengan field size 5
60
(lima belas) untuk nomor telepon pemasok, field size 20 (dua puluh) untuk
nama pemasok dan alamat pemasok. Berikut ini adalah gambar field entitas
pemasok dan table entitas pemasok:
Gambar 43 Desain Table Pemasok
Gambar44 Table Pemasok
Table Pegawai
Di dalam table pegawai terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pegawai, nama
pegawai, alamat, nomor telepon. Jenis data untuk kode pegawai, nama
pegawai, nomor telepon, dan alamat pegawai, adalah Text dengan field size 5
(lima) untuk kode pegawai, field size 15 (lima belas) untuk nomor telepon
pegawai, dan field size 20 (dua puluh) untuk nama pegawai dan alamat
pegawai. Berikut ini adalah gambar field entitas pegawai dan table entitas
61
Gambar 45 Desain Table Pegawai
Gambar 46 Table Pegawai
Query
Langkah kedua didalam membuat rancangan database adalah membuat query. Query
merupakan objek database yang berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data
dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki.
Siklus Pendapatan
Didalam siklus pendapatan terdapat 4 (empat) query yaitu query persediaan,
query penjualan, query detail penjualan dan query penerimaan kas. Keempat
62
1. Query Persediaan
Query persediaan bertujuan untuk mengetahui jumlah stock barang yang
tersisa atas terjadinya transaksi penjualan. Query persediaan merelasikan
hubungan antara table persediaan, table penjualan dan table detail penjualan.
Hal ini dilakukan ketika ada transaksi penjualan maka secara otomatis stock
pada table persediaan akan berkurang. Adapun field yang direlasikan, yaitu
field Kode_Barang dari table_Persediaan dengan field Kode_Barang dari table
Detail_Penjualan dan field No_Nota_Penjualan dari table Detail_Penjualan
dengan field No_Nota_Penjualan dari table_Penjualan. Berikut ini adalah
gambar query relasi antara table persediaan, table detail penjualan, dan table
penjualan:
63
2. Query Penjualan
Query penjualan bertujuan untuk menampilkan data penjualan yang dilakukan
pada saat terjadinya transaksi penjualan. Query penjualan merelasikan
hubungan antara table penjualan, table pegawai dan table pelanggan. Hal ini
dilakukan ketika terjadi transaksi penjualan dan pada saat menginput kode
pelanggan maka akan secara otomatis nama pelanggan, nomor telepon, dan
alamat pelanggan yang ada di table pelanggan akan muncul tanpa harus
menginput satu-persatu, dan ketika menginput kode pegawai maka secara
otomatis juga nama pegawai, nomor telepon dan alamat pegawai yang ada di
table pegawai akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field
Kode_Pelanggan dari Table_Penjualan dengan Kode_Pelanggan dari
Table_Pelanggan dan field Kode_Pegawai dari Table_Penjualan dengan
Kode_Pegawai dari Table_Pegawai. Berikut ini adalah gambar query relasi
antara table penjualan, table pegawai, dan table pelanggan:
64
3. Query Detail Penjualan
Query detail penjualan bertujuan untuk menampilkan data detail barang yang
terjual per tanggal terjadinya transaksi penjualan. Query detail penjualan
merelasikan hubungan antara table detail penjualan table persediaan, dengan
table penjualan. Hal ini dilakukan agar ketika memasukkan kode barang maka
secara otomatis nama barang dan harga barang yang ada di table persediaan
akan muncul. Selain itu ketika terjadi transaksi penjualan maka pada saat
menginput jumlah pada table persediaan secara otomatis stock barang pada
table persediaan akan berkurang. Adapun field yang direlasikan adalah field
No_Nota_Penjualan dati Table detail penjualan dengan No_Nota_Penjualan
dati table penjualan, dan Kode_barang dari Table_Detail_Penjualan dengan
field Kode_Barang dari Table_Persediaan. Berikut ini adalah gambar query
relasi antara table detail penjualan, table penjulan, dengan table persediaan:
