Kata Kunci : Penyimpanan Arsip

1 PENYIMPANAN ARSIP

(Kajian Pengembangan Materi Diklat Manajemen Perkantoran Modern KUA) Oleh:

Muhellis, M.H.

(Widyaiswara Muda Balai Diklat Keagamaan Surabaya) ABSTRAK

Seperti yang kita ketahui bahwa arsip itu berisi dokumen yang sangat penting dan selalu di gunakan untuk berbagai kepentingan baik secara individual ataupun secara kelompok(instansi). Selain arsip harus di rawat dengan baik,kita juga harus menggunakan sistem-sistem dalam penyimpanan arsip tersebut,agar arsip tersebut dapat di temukan dengan cepat dan bisa di gunakan serta memudahkan petugas mencari dokumen.

Dalam rangka mengoptimalkan daya dukung terhadap kearsipan, perlu pengelolaan Arsip secara sistematis, yang dilakukan sejak tahap penciptaan, penggunaan dan pemerliharaan dan tahap penyusutan. Arsip yang dikelola secara baik, benar dan sistematis akan memungkinkan tersedianya informasi yang lengkap, dalam waktu cepat, serta pengguna maupun informasi yang tepat. Terciptanya pengelolaan yang baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung SDM yang professional, anggaran yang memadai, sarana dan prasarana yang standar, serta system yang baku, aplikatif dan efisien. Selain itu perkembangan teknologi informasi merupakan tantangan yang harus diikuti oleh bidang kearsipan.

Kata Kunci : Penyimpanan Arsip

BAB I PENDAHULUAN

Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang. Penyimpanan Arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman, terjaga dan terpelihara.

1. Kondisi Lingkungan

a. Lokasi, tempat penyimpanan arsip jauh dari lokasi yang berbahaya seperti :

2 yang bukan diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan arsip.

 Jalan masuknya terkontrol dan terhindar dari unsur-unsur yang mengganggu keamanan arsip.

b. Kontrol Lingkungan

 Kontrol lingkungan dilakukan secara tepat sesuai dengan retensinya/jangka waktu simpan arsip.

 Untuk menjaga kondisi fisik arsip tetap baik suhu dijaga agar tidak melebihi 27º Celcius dan mempunyai kelembaban tidak lebih dari 60%.

 Pencahayaan langsung terhadap arsip dihindarkan.

 Jendela tidak diutamakan, apabila jendela tidak bisa dihindari seyogyanya memasang tirai.

 Lingkungan harus bersih dari kontaminasi industri atau gas.  Sirkulasi udara yang bebas dan segar.

 Ruang penyimpanan arsip media magnetik harus terlindung dari medan magnet.

c. Perlindungan

 Adanya program pencegahan bahaya untuk menjamin arsip tidak hilang dan ditangani secara baik.

 Pencegahan kebakaran dan unsur lainnya termasuk pemasangan heat/smoke detection, fire alarm, extinguisher, sprinkler system yang terpasang di masing-masing ruang/lantai ruang penyimpanan arsip.

2. Pengamanan a. Pemeliharaan

 Program pemeliharaan arsip dan lokasi penyimpanan arsip harus dapat dilaksanakan untuk menjamin kestabilan lingkungan yang cocok.

 Pelaksanaan pengawasan penyimpanan arsip harus secara berkelanjutan dan berkala.

 Perbaikan ruang penyimpanan arsip dilaksanakan secara cepat dan tepat.  Adanya perbaikan arsip segera setelah diketahui adanya kerusakan arsip. b. Penanganan Arsip

3

 Penanganan terhadap arsip dilaksanakan secara hati-hati untuk mengurangi kerusakan arsip serta menjamin pelestariannya.

 Teknik dan prosedur penanganan arsip dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pengelola/pengguna arsip agar aman dan terlindung.

 Penanganan secara hati-hati dalam proses fotocopi dan pengalihmediaan arsip disesuaikan dengan peraturan dan standar yang berlaku.

c. Kemudahan Akses

 Penyimpanan arsip harus memperhatikan kemudahan akses arsip yang diinginkan yaitu harus mudah diidentifikasi, mudah diketahui lokasinya dan mudah ditemukan kembali.

 Tersedianya standar dokumentasi dan daftar lokasi penyimpanan arsip.

3. Proteksi

 Peralatan dan tempat penyimpanan arsip sebaiknya dapat menjamin arsip selalu aman, mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya.

 Setiap peralatan dan tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih untuk menjamin kebersihan.

BAB II PEMBAHASAN

1.

Sistem kronologis

Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang di dasarkan kepada urutan waktu surat di terima atau waktu dikirim ke luar. Penyimpanan warkat sistem ini biasanya mempergunakan map ordner. Hubungan penyimpanan sangat erat dengan Buku Agenda,karena susunanya sama-sama kronologis.

4 mudah kemudian menjadi kebiasaan adalah mencatat secara berurutan(kronologis). Akibatnya,kalau buku ini sudah banyak karena menampung catatan selama bertahun-tahun,catatan yang di simpan tersebut susah dicari. Model pencatatan seperti ini sudah biasa di lakukan di mana-mana,mulai dari RT,Kelurahan,bank,kantor polisi,kantor-kantor pemerintah dan swasta. Cara pencatatan pada buku secara kronologis ini merupakan salah satu kelemahan penting dalam pelaksanaan sistem administrasi di Indonesia.

A .KUITANSI

Contoh paling jelas dari sistem penyimpanan kronologis yang masih banyak dilakukan di Indonesia adalah penyimpanan kuitansi. Dengan penyimpanan kronologis biasanya kuitansi hanya mudah di temukan bila melalui petunjuk tanggal

dari catatan pembukuan. Padahal untuk kepentingan

pemeriksaan,pengawasan,pembukuan atau pun lainnya,kuitansi seyogianya dapat di temukan dengan cepat bila di perlukan. Untuk itu diperlukan sistem penyimpanan yang tepat yang dapat di pilih dari salah satu sistem berikut ini,yaitu Sistem-abjad,Sistem Numerik. Sedangkan pemakaiaan sistem kronologis niscaya tidak akan membantu percepatan penemuan kuitansi,karena untuk dapat mencari kuitansi pertugas harus terlebih dahulu mengetahui tanggal kuitansi diterima,baru dapat mencari kuitansi dari map ordner yang diperlukan. Tanggal kuitansi diterima dapat dilihat dari pembukuan. Mencari tanggal kuitansi dari pembukuan akan memakan waktu lama terutama bila kuitasi sudah banyak atau diterimanya sudah lama.Sistem penyimpanan kronologis cenderung mengundang pemakaian map ordner sebagai tempat penyimpanan, dan untuk kuitansi biasanya di gunakan map ordner berukuran setengah folio.

B.CHEK(CHEQUE)

5 dan mudah mengirimkannya kepada para nasabah bila waktunya sudah tiba. Cek-cek disimpan pada almari khusus dengan laci-laci yang sesuai dengan ukuran cek pada umumnya. Untuk keamanan,laci-laci cek diberi kunci yang menjadi tanggung jawab dari petugas file. Di Indonesia cek-cek yang sudah di uangkan di bank tidak dikembalikan kepada nasabah. Cek-cek tersebut disimpan di dalam buku yang di sebut kasstukken. Buku ini ukurannya cukup besar,hampir sebesar halaman Koran. Sistem penyimpanan cek ini adalah kronologis,yaitu berdasarkan tangggal cek diuangkan. Dengan demikian cek yang diuangkan pada tanggal yang sama akan berkelompok dan berdekatan. Cek-cek di temple pada halaman-halaman kasstukken,berderet satu per satu. Satu tanggal dapat meliputi beberapa halaman kasstukken,tergantung kepada banyak cek yang diuangkan pada tanggal bersangkutan. Cek-cek yang sudah di tempel ini kemudian oleh pejabat yang berwenang diberi tanda,biasanya garis merah dan paraf,agar cek tersebut tidak disalah gunakan.

Seperti disebutkan diatas bahwa untuk dapat mencari cek di kasstukken petugas harus mengetahui tanggal cek bersangkutan diuangkan. Kalau tangggal ini sudah diketahui petugas dengan terlebih dahulu melihat rekening Koran,maka pencarian cek di kasstukken akan gampang walaupun masih tetap memakan waktu untuk memilih-milih kasstukken yang memuat cek bersangkutan dan kemudian membolak-balik halaman-halamannya. Apalagi bila cek yang dicari sudah berumur lama,niscaya penemuannya akan memakan waktu lama dan memutuhkan kesabaran.

Penemuan seperti di atas niscaya tidak akan mengalami banyak kesukaran bila sistem penyimpanan cek adalah sistem-nomor. Peralatan yang sesuai dengan sistem ini adalah kotak atau laci-laci penyimpanan yang ukurannya sesuai dengan ukuran cek pada umumnya. Bank seyogianya menyediakan almari-almari yang dibuat khusus yang terdiri dari laci-laci yang digunakan untuk penyimpanan cek. Pada penyimanan sistem nomor maka cek-cek dari satu orang atau satu perusahaan akan berkelompok secara kronologis di belakang nomor masing-masing. Sebelum dilakukan pemindahan(transfer) terhadap cek yang sudah sampai umur reetensinya, maka cek-cek tersebut akan menjadi satu sampai bertahun-tahun. Dengan cara ini penemuan kembali akan lebih mudah dilakukan,karena:

6 2. Letak cek dari satu nama, baik nama orang (individu) maupun nama badan

(korporasi),berada pada satu kelomok di bawah nomor rekening masing-masing. 3. Nomor rekening dapat diketahui melalui alat bantu informasi seperti rekening

Koran,buku-buku pembukuan,kartu contoh tanda tangan,slip-slip,buku besar,indeks,dan lain-lain.

C. FILE TINDAK LANJUT (follow-up)

Dalam menangani berbagai pekerjaan sehari-hari,sering kali seseorang memerlukan menunda tugas atau menunda penyelesaian sesuatu surat. Ada juga kegiatan yang penyelesaiannya secara angsuran bulan per bulan atau bahkan tahun per tahun. Jenis pekerjaan yang harus ditunda misalnya keputusan terhadap Surat Permohonan Kredit Bank akan diberikan sesudah rapat pimpinan mengenai masalah kredit. Surat permohonan beserta berkas-berkas lampiran di simpan dulu di follow-up file pada map tanggal surat pemohonan bersangkutan akan dirapatkan. Sesudah surat tersebut selesai diproses,barulah disimpan pada file biasa. Contoh lain adalah kuitansi untuk jenis-jenis pembayaran angsuran. Kantor yang mengelola sistem kredit angsuran ini seyogianya mengelola salah satu sistem file-nya secara follow-up.

Follow-up file adalah suatu file yang disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu,misalnya harian,mingguan,atau bulanan,bahkan dapat juga per tahun sesuai keperluan. Kalau yang di simpan pada follow-up file adalahy surat-surat, maka yang di pergunakan adalah laci lemari arsip dengan susunan map menurut tanggal ,mingguan atau bulanan. Kalau yang di simpan adalah formulir (misalnya kuitansi),maka yang di pergunakan adalah kotak atau map ordner dengan penyekat tanggal,mingguan, atau bulanan yang diperlukan.

D. FILE PENYIMPANAN (Arsip Inatif)

7 Arsip-arsip inatif dapat disimpan dengan mempergunakan sistem-kronologis, karena:

1. Arsip sudah kurang dipergunakan,sehingga penemuan yang cepat masih dapat ditawar.

2. Jumlah arsip sangat banyak,sehingga pengolahannya memerlukan sistem yang mudah.

3. Perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan untuk sistem-kronologis lebih sederhana dan dengan kapasitas yang banyak.

2.

Sistem Abjad

Sistem-sistem penyimpanan yang susunanya berdasarkan urutan abjad adalah sistem-nama,sistem-geografis,dan sistem-subyek. Sistem penyimpanan yang berdasarkan susunan nomor adalah sistem kronologis dan sistem nomor. Pada umumnya kalau kita mendengar sistem abjad dewasa ini,maka yang dimaksud adalah sistem-abjad-nama.Sistem-nama adalah sama dengan sistem abjad(alphabetical filing system).

Sistem-abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dari kata-tangkap(nama)dokumen bersangkutan. Nama dapat terdiri dari 2(dua) yaitu:

1. Nama Orang 2. Nama Badan

Nama orang (nama individu)terdiri dari nama-lengkap dan nama-tunggal. Nama badan terdiri dari: 1, nama badan pemerintah,2. Nama badan swasta, 3. Nama organisasi.

Sistem-abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

1. Dokumen-dokumen cenderung dicari atau diminta melalui nama.

2. Petugas menginginkan agar dokumen-dokumen dari nama yang sama,akan berkelompok di bawah satu nama .

8 4. Unit kerja atau sekretaris biasanya hanya menerima dan menyimpan dokumen yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing,sehingga isi dokumen lebih cenderung mengenai masalah yang sama (misalnya produksi,keuangan,dan sebagainya). Untuk situasi tersebut susunan nama lebih membantu.

5. Nama lebih mudah diingat oleh siapa pun.

Sistem-abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan dokumen. Dalam mencari dokumen petugas dapat langsung ke file (tempat)penyimpan dan melihat huruf abjad yang di cari. Karena itu sistem-abjad disebut sistem langsung (direct filing system). Sistem-Langsung adalah sistem penyimpanan di mana petugas dapat langsung menuju file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen,tanpa melalui alat bantu indeks misalnya.

Kalau kita memilih sistem abjad sabagai sistem penyimpanan,maka itu berarti bahwa nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja bersangkutan yang mementingkan soal nama dari pada identitas lain. Berdasarkan hal tersebut maka pencaraian atau permintaan atas dokumen yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden,misalnya:”Tolong carikan data surat CV NITA JAYA ”,”Tolong carikan data pegawai Wariady Pusdilat Jakarta”,”Tolong carikan surat kita kepada Samsiah Bahar Catering”. Sesudah menerima permintaan ini,petugas mengira-mengira pada abjad apa map dokumen bersangkutan berada,sesuai dengan indeks dari nama masing-masing yang menjadi label map. Sesuai dengan Peraturan Mengindeks,ketiga dokumen tersebut akan berada di belakang abjad N,P,dan B,sedangkan label map nama masing-masing adalah: Nita jaya CV,Pusdiklat Jakarta Wariady,dan Bahar Samsiah Catering.

A. SUSUNAN MAP

9 Ada tiga cara penggunaan map yang dapat di piih oleh para pengelola arsip yang memilih sistem-abjad sebagai penyimpanan arsipnya. Yang diambil contoh di sini adalah map gantung(hanging folder). Kalau memprgunakan perlatan ini seperti misalnya ordner map,kotak file,atau lainya,maka perlu di sesuaikan. Tiga cara tersebut adalah:

1. Setiap koresponden (misalnya nama perusahaan)diberi map secara langsung walaupun suratnya baru satu lembar. Pada cari ini pemakaian map memang cukup banyak dan cenderung boros,sebab mungkin saja isi map tersebut tidak akan pernah bertambah. Pada cara ini map-map tersusun berderet menurut abjad. Karena semuanya map gantung,mka tidak memerlukan penyekat. Dengan tidak adanya penyekat maka kita tidak dapat meletakkan guide huruf abjda secara tersendiri; sebagai gantinya guide huruf (A,B,C,dan seterusnya sampai Z)dapat di letakkan pada pinggir atas map yang pertama dari map-map kelompok abjad bersangkutan.

2. Cara yang kedua adalah bila kita memberlakukan map gantung sebagai map kantong. Dengan sendirinya mempunyai map-kantong dengan label A,B,C,dan seterusnya sampai Z. pada map-kantong A akan di masukan map-dalam(tempat surat) berbagai nama (korespnden) yang termasuk abjad A. Misalnya surat-surat yang berhubungan dengan PT.Adiguna akan kita masukkan dalam map-dalam dengan lebel ADIGUNA,PT. Surat dari dan kepada PT.Astra motor Internasional Inc. akan kita masukan dalam map-dalam dengal lebel ASTRA,PT. Dua map-dalam tersebut kita masukkan dalam map-kantong A.

3. Cara yang ketiga adalah dengan mempergunakan map-campuran dan map-individu. Map tersebut sebetulnya adalah gantung yang dipergunakan sebagai map-campuran dan map-individu adanya map map-campuran adalah untuk menampung surat-surat yang baru sedikit diterima dari koresponden-koresponden,atas dasar untuk menghemat pemakaian map. Sebab,katanya kalau surat dari satu korsponden atau dua lembar sudah di simpan di map tersendiri akan terjadi pemborosan pemakaian map. Barangkali saja,bertahun-tahun jumlah suratnya hanya itu-itu saja,tidak ada komunikasi-komunikasi kelanjutan.

10 jumlahnya sudah menjadi 5 lembar,maka kelompok surat dari nama bersangkutan,di keluarkan dari map-map campuran dean di masukkan di dalam map tersendiri.

Map-individu adalah map yang berisi surat-surat dari 1 nama yang di pindahkan dari map-campuran,karena surat-surat tersebut sudah penuh,maka di pergunakan map kedua dengan label nama yang sama, dan di tepatkan di depan dari map lama.

3.

SISTEM NOMOR

Sistem penyimpanan yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama-orang atau nama-badan disebut sistem-nomor(numberic filing system). Hampir sama dengan sistem-abjad yang penyimpanan warkat didasarkan kepada nama,sistem-nomor pun penyimpanan warkat berdasarkan kepada nama,hanya nama di sini diganti dengan kode nomor. Misalnya surat-surat dari dan kepad CV Nita Jaya akan disimpan pada map bernomor 271,atau kartu Tabanas Badu di beri nomor 27451. Pada sistem-nomor,maka nomor yang diberikan kepada CV Nita Jaya ataupun Badu selamanya akan tetap sama dan tidak pernah berubah.

Banyak perusahaaan atau kantor pemerintah yang mempergunakan penyimpanan sistem-nomor,seperti rumah sakit,asuransi,bank,dan lain-lain. Ada yang mempergunakan nomor karena memang sudah memahami seluk beluk sistem-nomor termasuk keuntungan dan kerugian penggunaannya. Tetapi banyak pula yang hanya sekedarberanggapan bahwa sistem-nomor lebih mudah mengelolanya di banding dengan sistem-abjad,walaupun kartu atau surat yang disimpan tersebut adalah atas nama individu-individu kemungkinan akan lebih mudah di cari bila susunanya menurut nama.

Di samping itu,nomor lebih sukar di ingat disbanding dengan nama. Seorang nasabah Tabanas misalnya,akan lebih ingat namanya dibanding dengan nomor Tabanasnya. Untuk mengingat nomor maka dalam sistem-nomor digunakan juga alat bantu yang di sebut indeks,yaitu suatu kartu kecil yang berisikikan nomor dan nama nasabah yang disusun menurut abjad nama nasabah.karena itu sistem-nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsng(indirect filing system).

A. INDEKS

11 Indeks ini disusun secara alfabetis sehingga mudah dicari.sebenarnya indek ini juga dalam bentuk buku,tetapi sukar ditempatkan penambahannya secara alfabetis.karena itu indeks ini dibuat dalam bentuk kartu,sehingga mudah menambahnya dengan kartu kartu baru dengan tetap

memperhatikan susunan abjadnya.

Setiap koresponden (nama)mempunyai kartu indeks.untuk file kartu maka setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya.sedangkan untuk file surat,kartu indeksnya ada 2 (dua) macam ,yaitu :kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor.untuk koresponden yang suratnya baru sedikit (kurang dari 5) maka kartu indeknya belum diberi nomor tetapi baru berupa huruf C,yang merupakan singkatan dari kata campuran.sesudah suratnya berjumlah 5 (lima)maka kartu indeks C diganti nomor dengan yang diambilkan dari buku (register).

Umumnya kartu indeks terbuat dari kertas karton manila berukuran 12,5 cm panjang dan 7,5 cm lebar.ukuran kotak indeks pun dapat disesuaikan dengan ukuran kartu indeks.

B. PROSEDUR PENYIMPANAN

Langkah-langkah prosedor penyimpanan sistem-nomor hampir sama dengan

langkah prosedur penyimpanan sistem abjad,yaitu

memeriksa,mengindeks,mengkode,menyortir,dan menempatkan.prosedur ini sama saja baik untuk penyimpanan surat maupun non- surat.bedanya hanya pada peralatan, mislnya pada penyimpanan surat diperlukan map sedangkan pada penyimpanan non-surat (misalnya kartu)tidak memerlukan map.pada penyimpanan yang mempergunakan map diperlukan map campuran untuk surat-surat yang jumlahnya belum lebih dari lima,dan kemudian memberikan map individu bagi koresponden yang jumlah suratnya sudah lima.hal ini tentu saja tidak diperlukan juga pada penyimpanan yang mempergunakan map ordner,misalnya pada penyimpanan kuitansi.

C. SUSUNAN PENYIMPANAN

12 secara angka dengan nomor yang berurutan sesuai dengan tempat surat tersebut. Pada sistem nomor berurutan atau langsung, setiap berkas diberi nomor urut. Bila ada nomor yang hilang dalam sebuah berkas, petugas arsip dengan cepat dapat mengetahui nomor yang hilang. Berkas yang disusun menurut nomor urut juga merupakan pemberkasan yang bersifat kronologis, artinya nomor paling akhir merupakan nomor arsip terkini. Perluasan berkas bernomor urut dapat dilakukan dengan mudah, nomor tambahan cukup ditambahkan pada nomor terakhir.

BAB III PENUTUP

Seperti yang kita ketahui banyak macam-macam sistem penyimpanan,seperti sistem-kronologis,sistem-abjad,sistem-nomor.

-Sistem-kronologis merupakan sistem penyusun beras yang dijajar menurut urutan tanggal,mulai dari tanggal sampai dengan tahun.

-Sistem-abjad merupakan sistem pemerkasan yang mengatur arsip dinamis secara abjad,menurut kata demi kata dan huruf.

-Sistem-nomor dalam sistem ini berkas disusun berdasarkan nomor.\

Saat ini sistem yang paling banyak di gunakan adalah sistem abjad karena sistem-abjad merupakan sistem yang sederhana dan mudah dalam menemukan dokumen. Dalam mencari dokumen petugas dapat langsung ke file penyimpanan. Kalau kita memilih sistem abjad sebagai sistem penyimpanan,maka itu berarti bahwa nama merupakan cirri atau identitas terpending dalam pencarian.

DAFTAR PUSTAKA