LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 SPOT AUDIT BIL.2/2011 AMALAN 5S/QE 15 PTJ BAGI PERSIJILAN SEMULA AMALAN 5S/QE 2011 PADA 3-4 NOVEMBER 2011

(1)

Amalan 5S/QE UMP 14 November 2011

LAPORAN

 QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011

 SPOT AUDIT BIL.2/2011 AMALAN 5S/QE 15 PTJ BAGI PERSIJILAN SEMULA AMALAN 5S/QE 2011 PADA 3-4 NOVEMBER 2011

Disediakan oleh:

Pusat Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualiti

(2)

PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI

LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011)

Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit/Penilaian Laporan Status

1. 4 November 2011 (Jumaat)

Fail 5S Jabatan - Dokumen 2010 dan 2011 perlu diasingkan dengan menggunakan separator atau penanda.

- Semua dokumen yang memerlukan tandatanga perlu ditanda tangani.

- Setiap dokumen yang disimpan perlu dipastikan dibuat penandaan untuk memudahkan pencarian teritama semasa audit dijalankan.

Telah diambil tindakan

Sudut 5S - Perlu ada PIC

- Pastikan pelan lantai terkini zon dipamerkan.

- Gambar/rekod penambahbaikan perlu dikemaskini

Ruang Pejabat - Elakkan terlalu banyak tagging ‘peribadi.

- Plug dan suis lebih dari satu perlu dilabelkan.

- Pastikan label yang tercabut atau tertanggal perlu dikemaskini.

Perkhidmatan kaunter - Nama PIC yang bertugas di kaunter boleh disediakan.

- Carta Alir tentang perkhidmatan boleh dipamerkan.

Belum diambil tindakan

Tempat Simpanan - Peralatan ICT dan media perlu disusun dan dilabel mengikut kategori.

- Tempat pelupusan sementara perlu diwujudkan dan senarai barangan lupus perlu disediakan.

- Rekod peralatan perlu sentiasa dikemaskini.

- Lantai dan lampu perlu dalam keadaan bersih dan tidak berdebu.

Telah diambil tindakan Belum diambil tindakan

Telah diambil tindakan Telah diambil tindakan - Pastikan Bilik Server tiada barangan rosak dan tidak diperlukan disimpan didalam

bilik tersebut.

Tempat Umum - Bilik Mesyuarat perlu ada PIC

- Etika dan peraturan Bilik Mesyuarat perlu disediakan

LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011

Bil. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

Skala Warna 1. 4 November

2011 (Jumaat)

Ruang Kerja Staf -Suis/Plug yang tidak dilabel -Laci meja tidak disusun dan tidak diletakkan label

-Wayar yang tidak diikat

-Ruang meja kerja yang tidak disusun

Masih ada ruang kerja staf yang perlu diperbaiki dan

dikemaskini. Secara

keseluruhan di tahap yang baik.

80% 78%

(3)

JABATAN HAL EHWAL AKADEMIK & ANTARABANGSA

 Fail 5S

 Sudut 5S

 Ruang kerja staf

 Stor

 Tempat Umum

-Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan ‘pelaksanaan’

-Perbincangan/perjumpaan bagi setiap zon perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat -Tiada sebarang komen dari pihak MPC

- Secara keseluruhannya di tahap yang baik - Tiada sebarang komen dari pihak MPC -Secara keseluruhannya di tahap yang baik

-Telah diambil tindakan -

-Secara keseluruhan berada di tahap yang baik -

- -

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

2011 (Jumaat)

RuangKerjaStaf Fail yang tidak diletakkan label dan tiada index

-Almari/rak fail yang tiada penambahbaikan

-Susunan barangan yang tidak teratur dan berselerak di atas meja

-Pelan suis yang tiada penambahbaikan -Laci meja yang tidak diletakkan label

-Tiada tindakan

penambahbaikan dilaksanakan

74% 62%

(4)

JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI

 Fail 5S

 Sudut 5S

 Stor Cenderahati/Stor stok

 Stor Alat tulis

 Bilik kaunseling

 Bilik Server

 Bilik Fail

 Bilik Gerakan

 Pantry

 Tempat Umum

-Minit Mesyuarat/nota perbincangan perlu pengesahan oleh Pengerusi JK Amalan 5S jabatan

-Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Perlu dibuat parking bagi mengasingkan setiap peralatan di dalam cabinet namun perlu lebih sistematik dan menepati kriteria 5S

-Perlu direkod dengan sistematik penerimaan/pengeluaran cenderahati -Setiap alat tulis perlu direkodkan

pengeluaran/penerimaan dan baki alat tulis sentiasa dikemaskini

-Perlu kenal pasti ruang yang sesuai untuk menyusun barangan/peralatan tidak perlu diletak di dalam bilik berkenaan

-Perlu dialaihkan barangan yang disimpan dalam biliktersebut kerana menyukarkan urusan penyelenggaraan

-Semua fail-fail perlu disusun dengan teratur dan dilabel

-Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Secara keseluruhannya di tahap yang baik

-Telah diambil tindakan

- -

- Telah diambil tindakan

-

-Ada penambahbaikan (kad stok telah disediakan.

-telah take noted tetapi tiada penambahbaikan dibuat

-Ada penambahbaikan (barang telah dialihkan)

-

- - -

(5)

 Surau -Secara keseluruhannya di tahap yang baik -

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

2011 (Jumaat)

Sudut 5S -Rekod gambar penambahbaikan perlu dikemaskini.

-Ada penambahbaikan dibuat namun masih lagi menggunakan

gambar yang lama. 60% 76%

(6)

PERPUSTAKAAN

 Fail 5S

 Sudut 5S

 Stor alat tulis

 Tempat Umum

-Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan

‘pelaksanaan’

-Perlu kemaskini rekod minit mesyuarat

- Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan

‘pelaksanaan’

-Perlu masukkan/meletakkan tarikh bagi setiap gambar walaupun dengan hanya dengan tulisan tangan

-Kaedah ‘flipping’ tidak perlu dilakukan. Hanya perlu letak gambar-gambar yang terkini sahaja.

-Perlu letak nombor dan indeks bagi memudahkan carian (Unit Perolehan)

-Wayar perlu diikat dengan ‘cable tight’ (Unit Pentadbiran)

-Secara keseluruhannya di tahap yang baik -Secara keseluruhannya di tahap yang baik

-Perlu update sehingga bulan November 2011 - Perlu masukkan Minit Mesyuarat Induk Bil.2/2011 & Mesyuarat Penyelarasan Re-Cert.

Audit Bil. 1/2011.

-Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan

- Telah diambil tindakan namun perlu penambahbaikan dengan sediakan petunjuk warna & nombor)

-Telah diambil tindakan -Telah diambil tindakan

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

2011 (Jumaat)

 Tempat Umum (Ruang Kudapan)

 Tandas)

-Secara keseluruhan di atahp yang baik

-Perlu lebih kemas (tisu atas lantai)

-Lantai perlu lebih bersih dan kemas (ada garfu, getah dan barangan lain di lantai)

-Tandas staf lelaki perlu diletakkan pewangi kerana berbau.

Surau Lelaki:

-Ada telekung di dalam kabinet

91% 91%

(7)

JABATAN PEMBANGUNAN & PENGURUSAN HARTA

 Fail 5S

 Sudut 5S

 Stor

 Tempat Umum

-Lampiran audit perlu diasingkan dalam fail. Satu contoh sahaja yang perlu dimasukkan dalam fail -Semua perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan dan

dimasukkan dalam 1 fail

-Hanya letak sepasang gambar sebelum selepas bagi setiap zon

-Perlu letak kad kemaskini untuk memudahkan pemantauan

-Pelu meletakkan/memasukkan tarikh sebenar bagi setiap gambar

-Berdebu, kabel perlu diikat dengan ‘cable tight’

-Perlu dimasukkan dalam kotak dan dilabel jika diguna

-label yang tertanggal perlu dikemaskini

-Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan

-Belum diambil tindakan - Telah diambil tindakan

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

2011 (Jumaat)

Stor fail/Arkib -Tiada PIC

-Fail peribadi staf tidak dilabel

-Perlu penambahbaikan

memandangkan masih ada fail yang

tidak berlabel. 69% 71%

(8)

PUSAT PEMBANGUNAN KORPORAT & PENGURUSAN KUALITI

1. 3 November 2011 (Khamis)

 Fail 5S

 Sudut 5S

 Stor

 Tempat Umum

-Perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat

-Pelan Perancangan dan Pelaksanaan bagi tahun 2010 tidak perlu dipamerkan namun perlu dimasukkan ke dalam fail 5S jabatan

-Perlu meletakkan/masukkan tarikh bagi setiap gambar walaupun dengan hanya tulisan tangan -Secara keseluruhannya adalah baik

-Perlu kenalpasti ruang yang sesuai untuk menyusun dan kemaskini kotak kosong

-Secara keseluruhannya adalah baik

- Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan

-Belum dilaksanakan memandangkan ruang yang terhad namun telah disusun dengan baik dan kemas.

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

2011 (Khamis)

Ruang Kerja Staf -Ada box file yang tidak dilabel -Plug dan suis ada yang tidak dilabel

-Telah diambil tindakan namun masih ada ruang kerja staf yang

perlu ditambahbaik. 86% 80%

(9)

PEJABAT NAIB CANSELOR

 Fail 5S

 Sudut 5S

 Stor

 Tempat Umum

-Perlu melantik ketua zon

-Perlu wujudkan penanda tarikh kemaskini (ikut standard dari PPKPK)

-Perlu meletakkan/masukkan tarikh bagi setiap gambar walaupun dengan hanya tulisan tangan -Secara keseluruhannya adalah baik

-Perlu buat pelan lantai dan tambah nama arkib dan bahan cetakan

-Buat/sediakan legeng PIC kabinet fail mengikut unit -Tutup kabinet kaca kunci

-Letakkan tag yang betul beserta tarikh simpanan -Secara keseluruhannya adalah baik

-Belum diambil tindakan -Belum diambil tindakan

-Belum diambil tindakan

- Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan

- Telah diambil tindakan namun perlu penambahbaikan terutama stor arkib - Telah diambil tindakan

- Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

2011 (Khamis)

Stor -Pelan lantai boleh dilorek bagi arkib + bahan edaran

-Ada dibuat namun perlu

penambahbaikan. 53% 69%

(10)

PUSAT KESIHATAN PELAJAR

 Ruang kerja staf i. Farmasi

ii. Kaunter Pendaftaran

iii. Makmal

iv. Bahagian Pentadbiran

-perlu buat pelan lantai untuk stor umum dan stor farmasi

-Perlu buat pelan lantai -Kemaskini wayar

-Kemaskini borang/rekod pesakit -Kemaskini wayar printer di lantai -Kemaskini label fail

- Telah diambil tindakan -Belum diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

2011 (Jumaat)

Ruang kerja staf Bahagian Farmasi dan Makmal perlu ditambahbaik.

74% 78%

(11)

BAHAGIAN KESELAMATAN

 Fail 5S

 Sudut 5S

 Tempat Umum

-Pelan perancangan perlu dikemaskini dan setiap pelaksanaan aktiviti yang telah dijalankan perlu direkodkan

-Gambar-gambar penambahbaikan perlu diletakkan tarikh aktiviti/gambar tersebut dijalankan

-Pelan perancangan dan pelaksanaan bagi tahun 2011 perlu dikemaskini dan direkodkan setiap aktiviti 5s yang dijalankan

-Gambar-gambar penambahbaikan perlu diletakkan tarikh aktiviti/gambar tersebut dijalankan. Perlu memaparkan gambar-gambar berkaitan Amalan 5S sahaja.

Perlu bersihkan/sapu habuk atau debu yang terdapat di ruang kerja staf

Bilik Fail-Susun atur baik

Bilik stor-terdapat barang di atas lantai

-Gambar yang dikemukakan tidak berkaitan dengan 5S

(12)

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

2011 (Khamis)

Fail 5S -Pelan Perancangan setiap AJK perlu diadakan

-laporan audit disertakan bersama dengan graf, contohnya menggunakan carta pie atau bar.

-perlu adakan lebih aktiviti 5S dan direkodkan tarikh

-gambar penambahbaikan (sebelum dan selepas)

-Perlu penambahbaikan

50% 56%

(13)

JABATAN BENDAHARI

 Fail 5S

 Bilik tender

 Ruang kerja perolehan (Kabinet fail LO)

 Kabinet Stok alat tulis

-Pengasingan fail mengikut zon

-Perlu meletakkan/masukkan tarikh bagi setiap gambar walaupun dengan hanya tulisan tangan -Sistem pencarian fail secara manual

-Perlu kenal pasti kaedah pencarian fail yang lebih sistematik

-secara keseluruhannya di tahap yang baik

-Telah dilaksanakan (dalam proses penambahbaikan)

-Perlu ditambahbaik - Telah diambil tindakan

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

2011 (Jumaat)

Ruang kerja staf Fail 5S perlu dikemaskini.

Perbanyakkan aktiviti Amalan 5S terutama promosi & audit.

Telah diambil tindakan namun masih perlu penambahbaikan

memandangkan ada rekod aktiviti dan dokumen yang tidak

dikemaskini.

20% 72%

(14)

PEJABAT PENTADBIRAN FKASA

 Fail 5S

 Sudut 5S

 Stor

 Bilik Fail

-Asingkan dokumen lama dengan dokumen terbaharu

-Kemaskini separator dalam fail dengan yang baharu -Carta perbatuan perlu dikemaskini dan masukkan tarikh bagi setiap pelaksanaan

-Paparkan PIC dan tampalkan kad kemaskini bagi tujuan pemantauan

-Pastikan tiada habuk dan debu diperalatan dan hiasan

-Kemaskini susunan barangdalam stor dan senaraikan jumlah barang dalam simpanan

-label perlu dikemaskini

- Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan -Belum dikemaskini -Telah diambil tindakan

-Secara keseluruhannya adalah baik

-Dicadangkan bilik stor ditukar bilik peralatan dan dicadangkan bilik alat tulis ditukar kepada stor alat tulis

-Sedang dikemaskini

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

2011 (Khamis)

Fail 5S - Jadual Perancangan perlu dikemaskini.

- Rekod gambar-gambar aktiviti dan penambahbaikan perlu dikemaskini.

Telah dibuat penambahbaikan.

66% 71%

(15)

JABATAN PENDAFTAR

 Fail 5S

 Stor

 Bilik fail

 Tempat Umum

-Biasakan ambil gambar sebelum aktiviti dan selepas aktiviti agar ianya menjadi budaya

-Secara keseluruhannya di tahap yang baik

-Perlu letakkan nombor untuk label item dalam cabinet alat tulis supaya pencarian lebih cepat dan mudah

-Kenalpasti kesesuaian kaedah dan tempat letak stok kad -Sediakan indeks di luar cabinet

-Perlu masukkan dalam fail induk 5S keterangan mengenai penggunaan system e-docket sebagai satu inovasi

- Secara keseluruhannya di tahap yang baik

-Baik

-Belum diambil tindakan -Telah dikemaskini

-Belum dimasukkan dalam fail

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

2011 (Khamis)

Ruang Kerja Staf - Susunan dalam laci tidak sama dengan petunjuk/label.

- Perlu kemaskini meja kerja memandangkan pelbagai dokumen lain di atas meja.

-Almari dan dokumen didalamnya tidak dilabel.

-Kabinet Fail perlu dilabel

59% 70%

(16)

PEJABAT PENTADBIRAN PBMSK

 Fail 5S

 Sudut 5S

 Stor

 Bilik Fail

-Perlu kemaskini dengan masukkan tarikh pelaksanaan

-Perlu masukkan tarikh bagi gambar-gambar inovasi -Perlu masukkan rekod mesyuarat/perbincangan di bahagian kumpulan mengikut zon masing-masing.

Setiap mesyuarat/perbincangan perlu direkodkan dan disahkan oleh Pengerusi

-Perlu kemaskini dengan masukkan tarikh pelaksanaan

-Perlu masukkan tarikh bagi gambar-gambar inovasi -Perlu masukkan penerangan dan tarikh bagi gambar-gambar aktiviti yang telah dilaksanakan -Perlu wujudkan kad/tanda tarikh kemaskini sesuatu aktiviti

-Perlu maintain

-Perlu sediakan alas yang sesuai bagi meletak barang-barang

-Perlu wujudkan kad penanda aras jumlah maksimum dan minimum

-Bagi perlatan yang baharu hanya buat parking sesiku

-Telah diambil tindakan -Tiada

- Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan -Telah diambil tindakan

-Telah diambil tindakan - Belum diambil tindakan

-Tiada layout dan petunjuk

(17)

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

2011 (Khamis)

Fail 5S -Tiada tarikh bagi gambar-gambar inovasi

-kemaskini rekod dan dokumen.

Keluarkan dokumen tahun 2010.

-Pelan Perancangan perlu dikemaskini

-Gambar-gambar penambahbaikan perlu diletakkan tarikh.

-Telah diambil tindakan -Telah diambil tindakan -Telah diambil tindakan -Belum diambil tindakan

66% 80%

(18)

MAKMAL FKKSA

 Fail 5S

 Sudut 5S

 Stor

 Tempat Umum

-semak semula rekod pelaksanaan 5S bagi setiap unit dan kemaskini di carta perbatuan 5S untuk tahun 2011

-Pelan perancangan dan pelaksanaan bagi tahun 2010 tidak perlu dipamerkan namun perlu dimasukkan ke dalam fail 5S jabatan -

-Bahagian peralatan telah disusun dengan baik namun label dan kedudukan barang perlu ada dan ditampal sebagai rujukan

-Pergerakan keluar masuk barang dan jumlah yang diambil oleh pelajar

-Sediakan pelan lantai bagi bilik pejabat, bilik mesyuarat dan bilik pasca siswazah

-Kemas dan teratur -Telah diambil tindakan

- Belum diambil tindakan

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

2011 (Khamis)

Stor -Perlu penambahbaikan dari segi label, susunan barangan dan peralatan.

-Perlu dikemaskini dari segi susunan & label fail

-Perlu sisih dan susun

memandangkan ruang kosong masih ada.

38% 48%

(19)

UNIT AUDIT DALAM

 Fail 5S

 Sudut 5S

 Tempat Umum

 Bilik fail



 Bilik Perbincangan

-Pelan Perancangan & Pelaksanaan perlu dikemaskini.

-Semua aktiviti 5S yang telah dijalankan perlu direkodkan.

-Pelan Perancangan & Pelaksanaan perlu dikemaskini.

-Tarikh gambar sebelum dan selepas perlu ada.

-Secara keseluruhan di tahap yang baik.

-Perlu pastikan ruang solat lebih kemas

memandangkan ruang digunakan sebagai Bilik Fail.

-Secara keseluruhan di tahap yang baik.

-Telah diambil tindakan -Telah diambil tindakan

-Telah diambil tindakan -Belum diambil tindakan -

-

-Telah diambil tindakan -

Markah Bil.

1/2011

Skala Warna

Bil.

2/2011

2011 (Khamis)

Ruang kerja staf -label laci tidak sistematik.

-Wayar perlu dikemaskan/diikat.

-Suis/plug perlu ada label.

-Pastikan peralatan dan alatulis diutamakan daripada barangan peribadi.

-Telah di ambil tindakan -Belum diambil tindakan -Belum diambil tindakan

-Belum diambil tindakan 78% 56%

(20)

LAMPIRAN

SKALA WARNA BAGI KRITERIA PEMARKAHAN AUDIT AMALAN 5S Mengikut skala dari 1 hingga 5

PENILAIAN MENGIKUT SKALA

DAN PERATUS

AMALAN (PRAKTIKAL)

TEORI DATA/REKOD SKALA WARNA

1 (0 – 30 %) Sangat Lemah

 Langsung tidak ada

 Langsung tidak melakukannya

 Melakukan cara salah

 Tidak ada pengetahuan

 Salah fakta

 Tidak dapat menjelaskan

 Tiada data atau rekod

 Tiada contoh

2 (31 – 50%)

Lemah

 Sedikit sahaja diamalkan tetapi tidak mencukupi  Tahu sedikit sahaja tetapi tidak mencukupi untuk diamalkan

 Ada sedikit data atau rekod tetapi contoh tidak mencukupi

3 (51 – 70 %)

Sederhana

 Telah lakukan apa yang patut diamalkan tetapi usaha perlu ditingkatkan lagi

 Faham dan telah mempunyai pengetahuan asas yang menyeluruh

 Ada data dan rekod mencukupi tetapi tidak tersusun

 Ambil masa (lama) untuk mencarinya

4 (71 – 90%)

Baik

 Memuaskan tetapi tidak lengkap atau belum mencukupi

 Terdapat langkah pencegahan dan pengekalan

 Memuaskan tetapi di dalam sesetengah bidang tidak mencukupi untuk digunakan

 Tidak boleh menjawab atau menunjukkan dengan segera tetapi memerlukan sedikit masa (tidak lama) bila hendak mencarinya

5 (91 – 100%) Sangat Baik

”Cemerlang”

 Lengkap, mencukupi dan memuaskan

 Langkah untuk pencegahan dan pengekalan diamalkan

 Lengkap dan mencukupi serta faham untuk digunakan sepenuhnya

 Data dan rekod tersusun kemas dan berasingan

 Dapat menjawab dan boleh menunjukkan dengan segera bila diperlukan.

- Kurang 30 saat masa mencari