7
Bab II Landasan Teori
2.1. Definisi Konsep
2.1.1. Pengertian Arsip
Sedarmayanti (2015) mengemukakan bahwa arsip ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “Arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “Arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya dari kata “Arche” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berati “Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut “Archivum” atau
“Archium”, dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini. Di samping pengertian kata Arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah “File” (dari bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan istilah “Records”, yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan.
Sedangkan menurut Mulyono (2012), disatu segi arsip berarti warkat yang disimpan wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, cd, dan sebagainya. Disegi lain arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen, dan bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan.
Dari pendapat dua ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pengertian arsip pada hakikatnya adalah warkat atau file yang telah disimpan sebagai bukti kegiatan yang telah dilaksanakan dalam bentuk surat, film, cd, dan sebagainya.
Pada kenyataannya, pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku,foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan, dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
Dari uraian di atas, arsip dapat dipahami melalui bagan sebagai berikut:
Bagan Klasifikasi Arsip 2.1.2. Pengertian Prosedur
Prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama, semisal prosedur kesehatan dan keselamatan kerja. (https://id.wikipedia.org/wiki/Prosedur)
ARSIP
ARSIP DINAMIS
ARSIP STATIS
VITAL
AKTIF
IN-AKTIF
Menurut Mulyadi (2010) prosedur adalah suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu department atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.(http://infodanpengertian.blogspot.co.id/2016/02/pengertian- prosedur-menurut-para-ahli.html)
Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah rangkaian aktivitas atau langkah-langkah dalam suatu pekerjaan untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan.
2.1.3. Pengertian Prosedur Penyimpanan Arsip
Menurut Amsyah (2003 dalam Jurnal Iilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan 2012), prosedur penyimpanan arsip adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat.
Sedangkan prosedur penyimpanan menurut Sugiarto (1997 dalam Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan), langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubung dengan akan disimpannya suatu dokumen. Langkah- langkah atau prosedur penyimpanan adalah sebagai berikut: pemeriksaan arsip (inspecting), pengindeksan arsip (indexing), memberi tanda, penyortiran, dan penyimpanan/peletakan.
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah dalam pekerjaan dengan akan disimpannya suatu dokumen/warkat.
2.1.4. Pengertian Pemeliharaan Arsip
Menurut Sedarmayanti, pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab.
Sugiarto (2015) mengemukakan bahwa pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisinya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna.
Dari dua pendapat mengenai pemeliharaan arsip, maka dapat ditarik kesimpulan kegiatan atau usaha penjagaan arsip untuk mencegak kerusakan selama masih mempunyai nilai guna.
2.2. Pengelolaan Arsip
2.2.1. Prosedur Penyimpanan
Menurut Sugiarto (2015), prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Ada 2 (dua) macam penyimpanan, yaitu penyimpanan dokumen yang belum selesai diproses (file pending) dan penyimpanan dokumen yang sudah diproses (file tetap).
1. Penyimpanan Sementara (File Pending)
File pending atau file tindak lanjut adalah file yang dipergunakan untuk penyimpanan sederhana sebelum suatu dokumen selesai diproses.
File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan
berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12.
Secara praktis, penyimpanan sementara ini dapat dilakukan dengan menyediakan beberapa kotak file. Setiap kotak memuat 30 map harian, yang diberi label tanggal 1 sampai dengan 31 (sesuai jumlah tanggal pada bulan yang bersangkutan).
Misalkan dengan menggunakan 3 bulan, yaitu Januari, Pebruari, dan Maret. Pada tanggal 3 Januari, ada dokumen yang harus ditunda penyelesaiannya, dan akan diselesaikan tanggal 10 Januari. Maka dokumen teersebut harus dimasukkan pada tanggal 10 Januari. Pada hari itu juga ada dokumen yang harus ditunda sampai tanggal 25 Januari, maka dokumen tersebut harus dimasukkan dalam map tanggal 25 Januari. Jadi penempatan atau penyimpanan dokumen dilakukan pada tanggal map dimana dokumen tersebut akan ditindak lanjuti kembali.
Untuk label kotak bulan, apabila bulan Januari sudah dilalui, maka kotak bulan Januari dapat diganti dengan label bulan April. Apabila bulan Pebruari sudah dilalui, maka bisa diganti dengan label bulan Mei dan seterusnya. Setiap hari petugas ataupun sekretaris akan membuka map harian tersebut. Sehingga dengan cara demikian dokumen yang akan ditindaklanjuti dapat ditemukan dengan mudah dan tidak akan terlupakan.
2. Penyimpanan Tetap (Permanent File)
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan adalah sebagai berikut:
1. Pemeriksaan
Sebelum sebuah dokumen disimpan secara tetap, maka kita harus memastikan apabila dokumen tersebut sudah selesai diproses atau belum.
Langkah ini adalah persiapan menyimpan dokumen dengan cara memeriksa setiap lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen-dokumen bersangkutan memang sudah siap disimpan. Apabila dokumen sudah dipastikan siap untu disimpan, maka kita dapat memberikan suatu tanda siap simpan (release mark). Tanda atau simbol yang digunakan dapat berupa tulisan (stempel) FILE, ARSIP, DOKUMEN, tanda centang, dan lain-lain.
2. Mengindeks
Setelah mendapatkan kepastian untuk menyimpan dokumen, maka langkah berikutnya adalah mengindeks. Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan.
MEMERIKSA MENGINDEKS MEMBERIKAN
TANDA MENYORTIR MELETAKAN
DOCUMENT FILE
3. Memberi Tanda
Setelah menentukan nama atau indeks yng tepat dan sesuai dengan sistem penyimpanan, maka dilakukan pemberian kode. Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata-kata yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
4. Menyortir
Untuk menghindari keslahan peletakan yang berakibat fatal, maka sebelum melakukan peletakan kedalam tempat penyimpanan sebaiknya dilakukan pengelompokan dokumen berdasarkan indeks yang sudah ditentukan. Menyortir adalah mengelompokkan dokumen-dokumen untuk persiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Dengan dilakukan langkah ini akan dapat mempermudah proses peletakan dokumen berdasarkan klasifikasi urutan yang sudah ditentukan.
5. Menyimpan/Meletakan
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Ada 4 (empat) sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai sistem penyimpanan, yaitu sistem abjad, geografis, subjek, dan numerik.
Langkah ini merupakan langkah terakhir atau final dalam prosedur penyimpanan dokumen. Sehingga langkah ini harus dilakukan secara teliti dan hati-hati. Jangan sampai terjadi kesalah peletakan, yang dapat mengakibatkan hilangnya suatu dokumen. Bila terjadi kesalahan letak,
maka semua langkah prosedur kearsipan dari awal sampai dengan tahap menyortir dapat dikatakan sia-sia.
Sedangkan Sedarmayanti (2015) mengemukakan bahwa prosedur penyimpanan arsip sebagai berikut:
1. Memisah-misahkan (segregating)
Yaitu merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya.
2. Meneliti disposisi
Yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang akan disimpan telah mendapat disposisi atau belum. Untuk surat yang belum ada disposisinya, perlu mendapat persetujuan oleh pejabat yang berwenang.
3. Memadukan (assembling)
Yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau yang saling berkitan.
4. Mengklasifikasikan
Yaitu menentukan klasifikasi arsip.
5. Mengindeks
Yaitu menentukan dari isi surat dan menentukan indeksnya.
6. Mempersiapkan Tunjuk Silang (Cross Reference)
Yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk memudahkan pencarian kembali arsip (bila perlu).
7. Menyusun arsip
Yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai dengan sistem yang digunakan.
8. Menyimpan Arsip
Secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode masing- masing.
Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode/sistem penataan arsip. Dewasa ini, dikenal 5 (lima) macam sistem penataan arsip yaitu:
(Sedarmayanti,2015)
Sistem Abjad/Alphabetical Filing System.
Sistem abjad adalah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad:
a. Faham peraturan mengindeks.
b. Menyiapkan Lembar Tunjuk Silang, bila perlu.
c. Menyiapkan peralatan arsip.
Gambar 2.1 Sistem Abjad/Alphabetic Filing System
Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing System.
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkala berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.
Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya.
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama Dokter Indeks. Oleh sebab itu dalam penataan arsip berdasarkan sistem masalah, perlu dipersiapkan lebih dulu Daftar Indeks.
Daftar Indeks: yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah- masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah. Contoh: masalah-masalah yang berkenaan dengan “kepegawaian” dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subyek) di dalam kelompok (masalah) “kepegawaian”.
Tabel 2.1 Daftar Indeks
KODE MASALAH
KP 01 02 03 04 05 06 07 08 KU 01 02 03 04 05 06 07
KEPEGAWAIAN Pengadaan
Pengangkatan dan Mutasi Kedudukan
Kesahjeteraan Pegawai Cuti
Penilian Pendidikan Pemberhentian KEUANGAN Gaji
Biaya Perjalanan Pendapatan Pajak Tagihan
Laporan Keuangan Pembendaharaan
Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Masalah:
a. Menyusun Daftar Indeks.
b. Menyiapkan Kartu Indeks.
c. Menyiapkan peralatan Arsip
Gambar 2.2 Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing System
Sistem Nomor/Numerical Filing System.
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah tertentu.
Persiapan Penataan Arsip berdasarkan Nomor:
a. Menyusun Pola Klasifikasi Arsip.
b. Menyiapkan Peralatan Arsip.
Tabel 2.2 Pola Klasifikasi Arsip Pola Klasifikasi Arsip 00 0 UMUM
010 Urusan Dalam 011 Gedung Kantor 012 Rumah Dinas 013 Listrik dan Telepon
020 Peralatan 030 Penelitian 040 Perencanaan
Nomor-nomor tersebut dapat dikembangkan menjadi pembagian yang lebih kecil, dan perlu dibuat daftar kelompok masalah-masalah.
Gambar 2.3 Sistem Nomor/Numerical Filing System
Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Chronogical Filing System.
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).
Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. Akhirnya, surat atau berkas yang difile tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya.
Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Tanggal:
a. Menentukan pembagian tanggal, bulan, dan tahun.
b. Menyiapkan peralatan arsip.
Gambar2.4 Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Chronological Filing System
Sistem Wilayah/Daerah/Regional/Geographical Filing System.
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah, atau wilayah tertentu.
Guna melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok
permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah, yang dalam hal ini terdiri dari tempat (lokasi) daerah yang berada dalam wilayah tersebut. Selanjutnya, dapat dikembangkan lebih lanjut, misalnya nasabah yang ada di masing-masing tempat (lokasi) tersebut dan seterusnya (tergantung atau sesuai kebutuhan).
Persiapan Penataan Arsip berdasarkan Wilayah a. Menentukan pengelompokan daerah/wilayah.
b. Menyiapkan peralatan arsip.
Gambar 2.5 Sistem Wilayah/Daerah/Regional/Geographical Filing System 2.2.2. Pemiliharaan Arsip
Sebagai bahan informasi, arsip harus dijaga dari kerusakan sehingga dapat digunakan dalam pengambilan kebijakan. Penciptaan arsip (kegiatan organisasi yang menimbulkan arsip) perlu diperhatikan penggunaan bahan seperti kertas, perekat, tinta, dan kawat penjepit (paper clip). Penggunaan bahan yang tidak baik kualitasnya dapat menyebabkan kerusakan arsip. (Mulyono,2012)
Alat Pemeliharaan Arsip
Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, perlulah diketahui beberapa alat pemeliharaan arsip antara lain mesin penghisap debu (Vaccum Cleaner),
termohigrometer (alat pengukur temperatur dan kelembaban udara), alat pendeteksi api/asap (Fire/Smoke Detector), pemadam kebakaran, dan lain- lain. (Sugiarto, 2015)
Usaha Pemeliharaan Arsip
Dari faktor –faktor di atas perlu dilakukan tidakan pencegahan terjadinya kerusakan arsip sehingga arsip terjaga keamanannya. Pemeriksaan secara rutin dalam periode tertentu harus dijalankan tidak perlu menunggu adanya tanda-tanda kerusakan arsip. Pemeliharaan secara fisik dilakukan dengan cara berikut ini. (Sedarmayanti,2015)
a. Ruang tempat penyimpanan, ini berarti tempat penyimpanan harus dijaga tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruangan harus cukup terang (sinar matahari harus dapat masuk ruang tempat penyimpanan).
Ruang tempat penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memandai demikian pula, tempat penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.
b. Penggunaan racun serangga, ini berarti pencegahan kerusakan arsip dengan menggunakan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot dengan DDT atau yang sejenisnya.
Perlu dijaga agar penyemprotan dilakukan secara hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan di sela-sela penyimpanan arsip. Selain bahan-bahan pencegah yang telah
disebutkan, sodium arsenit dan dildrin juga dapat digunakan untuk mencegah serangan anai-anai (rayap). Caranya, dilrtakkan di celah-celah lantai dan dildrin dioleskan di rak tempat penyimpanan.
c. Tindakan preventif, ini berarti menjaga terjadinya kerusakan arsip dengan cara tindakan pencegahan melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke tempat penyimpanan. Demikian pula, petugas atau orang lain tidak diperkenankan merokok di ruangan.
d. Tempat dan letak arsip, ini berarti kerusakan arsip dapat dicegah dengan penggunaan tempat arsip yang memandai. Tempat arsip sebaiknya terbuat dari logam, yaitu lemaci (lemari arsip berlaci) atau filing cabinet.
Di samping tempat yang memandai, arsip harus terletak pada tempat yang cukup longgar, tidak terlalu berdesakan, dan arsip tidak boleh terlipat.
e. Kondisi arsip, ini berarti kerusakan arsip dapat dicegah dengan menjaga kondisi tetap prima. Untuk menjaga kondisi arsip, dapat digunakan kemucing dan vacuum cleaner. Untuk arsip yang sobek supaya diperbaiki dengan perekat yang terbuat dari aci. Kalau ada arsip yang basah, secepatnya dikeringkan dengan cara menganginkan atau diangini dengan kipas angin. Apabila kerusakan arsip cukup berat sedangkan arsip mempunyai nilai statis, sebaiknya dikirim ke Lembaga Kearsipan.
