1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada era komputerisasi modern saat ini, banyak perusahaan yang semakin berusaha untuk dapat bersaing dalam teknologi. Perusahaan memanfaatkan perkembangan teknologi komputer sebagai sarana untuk meningkatan performa dalam bisnis, kualitas data, dan informasi yang dihasilkan serta memaksimalkan kinerja para karyawan. Perusahaan melakukan penerapan TI dalam proses operasional bisnis sehari- hari yang dilakukan untuk mencapai efisiensi dan efektifitas yang terdapat dalam perusahaan, dalam rangka memperoleh keuntungan yang maksimal agar memberikan kepuasan bagi pelanggannya.
Dengan adanya penerapan TI, diharapkan perusahaan dapat membandingkan keuntungan yang diperoleh sebelum dan sesudah adanya penerapan TI. Keuntungan dapat di lihat dari adanya peningkatan dalam performa bisnis serta terpenuhinya kelengkapan data dan informasi yang dibutuhkan, sehingga dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasaan pelanggan terhadap proses bisnis perusahaan.
Namun, tidak semua perusahaan yang memperoleh keuntungan dengan dilakukannya penerapan TI karena biaya penerapan TI yang sangat mahal dalam dunia bisnis sehingga TI tidak memberikan nilai ekonomis, efisiensi dan efektifitas, dan ketidaksesuaian dalam penerapan TI dan kebutuhan proses bisnis dapat menjadi faktor kegagalan TI dalam perusahaan.
Pada saat ini banyak perusahaan yang tertarik untuk melakukan analisis dalam sistem informasi pelayananperusahaan. Hal ini di lakukan untuk menyesuaikan proses bisnis yang ada dalam perusahaan dengan tingkat kebutuhan pelanggan. Selain itu, dengan melakukan analisis dalam sistem informasi pelayanan perusahaan dapat memahami proses pelayanan perusahaan dengan tujuan yang telah ditetapkan dalam perusahaan, dan dapat mengetahui alur kerja perusahaan dalam bisnis serta memberikan rekomendasi untuk perusahaan dalam membuat suatu keputusan proses bisnis perusahaan.
Selain itu, semakin banyak juga bermunculan perusahaan-perusahaan jasa kurir di Indonesia yangbaik bergerak di skala kecil hingga besar, maupun skala domestik hingga internasioanl. Di Indonesia sendiri jasa kurir memiliki peran yang cukup penting bagi pendistribusian barang, mengingat Indonesia merupakan negara kepulauan yang terpisah secara geografis oleh banyak lautan sehingga membutuhkan waktu yang cukup panjang dalam pendistribusian barang.
JNE merupakan salah satu perusahaan terbesar di Indonesia yang melayani pelanggan dalam melakukan pengiriman barang yang mengelola data dan informasi dalam jumlah yang besar dalam memenuhi kebutuhan perusahaan itu sendiri dan pelanggan. Dimana JNE telah melakukan penerapan TI pada proses bisnisnya agar dapat bersaing dan menjadi yang lebih unggul dari para kompetitornya. Dalam hal ini, dapat dipahami bahwa sangat penting bagi pihak manajemen JNE untuk melakukan analisis dalam sistem infromasi pelayanan perusahaan yang diterapkan sehingga memberikan informasi yang berkualitas dan benar untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
Maka dari itu, dilakukannya analisis dalam sistem informasi pelayanan perusahaan diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengetahui kelemahan dan
kekurangan potensial dalam TI yang telah diterapkan, yang mengakibatkan perusahaan mengalami penurunan secara financial dan non – financial.
Dengan melihat pentingnya peranan TI dalam bidang ini, maka dilakukanlah penelitian yang berjudul “PengembanganSistem Informasi Jasa Pengiriman Pada PT.
TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE ” ( Studi kasus : JNE Tomang raya)
1.2 Ruang Lingkup
Suatu sistem layanan PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE yang terintegrasi secara Efektif, Efisien dan Fleksibel. Pembatasan dalam pembahasan ruang lingkup meliputi :
1. Proses Pick Up Service
- Pick Up Request
- Pick Up Order
- Pick Up Receipt
2. Prosedur Outbound
- Receiving Connote
- Manifest Outbound
- Surat Muatan Udara
3. Prosedur Inbound
- Inbound Manifest
- Delivery Runsheet
- Proof of Delivery (POD)
Dari ruang lingkup diatas, yang tidak menjadi pokok pembahasan adalah sebagai berikut :
1. Customer yang tidak dibahas dalam penelitian ini :
• Customer korporat : customer yang berasal dari perusahaan- perusahaan tertentu yang telah berkerjasama dengan PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE.
• Cash Counter : kantor agen perwakilan PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE.
2. Proses yang tidak dibahas dalam penelitian ini :
• Transportasi Cargo : proses serah terima barang dari kurir ke bagian Airport.
• Transit : proses bisnis yang terjadi ketika barang atau dokumen yang
dikirim mengalami double pengiriman yang dikarenakan tempat atau tujuan pengiriman.
• Pengiriman uang : proses pengiriman yang dilakukan bukan dalam bentuk barang atau dokumen melainkan dalam bentuk materi atau uang.
• Penerimaan pembayaran : proses bisnis yang berupa transaksi pembayaran yang dilakukan customer kepada perusahaan dan sebaliknya perusahaan memberikan pembayarannya atau fee untuk masing-masing agen.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini antara lain :
• Menganalisa dan mempelajari sistem pengiriman barang yang sedang berjalan yang ada pada PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE.
• Mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi serta informasi apa saja
yang dibutuhkan dalam sistem pengiriman barang terhadap pelanggan PT.
TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE .
• Merancang sistem informasijasa pengiriman pada PT. TIKI Jalur Nugraha
Ekakurir/JNE yang terkomputerisasi untuk membantu pelayanan pengiriman barang kepada pelanggan.
Manfaat yang ingin di capai dalam penelitian ini :
• Mendukung PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE untuk meningkatkan kualitas pelayanan dalam pendistribusian barang kepada pelanggan.
• Meningkatkan keunggulan kompetitif PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE dengan cara menerapkan sistem informasi yang efektif dan efisien.
• Menghasilkan sistem informasi yang berkaitan dengan pendistribusian barang yang dilakukan oleh PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE untuk mendukung pengambilan keputusan.
• Menghasilkan informasi dan laporan yang tepat dan akurat dari proses pendistribusian barang sehingga membantu manajemen PT.
TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE dalam melakukan pegawassan terhadap kegiatan pendistribusian barang.
1.4 Metodologi
Untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan dalam analisis sistem informasi pelayanan ini digunakan beberapa metode sebagai berikut :
1. Studi Kepustakaan (Library Research)
Metode penelitian yang dilakukan dengan membaca, mempelajari buku-buku dan sumber lain yang berkaitan dengan penulisan analisis sistem informasi pelayanan pada perusahaan. Hasilnya berupa Landasan Teori pada Bab 2 yang digunakan sebagai acuan dalam penulisan analisis sistem informasi pelayanan pada perusahaan.
2. Studi Lapangan (Field Research)
Pengumpulan data dan informasi dilakukan dengan mengadakan kunjungan langsung ke PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE Tomang Raya. Ada 3 cara studi lapangan yang dilakukan yaitu :
a. Pengamatan atau Observasi
Pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap pengendalian pengunaan TI JNE atas sistem yang berjalan.
b. Wawancara atau Interview
Pengumpulan data yang dilakukan dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan mengenai data dan informasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan analisis sistem informasi pelayanan pada perusahaan. Dibuat daftar pertanyaan wawancara berdasarkan sistem service yang sedang berjalan untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan. Wawancara dilakukan pada staff IT Service, Staff Dispatch, Staff National Transportation Departement, Staff Outbound, Staff Inbound, Supervisor Pick Up, Staff Checker, Staff Data Entry.
3. Metode Analisis
a. Survei pada sistem yang berjalan
Pada tahap ini dilakukan pengamatan secara langsung dengan datang ke perusahaan PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE untuk mengetahui proses sistem yang sedang berjalan sebagai dasar dalam menganalisis permasalahan pada sistem tersebut.
b. Analisis terhadap temuan survei
Setelah memperoleh data dan informasi yang diperlukan maka diadakan analisis terhadap sistem tersebut.
c. Identifikasi terhadap temuan survei
Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang masih kurang memadai pada sistem berjalan yang berasal dari dokumen input, process sampai output serta menentukan informasi yang dibutuhkan pada sistem yang baru.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika Penulisan Analisis ini dibagi menjadi 5 bagian dengan sistematika penulisan sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini memberikan gambaran mengenai latar belakang penulisan, ruang lingkup, tujuan dan masalah, metode penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Dalam bab ini dibahas mengenai teori – teori yang mendukung penelitian ini dan metode – metode yang menjadi dasar analisis permasalahan yang ada serta menjadi pedoman bagi pemecahan masalah.
BAB III : ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
Menjelaskan mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi, bagaimana pelaksanaan system yang berjalan sekarang, identifikasi permasalahan serta usulan pemecahan masalah.
BAB IV : RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Dalam bab ini berisi tentang perancangan sistem yang diusulkan dan rencana serta analisis terhadap sistem yang diusulkan.
BAB V : SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab penutup yang menjelaskan mengenai simpulan dari keseluruhan pembahasan topik yang sudah di bahas pada bab-bab sebelumnya, serta saran-saran perbaikan yang sangat berguna bagi PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE.
