BUKU PETUNJUK
“ PROGRAM MAU_PROJECT “ PT. MULTIBRATA ANUGERAH UTAMA I. PENDAHULUAN
Program MAU_PROJECT adalah sebuah program yang dirancang dan diperuntukan khusus bagi orang proyek untuk dapat menginput barang / material serta dapat menginput kas lapangan secara periodik.
Nama program mau_project ini adalah “ MAU_PROJ . EXE “ yang dibuat memakai bahasa pemogramman FOXPRO 2.6 for DOS. Program ini dibuat untuk dipakai dikalangan sendiri ( dilingkungan kerja PT. Multibrata Anugerah Utama )
II. CARA PENGGUNAAN
Cara penggunaan program ini adalah dengan menjalankan file MAU_PROJ.EXE yang berada di folder : “X / MAU_PT “ ( X adalah nama drive , misal : C , D, atau E ). Setelah menjalankan file MAU_PROJ.EXE akan muncul tampilan program tersebut, sesuai dengan gambar dibawah ini :
Gambar . 1 Tampilan User name dan Passwod
Langkah yang dilakukan pertama – tama adalah memasukan user name dan password yang sudah diberikan dari divisi IT . Pada contoh gambar diatas misal :
USER NAME : RAHMAT – X8A PASSWORD : 1234
Setelah kita selesai memasukan User Name dan Password secara benar maka akan muncul tampilan utama seperti dibawah ini.
Gambar 2. Tampilan Utama
Menu –menu yang terdapat pada tampilan utama adalah : A. System
1. Exit [Esc] : Untuk keluar dari program. B. File
1. Data material : Untuk penginputan data Stok, TTB, dan BKB. 2. Data kas lapangan : Untuk penginputan data kas lapangan dan kas umum. C. Database
1. Reindex data : Untuk merapihkan data.
2. Ganti password : Untuk sementara fasilitas ini dinonaktifkan. 3. Transfer data : Untuk transfer data dari dan ke kantor. Penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi menu/modul di atas adalah sbb : A. Input/edit stok barang
Modul input / edit stok barang digunakan untuk melihat stock barang / materia l yang sudah ada berdasarkan dari hasil penginputan Tanda Terima Barang ( TTB ) dan Penginputan Bukti Keluar Barang ( BKB ) proyek, yang terdiri dari Nama proyek, Nama Barang, Keterangan, Satuan, Saldo awal, Saldo akhir, Harga awal, Harga Akhir. Tampilannya bisa dilihat sesuai gambar 3 di bawah ini.
Gambar 3. Tampilan Input / edit stock barang
Menu yang dapat digunakan dalam input / edit stock barang adalah sbb: Ø BROWSE
Menu ini digunakan untuk melihat dan memilih data barang / material yang sudah terdaftar dalam format tabelaris. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat dalam gambar berikut :
Gambar 4. Tampilan menu browse Ø TOP
Ø BOTTOM
Digunakan untuk memilih data barang yang paling bawah. Ø NEXT
Digunakan untuk melihat data barang berikutnya. Ø PREV
Digunakan untuk melihat data barang sebelumnya. Ø REPORT
Digunakan untuk melihat/mencetak laporan barang yang di inginkan ke printer / ke layar (monitor). Dalam menu report ini memuat beberapa modul laporan , seperti dalam gambar berikut :
Gambar 5. Tampilan menu Report o Laporan stok
Digunakan untuk melihat laporan daftar stock secara keseluruhan, seperti gambar berikut :
Gambar 6. Tampilan laporan_stok o Kartu stok
Digunakan untuk melihat hasil laporan kartu stock sesuai barang yang diinginkan dalam periode tertentu.
o Rekap kartu stok
Digunakan untuk melihat rekap kartu stock dalam periode tertentu.
Gambar 7. Tampilan rekap_kt_stok Ø NEW
Ø EDIT
Digunakan untuk mengedit nama barang, quantity dan spesifikasinya. Ø DELETE
Digunakan untuk menghapus data barang yang diinginkan. Ø QUIT
Digunakan untuk selesai/keluar dari program. B. Data permintaan barang/DPM
Kumpulan dari seluruh barang / material yang sudah dibuat dari hasil keputusan bersama antara Site Engineer proyek dan Cost Control. Dalam menu ini terdapat beberapa modul yaitu : Input / Edit DPM, Laporan DPM dan Rekap DPM
Gambar 8. Tampilan Data permintaan barang / DPM Input/edit DPM
Memuat Data – data Permintaan Material yang sudah disetujui oleh Cost Control dan sudah dibuatkan Purcahse Order ( PO ) oleh Purchasing, sehingga logistic proyek bisa dengan segera membuat penginputan Tanda Terima Barang ( TTB ) proyek.
Gambar 9 . Tampilan menu input / edit DPM Menu yang digunakan dalam modul ini adalah sbb: Ø NEXT
Digunakan untuk melihat data DPM berikutnya. Ø PREV
Digunakan untuk melihat data DPM sebelumnya. Ø FIND
Digunakan untuk mencaru data DPM yang diinginkan. Ø BROW
Digunakan untuk memilih ba rang di DPM yang diinginkan. Ø QUIT
Digunakan untuk keluar/selesai dari data DPM. Laporan DPM
Digunakan untuk melihat laporan data – data dpm yang sudah ada secara keseluruhan, data yang ditampilkan adalah nomor DPM, kode material, nama material, nomor PO, quantity PO, nomor PO dan quantity TTB.
Rekap DPM
Digunakan untuk melihat data – data dpm secara rekapitulasi ( Global ) C. Data tanda terima barang/TTB
Data tanda terima barang digunakan untuk memasukkan data penerimaan barang dari supplier berdasarkan data DPM dan data PO yang sudah dibuat oleh divisi Pembelian. Di dalam modul ini terdapat beberapa modul yaitu Input/edit TTB, Input/edit TTB bekas, Laporan data TTB, dan Laporan TTB bekas sesuai tampilan berikut :
Gambar 10 . Tampilan Data Penerimaan Baranag / TTB Input/edit TTB
Digunakan untuk memasukkan dan mengupdate data penerimaan barang dari supplier. Data tersebut otomatis mengupdate data stock barang (menambah stock barang).
Menu yang digunakan dalam modul ini adalah sbb: Ø QUIT
Digunakan untuk keluar/selesai dari data TTB Ø PRINT
Digunakan untuk mencetak form tanda terima barang/TTB Ø NEXT
Digunakan untuk melihat data/nomor TTB berikutnya. Ø PREV
Digunakan untuk melihat data/nomor TTB sebelumnya. Ø FIND
Digunakan untuk mencaru data TTB yang diinginkan. Ø NEW (1)
Digunakan untuk menambah data TTB dengan nomor TTB yang baru, untuk lebih jelasnya bisa dilihat di gambar berikut:
Gambar . 12. Tampilan modul NEW
Item yang perlu diperhatikan dalam menu ini adalah sbb: - Proyek
Berisi nama kode dan nama proyek yang sedang kita kerjakan.( sudah otomatis ada ketika kita akan memulai program mau_proj denngan memasukan user name serta kode proyek yang dikerjakan sesuai dengan password yang diberikan oleh DIVISI IT
- Tgl dan No.TTB
Berisi tanggal pada hari itu ketika kita akan menginput Tanda Terima Barang tersebut ( Untuk tanggal sudah disetting Otomatis mengikuti tanggal berjalan ).
No. TTB adalah nomor dari Tanda Terima Barang yang akan kita buat ( Untuk nomor juga sudah disetting otomatis mengikuti nomor selanjutnya )
- Penerima/UP
Wajib diisi logistic proyek , ketika barang tersebut diterima di proyek oleh user / orang proyek
- Tgl dan No.DPM-A
Berisi data – data barang / material yang sudah ada, dan sudah terdaftar dalam bentuk tabelaris, (gambar 13)
Gambar 13. Tampilan Tgl. Dan No. DPM-A - Nama barang
Berisi satu atau lebih nama barang yang akan kita buat tanda terima barangnya, seperti dalam gambar dibawah ini
- Spesifikasi
Berisi jenis / rincian dari nama barang yang kita terima ( seperti DPM, Kode Barang, Data DO / PO, QTY_PO, Supplier
Gambar 15 . Tampilan menu Spesifikasi - Quantity TTB
Adalah banyaknya jumlah barang yang kita terima - No.Acc
Adalah nomor accounting dari barang yang kita terima
- Tgl dan No.SJ/BKB
Wajib diisi oleh logistic proyek dimana tanggal dan nomor surat jalan biasanya sudah tercantum pada saat supplier mengirimkan barang / material ke proyek.
- Quantity SJ
Adalah banyaknya jumlah barang yang tercantum dalam surat jalan dari supplier
Harus diingat Quantity surat jalan harus sesuai dengan Quantity TTB yang diterima .
Dalam menu quantity surat jalan ada keterangan lebih lanjut mengenai barang yang diterima seperti gambar 17 berikut ini
Gambar 17. Tampilan menu Quantity Surat Jalan - Kendaraan
Wajib diisi oleh logistic proyek ketika supplier mengirimkan barang / material tersebut menggunakan kendaraan apa, missal : Colt Diesel, TRUK, TRAILER , kijang Pick –Up dll
- No.Polisi
Wajib diisi oleh logistic proyek nomor polisi dari kendaraan yang mengirimkan barang / material ke proyek tersebut
- Pengemudi
Wajib diisi oleh logistic proyek siapa nama pengemudi yang mengirimkan barang / material tersebut.
- Jam masuk/keluar
Wajib diisi oleh logistic proyek ketika kendaraan dari supplier yang mengirimkan barang / material tersebut tiba / masuk ke proyek jam berapa dan keluar dari proyek jam berapa.
- Tgl dan No.PO
Berisi tanggal dan nomor Po yang sudah dibuat oleh Purchasing ( modul ini sudah otomatis tampil dilayar , Jadi tidak perlu diisi )
- Supplier
Berisi kode dan nama dari supplier yang mengirimkan barang tersebut ( modul ini juga sudah otomatis tampil dilayar, Jadi tidak perlu diisi )
Gambar 18. Tampilan data akan disimpan
Setelah selesai penginputan data TTB, akan muncul pertanyaan seperti gambar di atas, isi dengan Y untuk menyimpan data dan N untuk membatalkan penyimpanan data.
Ø DELETE (1)
Digunakan untuk menghapus data 1 nomor TTB, jika data sudah ditransfer atau sudah berbeda hari data tsb tidak bisa dihapus.
Ø BROWSE
Digunakan untuk melihat dan memilih barang di data TTB Ø NEW (2)
Digunakan untuk menambah data barang yang kedua dan seterusnya dalam 1 nomor TTB yang sama (1 TTB lebih dari 1 item barang).
Ø EDIT
Digunakan untuk mengedit data TTB sesuai data yang diinginkan/dipilih dalam menu BROWSE
Ø DELETE (2)
Digunakan untuk menghapus 1 item barang sesuai data yang diinginkan. Ø REVISI
Digunakan untuk merevisi data TTB yang sudah ditransfer atau berbeda hari.
Input/edit TTB bekas
Laporan data TTB
Digunakan untuk mencetak laporan data TTB.
Gambar 19. Tampilan laporan data TTB Laporan data TTB bekas
Digunakan untuk mencetak laporan data TTB barang bekas. D. Data pengeluaran barang/BKB
Merupakan data material yang harus dibuat / diinput oleh logistic proyek ketika barang / material akan dipakai oleh pihak lapangan dalam hal ini oleh mandor atas permintaan dan persetujuan dari pelaksana lapangan. (Dengan kata lain barang tersebut keluar dari gudang proyek). Modul yang disediakan dalam menu BKB ini ada 2 yaitu : Input / Edit TTB dan Laporan data BKB.
Gambar 20. Tampilan menu Data Pengeluaran barang / BKB Input/edit BKB
Digunakan untuk menginput barang / material yang akan dikeluarkan dari gudang proyek . BKB ini “ wajib “ diinputkan setiap hari oleh logistic proyek selama proyek itu berjalan.
Menu yang terdapat dalam modul ini adalah sbb: Ø QUIT
Digunakan untuk keluar/selesai dari data BKB Ø PRINT
Digunakan untuk mencetak form BKB Ø NEXT
Digunakan untuk melihat data/nomor BKB berikutnya. Ø PREV
Digunakan untuk melihat data/nomor BKB sebelumnya. Ø FIND
Digunakan untuk mencaru data BKB yang diinginkan. Ø NEW(1)
Digunakan untuk menambah data BKB dengan nomor yang baru.
Gambar 22. Tampilan menu NEW dari Bukti Keluar Barang Item yang perlu diperhatikan dalam menu ini adalah sbb: - Proyek
Berisi nama kode dan nama proyek yang sedang kita kerjakan.( sudah otoma tis ada ketika kita akan memulai program mau_proj denngan memasukan user name serta kode proyek yang dikerjakan sesuai dengan password yang diberikan oleh DIVISI IT
- Tgl/No.Bukti
Berisi tanggal pada hari itu ketika kita akan menginput BKB tersebut (tanggal sudah disetting Otomatis mengikuti tanggal berjalan).
No.Bukti adalah nomor dari BKB yang akan kita buat (nomor juga sudah disetting otomatis mengikuti nomor selanjutnya)
- Pelaksana
Wajib diisi oleh logistic proyek nama dari pelaksana yang menyetujui untuk dikeluarkan suatu barang dari gudang ke lapangan / proyek
- Mandor
Wajib diisi oleh logistic proyek nama dari mandor yang meminta barang tersebut.
Setelah mandor kita isi, akan muncul tampilan sbb:
Gambar 23. Tampilan pilihan BKB - Pilihan
Piliha n digunakan untuk memilih jenis BKB yang akan kita masukkan, yaitu sbb :
§ Digunakan sendiri
Barang/material tsb digunakan oleh proyek itu sendiri. § Dikirim ke proyek lain
Barang/material tsb akan dikirim ke proyek lain. § Dikirim ke MAU Gudang
Barang/material tsb akan dikirim ke gudang MAU § Dikirim ke supplier
Barang/material tsb akan dikirim/dikembalikan ke supplier. - Barang
Merupakan pilihan dari barang / material yang akan kita keluarkan dalam bentuk tebelaris , seperti contoh gambar 24 dan 25 dibawah ini
Gambar 24. Tampilan barang
Gambar 25. Tampilan barang - Quantity
Adalah jumlah dari barang / material yang akan kita keluarkan - Pekerjaan
Adalah kode pekerjaan yang sudah ada dan sudah dibuat oleh Cost Control . Kode pekerjaan ini akan ditransfer bersama transferan DPM dari kantor untuk proyek.
Gambar 26. Tampilan data akan disimpan
Setelah selesai penginputan data BKB, akan muncul pertanyaan seperti gambar di atas, isi dengan Y untuk menyimpan data dan N untuk membatalkan penyimpanan data.
Ø CANCEL (1)
Digunakan untuk membatalkan/menghapus data 1 nomor BKB. Ø BROWSE
Digunakan untuk melihat data BKB. Ø EDIT
Digunakan untuk mengubah data BKB Ø NEW (2)
Digunakan untuk menambah item BKB dalam 1 nomor yang sama. Ø CANCEL
Digunakan untuk membatalkan/me nghapus 1 item BKB. Laporan data BKB
Digunakan untuk mencetak laporan data BKB. E. Data kas lapangan
Data kas lapangan digunakan untuk mengelola data-data kas lapangan baik penerimaan maupun pengeluaran, sesuai budget yang sudah disetujui. Didalam data kas lapangan ini memuat beberapa modul yaitu : Input / edit kas lapangan, Laporan data kas lapangan, dan Rekap data kas lapangan, seperti tampilan dibawah ini:
Gambar 27. Tampilan menu data kas lapangan Input/edit kas lapangan
Digunakan untuk menginput data kas lapangan secara periodik.
Menu yang terdapat dalam modul ini adalah sbb: Ø QUIT
Digunakan untuk keluar/selesai dari data kas lapangan Ø NEXT
Digunakan untuk melihat data tanggal kas lapangan berikutnya. Ø PREV
Digunakan untuk melihat data tanggal kas lapangan sebelumnya. Ø FIND
Digunakan untuk mencari data kas lapangan yang diinginkan. Ø NEW (1)
Digunakan untuk menambah data kas lapangan.
Gambar 29. Tampilan New dari kas lapangan
Item yang perlu diperhatikan dalam menu ini adalah sbb: - Nama proyek
Berisi nama kode dan nama proyek yang sedang kita kerjakan.( sudah otomatis ada ketika kita akan memulai program mau_proj denngan memasukan user name serta kode proyek yang dikerjakan sesuai dengan password yang diberikan oleh DIVISI IT
- Tanggal kas lapangan
Diisi dengan tanggal kas lapangan. - Kelompok kaslap
Adalah kode kelompok dan budget yang sudah disepakati dan tercantum sesuai dari hasil meting budget antara orang proyek ( SE, SM,PM dengan Cost Control).
- Tgl/No.Bon
Adalah tanggal dari bon tersebut dan diberi nomor urut sendiri oleh orang proyek untuk memudahkan penulisan / penginputan ke komputer.
- Keterangan
Adalah Penjelasan / uraian yang tercantum di bon tersebut - Nilai debet
Adalah nilai uang yang kita terima dari kantor - Nilai kredit
Adalah nilai uang yang kita keluarkan dari kas lapangan proyek
Gambar 30. Tampilan data akan disimpan
Setelah selesai penginputan data kas lapangan, akan muncul pertanyaan seperti gambar di atas, isi dengan Y untuk menyimpan data dan N untuk membatalkan penyimpanan data
Ø CANCEL (1)
Digunakan untuk menghapus/membatalkan data kas lapangan (1 tanggal kas lapangan)
Ø BROWSE
Digunakan untuk melihat data-data kas lapangan Ø EDIT
Digunakan untuk mengedit/mengubah data kas lapangan. Ø NEW (2)
Digunakan untuk menambahkan item kas lapangan untuk tanggal kas yang sama.
Ø CANCEL (2)
Laporan data kas lapangan
Digunakan untuk mencetak laporan buku kas lapangan yang berisi data saldo periode sebelumnya, transaksi periode sekarang dan saldo akhir.
Rekap data kas lapangan
Digunakan untuk mencetak rekap data kas lapangan per kelompok dan per nomor perkiraan yang sudah disiapkan oleh divisi Akunting.
F. Data kas umum/office
Secara prin sip data kas lapangan dan data kas umum adalah sama, perbedaan utamanya adalah budget dan kode kelompoknya, sehingga cara penginputan dan laporan yang disediakan sama seperti data kas lapangan.
Gambar 30. Menu Kas umum / office G. Reindex data
Reindex data digunakan untuk merapihkan data-data dan memperbarui pengurutan dan perawatan data.
H. Transfer data
Transfer data digunakan untuk mentransfer data dari dan ke kantor, seperti data DPM, TTB, Kas lapangan dan budget kas lapangan.
Gambar 33. Menu Trans fer data
TTB/BKB dari proyek untuk kantor
Transfer data TTB/BKB dari proyek untuk kantor digunakan untuk mentransfer data TTB yang sudah diinput untuk dikirim ke kantor. Hal- hal yang harus diperhatikan adalah “Target data” diisi dengan drive dan folder tempat penampungan data (nama folder maksimal 8 karakter dan tidak boleh menggunakan spasi). Hasil transfer adalah file dengan nama P1_XXXX.DBF DPM dari kantor untuk proyek
Transfer data DPM dari kantor untuk proyek digunakan untuk menerima data DPM dari ka ntor. Hal- hal yang harus diperhatikan adalah “Sumber data” diisi dengan drive dan folder tempat file DPM yang akan ditransfer (nama folder maksimal 8 karakter dan tidak boleh menggunakan spasi). Sumber data adalah file dengan nama P2_XXXX.DBF
Kas dari pro yek untuk kantor
Transfer data Kas dari proyek untuk kantor digunakan untuk mentransfer data kas dan dikirimkan ke kantor. Sama seperti transfer data TTB/BKB, hal yang harus diperhatikan adalah “Target data” diisi dengan drive dan folder tempat penampungan data. Hasil dari modul ini adalah file KASKECIL.DBF, DUPAH.DBF, DSALDO.DBF.
Kas dari kantor untuk proyek
Transfer data Kas dari kantor untuk proyek untuk kantor digunakan untuk mentransfer data revisi kas dan budget untuk proyek. Sama seperti transfer data DPM, hal yang harus diperhatikan adalah “Sumber data”.
III. PENUTUP
Akhirnya dengan hati yang terbuka kami selaku penulis menerima kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kemajuan kita bersama dan untuk pengembangan program mau_proj ini. Bila ada kesulitan mengenai hal – hal yang berhubungan dengan program mau_proj ini, bisa menghubungi langsung Divisi IT untuk mendapatkan penjelasan yang lebih lengkap dan tereinci.
Author :
Rahmat Wahyudi (Divisi IT) © Juli 2006
