BAB I
MANAJEMEN PROYEK
Pendahuluan
Pembahasan ini menjelaskan tentang pengertian manajemen atau macam-macam istilah manajemen ini sangat luas, dan dapat dilihat juga dari berbagai pendapat para ahli dibidang manajemen seperti George R. Terry, James AF Stoner, Elmor Peterson, John F.Mee, pada bab ini dibahas tentang pengertian managemen, pengertian proyek, tingkatan managemen proyek, unsur-unsur managemen proyek, fungsi-fungsi manajemen proyek, konsep manajemen konstruksi, fungsi/peran manajemen konstruksi, serta pihak – pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek.
Pada bab ini, sangat terkait atau mempunyai relevansi dengan matakuliah lain seperti managemen SDM dan alat, managemen supervisi dan spesifikasi, serta etika bisnis dan kewirausahaan.
Adapun aplikasi dan manfaatnya dapat diterapkan dilapangan untuk mengikuti dan terjun langsung pada setiap pembangunan proyek, baik dalam bidang jasa, pengadaan, maupun proyek konstruksi.
Tujuan Instruksional Khusus
Setelah Mempelajari Bab ini, Anda Diharapkan Dapat: - Menjelaskan macam-macam pengertian managemen - Menjelaskan macam-macam pengertian Proyek
- Menjelaskan Tingkatan Managemen Proyek dan kemampuan/ kemahiran dan orientasi yang harus dimiliki berkaitan dengan tugas, tanggung jawabnya
- Menjelaskan Unsur-Unsur Managemen Proyek Konstruksi - Menjelaskan Fungsi-fungsi Manajemen Proyek
- Menjelaskan fungsi/peran Manajemen Konstruksi pada setiap tahap proyek
- Menjelaskan pihak – pihak yang terlibat dalam proyek
1.1 Pengertian Manajemen Proyek
Manajemen ini mempunyai pengertian yang berbeda-beda, tergantung dari latarbelakang dan pengalaman seseorang/pakar dibidang managemen contohnya; ada yang mendefinisikan sebagai ilmu dan seni, profesi, sistem, dan proses, serta sebagai suatu fungsi dan kelompok/kumpulan orang untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Kesalahan dalam managemen proyek dapat mengakibatkan hilangnya laba yang diharapkan karena bertambahnya biaya, keterlambatan penyelesaian terhadap jadwal dan adanya denda (penalty). Jadi intinya adalah bagaimana mengatur dan mengelola sumberdaya yang ada dalam memenej suatu proyek.
Proyek adalah kegiatan sekali lewat, dengan waktu dan sumber daya yang terbatas untuk mencapai hasil akhir yang telah ditentukan, dalam mencapai hasil akhir kegiatan proyek dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan mutu, yang dikenal dengan tiga kendala (triple constrain), sedangkan kegiatan proyek dibedakan dari kegiatan operasional antara lain karena sifatnya yang dinamis, non rutin, multi kegiatan dengan intensitas yang berubah-ubah, dan memiliki siklus yang pendek.
1. Ragam Pengertian Managemen
Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni (Management is a Science and Art) Manajemen sebagai suatu ilmu merupakan teori-teori yang telah tersusun secara sistematis dan teruji dalam praktek dan akan selalu berkembang. Merupakan suatu ilmu yang bersifat interdisiplinner yang memerlukan disiplin ilmu-ilmu lain dalam penerapannya, seperti statistic, matematika, filsafat, dsb sedangkan.manajemen sebagai suatu seni,dimana dalam penerapannya memerlukan seni tersendiri yang dimiliki oleh seorang manajer, yang didasarkan pada bakat dan pengalamannya. Ilmu manajemen mengajarkan pengetahuan
tentang manajemen,sedang seni manajemen mengajarkan tentang bagaimana melaksanakan sesuatu hal yang berkaitan dengan bidang manajemen.
Perkembangan selanjutnya adalah manajemen sebagai profesi (Management as a Profession) ini sejalan dengan perkembangan ilmu manajemen dan industri yang memerlukan jasa pengetahuan dan seni manajemen,hal ini ditunjukkan dengan berkembangnya lembaga manajemen yang bergerak di bidang training dan konsultasi manajemen.
Manajemen juga sebagai suatu system dan proses (Management as a System, Process) Manajemen sebagai suatu system merupakan pendekatan system dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan manajemen. Kegiatan-kegiatan manajemen merupakan suatu rangkaian yang saling berkaitan dari sub system sub system kegiatan yang terorganisasi sedemikian untuk mencapai tujuan organisasi sebagai out put/sasaran akhir.Dan manajemen merupakan serangkaian tahap-tahap kegiatan atau proses yang berurutan dan terarah untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan memanfaatkan seefektif dan sefisien mungkin sumber daya yang tersedia. Selain itu manajemen sebagai suatu fungsi dan kelompok/kumpulan orang(Management as a Function a Group of People) Manajemen sebagai suatu fungsi merupakan pelaksanaan manajemen secara terpisah walaupun berkaitan dalam suatu kerangka mencapai tujuan tertentu. Dan Manajemen merupakan suatu kelompok orang yang melaksanakan tujuan-tujuan dan fungsi-fungsi manajerial untuk mencapai tujuan kelompok tersebut
Menurut pendapat para ahli dibidang manajemen, antara lain: 1. George R. Terry ( Principles of Management)
Manajemen merupakan suatu proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan/penggerakan (actualing) dan pengawasan (controlling), yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang ditetapkan melalui sumber daya manusia dan sumber daya lain.
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya –sumber daya organisasi lainnya, agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
3. Elmor Peterson (Bussiness Organization and Management)
Manajemen adalah suatu teknik dengan maksud dan tujuan dari sekelompok manusia tertentu ditetapkan, unsur-unsur manajemen diklasifikasikan dan dilaksanakan.
4. John F.Mee
Manajemen adalah seni untuk mencapai hasil yang maksimal dengan usaha yang minimal,demikian pula mencapai kesejahteraan dan kebahagian maksimal baik bagi pimpinan maupun para pekerja serta memberikan pelayanan sebaik mungkin pada masyarakat.
5. John F.Mee dkk,
Manajemen adalah proses untuk memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan tertentu. Masih banyak lagi defenisi-defenisi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli dan orang yang berpengalaman di bidang manajemen, masing-masing mempunyai perbedaan dan kesamaannya didasarkan pada sudut pandang dan pengalaman yang berbeda.
2. Pengertian Proyek
Sedangkan proyek adalah suatu kegiatan yang mempunyai jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumber daya yang terbatas, untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan. Sehingga manajemen proyek secara luas diterapkan pada seluruh tahapan proyek, mulai dari tahapan perencanaan, perancangan, pengadaan dan pelaksanaan, sehingga untuk menerapkannya akan lebih rumit dan komplek, karena sumber daya yang ada berlainan dan bervariasi dan mempunyai tujuan-tujuan antara, sesuai dengan tahapan proyeknya.
Sasaran dari manajemen proyek sendiri yaitu mencapai pengendalian yang tepat dari suatu proyek untuk menjamin agar penyelesaiannya dapat sesuai
dengan jadwalnya dalam batas anggaran dan kualitas yang ditetapkan. Sasaran dari manajemen proyek adalah:
a. Adanya tanggungjawab tunggal yang terintegrasi ditangan Manager Proyek
b. Adanya perencanaan dan pengendalian yang terintegrasi dari semua kegiatan unit-unit fungsional selama proses siklus kehidupan proyek. Sedangkan kegiatan-kegiatan dalam Manajemen proyek dilakukan beraneka ragam, mulai dari perencanaan program, survey, penelitian, study kelayakan, perancangan, pengadaan/lelaang sampai pelaksanaan, sehingga akan melibatkan berbagai ahli dan pihak, (surveyor, perencana/arsitek, ahli geologi, konstruktor, kontraktor dan sebagainya), yang merupakan suatu tim yang saling berkaitan dan berhubungan, sehingga memerlukan pengelolaan (manajemen) yang professional (terpadu) sehingga dengan pendekatan konsep ini dibutuhkan seorang manajer manajemen yang akan mengelola proyek tersebut mulai dari perencaanaan, perancangan, lelang/tender sampai pelaksanaannya.
Dengan konsep ini dapat dilakukan perencanaan secara bersamaan dengan beberapa perencanaan, begitu juga pada tahap pelaksanaan dapat dilakukan pelaksanaan dengan lebih dari satu kontraktor atau pelaksanaan secara bertahap (fast track) tanpa harus menunggu dahulu perencanaan selesai secara keseluruhan (keuntungan waktu proyek lebih singkat).
Dengan konsep ini peran manajer manajemen sangat besar dalam menentukan keberhasilan proyek baik dari segi waktu, biaya, mutu, maupun keamanan dan kenyamanan yang optimal, sehingga dapat berkembang perusahaan yang bergerak dibidang manajemen ini, yang akan mengelola proyek-proyek yang diingini oleh owner/pemilik secara professional dan optimal.
1.2 Tingkatan Manajemen Proyek
Tiap bagian dalam suatu organisasi membutuhkan manajemen, penerapan manajemen untuk tiap bagian berbeda sesuai dengan orientasi dan tingkatnya. Didasarkan pada orientasi dan tingkatnya maka manajemen dapat dibagi menjadi 1. Higher Management ( Manajemen Puncak/Tingggi )
Manajemen disini berkaitan dengan seluruh kegiatan manajemen organisasi secara luas,umum,dan menyeluruh.
Manajernya merupakan manajer puncak/top manager yang bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi,penentuan kebijakan/policy umum organisasi.
Biasanya manajer puncak terdiri dari para eksekutif seperti presiden direktur,direktur,kepal cabang dan sebagainya yang merupakan level perantara pada struktur organisasinya.
2. Middle Management ( Manajemen Menengah/Madya)
Manajemen disini ruang lingkupnya berkaitan dengan manajemen bagian yang menjadi tanggunag jawabnya.manajernya adalah manajer maenengah/ madya yang merupakan manajer departemen yang mengkoordinir/ membawahi beberapa seksi atau bagian dan merupakan level bawah/teknis pada struktur organisasinya.
3. Lower management ( Manajemen Tingkat Bawah/Lini)
Manajemen disini berkaitan dengan manajemen ditingkat operasional/teknis yang berhubungan langsung dengan tenaga-tenaga operasional/teknis .Manajernya merupakan manajer operasional dan merupakan level bawah/teknis Pada struktur organisasinya. Sebagai seorang manajer ada beberapa kemampuan/kemahiran dan orientasi yang harus dimiliki berkaitan dengan tugas, tanggung jawab, fungsi dan peranannya dalam mencapai tujuan manajemen dan organisasi.
Ada 3 (tiga) kemmpuan dan orientasi yang harus dimiliki seorang manajer,Yaitu:
a. Conceptual skill
Conceptual skill adalah kemampuan untuk mengidentifikasi masalah dan keadaan/kondisi/situasi yang ada, menentukan variabel dan factor-faktor yang menentukan,kemudian menganalisisnya dengan alternative yang luas untuk menentukan keputusab dan langkah-langkah yang akan diambil sehingga
dapat mencapai hasil yang maksimal bagi pencapaian tujuan secara keseluruhan. Conceptual skill merupakan kemampuan untuk melihat persoalan secara menyeluruh dan komprehensifdan menganalisisnya untuk mendapatkanmenentukan suatu konsep/kebijakan yang bersifat strategic dan mendasar
b. Human Skill
Human skill yaitu kemampuan untuk berhubungan dan berkomunikasi dengan orang lain sehingga tercipta partisipati dan suasana yang serasi/harmonis diantar kelompok-kelompok/anggota-anggota yang berkaitan/berhubungan untuk mendukung pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
c. Technical Skill
Technical skill yaitu kemampuan untuk melakukan tugas-tugas khusus bersifatb teknis yang menjadi tanggung jawab yang berkaitan dengan prosedur,proses,peralatan,teknik/metode operasional dan sebagainya.
1.3. Unsur-Unsur Manajemen Proyek (Konstruksi)
Unsur-unsur manajemen merupakan sumber daya yang berpengaruh terhadap berfungsinya manajemen di dalam mencapai tujuannya.
Unsur-unsur manajemen yang utama biasa dinyatakan dalam 6 (enam) M, yaitu : 1. Men (manusia) 2. Material (bahan-bahan/material) 3. Machines (mesin-mesin/peralatan) 4. Money (uang) 5. Methods (metode/cara/teknologi) 6. Market (pasar)
Untuk mencapai tujuan manajemen proyek, seorang manajer harus dapat menggunakan dan memanfaatkan unsur-unsur manajemen tersebut (sebagai sumber daya) secara efisien dan efektif sehingga dapat dicapai tujuan yang telah ditentukan secara optimal.
1.4 Fungsi-fungsi Manajemen Proyek
Pada dasarnya manajemen berarti pencapaian tujuan organisasi melalui pelaksanaan fungsi-fungsi tertentu (yang disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen).
Dalam menentukan fungsi-fungsi manajmen masih ada perbedaan antara beberapa ahli, sebagai berikut :
1. G.R. Terry (Principiles of management) a. Planning (Perencanaan) b. Organizing (Pengorganisasian) c. Actuating (Menggerakkan) d. Controlling Pengawasan)
Disingkat P.O.A.C
2. H. Alberts (Managenment, The Basic Concept) a. Planning b. Oganizing c. Directing d. Controlling Disingkat P.O.D.C 3. Henry Fayol a. Planning b. Organizing c. Commanding d. Coordinating e. Controlling
4. Koontz, H and O‟Donelt (The Principles of Management) a. Planning
b. Organizing c. Saffing d. Directing e. Controlling
P.O.S.D.C 5. Luther Gallick a. Planning b. Organizing c. Staffing d. Directing e. Coordinating f. Reporting g. Budgeting Disingkat P.O.S.D.C.O.R.B 6. William Spriegel a. Planning b. Organizing c. Controlling P.O.C
Masih banyak lagi pendapat para ahli tentang fungsi-fungsi manajemen, yang masing-masing ada perbedaan dan kesamaannya dalam mengelompokkan/mengklasifikasi, maupun urutan-urutannya, namun kalau ditelaah lebih jauh, dalam keanekaragaman tersebut terdapat kesamaan-kesamaan yang fundamental.
Fungsi yang satu diurai lebih detail/jelas dalam fungsi yang berdiri sendiri (khusus) atau sebaliknya beberapa fungsi disatukan dalam fungsi yang bersifat lebih umum. Misalnya Henry Fayol menganggap fungsi Coordinating sebagai fungsi dasar yang berdiri sendiri, sedang menurut G.R. Terry fungsi Coordinating sudah implicit terdapat dalam keempat fungsi dasar yang telah ada menurut dia, seperti tergambar dalam bagan berikut:
Coordinating Planning ( Perencanaan ) Coordinating Organizing ( Pengorganisasian )
Coordinating Actuating ( Pelaksanaan )
Coordinating Controlling ( Pengawasan/Pengenalian )
Gambar 1 Fungsi Coordinating menurut G.R. Terry
Begitu juga fungsi-fungsi yang lain menurut Terry sudah masuk dalam keempat fungsi dasar menurut dia.
Kalau ditelaah lebih jauh fungsi dasar manajemen menurut Terry pun dapat disederhanakan lagi menjadi 3 (tiga) fungsi dasar utama yaitu :
1. Perencanaan ( Planning ) 2. Pelaksanaan ( Actuating ) 3. Pengendalian ( Controlling )
Fungsi Organizing (pengorganisasian) dari Terry terdapat implicit dalam setiap tiga (3) fungsi dasar diatas seperti dalam bagan berikut :
Organizing Planning ( Perencanaan )
Organizing Actuating ( Pelaksanaan )
Organizing Controlling (Pengawasan/pengendalian)
Gambar 2 Fungsi Coordinating setelah dirumuskan/sederhanakan Di dalam perencanaan dibutuhkan (implicit) pengorganisasian, perencanaan, begitu juga dalam pelaksaan dan pengendalian dibutuhkan (implisit) pengorganisasiannya.
Ketiga fungsi manajemen di atas biasa juga disebut sebagai proses manajemen siklus manajemen yang saling terkait, tidak berdiri-sendiri seperti dalam bagan/pada gambar sebagai berikut;
Gambar 3 Bagan Siklus Manajemen
Uraian secara garis besar dan sederhana ketiga fungsi manajemen tersebut adalah
1 Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah kegiatan pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi, sasaran, program, target, prosedur, metode, system, anggaran, waktu dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan bermaksud menjawab pertanyaan 5 W dan 1 H, yairu :
1. What = Apa (apa yang harus dilakukan, apa tujuan yang harus dicapai, apa sasaran dan targetnya).
2. Why = Mengapa ( mengapa kegiatan itu dilakukan atau mengapa tujuan harus dicapai).
3. Where = Dimana ( dimana kegiatan itu dilakukan fungsi tempat ). 4. When = Kapan ( kapan kegiatan itu harus dilakukan, fungsi waktu )
Planning
5. Who = Siapa ( siapa yang akan melaksanakan kegiatan ini, fungsi orang/bagian staf ).
6. How = Bagaimana/berapa ( bagaimana kegiatan itu dilakukan, berapa anggarannya, bagaimana kualitasnya, berapa waktu yang dibutuhkan yang dapat selanjutnya dijabarkan sebagai berikut :
How long – How much – How many, etc.
Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir, jika suatu perencanaan telah ditetapkan, maka perencanaan harus diimplementasikan/dilaksanakan dan kemudian dikendalikan, dievaluasi, disesuaikan/direncanakan kembali. Begitu seterusnya proses itu berjalan, baik untuk perencanaan dalam arti luas/seluruh kegiatan organisasi, maupun dalam arti perencanaan bagian-bagian, dst.
Tujuan dan manfaat perencanaan adalah :
a) Menggariskan secara jelas dan tepat tujuan dari kegiatan yang dilakukan secara menyeluruh ( jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang ) dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. b) Sebagai pedoman dan arah kegiatan, sekaligus tata kerjanya, sehingga
hubungan dan koordinasi antar bagian dapat dilaksanakan.
c) Karena perencanaan merupakan suatu kegiatan/hasil dari proses pelaksanaan, evaluasi, dan penilaian, maka akan memperbaiki praktek dan cara bekerja anggota organisasi.
d) Perencanaan merupakan suatu alat pengendalian/mengukur hasil pelaksanaan kegiatan.
e) Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisisen.
2. Pelaksanaan
Pelaksanaan merupakan implementasi dari keputusan yang telah ditetapkan di dalam perencanaan. Pelaksanaan sebagai fungsi manajemen kedua merupakan proses atau cara bagaimana menerapkan hasil perencanaan/kegiatan yang telah ditetapkan secara optimal.
Di dalam fungsi pelaksanaan sudah termasuk fungsi persiapan untuk pelaksanaan/pengorganisasian yaitu usaha untuk merancang organisasi yang tepat untuk mencapai tujuan, penentuan lingkup dan rincian jenis kerja/kegiatan, mengelompokkan, mengatur dan pembagian kerja/tugas-tugas dan tata kerja/mekanismenya.Unsur-unsur dalam pengorganisasian adalah :
a. Lingkup dan rincian kerja/kegiatan.
b. Pembagian kerja/kegiatan, tugas-tugas, staffing, dan koordinasinya. c. Penentuan hubungan dan mekanisme kerja serta tata kerjanya. d. Penentuan struktur organisasi.
Setelah proses pengorganisasian siap, maka selanjutnya fungsi pelaksanaan yang lain adalah proses menggerakkan orang/bagian/kelompok dari organi- sasi secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Unsur-unsur actuating (menggerakkan) antara lain :
a. Kepemimpinan, b. Komunikasi,
c. Motivasi dan penghargaan, d. Instruksi,
e. Pengembangan staf dan organisasi, f. Penumbuhan partisipasi,
g. Perbaikan proses/cara,dari hasil pengendalian (metode).
Masing-masing unsur penggerakan ( actuating) di atas mempunyai metode dan cara tersendiri, yang intinya agar pelaksanaan kegiatan/kerja/tugas-tugas dapat mencapai hasil yang optimal sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan.3. Pengendalian
Pengendalian adalah proses/usaha yang sistematis dalam penetapan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, sistem informasi, umpan balik, membandingkan pelaksanaan nyata dengan standar yang telah ditetapkan dalam perencanaan, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangannya, serta melakukan koreksi perbaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, sehingga tujuan tercapai secara efektif dan efisien. Kegiatan pengendalian sangat
erat hubungannya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya (perencanaan dan pelaksanaan), karena pada kegiatan pengendalian ini dilihat apakah tujuan/ kegiatan yang direncanakan dapat/telah dicapai dalam pelaksanaan secara riil. Kegiatan pengendalian mencakup : pengarahan, monitoring, evaluasi, dan koreksi. Beberapa pendapat para ahli berikut ini.
- Pengendalian adalah suatu usaha guna memastikan bahwa aktivitas yang dilakukan sesuai dengan aktivitas yang direncanakan “(Agus Mulyono, 1996 : 153). Apabila terjadi penyimpangan, maka perlu diketahui dimana terjadinya penyimpangan itu dan bagaimana tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut.
- Menurut Robert J. Mocker, Pengendalian adalah usaha yang sistematis dalam menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dari standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran“ (Iman Soeharto, 1997 : 117)
A. Fungsi Pengendalian
Adapun fungsi/tujuan Pengendalian adalah sebagai berikut :
1. Selama pekerjaan berjalan, pengendalian digunakan sebagai penjaga atau pengaman. Dalam hal ini kinerja berguna untuk keperluan koreksi pelaksanaan operasional sehingga sasaran tidak menyimpang dari rencana
2. Setelah pekerjaan selesai pengendalian dapat dipakai sebagai alat pengukur
3. Menjamin tercapainya sasaran dengan tepat waktu dan tepat biaya dan sesuai dengan mutu yang direncanakan
B. Tujuan Pengendalian
Tujuan pengendalian adalah untuk mengetahui seberapa jauh tingkat pencapaian atau tingkat penyelesaian dari kegiatan itu dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan (sasaran). Di samping itu,
pengendalian juga bertujuan untuk mengetahui dan membandingkan hasil yang didapatkan apakah mengalami keuntungan atau kerugian. Selain itu, konsep kinerja juga dapat digunakan sebagai pemantau efektifitas dari perencanaan, pengorganisasian dan kepemimpinan serta pengambilan tindakan perbaikan pada saat dibutuhkan
Dari uraian di atas, jelas bahwa pengendalian tidak akan dapat dilaksanakan apabila tidak atau belum ada penentuan tujuan yang akan dicapai sehingga harus terdapat tujuan yang jelas. Penentuan tujuan ini dilaksanakan dalam kegiatan perencanaan sehingga pengendalian membutuhkan perencanaan dan pengorganisasian sebelumnya. Semakin rinci, jelas dan lengkap suatu rencana dan struktur organisasi yang ada, maka semakin besar pula keefektifitasan kinerja.
C. Proses Pengendalian
Proses Pengendalian yang tepat dimulai dengan perencanaan, melaku kan apa yang telah direncanakan, memeriksa hasil dan kemudian melakukan tindakan koreksi bila diperlukan. Proses ini menunjukkan 4 tahapan yang berkesinambungan yaitu rencanakan – kerjakan – periksa – ambil tindakan (Plan – Do – Check – Action/PDCA). Proses pengendalian dengan sistem
PDCA meliputi beberapa tahapan proses sebagai berikut: 1.Merencanakan atau Plan
Merencanakan berarti memiliki dan menentukan langkah-langkah kegiatan yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Ini berarti langkah pertama adalah menentukan sasaran yang hendak dicapai, termasuk hasil atau tujuan yang diharapkan. Kemudian menyusul urutan langkah kegiatan atau mendefinisikan langkah kerja dan selanjutnya menetapkan standard an kriteria atau spesifikasi.
2. Mengerjakan atau Do
Setelah terbentuk rencana yang bagus, kemudian mengerjakan yang telah direncanakan yaitu mengikuti atau melaksanakan rencana itu.
3. Memeriksa atau Check
Setelah tahap mengerjakan, perlu untuk memeriksa apakah segala sesuatu berjalan menurut rencana atau apakah harapan terpenuhi. Dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan informasi untuk memberikan keterangan yang tepat, cepat dan akurat dalam proses pengendalian proyek. Data dan informasi diolah untuk dipakai dalam pengambilan keputusan kemudian diadakan pelaporan dan pemeriksaan data dan informasi hasil pekerjaan. Selanjutnya dianalisis & membandingkan dgn standard kriteria yg ditentukan, hasilnya digunakan sebagai dasar tindakan pembetulan. 4. Pengambilan Tindakan atau Action
Dalam tahap ini kita mencoba mencari jalan keluar untuk mengambil langkah – langkah tindakan koreksi terhadap terjadinya penyimpanan setelah dilakukan tahap pemeriksaan. Dengan kata lain analisis menunjukkan penyimpangan, maka perlu diadakan tindakan pembetulan. Hasil analisis dan pembetulan digunakan sebagai umpan balik bagi penyusunan rencana kerja selanjutnya untuk mencapai sasaran semula.Adapun proses pengendalian dengan sistem PDCA, adalah:
Gambar 4 Proses Pengendalian Proyek dengan Sistem PDCA Merencanakan (Plan) Pengambilan Tindakan (Action) Mengerjakan (Do) Memeriksa (Check)
Selain tahap proses diatas ada juga yang memberikan beberapa ketetapan/tapi pada prinsipnya maknanya sama saja antara lain
Tahap-tahap proses pengendalian :
1. Penetapan standar pelaksanaan,
2. Penentuan pelaksanaan pengukuran (cara/system dan frekuensi pengukuran),
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata,
4. Perbandingan pelaksanaan kegiatan nyata dengan standar dan analisis penyimpangan-penyimpangannya,
5. Pengembalian tindakan dan koreksi/perbaikan.
D. Obyek – obyek Pengendalian
Tahap pelaksanaan proyek ( tahap konstruksi ) adalah tahap dimana dilaksanakan kegiatan – kegiatan atau pekerjaan – pekerjaan guna mewujudkan suatu bangunan konstruksi yang dimaksud. Secara konsepsi, sebelum kegiatan / pelaksanaan proyek tersebut dilakukan, maka terlebih dahulu dilakukan perencanaan. Didalam perencanaan inilah ditetapkan berbagai hal, seperti sumber daya yang diperlukan ( input ) dan hasil yang dicapai ( output ) dengan maksud antara lain agar terdapat pedoman yang jelas dan dapat diikuti pada pelaksanaan nanti. Setelah perencanaan maka dilakukan proses pelaksanaan pekerjaan dan selanjutnya dilakukan kegiatan analisa terhadap kinerja dengan maksud agar pelaksanaan dengan hasil yang dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.
Sasaran dari pelaksanaan proyek adalah proyek yang akan dilaksanakan atau diselesaikan dapat tepat waktu, tepat biaya dan sesuai dengan mutu yang direncanakan. Hal ini juga berarti bahwa sasaran kinerja pekerjaan antara lain adalah sebagai berikut ini :
a. Pekerjaan rampung pada waktunya
c. Pekerjaan rampung dengan mutu yang sesuai
Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka hal ini juga berarti bahwa terdapat beberapa hal yang dapat dijadikan obyek kinerja suatu proyek atau pekerjaan, baik input – inputnya maupun hasil keluarannya (output). Sejalan dengan hal tersebut diatas dan sebagaimana maksud dari penulisan ini, maka biaya dan waktu merupakan obyek – obyek dari kinerja itu sendiri.
1. Pengendalian Waktu
Yang dimaksud dengan waktu dalam penyelenggaraan proyek adalah lamanya kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mulai dari awal sampai akhir pekerjaan. Pengendalian waktu ditujukan agar waktu pelaksanaan konstruksi dapat berlangsung seperti yang direncanakan. Keterlambatan akan merupakan kerugian baik bagi pemilik proyek maupun bagi kontraktor. Bagi pemilik proyek keterlambatan berarti mundurnya waktu pemanfaatan bangunan sedangkan bagi kontraktor akan berakibat bertambah nya biaya tidak langsung yang diperlukan untuk menyelesaikan konstruksi. 2.Pengendalian Biaya
Yang dimaksud dengan biaya pelaksanaan proyek adalah biaya yang dipergunakan atau uang yang dikeluarkan untuk melaksanakan pekerjaan dalam proyek tersebut. Analisa Kinerja Biaya berfungsi untuk mengukur dan membandingkan biaya yang sebenarnya terjadi dengan biaya standarnya sehingga penyimpangan dapat di deteksi secara dini. Untuk mengetahui adanya penyimpangan secara dini, maka perbandingan antara biaya actual dengan biaya standarnya haruslah dilakukan secara periodic dalam jangka waktu yang tidak cukup lama sehingga dapat diambil tindakan koreksi untuk mengatasi penyimpangan yang terjadi.
1.5 Konsep Manajemen Konstruksi
Pengertian manajemen sangat luas, yang biasanya dibatasi dengan kata yang ada dibelakang kata manajemen tersebut, yang merupakan/menunjukkan
orientasi atau kekhususan dari manajemen tersebut, seperti manajemen organisasi, manajemen keuangan, manajemen personalia, manajemen perusahaan, manajemen industri, manamjemen proyek, manajemen konstruksi, dan sebagainya.
Pengertian manajemen secara umum adalah bagaimana menerapkan fungsi-fungsi manajemen (Planning, Organizing, Actuting dan Controlling), secara sistematis dengan menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan yang khas (organisasi, perusahaan, proyek dan lain-lain) secara optimal. Dengan demikian pengertian manajemen proyek adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian) secara sistematis pada suatu proyek dengan menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien agar tercapai tujuan proyek secara optimal.
Pengertian proyek di sini adalah suatu kegiatan yang mempunyai jangka waktu tertentu . Sedangkan konsep manajemen proyek (konstruksi) pada awalnya dikembangkan dari pelaksanaan proyek oleh kontraktor (tahap pelaksanaan). Kontraktor merencanakan (planning) waktu pelaksanaan, waktu pemesanan dan pemasukan material dan alat, jumlah dan kualifikasi tenaga kerja, metode/teknik pelaksanaan dan sebagainya, yang merupakan penerapan fungsi planning (perencanaan pelaksanaan) dari sumber daya yang ada secara efektif dan efisien.
Kemudian melaksanakan jenis-jenis pekerjaan proyek sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, dengan selalu diadakan pengarahan, monitoring, pengawasan, pengendalian, evaluasi dan koreksi terhadap pelaksanaan dan hasil-hasil pelaksanaan dan hasil-hasil-hasil-hasil pelaksanaan, sehingga akan diperoleh hasil-hasil pelaksanaan proyek yang optimal.
Manajemen proyek (konstruksi) secara luas diterapkan pada seluruh tahapan proyek, mulai dari tahapan perencanaan, perancangan, pengadaan dan pelaksanaan, sehingga untuk menerapkannya akan lebih rumit dan komplek, karena sumber daya yang ada berlainan dan bervariasi dan mempunyai tujuan-tujuan antara, sesuai dengan tahapan proyeknya.
Pada manajemen proyek dalam pengertian di atas, kegiatan-kegiatan yang dilakukan beraneka ragam, mulai dari perencanaan program, survey, penelitian, study kelayakan, perancangan, pengadaan/lelaang sampai pelaksanaan, sehingga akan melibatkan berbagai ahli dan pihak, (surveyor, perencana/arsitek, ahli geologi, konstruktor, kontraktor dan sebagainya), yang merupakan suatu tim yang saling berkaitan dan berhubungan, sehingga memerlukan pengelolaan (manajemen) yang professional (terpadu) sehingga dengan pendekatan konsep ini dibutuhkan seorang manajer manajemen yang akan mengelola proyek tersebut mulai dari perencaanaan, perancangan, lelang/tender sampai pelaksanaannya.
Dengan konsep ini dapat dilakukan perencanaan secara bersamaan dengan beberapa perencanaan, begitu juga pada tahap pelaksanaan dapat dilakukan pelaksanaan dengan lebih dari satu kontraktor atau pelaksanaan secara bertahap (fast track) tanpa harus menunggu dahulu perencanaan selesai secara keseluruhan (keuntungan waktu proyek lebih singkat).
Dengan konsep ini peran manajer manajemen sangat besar dalam menentukan keberhasilan proyek dari segi waktu, biaya, mutu keamanan dan kenyamanan yang optimal, sehingga dapat berkembang perusahaan yang bergerak dibidang manajemen ini, yang akan mengelola proyek-proyek yang diingini oleh owner/pemilik secara professional dan optimal.
Konsep manajemen ini terus berkembang dan dikenal dengan konsep “Manajemen Konstruksi” (“Construction Management”).
Secara umum pengertian Manajemen Konstruksi adalah suatu metode/system atau proses pengelolaan proyek (“konstruksi”) pada seluruh tahap proyek (“perencanaan, perancangan, lelang/tender dan pelaksanaan”) secara terpadu, sitematis dan efisien untuk mencapai tujuan dari proyek secara optimal.
Manajemen Konstruksi dapat dilihat dari beberapa aspek/pendekatan, yaitu :
1. Manajemen Konstruksi sebagai suatu system atau metode/pendekatan, di sini pengelolaan proyek didasarkan pada system metoda MK, mulai dari perencanaan, perancangan maupun
pengadaan/lelang dan pelaksanaannya, sehingga diperoleh perencanaan/perancangan dan pelaksanaan proyek yang optimal. 2. Manajemen konstruksi sebagai suatu proses atau prosedur
Untuk proyek-proyek yang menerapkan system manajemen konstruksi maka proses dan prosedur untuk mendapatkan, melaksanakan dan mengelola proyek harus sesuai dengan sistem tersebut, Yaitu mulai dari perencanaan, perancangan, pengadaan dan pelaksanaan ditentukan oleh tim manajemen konsturksi bersama pemilik („Owner”) Proses da prosedur perencanaan/perancangan untuk konsultan perencana ditentukan oleh tim MK, sehingga didapatkan perencanaan/perancangan yang optimal.
Pengadaan/lelang ditentukan oleh MK bersama owner sehingga diperoleh konsultan dan kontraktor yang dapat dipertanggung jawabkan.Dan proses/prosedur pelaksanaan oleh kontraktor ditentukan oleh MK, sehingga didapat hasil pelaksanaan yang optimal dari segi waktu, mutu dan biaya.
3. Manajemen konstruksi sebagai profesi
Dengan berkembangnya system manajemen konstruksi dalam pengelolaan proyek dan proses/prosedur mengelola/mendapatkan proyek, maka akan timbul dan berkembang perusahaan yang bergerak di bidang jasa manajemen konstruksi, sehingga berdiri perusahaan konsultan MK.
Konsep Manajemen Konstruksi menuntut adanya dapur professional yang mengolah keputusan-keputusan yang akan diambil oleh proyek dan konsep ini juga menuntut suatu pengelolaan proyek secara teknis operasional yang akan melengkapi pengelolaan strategis yang berada di tangan pemilik (owner).
Manajemen konstruksi dilaksanakan oleh tim professional, yang bersama-sama dengan pemilik merupakan satu kesatuan dalam pengelolaan proyek secara terpadu. Secara diagram pengelolaan proyek dengan konsep MK dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 5 Diagram pengelolaan proyek dengan konsep MK
Penerapan konsep manajemen konstruksi dengan baik adalah sejak tahap perencanaan, namun dapat juga pada tahap-tahap lain sesuai dengan tujuan dan kondisi proyek tersebut, sehingga konsep MK dapat diterapkan pada tahap-tahap proyek sebagai berikut :
1. Manajemen Konstruksi dilaksanakan pada seluruh tahapan proyek
Pengelolaan proyek dengan sistem MK di sini mencakup pengelolaan teknis operasional proyek, dalam bentuk masukan-masukan dan atau keputusan yang berkaitan dengan teknis operasional proyek konstruksi, yang mencakup seluruh tahapan proyek, mulai dari persiapan, perencanaan/planning, disain/perancangan, pelaksanaan dan penyerahan proyek.
Ruang lingkup aplkasi MK di sini merupakan aplikasi/lingkup yang lengkap (konsep MK lengkap).
2. Manajemen Konstruksi dilaksanakan mulai tahap desain, setelah suatu proyek dinyatakan layak (feasible).
Tim MK sudah mulai berperan sejak awal desain sampai penyelesaian desain, pelelangan dan pelaksanaan proyek selesai.
3. Manajemen Konstruksi dilaksanakan setelah tahap desain selesai atau hampir selesai.Tim MK akan memberikan masukan dan atau keputusan dalam review desain atau penyempurnaan disain sampai pelaksanaan proyek selesai.
4. Manajemen Konstruksi dilaksanakan mulai tahap pelaksanaan dengan penekanan pemisahan kontrak-kontrak pelaksanaan untuk kontraktor.
MK berfungsi sebagai koordinator pengelolaan pelaksanaan dan melaksanakan fungsi pengendalian/pengawasan. Pemilik/pemimpin proyek Tim Profesional MK Pengelolaan Strategis Pengelolaan Teknis Operasional P R O Y E K
1.6 Fungsi Manajemen Konstruksi
Secara umum fungsi utama manajemen konstruksi adalah:
1. Melaksanakan berbagai metodologi managemen secara optimal sesuai dengan tujuan dan kebutuhan proyek antara lain waktu, mutu, dan biaya 2. Mewakili pemilik proyek sebagai tim profesional dalam batas lingkup
MK yang telah disepakati
Secara rinci fungsi/peran MK pd setiap tahap proyek adalah sebagai berikut:
1. Pada tahap perencanaan (Planning)
Merupakan penetapan garis-garis besar rencana proyek, mencakup: rekrutmen konsultan(MK, perencana) dalam membantu pemilik yaitu:
- Menyusun program berdasarkan keinginan/kebutuhan dan kendala- kendala yang ada pada pemilik proyek seperti Pembuatan TOR, Survey, Study kelayakan proyek, pemilihan design schematic design, Program dan budget sampai kepada schedule).
- Tahap penjelasan, studi, evaluasi, dan program yang mencakup hal-hal yaitu; aspek administrasi, teknis, ekonomis, lingkungan, hukum dan lain-lain. Sehingga diperoleh alternatif-alternatif usulan penyempur naan/modifikasi/perubahan secara garis besar yang dilengkapi dengan analisis biaya.
Hasil dari tahap ini adalah: a. Laporan survey, b. Study kelayakan c. Program dan budget d. TOR
e. Master plan
2. Pada tahap Perancangan (Design)
1) Pada tahap Pra Rancangan (preliminary design) a) Mengatur jadwal design sesuai jadwal proyek.
b) Memberikan input pada perancang (designer) tentang pengaturan paket-paket perancangan agar dimungkinkan pelaksanaan sistem fast track seoptimal mungkin.
c) Memberikan input pada perancang tentang : situasi dan kodisi site, alternatif metode pelaksanaan.
Perancangan mencakup: kriteria design, skematik design, diagram block plan, rencana tapak, potongan , denah, gambar situasi/site plan tata ruang, estimasi cost(secara global)
3. Pada tahap Pengembangan Rancangan (Development Design)
a) Membuat dan meng “Up Date” secara periodik jadwal proyek (proses perencanaan dan jadwal pelaksanaan kontrol)
b) Membuat estimasi biaya proyek, setelah kebutuhan utama proyek dapat ditentukan dan mengkonsultasikannya pada pemilik proyek.
c) Memberikan alternatif-alternatif pemecahan dalam kaitannya dengan detail desain, pelaksanaan dan waktu.
4. Pada tahap Rancangan Akhir (Final Design) dan Penyiapan Dokumen Pelaksanaan
a) Melakukan review terhadap gambar-gambar dan spesifikasi sebagai desain akhir dan bahan dokumen lelang/tender (pelaksanaan), yang mencakup : kelengkapan, overlaping, lingkup pekerjaan untuk tiap kontraktor dan penetapan tahap-tahap pelaksanaan.
b) Memeriksa tanggung jawab kontraktor terhadap keselamatan/keamanan proyek, peralatan dan sarana penunjang agar telah tercakup dalam dokumen.
c) Pengaturan jadwal pemeriksaan bahan dan alat yang membutuhkan waktu perencana lama, yang dikaitkan jadwal persiapan dokumen dan perencana.
d) Membuat analisis kebutuhan jenis/kualifikasi dan jumlah tenaga pelaksana untuk dicantumkan dalam dokumen kontrak.
e) Memberikan rekomendasi kepada pemilik proyek dan perencana mengenai kelengkapan Dokumen kontrak., sehingga fase pelaksaan mencakup kebutuhan waktu, performance, pengadaan tenaga, kegiatan yang overlaping, dan persiapan tenaga penunjang.
f) Memberi masukan mengenai kondisi yang favorable bagi semua pihak yang menunjang proyek, baik dari unsur Pemilik Proyek, Perencanaan, Pelaksana maupun Tim MK Sendiri, dengan menunjukan tata laksana yang seimbang, yang menampung kepentingan semua pihak, mencakup hak dan kewajiban.
g) Membuat penyesuaian taksiran biaya, berdasarkan hasil akhir desain. h) Membantu proses penyelesaian masalah-masalah adminitratif dan hukum,
seperti : prosedur-prosedur perijinan, pembelian/pembebasan tanah, dan hubungan-hubungan dengan instansi-instansi yang berkait dengan proyek. 5. Pada tahap proses lelang/tender
a) Menyusun metode pemilihan kontraktor
b) Menyiapkan kriteria prakualifikasi untuk pesarta lelang/tender. c) Mengundang minat kontraktor terhadap proyek.
d) Melakukan penyaringan kontraktor bersama pemilik proyek.
e) Menbantu pemilik proyek dalam menyelenggarakan lelang yang meliputi:undangan, rapat penjelasan pekerjaan(aanwizing), pemasukan penawaran.
f) Menyusun kriteria evaluasi lelang
g) Bersama pemilik proyek, mengevaluasi lelang.
h) Bersama pemilik proyek, mengadakan klasifikasi dan negoisasi dengan kontraktor.
i) Menyusun kontrak dan SPK. 6 . Pada Tahap Pelaksanaan (“Construction”)
a) Mengkoordinasikan kegiatan kontraktor, perencana, serta kegiatan yang menjadi tanggung jawab pemilik proyek sendiri dalam rangka pengendalian waktu, biaya dan kualitas pekerjaan.
b) Menyediakan tenaga-tenaga yang mampu di lapangan untuk mengendalikan proyek, yang mempunyai otoriti untuk itu.
c) Membuat jadwal pelaksanaan pertemuan antara pemilik proyek dan Tim MK untuk membahas masalah-masalah sebelum mulai pelaksanaan (“pra konstruksi”) serta kemajuan selanjutnya, penjadualan, prosedur, permasalahan lapangan dan sebagainya. d) Mengendalikan jadwal keseluruhan proyek, target dan kemajuan,
seluruh kegiatan kontraktor termasuk proses pengadaan bahan yang memerlukan waktu lama, termasuk pula jadwal pemanfaatan bangunan oleh pemilik proyek.
e) Memonitor jadwal pelaksanaan, mereviw jadwal yang belum mulai/selesai menyelaraskan terhadap total waktu penyelesaian. f) Membuat laporan ringkas dari hasil monitoring, dan
mendokumentasikan semua perubahan-perubahan jadwal
g) Memberikan rekomendasi kepada pemilik proyek bila ketentuan-ketentuan kontrak tidak dipenuhi
2) Pengendalian Biaya (Cost Control), mencakup:
a) Merevisi estimasi biaya, disesuaikan terhadap biaya-biaya konstruksi yang telah disetujui/diadakan dalam kontrak.
b) Melaksanakan pengawasan reguler terhadap biaya pelaksanaan (“konstruksi”)yang telah disetujui dan mengestimasi biaya-biaya untuk kegiatan-kegiatan yang belum selesai dilaksanakan.
c) Menghitung dan mencatat bobot prestasi
d) Mengembangkan dan melaksanakan prosedur perubahan kerja untuk kontraktor (“change order”)
e) Merekomendasikan perubahan perubahan kerja yang diperlukan kepada pemilik proyek dan perencana. Dan mendapingi pemilik proyek dalam negosiasi kembali dengan kontraktor.
f) Prosedur review untuk kemajuan pekerjaan, sehubungan dengan proses pembayaran setelah timbulnya perubahan pekerjaan (tambah/kurang). 3) Perijinan
Memeriksa bahwa proses perijinan sudah dipenuhi oleh pemilik proyek.
1.7 Jenis Proyek Konstruksi
Proyek konstruksi berkembang sejalan dengan perkembangan kehidupan manusia dan kemajuan teknologi. Bidang – bidang kehidupan manusia yang makin beragam menuntut industri jasa konstruksi, membangun proyek – proyek konstruksi yang sesuai dengan keragaman bidang tersebut. Proyek konstruksi untuk bangunan pebrik tentu berbeda dengan bangunan gedung atau sekolah. Proyek konstruksi bendungan, terowongan, jalan, jembatan, dan proyek teknik sipil lainnya membutuhkan spesifikasi, keahlian dan teknologi tertentu, yang tentu berbeda dengan proyek perumahan/pemukiman (Real Estate).
Memang agak sulit mengategorikan jenis-jenis proyek dalam kategori/jenis yang rinci dan tegas. Namun secara umum klasifikasi/jenis proyek konstruksi dapat di bagi menjadi:
1. Proyek konstruksi bangunan gedung (“building Construction”)
Proyek konstruksi bangunan gedung mencakup bangunan gedung perkantoran, sekolah, pertokoan, rumah sakit, rumah tinggal dsb.
Dari segi biaya dan teknologi, terdiri dari bersakala rendah, menengah dan tinggi. Biasanya perencanaan untuk proyek bangunan gedung lebih lengkap dan detail.
Untuk proyek-proyek pemerintah (di Indonesia) proyek bangunan gedung dibawah pengawasan/pegelolaan Pekerjaan Umum sub Dinas Cipta Karya.
2. Proyek bangunan perumahan/pemukiman (“Residential Contruction/Real Estate”)
Disini P:royek pembangunan perumahan/pemukiman (real estate) dibedakan dengan proyek bangunan gedung, yang didasarkan pada tahap pembangunannya secara serempak, dengan penyediaan prasarana-prasarana penunjangnya, jadi memerlukan perencanaan infra struktur dari perumahan tersebut (jaringan transportasi, jaringan air, dan fasilitas lainnya).
Proyek pembangunan pemukiman ini dari rumah yang sangat sederhana sampai rumah mewah, dan rumah susun.
Di Indonesia pengawasan di bawah sub dinas Cipta Karya dan Dirjen perumahan.
3. Proyek konstruksi teknik sipil/proyek konstruksi rekayasa berat (“Heavy Engineeringn Construction”).
Umumnya proyek yang masuk jenis ini biasanya proyek industri yang membutuhkan spesifikasi dan persyaratan khusus, seperti untuk kilang minyak, industri berat/industri dasar, pertambangan, nuklir dan sebagainya. Perencanaan dan pelaksanaannya membutuhkan ketelitian dan keahlian/teknologi yang spesifik.
1.8 Tahapan Proyek Konstruksi
Secara garis besar tahapan proyek kontruksi sama dengan tahapan managemen proyek yang dapat dibagi menjadi:
1) tahap perencanaan (planning) 2) tahap perancangan (design)
3) tahap pengadaan/pelelangan/tender 4) tahap pelaksanaan (construction)
masing – masing tahap proyek di atas di bagi dalam beberapa kegiatan yang lebih detail sebagaimana pembahasan pada halaman sebelumnya. 1.9 Pihak – pihak yang terlibat dalam proyek.
Pihak – pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek (unsur – unsur) penyelenggaraan proyek) antara lain:
1. Pemberi Tugas/Pemilik (owner) yaitu orang atau badan yang memerintahkan/memberikan pekerjaan proyek kepada pihak lain (konsultan/kontraktor)
2. Pemimpin Proyek/bagian proyek atau yang dikenal pejabat pembuat komitmen (PPK) yaitu : orang yang ditunjuk oleh pemilik untuk memimpin dan bertindak sebagai pemilik untuk memimpin dan bertindak sebagai pemilik di dalam pengelolaan/penyelenggaraan proyek
3. Konsultan atau dalam undang-undang jasa konstruksi disebut penyedia jasa dalam bidang konsultansi yaitu:
a) Konsultan Perencana yaitu usaha/orang yang ditunjuk oleh pemilik/pemberi tugas untuk membuat perenanaan/perancangan lengkap tentang proyek yang diinginkan, sampai menjadi dokumen pelelangan yang akan diimplementasikan dalam pelaksanaan
b) Konsultan Pengawas yaitu usaha/orang yang ditunjuk oleh pemilik/pemberi tugas untuk melaksanakan pengawasan/pengendalian pelaksanaan proyek (tahap construction) agar sesuai dengan perencanaannya. Pengawasan ini mencakup:
- Mutu - Waktu - Biaya
4. Kontraktor atau dalam undang-undang jasa konstruksi disebut penyedia jasa dalam bidang pemborongan/pelaksanan konstruksi yaitu:
usaha/orang yang ditunjuk/disetujui oleh pemilik/pemberi tugas untuk melaksanakan pekerjaan fisik proyek setelah melalui tender, pemilihan, atau penunjukan, dalam merealisasikannya harus sesuai gambar rencana, spesifikasi, dan syarat-syarat yang telah ditentukan dalam kontrak kemudian menyerahkan kepada pemilik.
5. Pihak – pihak yang terlibat secara tidak langsung pada proyek.yaitu: Suplier (pemesok), badan/lembaga yang memberi izin (PLN, Depnaker, DPU, dsb), lembaga keuangan dll.
1.10 Penutup 1 . Kesimpulan
Beberapa pengertian managemen menurut para ahli antara lain: sebagai ilmu dan seni (Management is a Science and Art), system dan proses (Management as a System, Process) juga manajemen sebagai suatu fungsi dan kelompok/kumpulan orang (Management as a Function a Group of People), serta manajemen adalah sebagai profesi (Management as a Profession) ini sejalan dengan perkembangan ilmu manajemen dan industri yang memerlukan jasa pengetahuan dan seni manajemen,
Fungsi utama manajemen konstruksi adalah: Melaksanakan berbagai metodologi managemen secara optimal sesuai dengan tujuan dan kebutuhan proyek antara lain waktu, mutu, dan biaya serta bertindak mewakili pemilik proyek sebagai tim profesional dalam batas lingkup MK yang telah disepakati
Proyek adalah kegiatan sekali lewat, dengan waktu dan sumber daya yang terbatas untuk mencapai hasil akhir yang telah ditentukan, dalam mencapai hasil akhir kegiatan proyek dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan mutu, yang dikenal dengan tiga kendala (triple constrain), sedangkan kegiatan proyek dibedakan dari kegiatan operasional antara lain karena sifatnya yang dinamis, non rutin, multi kegiatan dengan intensitas yang berubah-ubah, dan memiliki siklus yang pendek.
Sasaran dari manajemen proyek sendiri yaitu mencapai pengendalian yang tepat dari suatu proyek untuk menjamin agar penyelesaiannya dapat sesuai dengan jadwal dalam batas anggaran dan kualitas yang ditetapkan. Sasaran dari manajemen proyek adalah adanya tanggungjawab tunggal yang terintegrasi ditangan Manager Proyek, serta adanya perencanaan dan pengendalian yang terintegrasi dari semua kegiatan unit-unit fungsional selama proses siklus
kehidupan proyek, sedangkan kegiatan-kegiatan dalam Manajemen proyek dilakukan beraneka ragam, mulai dari perencanaan program, survey, penelitian, study kelayakan, perancangan, pengadaan/lelaang sampai pelaksanaan, sehingga akan melibatkan berbagai ahli dan pihak, (surveyor, perencana/arsitek, ahli geologi, konstruktor, kontraktor dan sebagainya)
Pengertian Manajemen Konstruksi adalah suatu metode/system atau proses pengelolaan proyek (“konstruksi”) pada seluruh tahap proyek (“perencanaan, perancangan, lelang/tender dan pelaksanaan”) secara terpadu, sitematis dan efisien untuk mencapai tujuan dari proyek secara optimal.
Tahapan proyek kontruksi sama dengan tahapan managemen proyek yang dapat dibagi menjadi: tahap perencanaan (planning), perancangan (design), pengadaan/pelelangan/tender, pelaksanaan (construction) dan pengendalian
Pengendalian adalah proses/usaha yang sistematis dalam penetapan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, sistem informasi, umpan balik, membandingkan pelaksanaan nyata dengan standar yang telah ditetapkan dalam perencanaan, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangannya, serta melakukan koreksi perbaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, sehingga tujuan tercapai secara efektif dan efisien.
Pihak – pihak yang terlibat langsung dalam proyek adalah : Pemberi Tugas/Pemilik (owner), Pemimpin Proyek/bagian proyek atau yang dikenal pejabat pembuat komitmen (PPK), Konsultan Perencana, Konsultan Pengawas, Kontraktor, Sedangkan pihak – pihak yang terlibat secara tidak langsung pada proyek.yaitu: Suplier (pemesok), badan/lembaga yang memberi izin (PLN, Depnaker, DPU, dsb), lembaga keuangan dan sebagainya..
2 Soal – Soal
1. Jelaskan beberapa pengertian Managemen ?
2. Jelaskan fungsi Managemen menurut pendapat para ahli ? 3. Jelaskan apa yang dimaksud Managemen Proyek ?
4 Jelaskan konsep penerapan manajemen konstruksi pada tahap-tahap proyek ?
5 Jelaskan Fungsi Manajemen Konstruksi adalah
3. Penyelesaian/jawaban
1. Pengertian Managemen menurut para ahli antara lain:
- Managemen adalah sebagai ilmu dan seni (Management is a Science and Art), Manajemen sebagai suatu ilmu merupakan teori-teori yang telah tersusun secara sistematis dan teruji dalam praktek dan akan selalu berkembang, dan merupakan suatu ilmu yang bersifat interdisiplinner yang memerlukan disiplin ilmu-ilmu lain dalam penerapannya, seperti statistic, matematika, filsafat, dsb
- Manajemen sebagai suatu seni,dimana dalam penerapannya memerlukan seni tersendiri yang dimiliki oleh seorang manajer, yang didasarkan pada bakat dan pengalamannya. Ilmu manajemen mengajarkan pengetahuan tentang manajemen,sedang seni manajemen mengajarkan tentang bagaimana melaksanakan sesuatu hal yang berkaitan dengan bidang manajemen
- Manajemen sebagai suatu system dan proses (Management as a System, Process) merupakan pendekatan system dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan manajemen. Kegiatan-kegiatan manajemen merupakan suatu rangkaian yang saling berkaitan dari sub system, sub system kegiatan yang terorganisasi sedemikian untuk mencapai tujuan organisasi sebagai out put/sasaran akhir. Dan manajemen merupakan serangkaian tahap-tahap kegiatan atau proses yang berurutan dan terarah untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia seefektif dan sefisien mungkin.
- Manajemen sebagai suatu fungsi dan kelompok/kumpulan orang (Management as a Function a Group of People) Manajemen sebagai suatu fungsi sebab merupakan pelaksanaan manajemen secara terpisah walaupun berkaitan dalam suatu kerangka mencapai tujuan tertentu. Dan Manajemen merupakan suatu kelompok orang yang melaksanakan tujuan-tujuan dan fungsi-fungsi manajerial untuk mencapai tujuan kelompok tersebut
- Manajemen adalah sebagai profesi (Management as a Profession) karena ini sejalan dengan perkembangan ilmu manajemen dan industri yang memerlukan jasa pengetahuan dan seni manajemen, hal ini ditunjukkan dengan berkembangnya lembaga manajemen yang bergerak di bidang training dan konsultasi manajemen.
Pengertian manajemen secara umum adalah bagaimana menerapkan fungsi-fungsi manajemen (Planning, Organizing, Actuting dan Controlling), secara sistematis dengan menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan yang khas (organisasi, perusahaan, proyek dan lain-lain) secara optimal.
2. Dalam menentukan fungsi-fungsi manajmen masih ada perbedaan antara beberapa ahli, tapi setelah dirumuskan maka semuanya mempunyai tujuan yang sama yaitu; planning (perencanaan), actuating (pelaksanaan), Controlling (pengawasan atau pengendalian)
3. Manajemen proyek adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian) secara sistematis pada suatu proyek dengan menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien agar tercapai tujuan proyek secara optimal.
4. Penerapan konsep manajemen konstruksi pada tahap-tahap proyek adalah sejak tahap perencanaan, namun dapat juga pada tahap-tahap lain sesuai dengan tujuan dan kondisi proyek tersebut, sehingga konsep MK dapat diterapkan pada tahap-tahap proyek sebagai berikut :
Manajemen Konstruksi dilaksanakan pada seluruh tahapan proyek
Pengelolaan proyek dengan sistem MK di sini mencakup pengelolaan teknis operasional proyek, dalam bentuk masukan-masukan dan atau keputusan yang berkaitan dengan teknis operasional proyek konstruksi, yang mencakup seluruh tahapan proyek, mulai dari persiapan, perencanaan/planning, disain/perancangan, pelaksanaan dan penyerahan proyek.
Ruang lingkup aplkasi MK di sini merupakan aplikasi/lingkup yang lengkap (konsep MK lengkap).
- Manajemen Konstruksi dilaksanakan mulai tahap desain, setelah suatu proyek dinyatakan layak (feasible).
Tim MK sudah mulai berperan sejak awal desain sampai penyelesaian desain, pelelangan dan pelaksanaan proyek selesai.
Manajemen Konstruksi dilaksanakan setelah tahap desain selesai atau hampir selesai.Tim MK akan memberikan masukan dan atau keputusan dalam review desain atau penyempurnaan disain sampai pelaksanaan proyek selesai.
Manajemen Konstruksi dilaksanakan mulai tahap pelaksanaan dengan penekanan pemisahan kontrak-kontrak pelaksanaan untuk kontraktor.
MK berfungsi sebagai koordinator pengelolaan pelaksanaan dan melaksanakan fungsi pengendalian/pengawasan.
5 Fungsi Manajemen Konstruksi adalah
Secara umum fungsi utama manajemen konstruksi adalah:
- Melaksanakan berbagai metodologi managemen secara optimal sesuai dengan tujuan dan kebutuhan proyek antara lain waktu, mutu, dan biaya - Mewakili pemilik proyek sebagai tim profesional dalam batas lingkup
MK yang telah disepakati
Secara rinci fungsi/peran MK pd setiap tahap proyek adalah sebagai berikut: Pada tahap perencanaan (Planning)
- Merupakan penetapan garis-garis besar rencana proyek, mencakup: rekrutmen konsultan(MK, perencana) dalam membantu pemilik yaitu:
- Menyusun program berdasarkan keinginan/kebutuhan dan kendala- kendala yang ada pada pemilik proyek seperti Pembuatan TOR,
Survey, Study kelayakan proyek, pemilihan design schematic design, Program dan budget, master plan sampai kepada schedule).
- Tahap penjelasan, studi, evaluasi, dan program yang mencakup hal-hal yaitu; aspek administrasi, teknis, ekonomis, lingkungan, hukum dll.. Sehingga diperoleh alternatif usulan penyempur naan/modifikasi/ perubahan secara garis besar yang dilengkapi dengan analisis biaya.
