1 BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2 Kajian Teori
2.1.1 Manajemen Pendidikan Tinggi
Pemahaman mengenai PT sebagai mana diatur dalam PP no 4 tahun 2014 adalah jenjang pendidikan setelah pendidikan menengah yang mencakup program diploma, program sarjana, program magister, program doktor, dan program profesi, serta program spesialis, yang diselenggarakan oleh Perguruan Tinggi berdasarkan kebudayaan bangsa Indonesia. Dalam konteks tersebut, secara umum PT memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan fungsi layanan Tri Dharma, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. PT di
Indonesia memiliki kemiripan karena didasarkan pada Peraturan Pemerintah
Paradigma manajemen PT bertujuan untuk meningkatkan kualitas pendidikan secara berkelanjutan. Dengan demikian keterlibatan stakeholder dalam pelaksanaan PT harus berperan dalam kerangka tugas dan wewenangnya masing-masing. Keterlibatan pihak-pihak internal yang berperan dalam PT antara lain: tenaga pendidik, mahasiswa, pegawai, petinggi atau pejabat PT. Adapun pihak-pihak external antara lain: orangtua mahasiswa, alumni dan industri.
Secara garis besar, Torrington and Weightman (Dennison, dkk. 1992) menekankan bahwa manajemen pendidikan ditandai oleh keragaman dan permintaan(Dennison et al.,1992). Pemahaman tersebut dapat diartikan bahwa adanya verifikasi pihak-pihak yang terlibat didalam proses manajerial, termasuk didalamnya adalah menjaga hubungan yang produktif dengan alumni. Prioritas utama dari manajemen pendidikan tinggi adalah integrasi
kelembagaan yang strategi dan berurusan dengan keragaman realita sehari-hari yang menjembatani semua aspek pengajaran universitas dan administrasi kesiswaan(Berglund, 1998). Namun demikian, ruang lingkup manajemen pendidkan tinggi tidak dapat dipisahkan dari peranan para alumni.
2.1.1.1 Alumni
Alumni dapat diartikan sebagai orang-orang yang telah mengikuti atau tamat dari suatu sekolah atau perguruan tinggi(Laal, 2011). Alumni adalah output dari sebuah PT yang dihasilkan secara periodik dan menjadi sebuah produk yang sangat penting karena masing-masing alumni merupakan perpanjangan dari jasa PT. Alumni atau output dari sebuah PT, dapat juga diartikan sebagai calon tenaga kerja maupun tenaga kerja yang dapat digunakan oleh pihak internal maupun external. Pihak internal yang dimaksud adalah seorang alumni yang direkrut untuk bekerja pada PT yang merupakan tempatnya belajar, Sedangkan pihak external
dapat berupa institusi Pemerintah, swasta maupun perorangan. Dengan demikian, alumni merupakan sebuah komponen penting dalam sebuat manajemen PT.
Peran alumni dapat dilihat dari seberapa besar transaksi pengetahuan yang ada. Transaksi pengetahuan yang dimaksud mencakup kritik, saran terhadap pengembangan kurikulum yang digunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan industri(Tjong & Adi, 2016). Dengan demikian, harus disadari bahwa manajemen pendidikan tidak hanya sebatas aspek pengajaran dan administrasi kesiswaan, namun termasuk didalamnya adalah manajemen alumni. Pemahaman tersebut didasarkan atas pendapat Bancin (2006) yang mengungkapkan bahwa perguruan tinggi memerlukan manajemen yang profesional dalam mengelola sumber daya perguruan tinggi, khususnya mahasiswa, kurikulum, sarana prasarana, keuangan, hubungan masyarakat, dan ketenagaan (Bancin, 2006). Hal ini penting sebagai upaya untuk meraih tujuan perguruan tinggi terutama tujuan dalam menghasilkan
mahasiswa yang berprestasi dan lulusan berkualitas yang siap di dunia kerja dan dapat memberikan dampak yang besar dalam pengembangan pendidikan yang diselenggarakan dan memberikan penekanan pada pentingnya keterlibatan alumni dalam lingkup PT, dapat memberikan nilai antara lain (Tjong & Adi, 2016): 1) sebagai media penjaring mahasiswa baru; 2) penilaian kurikulum; 3) sebagai indikator dalam pengembangann kurikulum; 4) sebagai ukuran akuntabilitas publik; 5) menjadi salah satu item penilaian dalam akreditasi dst.
Rattanamethawong dkk (2017) mengembangkan sebuah model untuk memprediksi perilaku mendukung siswa dan alumni dari ketika alumni masih menjadi mahasiswa atau baru memasuki universitas sampai pada masa kelulusannya. Dalam pelaksanaannya, model tersebut menggunakan metode clustering atau pengelompokkan alumni. Clustering atau pengelompokkan tersebut memberikan kejelasan bahwa kebutuhan alumni sangat berbeda-beda(Rattanamethawong et
al., 2017). Tidak hanya para alumni, PT pun memiliki kebutuhan akan informasi yang bersumber dari external PT. Pemahaman tersebut juga ditekankan oleh Tjong dan Adi (2016) bahwa alumni dapat berperan dalam proses mereview kurikulum(Tjong & Adi, 2016).
2.1.1.2 Model SECI
Nonaka (dalam Modinou dkk. 2011) berpendapat bahwa pengetahuan merupakan suatu hal yang dinamis dan dapat berubah bentuk antara Tacit dan Explicit. Mereka kemudian mengusulkan suatu model dalam proses penciptaan pengetahuan, kemudian memungkinan organisasi untuk mengelola proses tersebut secara efektif. Mereka mengajukan empat langkah penciptaan pengetahuan disebut model SECI atau Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization (Modinou, Liaropoulos, Kaitelidou, Kioulafas, & Theodoraki, 2011).
Gambar 2.1. Model Seci.
1. Socialization: Transfer knowledge dari satu individu ke individu lainnya dalam bentuk tacit knowledge. Disebutkan bahwa Socialization muncul dari aktivitas “berbagi dan menciptakan pengetahuan tacit melalui pengalaman langsung”. 2. Externalization: Transformasi knowledge dari
bentuk Tacit ke bentuk Explicit. Dengan
externalization, pengetahuan tacit yang ada dalam
dalam media lain yang dapat dengan mudah dipelajari oleh individu lain.
3. Combination: Mengorganisasi kumpulan Explicit
knowledge ke dalam satu bentuk media yang lebih
sistematis, melalui proses penambahan knowledge baru, kombinasi dan kategorisasi pengetahuan yang telah terkumpul.
4. Internalization: Tranformasi knowledge dari bentuk Explicit ke bentuk Tacit. Contohnya dengan proses belajar yang kemudian diikuti dengan „learning by doing„ yang lambat laun membentuk pengetahuan baru dalam diri individu.
2.1.2 Manajemen Pengetahuan
Laal (2011) berpendapat bahwa knowledge management hampir merupakan bidang baru, dan eksperimen baru saja dimulai di pendidikan tinggi. Ada nilai yang luar biasa untuk institusi pendidikan tinggi yang mengembangkan inisiatif untuk berbagi pengetahuan untuk mencapai tujuan bisnis
(Laal, 2011). Selanjutnya, Trivella dan Dimitrios (2015) menekankan bahwa penerapan knowledge management merupakan faktor penting yang memungkinkan Universitas untuk memiliki peran yang lebih efektif dan aktif dalam hubungan dengan masyarakat, dengan pasar internasional dan dengan panggung politik. Hal ini merupakan kunci yang mengarahkan ekonomi ke tingkat yang sukses dan meningkatkan hubungan antara Universitas dan masyarakat. Dalam keadaan ini, pengetahuan dapat dimanfaatkan sebagai alat untuk lingkungan yang lebih kompetitif dan terus berubah, oleh Universitas dan institut. Alat-alat ini harus fleksibel dan dapat beradaptasi dengan tuntutan masyarakat pengetahuan dan pasar global. Dalam upaya itu, Teknologi Komunikasi Informasi adalah sarana yang memfasilitasi penciptaan, penyebaran dan transfer Pengetahuan untuk kepentingan masyarakat (Trivella & Dimitrios, 2015).
Berbagi pengetahuan memiliki peran kunci dalam pendidikan tinggi dengan tujuan untuk 1) untuk
mengembangkan kualitas dan efektivitas yang lebih baik 2) untuk pengembangan sumber daya manusia di semua tingkatan, dan 3) untuk mengembangkan "Basis pengetahuan" dari organisasi menuju peningkatan investasi pengetahuan dari organisasi (Songsangyos, 2012). Tanpa pengetahuan, organisasi tidak dapat dengan mudah berkomunikasi sebagaimana fungsinya, sehingga sangat sulit bagi individu untuk bekerja di atau dengan organisasi. Sifat pengetahuan tacit sering menghalangi organisasi dan karyawannya untuk memahami dan berbagi apa yang mereka ketahui dan lakukan dalam organisasi. Hasil akhirnya bisa menjadi organisasi yang menghambat kinerjanya sendiri. Kinerja yang efektif dalam suatu organisasi dapat ditingkatkan melalui pengetahuan tacit sehingga dapat dibagikan dan diterapkan, terutama di luar individu atau kelompok. Dengan menjelaskan pengetahuan “diam - diam” ke pengetahuan eksplisit dalam penyimpanan pengetahuan yang dapat diakses, anggota komunitas dapat berbagi dan merefleksikan pemahaman mereka tentang apa
yang mereka ketahui dan apa yang mereka lakukan, dan tolak ukur terhadap dan belajar dari orang lain.
Memanfaatkan berbagi pengetahuan perguruan tinggi akan lebih mampu meningkatkan retensi mahasiswa dan tingkat kelulusan; mempertahankan tenaga kerja dalam menghadapi kekurangan staf; memperluas penawaran berbasis web baru dan bersaing dalam lingkungan di mana institusi melintasi perbatasan negara dan nasional untuk memenuhi kebutuhan siswa kapan saja dan dimana saja. Inisiatif manajemen pengetahuan akan membantu mengidentifikasi sumber daya, menyaring informasi tentang strategi pendidikan yang berbeda, dan berbagi pengalaman dan wawasan mereka ke dalam intervensi yang sukses dan gagal dalam sistem pendidikan.
Berbagi pengetahuan dapat menjadi alat yang efektif dan juga dapat menjadi strategi Knowledge Management, sehingga universitas dapat memenuhi tujuan yang ingin dicapai. Hal ini didasarkan atas penelitian yang dilakukan
oleh Trivella dan Dimitrios (2015), dimana terdapat upaya dilakukan untuk mempertimbangkan strategi Knowledge
Management dan kepentingannya di lingkungan universitas
walaupun sangat disadari bahwa berbagi pengetahuan sangat sulit dalam hal penerapannya. Dalam mengatasi kondisis tersebut, maka dilakukan adopsi dari organisasi diluar universitas untuk diterapkan (Trivella & Dimitrios, 2015).
2.1.3 Berbagi Pengetahuan
Berbagi pengetahuan salah satu bagian komponen dari
Knowledge Management (Pinto, 2014). Menurut para ahli Knowledge Management adalah sebuah proses dimana
organisasi telah merumuskan cara dalam upaya mengenali dan mengarsipkan aset pengetahuan di dalam organisasi, sebagai contoh pengetahuan yang berasal dari karyawan berbagai departemen atau fakultas dan dalam beberapa kasus, bahkan dari organisasi lain yang memiliki ruang lingkup yang sama(Laal,2011). Selanjutnya terdiri dari identifikasi dan analisis pengetahuan yang tersedia dan dibutuhkan, dan
perencanaan dan pengendalian tindakan selanjutnya untuk mengembangkan aset pengetahuan sehingga dapat memenuhi tujuan individu atau organisasi (Sensky, 2002). Berbagi pengetahuan secara umum dapat diartikan sebagai sebuah proses yang memungkinkan organisasi menciptakan nilai dari aset intelektual dan aset lainnya yang berbasis pada pengetahuan. Hal ini dilakukan melalui kondisi yang diketahui oleh individu serta mitra organisasi yang saling berbagi informasinya diantara mereka dalam upaya mengembangkan best practices. Berbagi pengetahuan didukung dan difasilitasi oleh Teknologi Informasi, namun teknologi informasi bukanlah manajemen pengetahuan. tidak semua informasi berguna dan tidak semua informasi tidak berguna. Tergantung pada masing-masing organisasi untuk menentukan informasi apa yang tergolong sebagai aset intelektual dan aset lainnya yang berbasis pengetahuan. Aset-aset tersebut dapat dikelompokkan sebagai pengetahuan Eksplisit atau Implisit (tacit knowledge)
Keberhasilan inisiatif manajemen pengetahuan tergantung pada berbagi pengetahuan(Jafari Navimipour & Charband, 2016; S. Wang & Noe, 2010). Berbagi pengetahuan antara alumni dan PT memungkinkan PT untuk mengeksploitasi dan memanfaatkan sumber daya berbasis pengetahuan tanpa ada batasan. Berbagi pengetahuan adalah sarana dasar di mana pertukaran pengetahuan memiliki kontribusi dalam pemanfaatan pengetahuan dan inovasi yang merupakan salah satu keunggulan dari sebuah organisasi (S. Wang & Noe, 2010; Z. Wang & Wang, 2012). Berbagi pengetahuan adalah fondasi sosialisasi, sementara berbagi pengetahuan secara eksplisit membuat kombinasi yang mungkin dalam sebuah organisasi tertentu. Berbagi pengetahuan secara eksplisit terdiri dari hampir semua bentuk berbagi pengetahuan yang digunakan dalam organisasi. Praktik berbagi pengetahuan eksplisit tampak lebih umum di dalam dunia nyata karena pengetahuan yang eksplisit dapat
dengan mudah ditangkap, dikodifikasikan dan ditransmisikan (Z. Wang & Wang, 2012).
Pentingnya berbagi pengetahuan dalam sebuah organisasi jelas dipandang sebagai sebuah kelebihan dan menjadi sebuah sumber daya. Dilingkungan PT didasarkan atas beberapa alasan penting, antara lain: 1)Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan bagi para petinggi di PT; 2)Sumber informasi dalam pengembangan kurikulum; 3)Mempersiapkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dunia kerja; 4)Sebagai sarana untuk menjaring para mahasiswa baru; 5)Sebagai sarana untuk membagi informasi kepada para alumni.
Pemimpin sebuah organisasi selalu mencari celah dalam merancang sistem manajemen pengetahuan dan menjalankannya di dalam organisasi mereka (Yaghoubi & Maleki, 2012). Celah-celah tersebut harus di dasarkan atas kebutuhan akan pengetahuan atau tacit yang dimiliki oleh individu/perseorangan dalam hal ini alumni. Pengetahuan
yang dimiliki masing-masing alumni, sangatlah bervariasi, dan tidak menutup kemungkinan bahwa pengetahuan-pengetahuan tersebut tidak memberikan manfaat bagi PT. maka dari hal itu penting untuk dilakukan penyaringan, pemisahan dan pengelompokan pengetahuan yang didapat, yang mana harus didasarkan atas kebutuhan pengetahuan dalam lingkup PT, karena tidak semua informasi akan bermanfaat bagi PT. Sebagai contoh, pada saat PT ingin mengembangkan kurikulum yang disesuaikan dengan industri, PT harus tau benar-benar tentang spesifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan oleh industri. Maka pada kondisi tersebut, salah satu peranan berbagi pengetahuan adalah untuk memfasilitasi dan mengelompokkan pengetahuan yang didapat dari para alumni yang memberikan masukan ataupun tanggapan yang berhubungan dengan kurikulum dan kebutuhan industri, pengetahuan diluar itu haruslah dikelompokkan dengan kelompok yang lain.
Office of the Public Sector Development Commission
(Tongsamsi, 2014) mencatat bahwa manajemen pengetahuan adalah proses yang sistematis dalam memperoleh, menciptakan, bertukar, dan menerapkan data dalam mengembangkan kemampuan personil dan kinerja mereka untuk mencapai tujuan organisasi (OHEC, 2014; Tongsamsi & Tongsamsi, 2017). Mengacu pada pemahaman yang diuraikan maka dapat disederhanakan bahwa KM merupakan sebuah proses yang mencakup proses mendapatkan, menyimpan, mengolah, dan menyebarkan pengetahuan secara efektif. Dengan demikian konsumsi pengetahuan juga dapat dinikmati tidak hanya oleh pemilik pengetahuan tersebut, akan tetapi pengetahuan tersebut harus bisa di konsumsi oleh setiap stakeholder didalamnya. Namun sebagai batasan bahwa semua pengetahuan yang ada tidak bersifat publik (Al-Hawamdeh, 2003;OHEC, 2014;Thomas et al.,2001) namun terdapat beberapa pengetahuan yang harus bersifat private untuk individu maupun kelompok. Dengan demikain maka
penting untuk menjadi perhatian dalam memilah kedua jenis pengetahuan tersebut.
Boiral (2002) berpendapat bahwa tacit merupakan sebuah dimensi yang sangat penting dalam “pembelajaran bagi organisasi”(Boiral, 2002). Tacit berhubungan dengan pengetahuan yang berada di kepala individu yang tidak terorganisir (Al-Qdah & Salim, 2013). Sebuah tacit bersifat empiris karena merupakan suatu sumber pengetahuan yang diperoleh dari observasi atau percobaan. Meskipun sifatnya sangat empiris, pengetahuan, tacit paling sering dilihat sebagai sesuatu yang tersembunyi, abstrak dan hampir tidak dapat diakses (Al-Qdah & Salim, 2013; Boiral, 2002; Muthuveloo, Shanmugam, & Teoh, 2017). Kata tacit berasal dari bahasa Latin tacitum, yang berarti yang rahasia, tersembunyi atau misterius., dan merupakan akar dari pemikiran kontemporer, juga mengacu pada "implisit", "inarticulate" atau "pengetahuan pribadi" (Boiral, 2002).
Selain itu, pengetahuan tacit lebih sulit untuk dipindahkan daripada pengetahuan eksplisit, karena pengetahuan eksplisit adalah berdasarkan teori dan ditransmisikan dalam bahasa formal yang sistematis (Al-Qdah & Salim, 2013). Hal ini dikarenakan seorang individu memiliki pengalaman yang lebih, daripada apa yang mereka bicarakan. Dalam kondisi seperti ini, penting bagi para pemilik tacit untuk memiliki kesempatan yang lebih besar untuk menyampaikan tecit yang mereka miliki masing-masing. Dengan demikian, berbagi pengetahuan memberikan kesempatan, ruang yang tepat bagi para pemilik tacit untuk mengeksplorasi tacit-tacit yang mereka miliki.
2.2 Kajian Penelitian yang Relevan
Terdapat penelitian-penelitian terkait yang penah dilakukan sebelumnya. Penelitian yang pertama dengan judul “Knowledge Management in Higher Education Institutions: A
framework to improve collaboration”. Penelitian tersebut
meningkatkan berbagi pengetahuan dan kolaborasi di Institusi Pendidikan Tinggi. Penelitian ini membahas konsep manajemen pengetahuan di PT, menyajikan sistematisasi praktik dan alat pengetahuan untuk menghubungkan orang (siswa, guru, peneliti, staf sekretariat, entitas eksternal) dan mempromosikan Berbagi pengetahuandi beberapa proses dan layanan utama dalam sebuah PT, seperti: proses penelitian, proses belajar, layanan siswa dan alumni, layanan dan proses administrasi, dan perencanaan dan manajemen strategis. Framework yang dimaksudkan dalam penelitian tersebut bertujuan untuk memperbaiki praktik dan proses pengetahuan yang memfasilitasi lingkungan dan budaya kolaborasi, berbagi dan penemuan pengetahuan yang harus menjadi ciri PT (Pinto, 2014).
Penelitian lainnya yang berjudul “Designing
Knowledge Management Model for Curriculum Development Process: A Case Study in Bina Nusantara University”.
untuk pengembangan kurikulum. Survei dilakukan di Universitas Bina Nusantara dan mewawancarai staf yang terlibat dalam proses pengembangan kurikulum untuk memahami prosesnya. Studi literatur diterapkan untuk mengembangkan model yang sesuai dengan integrasi antara sistem manajemen pengetahuan sebagai sumber pengetahuan ke dalam sistem manajemen pembelajaran di Universitas Bina Nusantara sebagai studi kasus. Sebagai hasilnya, model
Knowledge Management ini mendukung beberapa pemangku
kepentingan seperti program Studi, Subyek Content Coordinator, Dosen, Mahasiswa, dan Alumni & Mitra untuk memperbaiki proses pengembangan kurikulum yang ada(Tjong & Adi, 2016).
Penelitian terdahulu lainnya dengan judul “The
Knowledge Management in Higher Education in Chiang Mai:A Comparative Review”.Penelitian tersebut berfokus
pada perbandingan manajemen pengetahuan dalam pendidikan tinggi. Studi ini menemukan bahwa, pemanfaatan
pengetahuan di lembaga pemerintah dianggap pada tingkat moderat sementara di lembaga swasta berada pada tingkat yang tinggi. Dampknya adalah berbagi pengetahuan dalam lembaga pemerintah dan swasta tidak begitu maksimal. Disisi lain, hubungan antara budaya organisasi dan proses manajemen pengetahuan lembaga pemerintah dan swasta pada tingkat sedang. Akibatnya, anggota fakultas harus berkonsentrasi pada visi, misi dan strategi manajemen pengetahuan kelembagaan jika mereka ingin mencapai manfaat dari lembaga (Songsangyos, 2012).
Mengacu pada paparan penelitian-penelitian terdahulu, maka terdapat beberapa hal penting yang menjadi acuan dalam penelitian ini yakni penelitian ini lebih berfokus pada hubungan atau komunikasi antara alumni dan PT. Hubungan yang dimaksudkan mencakup berbagi informasi seperti pekerjaan yang digeluti oleh alumni, kritik, saran atau masukan yang berhubungan dengan perkembangan MMP UKSW. Maka pada penelitian ini akan diajukan sebuah sistem
yang berfungsi untuk menghubungkan para alumni dengan PT.
2.3 Kerangka Pikir
Kerangka Pikir Penelitian ini diawali dengan latar belakang masalah hubungan antara Program studi dengan alumni, proses berbagi pengetahuan yang terjadi masih secara manual, belum ada rekapan pengetahuan dan belum terporgram. Sehingga diuraikan penelitian pengembangan berbagi pengetahuan antara alumni dan program memanfaatkan TIK sebagai pemecah masalah untuk menghubungkan Alumni dengan Program Studi dan Alumni dengan alumni untuk dapat berbagi pengetahuan.
