Rangkuman Departemen Pembelian Atau Purchasing

(1)

(2)

1 No.Dokumen :SOP/PB/01

STANDARD OPERATING PROCEDURE

NAMA

PERUSAHAAN

Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014

Status Revisi : 00 PEMBELIAN ALAT TULIS KANTOR

Halaman : 1/1 Departemen : PEMBELIAN

1. TUJUAN

Untuk memastikan kebutuhan alat tulis kantor cukup.

2. CAKUPAN

Kebutuhan ATK perusahaan. 3. DEFINISI

ATK = Alat Tulis Kantor DYM = Departemen Yang Meminta Staf PB = Pembelian

Mgr PB = Manager Pembelian PO = Purchase Order

PR = Purchase Requisition DirKeu = Direktur Keuangan FPS = Form Permintaan Stationary 4. DOKUMEN FPS PO PR 5. RINCIAN PROSEDUR

No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9

Mengajukan permintaan ATK untuk stok sebulan dengan mengisi FPS.

Evaluasi dan menyetujui permohonan permintaan ATK di FPS. Kirim FPS ke Pembelian dengan batas waktu paling lambat tgl 20 setiap bulannya.

Merangkum, evaluasi dan persetujuan FPS dari semua DYM. Menyalin harga ATK ke PR dari rangkuman FPS yang disetujui. Mengirim PR ke DirKeu

Evaluasi dan mempertimbangkan persetujuan permintaan ATK yang ada di PR

Mengembalikan PR yang telah disetujui dan tidak disetujui oleh DirKeu ke PB.

PB memberitahukan DYM apabila ada permintaan ATK yang tidak disetujui oleh DirKeu.

Manager DYM Manager DYM Staf DYM Staf PB / Manager PB Staf PB Staf PB DirKeu Sekretaris DirKeu Staf PB

(3)

2 5.10

5.11 5.12 5.13

PB menghubungi supplier yang terseleksi untuk konfirmasi perihal kondisi dan kesanggupan penyediaan permintaan ATK Setelah konfirmasi supplier, PO segera dikeluarkan.

Menyetujui dan tanda tangan PO.

Memberikan PO ke supplier yang terseleksi.

Staf PB

Staf PB Manager PB, DirKeu

(4)

3 1. TUJUAN

Untuk memastikan kebutuhan barang dan jasa di perusahaan terpenuhi oleh supplier yang tepat.

2. CAKUPAN

Kebutuhan barang dan jasa perusahaan. 3. DEFINISI

DYM = Departemen Yang Meminta Staf PB = Pembelian

Mgr PB = Manager Pembelian PO = Purchase Order

PR = Purchase Requisition DirKeu = Direktur Keuangan

4. DOKUMEN

Daftar Supplier Terseleksi PO

PR

5. RINCIAN PROSEDUR

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10

Mengajukan permintaan barang atau pekerjaan dengan mengisi PR.

Evaluasi dan menyetujui kebutuhan permintaan barang atau pekerjaan.

Menyerahkan PR ke PB.

Mencari dan membandingkan harga dari minimal dua supplier yang disetujui.

Tanda tangan PR. Mengirim PR ke DirKeu.

Evaluasi dan memberi keputusan tentang permintaan yang ada di PR.

Mengembalikan PR yang telah disetujui atau tidak disetujui kembali ke PB.

PR yang tidak disetujui oleh DirKeu akan dikembalikan ke DYM. Untuk PR yang disetujui oleh DirKeu, PB terlebih dahulu menghubungi supplier yang terseleksi guna mengkonfirmasi

Staf DYM Manager DYM Staf DYM Staf PB, Manager PB Manager PB Staf PB DirKeu Sekretaris DirKeu Staf PB Staf PB No.Dokumen :SOP/PB/02

STANDARD OPERATING PROCEDURE

NAMA

PERUSAHAAN

Status Revisi : 00 ORDER PEMBELIAN

(5)

4 5.11

5.12 5.13

lebih lanjut perihal kondisi barang ataupun pekerjaan sesuai permintaan perusahaan.

Setelah supplier mengkonfirmasi permintaan perusahaan, PB mengeluarkan PO.

Tanda tangan PO

Menyerahkan PO ke supplier yang terseleksi

Staf PB

Manager PB, DirKeu Staf PB

(6)

5 1. TUJUAN

Untuk memastikan masalah retur barang ditangani secara cepat dan tepat.

2. CAKUPAN

Kebutuhan barang dan jasa perusahaan. 3. DEFINISI

Mgr PB = Manager Pembelian GRF = Goods Return Form

4. DOKUMEN GRF

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7

Mengajukan GRF atas kesalahan order entry. Evaluasi dan menyetujui permohonan GRF Menyerahkan GRF ke PB.

Evaluasi, menimbang dan menyetujui GRF.

Menyesuaikan dan memperbaiki kesalahan order entry dengan masuk ke Program Inventory pilih menu issue return.

Mengedit, mencetak dan menandatangani formulir issue return. Menyimpan satu pertinggal formulir Issue Return sebagai arsip.

Staf DYM Manager DYM Staf DYM Manager PB Staf PB, Manager PB Staf PB, Manager PB Staf PB No.Dokumen :SOP/PB/03

STANDARD OPERATING PROCEDURE

NAMA

PERUSAHAAN

Status Revisi : 00 MASALAH RETUR BARANG

(7)

6 1. TUJUAN

Untuk memastikan barang yang return dan reject ditangani secara cepat dan tepat.

2. CAKUPAN

Masalah salah kirim/pesan, rusak, cacat, lewat tanggal kadaluarsa barang. 3. DEFINISI

Mgr PB = Manager Pembelian GRF = Goods Return Form

4. DOKUMEN GRF

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11

Identifikasi dan pisahkan barang yang rusak, salah kirim, tanggal kadaluarsanya terlalu singkat/ dekat.

Tempatkan barang tersebut ke rak khusus barang yang ditolak. Informasikan ke Manager PB perihal pengembalian barang tersebut.

Hubungi supplier secara lisan lewat telepon perihal barang yang akan dikembalikan.

Hubungi supplier untuk negosiasi penukaran barang yang rusak, salah kirim, tanggal kadaluarsanya terlalu dekat.

Mengisi GRF untuk barang yang akan dikembalikan. Mengevaluasi dan menyetujui GRF.

Berikan GRF ke bagian penerimaan barang.

Cek dan verifikasi barang yang akan diretur sesuai dengan formulir receive return terlampir.

Berikan satu kopi GRF ke supplier dan simpan satu kopi untuk pertinggal perusahaan.

Memastikan informasi kartu stok dan data komputer sesuai dengan jumlah yang dikembalikan.

Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Manager PB Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB No.Dokumen :SOP/PB/04

STANDARD OPERATING PROCEDURE

NAMA

PERUSAHAAN

Status Revisi : 00 RETURN REJECT STOCK

(8)

7 5.12

5.13

5.14

Kirim GRF ke Akunting untuk penyesuaian nilai pembelian. Mencatat keterangan dan alasan penolakan barang tersebut ke Daftar Evaluasi Supplier.

Informasikan ke DYM apabila barang yang dikembalikan telah datang

Staf PB Staf PB

(9)

8 1. TUJUAN

Untuk memastikan supplier baru yang menawarkan barang dan jasa telah diseleksi sesuai syarat.

2. CAKUPAN

Seluruh supplier baru di lingkungan perusahaan. 3. DEFINISI

Mgr PB = Manager Pembelian

4. DOKUMEN

Daftar Supplier Terseleksi Form Pemilihan Barang Baru

Form Kualifikasi Supplier Baru

5.1 5.1.1 5.1.2 5.2. 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.2.8

Mengidentifikasi Supplier Baru :

Menerima penawaran dari supplier yang baru pertama kali menawarkan produk.

Berdasarkan adanya permintaan barang dari internal, jika ada barang yang belum pernah dipesan, maka cari supplier yang bisa memenuhi kebutuhan barang tersebut.

Menyeleksi supplier :

Kirimkan Form kualifikasi supplier. Minta supplier mengisi dan mengembalikan. Jika supplier tidak bisa, minta penjelasan dari supplier untuk memperoleh data yang diperlukan dan isikan data ke dalam form tersebut.

Minta sampel atau demo produk dari supplier. Menerima sample produk dari supplier.

Menyerahkan sample kepada user disertai formulir pemilihan barang baru.

Melakukan uji coba sample. Memberikan feedback kepada PB.

Mengevaluasi berdasarkan feedback dari user dan form kualifikasi supplier. Memberikan rekomendasi. Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB User User Manager PB Manager PB No.Dokumen :SOP/PB/05

STANDARD OPERATING PROCEDURE

NAMA

PERUSAHAAN

Status Revisi : 00 SELEKSI SUPPLIER

(10)

9

(11)

10 1. TUJUAN

Untuk memastikan stok barang rutin diperiksa dan disimpan di tempat yang aman.

2. CAKUPAN

Seluruh stok di gudang Pembelian. 3. DEFINISI

DYM = Departemen Yang Meminta Staf PB = Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian 4. DOKUMEN Kartu Stok 5. RINCIAN PROSEDUR

5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9. 5.10.

Memeriksa fisik stok dengan membandingkan dengan kartu stok setiap bulan.

Pisahkan barang yang telah jatuh tempo dan rusak saat memeriksa stok.

Catat selisih stok dan evaluasi barang yang jatuh tempo.

Rekonsiliasi selisih stok dengan memeriksa kartu stok, form permintaan barang, dan surat jalan untuk memastikan data stok telah di revisi sesuai dengan transaksi yang dilakukan.

Revisi dan menyesuaikan data stok di kartu stok dan di program inventory.

Kebersihan Gudang Pembelian. Buang kardus yang kosong.

Pastikan jalan antar rak selalu bersih dan tidak terhalang. Bersihkan rak setiap minggu. Cek kebersihan lokasi stok barang secara rutin.

Pisahkan barang kimia dengan non kimia, barang basah dengan bahan kering, barang mudah terbakar sebaiknya diisolir.

Pisahkan barang yang sering dipakai di rak yang dekat dan bagian bawah dan barang yang jarang dipakai di rak yang atas dan jauh.

Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB No.Dokumen :SOP/PB/06

STANDARD OPERATING PROCEDURE

NAMA

PERUSAHAAN

Status Revisi : 00 AUDIT STOK

(12)

11 1. TUJUAN

Untuk memastikan produk baru diuji coba dan bisa digunakan sesuai syarat dari user.

2. CAKUPAN

Seluruh produk baru. 3. DEFINISI

4. DOKUMEN

Form Pengujian Barang Baru

5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6

Menerima dan memastikan contoh barang baru sesuai spesifikasi dan bersedia diuji coba oleh DYM.

Mengirim ke DYM dan memastikan ada tanda tangan di Form Pengujian Barang Baru untuk menjadi bukti penerimaan barang. Memastikan mengisi di kolom Penjelasan Pengujian dan tertulis jelas nama orang yang mencoba barang baru seminggu setelah barang baru tersebut diterima oleh DYM.

Mengabarkan supplier beserta alasannya jika barang baru tidak berfungsi atau tidak sesuai.

Jika barang baru berfungsi dan sesuai dipakai oleh DYM, PB menegosiasikan harga dan kondisi penawaran dari supplier. Mengevaluasi Form Pengujian Barang Baru dan kondisi penawaran supplier tersebut untuk dijadikan referensi prosedur pembelian. Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Staf PB Manager PB

_{STANDARD OPERATING PROCEDURE}

_NAMA

PERUSAHAAN

Status Revisi : 00 UJI COBA BARANG BARU

(13)

12 1. TUJUAN

Untuk menilai supplier terseleksi apakah masih layak dipertahankan.

2. CAKUPAN

Seluruh supplier terseleksi. 3. DEFINISI

Staf PB = Pembelian

4. DOKUMEN

Form Evaluasi Supplier Form Kualifikasi Supplier Daftar Supplier Terseleksi

5.1 5.2 5.3

5.4 5.5

Membuat jadwal evaluasi supplier. Mengumpulkan data transaksi supplier.

Menganalisa data nilai transaksi, diskon, garansi, ketepatan waktu pengiriman barang, jumlah retur barang, tempo pembayaran.

Mengevaluasi dan menyimpulkan dan rencana tindak lanjut. Mengupdate daftar supplier yang terseleksi.

Staf PB Staf PB Staf PB

Mgr PB Staf PB

_{STANDARD OPERATING PROCEDURE}

_NAMA

PERUSAHAAN

Status Revisi : 00 EVALUASI SUPPLIER

(14)

13 1. TUJUAN

Untuk mengetahui dan memeriksa apakah jumlah stok barang di gudang dan di ruangan lain sesuai dengan informasi yang tercatat di program inventory.

2. CAKUPAN

Seluruh stok barang di lingkungan perusahaan. 3. DEFINISI

Staf GD PB = Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian

4. DOKUMEN

Form Hasil Stock Opname

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9

Sehari sebelum melakukan stock opname, Staf GD PB menghubungi Manager Departmen untuk minta persetujuan Jika di setujui oleh Manager Departmen, Staf GD PB mencetak data stock ruangan yang dituju dari menu location stock yang di program inventory.

Melakukan stock opname ke semua ruangan dan gudang PB setiap tiga bulan.

Hitung dan bandingkan jumlah stock secara pisik dengan yang ada di program inventory dan catat barang-barang yang belum di order entry namun telah dipakai. Kemudian, cocokkan bin card dengan pisik dan tulis jumlah yang sesuai dengan pisik di bin card. Jika ada stock yang lewat kadaluarsanya, Staf GD PB akan menggantinya dengan stock yang baru.

Menyesuaikan informasi stock setelah transaksi penukaran yang telah lewat kadaluarsanya di menu program inventory.

Hasil stock opname harus terlebih dahulu di akui & di setujui oleh staf departmen yang ikut opname.

Menjelaskan hasil stock opname dan melaporkan ke Manager Departmen, Internal Audit dan Accounting

Tunggu keputusan Managemen untuk tindak lanjut hasil stock opname. Staf GD PB Staf GD PB Staf GD PB Staf GD PB Staf GD PB Staf GD PB Staf GD PB Staf GD PB Staf GD PB

_{STANDARD OPERATING PROCEDURE}

_NAMA

PERUSAHAAN

Status Revisi : 00 STOCK OPNAME

(15)

14 1. TUJUAN

Untuk mengetahui dan memeriksa apakah barang yang masuk gudang sesuai spesifikasi dan jumlah.

2. CAKUPAN

Seluruh barang masuk gudang di lingkungan perusahaan. 3. DEFINISI

Staf GD PB = Staf Gudang Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian 4. DOKUMEN Bin Card Delivery Order Purchase Order

Form Barang Masuk Gudang

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7

Membawa barang, dokumen DO dan PO dan menyerahkan ke Satpam.

Memeriksa barang dan kelengkapan dokumen. Jika berkas lengkap barang boleh ke gudang. Jika berkas tidak lengkap dilarang ke gudang.

Memeriksa barang, spesifikasi serta kelengkapan dokumen. Mengisi dan menandatangani Form Barang Masuk Gudang. Mengisi, verifikasi Bin Card dan program inventory.

Supplier/Vendor Satpam Satpam Satpam Staf GD PB Staf GD PB, Spv GD PB Staf GD PB, Spv GD PB Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014

_{STANDARD OPERATING PROCEDURE}

_NAMA

PERUSAHAAN

Status Revisi : 00 BARANG MASUK GUDANG

(16)

15 1. TUJUAN

Untuk mengetahui dan memeriksa apakah barang yang keluar gudang sesuai spesifikasi, jumlah dan alasan yang tepat.

2. CAKUPAN

Seluruh barang keluar gudang dan keluar dari lingkungan perusahaan. 3. DEFINISI

Staf GD PB = Staf Gudang Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian 4. DOKUMEN Bin Card Delivery Order Purchase Order

Form Barang Keluar Gudang = FBKG

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.5

Mengisi dan menandatangani FBKG.

Memeriksa, menyiapkan barang dan Menandatangani FBKG. Mengecek barang dan FBKG, jika tidak lengkap dilarang keluar gudang.

Jika barang dan FBKG lengkap, mengizinkan barang keluar gudang.

Membawa barang keluar gudang dan keluar lingkungan perusahaan.

Mengisi, verifikasi Bin Card dan program inventory.

User, Manager User User, Staf GD PB, Spv GD PB

Satpam Satpam User,Driver

Staf GD PB, Spv GD PB

PEMBELIAN ALAT TULIS KANTOR

1. Pengertian

Kegiatan memesan alat tulis kantor. No.Dokumen :SOP/PB/11

STANDARD OPERATING PROCEDURE

NAMA

PERUSAHAAN

Status Revisi : 00 BARANG KELUAR GUDANG

(17)

16 2. Subyek 1. Pembelian 2. Direktur Keuangan 3. Manager Pembelian 4. Manager DYM 3. Kebijakan

1. Semua alat tulis kantor harus tersedia cukup dan siap pakai. 2. Manager Pembelian harus mengawasi pembelian alat tulis kantor.

4. Prosedur Pembelian Alat Tulis Kantor

PROSES TANGGUNG

JAWAB KETERANGAN

Manager DYM

- Mengajukan permintaan ATK untuk stok sebulan dengan mengisi Form Permintaan Stationary.

- Evaluasi dan menyetujui permohonan permintaan ATK di FPS.

Staf DYM - Kirim FPS ke Pembelian dengan batas waktu paling lambat tgl 20 setiap bulannya.

Staf Pembelian, Manager Pembelian

- Merangkum, evaluasi dan persetujuan FPS dari semua DYM.

Staf Pembelian

- Menyalin harga ATK ke PR dari rangkuman FPS yang disetujui. - Mengirim PR ke DirKeu.

DirKeu - Evaluasi dan mempertimbangkan persetujuan permintaan ATK yang ada di PR.

Begin

Mengajukan permintaan ATK

Evaluasi dan persetujuan FPS

Merangkum, Evaluasi dan Persetujuan FPS Kirim FPS ke Pembelian

FPS

Menyalin harga ATK ke PR

PR

Mengirim PR ke DirKeu

Evaluasi, menimbang, menyetujui PR

(18)

17

19. ORDER PEMBELIAN

1. Pengertian

Kegiatan memesan barang dan jasa. 2. Subyek

1. Pembelian

2. Direktur Keuangan

Sekretaris DirKeu

- Mengembalikan PR yang telah disetujui dan tidak disetujui oleh DirKeu ke PB.

Staf Pembelian

- PB memberitahukan DYM apabila ada permintaan ATK yang tidak disetujui oleh DirKeu.

- PB menghubungi supplier yang terseleksi untuk konfirmasi perihal kondisi dan kesanggupan penyediaan permintaan ATK.

- Setelah konfirmasi supplier, PO segera dikeluarkan.

Manager Pembelian, DirKeu

- Menyetujui dan tanda tangan PO.

Staf Pembelian

- Memberikan PO ke supplier yang terseleksi.

Mengembalikan PR

PB memberitahukan DYM apabila ada permintaan ATK yang tidak

disetujui oleh DirKeu

Setelah konfirmasi supplier, PO segera dikeluarkan

End

PB menghubungi supplier yang terseleksi untuk konfirmasi perihal kondisi dan kesanggupan

penyediaan permintaan ATK

Memberikan PO ke supplier PO

Menandatangani PO 1

(19)

18 3. Manager Pembelian 4. Manager DYM 5. Staf DYM 6. Sekretaris 3. Kebijakan

1. Semua pengadaan barang dan jasa harus melalui supplier terseleksi. 2. Manager Pembelian harus mengawasi pembelian barang dan jasa.

4. Prosedur Order Pembelian

Staf DYM - Mengajukan permintaan barang atau pekerjaan dengan mengisi PR.

Manager DYM

- Evaluasi dan menyetujui kebutuhan permintaan barang atau pekerjaan. Staf DYM - Menyerahkan PR ke PB.

Staf Pembelian, Manager Pembelian

- Mencari dan membandingkan harga dari minimal dua supplier yang disetujui. Manager Pembelian - Tanda tangan PR. Staf Pembelian - Menyerahkan PR ke DirKeu. DirKeu Evaluasi dan mempertimbangkan

persetujuan PR. Begin

Mengisi PR

Bandingkan harga supplier Evaluasi, tanda tangan PR

PR Menyerahkan PR Tandatangan PR Menyerahkan PR Evaluasi, menimbang, menyetujui PR 1

(20)

19

20. MASALAH RETUR BARANG

1. Pengertian

Kegiatan menangani masalah barang yang tidak sesuai pesanan. 2. Subyek

1. Pembelian

2. Direktur Keuangan 3. Manager Pembelian

Sekretaris - Mengembalikan PR yang telah disetujui atau tidak disetujui kembali ke PB.

Staf Pembelian

- PR yang tidak disetujui oleh DirKeu akan dikembalikan ke DYM.

- Untuk PR yang disetujui oleh DirKeu, PB terlebih dahulu menghubungi supplier yang terseleksi guna mengkonfirmasi lebih lanjut perihal kondisi barang ataupun pekerjaan sesuai permintaan perusahaan.

Manager Pembelian, DirKeu

- Menyetujui dan tanda tangan PO.

Staf Pembelian

- Memberikan PO ke supplier yang terseleksi.

Mengembalikan PR ke PB

Konfirmasi dan buat PO

End Menghubungi Supplier Memberikan PO ke supplier PO Menandatangani PO Mengembalikan PR yang ditolak ke DYM

(21)

20 4. Manager DYM

3. Kebijakan

1. Mencermati semua masalah retur barang dan terdokumentasi rapi. 2. Manager Pembelian harus mengawasi masalah retur barang.

4. Prosedur Masalah Retur Barang

Staf DYM - Mengajukan GRF atas kesalahan order entry.

Manager DYM

- Evaluasi dan menyetujui GRF.

Staf DYM - Menyerahkan GRF ke PB.

Manager Pembelian

- Evaluasi, menimbang dan menyetujui GRF.

Manager Pembelian, Staf Pembelian

- Menyesuaikan dan memperbaiki kesalahan order entry dengan masuk ke Program Inventory pilih menu issue return.

- Mengedit, mencetak dan menandatangani formulir issue return.

Staf Pembelian

- Menyimpan satu pertinggal formulir Issue Return sebagai arsip.

21. RETURN REJECT STOCK

1. Pengertian

Kegiatan mengembalikan barang yang ditolak. 2. Subyek 1. Pembelian 2. Direktur Keuangan 3. Manager Pembelian Begin Mengisi GRF Evaluasi, menimbang, menyetujui GRF Evaluasi, tanda tangan GRF

GRF

Menyerahkan GRF

Memperbaiki order entry

Edit, cetak dan tandatangan Formulir Issue Return

Formulir Issue Return

Menyimpan sebagai arsip

(22)

21 4. Manager DYM

3. Kebijakan

1. Mencermati semua masalah retur barang dan terdokumentasi rapi. 2. Manager Pembelian harus mengawasi masalah retur barang.

4. Prosedur Return Reject Stock

Staf Pembelian

- Identifikasi dan pisahkan barang yang rusak, salah kirim, tanggal kadaluarsanya terlalu singkat/ dekat.

- Tempatkan barang tersebut ke rak khusus barang yang ditolak. - Informasikan ke Manager PB

perihal pengembalian barang tersebut.

- Hubungi supplier secara lisan lewat telepon perihal barang yang akan dikembalikan.

- Hubungi supplier untuk negosiasi penukaran barang yang rusak, salah kirim, tanggal kadaluarsanya terlalu dekat.

- Mengisi GRF untuk barang yang akan dikembalikan.

Manager Pembelian

- Evaluasi dan menyetujui GRF. Staf

Pembelian

- Menyerahkan GRF ke bagian penerimaan barang.

- Cek dan verifikasi barang yang akan diretur sesuai dengan formulir receive return terlampir. GRF

Begin

Identifikasi dan pisahkan barang

Negosiasi barang retur Informasikan ke Manager PB

Hubungi supplier Tempatkan ke rak khusus

Mengisi GRF

Evaluasi dan menyetujui GRF

Menyerahkan GRF

Cek dan verifikasi barang retur

(23)

22

22. SELEKSI SUPPLIER

1. Pengertian

Kegiatan memilih supplier baru sesuai syarat perusahaan. 2. Subyek 1. Pembelian 2. Manager Pembelian 3. User Staf Pembelian

- Berikan satu kopi GRF ke supplier dan simpan satu kopi untuk pertinggal perusahaan.

- Memastikan informasi kartu stok dan data komputer sesuai dengan jumlah yang dikembalikan. - Kirim GRF ke Akunting untuk

penyesuaian nilai pembelian. - Mencatat keterangan dan alasan

penolakan barang tersebut ke Daftar Evaluasi Supplier.

- Informasikan ke DYM apabila barang yang dikembalikan telah datang Berikan copian GRF

Mencatat alasan retur ke Daftar Evaluasi Supplier

End Kirim GRF ke Akunting

Informasi DYM barang retur sudah diganti Menyamakan data stok

Daftar Evaluasi Supplier

(24)

23 3. Kebijakan

1. Setiap calon supplier harus diseleksi berdasarkan kemampuan, pengalaman dan rekam jejaknya.

2. Manager Pembelian bertanggung jawab pemilihan supplier baru. 4. Prosedur Seleksi Supplier

Staf Pembelian

- Mengidentifikasi Supplier Baru : - Menerima penawaran dari supplier

yang baru pertama kali menawarkan produk.

- Berdasarkan adanya permintaan barang dari internal, jika ada barang yang belum pernah dipesan, maka cari supplier yang bisa memenuhi kebutuhan barang tersebut. - Menyeleksi supplier :

- Kirimkan Form kualifikasi supplier. Minta supplier mengisi dan mengembalikan. Jika supplier tidak bisa, minta penjelasan dari supplier untuk memperoleh data yang diperlukan dan isikan data ke dalam form tersebut.

- Minta sampel atau demo produk dari supplier.

- Menerima sample produk dari supplier.

- Menyerahkan sample kepada user disertai formulir pemilihan barang baru.

User - Melakukan uji coba sample. - Memberikan feedback kepada PB. Begin

Identifikasi Supplier baru

Kirim Form Kualifikasi Supplier Cari supplier yang mampu

Menyeleksi supplier Menerima penawaran baru

Minta sample/demo produk

Terima sample/demo produk

Uji coba sample

Berikan feedback ke PB Serahkan sample/demo

produk ke user

(25)

24

23. AUDIT STOCK

1. Pengertian

Kegiatan mengecek jumlah dan kondisi stok barang. 2. Subyek

1. Pembelian

2. Manager Pembelian 3. Kebijakan

1. Audit harus dilakukan secara rutin jumlah dan kondisi stok barang. 2. Manager Pembelian bertanggung jawab terhadap audit stock.

Manager Pembelian

- Mengevaluasi berdasarkan feedback dari user dan form kualifikasi supplier.

- Memberikan rekomendasi. - Update daftar supplier yang

terseleksi. Mengevaluasi feedback End Update Supplier Memberikan rekomendasi Form Kualifikasi Supplier 1

(26)

25 4. Prosedur Audit Stock

Staf Pembelian

- Memeriksa fisik stok dengan membandingkan dengan kartu stok setiap bulan.

- Pisahkan barang yang telah jatuh tempo dan rusak saat memeriksa stok.

- Catat selisih stok dan evaluasi barang yang jatuh tempo.

- Rekonsiliasi selisih stok dengan memeriksa kartu stok, form permintaan barang, dan surat jalan untuk memastikan data stok telah di revisi sesuai dengan transaksi yang dilakukan.

- Revisi dan menyesuaikan data stok di kartu stok dan di program inventory.

- Kebersihan Gudang Pembelian. - Buang kardus yang kosong.

- Pastikan jalan antar rak selalu bersih dan tidak terhalang.

- Bersihkan rak setiap minggu. Cek kebersihan lokasi stok barang secara rutin.

- Pisahkan barang kimia dengan non kimia, barang basah dengan bahan kering, barang mudah terbakar sebaiknya diisolir.

- Pisahkan barang yang sering dipakai di rak yang dekat dan bagian bawah dan barang yang jarang dipakai di rak yang atas dan jauh.

24. UJI COBA BARANG BARU

1. Pengertian

Kegiatan menguji coba barang baru oleh user sebelum dipesan. 2. Subyek

1. Pembelian

2. Manager Pembelian 3. Supplier

3. Kebijakan

1. Setiap barang baru harus diuji coba fungsi dan kelayakannya. Begin

Memeriksa fisik stok dan kartu stok

Revisi data stok Catat selisih stok

Rekonsiliasi selisik stok Pisahkan barang rusak dan jatuh

tempo

Buang kardus yang kosong

Jalan antar rak selalu bersih, tidak terhalang

Pisahkan barang yang berbeda bahan

Pisahkan barang yang sering dipakai Bersihkan rak setiap minggu

(27)

26 2. Manager Pembelian bertanggung jawab terhadap uji coba barang baru.

4. Prosedur Uji Coba Barang Baru

Staf Pembelian

- Menerima dan memastikan contoh barang baru sesuai spesifikasi dan bersedia diuji coba oleh DYM.

- Mengirim ke DYM dan memastikan ada tanda tangan di Form Pengujian Barang Baru untuk menjadi bukti penerimaan barang.

- Memastikan mengisi di kolom Penjelasan Pengujian dan tertulis jelas nama orang yang mencoba barang baru seminggu setelah barang baru tersebut diterima oleh DYM. - Mengabarkan supplier beserta

alasannya jika barang baru tidak berfungsi atau tidak sesuai.

- Jika barang baru berfungsi dan sesuai dipakai oleh DYM, PB menegosiasikan harga dan kondisi penawaran dari supplier.

Manager Pembelian

- Mengevaluasi Form Pengujian Barang Baru dan kondisi penawaran supplier tersebut untuk dijadikan referensi prosedur pembelian.

25. EVALUASI SUPPLIER

1. Pengertian

Kegiatan menilai supplier terseleksi apakah masih layak dipertahankan. 2. Subyek

1. Pembelian

1. Mendata nilai transaksi supplier terseleksi.

2. Manager Pembelian harus mengevaluasi supplier terseleksi secara berkala. Begin

Menerima barang baru

Negosiasi harga Mengisi kolom Penjelasan Pengujian

Mengabari supplier Mengisi Form Pengujian Barang

Baru

Evaluasi Form Pengujian Barang Baru Form Pengujian

Barang Baru

(28)

27 4. Prosedur Evaluasi Supplier

Staf Pembelian

- Membuat jadwal evaluasi supplier. - Mengumpulkan data transaksi

supplier.

- Menganalisa data nilai transaksi, diskon, garansi, ketepatan waktu pengiriman barang, jumlah retur barang, tempo pembayaran.

Manager Pembelian

- Mengevaluasi dan menyimpulkan dan rencana tindak lanjut.

Staf Pembelian

- Mengupdate daftar supplier yang terseleksi.

26. STOCK OPNAME

1. Pengertian

Kegiatan mengetahui dan memeriksa apakah jumlah stok barang di gudang dan di ruangan lain sesuai dengan informasi yang tercatat di program inventory.

2. Subyek 1. Pembelian

1. Semua data stok barang harus sama antara data fisik, kartu stok dan program inventory. Begin

Membuat jadwal evaluasi supplier

Mengumpulkan data transaksi

Mengupdate daftar supplier terseleksi End Menganalisa data transaksi Mengevaluasi dan menyimpulkan

(29)

28 2. Manager Pembelian bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Stock Opname.

4. Prosedur Stock Opname

Staf Pembelian

- Sehari sebelum melakukan stock opname, Staf GD PB menghubungi Manager Departmen untuk minta persetujuan

- Jika di setujui oleh Manager Departmen, Staf GD PB mencetak data stok ruangan yang dituju dari menu location stock yang di program inventory.

- Melakukan stock opname ke semua ruangan dan gudang PB setiap tiga bulan.

- Hitung dan bandingkan jumlah stock secara pisik dengan yang ada di program inventory dan catat barang-barang yang belum di order entry namun telah dipakai. Kemudian, cocokkan bin card dengan pisik dan tulis jumlah yang sesuai dengan pisik di bin card. - Jika ada stok yang lewat

kadaluarsanya, Staf GD PB akan menggantinya dengan stok yang baru.

- Menyesuaikan informasi stok setelah transaksi penukaran yang telah lewat kadaluarsanya di menu program inventory.

- Hasil stock opname harus terlebih dahulu di akui & di setujui oleh staf departmen yang ikut opname. - Menjelaskan hasil stock opname dan

melaporkan ke Manager Departmen, Internal Audit dan Accounting

- Tunggu keputusan Management untuk tindak lanjut hasil

27. BARANG MASUK GUDANG

1. Pengertian

Kegiatan mengetahui dan memeriksa apakah barang yang masuk gudang sesuai spesifikasi dan jumlah.

2. Subyek

1. Staf Gudang Pembelian 2. Supervisor Gudang Pembelian 3. Kebijakan

1. Semua barang masuk harus sesuai spesifikasi, jumlah dan dokumen lengkap. 2. Supervisor Gudang Pembelian bertanggung jawab terhadap barang masuk gudang.

Begin

Minta persetujuan Manager Departemen

Mencetak data stok

Mengganti stok kadaluarsa

End Melakukan stock

opname

Menghitung dan membandingkan data stok

Menyesuaikan informasi stok

Pengakuan dan persetujuan stock opname oleh staf

Melaporkan hasil stock opname

Menunggu keputusan management

(30)

29

Supplier/Vendor - Membawa barang, dokumen DO dan PO dan menyerahkan ke Satpam.

Satpam - Memeriksa barang dan kelengkapan dokumen.

- Jika berkas lengkap barang boleh ke gudang.

- Jika berkas tidak lengkap dilarang ke gudang.

Staf GD PB - Memeriksa barang, spesifikasi serta kelengkapan dokumen.

Staf GD PB, SPV GD PB

- Mengisi dan menandatangani Form Barang Masuk Gudang.

- Mengisi, verifikasi Bin Card dan program inventory.

28. BARANG KELUAR GUDANG

1. Pengertian

Kegiatan mengetahui dan memeriksa apakah barang yang keluar gudang sesuai spesifikasi dan jumlah.

2. Subyek

1. Staf Gudang Pembelian 2. Supervisor Gudang Pembelian 3. Satpam

3. Kebijakan

1. Semua barang keluar harus sesuai spesifikasi, jumlah dan dokumen lengkap. 2. Supervisor Gudang Pembelian bertanggung jawab terhadap barang keluar gudang.

Begin

Membawa barang, dokumen DO dan PO dan menyerahkan

ke Satpam Boleh ke gudang End Periksa Barang, dokumen lengkap? Dilarang ke gudang Tidak

Memeriksa barang, spesifikasi serta kelengkapan dokumen

Form Barang Masuk Gudang

Bin Card dan program inventory

(31)

30

User, Manager User

- Mengisi dan menandatangani FBKG.

User, Staf GD PB, Spv GD PB

- Memeriksa, menyiapkan barang dan Menandatangani FBKG

Satpam - Mengecek barang dan FBKG, jika tidak lengkap dilarang keluar gudang. - Jika barang dan FBKG lengkap,

mengizinkan barang keluar gudang.

User,Driver - Membawa barang keluar gudang dan keluar lingkungan perusahaan Staf GD PB, SPV

GD PB

- Mengisi dan menandatangani Form Barang Masuk Gudang.

- Mengisi, verifikasi Bin Card dan program inventory. Supplier Code : Supplier Name : Address : Telephone : Contact Person :

Form Permintaan Stationary

FPS No :

FPS Date :

No Item Code Item Name UOM Qty Unit Price Amount

1 BKX001 Buku Ekspedisi AA

2 BKT001 Buku Tulis AA

Begin

Mengisi dan menandatangani FBKG

End

Memeriksa, menyiapkan barang dan Menandatangani FBKG

FBKG (Form Barang Keluar Gudang)

Bin Card dan program inventory Barang dan FBKG lengkap? Dilarang keluar Tidak Boleh keluar

(32)

31 3 KRF001 Kertas HVS Folio AA Total Amount

Requested by : Date : Ship to : _______________________ Approved by : Date : _______________________ Supplier Code : Supplier Name : Address : Telephone : Contact Person :

Purchase Order

PO No : PO Date :

(33)

32 _{Total Amount} _Tax Total Amount after Tax

Requested by : Date : Ship to : _______________________ Approved by : Date : _______________________ Supplier Code : Supplier Name : Address : Telephone : Contact Person :

Form Barang Masuk Gudang

PO No : DO No :

PO Date : DO Date :

(34)

33

Checked by : Date : Approved by : Date :

Staf Gudang Pembelian Spv Gudang Pembelian _______________________ _______________________

Request Dept : Mgr Dept Name : Reason : Signature/Date :

Form Barang Keluar Gudang

No :

No Item Code Item Name UOM Qty

(35)

34

Checked by : Date : Approved by : Date :

Staf Gudang Pembelian Spv Gudang Pembelian _______________________ _______________________

Checked by : Date :

Security

_______________________

SERVICE REQUEST FORM

SRF No :

Date/Time Request : Date/Time Start : Department : Date/Time Finish : Requested by/Sign : Technician/Sign :

(36)

35 Service Quality Score : (√): 1. Worst ___ 2. Bad ___ 3. Fair ___ 4. Good ___ 5. Excelent ___

SERVICE REQUEST FORM

SRF No :

Date/Time Request : Date/Time Start : Department : Date/Time Finish : Requested by/Sign : Technician/Sign :

No Description Repair Replace Upgrade New

Service Quality Score : (√): 1. Worst ___ 2. Bad ___ 3. Fair ___ 4. Good ___ 5. Excelent ___

DAFTAR SUPPLIER TERSELEKSI

No Nama Supplier Contact

Person Alamat

Bidang Usaha

Quality System

(37)

36 Supplier Code : Supplier Name : Address : Telephone : Contact Person :

Goods Return Form

GRF No :

GRF Date :

No Item Code Item Name UOM Qty

Reason for Returning

Goods(*)

Remarks

(38)

37

(*) Damaged Goods = DG, Duplicate Order = DO, Incorrect Goods = IG, Other ... Requested by : Approved by :

User Manager Pembelian

FORM PEMILIHAN BARANG BARU

Diserahkan oleh/Paraf : Diterima oleh/Paraf : Penguji/Paraf : Tanggal Pengujian : No Merek Model Serial Number & Produk Number

Penjelasan Pengujian Hasil Pengujian (Setuju/Tolak)

(39)

38

FORM PEMILIHAN BARANG BARU

Diserahkan oleh/Paraf : Diterima oleh/Paraf : Penguji/Paraf : Tanggal Pengujian : No Merek Model Serial Number & Produk Number

Penjelasan Pengujian Hasil Pengujian (Setuju/Tolak)

Form Kualifikasi Supplier Baru

(40)

39 Kategori Bisnis PT/CV/FIRMA/UD/TOKO NPWP Telepon/Fax/Email Jangka Waktu Pembayaran Dibuat oleh, Tanggal : Staf Pembelian Dievaluasi oleh, Tanggal : Manager Pembelian

Form Evaluasi Supplier

Periode Evaluasi :

Kode Supplier : Nama Supplier :

Parameter Penilaian Kinerja Nilai

A. Frekuensi barang kadaluarsa B. Frekuensi barang ditolak C. Frekuensi terlambat pengiriman

(41)

40 Nilai rata-rata = (A+B+C)

3 Penjelasan :

Parameter Penilaian Kinerja Nilai

Frekuensi barang kadaluarsa < 3 kali 4 - 6 kali 7 – 12 kali > 15 kali 10 8 6 5

Frekuensi barang ditolak < 3 kali

4 - 6 kali 7 – 12 kali > 15 kali 10 8 6 5 Frekuensi terlambat pengiriman < 3 kali

4 - 6 kali 7 – 12 kali > 15 kali 10 8 6 5 Perhitungan Penilaian :

Nilai rata-rata Penilaian

9 – 10 Sangat bagus

8 – 9 Bagus

7 – 8 Perlu negosiasi ulang

5 – 6 Pertimbangkan untuk dihapus dari daftar supplier

Kesimpulan : Disetujui oleh,

Manager Pembelian

KARTU STOK

Nama Supplier : Periode :

Kode Supplier : Verified by : Verified date : No Tgl Kode Barang Nama Barang UOM Lokasi Stok Harga Beli Harga Jual

Masuk Keluar Saldo Akhir Catatan

(42)

41 Kontrol Stok Jumlah Maksimal Jumlah Minimal Batas diorder kembali

(43)

42

Form Hasil Stock Opname

Periode :

Departemen : Divisi :

No Kode Barang Nama Barang UOM Jumlah menurut Unit

Price

Kondisi Barang

Keterangan Kartu Program Selisih Baik Rusak Hilang

Nama Tim Stock Opname Jabatan Tanda Tangan dan Tanggal

(44)