PU12-SAPK-PUSAT-DIREKTORAT STATUS

B

ADAN

K

EPEGAWAIAN

N

EGARA

BKN

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

B

UKU

P

ANDUAN

S

ISTEM

A

PLIKASI

P

ELAYANAN

K

EPEGAWAIAN

(SAPK)

DIREKTORAT

STATUS

(P

USAT

)

NAMA DOKUMEN : PU12-SAPK-PUSAT-DIREKTORATSTATUS.DOC EDISI : 01.50

TANGGAL : 11JULI 2011

KNOWMENT AIE

SINOPSIS MANUAL

Pusat

Kode User Profile Sinopsis

PU01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. PU02 KP BKD/Instansi Membuat dan memeriksa usul KP, serta mencetak SK KP.

PU03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun. PU04 Pusat Pelayanan Terpadu

(PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

PU05 Tim Administrasi Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

PU06 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP dan menginput SK KP.

PU07 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun dan menerima notifikasi APS. PU08 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

PU09 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

PU10 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. PU11 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

PU12 Direktorat Status Memeriksa berkas pensiun dan peremajaan data.

PU13 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

PU14 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

PU15 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

PU16 Administrator BKN Pusat Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

Kanreg

Kode User Profile Sinopsis

KR01 Pusat Pelayanan Terpadu (PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

KR02 Tim Administrasi Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

KR03 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP. KR04 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun. KR05 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

KR06 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

KR07 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. KR08 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

KR09 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

KR10 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

KR11 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

KR12 Administrator BKN Kanreg Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

BKD/Instansi

Kode User Profile Sinopsis

BI01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. BI02 KP BKD/Instansi Membuat usul KP, memeriksa usul, dan mencetak SK KP.

BI03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun.

BI04 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

BI05 Peremajaan Data BKD/Instansi

Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

BI06 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. BI07 Administrator

BKD/Instansi

Daftar Isi

1. FITUR BARU SAPK ... 1

1.1. ALUR KERJA (WORKFLOW) ... 1

1.2. MANAJEMEN BERKAS ... 1

1.3. MEKANI SME INBOX ... 1

1.4. PROFI L PENGGUNA (USER PROFI LE) ... 1

1.5. BARCODE ... 2

2. MEKANISME DAN LAYANAN ... 3

2.1. SOPLAYANAN PENSI UN ... 3

2.2. MEKANI SME UPDATE DATA ... 4

3. AKTIFITAS ... 5

3.1. MEMERI KSA BERKAS PENSI UN ... 5

3.2. MEMERI KSA BERKAS &MERUBAH DI STATUS ... 6

4. FUNGSI-FUNGSI UMUM ... 9

4.1. PENCARI AN ... 9

4.2. NAVI GASI HALAMAN ... 10

4.3. LOCK ... 11

4.4. TOMBOL TUTUP ... 12

4.5. TOMBOL MUAT ULANG ... 12

4.6. SESSI ON BERAKHI R ... 12

1.

F

ITUR

B

ARU

SAPK

Mekanisme & Fitur Baru pada Aplikasi Pelayanan yang baru :

1.1.

A

LUR

K

ERJA

(W

ORKFLOW

)

Alur kerja adalah pemetaan serangkaian kegiatan (input-proses-output) yang dibuat berdasarkan pelayanan sesungguhnya di lapangan.

Alur kerja adalah cetak biru pelayanan, sehingga semua pihak yang terkait dapat mempunyai pandangan seragam secara visual tentang:

• Kegiatan (jenis, uraian, urutan dan banyaknya) • Para pelaku/profil setiap kegiatan

• Dimensi waktu (waktu rata-rata yang dibutuhkan setiap kegiatan, waktu mulai setiap layanan, tenggat waktu, periode)

• Data, informasi, laporan, semua dokumentasi yang diperlukan dan yang dihasilkan.

1.2.

M

ANAJEMEN

B

ERKAS

Semua data, informasi, berkas elektronis yang terkait dan berhubungan pada sebuah pelayanan dirangkum dalam sebuah folder yang intuitif dan mudah diakses.

1.3.

M

EKANISME

I

NBOX

• Inbox ditampilkan untuk setiap profil sehubungan dengan prosedur Pengadaan, KP dan Pensiun.

• Inbox menampilkan semua berkas yang harus diproses oleh profil tersebut. • Mencari berkas mudah dan cepat, karena akan ada filter tool: filter dengan nomor

proposal, NIP, nama, status berkas, nama prosedur, atau kombinasi.

• Berkas akan diblok dari pengguna yang lain ketika sedang diproses. Dalam kasus pengguna sakit atau tidak ditempat ketika mengerjakan sebuah berkas, blok dapat dibuka.

• Setiap proses perubahan yang dilakukan pada berkas dicatat dalam tabel LOG untuk tujuan pengawasan.

1.4.

P

ROFIL

P

ENGGUNA

(U

SER

P

ROFILE

)

Profil adalah sebuah template peran (Role) dengan seperangkat aturan untuk pengguna aplikasi dimana ditentukan:

• Kegiatan (memeriksa dokumen, memeriksa perhitungan, mencetak SK, dan lain-lain).

• Modus &hak (read only, modify/update, delete, dll).

• Modul/layanan yang dapat diakses (Pengadaan Umum, KP s/d 3b, dsb). • Menu & operasi yang dapat dilakukan.

• Data, informasi, dokumen yang dapat diakses dan operasi apasaja yang dapat/harus dilakukan pada dokumen/informasi tersebut.

1.5.

B

ARCODE

Barcode akan tercetak pada dokumen penting, sehingga apabila ada informasi yang diubah di dokumen tersebut, nilainya menjadi tidak sama dengan nilai pada barcode.

2.

M

EKANISME DAN

L

AYANAN

3.

A

KTIFITAS

3.1.

M

EMERIKSA

B

ERKAS

P

ENSIUN

Untuk dapat mengakses aplikasi, buka browser dan ketikkan alamat web aplikasi yang

akan dibuka yaitu . Kemudian akan tampil halaman login seperti

tampilan berikut:

Isilah username dan password di field yang tersedia dengan login pengguna

masing-masing, kemudian tekan tombol .

Berkas pensiun uzur dan pensiun anumerta yang telah diproses Tim Administrasi Pensiun akan dikirim ke Direktorat Status untuk dilakukan pemeriksaan berkas serta penyetujuan status pensiun yang diajukan. Berkas yang dikirim ke Direktorat Status akan berada di dalam inbox seperti gambar berikut.

Dalam form ini Direktorat Status dapat melihat data-data pegawai yang berkaitan dengan pensiun anumerta ataupun pensiun uzur. Direktorat Status akan melihat status pegawai yang diusulkan dengan menggunakan fungsi ‘Cek Status’ dan kemudian memutuskan setuju atau tidak setuju dengan menggunakan fungsi dengan nama yang sama.

Setelah keputusan telah dibuat oleh Direktorat Status, maka berkas akan dikirim ke Tim Teknis untuk proses selanjutnya.

3.2.

M

EMERIKSA

B

ERKAS

&

M

ERUBAH DI STATUS

Klik dua kali pada berkas yang dimaksudkan maka akan tampil form seperti gambar berikut.

Dalam form tersebut terdapat keterangan:

• NIP

• Nama orang • Tempat lahir • Tanggal lahir

• Serta keteranga data yang ingin diubah

Pada form ini pula terdapat beberapa fungsi, yaitu;

• Tutup, berfungsi untuk menutup form dan kembali ke inbox

• BTL, berfungsi untuk mengembalikan berkas ke pengusul dengan alasan Berkas Tidak Lengkap.

• TMS, berfungsi untuk mengembalikan berkas ke pengusul dengan alasan Tidak Memenuhi Syarat.

• Form Mutasi, berfungsi untuk masuk ke dalam menu peremajaan data dan melakukan perubahan terhadap data yang imaksud.

• Kirim, berfungsi untuk menyelesaikan dan mengirimkan berkas ke pengusul setelah data diubah dan lambang silang (X) diubah menjadi centang (√).

4.

F

UNGSI

-

FUNGSI

U

MUM

Pada aplikasi SAPK terdapat beberapa fungsi umum yang dapat ditemukan hampir di seluruh menu/submenu. Berikut akan dijelaskan fungsi-fungsi umum yang terdapat di aplikasi SAPK.

4.1.

P

ENCARIAN

Fungsi pencarían dapat ditemukan di seluruh halaman utama menú yang berada di Inbox, seperti tampilan berikut.

Berikut keterangan untuk fungsi-fungsi pada pencarían:

• Icon digunakan untuk melakukan pencarían berdasarakan kriteria yang sudah diinput.

• Icon digunakan untuk membuang filter kriteria pencarian yang sudah diinput. • Icon digunakan untuk menambah filter kriteria pencarían.

• Combo box digunakan untuk memilih kriteria pencarian yang

diinginkan.

• Combo box digunakan untuk memilih kondisi data kriteria pencarian

yang diinginkan.

• Text box digunakan untuk menginput keterangan data yang ingin

dicari.

Langkah-langkah untuk mencari data berdasarkan kriteria tertentu:

• Pilih kriteria pencarían yang diinginkan dengan mengklik combobox

, lalu pilih salah satu kriteria yang tersedia.

• Pilih kondisi data yang ingin dicari dengan cara mengklik combobox , lalu pilih salah satu kondisi yang tersedia.

• Masukkan nama atau keterangan data yang ingin dicari pada textbox

.

• Klik icon untuk melakukan pencarían, maka data yang sesuai dengan kriteria pencarían akan ditampilkan di list Inbox.

Catatan: pencarían dengan menggunakan kondisi “like” akan menampilkan semua data dimana data tersebut memiliki sebagian dari keterangan atau nama yang diinput di textbox.

Pencarían dengan menggunakan beberapa kriteria sekaligus dapat dilakukan dengan cara mengklik icon untuk menambahkan kriteria pencarian.

Lalu ulangi langkah-langkah untuk mencari data, maka pada hasil pencarian akan ditampilkan data-data yang sesuai dengan semua kriteria pencarían yang diinput.

Untuk menghapus kriteria pencarian yang sudah ditambahkan dapat dilakukan dengan mengklik icon yang berada di sebelah kanan icon . Sedangkan icon yang berada di sebelah kanan icon digunakan untuk menghapus semua tambahan kriteria pencarían dan akan memuat ulang data pada list Inbox.

4.2.

N

AVIGASI

H

ALAMAN

Navigasi halaman terdapat pada setiap halaman yang berada di menú Inbox. Contoh tampilan navigasi halaman pada salah satu menu di Inbox.

Navigasi halaman dapat dibagi menjadi 4 bagian yaitu:

1. Jumlah baris data.

2. Jumlah halaman.

Bagian ini menampilkan “halaman yang sedang dilihat” dari “jumlah halaman yang ada” pada menú yang dipilih atau pada hasil pencarían ,

.

Pada bagian ini terdapat beberapa icon yang dapat digunakan yaitu: • Icon digunakan untuk kembali ke halaman 1.

• Icon digunakan untuk kembali ke 1 halaman sebelum halaman yang sedang dilihat. Contoh: halaman yang sedang dilihat adalah halaman 3, maka ketika icon ini diklik akan menampilkan halaman 2.

• Icon digunakan untuk melihat halaman selanjutnya dari halaman yang sedang dilihat. Contoh: halaman yang sedang dilihat adalah halaman 3, maka ketika icon ini diklik akan menampilkan halaman 4.

• Icon digunakan untuk langsung menampilkan data yang ada di halaman terakhir.

3. Ke halaman.

Bagian digunakan untuk langsung menampilkan data yang

ada di halaman tertentu tanpa harus melihat halaman per halaman. Caranya adalah dengan memasukkan nomor halaman yang ingin ditampilkan di textbox yang tersedia lalu klik icon .

Catatan: nomor halaman yang diinput tidak boleh melebihi jumlah halaman yang ada. Jika tidak, maka akan ditampilkan pesan error.

4. Jumlah baris per halaman.

Bagian digunakan untuk mengatur jumlah baris yang ingin

ditampilkan setiap halamannya. Caranya adalah dengan memasukkan jumlah baris yang ingin ditampilkan per halaman di textbox yang tersedia lalu klik icon .

4.3.

L

OCK

Fungsi lock ditampilkan dengan ikon yang berada pada tiap baris data yang sudah pernah dipilih oleh user. Contoh tampilan data yang sudah pernah dipilih oleh user.

Fungsi lain dari lock adalah mengunci berkas yang sudah ditandai sehingga berkas tersebut tidak dapat diakses oleh petugas lain. Jika berkas itu dibuka maka akan tampil pesan peringatan.

Kemudian untuk membuka berkas tersebut diperlukan kode pembuka (lihat modul Administrasi) yang dapat diinput di field “Kode Pembuka” lalu klik tombol

maka icon pada berkas itu akan menghilang.

4.4.

T

OMBOL

T

UTUP

Tombol digunakan untuk menutup form yang sedang diakses.

4.5.

T

OMBOL

M

UAT

U

LANG

Tombol digunakan untuk memuat ulang halaman atau form yang

sedang diakses.

4.6.

S

ESSION

B

ERAKHIR

Jika komputer dibiarkan tanpa aktifitas apapun dalam waktu beberapa menita kan muncul pesan berikut :

akan tampil jika aplikasi tidak digunakan dalam jangka waktu tertentu dengan kondisi user sudah login aplikasi. Jika hal ini terjadi maka klik tombol

5.

L

AMPIRAN

Pelaporan Kesalahan

Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management System). Berikut petunjuk cara pelaporannya.

1. Login ke http://www.bkn.go.id/support. 2. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. 3. Masukkan laporan Isu.

4. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS.

5. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas.

6. Masukan Deskripsi dari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. 7. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture,

dokumen penyerta dll).

8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.

Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi:

Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project Menara Gracia lt 9,

Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772,

Fax 021-5290-5822

email:TSU_Ims@ncsisproject.com atau klik