DAFTAR ISI
Halaman Depan ... ... i
Daftar Isi………...… ii
Ringkasan Eksekutif ... ... iii
Kata Sambutan……… ix
Laporan Kantor Internasional ... ... 1
Lampiran ... ... 117
Rekap Kegiatan Kantor Internasional……….. 118
Data Kerjasama UI dengan Universitas Mitra ……… 128
Ringkasan Eksekutif
Laporan tahunan 2013 ini disusun untuk memberikan gambaran mengenai rencana strategis,
program kerja, pencapaian, inisiatif dan kendala yang dialami Kantor Internasional dalam
menjalankan tugasnya untuk mendukung internasionalisasi Universitas Indonesia.
Tahun 2013 Kantor Internasional menjalankan berbagai program internasionalisasi UI sesuai
dengan visi dan misi UI untuk menjadi universitas riset kelas dunia. Hal yang paling penting
dalam tahun 2012 ini adalah evaluasi menyeluruh tata kelola Kantor Internasional yang
meliputi struktur dan deskripsi kerja Kantor Internasional, penataan cara kerja (SOP) serta
konsolidasi dan sinergi intra dan antar unit yang menjadi mitra Kantor Internasional. Demi
memberikan layanan yang lebih baik bagi mahasiswa, pengajar, alumni dan mitra kerja di
fakultas dan luar universitas, hal pertama yang dilakukan Kantor Internasional adalah
melakukan restrukturisasi tugas-tugas staf dari berdasarkan negara ke tugas berdasarkan
fungsi.
Secara umum Kantor Internasional dikepalai oleh seorang Kepala Kantor dan 14 staf yang
mempunyai tanggung jawab di bidang pemasaran dan komunikasi, pendidikan global, IT dan
database, aliansi dan jejaring global, peluang global, kunjungan tamu dan layanan mahasiswa
asing, sistem bisnis dan administrasi, kerjasama internasional serta staf pendukung. Kantor
Internasional juga dibantu oleh para mahasiswa yang bekerja secara sukarela dan tergabung
dalam “student buddy club”. Pembagian tanggung jawab di atas didasarkan pada ruang
lingkup tugas Kantor Internasional yang menjadi hub untuk semua kerjasama internasional
UI serta program-program internasionalisasi UI.
Layanan dan Strategi Kantor Internasional Universitas Indonesia
Dalam melaksanakan program-program yang telah dibuat, Kantor Internasional mempunyai
dasar layanan dan strategi yang dirancang berdasarkan RKAT 2013 sebagai acuan dalam
pelaksanaannya. Kantor Internasional menerapkan 4 (empat) strategi serta 5 (lima) layanan
1. Strategi Kantor Internasional
a. Meningkatkan kesadaran internasional bagi para mahasiswa dan staf UI
b. Mengembangkan Kerjasama Internasional, Pembelajaran dan Pengajaran
Internasional,Penelitian Internasional dan Pelatihan Penelitian, dan Internasionalisasi
UI
c. Melibatkan staf dan fakultas dalam pembuatan dan implementasi kegiatan-kegiatan
internasional
d. Berperan sebagai hub bagi kerjasama internasional
2. Layanan Kantor Internasional
Kantor Internasional dalam memberikan pelayanannya memfokuskan pada 5 layanan,
dengan berbagai program dan kegiatan yang rutin dilaksanakan. Kelima layanan itu
adalah:
a. Layanan Perekrutan Mahasiswa Asing
b. Layanan Mobilitas Mahasiswa Asing
c. Layanan Fasilitas Kunjungan Tamu
d. Layanan Kerjasama Internasional
e. Layanan Internasionalisasi UI
3. Nilai-Nilai Utama
Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, para staf Kantor Internasional
diharapkan
memegang teguh nilai-nilai utama berikut ini:
a. Layanan prima untuk mahasiswa, staf, pemangku kepentingan, dan mitra
b. Semagat dan integritas dalam melaksanakan pekerjaan
c. Implementasi visi universitas – menjadi universitas riset kelas dunia
d. Aktif dalam berbagai jejaring universitas, mitra dan lembaga pemerintah
Program Kerja Kantor Internasional 2013
lain dari BOPTN (Rp 251.242.000,-) dan hibah PKKUI (Rp65.000.000,-). Realisasi RKAT
(Damas) dalam hal penyerapan anggaran mencapai 76, 16% atau sebesar Rp1.880.504.177,- ,
Dana BOPTN terserap 54, 67% atau Rp 135.327.340,-, hibah PKKUI 100%.Penyerapan
anggaran yang belum mencapai 100% disebabkan oleh beberapa hal seperti penghematan
biaya, dan tersedianya pendanaan dari mitra. Dari 27 kegiatan yang direncanakan, 27
kegiatan tersebut telah terlaksana dengan baik.
Sejalan dengan program kerja internasionalisasi perguruan tinggi di DIKTI, Kantor
Internasional berhasil mendapatkan 2 hibah dari DIKTI, yaitu Hibah Penguatan Kelembagaan
Kantor Internasional sebesar Rp 65.000.000,- (enam puluh lima juta rupiah) dan hibah
Keikutsertaan dalam Pameran Internasional berupa keikutsertaan 1 orang staf Kantor
Internasional dalam Konferensi Internasional NAFSA di St. Louis, Amerika Serikat. Selain
itu Kantor Internasional juga menerima dan BOPTN sebesar Rp 278.000.000,- (dua ratus
tujuh puluh lima juta rupiah) yang digunakan untuk kegiatan–kegiatan berikut ini:
Tanggal Kegiatan Jumlah staf
11 – 14 Maret 2013 APAIE Conference, Hongkong 4 orang
10 – 13 Juni 2013 - Study Abroad Fair, Keio University, Jepang;
- Kunjungan ke Kantor Internasional Chiba
University, Jepang
17 – 18 Oktober 2013 Lokakarya Internasionalisasi 52 orang
24 – 24 Oktober 2013 Study Abroad Fair 2013 10
universitas
mitra
Program Kerja Kantor Internasional didasarkan pada 5 (lima) layanan yang diharapkan dapat
menggerakkan internasionalisasi Universitas Indonesia.
Jika dilihat dari jenis kegiatan yang ada, fokus kegiatan Kantor Internasional pada tahun 2013
adalah pada pengembangan kapasitas staf baik di Kantor Internasional maupun fakultas
dalam melaksanakan kerjasama internasional, penguatan tata kelola kerjasama internasional,
implementasi berbagai kerjasama internasional, serta pengembangan inisiatif-inisiatif baru.
Pencapaian dan Inisiatif Baru
Selama mengimplementasikan kegiatan di tahun 2013, ada beberapa pencapaian yaang
berhasil dilakukan oleh Kantor Internasional.
1. Terselenggaranya penataan tata kelola kerjasama internasional di lingkungan
Universitas Indonesia.
2. Dijadikannya Kantor Internasional UI sebagai “ benchmark” Kantor Internasional
bagi perguruan tinggi di Indonesia.
3. Terselenggaranya program singkat dan summer program dengan 3 universitas mitra di
UI secara berkelanjutan dengan jumlah pemasukan ke UI sebesar Rp 1.053.105.978,-.
(satu milyar lima puluh tiga juta seratus lima ribu sembilan ratus tujuh puluh delapan
rupiah).
4. Diperluasnya keanggotaan AUN-ACTS (ASEAN University Network-ASEAN Credit
Transfer System) untuk Jepang dan Uni Eropa yang dikelola oleh Kantor
Internasional UI sebagai sekretariat AUN-ACTS.
5. Diperolehnya hibah Penguatan Kelembagaan Kantor Urusan Internasional DIKTI serta EU-Share untuk pengembangan ACTS dan ASEAN Qualification Framework
dari Uni Eropa.
6. Terselenggaranya 137 kerjasama aktif dengan 137 universitas mitra.
7. Bergabungnya UI sebagai anggota jejaring Fakultas Teknik se ASEAN dan Jepang
(AUN-SEED NET)
8. Penyelenggaraan 40 kegiatan internasional.
9. Penyelenggaraan Study Abroad Fair di UI untuk pertama kalinya.
Dalam hal inisiatif baru, Kantor Internasional berinisiatif untuk meningkatkan layanan yang
ada di Kantor Internasional seperti:
1. Integrasi sistem penerimaan mahasiswa internasional melalui SIMAK UI.
Sebelumnya admisi dilakukan secara manual dengan pengiriman dokumen dan
aplikasi ke Kantor Internasional.
2. Pengenalan dan implementasi monitoring dan evaluasi kerjasama internasional di
lingkungan UI.
3. Pengembangan Indikator Keaktifan Kerjasama.
Kendala dan Solusi
Meskipun ada beberapa perbaikan kinerja yang perlu dilakukan Kantor Internasional
terutama dalam hal penyerapan anggaran, Kantor Internasional telah menjalankan tugas-tugas
Kantor Internasional dengan baik dan berdampak positif bagi proses internasionalisasi UI
seperti terlihat dalam reputasi UI di dunia internasional. Tantangan ke depan bagi Kantor
Internasional adalah bagaimana menggerakan proses internasionalisasi dalam hal
mengimplementasikan kerjasama dengan universitas mitra bersama-sama fakultas dan unit
terkait di UI. Hal ini disebabkan oleh beberapa hal:
1. Belum semua fakultas menunjuk staf yang menjalankan fungsi kerjasama
internasional dan layanan-layanannya.
2. Tidak semua fakutas mempunyai rencana kerjasama internasional.
3. Tidak hadirnya pimpinan fakultas dan direktorat dalam kunjungan pimpinan
universitas mitra.
4. Keterbatasan jumlah staf di Kantor Internasional dan KPHPK dalam pemrosesan
tindak lanjut kerjasama internasional.
5. Belum berjalannya proses monitoring dan evaluasi atas kerjasama-kerjasama
internasional yang ada.
Pada tahun 2014 fokus kerjasama internasional di Kantor Internasional adalah kecepatan
proses kerjasama internasional (pembuatan perjanjian kerjasama) dan pengaktifan dan
penghentian perjanjian kerjasama-kerjasama yang sudah ditandatangani serta pengetatan
usulan kerjasama baru kecuali yang sudah memiliki rencana kerjasama konkrit dan dapat
diimplementasikan. Penunjukkan staf di fakultas yang diberi tanggung jawab untuk
Pimpinan fakultas dan direktorat juga diharapkan mempunyai rencana kerjasama
internasional beserta anggarannya sesuai skala prioritas dan kemampuan masing-masing
sehuingga perjanjian kerjasama yang ada dapat ditindaklanjuti.
Dalam hal mobilitas mahasiswa dan staf pengajar/peneliti, kendala yang dihadapi adalah
sebagai berikut:
1. Informasi peluang mobilitas mahasiswa dan staf belum tersedia secara terkini.
2. Kegiatan mobilitas mahasiswa dan staf belum menjadi bagian dari proses
internasionalisasi fakultas dan direktorat.
3. Koordinasi dan sinergi dengan fakultas dan direktorat perlu lebih ditingkatkan.
4. Pendanaan untuk kegiatan mobilitas ini masih terbatas dan masih mengandalkan
beasiswa dari universitas mitra.
Untuk ini Kantor Internasional mengusulkan solusi sebagai berikut:
1. Peningkatan kegiatan diseminasi informasi peluang mobilitas mahasiswa dengan
menggunakan laman, media sosial, dan roadshow ke fakultas-fakultas.
2. Pemetaan, perencanaan, dan penganggaran kegiatan mobilitas mahasiswa dan
staf/peneliti di fakultas.
3. Peningkatan koordinasi dan sinergi dengan fakultas dan direktorat melalui staf yang
ditunjuk untuk menjalankan layanan internasionalisasi ini.
4. Peningkatan anggaran kantor Internasional untuk mengimplementasikan kerjasama
yang sudah ada dengan prinsip cost sharing dengan fakultas dan unit terkait.
Penutup
Laporan tahunan 2013 ini memberikan gambaran mengenai kinerja Kantor Internasional pada
tahun 2013. Kami menyadari bahwa masih cukup banyak ruang untuk perbaikan
berkelanjutan sehingga Kantor Internasional bersama mitra kerjanya (pimpinan direktorat dan
fakultas, pimpinan di universitas mitra dan pihak terkait) dapat meningkatkan kinerja Kantor
Internasional dalam memberikan layanan primanya untuk mendukung seluruh civitas
academika UI dalam visinya sebagai universitas riset kelas dunia serta menjamin kualitas
pendidikan yang bermutu dan berwawasan internasional. Pencapaian, inisiatif, dan inovasi
yang ada akan menjadi bekal bagi Kantor Internasional untuk terus meningkatkan
Assalamualaikum ww, dan salam sejahtera untuk kita semua,
Dengan rendah hati saya sampaikan Laporan Tahunan Kantor Internasional Universitas Indonesia 2013. Laporan ini menggambarkan program kerja, pencapaian, kendala dan solusi yang dihadapi Kantor Internasional dalam menjalankan tugasnya untuk menggerakkan internasionalisasi Universitas Indonesia.
Pelaksanaan program kerja pada tahun 2013 menunjukkan bahwa keberhasilan kerjasama internasional terletak pada komitmen pimpinan di semua tingkat, pendanaan yang memadai untuk mengimplementasikan kerjasama, kapasitas untuk menginisiasi dan menjalankan kerjasama internasional serta sinergi antara Kantor Internasional, Direktorat dan Fakultas.
Saya berharap kita dapat melakukan perbaikan berkelanjutan atas kendala-kendala yang kita hadapi serta meningkatkan pencapaian-pencapaian di tahun 2014. Saya juga memohon dukungan dan kerjasama pimpinan dan staf di lingkungan universitas Indonesia yang tugas-tugasnya bersinggungan dengan peran dan tugas Kantor Internasional sehingga internasionalisasi Universitas Indonesia dapat berjalan dengan lebih baik.
Saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah bekerjasama dengan kami selama tahun 2013 dan berharap kita dapat meneruskan kerjasama ini untuk kemajuan Universitas Indonesia.
Junaidi, M. A
