ESSAY PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT (Ujian Tengah Semester Manajemen Proyek Teknologi Informasi)
Oleh
Tantut Wahyu Setyoko – 1617051001 Dico Muhammad – 1617051040
Ayi Nugraha – 1657051004
JURUSAN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS LAMPUNG
Pembagian Tugas :
1. Tantut Wahyu Setyoko : 1. Abstrak 2. Pendahuluan
3. Identifikasi Stakeholder dan Stakeholder Project Management
4. Penginputan literatur kerja ke dalam aplikasi Mendeley 5. Finishing
2. Dico Muhammad : 1. Rencana Pengelolaan Stakeholder
2. Penginputan literatur kerja ke dalam aplikasi Mendeley 3. Finishing
3. Ayi Nugraha : 1. Pengelolaan Keterlibatan Stakeholder 2. Pengontrolan Keterlibatan Stakeholder
3. Penginputan literatur kerja ke dalam aplikasi Mendeley 4. Daftar Pustaka dengan Mendeley
PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT Tantut Wahyu Setyoko1, Ayi Nugraha1, Dico Muhammad1
Abstrak
Kegiatan penyelesaian proyek berlangsung dengan memanfaatkan kemampuan stakeholder sebagai pemeran utama dalam pemenuhan tugas. Stakeholder adalah pelaku jasa terhadap keberhasilan suatu proyek yang ditangani. Stakeholder atau pemangku kepentingan dapat mencakup semua orang atau individu yang memiliki pengaruh positif serta signifikan dalam keberhasilan suatu proyek diantaranya adalah klien, pengguna akhir, kontraktor, konsultan, serikat pekerja, otoritas publik, lembaga keuangan, perusahaan asuransi, organisasi pengendali, media, pihak ketiga dan pesaing. Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui seberapa penting peran stakeholder dalam mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keberhasilan suatu proyek. Para stakeholder (pemangku kepentingan) selalu melakukan manajemen terhadap kelompoknya kegiatan ini disebut stakeholder management yaitu proses untuk mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi untuk memberikan dampak terhadap keberhasilan suatu proyek. Selanjutnya, tulisan ini akan menggambarkan project stakeholder management yang resmi dan sistematis. Project Stakeholder Management ini memiliki cakupan sebanyak 4 langkah yaitu : project charter (perencanaan awal), procurement documents (identifikasi), enterprice enviromental factors (analisis dan komunikasi), organizational process assest (tindakan dan tindak lanjut).
Kata Kunci : stakeholder, stakeholder management, keberhasilan proyek, cakupan project stakeholder management, project charter, procurement documents, enterprice enviromental factors, organizational process assests.
Pendahuluan
Stakeholder merupakan pemangku kepentingan yang biasanya ada dalam suatu kegiatan proyek. Stakeholder jumlahnya sangat banyak sehingga dapak dikatakan sebuah kelompok. Stakeholder adalah setiap individu, grup, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, aktvitas, dan hasil dari suatu proyek (PMBOK 2013, halaman 563). Jadi stakeholder juga bisa merupakan komunitas orang-orang yang bekerja terhadap suatu proyek atau komunitas orang yang merasakan dampak akibat suatu proyek tersebut. Sementara itu untuk melakukan proses penyelesaian proyek para stakeholder harus 1 Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Lampung Jl. Professor Dokter Ir. Sumantri
melakukan project stakeholder management dimana didalam proses tersebut terdapat proses identifikasi terhadap orang, kelompok, atau organisasi yang mungkin saja terkena dampak terhadap proyek yang akan dikerjakan. Tidak hanya itu saja, namun terdapat proses menganalisis, mengembangkan, serta melibatkan seluruh elemen stakeholder agar kinerja lebih efektif dan efisien (PMBOK 2013, halaman 556). Tulisan ini akan sedikit membantu para pembaca terlebih pemula untuk mengetahui :
1. Seberapa pentingkah stakeholder terhadap suatu pengerjaan proyek?
2. Bagaimana para stakeholder menerapkan project stakeholder management dalam proyek yang sedang dikerjakannya ?
Kedua rumusan masalah diatas saling terintergrasi satu sama lain sehingga dapat menjawab dengan tepat mengenai langkah logis dalam menyelesaikan suatu proyek hingga mencapai keberhasilan suatu proyek.
Identifikasi Stakeholder dan Project Stakeholder Management
Identifikasi stakeholder atau pemangku kepentingan adalah proses awal atau biasa disebut dengan proses inisiasi. Proses ini ditujukan guna melakukan identifikasi kepada semua orang yang terlibat dalam proses pengerjaan proyek tersebut dan orang – orang yang terkena dampak terhadap hasil akhir proyek contohnya seperti pelanggan, sponsor, anggota tim, serikat kerja, juga para produsen, konsumen, dan distributor.
Proses identifikasi inilah yang bisa disebut dengan project stakeholder management yang didalamnya terdapat 4 cakupan diantaranya adalah project charter (perencanaan awal), procurement documents (identifikasi proyek), enterprice enviromental factors (analisis dan komunikasi), organizational process assest (tindakan dan tindak lanjut) (PMBOK 2013, halaman 394, 395).
awal menjadi titik awal penentu keberhasilan proyek agar kerja para pelaksana yaitu stakeholder lebih terdata, tertata dan terlaksana.
Setelah mendapatkan hasil dari perencanaan awal maka hasil tersebut akan diidentifikasi sesuai dengan masalah yang harus ditangani terlebih dahulu oleh para stakeholder. Sehingga para stakeholder dapat dengan mudah mengeksekusi satu persatu aktivitas yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Indentifikasi proyek dalam hal manajemen proyek dirasa sangat penting karena merupakan bagian yang amat sangat penting jika dilihat dari sudut pandang manapun karena identifikasi ini mempermudah para stakeholder untuk membuat matriks kerja serta menentukan lebih lanjut apa yang hahrus dilakukan selanjutnya. Dari kegiatan procurement documents akan didapat hasil berupa informasi mengenai pihak-pihak yang telah diidentifikasi membantu kelangsungan kerja proyek.
Analisis menjadi bagian selanjutnya dalam proses project stakeholder management yaitu masuk kedalam cakupan enterprice enviromental factors. Dalam kegiatan analisis, selain digunakan untuk menentukan langkah lebih lanjut matriks kerja dipakai sebagai bahan analisis kinerja untuk menentukan jumlah waktu kerja agar lebih efisien dan sebagai modal untuk membuat keputusan terhadap pengerjaan suatu proyek.
Cakupan yang masih masuk didalam enterprice environmental factors lainnya yaitu komunikasi antar stakeholder terkait. Setelah didapat hasil analisis yang konkret maka hasil tersebut dikomunikasikan melalui rapat koordinasi bersama seluruh elemen pelaksana kerja agar semua elemen stakeholder yang akan menangani suatu proyek mendapat informasi-informasi ter-update sehingga peluang keberhasilan kerja pada pengerjaan proyek sehingga proyek yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan klien.
Komunikasi tanpa tindakan rasanya seperti melakukan hal yang kurang tepat. Maka setelah melakukan komunikasi dan seluruh elemen stakeholder mendapat informasi maka harus ada tindakan implementasi terhadap informasi tersebut agar pegerjaan proyek terlaksana dengan tepat dan akurat. Enterprice enviromental factors akan menghasilkan dampak dari identifikasi yang telah dilakukan pada cakupan procurement documents.
perbaikan kinerja proyek. Bahan koreksi ini digunakan sebagai acuan kerja para elemen stakeholder sehingga apa yang akan dikerjakan selanjutnya hingga akhir mendapatkan hasil sesuai dengan harapan klien. Tindakan dan tindak lanjut masuk kedalam cakupan organizational process assests hasilnya akan didapat berupa informasi penting dari expert judgement yang akan membantu penyelesaian matriks kerja pengerjaan proyek.
Lalu seberapa pentingkah peran stakeholder terhadap pengerjaan proyek ? Dari tulisan diatas dapat dipastikan bahwa stakeholder merupakan jantung kerja yang mengatur seluruh sistem kerja agar sesuai dengan harapan para pelaksana kerja. Jika didalam suatu proyek tidak terdapat stakeholder yang mengerjakan maka proyek tersebut akan terbengkalai bahkan tidak ada hasil yang sesuai harapan para klien. Stakeholder tentunya dapat menyukseskan sebuah proyek yang ditangani jika para stakeholder kompak dan bekerja sama satu sama lain.
Setelah dilakukannya serangkaian proses identifikasi stakeholder terhadap project stakeholder management maka didapat hasil yaitu berupa output yang memberikan benefit kepada tim proyek terutama project manager untuk mengelola para stakeholder yang bekerja dalam proyek ini.
Tools and Techniques Indentifikasi Stakeholder
Setiap stakeholder dalam melakukan proses manajemennya tentu saja menggunakan tools and techniques. Kebutuhan terhadap tools and techniques terhadap pengerjaan proyek dinilai penting sehingga. Tentunya alat dan teknik dikerjakan secara bersamaan dan sinergi sehingga hasil yang didapat akan maksimal sesuai dengan keinginan para klien.
Alat atau teknik selanjutnya adalah expert judgement. Expert judgement merupakan teknik untuk menyakinkan identifikasi yang komprehensif. Dalam kamus besar bahasa indonesia komprehensif memiliki arti mampu menangkap (menerima) dengan baik, luas dan lengkap, atau mempunyai wawasan yang luas. Identifikasi yang dihasilkan oleh expert judgement bersifat komprehensif atau dapat dengan mudah dimengerti oleh para stakeholder sehingga para stakeholder dengan mudah memperbaiki kesalahan – kesalahan kerja. Namun expert judgement hanya dapat dilakukan oleh senior management yang pernah mengerjakan proyek serupa dan berhasil. Konsultan dan professional juga dapat melakukan expert judgement Meeting atau pertemuan dilakukan untuk mengomunikasikan apapun yang menjadi kepentingan kerja para stakeholder. Didalam meeting matriks kerja harus disampaikan secara rinci oleh project manager kepada seluruh stakeholder atau staf terkait. Sehingga seluruh detail struktur kegiatan dimengerti oleh para stakeholder. Harapan setelah adanya meeting ini adalah para stakeholder mengerti apasaja yang menjadi batasan kerja mereka sehingga para stakeholder tidak melampaui batasan kerja tersebut. Ketika pengerjaan matriks kerja tepat sasaran maka proyek tersebut sesuai dengan kehendak atau keinginan konsumen.
Stakeholder Register
Stakeholder register merupakan hasil konkret (output) dari penyelesaian melalui penerapan tools and techniques. Didalam stakeholder register terdapat informasi penting yang merupakan informasi yang akan dipublikasikan secara luas kepada seluruh pelaksana tugas dan klien. Informasinya berupa identifikasi stakeholder, informasi penilaian yang berupa harapan utama terhadap suatu proyek. Serta stakeholder register juga dapat digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan proyek yang besar maupun kecil.
Rencana Pengelolaan Stakeholder
proses ini adalah menyediakan rencana yang jelas dan dapat ditindaklanjuti sebagai bahan kepeningan proyek (PMBOK 2013, halaman 399).
Rencana pengelolaan stakeholder juga harus mendapat input dari stakeholder yaitu berupa 1. Daftar proses yang akan diterapkan pada proyek
2. Instruksi untuk pekerjaan yang harus diselesaikan dan 3. Orang - orang yang terlibat
4. Rincian para stakeholder seperti riwayat pendidikan dan sebagainya 5. Faktor lingkungan yang berupa budaya atau organisasi luar
6. Serta informasi historis, langkah kerja, dan pelajaran yang dapat dijadika pembelajaran
Menurut T D Jainendrakumar, dalam melakukan perencanaan tentunya harus terdapat alat dan teknik yang dapat mempercepat kegiatan ini. Sementara itu tools and techniques yang digunakan dalam pengelolaan stakeholder adalah sebagai berikut:
1. Expert Judgement
Para expert judgement dalam melakukan rencana pengelolaan stakeholder membutuhkan bantuan yang berasal dari senior management, team members, individu para stakeholder,
2. Meeting
Meeting dilakukan oleh para expert judgement yang membahas tentang evaluasi kerja yang telah dilakukan selama kerja proyek. Bahan evaluasi tersebut dipakai untuk menyelesaikan langkah kerja proyek yang masih berlanjut.
3. Analisis Teknik Pengelolaan Stakeholder
Tabel diatas merupakan gambaran form bentuk untuk penilaian yang dilakukan para project manager dan expert judgement sehingga mempermudah penilaian. Tabel tersebut merujuk pada (Form yang ada pada PMBOK 2013, halaman 403).
Penjelasan Detail Tabel :
Dalam tabel penilaian tabel tersebut digunakan oleh para project manager untuk menilai kinerja dan hasil kerja para stakeholder terkait. Unaware adalah suatu tindakan inisiatif yang biasanya dilakukan secara tidak sadar oleh para stakeholder dalam menindak lanjut matriks kerja yang telah dibuat sehingga apa yang dirasa kurang tepat dalam matriks kerja tersebut dapat dengan cepat diperbaiki oleh para stakeholder yang mengerjakannya.
Selanjutnya adalah Resistant. Resistant dapat diartikan daya tahan bagaimana peran stakeholder dalam upaya bekerja dibawah tekanan atau under pressure. Daya tahan ini menjadi point penting dalam pengerjaan proyek terhadap suatu pelaksannan kerja. Karena jika para stakeholder tidak memiliki daya tahan yang cukup maka proyek yang dikerjakan akan memakan bayak waktu sehingga proyek tidak tepat waktu dan dapat merugikan banyak pihak terutama pihak klien.
Neutral dapat diartikan netral artinya para stakeholder tidak boleh memihak kepada siapapun. Para stakeholder harus berkerja dengan semestinya karena jika stakeholder tidak bersifat netral dengan kata lain memihak kepada satu sisi baik itu memihak kepada klien atau hanya memihak kepada golongannya maka proyek yang dikerjakan selanjutya akan menjadi proyek gagal, karena terdapat kecurangan yang tidak semestinya dilakukan oleh para stakeholder, yang justru menghambat laju kerja proyek.
dimana hal ini adalah suatu proses mempengaruhi individu atau kelompok untuk mencapai tujuan atau visi yang diinginkan dalam pengerjaan suatu proyek.
Nilai C (current) yang diberikan oleh project manager merupakan nilai yang melambangkan bahwa calon stakeholder yang akan dijadikan stakeholder di bagian – bagian yang telah dibentuk masih berada pada fase ini. Contohnya dalam tabel tersebut stakeholder pertama mendapat C pada unaware artinya stakeholder pertama sedang melakukan serangkaian penilaian pada kondisi unaware. Berlainan dengan stakeholder pertama, stakeholder ketiga mendapat point D C pada kondisi supportive. D (desire) artinya stakeholder ketiga baru saja naik tingkat yang semula berada pada kondisi netral saat ini berada pada kondisi supportive. Bagaimakah para stakeholder menerapkan project stakeholder management dalam proyek yang sedang dikerjakannya? Sudah jelas diatas dikatakan bahwa dalam menerapkan project stakeholder management yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi para stakeholdernya dengan menggunakan 4 cakupan yang telah ditentukan yaitu project charter, procurement documents, enterprice enviromental factors, serta organizational process assests. Setelah hal-hal tersebut terpenuhi maka matriks kerja yang telah dibuat lebih mudah untuk dikerjakan. Karena inti dari project stakeholder management ini adalah bagaimana cara kita agar segala sesuatu yang dikerjakan oleh para stakeholder ter-manage dengan baik dan selaras serta berjalan dengan semestinya sesuai dengan matriks kerja yang telah dibuat.
Pengelolaan Keterlibatan Stakeholder
Dalam proses ini pola komunikasi terstruktur lebih diutamakan antara project manager dan stakeholder. Komunikasi dua arah ini dilakukan agar tercapainya harapan yang menjadi keinginan, kebutuhan, serta apapun yang menjadi kebutuhan proyek harus diketahui oleh para stakeholder terkait. Manfaat dari aktivitas ini adalah untuk memungkinkan manajer proyek guna meningkatkan dukungan dan meminimalkan hambatan dari para stakeholder. Sehingga apa yang menjadi cita – cita bersama dapat dengan mudah terwujud dengan baik dan pelaksanaannya lebih efektif dan tepat waktu.
untuk mempermudah pengingatan apa saja yang telah menjadi topik bahasan pada pertemuan yang telah diadakan. Notulensi juga ditujukan sebagai pembukuan sehingga bukti konkret bahwa telah terjadi pertemuan itu ada.
Adapun teknik dan alat yang dapat dilakukan dalam pengelolaan keterlibatan stakeholder ini adalah dengan :
1. Memilih metode komunikasi yang sesuai yaitu push, pull, dan interactive. 2. Memiliki kemampuan interpersonal seperti :
1. Mempengaruhi orang lain agar mendukung royek yang akan diselesaikan 2. Negosiasi kesepakatan
3. Mengubah prilaku atau behaviour organisasi
Dari kegiatan pengelolaan keterlibatan stakeholder maka akan didapat output sebagai berikut :
1. Issue Log
Berupa isu terkini yang harus dipecahkan bersama – sama agar mendapat jalan keluar yang dapat memudahkan pengerjaan proyek.
2. Change Request
Berupa perubahan papan kontrol terhadap isu – isu terbaru yang tentu saja akan dipecahkan.
3. Rencana pengelolaan proyek pembaharuan
Rencana pembaharuan akan segera dilakukan karena tata kelola proyek harus segera terselesaikan dengan baik dan sesuai prosedur yang telah dikomunikasikan terlebih dahulu.
2. Laporan proyek yang akan diberikan kepada project manager 3. Presentasi proyek yang dibuat untuk meyakinkan para klien
4. Catatan proyek tujuannya adalah mempermudah para stakeholder untu melakukan kerja selanjutnya sesuai dengan matriks kerja yang telah dibuat.
5. Feedback dari para stakeholder.
Pengontrolan Keterlibatan Stakeholder
Proses keempat sekaligus proses terakhir dalam proses adalah merupakan proses monitoring. Manfaat dari proses ini adalah monitoring (pemantauan) terhadap hubungan kinerja seluruh stakeholder terkait serta menyesuaikan strategi dan rencana untuk melibatkan seluruh jajaran stakeholder. Manfaat utama dari proses ini yaitu mempertahankan atau meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan stakeholder menuju keberhasilan proyek.
Teknik dan alat yang sering dipakai pada proses ini adalah sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem ini dibuat guna memudahkan pola komunikasi berupa penyampaian laporan dari beberapa sistem dan memudahkan penyampaian infomasi terupdate kepada
Dalam rapat ini akan merieview status kesiapan proyek yang telah dilakukan. Hasil dari proses kontrol ini adalah :
1. Informasi Kinerja Pekerjaan
Perkiraan perkiraan dan pengukuran kinerja berupa penilaian dari project manager akan dipublikasikan sebagai rangsangan terhadap para stakeholder agar memperbaiki kinerja dibidangnya masing- masing.
2. Pembaruan Rencana Pengelolaan Proyek
Jika dalam pengelolaan proyek seluruh aktivitas kelola dirasa masih kurang memadai maka cara terbaik adalah melakukan pembaruan terhadap apa yang akan dilaksanakan selanjutnya. Sehingga proyek yang diinginkan berjalan sesuai keinginan.
3. Pembaruan Dokumen Proyek
Setelah dilakukan pengontrolan pembaruan dokumen proyek dirasa merupakan hal yang sangat penting karena dokumen – dokumen proyek itu tentu saja harus segera diperbaiki agar menjadi lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
Bourne, L. (2010). STAKEHOLDER RELATIONSHIP MANAGEMENT: Using the Stakeholder Circle methodology for more effective stakeholder engagement of senior management. 7th Project Management National Benchmarking Forum, 23.
Eskerod, P., & Jepsen, A. L. (2013). Project Stakeholder Management (2), 14(4), 19–24. https://doi.org/10.1002/pmj.21400
Herry Pintardi Chandra, Indarto ., I Putu Artama Wiguna, & Peter Kaming. (2011). Peran Kondisi Pemangku Kepentingan Dalam Keberhasilan Proyek. Jurnal Manajemen Dan Kewirausahaan, 13(2), 135–150. https://doi.org/10.9744/jmk.13.2.135-150
Huemann, M., Eskerod, P., & Ringhofer, C. (2016). Rethink! Project Stakeholder Management, V(V), xvii, 213 pages.
Mahadi, I. M. A. (2013). Analisis Stakeholder Mapping : Studi Kasus Pada Professional Products Division L ’ Oréal Indonesia Periode Januari – Juni 2013, (1999), 1–19. Management, P. (2016). Project stakeholder management.
Technology Management & Innovation, 10(2), 39–49. https://doi.org/10.4067/S0718-27242015000200004
PMI. (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Project Management Institute (Vol. 5). https://doi.org/10.1002/pmj.20125
