Pengendalian Internal Gaji Dan Upah Pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan

(1)

BAB II

BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU KOTA MEDAN

A. Sejarah Ringkas

Pelayanan prima dituangkan pada visi dan misi nasional Indonesia,

menunjukkan bahwa tuntutan masyarakat terhadap pelayanan prima aparatur

pemerintah kepada masyarakat merupakan keharusan dan tidak dapat

diabaikan lagi, karena hal ini merupakan bagian tugas dan fungsi pemerintah.

Pelayanan prima kepada masyarakat tersebut diatas tertuang antara lain

dalam:

1. Garis–garis Besar Haluan Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Bab

III.

2. INPRES Nomor 1 Tahun 1995 tentang Kualitas Pelayanan Aparatur

Pemerintah Kepada Masyarakat.

3. Keputusan Menpan Nomor 81 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata

laksana Pelayanan Umum.

4. Surat Edaran Menkowasbangpan Nomor 56/MK.WASPAN/6/1998,

antara lain menyebutkan bahwa langkah-langkah perbaikan mutu

pelayanan masyarakat diupayakan dengan menerapkan pola pelayanan

terpadu (satu atap dan satu pintu) bagi unit-unit kerja kantor pelayanan

yang terkait dalam proses atau menghasilkan suatu produk pelayanan.

5. Keputusan Menpan No. KEP/24/M.PAN/2004 Tentang Pedoman

(2)

6. Keputusan Menpan No. KEP/26/M.PAN/2004 tentang petunjuk teknis

Transparansi dan Akuntabilitas dalam penyelenggaraan Pelayanan

Publik.

Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah antara lain ditegaskan bahwa tujuan pemberian

otonomi adalah berupaya memberikan peningkatan pelayanan dan

kesejahteraan yang semakin baik kepada masyarakat, pengembangan

kehidupan demokrasi, keadilan dan pemerataan. Jadi kualitas layanan

aparatur pemerintah kepada masyarakat merupakan indikator

keberhasilan otonomi daerah. Sehubungan dengan hal tersebut di atas,

maka Pemerintah Kota Medan membentuk Badan Pelayanan Perijinan

Terpadu (BPPT) sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Medan No. 3

Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat

Daerah Kota Medan.

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi merupakan susunan komponen – komponen (unit –

unit kerja) dalam suatu organisasi yang menunjukkan adanya pembagian

kerja, tugas, dan fungsi yang berbeda antara satu dengan yang lainnya sesuai

dengan keahlian masing – masing karyawan. Struktur organisasi Badan

Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan, terdiri dari :

1. Sekretariat/Badan

(3)

a. Sub Bagian Umum

b. Sub Bagian Keuangan

c. Sub Bagian Penyusunan Program

3. Bagian Fungsional

a. Bidang Pelayanan Perijinan I

b. Bidang Pelayanan Perijinan II

c. Bidang Pelayanan Perijinan III

d. Bidang Pelayanan Perijinan IV

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan

(4)

C. Job Description

Sesuai dengan Perda Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang

Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal

159 dan 160 dan Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang

Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota

Medan, maka Tugas Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi

dari sekretariat badan adalah sebagai berikut :

1. Sekretariat/Badan

Badan berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada

Walikota melalui Sekretaris Daerah.Badan sebagaimana dimaksud

didukung oleh Sekretariat yang dipimpin oleh Kepala. Kepala Sekretariat

sebagaimana dimaksud karena jabatannya adalah Kepala Badan.

 Tugas Pokok Sekretariat/Badan :

Sekretariat/Badan mempunyai tugas pokokmelaksanakan

koordinasi dan menyelenggarakan pelayanan administrasi di

bidang perijinan secara terpadu dengan prinsip koordinasi,

integrasi, sinkronisasi, simplikasi, keamanan, dan kepastian.

 Fungsi Sekretariat/Badan :

• Pelaksanaan penyusunan program;

• Penyelenggaraan pelayanan administrasi perijinan;

• Pelaksanaan koordinasi proses pelayanan perijinan;

• Pelaksanaan administrasi pelayanan perijinan;

(5)

• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

2. Bagian Tata Usaha

Bagian tata Usaha dipimpin oleh Kepala Bagian yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan.

 Tugas Pokok Bagian Tata Usaha :

Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan

sebagian tugas Badan lingkup ketatausahaan yang meliputi

pengelolaan administrasi umum, keuangan dan penyusunan program.

 Fungsi Bagian Tata Usaha :

• Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bagian Tata Usaha;

• Pengelolaan administrasi Badan yang meliputi administrasi

keuangan, kepegawaian, tata persuratan, perlengkapan, dan

rumah tangga;

• Pengkoordinasian penyusunan, perencanaan, dan program

Badan;

• Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan

Badan;

• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai

a. Sub Bagian Umum

Sub Bagian Umum dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada

(6)

 Tugas Pokok Sub Bagian Umum :

Sub Bagian Umum mempunyai tugas pokok

melaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup

administrasi umum.

 Fungsi Sub Bagian Umum :

• Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian

Umum;

• Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi

umum;

• Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan

naskah dinas, penataan kearsipan, administrasi kepegawaian,

perlengkapan, dan penyelenggaraan kerumah-tanggaan

Badan;

• Penyiapan pertemuan/rapat-rapat Badan;

• Pelaporan lingkup administrasi umum;

• Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan

pelaksanaan tugas;

• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

b. Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata

(7)

 Tugas Pokok Sub Bagian Keuangan :

Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas

pokokmelaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup

pengelolaan administrasi keuangan.

 Fungsi Sub Bagian Keuangan :

Keuangan;

• Penyiapan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi

keuangan;

• Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi

kegiatan penyusunan rencana, penyusunan bahan,

pemrosesan, pengusulan, dan verifikasi;

• Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan

admnistrasi keuangan;

• Penyusunan laporan keuangan Badan;

• Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan

pelaksanaan tugas;

c. Sub Bagian Penyusunan Program

Sub Bagian Penyusunan Program dipimpin oleh Kepala Sub

Bagian, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

(8)

 Tugas Pokok Sub Bagian Penyusunan Program :

Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas pokok

melaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup

penyusunan program dan pelaporan.

 Fungsi Sub Bagian Penyusunan Program :

Penyusunan Program;

• Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan

rencana dan program Badan;

• Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program Badan;

• Pengembangan sistem informasi pelayanan;

• Pelaksanaan penyuluhan dan pelayanan pengaduan

masyarakat;

• Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan

pengendalian;

• Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan

pelaksanaan tugas;

dengan tugas dan fungsinya.

3. Bagian Fungsional

a. Bidang Pelayanan Perijinan I

Bidang Pelayanan Perijinan I dipimpin oleh Kepala Bidang I,

(9)

 Tugas Pokok Bidang Pelayanan Perijinan I :

Bidang Pelayanan Perijinan I mempunyai tugas pokok

melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup pelayanan

perijinan yang berkaitan dengan Usaha, Perdagangan dan

Perindustrian.

 Fungsi Bidang Pelayanan Perijinan I :

• Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang

Pelayanan Perijinan I;

• Penyusunan petunjuk teknis Bidang PelayananPerijinan

I;

• Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja

Bidang Pelayanan Perijinan I;

• Pelaksanaan pelayanan perijinan;

• Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang

berkaitan dengan permohonan Ijin;

• Pengkoordiniran pengolahan data perijinan;

• Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan

terhadap permohonan ijin dan pembuatan berita acara

pemeriksaan lapangan;

• Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, dan

persiapan konsep Surat Keputusan Perijinan;

• Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya

(10)

• Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan

pelaporan kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan I.

• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan

sesuai dengan tugas dan fungsinya.

b. Bidang Pelayanan Perijinan II

Bidang Pelayanan Perijinan II dipimpin oleh Kepala Bidang

II, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala

Badan.

 Tugas Pokok Bidang Pelayanan Perijinan II :

Bidang Pelayanan Perijinan II mempunyai tugas pokok

melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup pelayanan

perijinan yang berkaitan dengan ketentraman dan ketertiban

masyarakat.

 Fungsi Bidang Pelayanan Perijinan II :

Pelayanan Perijinan II;

• Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan

II;

Bidang Pelayanan Perijinan II;

(11)

• Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan,

perhitungan retribusi, penetapan SKPD/SKRD, dan

terkait bidang pelayanan perijinan;

pelaporan kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan II.

sesuai dengan tugas dan fungsinya.

c. Bidang Pelayanan Perijinan III

Bidang Pelayanan Perijinan III dipimpin oleh Kepala

Bidang III, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Kepala Badan.

 Tugas Pokok Bidang Pelayana Perijinan III :

Bidang Pelayanan Perijinan III mempunyai tugas

pokok melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup

pelayanan perijinan yang berkaitan dengan tata ruang,

perhubungan, dan lingkungan hidup.

(12)

Pelayanan Perijinan III;

III;

Bidang Pelayanan Perijinan III;

pelaporan kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan III;

(13)

d. Bidang Pelayanan Perijinan IV

Bidang Pelayanan Perijinan IV dipimpin oleh Kepala

Bidang IV, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Kepala Badan.

 Tugas Pokok Bidang Pelayanan Perijinan IV :

Bidang Pelayanan Perijinan IV mempunyai tugas

pokok melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup

pelayanan perijinan yang berkaitan dengan konstruksi,

kesehatan dan lain-lain.

 Fungsi Bidang Pelayanan Perijinan IV :

Pelayanan Perijinan IV;

IV;

Bidang Pelayanan Perijinan IV;

(14)

pelaporan kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan IV;

sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Setiap Bidang pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota

Medan dibantu oleh Tim Teknis dalam melaksanakan tugas

dan fungsinya. Tugas – tugas Tim Teknis tersebut, yaitu :

• Meneliti permohonan ijin;

• Mengadakan rapat pembahasan permohonan ijin;

• Melaksanakan peninjauan lokasi/lapangan terhadap

permohonan ijin apabila diperlukan;

• Melaksanakan proses perijinan, perhitungan retribusi dan

persiapan konsep Surat Keputusan/Perijinan;

• Memberikan saran-saran atau

pertimbangan-pertimbangan kepada Kepala Badan yang menyangkut

pelaksanaan tugas dan fungsi Badan;

• Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala

(15)

D. Jaringan Kegiatan

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan merupakan suatu

instansi pemerintah daerah yang didirikan dengan tujuan untuk mewujudkan

pelayanan prima dalam melayani kepentingan masyarakat dalam mengurus

perijinan dengan didasarkan pada prinsip – prinsip pelayanan publik, yaitu :

responsivitas, akuntabilitas, kesederhanaan, transparansi, dan kepastian

hukum.

Hal lain yang menjadi tugas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota

Medan adalah meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja aparatur

Pemerintah Kota Medan, khususnya yang terlibat langsung dengan pelayanan

masyarakat, serta mendorong kelancaran pemberdayaan ekonomi masyarakat

untuk nantinya berpartisipasi aktif dalam berbagai kegiatan pembangunan

daerah.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan telah melakukan

banyak hal dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, diantaranya :

1. Memberikan pelayanan kepada masyarakat mulai dari penerimaan

permohonan ijin sampai menerbitkan ijin;

2. Melaksanakan pelayanan perijinan yang optimal sesuai dengan

Standard Operational Procedure (SOP) yang berlaku.

3. Melaksanakan koordinasi dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah

(16)

4. Meraih beberapa penghargaan, seperti : Kontes Inovasi Solusi 2014,

Ombudsman 2013, UKP4, dan AS/ANZ ISO 9001:2008.

F. Rencana Kegiatan

Berikut ini rencana kegiatan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu

Kota Medan, yaitu :

Tabel 2.1

Program/Kegiatan Rencana Kerja dan Anggaran SKPD

No. Program Kegiatan Sasaran Program

I II III

1 Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

Terselenggaranya Kegiatan Administrasi Kantor

1.1 _{Penyediaan Jasa Komunikasi,}

Sumber Daya Air dan Listrik

Tersedia sarana komunikasi dan telekomunikasi air dan listrik

1.2 Penyediaan Jasa Kebersihan

Kantor

Terpeliharanya kebersihan kantor

1.3

Penyediaan Alat Tulis Kantor

Tersedianya peralatan dan perlengkapan kerja

1.4 Penyediaan Barang Cetakan dan

Penggandaan

Tersedianya blanko dan cetakan lainnya untuk mendukung proses

perijinan

1.5 Penyediaan Komponen Instalasi

Listrik/Penerangan Bangunan Kantor

Tersedianya komponen instalasi listrik untuk penerangan gedung

kantor

1.6 Penyediaan Bahan Bacaan dan

Peraturan Perundang-undangan

Terpenuhinya bahan bacaan berupa koran dan majalah

1.7 Penyediaan Makanan dan

Minuman

Tersedianya makanan dan minum rapat, tamu

1.8 Penyediaan Jasa Tenaga

Pendukung Administrasi/Teknis Perkantoran

Tersedianya honorarium dan keperluan lainnya

1.9 Penyediaan Jasa Keamanan

Kantor

(17)

2 Peningkatan sarana dan prasarana aparatur

Tersedianya sarana dan prasarana yang berfungsi dengan baik

2.1 Pengadaan Perlengkapan Gedung

Kantor

Tersedianya perlengkapan gedung kantor berupa filling kabinet, rak

arsip dan almari

2.2 Pengadaan Peralatan Gedung

Kantor

Tersedianya peralatan kantor yang baik berupa pengadaan mesin tik, pengadaan mesin hitung uang dan

pengadaan alat-alat ukur

2.3 Belanja Modal Pengadaan

Mebeuler

Tersedianya kursi kerja

2.4 Pengadaan Komputer dan

Perlengkapannya

Tersedianya kebutuhan komputer dan perlengkapannya untuk mendukung sistem informasi di

BPPT

2.5 Pemeliharaan

rutin/berkala Gedung Kantor

Terlaksananya perawatan dan pemeliharaan gedung kantor berupa belanja perawatan gedung kantor dan

sewa bunga hidup/hiasan kantor

2.6 Pemeliharaan rutin/berkala

kendaraan dinas/operasional

Terlaksananya perawatan dan pemeliharaan kendaraan

dinas/operasional

2.7 Pemeliharaan rutin/berkala

Peralatan Gedung Kantor

Terlaksananya perawatan dan pemeliharaan peralatan gedung

kantor

3 Peningkatan Disiplin Aparatur Tertingkatnya Disiplin Pegawai 3.1 Pengadaan Pakaian Dinas beserta

Perlengkapannya

Tersedianya pakaian dinas harian BPPT

3.2 Pengadaan Pakaian Khusus

Hari-hari Tertentu

Tersedianya pakaian khusus pelayanan perijinan dan pakaian olah

raga 4 Peningkatan Pengembangan

Sistem Pelaporan Capaian Kinerja Keuangan

Tersedianya Laporan Capaian Kinerja dan Keuangan

4.1 Penyusunan laporan capaian

kinerja dan ikthisar realisasi kinerja SKPD (LAKIP)

Terwujudnya sistem kepemerintahan yang transparan dan akuntabel

4.2 Penyusunan Laporan Keterangan

Pertanggungjawaban dan Laporan Penyelenggaraan Pemerintah

Daerah

Tersedianya LKPJ dan LPPD Tahun 2013

4.3 Penyusunan Pelaporan Keuangan

Akhir Tahun

(18)

4.4 Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran SKPD

Tersusunnya Rencana Kerja SKPD Tahun 2015

4.5 Penyusunan Buku Produk

Perijinan di BPPT Kota Medan

Tersusunnya buku produk perijinan di BPPT Kota Medan Tahun 2013

5

Program Peningkatan Pelayanan Perijinan

Meningkatnya Pelayanan Perijinan

Penyusunan dan Pengembangan Sistem Informasi Perijinan

Terpeliharanya sistem informasi perijinan berupa honor tenaga ahli, pengembangan sistem jaringan,dan back up pengadaan sistem antrian

otomatis Sosialisasi peraturan dan

perundangan tentang perijinan

Tersedianya bahan-bahan untuk sosialisasi dan keikutsertaan dalam

kegiatan pameran yang diselenggarakan Pemerintah Surveilance Audit Tahunan dan

Maintenance ISO 9001:2008 serta survey IKM