LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

(1)

LAPORAN

PROYEK PERUBAHAN

Peningkatan Ketertiban dan Kecepatan Proses Administrasi Perjalanan

Dinas serta Kemudahan Akses Informasi Status Proses Administrasi

Perjalanan Dinas melalui Penyusunan POS dan Pemantauan Status

Administrasi Pembuatan dan Pertanggungjawaban SPD

yang Terintegrasi dengan Portal AKN II

DISUSUN OLEH:

LOLITA SETYAWATI

NIP 197511051999032003

BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

ANGKATAN II TAHUN 2015

(2)

i

KATA PENGANTAR

Dalam rangka pemenuhan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan II Tahun 2015 peserta diwajibkan untuk merancang dan melaksanakan proyek perubahan. Proyek perubahan yang menjadi tema adalah “Peningkatan ketertiban dan kecepatan proses administrasi perjalanan dinas serta kemudahan akses informasi status proses administrasi perjalanan dinas melalui penyusunan POS dan pemantauan status administrasi pembuatan dan pertanggungjawaban SPD yang terintegrasi dengan Portal AKN II.”

Proyek perubahan tersebut dilatarbelakangi permasalahan diantaranya adalah belum adanya suatu pedoman yang mengatur langkah-langkah pembuatan dan pertanggungjawaban SPD, batas waktu penyampaian dokumen dan waktu penyelesaian proses pembuatan dan pertanggungjawaban SPD, serta jenis-jenis dokumen pertanggungjawaban yang dibutuhkan. Selain itu, Subag Administrasi Keuangan belum memiliki media yang tepat untuk menyediakan informasi kepada para pemeriksa perihal status administrasi pembuatan dan pertanggungjawaban SPD beserta dokumen-dokumen yang harus dilengkapi.

Proyek ini merupakan tahap awal yang kedepannya diharapkan dapat lebih disempurnakan sesuai dengan kebutuhan para stakeholder khususnya pemeriksa yang terlibat dalam penugasan di lingkungan AKN II. Dalam jangka panjang, diharapkan terdapat POS yang menjadi pedoman bagi pemeriksa dan Subag Administrasi Keuangan yang telah dilegislasi oleh Ditama Binbangkum, serta terdapat suatu modul pada Portal AKN II yang dapar mengakomodir kegiatan adminstrasi SPD secara keseluruhan.

Terima kasih yang sebesar-besarnya untuk semua pihak yang mendukung pelaksanaan proyek perubahan ini, yaitu:

1. Tortama KN II dan para Kepala Auditorat yang telah memberikan arahan dan kewenangan bagi kami untuk menata file sharing Inspektorat PIMK.

2. Kepala Sekretariat AKN II sebagai mentor yang telah memberikan saran dan ide mengenai proyek perubahan ini.

3. Tim Pengembangan pada Subag Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI yang telah banyak membantu dalam pembangunan modul pemantauan status administrasi SPD dan sosialisasinya.

4. Rekan-rekan Subag Administrasi Keuangan yang telah banyak memberikan masukan dan dukungan dalam bentuk partisipasi dalam penyusunan POS dan pemanfaatan modul pemantauan administrasi SPD.

Peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan II Tahun 2015 Lolita Setyawati

(3)

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... ii

DAFTAR LAMPIRAN ... iii

BAB I – PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan... 2

C. Ruang Lingkup ... 2

D. Standar/Kriteria Keberhasilan ... 2

BAB II – DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK ... 4

A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek ... 4

B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan ... 4

a. Tahap Persiapan ... 4

b. Tahap dan Hasil Pelaksanaan ... 5

C. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder ... 9

1. Stakeholder Internal ... 9

2. Stakeholder Eksternal ... 9

3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder ... 10

4. Kendala Internal dan Eksternal ... 11

5. Strategi Mengatasi Masalah ... 12

6. Capaian ... 12

7. Instrumen Monitoring yang Digunakan ... 13

BAB III – KESIMPULAN DAN SARAN ... 15 LAMPIRAN

(4)

iii

DAFTAR LAMPIRAN

1. Survei Kepuasan Pelayanan Sub Bagian Administrasi Keuangan Bulan Juli 2015 2. Contoh Hasil Survei Kepuasan Pelayanan Subag Administrasi Keuangan 3. Pertemuan Awal dengan Biro TI tanggal 18 Agustus 2015

4. Email Koordinasi dengan Tim Pengembangan pada Biro TI tanggal 19 Agustus 2015 5. Surat Penugasan nomor 91/ST/XV/08/2015 tanggal 21 Agustus 2015

6. Koordinasi Teknis dengan Tim Pengembangan pada Biro TI tanggal 25 Agustus 2015 7. Konsep struktur tampilan modul aplikasi pemantauan SPD pada Portal AKN II 8. Rapat Koordinasi Sub Bagian Administrasi Keuangan AKN II tanggal 25 Agustus 2015 9. Notulen Rapat Koordinasi Sub Bagian Administrasi Keuangan tanggal 25 Agustus 2015 10. Nota Dinas Tortama KN II perihal Permintaan Penambahan Modul pada Portal AKN II

tanggal 25 Agustus 2015

11. Rapat Koordinasi Sekretariat AKN II tanggal 27 Agustus 2015

12. Rapat Koordinasi Pengenalan Struktur/Layout Modul Aplikasi Pemantauan Administrasi SPD tanggal 2 September 2015

13. Koordinasi dengan Tim Pengembangan pada Biro TI melalui Surat Elektronik tanggal 2 September 2015

14. Nota Dinas Tortama KN II No.372/ND/XV/09/2015 tanggal 2 September 2015

15. Laporan Pelaksanaan Kegiatan Koordinasi dalam rangka Pembangunan Awal Modul Pemantauan Administrasi SPD di lingkungan AKN II pada Portal AKN II

16. Nota Dinas No.248/ND/XV.4/09/2015 tanggal 8 September 2015

17. Surat Tugas Tortama KN II No.94/ST/XV/09/2015 tanggal 4 September 2015

18. Masukan Staf Sub Bagian Administrasi Keuangan atas Konsep Awal POS Administrasi SPD

19. Nota Dinas No.06/ND/XV.4.3/10/2015 tanggal 1 Oktober 2015: Laporan Kegiatan Koordinasi Penyusunan Konsep Awal POS Administrasi SPD

20. Print Screen Data SPD Aktif yang diujicobakan pada bulan Oktober 2015

21. Koordinasi Persiapan Sosialisasi POS dan Modul Aplikasi Pemantauan Administrasi SPD tanggal 2 Oktober 2015

22. Surat Tugas Tortama KN II No.106/ST/XV/10/2015 tanggal 1 Oktober 2015

23. Koordinasi dengan Tim Pengembangan Biro TI dalam rangka Penyempurnaan Modul Aplikasi Pemantauan Administrasi SPD

24. Pembahasan Masukan dalam rangka Penyempurnaan Konsep POS Administrasi SPD dengan Kasubag Perbendaharaan I pada tanggal 30 Oktober 2015

25. Penyampaian Konsep POS Pelayanan Administrasi Pembuatan dan Pertanggungjawaban SPD kepada Direktorat Litbang pada tanggal 26 Oktober 2015

26. Sosialisasi Konsep POS dan Modul Aplikasi Pemantauan Administrasi SPD kepada Para Pemeriksa pada Auditorat II.C tanggal 22 Oktober 2015

27. Sosialisasi Konsep POS dan Modul Aplikasi Pemantauan Administrasi SPD kepada Para Pemeriksa pada Auditorat II.B tanggal 23 Oktober 2015

28. Sosialisasi Konsep POS dan Modul Aplikasi Pemantauan Administrasi SPD kepada Para Pemeriksa pada Auditorat II.A tanggal 29 Oktober 2015

29. Rapat Koordinasi Sekretariat AKN II sekaligus Sosialisasi Konsep POS dan Modul Aplikasi Pemantauan Administrasi SPD kepada seluruh staf pada Sekretariat AKN II, tanggal 4 November 2015

30. Sosialisasi Konsep POS dan Modul Aplikasi Pemantauan Administrasi SPD melalui Edaran Surat Elektronik

(5)

iv

31. Bahan Paparan Sosialisasi Konsep POS Administrasi Pembuatan dan Pertanggungjawaban SPD serta Modul Aplikasi Pemantauan SPD pada Portal AKN II 32. Contoh Surat Pernyataan Dukungan dan Jawaban Kuesioner

33. Testimoni melalui Surat Elektronik 34. Rekapitulasi Kuesioner

35. Nota Dinas Tortama KN II No.466/ND/XV/11/2015 tanggal 9 November 2015

(6)

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV – Angkatan II Tahun 2015

Lolita Setyawati

1 BAB I – PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam rangka pelaksanaan perjalanan dinas, pimpinan satker menerbitkan surat penugasan. Berdasarkan surat penugasan tersebut maka disusun surat perintah perjalanan dinas dan diproses pencairan dananya. Setelah perjalanan dinas selesai, maka dilakukan pertanggungjawaban sesuai dengan dokumen pendukung. Proses pencairan dana harus dilaksanakan secepatnya karena diperlukan untuk melaksanakan perjalanan dinas. Proses pertanggungjawaban juga harus dilaksanakan dengan cepat karena proses pencairan penugasan berikutnya baru dapat dilaksanakan setelah pertanggungjawabkan penugasan sebelumnya selesai. Selain itu, pemeriksa selaku pelaksana penugasan sebaiknya dapat memantau status pencairan dan pertanggungjawaban perjalanan dinasnya, sehingga dapat mengantisipasi apabila ada hal-hal yang perlu dilengkapi untuk mempercepat proses.

Kondisi yang ada saat ini adalah:

a. Proses pencairan dan pertanggungjawaban SPD terlalu lama. Lamanya proses pencairan tersebut disebabkan pertanggungjawaban SPD atas penugasan sebelumnya belum selesai. Proses pertanggungjawaban SPD yang lama tersebut disebabkan para pemeriksa lambat menyampaikan dokumen pertanggungjawaban sehingga proses pertanggungjawaban terhambat. Proses pertanggungjawaban SPD yang lambat dapat menghambat proses pencairan penugasan berikutnya. Konfirmasi dari para pemeriksa diketahui bahwa pemeriksa kurang mendapat informasi yang jelas atas kekurangan kelengkapan dokumen pertanggungjawaban.

b. Staf Subag Administrasi Keuangan masih kurang cepat dan kurang proaktif dalam menindaklanjuti kekurangan dokumen pertanggungjawaban dan dalam mengklarifikasi pemeriksa yang belum melengkapi dokumen pertanggungjawaban. Media komunikasi antara staf Subag Administrasi Keuangan dan pemeriksa masih kurang optimal dimana pihak-pihak terkait hanya mengandalkan email/lisan/telepon.

c. Staf Subag Administrasi Keuangan tidak memiliki pedoman kerja yang memadai. Prosedur kerja yang dilaksanakan saat ini adalah berdasarkan arahan lisan dari Biro Keuangan dan praktek yang selama ini berlaku.

d. Terdapat perbedaan persepsi atas informasi dokumen pertanggungjawaban yang dibutuhkan baik antara pemeriksa dan staf Subag Administrasi Keuangan maupun antar staf Subag Administrasi Keuangan sendiri. Hal ini terjadi dikarenakan belum ada dasar aturan yang jelas mengenai persyaratan dokumen yang dibutuhkan. Berdasarkan kondisi yang ada maka dapat diketahui bahwa akar permasalahan diatas adalah belum adanya suatu pedoman yang mengatur langkah-langkah pembuatan dan pertanggungjawaban SPD, batas waktu penyampaian dokumen dan waktu penyelesaian proses pembuatan dan pertanggungjawaban SPD, serta jenis-jenis dokumen pertanggungjawaban yang dibutuhkan. Selain itu, Subag Administrasi Keuangan belum memiliki media yang tepat untuk menyediakan informasi kepada para pemeriksa perihal status administrasi pembuatan dan pertanggungjawaban SPD beserta dokumen-dokumen yang harus dilengkapi.

(7)

Lolita Setyawati

2 B. Tujuan Proyek Perubahan

Tujuan proyek perubahan ini terbagi menjadi tiga tahapan: 1. Tujuan Jangka Pendek (sampai dengan Oktober 2015)

Tersedianya konsep POS yang menunjang kegiatan Subag Administrasi Keuangan dan para pegawai pelaksana perjalanan dinas pada AKN II khususnya para pemeriksa dalam melaksanakan proses administrasi pembuatan dan pertanggungjawaban SPD, serta adanya modul pada Portal AKN II yang dapat dimanfaatkan sebagai sarana komunikasi oleh para pegawai pelaksana perjalanan dinas dalam memantau status dokumen perjalanan dinasnya serta oleh staf Subag Administrasi Keuangan dalam pelaksanaan tugasnya. Sehingga dapat meningkatkan ketertiban dan kecepatan dalam proses administrasi pembuatan dan pertanggungjawaban SPD serta mempermudah akses informasi status administrasi pembuatan dan pertanggungjawaban SPD.

2. Tujuan Jangka Menengah (dalam waktu satu tahun)

a. Tersedianya konsep POS administrasi pembuatan dan pertanggungjawaban perjalanan dinas yang telah direviu oleh Dit. Litbang dan siap diajukan ke Ditama Binbangkum untuk proses legislasi; dan

b. Meningkatkan kinerja Subag Administrasi Keuangan dalam pelaksanaan tugas memproses administrasi SPD sehingga proses administrasi menjadi lebih cepat, tertib, termonitor dan akuntabel.

3. Tujuan Jangka Panjang (dalam waktu lima tahun)

Meningkatkan kepuasan pegawai pelaksana perjalanan dinas terutama para pemeriksa dengan proses administrasi yang cepat dan menyediakan informasi yang akurat, terkini dan bermanfaat.

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup implementasi proyek ini meliputi:

Ruang lingkup proyek ini adalah AKN II, dengan pihak-pihak yang terlibat yaitu seluruh pegawai AKN II terutama para pejabat struktural, para pemeriksa di AKN II dan pemeriksa pada AKN lain yang diperbantukan pada pemeriksaan di AKN II, serta pegawai lainnya yang melaksanakan perjalanan dinas dan tentu saja staf Subag Administrasi Keuangan. Tercapainya tujuan proyek ini bergantung pada keterlibatan pihak-pihak diatas dan manfaatnya juga akan dinikmati oleh pihak-pihak tersebut.

D. Standar/Kriteria Keberhasilan

Kriteria keberhasilan proyek perubahan ini adalah:

1. Pelaksanaan pemeriksaan dan kegiatan perjalanan dinas lainnya menjadi lebih tepat waktu.

Konsep POS administrasi pembuatan dan pertanggungjawaban SPD yang dilaksanakan oleh para pihak terkait yaitu staf Subag Adm Keuangan dan para pemeriksa, akan menciptakan ketertiban sehingga dapat mempercepat proses administrasi SPD. Dengan demikian, jadwal pemeriksaan tidak terhambat.

2. Pemeriksa dan pelaksana perjalanan dinas lainnya merasa puas dengan pelayanan Subag Adm Keuangan. Proses administrasi SPD yang berjalan tertib akan mewujudkan kecepatan proses, dan dengan didukung oleh penyediaan informasi

(8)

Lolita Setyawati

3

yang memadai melalui modul pada Portal AKN II akan meningkatkan kualitas pelayanan Subag Adm Keuangan sehingga memberikan kemudahan dan kepuasan kepada para pemeriksa.

3. Staf Subag Adm Keuangan dapat memanfaatkan suatu panduan kerja yang jelas berupa konsep POS administrasi pembuatan dan pertanggungjawaban SPD sehingga menghasilkan ketertiban proses administrasi. Hal ini dapat menimbulkan rasa nyaman dalam bekerja.

4. Tersedianya konsep POS administrasi pembuatan dan pertanggungjawaban SPD yang siap untuk disampaikan kepada Direktorat Litbang untuk direviu dan dimanfaatkan di lingkungan AKN II serta modul pemantauan status administrasi SPD (jangka pendek); konsep POS yang telah direviu Direktorat Litbang dan disempurnakan untuk dapat diajukan proses legislasinya pada Ditama Binbangkum serta modul pemantauan yang telah disempurnakan (jangka menengah); dan POS yang telah memperoleh legislasi dari Ditama Binbangkum (jangka panjang).

(9)

Lolita Setyawati

4 BAB II – DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK

A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek

Seluruh staf Sub Bagian Administrasi (Subag Adm) Keuangan dan pelaksana perjalanan dinas khususnya para pemeriksa memiliki pedoman dalam melaksanakan proses administrasi perjalanan dinas, mulai dari pembuatan Surat Perjalanan Dinas (SPD) sampai dengan pertanggungjawabannya, dengan tertib sesuai dengan Standar Operasional Prosedur Operasional Standar (POS) yang ditetapkan sehingga proses administrasi menjadi lebih cepat dan akurat. Para pegawai pelaksana perjalanan dinas juga memahami apa saja hak dan tanggung jawabnya seperti memperoleh biaya perjalanan dinas tepat waktu dan memberikan dokumen pertanggungjawaban kepada Subag Adm Keuangan seperti yang telah ditentukan dalam POS. Selain itu, dengan dibangunnya modul pemantauan status administrasi perjalanan dinas pada Portal AKN II, staf Subag Adm Keuangan dapat menginformasikan status dokumen perjalanan dinasnya kepada para pelaksana. Sedangkan para pelaksana dapat memantau status dokumen perjalanan dinasnya sehingga pelaksana dapat memahami proses yang berlangsung dan apabila terdapat kekurangan dokumen dapat segera dilengkapi.

B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan 1. Tahap Persiapan

Tahap persiapan dimulai pada saat penyusunan formulir kesepakatan area perubahan dimana pada tahap inilah identifikasi mengenai perubahan-perubahan apa yang dibutuhkan di AKN II terkait administrasi SPD. Berdasarkan hasil diskusi dengan staf pada Subag Adm Keuangan dan hasil jawaban kuesioner terhadap para pemeriksa sebagai pengguna layanan administrasi SPD diperoleh kesimpulan bahwa untuk waktu dekat ini yang paling dibutuhkan adalah suatu pedoman kegiatan layanan administrasi SPD dan suatu media komunikasi berupa POS Pelayanan Administrasi Pembuatan dan Pertanggungjawaban SPD dan modul aplikasi pemantauan administrasi SPD.

Berdasarkan kebutuhan tersebut maka disusun proposal yang menjadi rancangan bagaimana proyek ini akan dikelola sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Proyek direncanakan dilaksanakan dalam tiga tahap, sebagai berikut:

a. Jangka Pendek

Pada tahap ini, kegiatan yang dilaksanakan adalah:

1) Identifikasi kebutuhan customer melalui kuesioner dan diskusi terbatas dengan pemeriksa dan staf Subag Adm Keuangan

2) Perancangan disain/struktur POS dan aplikasi pemantauan status proses administrasi perjalanan dinas dengan staf Subag Adm Keuangan, staf Biro Keuangan dan staf Biro TI

3) Penyusunan konsep POS dan pembangunan modul aplikasi pemantauan bersama staf Subag Adm Keuangan, staf Biro Keuangan dan staf Biro TI

4) Penginputan data ke modul aplikasi pemantauan oleh staf Subag Adm Keuangan

5) Sosialisasi POS dan pemanfaatan aplikasi pemantauan oleh project leader dan staf Subag Adm Keuangan

(10)

Lolita Setyawati

5

b. Jangka Menengah

Selanjutnya dalam jangka menengah, kegiatan yang akan dilaksanakan adalah: 1) Pengajuan konsep POS Administrasi Pembuatan dan Pertanggungjawaban SPD

kepada Dit. Litbang untuk memperoleh hasil reviu

2) Penyempurnaan modul aplikasi pemantauan status administrasi SPD dan pemeliharaan data

c. Jangka Panjang

Sedangkan dalam jangka panjang akan dilaksanakan pengajuan konsep POS Administrasi Pembuatan dan Pertanggungjawaban SPD untuk mendapat legislasi Ditama Binbangkum

2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan

Pelaksanaan proyek ini meliputi hal-hal yang dirancang sebagai tahapan jangka pendek. Pelaksanaannya dimulai pada minggu ketiga Agustus sampai dengan minggu keempat Oktober 2015.

Secara rinci dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Identifikasi kebutuhan customer melalui kuesioner dan diskusi terbatas dengan pemeriksa dan staf Subag Adm Keuangan

Dalam rangka memperoleh masukan atas permasalahan administrasi SPD, maka telah dilaksanakan penyebaran kuesioner kepada pemeriksa pada bulan Juli 2015 dan telah diperoleh jawaban atas kuesioner tersebut. (Lampiran 1 dan 2)

Berdasarkan masukan tersebut, selanjutnya diadakan pertemuan dengan Biro TI pada tanggal 18 Agustus 2015 yang membahas kebutuhan AKN II atas modul pemantauan SPD. Pertemuan tersebut dihadiri oleh Kepala Bagian Pengembangan Sistem Informasi BPK, Kasubag Pengembangan Sistem Informasi Pemeriksaan dan Kasubag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan dan para staf pada Biro TI. Pertemuan menghasilkan kesepakatan informal untuk dukungan pengembangan modul pemantauan status administrasi SPD yang terintegrasi pada Portal AKN II. (Lampiran 3)

Menindaklanjuti pertemuan tersebut maka disampaikan permintaan pembangunan modul pemantauan status administrasi SPD pada Portal AKN II kepada Kasubag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI melalui email pada tanggal 19 Agustus 2015. (Lampiran 4)

Sehubungan dengan persiapan kegiatan pembangunan aplikasi pemantauan status administrasi SPD, Tortama KN II memberikan dukungan dengan adanya penugasan nomor 91/ST/XV/08/2015 tanggal 21 Agustus 2015. Kegiatan ini didukung penuh oleh seluruh pegawai pada Sekretariat AKN II dan dilaksanakan mulai tanggal 24 Agustus s.d 4 September 2015. (Lampiran 5)

Selanjutnya pada tanggal 25 Agustus 2015 telah dilaksanakan rapat koordinasi Subag Adm Keuangan yang antara lain membahas mengenai permasalahan-permasalahan yang dihadapi Subag Adm Keuangan dalam pelayanan administrasi SPD dan rencana penyusunan konsep POS dan modul aplikasi pemantauan administrasi SPD. Rapat koordinasi diikuti oleh Kasubag Adm Keuangan dan seluruh staf pada Subag Adm Keuangan. Hasil dari rapat tersebut adalah tindak lanjut penyelesaian permasalahan dan langkah-langkah awal pelaksanaan proyek penyusunan POS administrasi SPD serta pembangunan modul aplikasi pemantauan SPD. (Lampiran 8 dan 9)

Kemudian sebagai bentuk dukungan terhadap proyek ini, Tortama KN II menyampaikan Permintaan Penambahan Modul pada Portal AKN II melalui nota dinas nomor 362/ND/XV/08/2015 tanggal 25 Agustus 2015, yang isinya

(11)

Lolita Setyawati

6

mengajukan permintaan kepada Biro TI untuk membantu penambahan modul pemantauan administrasi SPD pada Portal AKN II. (Lampiran 10)

Langkah berikutnya adalah koordinasi dengan Kepala Sekretariat AKN II, Kasubag Ketatausahaan dan Kasubag Administrasi SDM pada tanggal 27 Agustus 2015 untuk meminta dukungan dan masukan demi kelancaran pelaksanaan proyek. (Lampiran 11)

b. Perancangan disain/struktur POS dan aplikasi pemantauan status proses administrasi perjalanan dinas dengan staf Subag Adm Keuangan, staf Biro Keuangan dan staf Biro TI

Dalam rangka merancang disain/struktur modul aplikasi pemantauan SPD, pada tanggal 25 Agustus 2015 telah dilaksanakan diskusi dengan Tim Pengembangan Aplikasi pada Biro TI untuk merumuskan struktur/layout modul tersebut. Diskusi menghasilkan rancangan awal bentuk modul aplikasi tersebut serta inventarisasi data-data yang diperlukan untuk kelengkapannya. Selanjutnya Tim Pengembangan melaksanakan pembangunan awal atas modul aplikasi. (Lampiran 6 dan 7)

Setelah struktur/layout aplikasi pemantauan terbentuk, Tim Pengembangan kemudian melakukan presentasi dan pengenalan tampilan awal modul aplikasi tersebut pada tanggal 2 September 2015 yang dihadiri oleh Tim Pengembangan dari Biro TI, Kasubag Adm Keuangan dan 2 orang staf pada Subag Adm Keuangan. Pada kegiatan tersebut, Kasubag dan staf pada Subag Adm keuangan mempelajari struktur/layout serta memberikan masukan untuk perbaikan lebih lanjut. Selain berupa pertemuan, koordinasi juga dilaksanakan melalui surat elektronik. (Lampiran 12 dan 13)

c. Penyusunan konsep POS dan pembangunan modul aplikasi pemantauan bersama staf Subag Adm Keuangan, staf Biro Keuangan dan staf Biro TI

Kegiatan penyusunan konsep POS dan pembangunan modul aplikasi pemantauan dilaksanakan oleh Tim Sekretariat AKN II dan Tim Pengembangan pada Biro TI sampai dengan tanggal 4 September 2015 sesuai penugasan dari Tortama KN II. Hasil dari kegiatan tersebut adalah berupa Laporan Pelaksanaan Kegiatan Koordinasi dalam rangka Pembangunan Awal Modul Pemantauan Administrasi SPD di lingkungan AKN II pada Portal AKN II yang disampaikan kepada Tortama KN II dan melampirkan keluaran-keluaran yang dihasilkan. (Lampiran 15)

Selanjutnya dalam rangka pemberitahuan kepada para pemeriksa dan pegawai pada AKN II, maka Tortama KN II menyampaikan edaran mengenai fitur baru pada Portal AKN II dan penggunaan email BPK sesuai nota dinas nomor 372/ND/XV/09/2015 tanggal 2 September 2015. Pada nota dinas edaran tersebut, Tortama KN II menginstruksikan supaya para pemeriksa dan pegawai pada AKN II memanfaatkan fitur aplikasi pemantauan SPD pada Portal AKN II dan mengaktifkan akun email BPK. (Lampiran 14)

Sementara itu, sehubungan dengan kegiatan penyusunan konsep awal POS administrasi SPD, Tim Sekretariat AKN II melaksanakan kegiatan penyusunan konsep awal POS tersebut berdasarkan surat penugasan Tortama KN II No.94/ST/XV/09/2015 tanggal 4 September 2015. Sesuai dengan surat penugasan tersebut, Tim melaksanakan kegiatan mulai tanggal 7 s.d. 18 September 2015. (Lampiran 17)

Setelah konsep awal POS selesai disusun, maka POS diedarkan untuk memperoleh masukan dari para staf pada Subag Adm Keuangan selama periode minggu ke-2 sampai dengan minggu ke-3 September 2015. (Lampiran 18)

(12)

Lolita Setyawati

7

Konsep awal POS tersebut kemudian disampaikan kepada Biro Keuangan dalam hal ini Kasubag Perbendaharaan I untuk memperoleh masukan dalam rangka penyempurnaan POS. (Lampiran 24)

Atas kegiatan penyusunan konsep awal POS administrasi SPD, Sekretariat AKN II menyusun laporan kegiatan koordinasi dalam rangka penyusunan konsep awal POS administrasi pembuatan dan pertanggungjawaban SPD dan dilaporkan kepada Tortama KN II. (Lampiran 19)

d. Penginputan data ke modul aplikasi pemantauan oleh staf Subag Adm Keuangan Kegiatan selanjutnya adalah penginputan data perjalanan dinas pada modul aplikasi pemantauan yang dilaksanakan oleh staf pada Subag Adm Keuangan mulai tanggal 7 s.d 30 September 2015. Data perjalanan dinas yang diinput pada masa uji coba ini adalah data tim pemeriksaan pada Auditorat II.C yang rencananya selesai pada bulan Oktober 2015. (Lampiran 20)

Untuk melengkapi modul aplikasi pemantauan juga dilaksanakan kegiatan penyusunan panduan penggunaan modul aplikasi pemantauan SPD yang isinya menjelaskan baik kepada pemeriksa maupun staf pada Subag Adm Keuangan sebagai administrator, langkah-langkah prosedur pemanfaatan modul secara rinci dengan disertai screenshots. (Lampiran C)

Selain kegiatan input data pada modul aplikasi, Tim Sekretariat AKN II juga melaksanakan penyempurnaan atas konsep POS dan modul. Konsep POS tersebut masih terus diperbaiki dan disempurnakan untuk dapat disampaikan kepada Direktorat Litbang dalam rangka reviu POS dan kesesuaiannya dengan pedoman penyusunan POS.

Kedua kegiatan tersebut didukung oleh surat penugasan Tortama KN II No.106/ST/XV/10/2015 tanggal 1 Oktober 2015, untuk melaksanakan koordinasi dalam rangka penyempurnaan konsep POS administrasi pembuatan dan pertanggungjawaban SPD di lingkungan AKN II dan modul pemantauan administrasi SPD pada Portal AKN II. (Lampiran 22)

Kegiatan penyempurnaan modul aplikasi pemantauan SPD antara lain juga dikoordinasikan dengan Tim Pengembangan pada Biro TI melalui telepon maupun surat elektronik. (Lampiran 13)

e. Sosialisasi POS dan pemanfaatan aplikasi pemantauan oleh project leader dan staf Subag Adm Keuangan

Untuk memperlancar dukungan atas kegiatan proyek ini, Subag Adm Keuangan terus berkoordinasi dengan pihak terkait di Sekretariat AKN II yaitu dengan Kepala Sekretariat dan Kasubag Ketatausahaan dan Kasubag Adm SDM. Koordinasi rutin untuk persiapan sosialisasi Konsep POS dan modul aplikasi pemantauan administrasi SPD dilaksanakan pada tanggal 2 Oktober 2015. (Lampiran 21)

Sosialisasi konsep POS dan modul aplikasi pemantauan SPD dilaksanakan secara bertahap untuk memperoleh diskusi yang efektif. Selain itu, para pemeriksa sedang melaksanakan pemeriksaan baik di Jakarta maupun daerah sehingga sosialisasi dihadiri oleh perwakilan yang ditunjuk oleh Kepala Sub Auditorat masing-masing.

Sosialisasi pertama dilaksanakan pada tanggal 22 Oktober 2015 untuk para pemeriksa di lingkungan Auditorat II.C bertempat di ruang rapat Gedung Tower BPK RI lantai 5. Sosialisasi dihadiri oleh 17 orang pemeriksa termasuk dua orang Kepala Sub Auditorat pada Auditorat II.C. (Lampiran 26)

(13)

Lolita Setyawati

8

Sosialisasi kedua dilaksanakan pada tanggal 23 Oktober 2015 untuk para pemeriksa pada Auditorat II.B juga bertempat di Gedung Tower BPK RI lantai 5 dan dihadiri oleh 10 orang pemeriksa di lingkungan Auditorat II.B. (Lampiran 27) Kemudian sosialisasi ketiga dilaksanakan pada tanggal 29 Oktober 2015 untuk para pemeriksa pada Auditorat II.A bertempat di Gedung Tower BPK RI lantai 5 dan dihadiri oleh 14 orang pemeriksa di lingkungan Auditorat II.A. (Lampiran 28) Sedangkan sosialisasi keempat/terakhir dilaksanakan pada tanggal 4 November 2015 kepada seluruh pejabat dan staf pada Sekretariat AKN II yang bertempat di Gedung Tower BPK RI lantai 5 dan dihadiri oleh 14 orang pejabat dan staf pada Sekretariat AKN II. (Lampiran 29)

Sosialisasi menghasilkan notulen yang berisi agenda diskusi dan masukan serta kritik yang penting bagi perbaikan dan pengembangan konsep POS dan modul aplikasi pemantauan SPD.

Selain dalam bentuk tatap muka, sosialisasi juga dilakukan melalui edaran surat elektronik kepada seluruh pejabat, pemeriksa dan pegawai pada AKN II. (Lampiran 30)

f. Pemeliharaan data pada aplikasi oleh staf Subag Adm Keuangan

Penatausahaan Portal AKN II secara keseluruhan dilaksanakan oleh Sekretariat AKN II dalam hal ini Sub Bagian Ketatausahaan, dengan petugas administrator dipegang oleh staf Subag Ketatausahaan. Sedangkan untuk modul aplikasi pemantauan SPD dikelola oleh staf pada Subag Adm Keuangan selaku administrator. Penginputan data pada modul aplikasi dilaksanakan oleh staf Subag Adm Keuangan berdasarkan penugasan dari Kasubag Adm Keuangan sesuai dengan pembagian tugas pengadministrasian SPD terkait. Sedangkan Kasubag Adm Keuangan bertugas sebagai koordinator.

Secara garis besar waktu pelaksanaan proyek perubahan dapat dilihat pada skedul berikut: Kegiatan Agustus 2015 September 2015 Oktober 2015 November 2015 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1

1. Identifikasi kebutuhan customer melalui kuesioner dan diskusi terbatas dengan pemeriksa dan staf Subag Adm Keuangan 2. Perancangan disain/struktur POS dan aplikasi

pemantauan status proses administrasi perjalanan dinas dengan staf Subag Adm Keuangan, staf Biro Keuangan dan staf Biro TI 3. Penyusunan konsep POS dan pembangunan

modul aplikasi pemantauan bersama staf Subag Adm Keuangan, staf Biro Keuangan dan staf Biro TI

4. Penginputan data ke modul aplikasi pemantauan oleh staf Subag Adm Keuangan 5. Sosialisasi POS dan pemanfaatan aplikasi

pemantauan oleh project leader dan staf Subag Adm Keuangan

6. Pemeliharaan data pada aplikasi oleh staf Subag Adm Keuangan

(14)

Lolita Setyawati

9 C. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder

1. Stakeholder Internal

Stakeholder internal untuk proyek ini adalah pihak-pihak yang dilibatkan dalam Tim

Penyusunan Konsep POS Pelayanan Administrasi Pembuatan dan Pertanggungjawaban SPD dan Tim Pengembangan Modul Aplikasi Pemantauan SPD. Penugasan Tim ini adalah dalam bentuk surat tugas oleh Tortama KN II dan melibatkan seluruh pejabat dan staf pada Sekretariat AKN II.

Pada tahap perencanaan proyek perubahan, Tim Penyusunan Konsep SPD melibatkan seluruh staf pada Subag Adm Keuangan yang berjumlah delapan orang. Namun dalam pelaksanaannya jumlah anggota Tim berubah menjadi hanya empat orang, karena tiga orang diperbantukan dalam pelaksanaan pemeriksaan DTT dan kinerja pada Auditorat II.B dan satu orang diperbantukan sebagai staf pada Sub Bagian Sekretariat Anggota II. Dengan adanya kendala kekurangan anggota Tim tersebut, maka Kasubag Adm Keuangan selaku Project Leader harus mampu memanfaatkan tenaga dan waktu yang ada secara optimal. Salah satu alternatif yang diambil adalah dengan memanfaatkan staf-staf pada Sub Bagian Ketatausahaan dan Sub Bagian Administrasi SDM. Dengan adanya dukungan penuh dari Sub Bagian Ketatausahaan dan Sub Bagian Administrasi SDM, Project Leader mendapat bantuan seluruh staf-staf pada Sub Bagian Ketatausahaan dan Sub Bagian Administrasi SDM dalam proyek ini.

Keterlibatan Sub Bagian Ketatausahaan juga meliputi bantuan dari administrator Portal AKN II yang dipegang oleh staf pada Sub Bagian Ketatausahaan.

Sementara itu, Tim Pengembangan Modul Aplikasi Pemantauan SPD juga melibatkan Kasubag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan dan seorang staf pada Biro TI. Keterlibatan pihak Biro TI adalah dalam hal teknis pengembangan aplikasi pada Portal AKN II dan penambahan fitur-fitur terkait status administrasi SPD.

Struktur Tim Pengembangan tersebut adalah sebagai berikut.

Penanggung Jawab bertugas untuk memberikan arahan mengenai pelaksanaan proyek secara umum, memberikan masukan, memantau dan memberikan alternatif solusi atas kendala yang mungkin ada.

Ketua Tim dibantu dengan Anggota Tim dari seluruh bertugas untuk mengelola pelaksanaan penyusunan konsep POS dan pengembangan modul aplikasi. Pelaksanaan kegiatan meliputi perencanaan, penyusunan dan pengembangan tahap awal, testing, perbaikan atas konsep awal, penyempurnaan dan sosialisasi.

2. Stakeholder Eksternal

Stakeholder eksternal dari proyek perubahan ini terdiri dari:

Suwarni Dyah Setyaningsih

Penanggung Jawab

Lolita Setyawati

Ketua Tim

Staf pada Subag Adm Keuangan

Anggota Tim

Staf pada Subag TU

Anggota Tim

Staf pada Subag Adm SDM Anggota Tim Kasubag Pengembangan SI Kelembagaan Anggota Tim

Staf pada Biro TI

(15)

Lolita Setyawati

10

a. Tortama KN II, berperan memberikan arahan dan masukan bagi rancangan proyek perubahan dan memberikan kewenangan kepada Tim Penyusunan Konsep POS dan Tim Pengembangan Modul Aplikasi yang dituangkan dalam bentuk Surat Tugas. Selain itu Tortama KN II juga berperan sebagai superuser dimana Tortama KN II diberi kewenangan untuk dapat mengakses modul aplikasi pemantauan SPD, sehingga dapat memantau perkembangan proyek.

b. Kepala Auditorat II.B sekaligus Pejabat Pembat Komitmen (PPK), berperan memberikan arahan dan masukan bagi rancangan proyek perubahan, memantau perkembangan proyek dan memberikan kritik dan masukan atas keluaran proyek. PPK juga memberikan arahan teknis terkait administrasi SPD termasuk arahan atas kebijakan-kebijakan terkait administrasi keuangan. Sebagai Kepala Auditorat II.B juga berperan memberikan dukungan atas keberlangsungan kegiatan dan pemanfaatan keluaran oleh para pemeriksa pada Auditorat II.B.

c. Kepala Auditorat II.A dan II.C, berperan memberikan masukan dan dukungan atas keberlangsungan kegiatan dan pemanfaatan keluaran oleh para pemeriksa pada Auditorat II.A dan II.C.

d. Para Kasub Auditorat pada AKN II, berperan memberikan masukan dan dukungan atas keberlangsungan kegiatan dan pemanfaatan keluaran oleh para pemeriksa pada Sub Auditorat masing-masing.

e. Para pemeriksa pada AKN II, berperan memberikan kritik, masukan dan dukungan atas keberlangsungan kegiatan dan memanfaatkan hasil keluaran proyek.

f. Kasubag TU dan staf pada Subag TU, berperan aktif dalam pelaksanaan kegiatan proyek dan memberikan dukungan penuh terkait pengadministrasian Portal AKN II. g. Kasubag Adm SDM dan staf pada Subag Adm SDM, berperan aktif dalam

pelaksanaan kegiatan proyek serta memberikan dukungan dan masukan.

h. Kasubag Sistem Informasi Kelembagaan dan staf pada Biro TI, berperan aktif dalam pelaksanaan kegiatan proyek, terlibat penuh dalam pengembangan modul aplikasi dan mendukung penyempurnaan yang berkelanjutan.

i. Kasubag Perbendaharaan I, berperan memberikan masukan atas konsep POS Pelayanan Administrasi Pembuatan dan Pertanggungjawaban SPD dan membantu penerapannya di lingkungan AKN II.

3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder

Peran para stakeholder di atas dan cara memaksimalkan peran tersebut di setiap tahap proyek perubahan dapat dilihat pada penjelasan berikut:

a. Identifikasi kebutuhan customer melalui kuesioner dan diskusi terbatas dengan pemeriksa dan staf Subag Adm Keuangan

Identifikasi kebutuhan customer melibatkan seluruh stakeholder internal dan

stakeholder eksternal yaitu para pemeriksa melalui penyebaran kuesioner

kepuasan pelayanan serta Kasubag Sistem Informasi Kelembagaan dan staf pada Biro TI dalam hal pengembangan modul aplikasi.

b. Perancangan disain/struktur POS dan aplikasi pemantauan status proses administrasi perjalanan dinas dengan staf Subag Adm Keuangan, staf Biro Keuangan dan staf Biro TI

(16)

Lolita Setyawati

11

Perancangan disain/struktur POS dan aplikasi pemantauan melibatkan seluruh

stakeholder internal terutama staf pada Subag Adm Keuangan terutama dalam

hal perancangan struktur dan kebutuhan konsep POS dan mekanisme administrasi SPD dalam rangka pengembangan modul aplikasi; serta stakeholder eksternal yaitu Kasubag Sistem Informasi Kelembagaan dan staf pada Biro TI dalam hal merancang disain tampilan modul aplikasi.

c. Penyusunan konsep POS dan pembangunan modul aplikasi pemantauan bersama staf Subag Adm Keuangan, staf Biro Keuangan dan staf Biro TI

Kegiatan penyusunan konsep POS dan pembangunan modul aplikasi melibatkan seluruh stakeholder internal yang bertugas menyusun konsep POS dan mengembangkan modul aplikasi dengan dibantu oleh stakeholder eksternal dari Biro Keuangan dan Biro TI.

Kasubag Perbedaharaan I pada Biro Keuangan juga berperan dalam memberikan masukan atas konsep awal POS administrasi SPD.

Selain keterlibatan staf pada Biro Keuangan dan Biro TI, stakeholder eksternal yang terlibat aktif adalah Tortama KN II dalam hal persetujuan penugasan tim pelaksana proyek dalam bentuk surat tugas serta penyampaian surat edaran kepada seluruh pemeriksa pada AKN II untuk memanfaatkan modul aplikasi pemantauan SPD.

d. Penginputan data ke modul aplikasi pemantauan oleh staf Subag Adm Keuangan Kegiatan penginputan data ke modul aplikasi pemantauan dilaksanakan oleh stakeholder internal dengan dibantu oleh stakeholder eksternal dalam hal ini staf pada Biro TI.

Kegiatan tersebut sekaligus dilaksanakan bersamaan dengan penyempurnaan konsep POS dan tampilan modul aplikasi yang juga dilaksanakan oleh Tim Penyusunan konsep POS dan Tim Pengembangan modul.

e. Sosialisasi POS dan pemanfaatan aplikasi pemantauan oleh project leader dan staf Subag Adm Keuangan

Sosialisasi POS dan pemanfaatan aplikasi pemantauan melibatkan stakeholder internal dalam hal ini Tim Penyusunan konsep POS dan Tim Pengembangan modul yaitu seluruh pejabat dan staf pada Sekretariat AKN II, serta stakeholder eksternal yaitu para pejabat dan pemeriksa pada Auditorat II.A, II.B dan II.C. f. Pemeliharaan data pada aplikasi oleh staf Subag Adm Keuangan

Kegiatan pemeliharaan data melibatkan stakeholder internal yaitu seluruh staf pada Subag Adm Keuangan dengan dibantu staf pada Biro TI yang merupakan

stakeholder eksternal.

4. Kendala Internal dan Eksternal

Kendala yang dihadapi baik dari pihak internal maupun pihak eksternal antara lain: a. Kurangnya jumlah staf pada Subag Adm Keuangan sebagai pelaksana utama

kegiatan proyek perubahan.

Jumlah staf pada Subag Adm Keuangan yang semula adalah sebanyak delapan orang kemudian berkurang menjadi empat orang karena tiga orang diminta para Kepala Auditorat untuk ikut membantu tim pemeriksaan, sedangkan satu orang diperintahkan untuk membantu Sub Bagian Sekretariat Anggota II.

b. Kesibukan para pejabat dan staf pada Biro TI sehingga waktu keterlibatan dalam proyek perubahan menjadi terbatas.

(17)

Lolita Setyawati

12

Staf pada Biro TI yang terlibat dalam pelaksanaan proyek perubahan ini banyak mendapat tugas baik dari Badan maupun satker lainnya pada bulan September dan Oktober 2015 dengan batas waktu penyelesaian yang singkat. Sementara dilain pihak, Sekretariat AKN II belum memiliki staf yang mampu untuk melakukan pekerjaan teknis pengembangan modul aplikasi.

c. Para pemeriksa sedang dalam penugasan pemeriksaan di lapangan.

Pada periode bulan Agustus s.d Oktober 2015, para pemeriksa sedang dalam penugasan di lapangan untuk pemeriksaan dengan tujuan tertentu dan pemeriksaan kinerja pada Auditorat masing-masing. Sedangkan pada bulan November 2015, pemeriksa akan kembali melaksanakan pemeriksaan interim atas laporan keuangan. Hal ini dapat menghambat kegiatan sosialisasi konsep POS dan modul aplikasi pemantauan SPD.

5. Strategi Mengatasi Masalah

Strategi yang dijalankan dalam mengatasi masalah tersebut antara lain:

a. Kekurangan jumlah staf inti dalam proyek ini diatasi dengan meminta bantuan dan dukungan dari Subag TU dan Subag Adm SDM, sehingga proyek perubahan ini justru melibatkan seluruh pejabat dan staf pada Sekretariat AKN II.

b. Untuk mengatasi permasalahan kesibukan staf pada Biro TI, project leader menyusun jadwal kegiatan dengan memprioritaskan kegiatan pengembangan modul aplikasi pada minggu ke-3 dan ke-4 Agustus dan minggu pertama November yaitu tahap perbaikan hasil testing. Sedangkan diantaranya project leader lebih fokus pada kegiatan penyusunan konsep POS. Namun demikian komunikasi dengan pihak Biro TI tetap aktif dilaksanakan baik melalui email maupun pesan singkat. (Lampiran 13 dan 23)

c. Tingginya kesibukan kegiatan pemeriksaan yang melibatkan hampir seluruh pemeriksa di lingkungan AKN II, diatasi dengan mengundang perwakilan dari Sub Auditorat yang ditunjuk oleh Kasub Auditorat masing-masing dan diutamakan pemeriksa yang sedang melaksanakan pemeriksaan didalam kota. Selain itu, bahan paparan sosialisasi konsep POS dan buku panduan penggunaan modul aplikasi pemantauan SPD juga diedarkan kepada seluruh pejabat, pemeriksa dan pegawai di lingkungan AKN II melalui surat elektronik.

6. Capaian

Ada tiga hal yang menjadi capaian keberhasilan implementasi proyek ini, yaitu:

a. Tersedianya konsep POS Pelayanan Administrasi Pembuatan dan Pertanggungjawaban SPD yang telah disusun sesuai pedoman penyusunan POS dan telah disampaikan kepada Direktorat Litbang untuk direviu.

Konsep POS ini telah diedarkan kepada seluruh pejabat, pemeriksa dan pegawai pada AKN II melalui surat elektronik dan telah diunggah pada Portal AKN II sehingga seluruh pegawai dapat memperoleh akses dimana saja.

b. Tersedianya modul aplikasi pemantauan SPD pada Portal AKN II yang telah dimanfaatkan dalam kegiatan piloting pemantauan SPD untuk surat penugasan pemeriksaan.

(18)

Lolita Setyawati

13

Sampai dengan November 2015 SPD yang menjadi pilot project dalam pemanfaatan modul aplikasi adalah SPD pemeriksaan pada Auditorat II.C. (Lampiran 20)

c. Tersedianya panduan penggunaan modul aplikasi pemantauan SPD yang menjadi pedoman bagi para pemeriksa dan staf pada Subag Adm Keuangan AKN II untuk dapat mengoptimalkan pemanfaatan modul aplikasi tersebut.

Panduan ini telah diedarkan kepada seluruh pejabat, pemeriksa dan pegawai pada AKN II melalui surat elektronik dan telah diunggah pada Portal AKN II.

Manfaat konsep POS Pelayanan Administrasi Pembuatan dan Pertanggungjawaban SPD dan modul aplikasi pemantauan SPD sudah dapat dirasakan oleh beberapa pejabat, pemeriksa dan pegawai pada AKN II seperti yang dinyatakan dalam beberapa kuesioner dan testimoni yang telah diedarkan oleh project leader. Atas capaian keluaran diatas, diperoleh jawaban atas kuesioner yang diedarkan kepada para pejabat, pemeriksa dan pegawai pada AKN II sebanyak 63 jawaban (contoh pada Lampiran 32 dan 34) yang isinya menyatakan bahwa:

a. Konsep POS dapat meningkatkan ketertiban dan kecepatan proses administrasi SPD.

1) Sebanyak 25 orang dari 63 menyatakan sangat setuju 2) Sebanyak 36 orang dari 63 menyatakan setuju 3) Sebanyak 2 orang dari 63 menyatakan netral

b. Aplikasi pemantauan status administrasi SPD dapat mempermudah perolehan informasi sehingga mempercepat proses administrasi SPD.

1) Sebanyak 26 orang dari 63 menyatakan sangat setuju 2) Sebanyak 34 orang dari 63 menyatakan setuju 3) Sebanyak 3 orang dari 63 menyatakan netral

Selain itu juga telah diperoleh dukungan dari para pejabat eselon II, III dan IV sejumlah sembilan dukungan yang isinya menyatakan bahwa yang bersangkutan mendukung penuh terlaksananya proyek perubahan ini dan akan mendorong pemanfaatan hasil capaian proyek oleh para pemeriksa. Sebagai tambahan, juga telah diperoleh tiga testimoni dari Kepala Auditorat II.B selaku PPK, Kasub Auditorat II.A.2 dan Kasub Auditorat II.B.2. (Lampiran 33 dan CD)

7. Instrumen Monitoring yang Digunakan

Pemanfaatan dan pengelolaan konsep POS Pelayanan Administrasi Pembuatan dan Pertanggungjawaban SPD tetap dilaksanakan secara berkesinambungan dan tidak berhenti pada proyek perubahan Diklat PIM IV ini. Tortama KN II telah menginstruksikan kepada seluruh pegawai pada AKN II untuk secara aktif memanfaatkan konsep POS dan modul aplikasi pemantauan didalam kegiatan perjalanan dinasnya, sesuai dengan nota dinas No.466/ND/XV/11/2015 tanggal 9 November 2015 perihal pemanfaatan konsep POS administrasi SPD dan Modul Aplikasi Pemantauan SPD pada Portal AKN II.

Selain itu Sekretariat AKN II dalam nota dinasnya No. /ND/XV.4/11/2015 tanggal 9 November 2015 perihal pemanfaatan konsep POS administrasi SPD dan Modul Aplikasi Pemantauan SPD pada Portal AKN II, juga menginstruksikan kepada staf pada Subag Adm Keuangan AKN II agar memanfaatkan dan memuktahirkan konsep POS dan modul aplikasi pemantauan sesuai perkembangan yang ada secara berkala.

(19)

Lolita Setyawati

14

Dalam rangka menindaklanjuti instruksi tersebut maka Kasubag Adm Keuangan akan melakukan revisi Sasaran Kerja Perorangan (SKP) para staf pada Subag Adm Keuangan dengan menambahkan kegiatan pemanfaatan dan pengelolaan konsep POS administrasi SPD dan modul aplikasi pemantauan SPD pada daftar rincian kegiatan masing-masing. Dengan demikian diharapkan proyek ini akan terus berkelanjutan dan kedepannya akan semakin ditingkatkan sehingga memberikan manfaat yang optimal bagi kinerja pegawai khususnya pada AKN II.

(20)

Lolita Setyawati

15 BAB III – KESIMPULAN DAN SARAN

Proyek perubahan di bidang administrasi perjalanan dinas merupakan kegiatan dukungan pemeriksaan yang paling penting. Walaupun kegiatan ini bukan kegiatan inti di BPK RI, namun peran kegiatan administrasi perjalanan dinas sangat penting untuk menunjang kegiatan pemeriksaan. Kegiatan perjalanan dinas pemeriksaan tidak akan berjalan dengan lancar dan mencapai tujuan yang diharapkan apabila dukungan administrasinya kurang optimal.

Proyek perubahan ini tidak hanya merupakan sarana penting bagi peserta untuk meningkatkan teknik kepemimpinan, komunikasi dan negosiasi, namun keluarannya juga sangat dibutuhkan bagi peningkatan kinerja pemeriksaan dan non pemeriksaan dalam hal ini kesekretariatan.

Dalam pelaksanaan proyek ini, kemampuan peserta diklat diuji oleh kendala-kendala dan permasalahan yang muncul baik dari pihak internal maupun eksternal. Dalam hal ini, peserta diklat harus mengoptimalkan kemampuan komunikasi, negosiasi dan persuasi, serta harus dengan cerdas mengelola waktu dan pihak-pihak yang terlibat didalam proyek perubahan ini.

Keberhasilan proyek ini memberikan kepuasan tidak hanya bagi peserta diklat kepemimpinan namun juga bagi stakeholder pada satuan kerja terkait, dalam hal ini pada AKN II. Dengan adanya keluaran proyek ini, para pejabat, pemeriksa dan pegawai pada AKN II sangat terbantu dalam hal administrasi keuangan kegiatan perjalanan dinasnya.

Dukungan penuh juga sangat dibutuhkan dari para pimpinan pada AKN II terutama Tortama KN II dan PPK demi menjaga keberlangsungan pemanfaatan proyek ini. Pemantauan dan evaluasi oleh Kasubag Adm Keuangan secara terus menerus agar dilaporkan kepada Tortama KN II dan PPK untuk memperoleh arahan/masukan sehingga dapat meminimalisir permasalahan yang ada.

Tahap selanjutnya yang paling penting adalah menjaga keberlangsungan pemanfaatan konsep POS administrasi SPD dan modul aplikasi pemantauan SPD. Kasubag Adm Keuangan harus terus melakukan pengawasan atas pemanfaatan dan pemuktahirannya oleh para staf pada Subag Adm Keuangan, serta terus-menerus melakukan sosialisasi atau mengingatkan kepada para pemeriksa dan pegawai pelaksana perjalanan dinas dan meyakinkan adanya manfaat yang diterima oleh yang bersangkutan. Keberhasilan proyek ini meningkatkan ketertiban dan kecepatan dalam proses administrasi pembuatan dan pertanggungjawaban SPD serta mempermudah akses informasi status administrasi pembuatan dan pertanggungjawaban SPD.