1
TROUBLESHOOTING MANDIRI DALAM IMPLEMENTASI SISTEM
INTRA.GMF-AEROASIA.CO.ID/JOBCARD DENGAN METODE CASE BASED
REASONING (CBR), STUDI KASUS: PT. GMF AERO ASIA
Rizky Arizona, Naning Aranti Wessiani Jurusan Teknik Industri
Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya Kampus ITS Sukolilo Surabaya 60111 Email: kikik.rizky@gmail.com ; wessiani@ie.its.ac.id
ABSTRAK
TAT (Turn Around Time) merupakan salah satu tolok ukur kualitas industri MRO di dunia. Di PT. GMF Aero Asia terdapat beberapa aplikasi yang mendukung tercapainya TAT yang ditargetkan. Aplikasi-aplikasi tersebut berperan dalam pencetakan dokumen perawatan pesawat, alat bantu pengontrolan performa perawatan pesawat dan alat bantu dalam pengambilan keputusan perawatan pesawat. Oleh karena itu, reliability dari aplikasi-aplikasi yang terkumpul dalam intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard tersebut menjadi faktor yang juga mempengaruhi performansi perawatan pesawat. Permasalahan yang timbul pada aplikasi-aplikasi tersebut merupakan faktor yang bisa mengurangi reliability dari aplikasi. Saat ini, penanganan terhadap permasalahan yang muncul masih mengandalkan expert untuk mengembalikan performa aplikasi menuju keadaan semula. Selain itu, ketidaktahuan pengguna terhadap cara penanganan permasalahan yang timbul menjadikan expert dependences menjadi semakin kuat. Hal inilah yang melatar belakangi peneliti untuk mengembangkan suatu aplikasi knowledge management penanganan permasalahan intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard. Pencarian solusi pada sistem repository ini menggunakan konsep Case Base Reasoning (CBR) dimana solusi atas permasalahan yang muncul diambil dari solusi permasalahan lama yang memiliki kesamaan definisi. Hasil akhir dari penelitian ini adalah suatu sistem berbasis web dengan fitur-fitur khas CBR, yakni retrieve (mendapatkan knowledge), reuse (menggunakan knowledge), revise (merevisi knowledge sesuai perkembangan yang ada), dan retain (menempatkan knowledge ke dalam suatu sistem agar dapat digunakan). Kata kunci: Case based reasoning, repository, intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard
ABSTRACT
TAT (Turn Around Time) is one of the benchmarks quality MRO industry in the world. At PT. GMF Aero Asia, there are some applications that support for reaching TAT target. These applications play a role in aircraft maintenance document printing, tools of controlling the performance of aircraft maintenance and decision-making tools in aircraft maintenance. Therefore, the reliability of the applications which had been collected in intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard is a factor that also affects the performance of aircraft maintenance. The problems that arise in those applications is a factor that could reduce the reliability of the application. Now, the handlings of problems that arise are still relying on expert to restore performance to its original state application. In addition, the user ignorance of how to handle the problems makes the expert dependences rising. These things become the background for researchers to develop a knowledge management application for handling problems intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard. Solutions search on this repository system use the concept of Case Base Reasoning (CBR) where the solution of problem that arise, taken from the solution of the old problem that have same definition. The final result of this research is a web-based system with typical features of CBR, which are, retrieve (get knowledge), reuse (using knowledge), revise (revise the knowledge due to existing development), and retain (putting knowledge into a system, so can be used).
Keyword: Case based reasoning, repository, intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard
1. Pendahuluan
Pada zaman yang menuntut mobilitas tinggi seperti saat ini, industri penerbangan mengalami perkembangan yang signifikan seiring dengan meningkatnya jumlah pengguna alat transportasi udara. Semakin meningkatnya jumlah armada
yang dimiliki oleh industri penerbangan maka semakin meningkat pula peluang dari industri MRO (Maintenance, Repair and Overhaul) untuk merawat pesawat-pesawat yang dimiliki oleh industri penerbangan tersebut. Hal ini dikarenakan para industri penerbangan selalu
2 menginginkan agar pesawatnya selalu siap
terbang. Industri perbaikan pesawat atau yang lebih dikenal dengan MRO (Maintenance, Repair And Overhaul) dituntut untuk bisa memberikan kualitas prima kepada customer (dalam hal ini customer adalah industri penerbangan). TAT (Turn Around Time) merupakan salah satu tolok ukur kualitas MRO. PT. GMF Aero Asia merupakan salah satu MRO yang sedang berkembang dan memiliki target besar untuk menjadi World Class MRO of Customer Choice. Peningkatan kualitas layanan harus dilakukan oleh PT. GMF AA demi mencapai cita-cita tersebut. Salah satu cara untuk meningkatkan kualitas layanan adalah dengan memperbaiki pencapaian TAT. PEU (Productivity, Efficiency, Utility) ini merupakan alat kontrol dan alat yang membantu pengambilan keputusan yang dipakai oleh manajemen untuk mengendalikan unit produksi, dalam hal ini adalah base maintenance, dalam mencapai performa TAT yang diinginkan. Terdapat suatu sistem yang dapat memberikan informasi kepada manajemen dalam pengambilan keputusan terhadap ukuran-ukuran PEU yang tertampak. Sistem tersebut adalah intra.gmf-aeroasia.co.id. Intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard merupakan sistem yang digunakan dalam mendukung pencatatan dan pengolahan data produksi di base maintenace. Aplikasi-aplikasi yang ada di intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard merupakan beberapa aplikasi yang berkontribusi dalam pengontrolan PEU. Berdasarkan hasil pengamatan selama bulan Desember 2010, diketahui bahwa hampir setiap hari terdapat permasalahan-permasalahan yang terjadi pada aplikasi-aplikasi di dalam intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard.
Cara penanganan permasalahan-permasalahan yang timbul masih mengandalkan seorang expert system di unit TDI. Sehingga hal ini akan memicu timbulnya waktu jeda yang juga akan mempengaruhi reliability dari aplikasi tersebut. Rendahnya reliability dari aplikasi dapat mempengaruhi ketepatan dari keputusan yang diambil berkaitan dengan data-data produksi yang ada. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem knowledge transfer dari expert ke pengguna aplikasi untuk membantu mengatasi permasalahan yang timbul. Pada penelitian kali ini akan dibuat suatu sistem repository yang menghimpun knowledge mengenai permasalahan yang timbul pada aplikasi-aplikasi di intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard. Metode
yang dipakai dalam mengelola knowledge intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard ini menggunakan metode case based reasoning (CBR). Metode ini dipercaya dapat mencapai tujuan knowledge management yaitu dengan menggunakan dan mengembangkan knowledge tersebut. Apabila user mengerti knowledge yang disampaikan melalui repository maka diharapkan penanggulangan masalah yang ada pada aplikasi intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard akan segera dapat ditangani. Tujuan yang ingin dicapai dari Tugas Akhir ini antara lain adalah mengidentifikasi masalah dan cara penanganan masalah yang timbul pada aplikasi dalam sistem intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard baik yang berbentuk tacit maupun explicit knowledge, mendokumentasikan knowledge tersebut melalui sistem repository yang berbasis metode Case Based Reasoning, merancang suatu sistem repository untuk memfasilitasi adanya transfer knowledge dalam upaya menangani masalah-masalah yang timbul pada aplikasi-aplikasi yang ada di intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard, dan merancang suatu sistem yang memfasilitasi adanya rencana pengembangan dan perbaikan pada aplikasi-aplikasi yang ada di intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard. Penelitian ini dilakukan pada penggunaan aplikasi di dalam intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard di unit base maintenance, PT. GMF Aero Asia mulai dari bulan Nopember 2010 sampai dengan bulan Desember 2010.
2. Teori dan Metodologi Penelitian
Pada bagian ini akan dipaparkan beberapa teori yang mendukung pelaksanaan penelitian serta metodologi selama proses penelitian berlangsung.
2.1 Teori
Pada subbab ini akan dijelaskan secara garis besar teori-teori yang digunakan selama proses penelitian, yang meliputi definisi knowledge, knowledge management, knowledge management system dan case based reasoning. 2.1.1 Knowledge
Pengetahuan (Knowledge) adalah informasi yang telah diuji, dievaluasi dalam sebuah sistem dan didapatkan dari adanya pola (Firestone & McElroy, 2005). Nonaka&Takeuchi (1995), mengatakan bahwa “perusahaan yang sukses adalah perusahaan yang konsisten menciptakan pengetahuan baru, membaginya keseluruh
3 organisasi, sehingga semua stakeholder dalam
perusahaan mengerti akan teknologi baru dan hasilnya”. Menurut Davenport & Prusak (1998) “Pengetahuan adalah campuran dari sebuah pengalaman, nilai, informasi kontekstual, wawasan ahli yang dibingkai sehingga memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman-pengalaman baru dan informasi. Letak pengetahuan sendiri ada pada pikiran tiap- tiap orang sehingga menjadikan pengetahuan yang dimiliki oleh tiap orang berbeda- beda. Dalam organisasi, pengetahuan akan perusahaan tertanam tidak hanya dalam dokumen atau sistem repository tetapi juga dalam aktivitas organisasi, proses, praktik, dan norma-norma”.
2.1.2 Knowledge Management
Manajemen pengetahuan (Knowledge Management) adalah sebuah proses siklus yang berkelanjutan tanpa akhir, tidak bersifat linear terhadap satu tujuan. Sebuah sistem manajemen pengetahuan akan terus menerus berkembang, dipelajari dan menjadikan teknologi sebagai alat untuk mengimplementasikannya. Berdasarkan definisi tersebut, dapat dijelaskan bahwa manajemen pengetahuan adalah sebuah pengupayaan yang dilakukan secara sistematis, efektif, efisien dalam hal pengelolaan knowledge ( data, informasi , maupun knowledge itu sendiri) baik yang bersifat explisit maupun tacit dengan dukungan perangkat teknologi informasi, manusia dan lingkungan organisasi dalam upaya untuk peningkatan kompetensi individu dan unit usaha, peningkatan value added dari knowledge itu sendiri, peningkatan produktivitas kerja, serta peningkatan respon terhadap peluang secara cepat.
2.1.3 Knowledge Management System Sistem manajemen pengetahuan (Knowledge management system) merupakan strategi untuk meningkatkan efektifitas dan peluang/kesempatan pengembangan kompetensi (Ningky,2001). Keberhasilan sistem manajemen pengetahuan tergantung pada keefektifan proses knowledge sharing, hubungan timbal balik dan budaya yang mendukung. Tranfer pengetahuan dapat terjadi antar individu ke individu maupun ke suatu group dalam bentuk tacit maupun explisit. Seperti yang dikemukan oleh Nonaka&Takeuchi (1995), yang terkenal dengan model SECInya.
Gambar 2. 1 SECI model
Gambar 2.1 menjelaskan mengenai model SECI.
2.1.4 Case Based Reasoning
Metode case based reasoning adalah salah satu metode untuk membangun sistem pakar dengan pengambilan keputusan dari kasus yang baru dengan berdasarkan solusi dari kasus – kasus sebelumnya. Secara umum terdapat empat langkah proses pada metode case based reasoning seperti yang telah tampak pada gambar 2.2, yang pelaksanaannya berupa siklus, yaitu:
Gambar 2.2 Langkah dalam CBR (Aamodt & Plaza, 1994)
4 a. Retrieve (memperoleh kembali) kasus atau
kasus-kasus yang paling mirip.
b. Reuse (menggunakan) informasi dan pengetahuan dari kasus tersebut untuk memecahkan permasalahan.
c. Revise (meninjau kembali/memperbaiki) usulan solusi.
d. Retain (menyimpan) bagian-bagian dari pengalaman tersebut yang mungkin berguna untuk memecahkan masalah di masa yang akan datang.
2.2 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian disusun sebagai pedoman pelaksanaan penelitian agar tetap berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Berikut ini adalah tahap-tahap yang dilalui selama proses penelitian berjalan:
2.2.1 Tahap Identifikasi Awal
Pada tahapan ini akan dilakukan proses identifikasi terhadap penelitian yang akan dilakukan meliputi proses identifikasi dan perumusan masalah, penetapan tujuan penelitian, studi literatur dan observasi objek penelitian.
2.2.2 Tahap Pengumpulan Data
Tahap pengumpulan data merupakan tahap dilakukannya pendataan terhadap beberapa permasalahan yang muncul saat aplikasi-aplikasi yang ada didalam intra.gmf-aaeroasia.co.id/jobcard digunakan di unit base maintenance. Setelah itu dilakukan tahap penentuan expert dan pencarian solusi atas permasalahan yang terjadi berdasarkan wawancara, brainstorming dan penanganan langsung terhadap permasalahan yang timbul dengan expert yang bersangkutan.
2.2.3 Tahap Pengolahan Data
Tahap pengolahan data dimulai dari penggunaan metode CBR (Case based Reasoning) hingga tahap pendokumentasian knowledge.
2.2.4 Tahap Perancangan Sistem Repository
Tahap ini dimulai dengan penentuan entitas dan kebutuhan entitas sistem repository. Lalu dilanjutkan dengan penentuan atribut sistem repository yang dapat memfasilitasi adanya transfer knowledge yang baik sesuai dengan
prinsip case based reasoning. Setelah itu dilakukan perancangan fitur sistem repository sesuai dengan atribut yang diperlukan. Lalu dilakukan pembuatan sistem repository dan selanjutnya dilakukan integrasi atau pengisian knowledge ke dalam sistem repository.
2.2.5 Tahap Analisis Dan Interpretasi Analisis yang dilakukan pada penelitian ini adalah analisis sampling, analisis sortir permasalahan, analisis kondisi eksisting, analisis sistem repository dan analisis implementasi sistem. Sedangkan interpretasi dimaksudkan untuk menjelaskan dan memahami data secara lebih detail dibandingkan dengan teori yang telah didapatkan sebelumnya sebagai modal utama untuk melakukan evaluasi dan perbaikan. 2.2.6 Tahap Pengambilan Kesimpulan
Pada tahap ini akan dilakukan penarikan kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan serta memberikan saran bagi perusahaan dan penelitian selanjutnya.
3. Pengumpulan Dan Pengolahan Data Pada bagian ini akan dipaparkan mengenai pengumpulan dan pengolahan data yang dilakukan.
3.1 Base Maintenance
Base maintenance merupakan salah satu dinas produksi utama di PT. GMF Aero Asia. Dinas ini menangani perawatan pesawat wide body dan narrow body. Base maintenance terdiri dari beberapa unit antara lain adalah TBH, TBT, TBN, TBR dan TBK. TBH merupakan unit yang menangani perawatan pesawat wide body di hangar 1. TBT adalah unit yang menangani perawatan pesawat narrow body di hangar 3 khusus untuk pesawat Garuda Indonesia. TBN adalah unit yang menangani perawatan pesawat narrow body untuk pesawat-pesawat NON Garuda Indonesia. TBR merupakan unit yang menangani repair komponen untuk mengembalikan suatu komponen dalam kondisi yang serviceable. Sedangkan TBK merupakan unit yang menangani masalah kabin pesawat. Kelima unit tersebut menggunakan aplikasi-aplikasi yang ada di intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard untuk me-record man hours, melakukan upload dan download data, dan membantu dalam pengambilan keputusan terhadap data PEU yang tertampak.
5 3.2 Intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard
Intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard merupakan suatu aplikasi yang dipunyai oleh PT. GMF Aero Asia yang digunakan oleh dinas base maintenance dan memiliki beberapa fungsi terkait dengan data produksi pada masing-masing unit dibawahnya. Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah pencatatan data produksi, uploading data produksi ke dalam SAP, dan download data produksi untuk keperluan controlling dan pengambilan keputusan oleh manajemen. Aplikasi ini didesain oleh unit TDI dan dipakai oleh beberapa dinas diantaranya adalah dinas base maintenance. Intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard ini juga berisi aplikasi yang mendukung penerapan program man hours productivity, yaitu program peningkatan produktivitas melalui penyempurnaan standard man hours, perencanaan fasilitas produksi, pengontrolan produktivitas, dan peningkatan kompetensi teknisi. Terdapat beberapa class of aplication pada intra.gmf-aeroasia.co.id. Gambar 3.1 memperlihatkan aplikasi-aplikasi yang terkandung didalam intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard.
Gambar 3. 1 Intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard
3.3 Pemenuhan Kebutuhan Knowledge Pada intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard
Pada bagian ini akan dijelaskan penentuan expert, yaitu orang yang berkompeten dalam menyelesaikan permasalahan pada aplikasi-aplikasi di dalam intra.gmf-aeroasia.co.id. Selain itu, juga akan disebutkan para pengguna dari aplikasi-aplikasi yang ada di dalam intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard. Pada tahap ini pula akan diidentifikasi permasalahan yang terjadi pada aplikasi-aplikasi di dalam intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard berikut dengan
knowledge masing-masing aplikasi berkaitan dengan cara penanganan terhadap masalah yang timbul.
3.2.1 Penentuan Expert
Expert merupakan orang yang ahli dalam suatu bidang dan keahlian tersebut jarang dimiliki oleh orang lain (user). Expert pada bidang ini adalah orang yang berpengalaman dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan aplikasi-aplikasi yang ada di dalam intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard. Orang-orang yang berperan dalam proses eksternalisasi knowledge dapat dilihat pada tabel 3.1 antara lain adalah:
Tabel 3. 1 Expert dalam penanganan permasalahan masalah pada aplikasi-aplikasi di dalam
intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard
3.2.2 Penentuan Users
Pada bagian ini akan didefinisikan para pengguna aplikasi-aplikasi yang ada di dalam intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard. Para pengguna tersebut berperan dalam memberikan data permasalahan yang terjadi pada aplikasi-aplikasi yang mereka gunakan. Tabel 3.2 merupakan daftar pengguna dari aplikasi-aplikasi di intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard yang didapat melalui hasil wawancara dengan expert:
Tabel 3. 1 Pengguna intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard
Diambil sample beberapa orang dari masing-masing pengguna untuk mendapatkan data permasalahan yang ada. Pengambilan sample ini menggunakan rumus slovin dengan tingkat error sebesar 10%. Tabel 3.3 adalah jumlah masing-masing pengguna dan jumlah sample yang diambil untuk diwawancarai.
6 Tabel 3. 2 Sampling pengguna untuk pengambilan
data
3.2.3 Identifikasi Permasalahan
Permasalahan yang timbul pada aplikasi-aplikasi di dalam intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard dapat mengganggu fungsi aplikasi ini dalam penyediaan fasilitas pencatatan data produksi, pencatatan data produksi dan pengambilan keputusan berkaitan dengan PEU. Oleh karena itu, reliability dari aplikasi harus dijaga dalam kondisi yang baik. Penanganan yang cepat pada masalah yang timbul pada aplikasi intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard ini dapat mendukung tingginya reliability dari aplikasi terkait. Para user seharusnya mengetahui bagaimana cara menangani permasalahan yang timbul. Akan tetapi, selama ini user selalu mengandalkan para programmer di TDI untuk mengatasi permasalahan yang timbul. Penanganan permasalahan dilakukan secara corrective tanpa adanya pencatatan yang jelas mengenai solusi atas permasalahan tersebut. Programmer langsung turun ke lapangan atau memberikan instruksi lewat telepon untuk membantu para user dalam mengembalikan performa aplikasi. Pada bagian ini akan ditampilkan beberapa permasalahan yang dikeluhkan oleh para pengguna dari intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard. Daftar permasalahan ini diperoleh melalui proses wawancara tanya jawab dan pengisian daftar permasalahan dengan masing-masing pengguna aplikasi.
Tabel 3.4 adalah daftar permasalahan yang ditemui user saat berinteraksi dengan aplikasi-aplikasi yang ada pada intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard. Daftar permasalahan ini telah mengalami peringkasan dari beberapa permasalahan yang memiliki definisi permasalahan dan solusi yang sama.
Tabel 3. 3 Daftar permasalahan di intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard
3.2.4 Identifikasi Knowledge Penanganan Permasalahan
Berdasarkan rekapan permasalahan yang dialami pengguna dalam implementasi intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard didapatkan bahwa pada beberapa aplikasi sering ditemui adanya permasalahan. Aplikasi-aplikasi tersebut antara lain adalah JC147, JC148, JC167, JC531, JC777, JC782, JC823, PD912, PD913, PD920, ZC103, dan ZC110. Selain itu, juga terdapat permasalahan-permasalahan yang didefinisikan
