14 BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1 Sejarah Institusi/Perusahaan
Apotek adalah suatu tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian, penyaluran sediaan farmasi, dan perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Pengertian ini didasarkan pada Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Pekerjaan kefarmasian menurut UU Kesehatan No. 36 Tahun 2009 yaitu meliputi pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional harus dilakukan oleh tenaga kesehatan yang mempunyai keahlian dan kewenangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Apotek sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan perlu mengutamakan kepentingan masyarakat dan berkewajiban menyediakan, menyimpan dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin. Apotek dapat diusahakan oleh lembaga atau instansi pemerintah dengan tugas pelayanan kesehatan di pusat dan daerah, perusahaan milik negara yang ditunjuk oleh pemerintah dan apoteker yang telah mengucapkan sumpah serta memperoleh izin dari Suku Dinas Kesehatan setempat.Apotik Ragasi adalah sebuah apotik yang betempat di Jl. Veteran Guro 3 Karawang Timur, didirikan oleh Bapak Denu Ksatria Perdana selaku pemilik sarana apotik pada tanggal 24 maret 2007. Apotik ini melayani dari hari senin sampai dengan hari sabtu dengan memulai waktu pelayanan dari jam 08:00 – 17:00 WIB.
Apotik in boleh dikatakan sebagai apotik yang berhasil dalam persaingan, karena mampu meraih konsumen ataupun perhatian masyarakat. Bukan hanya sumber
daya yang berkualitas dengan manejemen yang baik, tetapi juga fasilitas pelayanan yang berkualitas hingga bisa berhasil sejauh ini.
Apotik Ragasi sebenarnya hanyalah berawal dari toko obat kemudian berkembang seperti sekarang dengan mendapatkan izin dari dinas kesehatan kota Karawang pada tahun 2007.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Sebuah sistem di dalam persusahaan tidak akan berjalan dengan lancar apabila tidak ada suatu kordinasi dalam suatu organisasi. Oleh karena itu, dibuatlah struktur organisasi dan fungsi pada APOTEK RAGASI KARAWANG sebagai berikut :
Gambar III.1 Struktur Organisasi
Sumber: Apotek Ragasi 1. Pemilik dan Tugasnya :
a) Mengontrol jalan nya perusahaan. 2. Apoteker, dan Tugasnya :
a) Memimpin seluruh kegiatan apotek
b) Mengatur, melaksanakan dan mengawasi administrasi yang meliputi : administrasi kefarmasian,administrasi keuangan, administrasi penjualan, administrasi barang dagangan atau inventaris, administrasi personalia, administrasi bidang umum.
d) Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang optimal sesuai dengan rencana kerja.
3. Asisten Apoteker,dan Tugasnya :
a) Mengerjakanpekerjaansesuai dengan profesinya yaitu:
1. Dalam pelayanan obat bebas dan resep (mulai dari menerima resep dari pasien sampai menyerahkan obat yang diperlukan).
2. Menyusun buku defecta setiap pagi (membantu bagian pembelian).
memelihara buku harga sehingga selalu benar dan rapi.
3. Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat. 4. Menyusun resep-resep menurut nomor urut dan tanggal,
digulung kemudian disimpan.
5. Memelihara kebersihan ruang peracikan, lemari obat, gudang dan rak obat.
b) Dalam hal darurat, dapat menggantikan pekerjaan sebagai kasir, penjual obat bebas dan juru resep.
4. Finance, dan tugasnya :
a) Melakukan pencatatan kegiatan pembelian ke buku pembelian. b) Melakukan tukar faktur kepada distributor.
c) Mempersiapkan kelengkapan pembayaran hutang dagang berupa faktur asli, materai,faktur pajak,asli dan faktur penerimaan barang. d) Membuat surat pemesanan berdasarkan defecta barang dari
gudang.
e) Melakukan pemesanan dan pembelian barang.
f) Memberi informasi perubahan harga dari PBF ke semua bagian, dengan memasukkan data harga baru ke komputer yang memiliki jaringan on line.
g) Memeriksa kebenaran faktur pembelian meliputi nama, jumlah barang, harga dan potongan harga sesuai dengan surat pesanan. 5. Logistik, dan tugasnya :
a) Menerima barang dari distributor.
b) Menyimpan dan menyusun barang di gudang dan mengatur pengeluaran barang dari gudang berdasarkan sistem FIFO (First In First Out).
c) Mengeluarkan barang berdasarkan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA).
d) Mencatat barang yang masuk dan keluar dari gudang dalam kartu stok gudang.
e) Memberikan informasi mengenai kondisi barang yang rusak atau mendekati kadaluarsa kepada petugas pembelian untuk ditukar. 6. CSO (Customer Service Office), dan tugasnya :
a) Merekapitulasi hasil dari penjualan tunai harian dan kredit b) Merekapitulasi jumlah harga obat dari resep-resep kredit
berdasarkan debiturnya masing-masing.
c) Memisahkan resep-resep kredit dan tunai setiap hari. d) Membuat kwitansi atau faktur penjualan.
7. Marketing dan tugasnya :
a) Mencari pesanan dari customer b) Mencari customer baru
c) Menagih kepada customer yang telah jatuh tempo.
8. Paking dan tugasnya :
a) Memaking barang yang telah di siapkan oleh logistic
9. Expedisi dan tugasnya :
a) Mengirim barang pesanan konsumen.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan makalah ini, penulis akan menguraikan secara umum tentang bagaimana prosedur sistem berjalan yang meliputi:
1. Prosedur Permohonan pengajuan kredit
Konsumen datang ke Apotek Ragasi membawa persyaratan kredit untuk permohonan pengajuan kredit dan akan di data oleh sales. Persyaratannya meliputi fotokopi KTP, fotokopi Kartu Keluarga (KK), fotokopi Rekening Bank 3 bulan terakhir, fotokopi SIU (Surat Izin Usaha), fotokopi Slip Gaji, fotokopi SK (Surat Keterangan) aktif kerja. Dari persyaratan tersebut sales akan membuat SPO (Surat Pesanan Obat).
Setelah SPO (Surat Pesanan Obat) jadi pihak sales akan memberikan kepada konsumen sebagai bukti permohonan pesanan obat. SPO juga akan di teruskan ke CSO untuk membuat VSO (Vehicle Sales Order). Dari cetakan VSO akan di teruskan ke Apoteker , jika permohonan disetujui maka Apoteker menandatangani VSO, setelah ditandatangani, Apoteker akan memberikan VSO (Vehicle Sales Order) ke pihak CSO untuk proses penyiapan barang.
2. Prosedur Persiapan Barang
Setelah Apoteker menyetujui, informasi akan di berikan ke CSO. Dari CSO akan memberikan SPO(Surat Pesanan Order) ke bagian Admin Stok untuk persiapan barang, dari data SPO (Surat Pesanan Obat) pihak Admin Stok akan menyiapkan barang sesuai pesanan. Setelah penyiapan barang selesai selanjutnya admin stok menyerahkan kembali SPO(Surat Pesanan Obat) kepada CSO untuk Proses pemfakturan.
3. Proses Pengiriman Barang
Setelah proses pemfakturan selesai selanjutnya faktur diberikan kepada pemaking ,obat yang telah disiapkan kemudian di packing. Setelah di paking barang dikirim oleh bagian expedisi , data yang akan di bawa oleh tim Exspedisi adalah faktur penjualan. Setelah barang sampai tujuan konsumen, pihak konsumen menandatangani faktur yang di bawa oleh expedisi sebagai bukti serah obat. Setelah ditandatangani pihak konsumen mendapatkan kopian yang berwarna kuning, dan yang berwarna putih akan diserahkan kembali ke bagian stok melalui tim exspedisi
4. Proses Laporan.
Data faktur yang berwarna putih akan diberikan oleh tim Exspedisi ke bagian finance. Data yang ke finance akan menjadi arsip data pengiriman barang dan bukti tagihan untuk konsumen.
3.3. Activity Diagram
Gambar III.2
Activity Diagram Pembelian Obat Secara Kredit
Konsumen Sales CSO Apoteker Admin Stok Pemacking Tim Expedisi Finance
Datang ke Apotek Memberikan Persyaratan Permohonan Kredit Obat Menerima & memeriksa Persyaratan Membuat SPO Memberikan SPO Menerima SPO Sebagai Bukti Permohonan Menerima SPO Membuat VSO Memberikan VSO Menerima, Memeriksa & Menyetujui VSO Menandatangani VSO Memberikan VSO Menerima VSO
Memberikan SPO Menerima & memeriksa SPO Menyiapkan Obat sesuai SPO Memberikan SPO Menerima SPO Membuat Faktur
Memberikan Faktur memeriksa FakturMenerima &
Packing Obat sesuai Faktur
Memberikan Obat & Faktur
Menerima Obat & Faktur
Mengirim Obat Menerima Obat
Menandatangani Faktur
Memberikan Faktur Menerima Faktur
Memberikan Faktur Menerima Faktur sebagai arsip Menerima Faktur sebagai arsip Selesai
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan 1. KTP
Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk (KTP) Fungsi : Identitas Lengkap Konsumen
Sumber : Konsumen
Tujuan : Apotek
Media : Kertas
Jumlah : 4 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pembelian obat
Bentuk : Lampiran A.1
2. Kartu Keluarga (KK)
Nama Dokumen : Kartu Keluarga (KK)
Fungsi : Untuk Mengetahui keluarga Konsumen
Sumber : Konsumen
Tujuan : Apotek
Media : Kertas
Jumlah : 4 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pembelian obat
Bentuk : Lampiran A.2
3.5. Dokumen Keluaran
1. Surat Pesanan Obat (SPO)
Nama Dokumen : Surat Pesanan Obat (SPO)
Fungsi : Sebagai dokumen pemesanan obat atas nama Konsumen
Sumber : Apotek Tujuan : Konsumen Media : Kertas Jumlah : 4 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pembelian obat Bentuk : Lampiran B.1
2. VSO vehicle sales order
Nama Dokumen : VSO vehicle sales order
Fungsi : Sebagai dokumen pemesanan obat dari seales ke bagian stok obat
Sumber : Konsumen
Tujuan : Bagian Stok Admin Media : Kertas
Jumlah : 4 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pembelian obat Bentuk : Lampiran B.2
3. BPO Bukti Penyerahan Obat
Nama Dokumen : Faktur Penjualan
Fungsi : Sebagai dokumen penyerahan obat ke konsumen untuk bukti ke pihak Apotek
Sumber : Apotek
Tujuan : Konsumen dan bagian marketing Media : Kertas
Jumlah : 4 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pembelian obat Bentuk : Lampiran B.2
3.6. Permasalahan Pokok
Dari semua prosedur berjalan pada sistem pembelian obat pada apotek Ragasi Karawang terdapat beberapa permasalahan, adapun permasalahan tersebut adalah:
Proses penginputan data konsumen masih menggunakan foto copy, hal ini sangat rawan terhadap perubahan data konsumen.
3.7. Pemecahan Masalah
Dari pokok pembahasan permasalahan di atas, maka penulis mengajukan sistem susulan yang sudah terintegrasi mengunakan aplikasi zahir saling menghubungkan antara pihak konsumen dan pihak apotek. Adapun penjabaran yang ingin penulis sampaikan pada sistem usulan ini sebagai berikut:
1. Sebaiknya Apotek Ragasi mengunakan aplikasi yang berbasis zahir, mengunakan koneksi internet yang saling menghubungkan antara pihak konsumen dengan apotek. Agar terjadinya proses permohonan pengajuan kridit obat berjalan dengan cepat.
2. Data-data dari pihak konsumen sebaiknya jangan lagi mengunakan foto copy, disarankan untuk mengunakan scan dan diinput dalam database. Untuk mengurangi jumlah dokumen kertas yang menumpuk dan untuk menghindari pemalsuan dokumen, karena pihak dari konsumen langsung membawa data diri yang resmi dan dapat dipastikan langsung oleh sales.
