BAB III
SISTEM DAN PROSEDUR AKUNTANSI DAN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PTPN III UNIT SEI MANGKEI
A.
Pengertian Sistem Informasi AkuntansiAkuntansi merupakan sebuah alat yang sangat penting bagi seluruh pihak perusahaan untuk melaksanakan beberapa tahapan dan rencana kerja dari mekanisme sistem informasi. Informasi sangat penting bagi sebuah manajemen baik dalam perencanaaan, pelaksanaan, maupun pengendalian. Dalam ruang lingkup sistem informasi akuntansi secara keseluruhan akan dapat lebih mudah diatur dan dimengerti bila masing – masing bagian dari istilah tersebut didefenisikan antara lain terdiri dari tiga elemen yaitu : sistem, informasi, dan akuntansi
1. Sistem dan Prosedur
Sistem dan prosedur merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Suatu sistem baru bisa terbentuk bila di dalamnya terdapat beberapa prosedur yang mengikutinya. Menurut (Mulyadi, 2010:5) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi menyatakan bahwa “ Sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang
terjadi secara berulang-ulang.” Menurut M.Nafarin mengenai definisi prosedur yaitu :“Prosedur (Procedure) adalah urut-urutan seri tugas yang salingberkaitan dan dibentuk guna menjamin pelaksanaan kerja yangseragam”(2009:9).
Terdapat dua kelompok dasar pendekatan dalam mendefinisikan sistem yaitu berdasarkan pendekatan pada prosedurnya dan yang berdasarkan pendekatan komponennya.
2. Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna untuk membuat keputusan. Informasi berguna untuk pembuat keputusan karena informasi menurunkan ketidakpastian (atau meningkatkan pengetahuan) Informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para pengelola dapat mengetahui kondisi obyektif perusahaannya. Informasi tersebut merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan metode ataupun cara – cara tertentu.Pengertian Informasi Menurut Raymond Mc.leod, (2001) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang . Pengertian Informasi Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan, (2005).
3. Akuntansi
Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.
Menurut Kusnadi dalam bukunya Pengantar Akuntansi Keuangan tahun 2000 mengemukakan bahwa: “Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif di bidang ekonomi.”
Jadi Sistem Informasi Akuntansimerupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi.
Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi akuntansi terlebih dahulu. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada
sebuah organisasi antara lain : Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
4. Pengertian Penerimaan Kas
Sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Menurut Mulyadi (2008:439)). Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.
5. Pengertian Pengeluaran Kas
Dalam perusahaan, pengeluaran kas merupakan suatu transaksi yang sering terjadi. Menurut Soemarso S.R (2009), Pengeluaran kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan berkurangnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya pembelian tunai, pembayaran utang maupun hasil transaksi yang menyebabkan berkurangnya kas.Menurut Azhar Susanto (2004), pengeluaran kas adalah transaksi yang mengakibatkan berkurangnya saldo kas tunai dan atau rekening bank. Pengeluaran kas selalu berkaitan dengan aktivitas kas salah satunya ini.
B. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas PTPN III Sei Mangkei
1. Prosedur Penerimaan Kas
Gambar 3. Sistem Penerimaan Kas PTPN III Unit Sei Mangkei
Sumber : Kantor PTPN III Sei Mangkei
RJP (Rencana Jangka Panjang) RKO (Rencana Kerja Operasional) Cash Flow DPUK Droping Dana RAB (Rencana
Anggaran Belanja) RAB draft I & II Definitif( penguncian biaya)
Breakdown Per bulan RKAP (Rencana Kerja
Keterangan :
1. RJP( RencanaJangka panjang) adalah dasar pengelolaan perusahaan atau pengelolaan biaya perusahaan yang di gunakan dalam jangka 5 tahun dengan alur perbandingan atau pengawalan dalam untuk kegiatan operasional perusahaan.
2. Penyusunan RAB ( Rencana Anggaran Belanja) disusun setiap pertengahan tahun berjalan (sekitar bulan Juli ) untuk menganggarkan biaya-biaya dalam satu tahun kedepan. RAB disusun oleh krani Anggaran dengan menggabungkan setiap biaya dari misalnya bagian tanaman, APK, ATU, teknik,gudang dan lain-lain yang menjadi beban kebun. Penyebaran tenaga& tarif menjadi dasar penyusunan RKAP yang dituangkan dalam RAB 18 tentang tarif Harian Kerja/HK per hari.
3. RAB kemudian dibagi menjadi dua draft yaitu, draft I dan II. Draft I berisi usulan biaya-biaya yang dianggarkan untuk RKAP yang dibuat oleh Kebun kemudian diserahkan ke kandir. Perbedaan Draft I dan II biasanya pada jumlah nominalnya. Draft II menganggarkan nominal yang lebih kecil dari draft I karena usulan draft I yang ditolak oleh kandir. Jarak waktu antara draft I dan II sekitar satu minggu sejak diajukannya draft I. Setelah draft I diajukan dan beberapa biaya ditolak, maka draft II diajukan ke kandir untuk diperiksa dan disetujui.
4. Setelah kandir menyetujui draft II kemudian pihak kandir membuat defenitif / biaya pasti yang akan mereka anggarkan atau jumlah dana yang akan mereka berikan ke unit kebun.
5. Definitif dikirim ke kebun agar bagian anggaran dapat membuat breakdown per bulan atau anggaran setiap bulan atas definitif yang diberikan.
6. Setelah penyusunan breakdown bulanan selesai barulah RKAP terbentuk. Penyebaran tenaga dan tarif menjadi dasar penyusunan RKAP yang dituangkan dalam RAB 18 tentang tarif Harian Kerja/HK per hari. Bagian Krani APK, Tanaman dan Anggaran terlibat langsung dalam penyusunan RKAP kebun untuk satu tahun ke depan berdasarkan buku pedoman penyusunan RKAP dari Kantor direksi.
Keterangan Tambahan :
1. RKO (Rencana Kerja Operasional) disusun setelah RKAP.RKO dijadikan sebagai acuan kebun dalam melaksanakan realisasi dari RKAP atas kegiatan operasional perusahaan.RKO juga berisi biaya-biaya yang dianggarkan kebun. Berikut beberapa ketentuan dalam RKO:
a. Biaya di turunkan 3 % dari RKAP
b. Produksi dinaikkan sebesar 5% dari RKAP
2. RKAP (Rencana Kerja Anggaran Perusahaan) merupakan kumpulan data-data mengenai biaya yang di anggarkan untuk 1 tahun kedepan. RKAP dilaksanakan untuk operasional dalam pengelolaan biaya perusahaan, biasanya RKAP disusun pada pertengahan tahun atau sekitar bulan Juni tahun berjalan.
3. RKO (Rencana Kerja Operasional) adalah pelaksanaan dalam kegiatan operasional perusahaan yang dilakukan perusahaan dalam tahun yang di setujui oleh Direksi.
4. Cash Flow adalah sekumpulan biaya yang di keluarkan perusahaan untuk kegiatan perusahaan yang telah di setujui oleh Direksi demi kelancaran dan kelangsungan kegiatan perusahaan.
5. DPUK (Daftar Permintaan Uang Kerja) adalah permintaan uang kerja untuk kebutuhan atau untuk kegiatan operasianl perusahaan setiap bulannya, biaya – biayanya adalah biaya yang di butuhkan untuk pembayaran pada pihak pemborong atau pihak rekanan
6. Dana Droping adalah dana yang di butuhkan perusahaan untuk pembayaran – pembayaran gaji karyawan, untuk kegiatan operasional kebun yang telah di setujui oleh kantor direksi
7. Pembuatan RJP di lihat 2 tahun sebelumnya untuk mengetahui rencana kerja selanjutnya..
Perusahaan ini juga seringkali mendapatkan tambahan kas dari kantor direksi melalui ketentuan ketentuan seperti berikut :
1. Dana sumbangan kemalangan (STM) yang di bayarkan pada karyawan yang telah meninggal dunia. Yang di berikan pada pihak keluarga tersebut.
2. Dana SHT (Santunan Hari Tua) yang di bayarkan pada pihak karyawan yang telah pensiun atau yang telah habis masa jabatannya atau masa kerjanya di perusahaan tersebut.
3. JHT (Jaminan Hari Tua) yaitu jaminan yang di berikan pada pihak perusahaan seperti jaminan kesehatan yang masih di berikan pada karyawan yang telah pensiun.
Dari uraian diatas sumber pemasukan kas PTPN III Unit Sei Mangkei bersumber dari kantor Direksi yang diajukan melalui rencana anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
2. Prosedur Dana Masuk Kas Perusahaan
Gambar 4. Dana Masuk Ke Kas Sumber : PTPN Unit Sei Mangkei
Kas yang diterima perusahaan unit Sei Mangkei masuk melalui anggaran daftar permintaan uang kerja yang disetujui oleh distrik manager yang kemudian dikirim melalui kantor direksi dengan segala ketentuan yang berlaku yang kemudian digunakan untuk seluruh akivitas perusahaan dan pembiayaan operasional. Berikut keterangan prosedur bagan diatas :
1. Pihak kebun membuat dan mengajukan DPUK (Daftar Permintaan Uang Kerja) ke kantor Distrik. Diantaranya permintaan seperti : permintaan gaji, Order Pembelian Lokal, dan pembayaran pada
DPUK Distrik Manajer Kantor Direksi
pihak ke tiga.pengajuan tersebut berdasarkan cash flow di kebun masing – masing.
2. Setelah di periksa oleh bagian teknis terkait di Kantor Distrik, selanjutnya kantor Distrik melakukan screeninguang kerja kebun untuk di teruskan ke Kantor Direksi. Di Kantor Disrtik teknis terkait melakukan evaluasi rincian DPUK (Dana Permintaan Uang Kerja) dan memeriksa rincian administrasi dan bagian keungan Distrik merekapitulasi dari setiap kantor kebun. Di Kantor Direksi bagian keuangan Kandir, kepala urusan terkait, dan kepala bidang keuangan Distrik melakukan pembahasan ketepatan alokasi dana dengan mempertimbangkan skala proiritas dan kondisi keuangan serta membandingkan RKO (Rencana Kerja Operasional) masing – masing kebun. Kandir mengirimkan DPUK (Dana Permintaan Uang Kerja) hasil evaluasi ke bagian keuangan dan anggaran untuk melakukan droping dana kepada kantor Distrik dan Kebun.Kantor Kebun mencatat ke bukti penerimaan Droping dana (AU 9) untuk kemudian dilakukan pencairan dana menggunakan cek dan dicatat di buku penerimaan Kas.
3. KTU menerima droping dana dari kantor direksi untuk pembayaran biaya – biaya.
Pada PTPN III unit sei mangkei, banyak pengeluaran – pengeluaran yang harus di biayai oleh perusahaan. Pembiayaan tersebut yaitu segala yang dikeluarkan perusahaan dalam berbagai hal seperti :
1. Biaya operasional kantor
Segala biaya – biaya yang terjadi selama jam kerja yang disertai dengan bukti transaksi
2. Biaya gaji pegawai dan honorer
Gaji dan upah dibayarkan sesuai dengan golongan, jabatan, dan jam kerja masing masing karyawan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh ATU.
3. Administrasi Upah
Sistem pembayaran upah karyawan tetap dan karyawan lepas/borongan dilaksanakan sesuai prosedur pengeluaran kas.Untuk pembayaran kepada karyawan borongan dilengkapi SPK (Surat Perintah Kerja).
4. Bonus, Tunjangan Hari Raya, Pensiun
a. Bonus dibiayakan dalam RKAP tahun berjalan yang besarnya ditetapkan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
b. Tunjangan Hari Raya Keagamaan (THR) diberikan kepada seluruh karyawan yang pelaksanaannya ditentukan oleh Direksi. c. Karyawan di ikutsertakan dalam program pensiun yang
diselenggarakan oleh Dana Pensiun Perkebunan (DAPENBUN).
5. Tunjangan Cuti
Karyawan yang telah bekerja secra terus-menerus selama 1 tahun berhak atas cuti tahunan selama 12 hari kerja, dan mendapat tunjangan berupa uang cuti.
6. Dan segala pengeluaran lainnya yang menyangkut tentang perusahaan
Pengeluaran kas biasanya secara umum berbentuk pembayaran tagihan/penggantian, pembelian , biaya yang sifatnya untuk kepentingan perusahaan atau untuk kegiatan operasional perusahaan agar menghasilkan laba. Dalam pengeluaran kas memerlukan prosedur agar kas dalam dikeluarkan secara resmi. Berikut tabelnya.
Kas tidak dapat keluar begitu saja dengan mudah. Ada tahap – tahap atau prosedur yang harus dilalui untuk dapat mengeluarkan kas. Seluruh kegiatan wajib atau pembiayaan dalam perusahaan harus melalui prosedur yang benar. Seperti halnya dalam pelajaran akuntansi yang kita pelajari, bukti transaksi adalah hal yang penting untuk menjaga kebenaran dan keaslian suatu bukti. Dalam perusahaan sei mangke pun bukti transaksi diperlukan kemudian disertai bukti pengesahan dari
Bukti Transaksi
bagian ATU sehingga dana dapat dikeluarkan dan dapat segera dialokasikan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian dan pembahasan secara teoritis dan hasil riset pada PT Perkebunan Nusantara III Sei Mangkei, maka pada bab IV ini penulis akan menarik beberapa kesimpulan danmemberikan saran yang dapat dilakukan yang mungkin bermanfaaat bagi perusahaan dan orang yang membaca.
A. Kesimpulan
1. Sistem penerimaan kas PTPN III Unit Sei Mangkei hanya bersumber dari pusat atau kantor direksi yang prosedur kas masuk ke dalam perusahaan unit melalui perancangan anggaran kerja, yang telah dipaparkan sebelumnya yang kemudian disetujui oleh pihak - pihak terkait. Semua biaya operasional ataupun segala pengeluaran dijabarkan dalam rancangan jangka panjang ataupun jangka pendek yang kemudian disetujui dan dana dapat dikeluarkan melaui kantor direksi. Rancangan ini telah dibuat 2 tahun sebelumnya agar dapat deverifikasi oleh dewan direksi yang setelah disetujui maka dana dapat di keluarkan. Oleh sebab itu sistem penerimaan kas perusahaan ini sudah terstrukrur dan berjalan dengan baik.
2. Sistem pengeluaran kas pada PTPN III Unit Sei Mangkei sama seperti pengeluaran didalam setiap usaha. Bukti transaksi ataupun perencanaan sebelumnya berpengaruh dalam aktivitas pengeluaran kas. Perencanaan yang benar dengan anggaran yang telah ditetapkan serta bukti transaksi
yang legal akan membuat sistem pengeluaran kas berjalan dengan baik. Prosedur pengeluaran kas dimulai oleh bukti transaksi yang kemudian diajukan kepada asisten keuangan dan setelah itu harus meminta persetujuan manajer terlebih dahulu setelah mendapat izin baru kas dapat dikeluarkan untuk pembiayaan dalam operasional perusahaan. Dengan demikian sistem pengeluaran kas sudah dibuat dan dijalankan dengan baik dan aman.
B. Saran
1. Perusahaan sebaiknya melakukan rapat koordinasi antara bagian yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas untuk mngetahui masalah yang dihadapi dan mencari pemecahan masalah, serta perusahaan harus mengambil tindakan tegas dengan pemberian sanksi. 2. Kebijakan yang telah digariskan hendaknya menjadi pedoman dan
pengalaman di masa yang akan datang serta memperhatikan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum dan juga memperhatikan apakah ada kemungkinan penambahan terhadap sistem informasi tersebut melihat perkembangan saat ini.
3. Perusahaan seharusnya lebih mengutamakan pengendalian internal control agar tidak menimbulkan kesalahan dan penyalahgunaan sistem informasi yang telah dilakukan sebelumnya. Dikarenakan pengendalian belum terlihat didalam sistem tersebut.
