L E N T E R A D U M A I, Volume 12, Nomor 1, Januari 2021 eissn : pissn :

(1)

JURNAL MANAJENEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Page 19

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA ALUMNI DAN

TRACER STUDY PADA STMIK DUMAI

Masrizal1_{, Rahmat Hidayatullah}2_{, Muhammad Arif}3 1,_{Jurusan Sistem Informasi, STMIK Dumai} 2,_{Jurusan Teknik Informatika, STMIK Dumai}

3, _{Jurusan Sistem Informasi, STMIK Dumai} 1,2,3_{Jl. Utama Karya Bukit Batrem Dumai Kode Pos 28811} e-mail : masrizal100620@gmail.com1_{, boyyatandroid@gmail.com}2

muhammadarif12365@gmail.com3

ABSTRAK

Tracer Study adalah proses pengumpulan data dan informasi yang berkaitan dengan alumni yang tersebar di berbagai daerah dan berguna untuk mengetahui kegiatan alumni setelah lulus kuliah. Kegiatan Tracer Study Alumni yang dilakukan pada STMIK Dumai, masih menggunakan sistem google form dan microsoft excel sehingga dalam pengolahan data membutuhkan waktu yang lama dan data yang diperoleh masih sering mengalami kesulitan untuk diolah. Kegiatan dari Tracer Study Alumni adalah melakukan survey untuk mendapatkan informasi dari alumni dengan menggunakan sistem Questionnaire online. dengan permasalahan yang ada, dapat di lakukan pembuatan sebuah sistem. Manfaat terbesar dari perancangan sistem ini adalah untuk mengetahui keberadaan para alumni setelah tamat dari bangku perkuliahan dan juga untuk menunjang peningkatan akreditas kampus. Dimana sistem ini dirancang menggunakan bahasa pemograman PHP.

Kata kunci : Sistem, Pengolahan Data, Alumni, Tracer Study.

1.

PENDAHULUAN

Alumni merupakan bagian yang tidak dapat terpisahkan dalam sebuah siklus pendidikan, tetapi sering sekali keberadaan alumni tidak terorganisir dengan baik. Sehingga seringkali terjadi ketidaksesuaian data alumni dengan kenyataan yang ada. Untuk mendapatkan informasi tersebut dilaksanakan sebuah kegiatan survey alumni yang dinamakan kegiatan Tracer

Study Alumni.

Tracer Study Alumni adalah proses pengumpulan data dan informasi yang berkaitan dengan alumni yang tersebar di berbagai daerah dan berguna untuk mengetahui kegiatan alumni setelah lulus kuliah.

Kegiatan Tracer Study Alumni yang dilakukan pada STMIK Dumai, masih menggunakan sistem google form dan microsoft

excel sehingga dalam pengolahan data membutuhkan waktu yang lama dan data yang diperoleh masih sering mengalami kesulitan untuk diolah dan sulit dalam melakukan pencetakan data. Informasi yang diperoleh sangat

bermanfaat bagi kampus, khususnya untuk kepentingan pengembangan program studi.

Kegiatan dari Tracer Study Alumni adalah melakukan survey untuk mendapatkan informasi dari alumni dengan menggunakan sistem

Questionnaire online. Informasi yang diperoleh

dari Questionnaire online adalah seputar karakteristik sebelum kuliah, kegiatan pendidikan dan pembelajaran di kampus, transisi kedunia kerja, pekerjaan dan kompetensi hubungan pekerjaan dengan program studi. Setelah informasi diperoleh, selanjutnya data akan diolah oleh bagian kemahasiswaan.

Berdasarkan uraian tersebut, peneliti menemukan ide dan menjadikannya sebagai bahan skripsi di dalam suatu media untuk para alumni dengan judul “Sistem Informasi Pengolahan Data Alumni dan Tracer Study Pada Stmik Dumai”.

(2)

2.

LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama, untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu. (Jeperson Hutahaean, 2015:2)

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.(Andri Kristanto, 2008:1)

2.2. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diklasisfikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. (Tata Sutabri, 2012:22)

2.3. Pengolahan Data

Pengolahan data adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsi perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.(Faisal, Afidh, & Arianto, 2017)

2.4. NotePad++

Menurut (Palevi & Krisnawati, 2013) di dalam jurnal (Siti Suherni, Nur Rubiati, 2017) Notepad++ adalah sebuah aplikasi text editor yang bersifat gratis. Notepad menitikberatkan kegunaan aplikasi untuk editing text dalam waktu yang cepat dan praktis. Notepad++ mendukung banyak format bahasa pemrograman seperti PHP, HTML, JavaScript dan CSS. Aplikasi ini dapat diunduh secara bebas di alamat “notepad-plus-plus.org”.

2.5. Tracer Study

Menurut Harald Schomburg (2003: 11) di dalam jurnal (Fitrihana, Ekawatiningsih, Chayati, Asiatun, & Tritanti, 2014), mendefinisikan

Tracer Study merupakan pendekatan yang

memungkinkan institusi pendidikan tinggi memperoleh informasi tentang kekurangan yang mungkin terjadi dalam proses pendidikan dan proses pembelajaran dan dapat merupakan dasar untuk perencanaan aktivitas untuk penyempurnaan di masa mendatang. Tracer

Study dapat digunakan untuk menggali Informasi

dari para lulusan dan pengguna lulusan dapat berupa tentang pengetahuan dan ketrampilan yang relevan (hubungan antara pengetahuan terhadap ketrampilan dan tuntutan pekerjaan, area pekerjaan, posisi profesi).

Tracer Study dapat juga digunakan sebagai

kegiatan mencari informasi tentang kebutuhan stakeholder terhadap alumni. Tujuan dari

kegiatan ini adalah mengumpulkan informasi dan masukan yang relevan dari lulusan terkait dengan

learning dan working experience yang dialami

oleh lulusan guna pengembangan Perguruan Tinggi.

Menurut Schomburg (2003) tujuan utama dari kegiatan Tracer Study adalah untuk mengetahui atau mengidentifikasi kualitas lulusan di dunia kerja, sedangkan tujuan khusus

Tracer Study adalah:

1. Mengidentifikasi profil kompetensi dan keterampilan lulusan.

2. Mengetahui relevansi dari pelaksanaan kurikulum yang telah diterapkan di perguruan tinggi dengan kebutuhan pasar tenaga kerja dan pengembangan professional di dalam kompetensi jurusan.

3. Untuk mengevaluasi hubungan dari kurikulum dan studi di jurusan sebagai pengembangan keilmuan.

4. Sebagai kontribusi dalam proses akreditasi jurusan.

Penelusuran lulusan (Tracer Study) adalah salah satu hal strategis yang harus dilakukan oleh setiap institusi pendidikan. Setidaknya ada tiga manfaat yang bisa diperoleh dari pelaksanaan kegiatan ini, yaitu:

1. Mengetahui stakeholder satisfaction, dalam hal ini lulusan, terkait dengan learning

experiences yang mereka alami, untuk

dijadikan alat eveluator kinerja institusi. 2. Mendapatkan masukan yang relevan sebagai

dasar pijakan pengembangan institusi, terkait dengan kemampuan bersaing, kualitas, dan

working experiences lulusan yang bisa

digunakan untuk menangkap kesempatan dan menanggulangi ancaman ke depan.

Meningkatkan hubungan lulusan dan almamater, karena apabila dilihat dari pengalaman institusi-institusi pendidikan terkenal, ikatan lulusan dan almamater yang kuat akan banyak membawa banyak manfaat kepada almamater seiring dengan diakuinya kiprah lulusan di masyarakat.

2.6. Aliran Sistem Informasi (ASI)

Aliran sistem infomasi (ASI) merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusan. Untuk itu dibutuhkan pedoman-pedoman untuk membuat Aliran Sistem Informasi (ASI). (Iswandy, 2014)

Aliran sistem infomasi merupakan alat bantu yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. ASI dapat digunakan dengan menggunakan simbol-simbol seperti pada tabel dibawah ini. (Wadisman, 2018)

(3)

Tabel 1. Simbol-Simbol ASI

Simbol Keterangan Proses Menunjukkan

kegiatan proses dari operasi program komputer

Multy Dokumen Menujukkan dokumen input dan output untuk manual, mekanik/komputer Dokument Menujukkan dokumen yang digunakan untuk input dan output baik secara manual, mekanik maupun komputerisasi Manual Operation Menunjukkan

kegiatan manual

Pendokumentasian File yang diarsipkan menurut alphabet atau huruf

Garis Alir Menunjukkan arus dari proses

Sumber: (Wadisman, 2018).

2.7. Diagram Konteks (Context Diagram)

Context Diagram merupakan gambaran secara global atau umum dari sistem yang dirancang secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik tempat data itu mengalir atau tempat data itu disimpan. (Iswandy, 2014)

Menurut (Yakub, 2012) Contex Diagram (top level) adalah bagian dari data flow diagram yang berfungsi memetakan model linkungan, yang dipresentasikan dengan lingkungan tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Context

Diagram menyoroti sebuah karakteritik penting

sistem, yaitu: (Suryati, 2010).

2.8. Diagram Alir (Flowchart)

Flowchart merupakan langkah-langkah penyelesaian masalah yang dituliskan dalam simbol-simbol tertentu. Diagaram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logika. Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi, juga diperlukan sebagai dokumentasi. (Lamhot Sitorus, 2015:14)

Tabel 2. Simbol-simbol Flowchart

Simbol Keterangan

Terminal Permulaan/akhir program Garis Alir

Arah aliran program

Predefined Process

Pemberian harga awal

Proses Proses pengolahan data

Input/output

Mempresentasikan input data atau output data yang diproses, parameter atau informasi Decision Memberikan pilihan untuk langkah selanjutnya

Connector Penghubung bagian flowchart pada satu halaman

Offline Connector Penghubung _{flowchart yang berada}bagian pada halaman berbeda

Dokumen _I/O _dalam _format yang dicetak

Phunced Card _Menyatakan _input berasal dari kartu atau output di tulis ke kartu

Sumber: (Lamhot Sitorus, 2015)

2.9. Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Fauzi Rahman dan Santoso (2015:81) Entity Relationship Diagram adalah gambar atau diagram yang menunjukkan infomasi dibuat, disimpan dan digunakan dalam sistem bisnis.

(4)

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. ERD juga menggambarkan hubungan atara satu entitas yang memiliki sejumlah atribut dengan entitas yang lain dalam suatu sistem yang terintegrasi. (Ridhawati, 2017)

Tabel 3. Simbol-simbol Entity Relationship

Diagram (ERD)

Sumber: (Siswanto, 2012)

3. METODOLOGI PENELITIAN

Gambar 1. Kerangka Kerja

Adapun penjelesan metode penelitian yang digunakan:

1. Menganalisis masalah

Analisis masalah pada penelitian ini menggunakan dua metode, yaitu metode deskriptif dimana pada metode ini data yang ada dikumpulkan, disusun, dikelompokkan dan dianalisa sehingga diperoleh beberapa gambaran yang jelas pada permasalahan yang dibahas, dan penelitian ini juga menggunakan metode komporatif yaitu pada metode ini analisis dilakukan dengan cara membandingkan teori dan praktek, sehingga nantinya akan diperoleh gambaran yang jelas dalam pengimplementasian sistem.

2. Mengumpulkan data

Pengumpulan data diambil dari berbagai sumber dengan tiga metode, yaitu studi permasalahan, metode observasi dan wawancara.

a. Studi permasalahan

Studi permasalahan dilakukan dengan mempelajari data alumni yang diberikan oleh manajemen STMIK Dumai dan sampai pada pengambilan kesimpulan. Kemudian penulis akan mengkonfirmasi ulang pada manajemen STMIK Dumai tentang kebenaran data yang diberikan. b. Observasi.

Observasi dilakukan untuk melihat secara langsung bagaimana pekerjaan yang dilakukan oleh bagian prodi STMIK Dumai.

c. Wawancara.

Wawancara dilakukan kepada pimpinan dan staff STMIK Dumai guna memperoleh data yang akan membantu dalam pembuatan aplikasi.

3. Mengidentifikasi Masalah

Tahapan ini dimulai dengan melakukan

survey ke lapangan dan melihat secara

langsung bagaimana keadaan pekerjaan yang dilakukan oleh pimpinan dan staff STMIK Dumai

4. Mempelajari Literatur.

Mempelajari jurnal-jurnal serta buku-buku yang berhubungan dengan permasalahan yang ada.

5. Mendesain Sistem

Pada tahap ini akan dilakukan proses desain sistem, dimulai dengan penyajian basis data berupa fakta dan aturan, desain antar muka masukan, pembuatan algoritma, dan pembuatan antar muka keluaran.

6. Membangun Sistem

Simbol Keterangan

Entity adalah objek riil yang dapat di bedakan satu dengan yang lain. Entity digambarkan simbol seperti BOX

Atribut adalah elemen dari entitas yang berfungsi untuk menerangkan entitas tersebut.

Relasi sama saja dengan relasi, yaitu hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih

Line Berfungsi untuk

menghubungkan atribut dengan entity dan entity dengan relationship/relasi.

Menganalisis Masalah

Mengumpulkan Data

Mengidentifikasi Masalah

Mempelajari Literatur

Mendesain Sistem

Membangun Sistem

Pengimplementasian Sistem

Penyajian Sistem

(5)

Membangun suatu sistem dengan melihat permasalahan yang ada maka dapat ditentukan kebutuhan-kebutuhan apa saja yang nantinya akan digunakan untuk kebutuhan penyimpanan data.

7. Pengimplementasian Sistem

Pada tahap ini dilakukan sebuah penyajian sistem yang sudah sempurna dan dapat digunakan sesuai kebutuhan di STMIK Dumai

8. Penyajian Sistem

Pada tahap ini dilakukan pengkajian kembali kelayakan dari pada sistem yang telah dirancang, apakah sistem tersebut sudah sesuai atau masih perlu dilakukan peninjauan kembali atau penyempurnaan.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Aliran Sistem Informasi (ASI) Lama

Aliran sistem yang sedang berjalan pada penyusunan rencana sistem informasi pengolahan data alumni dan tracer study pada STMIK Dumai dimulai dari ketua program studi memberikan formulir tracer study dan biodata ke pihak mahasiswa dalam bentuk sistem google form, kemudian mahasiswa menerima formulir tersebut dan mengisi formulir dengan data yang valid, setelah mahasiswa selesai mengisi semua data, mahasiswa dianjurkan untuk mengirimkan data yang sudah diisi melalui google form tersebut ke pihak prodi, setelah itu pihak prodi menerima data yang dikirimkan oleh mahasiswa dan tersimpan otomatis ke dalam document excel.

Adapun sistem informasi yang sedang berjalan pada sistem pengolahan data alumni dan

tracer study pada STMIK Dumai adalah sebagai

berikut :

ASI Lama

Alumni Ketua Prodi

Formulir Biodata dan Tracer Study

Mengirim Mengisi

Data Alumni Formulir Biodata

dan Tracer Study

Data Alumni

A

Gambar 2. Aliran Sistem Informasi yang sedang

berjalan

4.2. Aliran Sistem Informasi yang baru (ASI Baru)

Aliran sistem informasi yang baru tidak mengalami perubahan yang begitu banyak dari aliran sistem informasi yang lama, hanya saja alumni dapat menginputkan biodata dan tracer

study yang selanjutnya akan disimpan ke dalam database, kemudian ketua program studi dapat

melihat data yang telah dimasukkan alumni dan ketua program studi dapat mencetak laporan tersebut. Kemudian pihak alumni memasukkan data survey pengguna yang selanjutnya akan disimpan ke dalam database, kemudian ketua program studi dapat melihat data yang yang telah dimasukkan dan ketua program studi dapat mencetak laporan tersebut.

(6)

JURNAL MANAJENEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Page 24 ASI BARU Alumni Ketua Prodi Input Data Data Survey F F Data Mahasiswa Data Mahasiswa Upload Survey Pengguna Data Survey Biodata dan Tracer Study Database Data Mahasiswa Survey Pengguna Lulusan

Gambar 3. Aliran Sistem Informasi yang baru 4.3. Context Diagram

Sistem informasi pengolahan data alumni dan tracer

study pada STMIK

Dumai Ketua Prodi Alumni Biodata alumni, tracer study Laporan biodata alumni, tracer study Survey Pengguna

Gambar 4. Context diagram

Data Flow Diagram (DFD)

Rekam Data Master d1 alumni

Rekam Transaksi d5biodata_orang_tua alumni

ketua prodi d6skripsi

Rekam Laporan

Data Alumni, Pendaftaran Alumni, Pekerjaan Alumni, Status Kerja Alumni, Metode Pembelajaran, Waktu Tunggu

Kerja, Survey Alumni d2 d3 identitas_alumni tb_survey perusahaa n pekerjaan pencarian_kerja d7 d8 kompetensi_diri kompetensi_perusaha an d9 d10 d4 _loker

Gambar 5. Data Flow Diagram

4.5. Manual Sistem a. Form Menu

Jalankan sistem ini dengan cara membuka pada browser mozila firefox kemudian masukan alamat domain yang dituju. Dalam form menu utama terdapat sub menu utama, daftar alumni STMIK, rekap alumni, dan login yang barada di menu samping kiri program seperti pada gambar berikut.

Gambar 6. Form Menu Utama

Klik pada menu daftar alumni STMIK jika ingin melihat siapa yang sudah menjadi alumni di STMIK Dumai seperti gambar di bawah ini.

(7)

Gambar 7. Form Daftar Alumni STMIK

Klik pada foto Alumni jika ingin melihat lebih detail data-data alumni seperti gambar di bawah ini.

Gambar 8. Form Daftar Detail Alumni STMIK b. Form Login

Pada Form login terdapat tiga hak akses untuk masuk ke dalam sistem ini, pertama hak akses sebagai admin, user, dan perusahaan. Masukan username dan password dan langsung klik pada tombol login. Jika batal login klik kembali ke beranda dan pengguna akan kembali ke tampilan awal. Berikut tampilan form login.

Gambar 9. Form Login c. Form Menu Utama User

Dalam menu ini terdapat sub menu Beranda, Biodata Alumni, Pelacakan Study,

Logout setelah pengguna login sebagai user akan

tampil menu seperti gambar berikut.

Gambar 10. Form Menu Utama User

d. Form Biodata Alumni

Berikut adalah petunjuk penggunaan form biodata alumni. Pada Form Menu utama klik biodata alumni yang berada di menu samping kiri sistem dan akan tampil seperti gambar berikut.

Gambar 11. Form Input Biodata Alumni

Selanjutnya, untuk pengisian form biodata alumni, jika alumni sudah bekerja maka akan muncul form pekerjaan seperti gambar berikut.

Gambar 12. Form input pekerjaan

Untuk selanjutnya, pengguna akan di arahkan ke form input biodata orang tua seperti gambar di bawah ini.

(8)

Gambar 13. Form input biodata orang tua

Terakhir, pengguna akan di arahkan untuk mengisi form skripsi seperti gambar berikut.

Gambar 14. Form input skripsi

Kemudian, apabila alumni sudah pernah mengisi biodata, maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah.

Gambar 15. Form Biodata e. Form input Tracer Study

Pada Form Menu utama klik menu Pelacakan Study yang berada di menu samping kiri sistem dan akan muncul tampilan seperti gambar di bawah.

Gambar 16. Form Input Tracer Study

4. KESIMPULAN

Berdasarkan uraian-uraian di atas dan perancangan sistem di makasud di dalam skripsi ini, maka dapat diambil beberapa kesimpulan : 1. Dengan menggunakan sistem yang telah

terkomputerisasi maka akan mempermudah pihak prodi untuk mengolah data alumni dan

Tracer Study pada STMIK Dumai

2. Penyimpanan data akan lebih aman dan lebih ekonomis dengan adanya database tersendiri, dan adanya layanan pencarian data yang dapat memberikan kemudahan, ketepatan yang lebih baik.

3. Dengan adanya sistem ini, bagian program studi menjadi lebih mudah untuk melakukan pencetakan data alumni.

4. Dengan menggunakan sistem yang berbasis web, kebutuhan akan informasi dan laporan mengenai alumni dapat diperoleh setiap saat.

5. REFERENSI

Faisal, M. R., Afidh, R. F. F., & Arianto, A. (2017). Sistem Pengolahan Data Pelanggan Pada TV Kabel PT. Aneka Vision Dumai Menggunakan Visual Basic 6.0. Jurnal

Informatika, Manajemen, 9(1), 49–58.

Fitrihana, N., Ekawatiningsih, P., Chayati, I., Asiatun, K., & Tritanti, A. (2014). Kajian Tracer Study Lulusan Jurusan PTBB FT UNY Tahun 2012. Jurnal Pendidikan

Teknologi Dan Kejuruan, 22(2), 55–65.

Iswandy, E. (2014). Kemampuan Fisik Atlet ( Studi Kasus : Fakultas Ilmu Keolahragaan ( Unp ) Padang ), 2(2).

Jeperson Hutahaean. (2015). Konsep Sistem

Informasi. CV. Budi Utama.

Lamhot Sitorus. (2015). Algoritma Dan Pemrograman. CV. Andi Offset.

Ridhawati, E. (2017). Sistem Informasi Penjualan Berbasis Web Pada Cv Alfa Furniture Ambarawa Pringsewu Lampung. Jurnal

Cendikia, 13(1), 1–5.

Siti Suherni, Nur Rubiati, H. K. (2017). Aplikasi Pendaftaran Dan Penerimaan Siswa Baru Di SMK Negeri 1 Rupat Berbasis WEB Dan SMS Gateway. Jurnal Informatika,

(9)

Suryadin, I. T. (2017). Kabupaten Purworejo Imam Tri Suryadin Politeknik Sawungggalih Aji Email : Imam.Ts@Gmail.Com, 5(2), 1–10.

Suryati, B. E. Purnama. (2010). Pembangunan Sistem Informasi Pendataan Rakyat Miskin Untuk Program Beras Miskin ( Raskin ) Pada Desa Mantren Kecamatan Kebonagung Kabupaten Pacitan, 2(4), 1– 10.

Tata Sutabri. (2012). Analisis Sistem Informasi. CV. Andi Offset.

Wadisman, C. (2018). Perancangan Aplikasi Pengolahan Dara Logistik Pada Kantor Cabang BRI Solok. Journal Of Information

Technology And Computer Science, 1(2),

140–150.