47 Pembangunan Daerah Kabupaten Sragen
Dalam bagian ini penulis akan membahas secara lebih mendalam hasil pengamatan penulis selama magang, mengenai administrasi kearsipan di Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sragen. Selain itu, penulis juga akan membahas sarana atau fasilitas apa saja yang digunakan untuk menunjang aktivitas administrasi kearsipan di Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sragen. Hal-hal yang akan penulis bahas antara lain :
A. Penerimaan dan pencataan Arsip B. Penyimpanan Arsip
C. Penyusutan Arsip Berikut adalah penjelasannya :
A. Penerimaan dan Pencatatan Arsip
Suatu instansi baik swasta atau instansi pemerintah dalam melaksanakan tugasnya selalu berhubungan dengan instansi lain atau pihak-pihak lain yang berkepentingan dengan instansi tersebut. Seperti halnya dengan yang dilakukan oleh BAPPEDA Kabupaten Sragen dalam melaksanakan tugasnya merencanakan pembangunan di Kabupaten Sragen. Dalam melaksanakan hubungan dengan instansi lain tidak jarang BAPPEDA menerima dan mengirim beberapa surat dalam 1 (satu) hari. Di BAPPEDA Kabupaten Sragen setiap harinya menerima kurang lebih 15-20 surat masuk dan mengirim kurang lebih 5-13 surat keluar.
Setiap surat yang masuk terlebih dahulu harus disalurkan di Sekretariat BAPPEDA untuk diproses. Seperti yang dikatakan Bapak Suparno selaku Kepala Subag Umum dan Kepegawaian dalam wawancara, sebagai berikut :
“Semua surat yang masuk di Bappeda Sragen entah itu online (Surat Maya) ataupun dalam bentuk fisik terlebih dahulu mealalui Sekretariat untuk dicatat di
buku agenda dan disposisi kemudian dinaikan ke Kepala Bappeda atau Sekretaris Bappeda, hal ini dilakukan supaya semua surat yang masuk di Bappeda bisa terpusat dan terkontrol”
(wawancara tanggal 15 Maret 2016) a. Surat Masuk
1) Penerimaan Surat Masuk
Menerima surat masuk (via pos, kurir, email, faximile) dan meneliti kebenaran alamat surat dengan ketentuan sebagai berikut:
a) Alamat salah
Apabila alamat salah dikembalikan kepada pengirim surat.
b) Alamat benar
- Membubuhkan paraf disertai nama, tanggal dan jam saat surat diterima pada lembar pengantar atau buku espedisi atau bentuk tanda terima lainnya.
- Melakukan sortir surat dan mengklasifikasikan surat ke dalam kelompok surat dinas atau surat pribadi.
- Menyampaikan semua surat yang telah disortir dan diteliti kepada pengarah surat (Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian)
2) Pengarahan Surat Masuk
a) Membuka, membaca dan meneliti kelengkapan surat serta sekaligus menentukan kualifikasinya (Biasa / Penting / Rahasia / Pengaduan)
b) Menyerahkan surat yang telah ditentukan kualifikasinya kepada pencatatat surat untuk diadministrasi secara manual dan elektronik.
3) Pencatatan Surat Masuk
a) Mencatat ringkasan surat masuk yang meliputi nomor urut, nomor surat, tanggal surat, tanggal diterima, pengirim dan isi ringkas.
b) Memisahkan lembar disposisi (putih) dan mencatat surat-surat kedalam kartu kendali, lembar disposisi dan elektronik.
4) Penyampaian Surat Masuk
Menyampaikan surat yang telah diberi lembar disposisi (putih) kepada Kasubag Umum dan Kepegawaian untuk diarahkan.
5) Pengarahan dan pemberian Disposisi Surat Masuk
a) Menentukan penyampaian surat yang telah diberi lembar disposisi.
b) Menyerahkan surat yang telah diarahkan pada lembar disposisi kepada pencatat surat.
6) Menyampaikan Surat Masuk
Menyampaikan surat yang diberi lembar disposisi sesuai arah surat.
Dalam pengamatan penulis secara langsung yang terjadi di Sekretariat BAPPEDA Kabupaten Sragen selama magang di BAPPEDA, dalam pengurusan surat masuk yaitu melalui prosedur sebagai berikut :
1. Apabila alamat benar staff yang mengurusi surat menyurat memberikan paraf, tanggal, dan jam diterimanya surat kepada kurir surat.
2. Setelah diterima, staff akan mengklasifikasikan apakah surat tersebut surat dinas atau surat pribadi.
3. Apabila surat pribadi akan langsung kepada yang bersangkutan.
4. Apabila surat dinas langsung dicatat di buku agenda surat (aplikasi online) dan diberi lembar disposisi.
5. Apabila sudah banyak surat sudah terkumpul kemudian diserahkan kepada kasubag umum dan kepegawaian untuk di respon dan diarahkan.
6. Setelah diarahkan dan di paraf diambil oleh staff dan diarahkan kepada bidang yang dituju.
Adapun pengurusan surat masuk yang melalui online (aplikasi surat maya), pengurusannya yaitu sebagi berikut :
1. Surat masuk melalui surat maya (online).
2. Di print dan diberi lembar disposisi.
3. Dicatat di buku agenda surat masuk (aplikasi online)
4. Setelah terkumpul cukup banyak diserahkan ke kepala Subag Umum dan Kepegawaian untuk direspon dan diarahkan.
5. Diarahkan ke bidang atau alamat yang dituju.
Adapun hambatan dalam pengurusan surat masuk di BAPPEDA Kabupaten Sragen menurut pengamatan penulis yaitu Butuh waktu sekitar 1-2 jam untuk surat bisa masuk ke bidang yang dituju, karena menunggu diarahkan dan diberikan lembar disposisi dari kepala Sub Bidang Umum dan Kepegawaian padahal di SOP hanya waktu yang dibutuhkan di untuk mengarahkan dan memberikan disposisi surat yaitu 10 menit.
Gambar 4.1 Contoh Lembar Disposisi Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
b. Surat Keluar
1) Pembuatan konsep surat
Konsep harus memenuhi syarat, antara lain : bersifat formal ( dinas ), objektif, ringkas dan jelas maksudnya, sopan dan ramah bahasanya, seragam dalam bentuknya serta rapi dalam pengetikannya.
2) Pengajuan Konsep
Setiap konsep surat keluar yang akan mendapat persetujuan, diserahkan kepada Sekretaris BAPPEDA untuk diperiksa keabsahan isi dan format penulisan. Konsep surat akan diparaf sebagai tanda mendapat persetujuan dari Sekretaris. Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan Sekretaris, prosedur pengurusan surat keluar dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya.
3) Pengetikan Surat
Surat keluar yang telah mendapat persetujuan Sekretaris BAPPEDA kemudian diketik ulang oleh pembuat konsep dengan menggunakan kertas HVS.
4) Penandatanganan Surat
Surat jadi tersebut kemudian disampaikan kepada Kepala BAPPEDA Kabupaten Sragen, yang berwenang untuk menandatanganinya.
5) Pencatatan Surat Keluar
Surat yang sudah mendapat tanda tangan, kemudian diberi nomor surat keluar, dicap dan disertai kelengkapan lainnya ( lampiran, amplop ) menjadi surat dinas resmi. Surat dinas resmi kemudian di catat dalam buku agenda surat keluar oleh petugas. Setelah selesai di catat dalam buku agenda surat keluar, kemudian dimasukkan ke dalam amplop.
6) Pengiriman dan Penyimpanan
Proses selanjutnya meneliti kelengkapan surat yang akan dikirim, membubuhkan stempel kantor pada surat dan amplop, merekatkannya dengan steples, menempelkan perangko dan sebagainya. Pelaksanan penyampaian dan pengiriman surat keluar intern dilakukan oleh karyawan kantor. Sedangkan pengiriman melalui pos, menggunakan bantuan tukang pos. Kemudian arsip surat keluar disimpan berdasarkan pada kartu kendali warna kuning, surat keluar yang telah dicatat pada buku agenda surat keluar dan fotocopy surat keluar.
Dalam pengamatan penulis secara langsung yang terjadi di Sekretariat BAPPEDA Kabupaten Sragen selama magang di BAPPEDA dalam pengurusan surat keluar di BAPPEDA Kabupaten Sragen aitu sebagai berikut :
1) Staff yang berkepentingan di bidang apa saja yang akan mengirimkan surat ke dinas lain terlebih dahulu membuat suratnya langsung tidak melalui tahap konsep surat karena konsep dan kop surat tiap bidang sudah punya.
2) Kemudian setelah surat jadi dan diprint 2 (dua) lembar untuk arsip, diserahkan kepada staff di Subag Umum dan Kepegawaian untuk dimintai tanda tangan kepala atau sekretaris BAPPEDA.
3) Setelah surat ditandatangani, staff di Subag umum dan Kepegawaian memberi cap dan nomor surat dan surat dimasukan ke amplop.
4) Setelah itu staff akan mencatat surat tersebut ke buku agenda surat keluar.
5) Pengiriman surat melalui karyawan kantor atau kurir pos, apabila online surat tadi tidak perlu di print hanya menyerahkan soft filenya saja.
6) Surat yang untuk arsip terlebih dahulu dikumpulkan di meja staff yang mengurusi surat menyurat sebelum akhirnya disimpan.
Dalam pengurusan surat keluar di BAPPEDA Kabupaten Sragen menurut penulis selama magang di Sekretariat BAPPEDA tidak ada hambatan dalam pengurusannya karena memang sesuai dengan SOP.
B. Penyimpanan Arsip
a. Asas Penyimpanan Arsip
Asas penyimpanan arsip di Sekretariat BAPPEDA Kabupaten Sragen yaitu menggunakan asas campuran (antara asas sentralisasi dengan asas desentralisasi). Karena dengan asas campuran lebih efisien dalam menghemat waktu karena ruang bidang-bidang yang terdapat di BAPPEDA Kabupaten Sragen ada yang di lantai 2 (dua) sehingga membutuhkan waktu lebih untuk mencari arsip apabila menggunakan asas sentralisasi. Selain itu, arsip juga tersedia di per bidang sehingga lebih cepat dalam pencariannya dan pekerjaan juga semakin cepat selesai. Seperti yang dikatakan Bapak Suparno selaku
kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, berikuit kutipan wawancara dengan Bapak Suparno :
“Keuntungan menggunakan asas ini yaitu untuk efisiensi kerja, khususnya dalam waktu karena arsip tersedia di per bidang, apabila bidang lain yang membutuhkan arsip tidak harus naik turun tangga.”
(Wawancara tanggal 15 maret 2016)
Sedangkan kekurangan asas ini yaitu adanya arsip ganda yang tersimpan di sekretariat dan juga bidang yang bersangkutan. Hal ini akan membuat arsip di BAPPEDA Kabupaten Sragen cepat banyak. Seperti yang dikatakan Bapak Suparno, selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, sebagai berikut :
“Kalau kelemahan asas ini yaitu banyak arsip yang ganda di sekretariat ada dan di bidang yang bersangkutan juga ada karena diolah oleh masing-masing bidang. hal ini membuat tempat penyimpanan arsip cepat penuh di BAPPEDA meskipun dalam penemuannya mudah”
(wawancara tanggal 15 maret 2016) b. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip di sekretariat BAPPEDA Kabupaten Sragen yaitu menggunakan sistem penyimpanan arsip menurut Pokok Masalah.
Karena lebih mudah dalam pencarian arsipnya setelah menurut pokok masalah arsip dikelompokan lagi menurut tahun. Seperti yang dikutip dari wawancara dengan Bapak Suparno selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, sebagai berikut :
“Sistem penyimpanan arsip di sini entah di Sekretariat atau di bidang- bidang lain yaitu menurut pokok masalah supaya lebih mudah pencariannya.
Dari pokok masalah itu dikelompokan lagi menurut tahun, jadi apabila staff ingin mencari arsip tahun 2013 dibuka arsip tahun 2013 disitu tinggal memilih pokok masalah yang dicari seperti kepegawaian, keuangan dll”
(wawancara tanggal 15 maret 2016)
Dalam sistem penyimpanan seperti ini terdapat kelemahannya yaitu Kurang teratur dalam pengembalian arsip karena banyak staff yang meminjam arsip tapi pada saat mengembalikan ke sekretariat tidak sesuai susunannya sehingga sulit untuk ditemukan.
Prosedur penyimpanan arsip di Sekretariat BAPPEDA Kabupaten Sragen yaitu :
1) Memisah-misahkan arsip
Setelah surat atau arsip memperoleh kepastian disimpan, kegiatan pertama yaitu memisahkan arsip atau surat yang akan disimpan unbtuk dikelompokan menurut pokok masalahyang ada pada isi surat.
2) Meneliti Arsip
Kelengkapan arsip atau surat diteliti apakah lampirannya ada atau tidak.
3) Mengklasifikasikan Arsip
Menggolongkan arsip menurut pook masalah atau pokok soal yang ditentukan.
4) Arsip atau surat yang sudah diberi juudul atau caption disusun dengan sistem susunan yang tlah ditentukan yaitu susunan tahun.
5) Memfile Arsip
Gambar 4.2 Contoh Arsip RPJMN 2015-2019 Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Gambar 4.3 Contoh Arsip RPJMD Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian C. Penyusutan Arsip
Pada setiap unit kerja di organisasi atau instansi harus ada penyussutan arsip karena seiring berjalannya waktu arsip-arsip akan terus bertambah dan akan memenuhi ruangan. Oleh karena itu perlu diadakannya penyusutan arsip. Di
Sekretariat BAPPEDA Kabupaten Sragen proses penyusutan arsip yaitu dengan menyerahkan arsip inaktif kepada Badan Arsip Daerah Kabupaten Sragen untuk dimusnahkan karena BAPPEDA sendiri tidak melakukan pemusnahan sendiri.
Seperti yang dikatakan oleh Bapak Suparno selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, sebagai berikut :
“BAPPEDA Sragen tidak pernah melakukan proses pemusnahan arsip kalau penyusutan arsip kita pindahkan saja arsip yang nilai gunanya sudah menurun dan tidak berguna lagi ke Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen untuk diproses lebih lanjutnya”
(wawawncara tanggal 15 maret 2016)
Penyusutan arsip di BAPPEDA Kabupaten Sragen yaitu dengan menyerahkan atau memindahkan arsip yang nilai guanaya sudah menurun ke Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen. Adapun prosedur pemilihan arsip yang akan dipindahkan yaitu :
a. Arsip-arsip terlebih dahulu dipilih mana arsip yang masih aktif dan arsip yang sudah tidak aktif.
b. Membuat berita acara penyusutan arsip sesuai prosedur.
c. Setelah dibuatkan berita acara lalu di tandatangani oleh staff yang mengurusi bagian arsip, di BAPPEDA Kabupaten Sragen ini yaitu Bapak Anto dan diketahui oleh Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yaitu Bapak Suparno.
d. Setelah itu arsip-arsip tersebut dipindahkan ke Badan Arsip dan perpustakaan daerah Kabupaten Sragen menggunakan mobil.
Selain proses administrasi kearsipan di Badan Prencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sragen penulis juga akan membahas sarana dalam proses administrasi kearsipan di sekretariat BAPPEDA Kabupaten Sragen. Sarana atau Fasilitas merupakan kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Maka dalam penyelenggaraan aktivitas kearsipan harus memperhatikan
fasilitas-fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat. Adapun fasilitas Kearsipan di BAPPEDA Kabupaten Sragen adalah sebagai berikut :
a. Alat Penerimaan Surat 1) Meja tulis
2) Pelubang kertas 3) Staples
4) Penggaris Gunting b. Alat penyimpanan surat
1) Sneilbox 2) Stopmap 3) Filling cabinet 4) Almari
c. Alat Korspondensi 1) Komputer 2) Printer 3) Kertas 4) Stampel 5) Buku agenda
59 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan penulis dapat diambil kesimpulan secara garis besar bahwa administrasi kearsipan pada sekretariat di BAPPEDA Kabupaten Sragen sudah baik dan dilakukan seauai prosedur kearsipan, sekalipun masih ada yang perlu di perbaiki karena prosedurnya masih kurang memadai dan belum dilakukan. Hal ini dapat dilihat sebagai berikut :
1. Penerimaan dan pencatatan arsip sudah berjalan dengan baik. Semua surat yang masuk maupun keluar dalam pemrosesannya melalaui Sub Bidang Umum dan Kepegawaian. Dengan terpusat seperti ini surat yang masuk dan keluar dapat dikontrol dengan baik.
2. Penyimpanan Arsip
a. Asas penyimpanan arsip di Sekretariat BAPPEDA Kabupaten Sragen menggunakan asas campuran antara asas sentralisasi dengan asas desentralisasi karena efisien dalam waktu. Asas penyimpanan arsip di BAPPEDA sudah bagus sesuai dengan keadaan ruang bidang-bidang di BAPPEDA.
b. Sistem penyimpanan arsip di Sekretariat BAPPEDA Kabupaten Sragen menggunakan sistem penyimpanan menurut pokok masalah sudah bagus, tapi dalam pengembaliannya masih kurang rapi dan teratur.
3. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip di BAPPEDA Kabupaten Sragen yaitu dengan menyerahkan arsip kepada Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen. Karna BAPPEDA tidak melakukan pemusnahan arsip sendiri.
B. Saran
Setelah mengetahui Administrasi Kearsipan di Sekretariat BAPPEDA Kabupaten Sragen ada beberapa kekurangan. Organisasi yang baik yaitu yang bisa menerima Kritik dan Saran yang sifatnya membangun organisasi tersebut untuk menjadi yang lebih baik. Berdasarkan kesempatan tersebut, penulis akan sedikit memberikan saran sebagai penyempurnaan agar menjadi lebih baik lagi.
Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut :
1. Pada penerimaan surat masuk supaya pendistribusian surat lebih cepat sebaiknya tidak perlu menunggu surat menumpuk dulu. Karena sesuai Standar Operasional Prosedurnya pengarahan dan pemberian disposisi surat di sub bag umum dan kepegawaian hanya 10 menit.
2. Sistem penyimpanan arsip sebaiknya ditata lebih teratur dan sistematis lagi. Arsip yang telah selesai digunakan supaya segera dikembalikan lagi ke tempat semula, selain itu, sistem penyimpanan arsipnya juga harus lebih detail lagi, setelah menurut pokok masalah, dikelompokan lagi menurut sub masalah dan sub masalah lagi supaya lebih detail dan pencariannya lebih mudah lagi.
3. Dalam penyusutan arsip sebaiknya diberi retensi waktu berapa tahun atau berapa bulan supaya arsip tidak terlalu menumpuk.
DAFTAR PUSTAKA
Barthos, Bashir.1991. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta. Erlangga.
Widjaja A.W. 1993. Administrasi Kearsipan. Edisi Revisi. Jakarta : Rajawali.
Wursanto. Ig. 1991. Kearsipan II. Yogyakarta: Kanisius.
