RANCANGAN SISTEM INFORMASI BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN BERBASIS WEBSITE (STUDI KASUS: AKBID AISYIAH PONTIANAK)

(1)

7

RANCANGAN SISTEM INFORMASI BIRO

ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN BERBASIS WEBSITE

(STUDI KASUS: AKBID AISYIAH PONTIANAK)

Agung Sasongko¹, Muhammad Sony Maulana²

1BSI Pontianak e-mail: [email protected]

2BSI Pontianak

e-mail: [email protected] Abstrak

Upaya meningkatkan pelayanan pada sebuah institusi perguruan tinggi dalam memberikan informasi akademik ke seluruh sivitas akademik harus dilakukan pada era teknologi informasi pada saat ini. AKBID Aisyiyah adalah perguruan tinggi swasta yang dalam kegiatan operasional pengolahan informasi akademik masih menggunakan berkas tertulis dan file excel yang belum terintegrasi tiap datanya. Tujuan dari penelitian ini untuk merancang Sistem Informasi Biro Akademik Administrasi dan Kemahasiswaan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari AKBID Aisyiyah Pontianak. Metode yang digunakan pada penelitian ini menggunakan Software Development Life Cycle dan model Waterfall. Dokumentasi rancangan sistem menggunakan UML, dimulai dari use-case, activity diagram hingga rancagan deployment. Dari hasil observasi, penentuan use-case terdapat 19 use case, yaitu mulai dari otentikasi sistem, pengolahan data tahun akademik, calon dan data mahasiswa, kelas, dosen, matakuliah, naik tingkat, pengisian nilai hingga penentuan pengguna. Penelitian ini diharapkan menjadi acuan bagi AKBID Aisyiyah untuk mengembangkan sistem informasi BAAK yang sesuai dengan kebutuhan mereka, sehingga sistem yang kelak akan digunakan dapat lebih bermanfaat.

Keywords : sistem informasi, sistem informasi akademik, website

1. Pendahuluan

Era teknologi informasi saat ini harus dimanfaatkan sebaik mungkin bagi tiap organisasi untuk meningkatkan pelayanan dan daya saing. AKBID Aisyiyah Pontianak adalah salah satu perguruan tinggi swasta yang mempersiapkan tenaga ahli yang profesional di bidang kebidanan. Untuk memberikan pelayanan yang baik di bidang administrasi maka perlu adanya respon cepat dan pemberian informasi yang tepat dan akurat. Memanfaatkan sistem informasi Biro Akademik Administrasi dan Kemahasiswaan maka akan membantu dalam pengolahan data akadmik secara terkomputerisasi. Dengan demikian pengolahan dan pencarian data dapat lebih cepat dan hasilnya akurat.

Tujuan dari penelitian ini adalah melakukan rancangan sistem informasi akademik Biro Akademik Administrasi dan Kemahasiswaan yang sesuai dengan kebutuhan di lingkungan AKBID Aisyiyah Pontianak. Model pengembangan yang digunakan adalah Waterfall. Analisa

kebutuhan menjadi pokok utama dalam penelitian ini adalah untuk menentukan fitur apa saja yang diperlukan dalam kegiatan Akademik, Administrasi dan Kemahasiswaan.

2. Metode Penelitian

Metode yang digunakan pada penelitian ini yaitu metode pengembangan perangkat lunak Software Development Life Cycle (SDLC). Model yang digunakan adalah model Waterfall, karena model ini tidak memerlukan iterasi yang berkepanjangan.

Tahapan perancangan sistem yang dilakukan yaitu: 1. Analisa Kebutuhan Fungsional. Mengumpulkan informasi sebanyak mungkin mengenai kebutuhan pengguna terhadap spesifikasi kemampuan sistem yang akan dikembangkan. 2.

Analisa Kebutuhan Non Fungsional.

Menentukan teknologi apa saja yang dibutuhkan berdasarkan dari kebutuhan fungsional untuk menunjang agar sistem yang akan digunakan dapat berjalan dengan optimal. 3. Perancangan Sistem.

(2)

Hasil analisa kebutuhan yang telah didapat, dilakukan perancangan sistem menggunakan UML. 4. Perancangan Database. Setelah rancangan sistem yang telah ditentukan secara terkonsep, maka menentukan attribut dan data yang perlu diolah oleh sistem serta bagaimana hubungan antar entitasnya. Penyusunan rancangan basis-data harus merujuk dari kebutuhan fungsional. 5. Perancangan Antarmuka Program. Menentukan bentuk antar muka program sebagai media interaksi antara pengguna dengan sistem.

Bidang isian yang dipersiapkan harus mendukung untuk disimpan ke basisdata.

3. Pembahasan

Pada penelitian ini menggunakan metode Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model Waterfall. Beberapa tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut:

3.1. Analisa Kebutuhan Fungsional Dari hasil kegiatan observasi dan wawancara terhadap stakeholder kampus AKBID Aisyiyah Pontianak, maka dapat ditentukan use-case glossary sebagai berikut:

Tabel 1. Use Case – Glossay No Use-Case

Name Description Actors 1 Otentikasi Mencegah

pengguna yang tidak berhak masuk sistem untuk akses kedalam sistem.

Staff SI BAAK, Administrator

2 Mengubah Profile Diri

Memperbahar ui data diri.

Staff SI BAAK,

Administrator 3 Merubah

Sandi

Mengganti sandi agar dapat dilakukan secara berkala untuk meningkatkan keamanan.

4 Mengelola data Tahun Akademik

Dapat menambah, mengubah dan menghapus data Tahun Akademik yang sedang berlangsung.

Ini sebagai pengenal sistem terhadap tahun akademik yang sedang berlaku.

5 Mengelola Matakuliah

Dapat menambah, ubah dan hapus matakuliah yang berlaku

Administrator

6 Mengelola Kurikulum

Dapat menambah, merubah dan menghapus daftar matakuliah pada masing- masing semester untuk tahun kurikulum yang diberlakukan pada AKBID Aisyiyah.

7 Mengelola data Dosen

Dapat menambah, merubah dan menghapus data dosen yang pernah ataupun sedang aktif mengajar di AKBID Aisyiyah Pontianak.

8 Mengelola data jurusan

Dapat tambah, ubah dan hapus data jurusan yang berlaku pada AKBID Aisyiyah Pontianak

Administrator

9 Mengelola data Mahasisw a

Dapat tambah, hapus, ubah data mahasiswa dan menentukan tahun masuk serta menentukan status aktif/tidak aktif.

10 Mengelola data kelas

Dapat tambah, hapus dan ubah kelas mahasiswa pada tiap tahun akademik.

11 Mengelola penempat an kelas mahasisw a

Menentukan, memasukan dan

memindahkan mahasiswa pada suatu kelas

12 Mengelola kenaikan tingkat kelas mahasisw a

Menentukan mahasiswa yang naik tingkat kelas.

(3)

13 Mengelola mahasisw a memiliki matakuliah

Mengisi matakuliah tiap mahasiswa per semester yang ditempuh.

Dapat bekerja secara otomatis

14 Mengelola komponen penilaian

Dapat tambah, ubah dan hapus komponen- komponen penilaian matakuliah yang berlaku di AKBID Aisyiyah Pontianak

15 Mengisi nilai matakuliah

Dapat mengisi dan merubah dan

menentukan publikasi nilai matakuliah mahasiswa

Staff SI BAAK

16 Mengelola informasi akademik

Dapat tambah, ubah dan hapus informasi akademik untuk karyawan

17 Mengelola kalender akademik

Dapat tambah, ubah dan hapus kalender akademik

18 Mengelola pengguna sistem

Dapat tambah, ubah dan hapus pengguna sistem BAAK

Administrator

3.2. Analisa Kebutuhan Non-Sistem Sistem yang dikembangkan memerlukan beberapa kebutuhan non-fungsional yaitu sistem harus dapat diakses secara client server, dapat digunakan lebih dari satu komputer yang berbeda, dapat diakses menggunakan jaringan baik intranet maupun internet, dan dapat menyajikan data secara real time. Hal ini dimaksudkan agar sistem dapat diisi data yang jumlahnya banyak dan dapat dikerjakan oleh beberapa staf Sistem Informasi BAAK. Untuk menunjang kebutuhan ini maka diperlukan:

1. Bentuk aplikasi berbasis web dengan bahasa pemrograman PHP agar implementasinya tidak terlalu makan banyak biaya, dikarenakan hanya membutuhkan koneksi jaringan intranet maupun internet dan web browser untuk menjalankannya. 2. Jumlah data akademik

yang kian dinamis dalam tiap semesternya dibutuhkan kemampuan basisdata yang handal. Basisdata yang digunakan adalah PostgreSQL. Basis data yang dirancang harus mempertimbangkan kecepatan kinerja sistem dan kesesuaian konsistensi data dalam jumlah besar. 3. Infrastruktur jaringan komputer harus dibuat, dimana komputer server harus berada pada ruang yang aman namun juga dapat diakses melalui jaringan yang aman, serta selalu dalam kondisi hidup selama 1 x 24 jam. 4.

Komputer server adalah komputer yang khusus digunakan untuk operasional sistem informasi BAAK (independen) yang tidak boleh digunakan untuk keperluan selain dari itu. 5. Pelatihan kepada staff Sistem Informasi BAAK perlu dilakukan, agar pada penggunaannya tidak terjadi kesalahan yang malah akan menurunkan kinerja organisasi. 6. Perawatan terhadap sistem harus selalu dilakukan, mengingat sistem informasi BAAK digunakan untuk jangka panjang selama perguruan tinggi AKBID Aisyiyah Pontianak beroprasional.

3.3. Rancangan Sistem

Rancangan sistem yang digunakan pada penelitian ini menggunakan alat dokumentasi UML. Berikut beberapa diagramnya: 1) Use Case. Dari hasil analisa kebutuhan fungsional, maka dapat ditentukan use-case sebanyak 18.

Gambar 1. Use Case Sistem Informasi BAAK AKBID Aisyiyah Pontianak

(4)

2) Activity Diagram

Gambar 2. Activity Diagram Simpan data.

Gambar 3. Activity Diagram Edit data.

Gambar 4. Activity Diagram Hapus data 3) Deployment Diagram

3.4 Rancangan Basis Data

(5)

1) ERD

Gambar 7. ERD – Rancangan Basis Data SIBAAK

Pada rancangan ERD diatas terdapat 19 table yang dibutuhkan pada Sistem Informasi Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. Database harus mengakomodir penyimpanan data mahasiswa beserta riwayat studi selama berkuliah. Pembedaan mahasiswa tiap angkatan berdasarkan Tahun ajaran yang tersedia pada table “ta”. Tahun ajaran sebagai table yang menyuguhkan informasi mengenai tahun ajaran yang sedang aktif.

Setiap kali system akan memasukan data yang sifatnya dinamis memerlukan informasi mengenai tahun ajaran yang sedang berlaku saat itu.

2) Rancangan Antar Muka

Gambar 6. Hasil Penelitian Tampilan Form Login

Gambar 7. Hasil Penelitian Halaman Utama Sistem

4. Simpulan

Dari hasil penelitian yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa: a. Sistem Informasi Biro Akademik Administrasi dan Kemahasiswaan pada AKBID Aisyiyah Pontianak mengelola data dari Tahun Akademik, Dosen, Mahasiswa, Kelas, Jadwal Mengajar dosen, dosen wali, penilaian studi hingga sidang Karya Tulis Ilmiah. Semua data yang dikelola harus dapat tersimpan dalam waktu jangka panjang dan dapat digunakan lebih dari satu pengguna secara bersamaan. Hal ini yang mengharuskan sistem tersebut harus diimplementasikan pada platform Aplikasi berbasis Web. Sedangkan database yang baik dapat memilih jenis PostgreSQL. b.

Hasil rancangan sistem yang telah dibuat harus diimplementasikan dan kemudian harus dilakukan pengujian untuk memastikan sistem yang telah dikembangkan berfungsi sesuai dengan kebutuhan orgranisasi AKBID Aisyiyah Pontianak. c. Implikasi penelitian ini dapat menjadi pedoman bagi pengembang Sistem Informasi Biro Akademik Administrasi dan Kemahasiswaan untuk pembuatan Sistem yang dapat digunakan di lingkungan AKBID Aisyiyah Pontianak.

Referensi

Baraja, A. (2009). Implementasi Sistem Informasi Akademik Di Universitas Surakarta. Jurnal Speed - Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi. Volume 1 No. 2 - 2009.

Indrayani, E. (2011). Pengelolaan Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).

Jurnal Penelitian Pendidikan. Vol.

(6)

12. No.1. April 2011. Hal. 51-67.

ISSN: 1412-565x. Bandung.

Kurnia, T., Fatimah, D. D. S., & Supriatna, A. D. (2012). Perancangan Sistem Informasi Akademik Nilai Siswa Berbasis Web (Studi Kasus: SMK Ciledug Al-Musaddadiyah Garut).

Jurnal Algoritma, 9(01).

Munawar. (2005). Pemodelan Visual dengan UML. Graha Ilmu.

Yogyakarta.

Maréchaux J.L. (2005). Developing a J2EE Architecture with Rational Software Architect Using the Rational Unified

Process. Ibm.com. Diambil dari http://www.ibm.com/developerwork s/rational/library/05/0816_Louis/.

Tanggal 4 Januari 2013.

Simarmata, Janner. (2007). Perancangan Basis Data. Andi Offset.

Yogyakarta.

Yuhefizar, Mooduto HA. & Hidayat R.

(2009). Cara Mudah Membangun Website Interaktif Menggunakan Content Management System Joomla (CMS). Elex Media Komputindo. Jakarta.